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Plans d’action d’Inforoute Santé du Canada
en réponse aux recommandations du Bureau du vérificateur général contenu dans son rapport de vérification des dossiers de santé électroniques
Inforoute Santé du Canada (Inforoute ou Société) accueil favorablement les huit recommandations de la vérificatrice générale du Canada au chapitre quatre de son rapport déposé au Parlement du Canada le 3 novembre 2009. Inforoute s’engage à mettre en application toutes les recommandations émises par la vérificatrice générale au cours des 4 prochains mois qui précèdent la fin de l’exercice financier 2009-2010 de la Société. Dans ses plans d’action, la Société a mis l’accent sur l’application de stratégies opportunes, rentables et efficaces, en tenant compte des coûts y afférents.
4.38 Recommandation :
Pour s’assurer que le Parlement et les Canadiens comprennent bien l’objectif établi, Inforoute devrait mieux expliquer dans ses rapports publics ce qu’elle entend par des dossiers de santé électroniques accessibles aux professionnels de la santé autorisés.
Réponse d’Inforoute :
Nous acceptons cette recommandation et nous déploierons d’autres efforts dans le cadre de notre programme public de communication qui débutera par la publication de notre Rapport annuel 2009-2010 et/ou de notre Plan d’affaires 2010-2011, afin de bien définir notre objectif, qui est de rendre le dossier de santé électronique accessible aux prestateurs de soins de santé autorisés. La mise en œuvre de dossiers de santé électroniques est une tâche complexe, tout comme la communication d’information sur le déroulement du projet. Nous n’avons pas cessé d’améliorer notre façon de faire rapport de l’avancement du projet et continuerons de le faire à l’avenir. Inforoute fait régulièrement rapport du progrès des diverses administrations publiques dans leurs efforts en vue de rendre les dossiers de santé électroniques accessibles aux Canadiens. Par exemple, nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel et de notre Plan d’affaires. Nous affichons aussi ces documents sur notre site Web pour nous assurer de la plus vaste distribution possible aux Canadiens.
Mesures
- Évaluation et analyse de la production de rapports sur la « disponibilité » – terminé
- Ébauche de formulations améliorées à utiliser dans les rapports et communications destinés au grand public – en cours
- Essais auprès de groupes de consultation sur des terminologies révisées et améliorées pour fin d’élaboration du concept de la «disponibilité » à achever en janvier 2010
- Utilisation de la nouvelle terminologie concernant le concept de « disponibilité » dans le Rapport annuel 2009-2010, le Plan d’affaires 2010-2011, le site internet d’Inforoute et les autres communications externes – sera en application en février 2010
- Conformément à l’Accord de financement avec le gouvernement fédéral la publication du Plan d’affaires sera disponible le 30 avril 2010
- Conformément à l’Accord de financement avec le gouvernement fédéral la publication du Rapport annuel sera disponible le 30 juin 2010
Responsables :
T. Hodge Premier vice-président, Stratégies d’investissement et Alliances –Plan d’affaires
M. Sheridan Chef de l’exploitation – Rapport annuel
K. Fergusson Vice-président, Affaires corporatives – Site internet et autres communications publiques externes
4.53 Recommandation :
Inforoute devrait revoir et renforcer ses contrôles de gestion visant la passation de
contrats de biens et de services afin de réduire les risques de différends contractuels.
Réponse d’Inforoute :
Nous convenons qu’il faut revoir et analyser nos pratiques actuelles pour renforcer nos contrôles de gestion. Les améliorations aux contrôles de gestion relativement à la signature des contrats seront en place à la fin de l’exercice 2009-2010. Nous ne payerons aucune facture à moins que le contrat ne soit signé en bonne et due forme et que le gestionnaire de projet d’Inforoute ait certifié que le produit ou le service a été livré comme prévu par l’entrepreneur.
Mesures
- Analyse des questions concernant les dates de signature de contrat telles que soulevées par le BVG – terminé
- Examen du déroulement et du contrôle du processus de signature de contrat à la lumière des points soulevés – terminé
- Développement des communications internes, messages informatifs et séances d’information en personne dans le but de sensibiliser les personnes aux risques associés au non-respect du processus de signature de contrat – en cours d’élaboration
- Virage dans les contrôles de gestion qui prévoit des points de vérification effectués par le Service d’approvisionnement plus tôt dans le processus afin de suivre de plus près la signature et le renouvellement des contrats,– en cours
- Système amélioré de communication et de notification d’acceptation de contrat à l’intention des fournisseurs pour éviter des différends concernant la date du début des travaux – mise en application à la mi-novembre 2009
- Émission d’avertissement 90 jours à l’avance de l’approche de la fin d’un contrat ou de la date de renouvellement d’un contrat,– en application
- Examen et évaluation d’outils supplémentaires améliorés pour la gestion des documents d’approvisionnement, en cours – analyse et mise en application à être complété au 31 mars 2010
Responsables
S. Rocque Chef des opérations financières
M. Desbiens Directeur de l’approvisionnement
4.55 Recommandation :
Inforoute devrait revoir les dispositions de sa politique sur la passation des contrats visant la modification et la prorogation des contrats afin d’assurer l’équité et la transparence du processus et la divulgation d’information au Conseil d’administration.
