[Enregistrement électronique]
Le jeudi 28 mars 1996
.1153 
[Traduction]
Le vice-président (M. Finlay): Mesdames et messieurs, je suis reconnaissant à M. Duhamel d'être venu aussi vite. Je suis reconnaissant aussi aux témoins qui vous accompagnent d'être venus aussi vite pour que nous puissions commencer tôt et, je l'espère, finir un peu plus tôt que ce ne serait le cas autrement.
Vous pourriez peut-être nous présenter les personnes qui vous accompagnent et donner le coup d'envoi à cette entreprise intéressante qui nous attend.
M. Ronald Duhamel, député (président, Groupe de travail parlementaire sur l'amélioration des rapports au Parlement): Je le ferai volontiers dans un moment.
Je tiens tout d'abord, monsieur le président, à vous remercier sincèrement de nous avoir donner l'occasion de vous rencontrer. Je commencerai par faire quelques remarques préliminaires, puis le personnel prendra la relève afin de vous apporter les précisions nécessaires. Vous aurez l'occasion de poser des questions si vous le souhaitez, et nous vous encourageons d'ailleurs à le faire.
[Français]
Je voudrais tout d'abord vous remercier de m'avoir donné l'occasion de venir vous parler. Ce projet est très important parce qu'il vise à simplifier et à rendre plus efficace l'information donnée aux parlementaires.
[Traduction]
[Difficulté technique - Rédacteur] ...des idées sur les moyens à prendre pour améliorer les rapports qui sont présentés au Parlement. Au cours de la dernière année, monsieur le président et chers collègues, nous en sommes toutefois arrivés à un consensus solide sur les moyens à prendre pour améliorer les rapports présentés au Parlement et la partie III qui vous a été remise constitue le tout premier pas vers la réalisation de cet objectif.
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Je devrais peut-être préciser à ce moment-ci que nous avons six ministères pilotes et que le vôtre est particulièrement intéressant. C'est un ministère qui a modifié de façon impressionnante la documentation qu'il présente au Parlement, et cela nous intéresse au plus haut point.
Je tiens à ajouter que, dans un rapport du groupe de travail, on trouve un certain nombre de recommandations à l'intention des hauts fonctionnaires, dont une qui propose que les nouvelles parties III:
- ...fassent l'objet d'une évaluation afin de déterminer si elles représentent une meilleure
documentation pour les députés et les comités et que les députés et les comités concernés soient
inclus dans le processus d'évaluation.
Cette recommandation a été reprise dans le rapport que nous avons présenté à la Chambre et qui a conduit au dépôt de six nouvelles parties III. Cette évaluation, pour laquelle nous espérons obtenir votre collaboration, nous aidera à déterminer si nous devons aller de l'avant avec cette nouvelle façon de faire les choses. Nous reconnaissons volontiers que certains documents sont encore loin d'atteindre l'objectif visé, mais nous croyons que la direction dans laquelle nous sommes engagés est la bonne. Je vous demanderais donc, quand vous examinerez les nouveaux documents, de vous intéresser autant à l'objectif que nous visons qu'aux progrès que nous avons réalisés jusqu'à maintenant.
À ce stade-ci, je céderais normalement la parole à M. Miller et à M. Hopwood, mais à cause de changements et parce qu'ils sont retenus ailleurs, quelque part dans les dédales du Bureau du vérificateur général...
M. Bertrand (Pontiac - Gatineau - Labelle): De quoi vous donner la frousse!
M. Duhamel: ...nous avons ici deux serviteurs de compétence égale, qui nous ferons faire les quelques pas suivants. Je leur laisse le soin de se présenter.
M. Brian Pagan (directeur adjoint, Projet d'amélioration des rapports au Parlement, Direction des programmes, Secrétariat du Conseil du Trésor): Merci, monsieur le président. Je suis directeur adjoint auprès de Tom Hopwood pour le projet d'amélioration des rapports au Parlement. Je me propose de vous décrire brièvement les objectifs ainsi que la portée du projet et l'approche suivie, puis de céder la parole à M. Robert Hilton, qui est le principal responsable du processus d'évaluation du projet. Nous espérons que MM. Hopwood et Miller pourront se joindre à nous plus tard. Leur rencontre avec le vérificateur général devrait se terminer vers 12 h 10.
M. Duhamel: Vous serez tellement efficaces tous les deux que nous aurons déjà terminé à ce moment-là.
M. Pagan: Je vous ai fait remettre un document expliquant les objectifs et la portée du projet. Je le passe rapidement en revue avec vous. Les améliorations visent essentiellement trois aspects: contenu de la documentation et calendrier, cadre de contrôle et technologie.
En ce qui concerne le contenu et le calendrier, il est ressorti très clairement des consultations que nous avons eues au cours de la dernière année que la plupart des intéressés ne sont pas satisfaits des parties III existantes, tant pour ce qui est de l'information qui est présentée que du processus suivi. Il semble que le calendrier fasse aussi problème en ce sens qu'une quantité massive d'information est fournie à un moment particulier de l'année, aussitôt après le dépôt du budget. Notre approche vise à rendre le processus plus efficace en présentant séparément les plans d'action et l'information sur le rendement, et ce, à des moments distincts.
Deuxièmement, le cadre de contrôle est appelé à être modifié en profondeur. Nous voulons parler de la façon dont les plans des dépenses sont élaborés pour examen et approbation. Il y a des dizaines d'années que le cadre de contrôle n'a pas été mis à jour. Nous comptons donc examiner divers problèmes qui n'ont pas encore été réglés, à savoir notamment la désignation des entités qui doivent présenter des rapports, le système de documentation servant à la gestion des dépenses réelles et l'orientation de l'information en fonction de la structure des crédits.
Enfin, nous nous intéresserons à l'aspect technologie. Il s'agit encore là d'un processus qui a été conçu il y a une quinzaine d'années, bien avant que nous ayons les systèmes informatisés dont nous disposons maintenant.
Je veux aborder maintenant de façon plus détaillée le premier de ces trois aspects et vous expliquer notamment ce que nous entendons faire pour établir une distinction claire entre l'information devant servir à la planification et celle qui doit être utilisée pour évaluer le rendement.
