Recommandation 4.51

Agriculture et Agroalimentaire Canada, Patrimoine canadien, Ressources humaines et Développement des compétences Canada et Ressources naturelles Canada devraient établir des normes afin de s’assurer que les déclarations de conflit d’intérêts sont traitées rapidement, et que les mesures nécessaires sont prises par les fonctionnaires pour éliminer ou atténuer les conflits d’intérêts.

Recommandation acceptée. Le Ministère prend des mesures correctives afin de donner suite à cette observation. RHDCC élabore actuellement un processus normalisé, comprenant des normes de service, qui permettra de s’assurer que les déclarations de conflits d’intérêts seront traitées plus rapidement à l’avenir. De plus, un système de rappel sera mis en œuvre afin de veiller à ce que les fonctionnaires prennent les mesures requises pour atténuer les risques des secteurs où des conflits d’intérêts ont été décelés. Une approche par étapes sera utilisée pour mettre ces normes en œuvre d’ici la date butoir du 31 décembre 2010.

M/É

1) Établissement de normes de service pour s’assurer que les déclarations de conflits d’intérêts sont traitées rapidement :

a) Mener des consultations auprès des intervenants, notamment les gestionnaires, les RH, d’autres ministères, etc.

b) Rédiger les normes de service et élaborer un plan de communication à l’aide des résultats découlant des consultations menées.

c) Mettre en œuvre et communiquer les nouvelles normes de service établies.

2) Élaborer un système de rappel pour le nouveau système de déclaration des conflits d’intérêt :

a) Mener des consultations auprès d’intervenants, notamment les gestionnaires, les RH, d’autres ministères, etc.

b) Élaborer un processus de rappel et un plan de communication.

c) Mettre en œuvre et communiquer le processus de rappel établi.

DGSRH/Direction générale des services d’intégrité (DGSI)/

Communication et intervenants

Nov. 2010

Nov. 2010

Déc. 2010

Nov. 2010

Nov. 2010

Déc. 2010

Recommandation 4.64

Agriculture et Agroalimentaire Canada, Patrimoine canadien, Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Ressources naturelles Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devraient élaborer une méthode d’évaluation des risques qui comprend le recensement des risques et leur classement par priorité, des stratégies d’évaluation et d’atténuation et l’évaluation des risques résiduels, dans les secteurs clés où d’importants conflits d’intérêts peuvent surgir.

Recommandation acceptée. Le Ministère a procédé à une évaluation préliminaire des risques en matière de valeurs et d’éthique dans l’ensemble du Ministère afin de confirmer les secteurs clés où des conflits d’intérêts importants pourraient survenir. En tirant parti des résultats de cette évaluation préliminaire, le RHDCC effectuera d’autres analyses en vue de déterminer les secteurs à haut risque pour le Ministère. Les risques décelés seront classés par ordre de priorité, puis des stratégies appropriées seront élaborées afin d’atténuer chacun de ces risques. Les principaux produits livrables et les calendriers pour la réalisation de ces produits livrables seront déterminés et des indicateurs seront élaborés pour évaluer le succès de chacune des stratégies d’atténuation des risques. Enfin, la mise en œuvre de ces stratégies fera l’objet d’un suivi, ainsi que de modifications lorsque nécessaire, et un rapport d’étape sera présenté à la haute direction deux fois par année par l’entremise des comités ministériels. La date butoir de mars 2012 a été fixée pour la mise en œuvre de cette évaluation améliorée des risques et de stratégies connexes.

M

1) Les risques liés aux conflits d’intérêts décelés doivent être classés par ordre de priorité et évalués :

a) RHDCC a établi un nouveau modèle de gouvernance comportant un comité directeur composé de SMA et un groupe de travail composé de DG en vue de superviser l’élaboration d’un nouveau code de déontologie pour RHDCC. Dans le cadre de cette supervision visant à orienter de façon générale l’élaboration de ce code, le comité directeur composé de SMA misera sur le groupe de travail composé de DG afin qu’il participe à l’élaboration d’un plan en vue de cerner de façon continue les secteurs de risque et s’assurera que le Code offre une orientation claire en ce qui a trait aux secteurs de risque décelés.

b) Réaliser une analyse des secteurs à haut risque de conflits d’intérêts décelés par le groupe de travail composé de DG.

c) Produire un rapport sur l’analyse des risques comprenant des recommandations relatives aux stratégies d’atténuation pour les secteurs à haut risque et le communiquer aux comités ministériels (CMV, CGM, etc.). Ce rapport sera axé sur l’identification des problèmes avec lesquels les employés de RHDCC sont les plus susceptibles de devoir composer compte tenu du caractère unique du Ministère.

