Recommandation découlant de la vérification

Mesure

Bureau de première responsabilité

Bureau de seconde responsabilité

Date cible de mise en œuvre de la mesure

3.43 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) devrait s’assurer que toutes les lacunes très prioritaires, y compris celles relatives à la santé et à la sécurité, qui ont été recensées lors des examens et des évaluations de l’état et du rendement opérationnel des immeubles sont intégrées à ses plans annuels de gestion des immeubles.

1a) Mettre à jour et mettre en œuvre, en consultation avec divers intervenants, les procédures relatives aux plans de gestion des immeubles (PGI), afin de s’assurer que toutes les lacunes très prioritaires sont traitées au moyen des projets énoncés dans les PGI, en exigeant les éléments suivants :

• de la documentation sur la source des lacunes très prioritaires pour chacun des projets énoncés dans les PGI;
• une enquête plus approfondie sur les lacunes très prioritaires afin de confirmer l’ampleur du risque et le calendrier d’achèvement du projet;
• un examen trimestriel de tous les projets très prioritaires énoncés dans les PGI;
• de la documentation sur les preuves visant à soutenir le retrait de projets très prioritaires;
• le bilan annuel comparant la liste des projets très prioritaires qui étaient énoncés dans les PGI annuels précédents, avec la liste des projets énoncés dans les PGI de l’année en cours.

1b) Entreprendre des activités de communication et de sensibilisation afin de s’assurer que les employés sont au courant de ces exigences.

Direction générale des biens immobiliers – Anna Cullinan, directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques

1a) 31 août 2009
1b) 31 août 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
Les mesures 1a) et 1b) ont été entièrement mises en œuvre. Une autre modification apportée au Plan de gestion des immeubles (no 2), mettant en relief la procédure, a été transmise au personnel le 8 décembre 2009. Les procédures relatives aux Plans de gestion des immeubles ont été mises à jour et mises en œuvre pour veiller à ce que toutes les lacunes ou non conformités prioritaires soient corrigées et que des activités de communication et de sensibilisation soient exercées afin que les employés soient au courant des exigences. 

3.49 TPSGC devrait s’assurer qu’il met en œuvre systématiquement des mécanismes pour recenser, remettre en question et classer par ordre de priorité les lacunes en matière de santé et de sécurité, et qu’il les corrige dans les délais qu’il a établis.

1a) Élaborer et mettre en œuvre des directives claires sur la façon d’établir l’ordre de priorité des lacunes très prioritaires, afin d’aider les employés à classer adéquatement les lacunes qui ont été recensées.

1b) Entreprendre des activités de communication et de sensibilisation afin de s’assurer que les employés comprennent bien les directives sur la classification.

2a) Élaborer et mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité qui exige la remise en question et l’examen de la classification des lacunes très prioritaires.

3a) Mettre au point des procédures relatives aux mesures correctives devant être apportées pour corriger les lacunes très prioritaires en exigeant :

• de la documentation sur l’achèvement des projets très prioritaires;
• de la documentation sur les mesures prises pour atténuer les risques afin de s’attaquer aux risques immédiats que présentent les projets très prioritaires échelonnés sur plusieurs années;
• de la documentation sur les raisons du report ou de l’annulation des projets très prioritaires.

3b) Entreprendre des activités de communication et de sensibilisation afin de s’assurer que les employés sont au courant de ces exigences.

4a) Élaborer et mettre en œuvre un programme d’échantillonnage périodique afin de surveiller les mesures prises pour corriger les lacunes très prioritaires dans les délais établis.

Direction générale des biens immobiliers – Anna Cullinan, directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques

1a) 31 août 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1a) Terminé.

1b) 31 août 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1b) Terminé.

2a) 30 novembre 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
2a) Terminé.

3a) 31 août 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
3a) Terminé.

3b) 31 août 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
3b) Terminé.