En ce qui concerne la portée du projet et l'approche suivie, il est très important de bien préciser que notre projet vise, non pas le processus d'octroi des crédits en tant que tel, mais uniquement l'information fournie au Parlement. Je suis sûr que vous êtes au courant de l'existence du Sous-comité de l'étude des crédits, présidé par Mme Catterall, avec lequel nous avons tenu des consultations exhaustives et avec lequel nous avons une excellente collaboration. Il s'agit là toutefois d'un mandat bien distinct.
Notre approche est axée sur la progression par étapes et privilégie la consultation exhaustive avec les parlementaires. M. Duhamel vous a parlé du Groupe de travail parlementaire spécial, qui s'est réuni à l'automne, ainsi que d'autres intervenants clés, notamment du vérificateur général et de groupes de l'extérieur, comme les universitaires, qui s'intéressent à l'information dans le contexte de la responsabilité financière, du rendement et des résultats.
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L'étape suivante sera l'évaluation qui sera faite par les comités permanents. La consultation de ce groupe est très importante et occupera nos énergies au cours des cinq ou six semaines à venir.
Parmi les étapes initiales, il convient de signaler les six projets pilotes qui visent à établir clairement la distinction entre l'information relative à la planification et celle relative au rendement. En décembre dernier, nous avons reçu de la Chambre l'autorisation de déposer de nouvelles parties III pour six ministères, dont le ministère des Affaires indiennes et du Nord.
Le projet a aussi pour objet d'améliorer le calendrier de l'information fournie au Parlement. Les hauts fonctionnaires du MAIN ont essayé de résumer dans un chapitre de leur nouvelle partie III toute l'information relative à la planification et d'éliminer leur document de perspectives.
Nous avons toutefois constaté que tous les ministères éprouvent de la difficulté à réunir toute l'information relative à la planification à une date qui suit de si près le dépôt du budget. Nous nous sommes donc fixé comme objectif de décaler légèrement la présentation de cette information pour qu'elle soit en fait déposée deux ou trois semaines après le budget, afin que les ministères aient plus de temps pour réagir aux initiatives annoncées dans le budget. L'objectif est de permettre aux ministères d'avoir le temps voulu pour assimiler l'information contenue dans le budget.
En ce qui concerne l'information relative au rendement, nous voudrions qu'elle soit déposée à l'automne, soit six mois plus tôt qu'à l'heure actuelle. Elle serait présentée en même temps que le rapport du président sur l'examen, et nous pourrions ainsi donner suite aux critiques du vérificateur général quant à l'information relative au rendement et à la façon dont les organismes centraux contrôlent le processus d'évaluation.
Les autres documents relatifs au budget des dépenses seraient déposés selon le calendrier existant.
En décembre dernier, nous nous sommes engagés à évaluer cette nouvelle approche et à faire rapport au Comité de la procédure et des affaires de la Chambre. Ce processus est maintenant amorcé. Si l'accueil continue à être favorable, nous continuerons à travailler avec les parlementaires afin d'apporter d'autres améliorations au cours des quelques années à venir, notamment la présentation de rapports en cours d'année, du cadre de contrôle et de la technologie.
La diapositive suivante porte sur l'évaluation des nouvelles parties III. Pour cela, je cède la parole à M. Robert Hilton.
M. Robert Hilton (analyste principal, Groupe de l'évaluation, de la vérification et de l'examen, Direction de la gestion des finances et de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor): Merci, Brian.
En ce qui concerne l'évaluation du projet, nous avons retenu trois questions susceptibles d'intéresser le comité permanent: les parties III révisées répondent-elles mieux aux besoins en information des utilisateurs, sont-elles des modes de communication efficaces et les comités peuvent-ils influer sur le contenu?
Il est important de savoir ce que vous pensez de ces changements. Nous avons un échéancier très serré pour ce qui est d'effectuer cette évaluation. Nous devons présenter à la Chambre dès le mois de mai une motion en vue de mettre à l'essai un calendrier de dépôt révisé. Aussi, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir entamer le plus tôt possible l'examen des parties III afin de nous dire ce que vous en pensez à ce moment-là.
Nous osons espérer que vous examinerez les changements proposés quant au calendrier et au dépôt des plans d'action et des rapports sur le rendement. Nous vous remettrons un questionnaire, et nous demanderons aux membres du comité de bien vouloir nous dire ce qu'ils pensent des changements que nous avons apportés aux documents.
Nous vous encourageons à examiner attentivement l'information sur le rendement qui se trouve dans le document et à proposer, si vous le voulez bien, des changements ou des améliorations que vous jugez nécessaires.
Notre échéancier, comme l'a dit M. Pagan, est très serré. En décembre 1995, nous avons obtenu l'autorisation de la Chambre et du Conseil des ministres pour mettre les nouveaux documents à l'essai. Les nouvelles parties III ont été déposées en mars de cette année. L'évaluation de la nouvelle approche s'effectuera sur les mois de mars et avril. En mai 1996, nous allons proposer une motion en vue de mettre à l'essai un nouveau calendrier de dépôt. À l'automne 1996, nous lancerons les mises à jour en cours d'exercice, qui viendront modifier la présentation traditionnelle des budgets de dépenses supplémentaires. Nous espérons également à l'automne 1996 obtenir votre approbation afin d'accroître le nombre d'organismes pilotes.
Voilà notre approche. Merci beaucoup, monsieur le président.
M. Duhamel: Monsieur le président, je voudrais simplement résumer brièvement avant que nous ne passions aux questions.
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Nous essayons en réalité d'offrir une meilleure information qui soit plus utile; autrement dit, une information qui réponde aux besoins des utilisateurs, principalement les parlementaires, et qui soit présentée selon un calendrier plus raisonnable qu'à l'heure actuelle. Ce processus devrait nous permettre à nous, parlementaires, de mieux nous occuper d'une des fonctions clés que nous sommes appelés à exercer.
