Recommandation |
Réponse de la direction |
Planification
stratégique
40. Dans son
prochain Plan d’entreprise, VIA Rail Canada inc. devrait
indiquer toutes les répercussions et tous les enjeux qui font l’objet
d’hypothèses dans son programme d’investissements. En collaboration avec les
représentants officiels du gouvernement, le conseil d’administration et la
direction devraient élaborer des stratégies de rechange qui leur permettront
d’exécuter le mandat de la Société tout en respectant l’enveloppe de
financement fournie par le gouvernement, si les négociations en vue de
l’obtention d’un plus grand accès aux voies ferrées échouaient. (30–39) |
PROGRESSION ACTUELLE
- Des négociations sont en cours avec le CN en vue
d’obtenir des garanties quant à l’accès aux voies ferrées pour des
liaisons supplémentaires dans l’avenir, tel que cela est indiqué dans le
Plan d’entreprise. Si les négociations ne sont pas fructueuses, la
Société amorcera des pourparlers avec le gouvernement pour évaluer la
possibilité de réaffecter le financement, selon les besoins.
- Afin d’exécuter le mandat de la Société tout en
respectant l’enveloppe de financement fournie par le gouvernement, le
Plan d’entreprise 2009‑2013 comprend une section qui présente
les « principeaux risques et enjeux » liés aux initiatives
mentionnées dans le Plan d’entreprise. Cette section comprend
l’information suivante :
- apercu
des enjeux discutés dans le Plan;
- description
des risques susceptibles d’avoir une incidence sur les résultats prévus;
- évaluation
quantitative des risques majeurs, définition de plans de rechange et atténuation
des risques liés aux produits voyageurs, fluctuation du prix du carburant,
changements à l’Accord de services, fluctuation des dépenses et avantages
liés aux investissements dans le matériel roulant et l’infrastructure.
- De plus, dans le cadre du Plan d’entreprise, un
examen des options de rechange a été entrepris afin de réduire notre
dépendance à l’égard du financement d’État. Cet examen comprend des
solutions de rechange liées principalement aux fréquences de trains
ainsi qu’aux liaisons actuellement exploitées par VIA.
- L’Accord de services a été finalisé et signé avec
le CN avant la fin de 2009, pour une période de 10 ans.
DATE D’ACHÈVEMENT
- Sera terminé pour le 4e trimestre
de 2009 à la signature du contrat avec le CN pour les projets d’infrastructure.
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Gestion des risques
56. VIA Rail Canada inc. devrait
passer en revue son cadre de gestion des risques pour veiller à ce que tous
les risques commerciaux et les risques liés à l’exploitation soient analysés.
Tous les secteurs d’activité devraient fournir de l’information à cette fin. (52–55) |
Chef, Services financiers et Administration
Une
liste de tous les risques commerciaux et liés à l’exploitation a été
préparée. Une liste des mesures de prévention a été établie. Un processus de
suivi semestriel a été mis en place.
Terminé |
Capital humain
61. La Société devrait passer en revue le rôle
de l’agent de conformité ou établir un nouveau processus en vue d’élargir l’application
du Code d’éthique pour permettre le traitement et la divulgation de toute
activité qui pourrait constituer une dérogation aux valeurs et aux règles de
conduite de la Société. (57–60) |
Chef, Capital humain
Le
mandat de l’agent de conformité a été modifié selon la recommandation.
Terminé |
Gestion de la
trésorerie
64. VIA Rail
devrait passer en revue sa politique globale de gestion des risques en
matière de devises pour améliorer le processus décisionnel pour les transactions
associées à d’importants montants de devises. (62–63) |
Chef, Services financiers et Administration
Une
ébauche de politique sur les devises et sur la gestion des risques a été
rédigée et présentée au Comité de gestion en vue de son approbation.
Terminé |
Gestion de la
trésorerie
67. La politique de gestion des risques liés à
l’achat du carburant devrait comprendre des mécanismes pour réduire
l’exposition aux risques de pertes pendant une période spécifique. (65–66) |
Chef, Services financiers et Administration
La
politique de couverture du carburant a été passée en revue et comprend
désormais un mécanisme qui déclenchera des actions spécifiques pour limiter
l’exposition financière dans l’éventualité d’importantes variations de prix.
Terminé |
Gestion
environnementale
76. VIA Rail Canada inc.
devrait terminer la mise en œuvre de son Système de gestion de l’environnement,
et établir l’ordre des priorités relativement à la définition et à l’évaluation
des risques environnementaux. (69–75) |
Chef de la direction
La structure et le
guide liés au Système de gestion de l'environnement (SGE) de VIA, dont les
processus de gestion, ont été définis en 2004 et ont été mis en œuvre,
pour la plupart.
Tel que cela a été
mentionné au cours de l’Examen spécial de 2008, certains processus de
gestion spécifiques relatifs au SGE n’ont pas été mis en œuvre ou sont en
voie d’être intégrés aux processus d’exploitation des services. Par
conséquent, certains renseignements (générés par le SGE) ne sont pas gérés,
finalisés ou mis à jour.