4a) Élaboration : 30 novembre 2009
Mise en œuvre : 31 mars 2010
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
4a) Le programme d’échantillonnage périodique a été intégré dans les processus globaux d’assurance de la qualité inclus dans la Procédure relative à l’intégrité des biens immobiliers. La nouvelle unité de santé et de sécurité (locataire) est maintenant en place. Des procédures ont été élaborées pour corriger les lacunes prioritaires, y compris l’échantillonnage prévu de projets afin de s’assurer que les lacunes ont été réparées. Un plan d’action a été préparé pour mettre en œuvre les activités de communication et de sensibilisation afin de veiller à ce que les employés respectent les exigences et suivent les procédures.

3.54 TPSGC devrait renforcer ses systèmes et ses méthodes de manière à pouvoir démontrer de manière constante qu’il mène les activités d’entretien obligatoire comme il se doit.

1a) Communiquer aux employés et aux fournisseurs de services tiers une directive leur rappelant leur responsabilité de documenter l’achèvement des travaux d’entretien obligatoire.

2a) Réaliser des examens semestriels des projets par échantillonnage afin de veiller à ce que l’achèvement des travaux d’entretien obligatoire soit bien documenté.

Direction générale des biens immobiliers – Anna Cullinan, directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques

Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1a) La Procédure relative à l’intégrité des biens immobiliers a été approuvée et publiée au cours de l‘été  2009. Conformément à cette procédure, tous les travaux d’entretien obligatoires pour l’ensemble des biens gérés et exploités par le personnel de TPSGC seront dirigés au moyen du Système de gestion des biens immobiliers.
1b) Les ajustements dans le Système de gestion des biens immobiliers ont été faits. À compter du 1er avril 2010, un avis sera émis aux gestionnaires des immeubles et des installations responsables lorsque des travaux d’entretien obligatoires n’ont pas été effectués dans le délai prévu.

2a) 31 octobre 2009 et tous les six mois par la suite
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
2a) Le premier rapport a été produit le 4 décembre 2009. Les examens trimestriels des immeubles gérés par TPSGC seront effectués à l’aide du Système de gestion des biens immobiliers (le rapport du prochain examen, visant à couvrir la période se terminant le 31 mars 2010,  sera publié le 9 avril 2010).

3.60 TPSGC devrait s’acquitter de ses responsabilités à l’égard des immeubles loués, conformément aux politiques ministérielles.

1a) Mettre à jour, en consultation avec divers intervenants, la Politique sur le contrôle du rendement des biens du Ministère, afin de s’assurer qu’elle tient compte des normes actuelles de l’industrie concernant les immeubles loués et appartenant à l’État.

1b) Entreprendre des activités de communication et de sensibilisation afin de s’assurer que les employés sont au courant des exigences de la Politique.

2a) Élaborer et mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité qui exige la remise en question et l’examen des évaluations du rendement des immeubles dans les immeubles loués.

Direction générale des biens immobiliers – Anne Auger,  directrice générale, Services de gestion du portefeuille des locaux et des biens immobiliers

Direction générale des biens immobiliers –  Anna Cullinan,
directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques

1a) 31 décembre 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1a) Terminé.

1b) 31 décembre 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1b) Terminé.

2a) 31 décembre 2009
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
2a) Terminé.

3.70. 1. TPSGC devrait collaborer avec les autres ministères fédéraux pour déterminer les précisions pertinentes à intégrer aux contrats de location, afin de faciliter la collaboration entre les propriétaires d’immeubles et les locataires fédéraux en ce qui a trait à la planification en matière de sécurité-incendie et à l’organisation des secours en cas d’incendie.

1a) Consulter les intervenants internes et externes pour déterminer les précisions et les modifications pertinentes devant être apportées dans la convention de bail type de TPSGC, afin de faciliter la collaboration entre les propriétaires d’immeubles et les locataires fédéraux. Ces précisions portent sur les obligations des propriétaires d’immeubles et les locataires concernant la planification en matière de sécurité‑incendie et l’organisation des secours en cas d’incendie, conformément à la Norme pour le plan d’évacuation d’urgence et l’organisation des secours en cas d’incendie du Conseil du Trésor (chapitre 3-1).