Si vous le voulez bien, je ferai une dernière observation. Votre contribution est critique: nous avons besoin que vous examiniez le document et que vous nous disiez ce qui est bon, ce qui est mauvais et ce qui vous laisse indifférents, afin que nous puissions mieux atteindre notre objectif. Nous voulons vraiment savoir ce que vous pensez.
Le vice-président (M. Finlay): Merci beaucoup, monsieur Duhamel, monsieur Pagan et monsieur Hilton.
J'ai une question toute simple et naïve. Le document que nous avons est la partie III. Pouvez-vous me rappeler une peu ce que sont les parties I et II? Avons-nous notre mot à dire sur ces documents?
M. Pagan: Le comité a-t-il son mot à dire là-dessus?
Le vice-président (M. Finlay): Oui.
M. Duhamel: Non.
Brian, vous pourriez peut-être décrire brièvement les parties I et II.
M. Pagan: La partie II fournit des détails additionnels qui viennent compléter l'information relative au budget, qui forme essentiellement la partie I. Les trois documents sont liés au processus budgétaire et à l'exposé budgétaire du ministre à la Chambre. La partie II fournit certains détails par programme et par secteur d'activité pour chaque ministère et présente également cette information pour l'ensemble du gouvernement.
La partie III est le document que présente chaque ministère pour expliquer dans le détail l'information relative à la planification et au rendement et les activités qu'il prévoit. Au cours du présent exercice financier, on a déposé 76 parties III se rapportant aux ministères et organismes du gouvernement fédéral.
Les documents pilotes que vous avez entre les mains sont des parties III pilotes, mais, encore là, l'objectif est d'éliminer les parties III sous leur forme actuelle et de faire en sorte qu'au printemps, à deux ou trois semaines du début du cycle budgétaire, chaque ministère présente son plan ministériel et qu'il présente ensuite à l'automne un rapport sur son rendement où il décrirait clairement son rendement par rapport au plan initial.
Le vice-président (M. Finlay): Donc, si nous récapitulons, ce document-ci est le plan, il contient des détails...
M. Pagan: Une des lacunes des parties III était qu'on y retrouvait pêle-mêle l'information relative à la planification et au rendement, s'étendant sur plusieurs années, tant passées que futures, sans qu'il soit possible d'établir clairement le lien entre les plans d'action et le rendement. C'était là un des problèmes clés qui avaient été soulevés par les ministères eux-mêmes et par le vérificateur général ainsi que par certains des comités permanents.
Si nous voulons ventiler la formation ainsi, c'est pour qu'à chaque printemps, il soit beaucoup facile de retrouver toute l'information sur la planification, puis, à chaque automne, toute l'information sur le rendement en regard de ces plans. Nous espérons ainsi que les comités permanents auront une bien meilleure idée des objectifs et des réalisations.
M. Bertrand: Cette nouvelle façon de faire est-elle plus rentable que l'ancienne? Coûte-t-elle moins cher?
M. Pagan: Nous voulons en tout cas qu'elle soit plus efficiente. Aucune analyse de rentabilité n'a encore véritablement été faite, mais je puis vous dire que cette année quelque 12 millions de pagers ont été imprimées pour constituer 76 documents. Cet été, lors d'une consultation avec des représentants du système de gestion de l'information de la Chambre des communes, ces derniers nous ont dit qu'une fois les livres bleus déchargés des camions le matin du dépôt des prévisions budgétaires, on le retrouve souvent, plus tard au cours de la journée, dans les paniers ou bacs de recyclage. Or, cela coûte extrêmement cher d'imprimer et de produire ces documents.
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Grâce à la technologie, on pourrait éliminer ces coûts et ce gaspillage. Une fois que les ministères ont préparé par voie électronique leurs documents, ils envoient toute une information au Conseil du Trésor. Grâce à cette même technologie, l'information devient disponible sur le réseau PubNet de la Chambre des communes et sur le réseau Internet, pour le bénéfice de la population canadienne, sans qu'il en coûte quoi que ce soit pour l'imprimer. Comme la technologie existe déjà et qu'elle n'a pas besoin d'être mise au point, cela représente évidemment d'énormes économies.
Un dernier propos: En répartissant plus équitablement la charge de travail entre les ministères, il s'ensuivra vraisemblablement des économies. Elles n'ont pas encore été chiffrées, mais cette répartition plus équitable permettrait sans doute d'éviter le surutemps et la surcharge de travail nécessaire jusqu'à maintenant pour respecter l'échéancier budgétaire extrêmement serré.
M. Duhamel: Avec votre permission, monsieur le président, M. Hilton répondra.
M. Hilton: Les ministères sont en train d'évaluer le projet. Nous nous demanderons justement si la nouvelle façon de faire aura une incidence sur la charge de travail de ceux qui produisent les parties III dans les ministères. Nous y avons donc songé. Nous leur demanderons, par exemple, si le nouveau document s'est traduit pour eux par une surcharge de travail par rapport à ce qu'ils faisaient naguère.
M. Duhamel: Monsieur le président, si j'ai bien compris, nous ne demandons pas de ressources supplémentaires. Les économies possibles dépendront de la quantité d'information écrite qu'il sera nécessaire de fournir, même une fois les données transmises électroniquement, à ceux qui, comme moi, auront de la difficulté à faire la transition.
On a parlé bien sûr de la répartition plus équitable de la charge de travail et d'un certain nombre d'autres facteurs qui peuvent, eux aussi, entraîner des économies. À l'origine, le projet n'a pas été entrepris à des fin d'économies, même si cela reste toujours un facteur important. Il s'agissait au départ de rendre le système plus compatible aux besoins des usagers de l'information.
M. Bertrand: À l'une des pages intitulées «Incidence sur les comités», vous dites que cela permet de commencer plus tôt le processus d'examen du budget des dépenses. Pouvez-vous nous expliquer encore une fois pourquoi, car je n'ai pas compris.
M. Hilton: Laissez-moi vous expliquer. Nous vous demandons de commencer au plus tôt votre examen, puisque notre évaluation doit être terminée à la fin d'avril. Par conséquent, plus tôt vous commencerez votre étude du document, et plus rapidement vous serez en mesure de nous donner votre réaction.