À l’heure actuelle,
VIA élabore et intègre au SGE les éléments suivants en vue de conclure sa
mise en œuvre.
- Élaboration d’une
méthodologie pour l’évaluation des risques.
- Mise à jour du SGE et du registre des
risques d’entreprise.
Établissement
et mise en œuvre des mécanismes de vérification interne pour les
installations de maintenance.
- Élaboration d’un plan
de vérification pour les installations (autres que les installations de maintenance)
fondé sur le registre des risques révisé du SGE.
- Établissement de la
liste des installations qui devront faire l’objet d’une vérification conformément
à un plan de trois ans à compter de 2010.
- Mise en œuvre du plan
de vérification d’entreprise.
Production d’un
rapport sur les résultats de la vérification destiné au Comité de gestion
deux fois par année.
- Élaboration d’une
nouvelle structure pour l’établissement et la documentation d’objectifs, de
cibles et d’initiatives en matière d’environnement.
- Élaboration d’une méthodologie en vue de mesurer
l’amélioration au chapitre de la performance environnementale en fonction des
objectifs environnementaux.
- Élaboration d’un
registre des sites qui indique le degré de contamination d’après l’évaluation
des risques.
- Élaboration d’un programme de gestion de la
contamination des sites (plan quinquennal) fondé sur le type de contaminants présents
et sur les propriétaires du site.
T2 2010 |
Technologie de
l’information (TI)
82. La Société devrait
évaluer, dans les plus brefs délais, les menaces et les risques liés aux
systèmes de la technologie de l’information, ainsi que les mesures à prendre
pour atténuer ces risques. (80–81) |
Chef, Technologie de l’information
PROGRESSION
ACTUELLE
- Un
programme de sûreté a été lancé au printemps 2009 afin de définir les
initiatives nécessaires à la réduction des risques liés à la sûreté, qui
peuvent avoir une incidence sur la confidentialité, l’intégrité et la
disponibilité à VIA Rail, et dans le but de déterminer l’ordre de
priorité de ces initiatives. Les principaux projets de sûreté ont été définis
et lancés.
- La
structure de gestion des risques de la TI est revue dans le cadre du
programme de sûreté de la TI (ISO27002).
DATE
D’ACHÈVEMENT
- L’étude
des Politiques de sûreté a été réalisée.
- Les
enjeux cruciaux en matière de sûreté seront traités d’ici la fin du premier
trimestre de 2010.
- Projet PCI
- Système
de détection des intrusions
- Gestion
des entrées
- Le
projet de gestion de l’identité sera terminé au troisième trimestre de 2010.
- Le
projet d’approvisionnement sera terminé au troisième trimestre de 2010.
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Technologie de
l’information
85. La
direction des services de la Technologie de l’information de VIA Rail
devrait élaborer des plans d’exploitation détaillés qui tiennent compte de
l’évolution du plan stratégique de la technologie de l’information. Ces plans
devraient prévoir une disposition en ce qui concerne les ressources requises
et la manière selon laquelle elles seront gérées et contrôlées. De plus, des
mécanismes devraient être établis pour assurer l’entière responsabilisation,
auprès des membres de la haute direction et du conseil d’administration,
relativement aux objectifs du plan stratégique. (83–84) |
Chef, Technologie de l’information
Depuis le deuxième
trimestre de 2007, un plan stratégique de la TI est en vigueur. L’équipe
de l’« architecture d’entreprise » a revu les besoins. Les
conclusions tirées ont été présentées au chef, Technologie de l’information,
et doivent être approuvées par le Comité de gestion. L’« architecture
d’entreprise » constitue une série d’initiatives tactiques visant à
respecter le plan stratégique. Il existe également un document directeur de
« 5 ans » qui appuie les initiatives tactiques devant être
approuvées par le Comité de gestion.
T4 2009 |
Exploitation
91. VIA Rail Canada inc. devrait
réviser sa structure de gestion en vue d’y incorporer des mécanismes qui
permettront de s’assurer que les entrepreneurs s’acquittent de leurs
responsabilités adéquatement et dans les délais prescrits. (86–90) |
Chef de l’exploitation
Nous avons examiné nos processus, politiques et procédures, et
avons modifié certains aspects de la structure habituelle des activités
d’inspection et leur rapidité d’exécution afin d’améliorer la sécurité de
notre exploitation.
L’exploitation assurée sur les lignes de classe 1 (CN et
CP) est revue quotidiennement à l’échelle locale, régionale et du réseau, et
est contrôlée aux niveaux supérieurs. Ces deux partenaires, dont les
activités sont sous réglementation fédérale, doivent respecter les règles du
Système de gestion de la sécurité (SGS), et d’autres règles et règlements
approuvé par le ministère. Une petite partie de nos activités d’exploitation
sont menées sur des chemins de fer sous réglementation provinciale; cependant,
ces chemins de fer doivent être conformes aux exigences fédérales du SGS, car
les trains de VIA Rail les parcourent et parce que VIA est une société
sous réglementation fédérale. De plus, nous avons récemment mis en œuvre
d’autres tests conjoints évaluant l’efficacité de nos équipes sur les voies
ferrées du CN.
