6.64

La Défense nationale devrait examiner et appliquer les leçons tirées lors de l’acquisition de ces hélicoptères pour avoir l’assurance que, dans le cadre d’autres grands projets d’acquisition d’équipement à l’avenir, l’ampleur des modifications ou des travaux de développement nécessaires sera entièrement prise en compte dans les documents d’approbation – dans l’évaluation des risques, le calendrier et les coûts du projet – et que les stratégies d’acquisition seront adaptées à la complexité de l’équipement faisant l’objet de l’acquisition.

Recommandation acceptée. La Défense nationale s’efforce continuellement de mettre à profit les leçons tirées des acquisitions complexes. Dans ce contexte, elle entreprendra un examen portant sur les projets visés par le présent rapport. De plus, elle examinera les politiques, procédures et processus connexes et les révisera au besoin.

La réponse convenue comporte deux activités connexes :

• préciser les leçons retenues;
• examiner ensuite ces leçons par rapport aux politiques, procédures et processus actuels.

Le Directeur général – Réalisation de grands projets (DGRGP) (Air) a entrepris l’examen des leçons retenues. Cet exercice devrait prendre fin durant l’année civile en cours. Les politiques, procédures et processus connexes seront ensuite examinés et révisés s’il y a lieu.

Rapport sur les leçons retenues.

Politiques, procédures, processus, directives ou documents d’orientation examinés et révisés (au besoin).

Décembre 2010

Mars 2011

Sous-ministre adjoint (Matériels)/

Directeur-Politiques et procédures (Matériel)

6.74

La Défense nationale devrait commencer à estimer les coûts liés au cycle de vie complet lors de la phase d’analyse des options de son processus de gestion des projets et présenter ces coûts aux décideurs lors des étapes ultérieures du processus, au fur et à mesure que les estimations évoluent. Le fondement des estimations devrait être inclus dans les documents d’approbation. La Défense nationale devrait commencer à planifier le cycle de vie complet dans le cadre de l’option privilégiée lors de la phase de définition de son processus de gestion des projets. L’établissement des plans devrait commencer lors de l’approbation préliminaire de projet.

Recommandation acceptée. La Défense nationale suit des processus bien établis pour élaborer et préciser progressivement les estimations des coûts complets du cycle de vie, en commençant par des estimations indicatives lors de la détermination des besoins, suivies d’estimations plus fondées qui sont confirmées au moyen d’une analyse approfondie lors de la phase de définition. La Défense nationale cherche constamment à améliorer ses estimations de coûts et, en réponse à la présente vérification, elle entreprendra un autre examen des outils disponibles et des instructions en vigueur pour fournir aux décideurs les meilleures estimations possibles à chaque étape du processus d’approbation des projets. De plus, elle veillera à ce que les instructions et directives pertinentes indiquent clairement la nécessité de décrire le fondement des estimations de coûts dans les dossiers de projets. Enfin, bien que soit déjà établie la nécessité d’entreprendre la planification complète du cycle de vie de l’option privilégiée avant la phase d’approbation préliminaire de projet (APP), la Défense nationale examinera les instructions, outils et mécanismes de conformité connexes pour s’assurer que cette exigence est bien communiquée et respectée.

La réponse convenue comporte trois activités connexes :

• examiner les outils disponibles et les instructions en vigueur concernant les estimations de coûts;
• s’assurer que les documents existants sont révisés pour tenir compte de la nécessité de décrire le fondement des estimations de coûts dans les dossiers de projets;
• examiner les instructions, outils et mécanismes de conformité connexes pour s’assurer que l’exigence liée à la planification du complète du cycle de vie avant l’étape de l’APP est bien communiquée et respectée.

Les trois activités susmentionnées commenceront immédiatement. Pour régler cette question, il faudra identifier l’expertise et les outils dont le Ministère dispose actuellement en matière de calcul des coûts et tenir de nombreuses consultations avec tous les intervenants.

Tous les changements jugés nécessaires seront évalués par rapport aux ressources et au délai requis pour la mise en œuvre.

Inventaire des divers modèles, méthodes et outils actuellement utilisés pour établir les coûts.

Détermination des lacunes des méthodes, modèles et outils actuels de calcul des coûts.