M. Bertrand: Je vois.
M. Pagan: Il s'agit surtout de votre étude des documents pilotes, pour l'instant. Quant à l'incidence à plus long terme sur les comités en général, nous espérons que l'information en matière de planification sera améliorée à chaque printemps, puisque c'est elle qui justifie les décisions budgétaires, et nous espérons avoir une meilleure idée des résultats et du rendement à l'automne, grâce au plan. Une information de plus grande qualité permettra de mieux comprendre les activités des ministères et d'influer sur la politique et l'exécution des programmes au sein de chacun d'entre eux.
M. Bertrand: Donc, au lieu de nous présenter aux comités avec nos petits livres bleus, nous n'aurons qu'à apporter notre petit ordinateur, de sorte que si nous voulons consulter une section en particulier, nous n'avons qu'à l'entrer sur le clavier pour la voir à l'écran?
M. Duhamel: Oui, dans une certaine mesure, mais je crois que si vous avez besoin du Livre bleu ou de quelque variante de celui-ci...
M. Bertrand: Ou du Livre rouge.
M. Duhamel: ... nous vous en fournirons un.
Le vice-président (M. Finlay): Merci beaucoup. Madame Bridgman, à vous.
Mme Bridgman (Surrey-Nord): J'ai une ou deux questions pour obtenir certaines précisions. Quelle est la relation temporelle entre le budget, d'une part, et les parties I, II et III, d'autre part? Une fois le budget déposé, quand peut-on s'attendre à ce que les parties I et II le soient elles aussi?
M. Pagan: Sauf erreur, le ministre des finances a déposé cette année son budget le 6 mars dernier, et dès le lendemain, le président du Conseil du Trésor déposait pour sa part les prévisions budgétaires. Il est de tradition que les prévisions budgétaires soient déposées un ou deux jours après le budget. D'habitude, cela se fait à la fin février plutôt qu'en mars, mais c'est à cause de la prorogation de cette année que cela s'est produit plus tard.
Nous proposons que tous les documents sur les prévisions budgétaires, ou les rapports de planification ministérielle, soient déposés légèrement plus tard, soit deux à trois semaines, pour qu'ils puissent bien refléter les décisions budgétaires.
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Nous avons rencontré plusieurs problèmes cette année, notamment avec le ministère de l'Agriculture qui est un de nos ministères pilote. À cause des décisions budgétaires de dernière minute, le ministère n'a pas pu en tenir compte dans son plan pilote.
Mme Bridgman: J'essaie de comprendre le lien entre les trois parties. Si je comprend bien, la partie I donne un aperçu général, alors que la partie II donne de l'information détaillée sur les programmes et les activités et se rapporte directement au ministère en question.
La partie III est-elle tout-à-fait indépendante, et est-il vraiment nécessaire d'avoir trois parties?
M. Duhamel: Si je vous comprends bien, vous voulez savoir quel est le lien entre la partie III et le budget et les prévisions budgétaires?
Mme Bridgman: Oui, merci.
M. Pagan: La partie III donne les détails qui se rapportent au budget et aux documents de la partie II pour chaque ministère. Les chiffres des deux sont évidemment les mêmes, mais aucune raison ne justifie qu'ils soient publiées en même. En fait, il est même avantageux de publier les activités détaillées du ministère légèrement plus tard, de sorte qu'ils reflètent, je le répète, les initiatives et les annonces du budget.
Mme Bridgman: Deux autres commentaires. D'abord, votre évaluation... J'imagine que vous envisagez un document qui soit convivial, mais que vous vous demandez aussi s'il contient suffisamment de données ou d'informations. Nous devons donc étudier votre document pilote sous angles: d'abord, celui de la convivialité dans son usage; et ensuite, en nous demandant si toute l'information nécessaire s'y trouve.
J'ai aussi une autre question, et je reviens à la page deux de vos diapositives. Vous avez dit qu'il fallait donner suite à diverses préoccupations soulevées par les parlementaires, le vérificateur général et de hauts fonctionnaires. Vous avez également dit "par d'autres encore". Est-il nécessaire de combiner la façon de faire du gouvernement fédéral et celle des provinces? Est-ce souhaitable, ou les deux démarches sont elles indépendantes?
M. Pagan: Pouvez-vous nous expliquer ce que vous entendez par "combiné" je vous prie?
Mme Bridgman: Comme les provinces reçoivent des paiements de transfert, cela implique que certaines sommes passent d'un Trésor à l'autre et qu'elles doivent être identifiées d'une façon ou d'une autre. Il s'agit en quelque sorte d'une vérification en ce sens que les systèmes peuvent être différents. Si l'on essaie de les combiner, cela poser parfois un problème. Votre proposition va-t-elle simplifier notre tâche?
M. Duhamel: Je vais tenter de répondre pour voir si j'ai bien compris.
D'abord, vous devez comprendre que la façon de faire du gouvernement fédéral n'a rien à voir avec la façon de faire des provinces, qui peuvent faire comme bon leur semble. Je ne dis pas cela pour les dénigrer, mais les provinces sont tout à fait autonomes. Mais cela ne veut pas dire, par ailleurs, qu'il ne soit pas nécessaire parfois de travailler ensemble, puisque certaines des activités du gouvernement fédéral ont une incidence sur les provinces.
Je crois avoir compris ce que vous vouliez dire, mais reprenez-moi si je me trompe et je ne vous en voudrais pas. Lorsqu'il y a un lien direct entre ce que fait le gouvernement fédéral et les provinces, ce lien sautera-t-il aux yeux dans les documents proposés? Je crois savoir qu'en effet, le lien sera évident.
Mme Bridgman: Merci, monsieur le président.
[Français]
Le vice-président (M. Finlay): Si j'ai bien compris, six ministères ont participé au processus de consultation: Transports, Affaires indiennes, Agriculture et Agroalimentaire, Pêche et Océans, Ressources naturelles et Revenu Canada. Personnellement, faisant partie du Comité de la défense nationale, j'aurais aussi aimé que ce ministère y participe.
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M. Duhamel: En fait, c'était une participation volontaire. On leur a fait la proposition, on les a encouragés et ils ont pris leur décision. Si j'ai bien compris, deux de mes collègues...
