Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 7 décembre 2017

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 7 décembre 2017, à 11 h 19, dans la pièce 237-C, Édifice du Centre.

Président : L’honorable Geoff Regan, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Dominic LeBlanc, Pablo Rodriguez et Candice Bergen; M. Peter Julian

Autres députés présents : M. Bruce Stanton, député, coprésident du Conseil interparlementaire mixte

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires; Daniel G. Paquette, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Pierre Parent, dirigeant principal des ressources humaines; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 23 novembre 2017 et en approuve le dépôt.

AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.

CONSEIL INTERPARLEMENTAIRE MIXTE

Augmentation du soutien aux associations parlementaires

M. Bruce Stanton présente les recommandations du Conseil interparlementaire mixte pour l’augmentation du soutien aux associations parlementaires et répond aux questions.

Le Bureau approuve, pour l’exercice 2018 2019 et les exercices subséquents, un transfert permanent de 219 201 $, de l’enveloppe des associations parlementaires à celle des activités de programme de l’Administration de la Chambre, afin de financer les effectifs de la Direction des affaires internationales et interparlementaires. Ce montant représente la part de la Chambre des communes selon la formule habituelle de partage des coûts de 70 %/30 %.

BUDGET PRINCIPAL DES DÉPENSES PROPOSÉ POUR 2018 2019

Daniel G. Paquette présente le Budget principal des dépenses de 2018 2019 et répond aux questions.

Le Bureau approuve le Budget principal des dépenses de 2018 2019, d’un montant de 507 011 976 $, ce qui représente une diminution de 4 001 245 $ par rapport au total des crédits à ce jour pour 2017 2018. Ce montant a été établi à la suite des rajustements suivants :

Réductions de 22 627 358 $ par rapport au total des crédits à ce jour pour 2017 2018 :

• 328 391 $ résultant du financement temporaire pour la Conférence mondiale des jeunes parlementaires;

• 2 167 229 $ résultant du financement temporaire pour les augmentations économiques de l’Administration de la Chambre;

• 4 771 910 $ résultant du financement temporaire pour les ressources et améliorations en matière de sécurité; et

• 15 359 828 $ résultant du financement temporaire pour le report du budget de fonctionnement de 2016 2017.

Augmentations de 20 244 285 $ par rapport au total des crédits à ce jour pour 2017 2018 :

• 6 389 185 $ pour l’entretien des actifs liés aux installations dans le cadre de la Vision et du plan à long terme (VPLT);

• 3 199 645 $ pour la stratégie numérique visant à moderniser la diffusion de l’information parlementaire;

• 2 755 447 $ pour le maintien des activités à l’échelle de la Cité parlementaire dans le cadre de la VPLT;

• 2 232 003 $ pour l’entretien des systèmes informatiques dans le cadre de la VPLT;

• 1 373 185 $ pour la modernisation et l’optimisation des services des Services de restauration;

• 1 173 795 $ pour une augmentation de 0,8 % (taux de l’IPC, septembre 2017) des budgets de bureau des députés;

• 925 860 $ pour le Bureau du sous-greffier, Administration;

• 902 538 $ pour la 64e Session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OTAN;

• 388 102 $ pour appuyer la structure du budget révisée et la divulgation des dépenses des agents supérieurs de la Chambre;

• 310 847 $ pour la 15e Assemblée plénière de ParlAmericas;

• 190 434 $ pour une augmentation de 0,8 % (taux de l’IPC, septembre 2017) des budgets des agents supérieurs de la Chambre;

• 183 471 $ pour la 56e Conférence régionale de l’Association parlementaire du Commonwealth;

• 108 461 $ pour les services touchant la paie et les avantages sociaux des Services en ressources humaines;

• $108,461 for Human Resources Services’ pay and benefits services;

• 80 880 pour une augmentation de 0,8 % (taux de l’IPC, septembre 2017) du compte de frais de déplacement officiel; et

• 30 432 $ pour l’augmentation de la rémunération des pages dans le cadre du Programme des pages de la Chambre des communes pour l’exercice 2017-2018.

Une diminution de 1 618 172 $ des postes législatifs pour des rajustements techniques aux régimes d’avantages sociaux des employés (RASE) est également approuvée.

MODERNISATION DES POLITIQUES DU MANUEL DES ALLOCATIONS ET DES SERVICES AUX DÉPUTÉS

Daniel G. Paquette présente les modifications aux politiques du Manuel des allocations et des services aux députés et répond aux questions.