En ce qui concerne les chemins de fer d’intérêt local, leur
infrastructure fait l’objet d’inspections conjointes menées par notre équipe
Infrastructure et Planification du transport.
Des pourparlers sont en cours relativement aux investissements
en immobilisations réalisés dans la nouvelle infrastructure pour s’assurer
qu’ils sont également incorporés dans le suivi réalisé auprès des
propriétaires de l’infrastructure.
T1 2010 |
Exploitation
94. VIA Rail Canada inc. devrait
mettre en place un système qui permettra de mesurer la productivité de
chacune de ses activités de maintenance. (92‑93) |
Chef de l’exploitation
On a acheté le système de mesure de la productivité, et son
installation sera terminée en 2009. Les activités de mesure de la
productivité débuteront en 2010. Le projet pilote a permis de déterminer
les structures de répartition du travail adéquates. Ces structures sont
toujours en cours de développement. Nous procédons également à l’étude de
certains indicateurs de performance clés, et consultons par le fait même le
comité directeur et les utilisateurs finals. En dernier lieu, nous
travaillons à réaliser une étude du programme de maintenance, et l’un des
éléments considérés est l’établissement de normes liées aux échéanciers.
T3 2010 |
Exploitation
101. Pour s’assurer que ses actifs, ses employés
et ses voyageurs sont protégés, VIA Rail Canada inc. devrait
établir une structure de gestion en vue de déterminer le degré de sécurité
requis pour ses employés et ses entrepreneurs, et ce, selon les risques
associés au poste occupé et aux fonctions assumées. (97–100) |
Chef de la direction
PROGRESSION
ACTUELLE
- On a
réalisé un examen exhaustif des postes actuellement occupés par les employés.
De plus, le processus des Ressources humaines est maintenant en place, et
permet d’évaluer les nouveaux postes et les postes existants auxquels sont
associés des cotes de sécurité. Par ailleurs, une analyse formelle de tous
les postes prévus par contrat sera accomplie parallèlement à une analyse des
autres exigences juridiques applicables aux postes au sein du service
Technologie de l’information.
DATE
D’ACHÈVEMENT
- Les
activités connexes seront terminées pour le premier trimestre de 2010.
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Marketing et
Orientation‑client
117. VIA Rail Canada inc. devrait
prévoir le remplacement de son système de gestion du rendement. (116) |
Chef, Orientation‑client
Dans le cadre d’un programme de modernisation visant le
remplacement du système de réservation actuel, des fonds ont été budgétisés
dans le but d’acquérir un nouveau système de gestion du rendement
en 2010.
T4 2010 |
Marketing et
Orientation‑client
120. Les processus liés à la promotion des
changements de tarifs devraient être revus afin d’accélérer leur mise en
œuvre. (119) |
Chef, Orientation‑client
La possibilité d’apporter des modifications aux tarifs est
limitée en raison des capacités du système de réservation actuel. Cette
question sera traitée dans le contexte du programme de modernisation du
processus de réservation, qui comprendra un nouveau module de tarification.
Pour répondre à la concurrence et à la demande du marché dans les délais
prescrits, VIA a introduit une section d’« offres saisissantes »
dans son site Web; cette section propose des réductions substantielles
applicables à certains trains en vue d’optimiser les recettes. Grâce au
lancement d’un nouveau site Web en juin 2009, qui comprend un système de
gestion de contenus (CMS), la modification de la section des offres saisissantes
mise à jour chaque semaine ne prend maintenant que quelques heures. Non
seulement ces changements sont économiques, mais ils offrent aussi à VIA la
souplesse nécessaire pour répondre aux changements opérés sur le marché.
Terminé |
Marketing et Orientation‑client
123. VIA Rail Canada inc.
devrait envisager la possibilité de fusionner ses équipes de Ventes
nationales et de Ventes à l’étranger, et d’évaluer les économies d’échelle
qui résulteraient de cette fusion.
La
Société devrait également étudier la rémunération de ses vendeurs et
envisager la possibilité d’offrir un salaire au rendement. (121–122) |
Chef, Orientation‑client
A) À l’heure actuelle, aucun avantage financier ne serait tiré
de la fusion des deux équipes des ventes, puisque le niveau de
responsabilités du directeur des Ventes à l’étranger ne se limite pas à son
mandat de base. En effet, il est également tenu de représenter VIA dans les
collectivités de l’Ouest canadien. (Aucune mesure supplémentaire n’est
prévue.)
B) Le groupe Capital humain de VIA a entrepris de revoir et de
modifier la manière dont il classe ses postes de gestion, notamment en ce qui
concerne la rémunération. Une étude des solutions de rechange liées à la
rémunération est en cours auprès du groupe Capital humain afin d’évaluer
la faisabilité du lancement d’un programme d’établissement de salaires au
rendement. (T2 2010) |
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