[Traduction]
Monsieur Miller, voudriez-vous vous lever pour que nous sachions qui vous êtes?
[Français]
Ce sont les deux personnes qui devaient être ici,
[Traduction]
mais ils ont été remplacés par deux de leurs collègues parce qu'ils étaient...
Des voix: Oh, oh!
M. Duhamel: Comment les ministères ont-ils été choisis? Voulez-vous que ces gens s'approchent?
Le vice-président (M. Finlay): Pourquoi pas? Les chaises ne manquent pas.
M. Duhamel: Dans ce cas, approchez-vous.
Le vice-président (M. Finlay): Il n'est pas nécessaire déplacer...
M. Duhamel: Non, ils ne bougeront pas.
[Français]
Je crois avoir compris qu'on a voulu garder un certain équilibre et mélanger les groupes. C'était un des facteurs. Est-ce qu'il y en avait d'autres?
[Traduction]
Ces trois premiers ministères ont été identifiés parce qu'ils avaient déjà fait savoir qu'ils voulaient une meilleure façon de faire. Ces ministères avaient déjà fait preuve d'initiative en abandonnant l'ancienne façon de faire plus comptable pour opter pour une méthode plus axée sur les résultats et plus descriptive dans les programmes et les activités.
Nous avons donc choisi ces trois premiers ministères, puis nous nous sommes demandé s'il ne serait pas utile d'avoir un autre groupe de ministères pour voir s'il ne serait pas possible de remanier les documents actuels pour les rendre plus efficaces.
Nous avons donc envoyé aux ministères une lettre pour leur demander ceux qui voudraient participer à notre projet, et nous nous sommes retrouvés avec un bien plus grand nombre que prévu. J'ai même craint qu'il ne faille lancer notre projet pilote avec tous les 78 ministères.
Nous nous sommes donc limités à trois d'entre eux, Pêches et Océans, Ressources naturelles et Revenu Canada. Il s'agit-là de trois grands organismes qui regroupent des programmes opérationnels, la perception de recettes et l'octroi de subventions. Comme nous voulions de gros ministères, nous avons donné la préférence aux trois premiers qui ont manifesté le plus d'intérêt.
Hormis ces facteurs, nous n'avions pas de grille de critères pour choisir certains types bien particuliers. Nous avons profité du fait que certains avaient déjà fait preuve d'initiative, et que d'autres s'étaient montrés très intéressés. Nous nous sommes limités à six, pour ne pas surcharger le système avec des documents modifiés.
[Français]
M. Duhamel: Est-ce que ça suffit? D'accord. Merci.
[Traduction]
Le vice-président (M. Finlay): Cela semble suffisamment gros comme groupe. Mais quel genre de contrôle...? Cela ne fait que six mois que je siège à ce comité-ci, mais Robert y siège depuis plus longtemps. Je crois que le personnel de plusieurs de ces comités a changé, ce qui explique que tous ne connaissent pas toujours l'ancienne façon de faire.
Comment savoir si ce que vous proposez vaut mieux? Je ne sais pas ce qui s'est fait l'année dernière, ou le personnel du comité ne le sait pas non plus, et comment puis-je savoir que ce que vous proposez vaut mieux? Je peux bien remarquer que le caractère typographique n'est pas aussi petit et qu'il y plus d'espace sur la page, et qu'il y a tel ou tel détail de plus, mais comment savoir si les membres du comité pourront vous être utile en ce qui concerne...
M. Duhamel: Je vais essayer de répondre, et mes collègues voudront peut-être intervenir.
D'abord, vous avez raison de signaler que vous n'avez aucune base de comparaison, puisque vous n'avez pas toujours siégé à ce comité-ci. C'est peut-être vrai dans votre cas, mais d'autres députés y siégeaient et peuvent donc établir la comparaison.
Deuxièmement, vous avez siégé à un autre comité avant celui-ci. Ce que nous proposons vaut-il mieux que ce que l'autre ministère vous proposait en guise d'explication de ses activités? Cela peut être utile.
Rappelez-vous que nous sommes allés chercher six comités, le vôtre et cinq autres: par conséquent, nous obtiendrons la réaction des députés qui ont toujours siégé au même comité, d'une part, et d'autre part, celle de ceux qui ont changé d'affectation.
Tout cela devrait nous permettre de recueillir de l'information utile; mais nous ne restons pas non plus entre nous. Comme je l'ai dit, j'ai présidé un comité parlementaire mixte et multipartite, ce qui nous a permis d'obtenir la réaction des sénateurs et des députés. Nous nous sommes également adressés à des spécialistes de ce genre de système, notamment en matière de responsabilité, et ces gens nous ont fait part de leur point de vue.
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Donc, même si nous avons besoin de vos commentaires et que vous nous disiez si vous êtes d'accord ou pas avec ce que nous vous présentons, vous ne serez pas les seuls vers qui nous nous tournerons. Mais vous voulez sans doute savoir si le projet ne dérapera pas à un moment donné ou à un autre. Vous ne voudriez pas que je vous accuse, monsieur Finlay, d'avoir donné votre approbation au projet, alors qu'il a subséquemment dérapé.
Je vous remercie de me le signaler, mais je crois que nous pourrons mener le projet à terme, car nous serons sur nos gardes. Nous examinerons avec soin l'information que nous recevrons, et nous nous fierons à vos commentaires, mais pas de façon exclusive. Mes collègues voudront sans doute intervenir.
L'important pour nous, c'est notamment que les membres du comité puissent réagir. Il est possible que ce document-ci suive un autre cours que celui du comité de l'agriculture, tout simplement parce que les membres de votre comité auront choisi un style différent ou une méthode d'information différente. Nous avons fait exprès pour vous dire que si ce livre-ci ne correspond pas à ce que vous souhaitez, vous n'avez qu'à nous donner plus de détails, et nous ferons de notre mieux pour vous donner ce que vous voulez. Après tout, cette information vous est destinée, et je dois avouer que jusqu'à maintenant, nous avons eu du mal à savoir ce qu'en pensaient les comités.