Le Bureau approuve les changements suivants au Manuel des allocations et des services aux députés et aux Règlements administratifs du Bureau de régie interne entrant en vigueur le 7 décembre 2017, sauf indication contraire :

1. Mesures d’adaptation particulières pour les députés : Modifier la politique actuelle afin de permettre un examen plus approfondi des demandes liées à des circonstances particulières pouvant avoir une incidence négative sur la capacité du député d’exercer ses fonctions parlementaires.

2. Politique sur le décès d’un député :

a. Modifier la politique afin de prévoir deux déplacements aller-retour à Ottawa pour le conjoint, les enfants (quel que soit leur âge) et deux autres voyageurs, et permettre le remboursement des frais d’hébergement, des frais de repas et des faux frais pour une période ne dépassant pas cinq jours par déplacement.

b. Modifier la période pendant laquelle le Programme d’aide aux employés est à la disposition du conjoint et des personnes à charge de l’ancien député pour la faire passer de six à douze mois.

c. Modifier la politique de façon à habiliter le dirigeant principal des ressources humaines à utiliser les fonds établis pour les mesures d’adaptation particulières des députés pour rembourser les dépenses supplémentaires liées au décès d’un député.

3. Services d’interprétation pour les réunions des caucus nationaux : Modifier la politique afin de préciser que les frais de déplacement engagés par les interprètes externes embauchés pour les réunions des caucus nationaux doivent être imputés au budget de bureau de l’agent supérieur de la Chambre.

4. Véhicule : Ajouter une politique sur le remboursement des coûts associés à l’utilisation personnelle de l’automobile fournie au Président de la Chambre et au chef de chaque parti d’opposition reconnu en utilisant le taux de kilométrage que le Bureau a établi et rajusté pour tenir compte uniquement des coûts directs en fonction de la moyenne des dépenses d’entretien et d’utilisation d’un véhicule au Canada.

5. Coordonnées des députés dans les publicités : Modifier la politique sur la publicité de façon à ce que les députés doivent clairement indiquer qu’ils font la publicité en leur qualité de député, et éliminer l’exigence selon laquelle les députés doivent indiquer leurs coordonnées dans leurs publicités.

6. Petits objets souvenirs : Modifier la politique d’accueil et la politique sur la publicité afin d’autoriser, à compter du 1er avril 2018, l’achat de petits objets souvenirs en tant que dépense imputée au budget de frais de publicité et de supprimer la référence à ces objets dans la politique d’accueil.

7. Limite établie pour les billets de repas : Modifier la politique d’accueil, dans le MAS, afin d’ajouter une limite officielle pour les billets de repas, que le dirigeant principal des finances pourra réexaminer périodiquement en fonction du taux d’indemnité journalière pour le dîner approuvé par le Bureau et rajusté au moyen d’un multiplicateur pour tenir compte de la nature protocolaire des événements.

8. Limites établies pour l’achat de biens :

a. Modifier la politique afin d’autoriser le dirigeant principal des finances à modifier le prix d’achat maximum, la quantité et les types de biens autorisés, en fonction de facteurs tels que les normes sur le matériel de bureau des députés, l’évolution technologique et la valeur marchande.

b. Modifier la politique afin d’autoriser le dirigeant principal des finances à officialiser un processus d’examen, d’évaluation et d’autorisation, le cas échéant, d’un achat de biens au-delà des limites permises, avec justification écrite du député à l’appui. Le processus décisionnel à cet égard sera fondé sur les principes directeurs préalablement approuvés par le Bureau pour la gestion des biens et pourra comprendre l’examen de facteurs tels que les circonstances régionales ou particulières ainsi que la disponibilité des biens visés au sein de la circonscription du député.

c. Le dirigeant principal des finances fournira aux membres du Bureau un rapport sommaire annuel sur les limites et les taux qu’aura fixés le dirigeant principal des finances, ainsi que les situations où ils s’appliqueront.

9. Traitement maximal des employés des députés :

a. Modifier la politique afin d’autoriser le dirigeant principal des ressources humaines à modifier le salaire annuel maximal des employés des députés, en se fondant sur les principales ententes salariales conclues par les groupes principaux au Canada.

b. Le dirigeant principal des ressources humaines fournira aux membres du Bureau un rapport concernant le traitement maximal.

10. Le Bureau approuve aussi les modifications corrélatives au Règlement administratif relatif aux députés et le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration.

La séance est levée.

Charles Robert

Secrétaire du Bureau de régie interne