Détermination des améliorations à apporter aux méthodes, modèles et outils de calcul des coûts.

Révisions à apporter à tout document pour tenir compte des changements indiqués.

Révisions à apporter à tout document pour décrire le fondement des estimations de coûts dans les dossiers de projets.

Révisions à apporter à tout document pour faire en sorte que l’exigence liée à la planification complète du cycle de vie avant l’APP soit bien communiquée et respectée.

Décembre 2010

Mars 2011

Mai 2011

Juillet 2011

Décembre 2010

Décembre 2010

Sous-ministre adjoint (Matériels) /

Directeur-Politiques et procédures (Matériel)

6.75

La Défense nationale devrait procéder à un examen des leçons apprises relativement au recours à des contrats pour le soutien en service à long terme avant de modifier, en 2013, le contrat conclu avec Boeing, afin de veiller à ce que les risques soient correctement recensés et gérés, que les coûts soient consciencieusement déterminés et que des solutions rechange pour la prestation de services soient examinées.

Recommandation acceptée. La Défense nationale continuera de recueillir les leçons tirées de l’utilisation des contrats à long terme de soutien en service avant de modifier le contrat avec Boeing en 2013. II s’agira notamment d’examiner les contrats existants de soutien en service pour le Projet de capacité de transport aérien – Tactique (CTAT), le Projet d’hélicoptère maritime (PHM) et le Projet d’hélicoptère de transport moyen à lourd (HTML), de discuter des leçons retenues avec les administrateurs de projets des trois éléments (Air, Terre et Mer), de valider les modèles de coûts du soutien en service et de communiquer les constatations aux responsables de la politique sur le soutien en service afin que cette dernière soit modifiée. L’objectif consiste à faire en sorte que les risques soient bien cernés et gérés, que les coûts soient correctement déterminés et que des solutions de rechange soient envisagées.

La détermination des leçons tirées de projets individuels représente une activité continue de gestion de projets. Dans le cas de la modification du contrat de Boeing en 2013, les leçons retenues seront recueillies et compilées de manière à ce que l’information s’y trouvant puisse servir à modifier le contrat.

De même, la validation des coûts du soutien en service est une activité continue, et les précisions nécessaires sont apportées aux documents d’orientation. L’expérience relativement plus longue acquise dans le cadre des projets d’hélicoptères sera particulièrement utile pour évaluer la politique régissant le Cadre des contrats de soutien en service (CCSES), étant donné que ces projets comptaient parmi les tout premiers à suivre ce nouveau modèle d’acquisition qui s’applique à tous les nouveaux projets d’achat.

1. Examiner les contrats existants de soutien en service pour les projets CTAT, PHM et HTML.

2. Discuter des leçons retenues avec les administrateurs de projets des trois éléments (Air, Terre et Mer).










3. Valider les modèles de calcul des coûts du soutien en service. Cette activité est terminée. Une comparaison des acquisitions axées sur le rendement a été effectuée pour les projets CTAT, HTML et PHM. Les constatations ont été communiquées aux responsables de la politique pour que cette dernière soit modifiée dans l’avenir.

4. Communiquer les constatations aux responsables appropriés de la politique de soutien en service afin que cette dernière soit modifiée. Il s’agit d’une activité continue. Les constatations et les résultats des contrats à long terme de soutien en service, nouveaux et actuels, seront communiqués au fur et à mesure aux responsables de la politique pour que cette dernière soit mise à jour s’il y a lieu. Nous devrions terminer ce suivi d’ici octobre 2011.

Un rapport sur les leçons retenues sera envoyé aux responsables de la politique (Directeur général – Systèmes de matériel et chaîne d’approvisionne-ment (DGSMCA)) et aux autres intervenants.

Les responsables de la politique (DGSMCA) apportent les révisions nécessaires aux documents d’orientation sur le CCSES.

1. Les contrats existants de soutien en service sont validés. Par conséquent, le MDN sera mieux placé pour négocier avec Boeing les meilleures conditions contractuelles pour le soutien en service.

2. Les leçons retenues font l’objet de discussions. Les administrateurs de projets seront ainsi davantage sensibilisés aux leçons retenues concernant l’utilisation de contrats à long terme de soutien en service.





3. Les modèles de calcul des coûts des contrats de soutien en service sont validés. On s’assure que ces modèles sont dans l’intérêt du MDN et des FC.