2) Les stratégies d’atténuation :

a) Mener des consultations de concert avec les responsables des risques (secteurs d’activité et directions générales) en vue d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies d’atténuation se rapportant aux secteurs à haut risque relevés.

b) Après l’achèvement des stratégies d’atténuation, en assurer le suivi de façon continue.

c) Les responsables des risques doivent produire des rapports sur les stratégies d’atténuation et leur efficacité relativement à leur registre des risques respectifs pour la Direction générale ou la région concernée.

3) Évaluation des risques résiduels :

Évaluer les rapports et les données extrapolées des registres des risques de la Direction générale ou de la région concernée en vue de déceler les risques résiduels. Évaluer les activités continues en vue de cerner les risques résiduels et de définir d’autres stratégies d’atténuation, notamment :

a)     Élaborer un plan de communication pour régler certains problèmes précis relevés à titre de risques résiduels.

b)    Intégrer les valeurs et l’éthique aux Ententes sur le rendement et l’apprentissage (ERA) de tous les superviseurs et de tous les gestionnaires.

c)     Adapter les outils liés aux valeurs et à l’éthique de façon à tenir compte des problèmes relevés à titre de risques résiduels.

d)    Évaluer de façon continue l’ensemble des demandes de renseignements se rapportant aux valeurs et à l’éthique et élaborer des stratégies à cet égard.

e)     Élaborer des séances de formation sur les conflits d’intérêts de concert avec le Collège Service Canada.

DGSI et

-Collaboration avec des intervenants, notamment d’autres ministères, en vue d’étudier les pratiques exemplaires

-Consultations auprès des responsables des secteurs d’activité

Mars 2011

Juillet 2011

Juillet 2011

Sept. 2011

Mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Recommandation 4.65

Une fois qu’ils auront déterminé les secteurs à haut risque dans le cadre d’un processus approprié d’évaluation des risques, Agriculture et Agroalimentaire Canada, Patrimoine canadien, Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Ressources naturelles Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devraient exiger que les fonctionnaires travaillant dans les secteurs à haut risque recensés déclarent régulièrement s’ils se trouvent ou non en conflit d’intérêts.

Recommandation acceptée. En plus d’effectuer un exercice approfondi d’évaluation des risques, tel que souligné dans la réponse à la recommandation précédente, le Ministère a entrepris d’élaborer un processus automatisé de soumission de rapports confidentiels dans le but d’obtenir une déclaration de la part de ses employés. Lorsqu’il sera terminé, le processus complétera l’exercice amélioré d’évaluation des risques actuellement en cours. Le processus comprendra une déclaration où l’employé devra indiquer si des renseignements confidentiels fournis auparavant doivent être soumis à nouveau ou mis à jour. Le premier essai est prévu pour septembre  2010. La mise en œuvre du processus automatisé de déclaration pour les employés occupant des postes à risques élevés sera effectuée en avril 2011.

É

Étape pilote

1) Entreprendre l’étape pilote relativement au système automatisé sur les conflits d’intérêts afin de permettre aux employés de soumettre des rapports confidentiels de déclaration de façon automatique à partir d’un portail Web.

2) Établir des exigences opérationnelles visant à automatiser le processus de réception des attestations des employés œuvrant dans les secteurs à haut risque.

3) Élaborer une fonction d’attestation automatisée et la mettre à l’essai.

4) Cerner les secteurs à haut risque (comme le décrit la section 4.64).

5) Élaborer un plan de communication.

6) Entreprendre le processus d’attestation automatisée par l’entremise du système sur les conflits d’intérêts.