Le vice-président (M. Finlay): Merci, et passons à M. Duncan.
M. Duncan (North Island - Powell River): Merci. Je fais partie du comité depuis février 1994, c'est-à-dire depuis le début de cette législature-ci. Pour avoir étudié les prévisions budgétaires et avoir noté certaines de leurs faiblesses, je remarque que l'une des critiques qui semblent persister d'une année à l'autre touche la procédure de vérification du vérificateur général et particulièrement les vérifications des dépenses effectuées par les bandes, sur lesquelles le vérificateur général n'a aucun droit de regard et qui sont menées à la demande du ministère.
Si nous voulons vraiment être axés sur les résultats, il nous faudrait savoir ce qu'un vérificateur, et plus particulièrement le vérificateur général, pense de la présentation matérielle de ce volume-ci.
Il existe de nombreux accords de financement de types différents pour les 600 bandes et plus actuelles. Il serait très utile d'avoir une liste publique indiquant quel type d'accord de financement s'applique à quelle bande plutôt que d'être obligé de se poser la question à chaque cas, étant donné les différentes normes d'imputabilité associées aux divers accords de financement.
Si les dépenses ministérielles pouvaient être classées en catégories selon qu'elles sont vérifiables par le vérificateur général ou vérifiables parce qu'il s'agit d'un simple transfert direct aux bandes indiennes, cela serait beaucoup plus utile et correspondrait à ce que j'ai dit en ce qui concerne la présentation matérielle.
Il se pose aussi une difficulté, mais je ne sais pas si elle relève ou pas de votre mandat: il existe une douzaine de ministères fédéraux qui subventionnent des initiatives autochtones, ce qui rend l'imputabilité et la responsabilité plus que diffuse et rend caduque une bonne partie de la discussion sur les résultats.
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Le gouvernement aurait fort à gagner d'adopter une certaine technique de consolidation, non seulement en ce qui concerne les affaires autochtones mais dans bien d'autres secteurs. Il m'est déjà arrivé de poser une question à la Chambre des communes à laquelle trois différents ministres se sont levés pour répondre. Voilà à quel point la responsabilité est diffuse et lorsqu'on en est à ce point là, cela revient à dire qu'il n'y a aucune imputabilité.
Je viens peut-être d'aborder un aspect politique plutôt que pratique de votre mandat, mais je me suis en tout cas défoulé.
M. Duhamel: Je vais essayer de répondre. D'abord, merci d'avoir fait cette observation. Ce que vous avez dit déborde peut-être du cadre de notre mandat, mais nous l'avons noté, et nous verrons s'il est possible d'agir. Nous allons voir ce qu'il est possible de faire. Sachez que nous travaillons de concert avec le vérificateur général pour nous assurer qu'il est d'accord avec nous et que nous pouvons avoir sa bénédiction.
Ce que vous dites est intéressant, et pas seulement en ce qui concerne les affaires des autochtones. À l'occasion, ce sont des choses qui arrivent, étant donné la complexité et l'envergure du gouvernement. Le problème que vous avez soulevé sera peut-être difficile à corriger, mais nous en avons pris note. C'est une observation valable.
M. Duncan: Il y a aussi une autre chose qui me chiffonne depuis un an. Toute une partie des prévisions budgétaires porte sur les dépenses en immobilisations du ministère. Ces dépenses s'expliquent d'habitude par la construction d'écoles ou par un projet du même genre au niveau de la bande. Or, certains de ces projets ont complètement dérapé en termes de dépenses, alors que pour d'autres, le budget prévu et les dépenses réelles correspondent assez bien aux prévisions. Mais la façon dont les chiffres sont disposés dans ce volume ne permettent pas d'analyser facilement la situation ou de la survoler rapidement. Il serait très utile que nous puissions faire ce genre d'analyse rapidement.
Je connais un projet de construction d'école qui est passé du simple au double par rapport aux prévisions originales. Si vous compariez les chiffres aux chiffres de n'importe quelle autre construction d'école publique au Canada pour le même nombre d'étudiants, vous verriez que cela n'a aucun sens, mais c'est impossible à constater si on ne fait que regarder les chiffres. Voilà ce qu'il faut changer.
M. Duhamel: Merci.
M. Bertrand: Une question au sujet du rapport du vérificateur général. Ce dernier va-t-il emboîter le pas et rédiger son rapport dans une langue facile à comprendre? Regardez le rapport actuel du vérificateur général. Il faut être un comptable agréé pour le comprendre. Malheureusement, ce n'est pas le cas de nombreux d'entre nous.
Je suis un des rares chanceux à avoir pu étudier la partie III des prévisions budgétaires de l'année dernière, et je dois dire que ce document-ci me semble de bien meilleure qualité. Il contient plus d'informations et moins de chiffres. Est-ce bon, est-ce mauvais? Je n'en sais rien, mais il me plaît plus. Je veux bien que le vérificateur général donne sa bénédiction aux autres ministères mais je me demande s'il a l'intention de suivre la même démarche pour son propre Bureau.
Quant à savoir si cela relève de vous...
M. Duhamel: À vrai dire, je n'en sais rien. Je crois qu'il faut adresser votre observation au vérificateur général. C'est tout à fait légitime, surtout s'il s'avère nécessaire pour son ministère de nous fournir de l'information plus utile et facile à comprendre.
Le projet d'amélioration des rapports et des systèmes d'information ne vaut pas uniquement pour les ministères pris individuellement, mais il vaut aussi pour l'ensemble du gouvernement. Cela ne relève évidemment pas de nous, mais votre observation est des plus appropriées, car elle rejoint la nôtre.
M. Bertrand: Exactement.
M. Duhamel: Nous disons exactement la même chose.
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M. Duncan: J'ai un autre commentaire, dans la même veine que ce que nous avons dit tous les deux. Lorsque le vérificateur général fait des recommandations eu égard aux dépenses d'un ministère en particulier, on a l'impression qu'elles disparaissent dans la brume. Il serait utile à mon avis que dans les prévisions budgétaires figure une indication en marge ou une note au début indiquant les recommandations précédentes du vérificateur général qui ont été soit laissées de côté, soit suivies, et de quelle façon.