1b) Faire en sorte que les futurs baux incluent les précisions convenues ci-dessus.

Direction générale des biens immobiliers – Anne Auger,  directrice générale, Services de gestion du portefeuille des locaux et des biens immobiliers

Direction générale des biens immobiliers –  Anna Cullinan,
directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques

1a) 31 mars 2010
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1a) Terminé.

1b) 31 mars 2010
Mise à jour en date du 31 mars 2010:
1b) Terminé.

3.70. 2. En ce qui concerne les installations louées dans le cadre d’un bail actuel, TPSGC devrait collaborer avec les propriétaires d’immeubles, afin de s’assurer que les ministères locataires obtiennent les renseignements dont ils ont besoin pour remplir leurs obligations conformément à la Norme pour le plan d’évacuation d’urgence et l’organisation des secours en cas d’incendie.

2a) Consulter les intervenants internes et externes pour déterminer des moyens possibles de fournir des précisions dans les baux actuels afin de s’assurer que les ministères locataires obtiennent les renseignements dont ils ont besoin pour remplir leurs obligations conformément à la Norme pour le plan d’évacuation d’urgence et l’organisation des secours en cas d’incendie (chapitre 3-1).

2b) Communiquer et mettre en œuvre les modifications selon les besoins.

Direction générale des biens immobiliers – Anna Cullinan, directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques

Direction générale des biens immobiliers – Anne Auger,  directrice générale, Services de gestion du portefeuille des locaux et des biens immobiliers

2a) 28 février 2010

2b) 31 mars 2010

Mise à jour en date du 31 mars 2010:
2a) et 2b) : Les consultations ont eu lieu avec les experts en la matière du Ministère et avec les ministères locataires. Ces consultations comprenaient des réunions avec la BOMA et les principaux locateurs dans le Secteur de la capitale nationale pour discuter des répercussions et des exigences. Elles englobaient également des discussions au sujet des incidences sur les ministères locataires de la nouvelle politique du Secrétariat du Conseil du Trésor  portant sur la sécurité-incendie, laquelle entrera en vigueur le 1er avril 2010. Des réunions ont aussi eu lieu avec les ministères clients qui occupent des locaux dans les biens de TPSGC (loués et appartenant à l’État) afin de préciser les rôles et les responsabilités pour s’assurer du respect des obligations découlant de la Norme pour le plan d’évacuation d’urgence et l’organisation des secours en cas d’incendie. L’information a été communiquée aux homologues régionaux et aux fournisseurs des Autres formes de prestation de services. L’harmonisation avec la nouvelle clause du bail, élaborée dans le cadre de 3.70.1, par le Secteur de la gestion des locaux, du portefeuille et des services immobiliers, est en cours de préparation afin d’assurer la cohérence et l’uniformité.

3.80 Les ministères devraient veiller à ce que leurs plans de sécurité-incendie soient préparés et administrés conformément aux lois fédérales applicables ainsi qu’aux politiques et aux normes du Conseil du Trésor.

1a) Réaliser un sondage national deux fois par année (là où le Ministère compte le plus grand nombre d’employés) afin de s’assurer que TPSGC se conforme à la politique du Conseil du Trésor  et qu’il a mis en place une organisation des secours en cas d’incendie.

2a) Mettre en œuvre un système national de suivi afin d’évaluer, deux fois par année, la conformité de TPSGC à la politique du Conseil du Trésor (là où le Ministère compte le plus grand nombre d’employés) en se basant sur les résultats des sondages semestriels.

3a) Assurer un suivi auprès des chefs et des directeurs généraux régionaux des directions générales pour ce qui est des questions particulières de non-conformité et demander que l’on dresse un plan d’action à cet égard.