DGSRH/DGSI/ Communication et intervenants

Sept. 2010 à avril 2011

Sept. 2010

Déc. 2010

Janvier à mars 2011

Mars 2011

Mars 2011

Avril 2011

Recommandation 4.72

Patrimoine canadien, Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Ressources naturelles Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devraient s’assurer que leur formation repose sur les risques de conflit d’intérêts auxquels le personnel de secteurs précis fait face dans l’exercice de ses fonctions, et la formation devrait comprendre des études de cas et des scénarios pertinents pour ces secteurs.

Recommandation acceptée. Le Ministère reconnaît l’avantage d’élaborer de la formation qui tient compte des risques de conflits d’intérêts auxquels est exposé, dans le cadre de ses fonctions, le personnel de secteurs précis de l’organisation. Le Ministère reconnaît également que des améliorations peuvent être apportées au programme de formation sur les valeurs et l’éthique qui est actuellement en place, et prendra des mesures pour y parvenir. Plus précisément, le Bureau des valeurs et de l’éthique de RHDCC, en collaboration avec la Direction générale des services de ressources humaines et le Collège Service Canada, est en train d’élaborer des documents de formation sur les conflits d’intérêts afin de renseigner les employés sur les façons d’éviter, de prévenir ou de résoudre des situations de conflits d’intérêts. De plus, des plans sont élaborés afin de s’assurer que les séances d’orientation pour les nouveaux employés comprennent des études de cas et des scénarios réalistes de situations auxquelles ceux-ci pourraient être confrontés dans leurs tâches quotidiennes, et fournissent des stratégies pratiques pour résoudre ces situations. Le Ministère a aussi mis à l’essai une ébauche d’outil, intitulée « Solutions pratiques pour les fonctionnaires », qui est conçue pour aider les fonctionnaires à prendre des décisions conformes à l’éthique, pour évaluer les situations survenant après-mandat et pour déceler les situations pouvant entraîner des conflits d’intérêts. La mise à l’essai se poursuivra jusqu’en janvier 2011, où des décisions seront prises quant à la présentation et à la mise en œuvre.

Enfin, le Ministère continuera d’utiliser les renseignements provenant d’autres activités (p. ex. résultats obtenus par l’Unité des enquêtes spéciales) pour s’assurer que la formation continue d’être axée sur les secteurs à risque en lien avec le mandat du Ministère.

F/M

1) Élaborer des documents  de formation sur les conflits d’intérêts. À la suite de la mise en œuvre de la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur les conflits d’intérêts et les situations survenant après-mandat, la DGSI et RHDCC devront :

a) Travailler de concert pour adapter et élaborer de nouveaux documents de formation sur les conflits d’intérêts.

b) Faire la promotion du dépliant sur les milieux de travail sains qui présente les services et les ressources disponibles pour aider les employés à gérer différents problèmes pouvant survenir dans un milieu de travail, notamment les conflits d’intérêts, et à résoudre ces problèmes.

2) Élaborer des études de cas décrivant différents scénarios liés aux conflits d’intérêts.

a) Se servir des études de cas comme outils d’apprentissage et exercices de référence lors des séances d’orientation destinées aux nouveaux employés.

3) Le Bureau des valeurs et de l’éthique a élaboré deux nouveaux outils :

1- Un nouvel outil relatif aux conflits d’intérêts intitulé « Solutions pratiques pour les fonctionnaires » conçu pour aider les employés à gérer les conflits d’intérêts;

2- Un modèle de prise de décisions liées à l’éthique pour aider les gestionnaires à gérer les questions d’éthique.

a) Poursuivre les essais informels de ces nouveaux outils dans la région de l’Ouest et les territoires.

b) Analyser les résultats découlant des essais et modifier les outils pour que les employés disposent de la meilleure orientation possible relativement aux conflits d’intérêts.

c) Faire parvenir le produit final à tous les employés et en faire la promotion à titre de première étape d’atténuation des situations de conflits d’intérêts, en particulier pour les employés œuvrant dans les secteurs à haut risque.

DGSI/DGSRH

DGSI

DGSI

Mars 2011

Mars 2011

Janvier 2011

Fin janvier 2011

Février 2011

Avril 2011