M. Miller: Je répète que nous travaillons de concert avec le vérificateur général; d'ailleurs, nous avons passé toute la matinée avec les fonctionnaires principaux de son bureau, pour discuter des divers aspects de notre projet. Je n'oserais me prononcer à leur place et vous dire ce qu'ils en pensent, mais ils nous ont beaucoup encouragé, et c'est le plus que nous puissions espérer pour l'instant. Ils ont suivi de très près le projet, et nous les avons tenus au courant de toutes les étapes.
La fonction de vérificateur général comporte deux volets. Le premier volet, c'est la vérification financière qui permet de s'assurer que les transactions sont valides et que les événements ont bien eu lieu. C'est ce volet qui se complique, car il devient difficile d'établir un rapport entre les chiffres et les plans des ministères.
Ce projet nous permet notamment d'espérer que nous pourrons présenter à des moments différents les plans d'action et l'information sur le rendement, comme on l'a dit plus tôt, pour que cette dernière soit publiée à l'automne, à peu près en même temps que le vérificateur général publie son rapport annuel.
Quant à l'information sur le rendement, on pourrait fort bien mentionner les vérifications précédentes du vérificateur général et signaler les observations que ce dernier a faites. Ce serait tout à fait approprié de le faire dans ce volume-là. Pour l'instant, nous essayons de tout faire dans un seul volume. Nous devons nous attarder à ce qui s'est fait dans le passé pour réorienter les parlementaires vers l'avenir. En reportant à l'automne l'information sur le rendement, nous pouvons alors facilement faire le lien entre le rendement passé et les observations faites par le vérificateur général dans ses rapports précédents, tout en communiquant les résultats obtenus sur une période donnée. Cette nouvelle présentation permettrait ce genre de comparaison.
M. Duncan: Mais il s'agirait de savoir quelle tranche des dépenses le vérificateur général examine-t-il, car je soupçonne que dans ce ministère-ci, il s'agit d'une partie infime des dépenses.
M. Miller: Je crois que vous devriez vous en remettre aux représentants de ce ministère pour obtenir la ventilation. Je suis sûr qu'elle est disponible, mais l'examen effectué dans le cas des transactions directes n'est pas le même que celui effectué pour les contributions, même s'il faut obtenir certains résultats précis comme le stipule l'accord. Il est entendu que le vérificateur général intervient pour s'assurer que l'on a bien respecté les conditions des transferts et qu'elles restent valides, mais la véritable vérification des transactions...
M. Duncan: J'ai en main de la correspondance qui prouverait le contraire.
M. Miller: Je parle du projet d'ensemble. C'est évidemment une tout autre paire de manches lorsque l'on parle des transactions individuelles. Vous pouvez certainement soulever la question avec les représentants du ministère. C'est un des rares ministères du gouvernement à s'organiser de cette façon.
Le vice-président (M. Finlay): J'ai une question dans la même veine. Je sais que vous l'avez déjà dit, mais allons-nous recevoir un autre document à l'automne de 1996?
M. Duhamel: Oui, dans la mesure où nous obtiendrons l'approbation des autorités appropriées.
M. Miller: En fait, nous voudrions retirer de ce document-ci la partie qui traite du rendement, pour vous la redonner à l'automne une fois qu'elle aura été mise à jour pour tenir compte de l'exercice financier 1995-1996. Ce volume-ci reflète évidemment l'exercice 1994-1995.
On pourrait donc avoir un document distinct qui donnerait toute l'information sur les années passées, et dans ce cas-ci, elle pourrait remonter à plusieurs années. On pourrait y présenter les résultats de programmes et de projets sur plusieurs années, si les programmes sont pluriannuels. Vous auriez une vérification financière qui porterait sur les transactions spécifiques de l'année, à laquelle serait assorti un document sur le rendement exposant les résultats sur une plus longue durée.
Le vice-président (M. Finlay): Et vous les appelleriez les parties IV ou les prévisions budgétaires supplémentaires?
M. Miller: Votre propos renvoie une question préalable. Le Règlement de la Chambre est très clair sur la date à laquelle doivent être déposées les prévisions budgétaires; toutefois, se faisant, nous nous limitons dans le genre d'informations que nous fournissons. Nous devrions donc parler d'un document sur le rendement. Depuis l'automne dernier, le président du Conseil du Trésor dépose déjà un document sur le rendement, et nous voudrions pouvoir y insérer les divers rapports ministériels.
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M. Bertrand: Et vous l'appelleriez: «Partie III - Les gens».
M. Pagan: Monsieur le président, on vous demande d'évaluer un document qui n'est qu'une étape dans un objectif à plus long terme; cette étape est connue actuellement sous le titre «partie III», mais elle contient la semence de ce qui traduira par un plan ministériel distinct et par un rapport de rendement ministériel distinct, aussi appelé document sur le rendement. Actuellement, ces deux rapports distincts ont été combinés et sont déposés sous forme d'un seul document, la partie III, mais notre intention est de savoir ce que vous en pensez, pour que vous nous disiez si nous sommes sur la bonne voie.
Il faut souligner que nous ne sommes pas encore au bout de nos peines, car les ministères sont en train de s'acclimater à cette nouvelle façon de faire et traversent une période d'apprentissage, en vue d'élaborer un plan axé sur les résultats. Mais si les comités nous disent que nous sommes sur la bonne voie, et que la publication à des moments différents des plans d'action et de l'information sur le rendement permettrait de leur fournir de l'information de meilleure qualité, on peut supposer qu'une motion en ce sens serait déposée à la Chambre. Nous espérons déjà pouvoir déposer l'automne prochain des documents distincts. Si l'évaluation est positive, il sera alors possible d'appliquer graduellement à tous les ministères ou presque cette nouvelle façon de faire.
Mme Bridgman: J'ai une question au sujet de votre calendrier. S'agit-il uniquement du calendrier des projets pilotes? C'est bien ça.