3b) Demander aux comités régionaux de santé et de sécurité au travail de surveiller la mise en œuvre du plan d’action de manière à confirmer l’état de la conformité.

Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications –
Rick DeBenetti,
directeur général, Services généraux

Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications – Bruce Duncan,
directeur, Environnement, santé et sécurité ministériels

1a) Terminé et tous les six mois par la suite (le prochain sondage sera mené le 30 juin 2009)

2a) 1er juin 2009 et tous les six mois par la suite

3a) 15 août 2009 et tous les six mois par la suite

3b) 1er septembre 2009 et de manière permanente par la suite

3.88 Les ministères devraient procéder à tous les exercices d’évacuation requis par les lois fédérales ainsi que par les politiques et normes du Conseil du Trésor.

1a) Établir un calendrier national indiquant, trois ans à l’avance, les exercices d’évacuation en milieu de travail, là où le Ministère compte le plus grand nombre d’employés.

1b) Mener des exercices d’évacuation en milieu de travail et préparer les rapports sur ces exercices, conformément au calendrier de trois ans (TPSGC – formulaire 545 – Rapport d’exercice d’évacuation).

1c) Mettre en œuvre ou modifier les mesures de suivi cernées dans les rapports d’exercice d’évacuation, sur une base semestrielle.

1d) Surveiller la mise en œuvre des mesures correctives appliquées dans les régions et dans le Secteur de la capitale nationale sur une base semestrielle.

2a) Soumettre au Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité un rapport annuel sur la conformité au moment de sa première réunion, en début d’année civile.

Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications –
Rick DeBenetti, directeur général, Services généraux

Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications – Bruce Duncan,
directeur, Environnement, santé et sécurité ministériels

1a) Terminé – 28 février 2009

1b) 31 décembre 2009

1c) 30 juin 2009 et tous les six mois par la suite

1d) 30 juin 2009 et tous les six mois par la suite

2a) 31 mars 2010 et tous les ans par la suite

3.93 Les ministères devraient s’assurer que des organisations des secours en cas d’incendie sont établies et administrées conformément aux lois fédérales ainsi qu’aux politiques et aux normes du Conseil du Trésor.

1a) Réaliser un sondage dans tous les lieux de travail où TPSGC n’est pas le principal occupant, mais où ses employés occupent des locaux dans l’immeuble. Ce sondage vise à déterminer si le principal occupant, en tant que ministère responsable, a mis en place une organisation des secours en cas d’incendie, qu’il a préparé un plan en matière de sécurité-incendie, comme l’exige la norme 3-1 du Conseil du Trésor, et qu’il a prévu des exercices d’évacuation.

Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications –  Rick DeBenetti,
directeur général, Services généraux

Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications – Bruce Duncan,
directeur, Environnement, santé et sécurité ministériels

1a) 31 juillet 2009 et tous les six mois par la suite

1b) Déterminer les milieux de travail non conformes (là où aucune organisation des secours en cas d’incendie n’a été établie) à l’aide des résultats des sondages et du système de suivi.

1c) Faire connaître au gestionnaire responsable, de façon officielle, les milieux de travail non conformes afin que l’on demande la prise de mesures correctives. 

1d) Préparer un rapport regroupant les milieux de travail non conformes et l’état des mesures correctives.

1e) Suivre les progrès de la mise en œuvre des mesures correctives touchant les milieux de travail non conformes.

2a) Soumettre au Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité un rapport annuel sur la conformité au moment de sa première réunion, en début d’année civile.

1b) 30 septembre 2009 et tous les six mois par la suite

1c) 30 novembre 2009 et tous les six mois par la suite

1d) 31 décembre 2009 et tous les six mois par la suite

1e) 28 février 2010 et tous les six mois par la suite

2a) 31 mars 2010 et tous les ans par la suite