4. Les constatations sont communiquées aux responsables appropriés de la politique de soutien en service. Les modifications nécessaires sont apportées à la politique de sorte que les conditions des futurs contrats à long terme de soutien en service tiennent compte des leçons retenues, dans l’intérêt du MDN et des FC.

Mars 2012

Juin 2012

1. En cours : Achèvement en juin 2012

2. Juin 2012

3. Terminé le 5 octobre 2010

4. Juin 2012

31 mars 2011. Le MDN produira un rapport provisoire pour détailler l’état d’avancement de l’examen des leçons retenues.

1. 31 mars 2011. Le MDN produira un rapport provisoire pour détailler l’état d’avancement de l’examen des contrats existants de soutien en service. Le rapport sera communiqué aux responsables appropriés de la politique de soutien en service pour faire en sorte que les modifications nécessaires soient apportées à la politique.

2. Des discussions initiales ont eu lieu le 6 octobre 2010, durant le séminaire de perfectionnement professionnel en gestion de projets, où des représentants des projets CTAT, PHM, HTML et VPBT ont partagé les leçons qu’ils ont retenues avec les spécialistes de la gestion de projets.

4. Le 7 octobre 2010, les résultats de la validation des modèles de calcul des coûts des contrats de soutien en service ont été communiqués aux responsables de la politique de soutien en service.

Sous-ministre adjoint (Matériels) /

Directeur général - Réalisation de grands projets (Air)

6.92

La Défense nationale devrait veiller à ce que les comités clés s’acquittent de leur mission en temps opportun.

Elle devrait préciser le processus et les documents qui sont requis pour déroger au Guide d’approbation des projets et à la Politique sur l’approbation des projets du Conseil du Trésor lorsqu’elle juge que des mécanismes spéciaux sont nécessaires dans le cadre de projets complexes ou sensibles. Toutes les décisions prises dans le cadre d’un projet d’acquisition devraient être documentées intégralement.

Recommandation acceptée. Les attributions de chacun des conseils de gouvernance clés au sein du Ministère sont en voie d’être précisées et parachevées. La Défense nationale compte les faire approuver et les mettre en place d’ici janvier 2011, et chaque conseil sera présidé par le décideur responsable (niveau de sous-ministre adjoint ou sous-ministre).

Le reste de ce plan d’action est lié à un engagement ferme exprimé dans le plan d’action de la direction découlant de la vérification de 2009 du BVG sur l’acquisition de véhicules militaires pour service en Afghanistan. Cet engagement consistait à publier un Guide d’approbation des projets (GAP) révisé. Dans le cadre de la mise à jour prévue du GAP, les directives seront modifiées pour tenir compte de la souplesse nécessaire à l’approbation des projets de nature complexe et délicate. Plus précisément, au cas où il serait impossible de convoquer officiellement un conseil supérieur d’examen (comme le Comité supérieur de révision, le Conseil de gestion du programme ou des organes similaires), les dossiers de projet devront faire l’objet des mêmes autorisations, approbations et signatures, même si cela se fait par échange de correspondance ou par rencontre avec chaque gestionnaire compétent qui siège au conseil en question.

Les attributions du Comité des finances de la Défense (CFD), du Comité de direction stratégique de la Défense (CDSD) et du Comité des capacités de la Défense (CCD) sont déjà rédigées.

Un organigramme a été établi pour le processus et les membres du groupe de travail (GT) sur le GAP ont été désignés. Des consultations auront lieu avec les représentants de N1, par le biais de groupes de travail, pour assurer l’acceptation et l’efficacité du processus.

Une version provisoire sera présentée au Conseil de gestion du programme (CGP) en décembre.

Des attributions, des lignes directrices et des mandats clairs sont établis pour tous les principaux organes décisionnels en matière de défense, et les responsables sont identifiés.  

Meilleur processus d’approbation des projets et processus décisionnel rationalisé.

Janvier 2011

Automne 2011

S/O

La première ébauche du GAP révisé sera présentée au CGP en décembre 2010.

Vice-chef d'état-major de la défense /

Directeur-Gestion de stratégie de la Défense

Vice-chef d'état-major de la défense /

Directeur- coordination du programme de la Défense