Souhaitez-vous de l'information sur...? Je reviens à mon calendrier des parties I, II et III, et au fait que la partie III doit être considérée comme un document de planification, auquel serait joint plus tard un document sur l'évaluation du rendement. Voulez-vous avoir notre réaction sur la durée qui devrait s'écouler entre, d'une part, la réception des parties I, II et III et, d'autre part, le document d'évaluation? Le dépôt du budget et la distribution trois semaines plus tard des parties I, II et III peuvent varier selon la date choisie par le gouvernement pour déposer son budget. Envisagez-vous un délai entre la publication de ce document-ci et le document d'évaluation?
M. Duhamel: Oui, dans la mesure où vous entendez par document d'évaluation l'information sur le rendement.
Mme Bridgman: Oui.
M. Duhamel: Sauf erreur, près de six mois s'écouleraient. Un au printemps et l'autre à l'automne.
M. Miller: Comprenez bien qu'en vertu du Règlement, les prévisions budgétaires doivent être déposées au moins 30 jours avant le début de l'année financière. On définit, par convention les prévisions budgétaires comme étant les parties I, II et III. Il est évident que dans la mesure où l'on a un budget, on veut faire en sorte que les prévisions budgétaires reflètent bien l'information contenue dans le budget. Toutefois, le budget peut être déposé n'importe quand au cours de l'année parlementaire. Nous nous sommes donc acculés nous-mêmes au pied du mur et, comme l'a mentionné Brian Pagan, dès que le budget est déposé, nous déposons 12 millions de pages de prévisions budgétaires le lendemain.
Il faudrait presque redéfinir les prévisions budgétaires. La partie I, qui est l'aperçu, et la partie II, qui vient étayer la loi d'affectation de crédits qui doit être adoptée pour donner l'autorisation de dépenser, devront toujours être déposées 30 jours avant le début de l'année financière. Mais afin d'y faire figurer l'information provenant du budget et d'en tenir compte dans les plans du ministère, nous voudrions reporter ce que l'on appelle aujourd'hui la partie III - mais que l'on appellera d'ici quelques semaines le document de planification - de façon qu'il soit déposé normalement et disponible au comité aux environs par exemple du 1er avril.
Mme Bridgman: Donc, le document sur l'évaluation du rendement ne sera pas nécessairement déposé tous les ans à l'automne. Il sera déposé tant de fois à partir...
M. Miller: Non, le document sur le rendement est censé être déposé à l'automne. La difficulté, c'est qu'il nous est impossible de publier un document sur le rendement tant que le vérificateur général n'a pas terminé son examen des dépenses ministérielles, et c'est à lui de choisir le moment de le faire. Le gouvernement n'a pas de droit de regard là-dessus. Donc, si le vérificateur général - et nous lui en parlions ce matin - accepte de publier suffisamment d'information au mois de septembre, nous pourrons présenter nos rapports de rendement à ce moment-là, et septembre pourrait devenir le mois officiel de publication. Malheureusement, je crois que le vérificateur général a reporté son rapport cette année jusqu'à la fin novembre.
M. Hopwood: Me permettez-vous d'ajouter un détail, monsieur le président?
Notre objectif, c'est de déposer les rapports sur le rendement le plus rapidement possible à l'automne, pour permettre aux comités de les étudier et d'en faire rapport avant les fêtes. Nous voulons donc les déposer le plus rapidement possible, mais nous dépendons d'autres événements, tels que l'opinion sur les énoncés financiers, la disponibilité d'autres renseignements, et la date de reprise de session de la Chambre.
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Mme Bridgman: Cela donne suffisamment de temps pour que nous réagissions avant la fin de l'année financière.
M. Hopwood: Nous espérons avoir vos réactions avant la fin décembre, pour que vous puissiez contribuer au processus budgétaire, étant donné que les décisions budgétaires sont prises en janvier et en février.
Si les comités pouvaient se faire une idée des plans ministériels, ils pourraient donner leur avis au printemps. Ensuite, s'ils se prononçaient, à l'automne, sur le rendement des ministères, puis parallèlement au processus de consultations budgétaires qui s'inscrit de façon plus générale dans le plan et le cadre financiers, les comités pourraient avoir voix au chapitre dans les décisions budgétaires qui se prennent en janvier.
Voilà comment s'imbriqueraient les pièces dans ce casse-tête.
Le vice-président (M. Finlay): Merci beaucoup, monsieur Hopwood. Vous avez réussi à bien organiser nos pensées ainsi que ce qui nous préoccupait, et je parviens à comprendre votre plan et sa raison d'être. J'espère que mes collègues sont du même avis.
Y a-t-il d'autres questions? Monsieur Bertrand?
M. Bertrand: Non.
Le vice-président (M. Finlay): Monsieur Duhamel, nous reprendrons la question en avril, après le congé de Pâques. Nous ferons de notre mieux pour servir de banc d'essai et pour vous faire part de toutes nos réactions.
Je ne sais pas. Messieurs, quels étaient les autres facteurs? Nous voulions mélanger les groupes.
M. Tom Hopwood (directeur, projet d'amélioration des rapports au Parlement, Direction des programmes, Secrétariat du Conseil du Trésor): Il y a deux groupes de ministères pilotes. Pour le premier groupe, qui inclut le ministère des Transports, les Affaires indiennes et l'Agriculture, les modifications aux documents seront plus fondamentales.
M. David Miller (secrétaire adjoint, Secteur de la gestion des dépenses, Direction des programmes, Secrétariat du Conseil du Trésor): Il est intéressant de noter que tout au long de l'élaboration des parties III, nous tenions à ce que tous les volumes soient identiques les uns aux autres sous l'angle de la présentation et, dans une certaine mesure, du contenu; or, nous avons constaté qu'il ne servait à rien d'assimiler la présentation les Archives nationales à celle de la Défense nationale, même si ces deux ministères sont assez proches dans l'ordre alphabétique anglais.
Merci à vous et à vos collègues de nous avoir éclairés ce matin.
M. Duhamel: Merci, monsieur le président, et merci à mes collègues du comité.
Je remercie également les fonctionnaires qui m'ont accompagné en cette session plutôt extraordinaire.
Le vice-président (M. Finlay): La séance est levée.