Réponse d’Inforoute :
Nous acceptons de revoir la politique en matière de contrats relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et de présenter les modifications proposées au Conseil afin de les faire approuver avant le 4e trimestre de l’exercice 2009-2010.
La politique d’Inforoute en matière de contrats, approuvée par le Conseil, vise à répondre aux conditions concurrentielles du marché ainsi qu’à l’ensemble de compétences souvent unique et rare requis pour la réalisation du mandat de la Société. La politique actuelle tient compte du nécessaire équilibre entre l’esprit de concurrence observé dans le marché, les exigences administratives de la Société et une attitude respectueuse dans la gestion des fonds publics. Nous respectons la politique actuelle relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et nous présentons ces modifications et prolongations au Conseil d’administration.
Mesures
- Analyse de la politique sur l’octroi de contrats à la lumière des observations et recommandations du Bureau du vérificateur général – terminé
- Une politique révisée a été élaborée selon les recommandations et a été approuvée par le Conseil d’administration d’Inforoute le 23 septembre 2009.
- Tenue de séances d’information à l’intention du personnel d’Inforoute. Politique révisée mise en vigueur le 7 octobre 2009
Responsables :
S. Rocque Chef des opérations financières
M. Desbiens Directeur de l’approvisionnement
4.68 Recommandation :
Pour assurer la reddition de comptes et la transparence, Inforoute devrait mieux documenter ses analyses sur les réalisations attendues des projets dans le but d’étayer les décisions liées au décaissement des fonds.
Réponse d’Inforoute :
Nous convenons qu’il y a place à amélioration en ce qui concerne la documentation des réalisations attendues, et la Société tentera d’améliorer la situation immédiatement. Nous nous appuierons sur le processus de documentation et la méthodologie d’approbation bien définis d’Inforoute pour l’approbation des réalisations attendues, notamment un processus de vérification des réclamations par des tiers, qui sert à évaluer la pertinence et l’efficacité des politiques, des contrôles et des systèmes en place pour la gestion des projets financés par Inforoute.
Mesures
- Analyse de la documentation actuelle et du processus d’approbation des livrables – terminé
- Mise à niveau du logiciel actuel de gestion des documents de la Société pour répondre aux besoins du nouveau processus – en cours
- Mise à l’essai de la documentation du nouveau processus dans une province ou région sélectionnée – en décembre 2009
- Formation du personnel sur le nouveau processus et les nouvelles exigences, en parallèle avec le projet pilote à achever en janvier 2010
- Mise en application complète du nouveau processus en février 2010
Responsables :
J. Burns Premier vice-président, Gestion des programmes d’investissement
J. Holden Directrice exécutive, GPI
4.74 Recommandation :
Pour veiller à ce que les normes visant les cinq systèmes de base d’un dossier de santé électronique soient mises en œuvre comme il se doit, Inforoute devrait obtenir des provinces et des territoires les résultats des tests de conformité portant sur les systèmes qu’elle financera, et obtenir l’assurance que les problèmes de non-conformité, s’il en est, seront réglés.
Réponse d’Inforoute :
Pour ce qui est de l’approbation de nouveaux investissements, et avec la collaboration des diverses administrations, nous convenons d’obtenir les résultats des tests de conformité des administrations portant sur les cinq principaux systèmes de dossiers de santé électroniques que nous financerons à l’avenir et d’obtenir l’assurance que les problèmes de non-conformité, s’il en est, seront résolus.
Nous reconnaissons qu’il y aura des variantes dans les exigences des systèmes et, en conséquence, dans les exigences relatives aux normes au sein des diverses administrations publiques. Les administrations ont le mandat et l’autorité de garantir la conformité et de procéder à des tests d’acceptation de leurs exigences particulières par les utilisateurs. Ce sont les administrations qui connaissent le mieux ces exigences et qui sont le mieux placées pour veiller à ce qu’elles soient respectées. Certaines disparités s’appliquent dans le contexte d’une modalité et ne requièrent aucune mesure particulière. D’autres disparités sont attribuables à des versions de maintenance différentes relatives à une norme utilisée par diverses administrations en fonction surtout de leur calendrier de mise en œuvre. Malgré les variantes dans la conformité aux normes, l’utilisation d’une norme dans une administration publique garantira l’interopérabilité dans cette administration.
L’interopérabilité pancanadienne est toujours possible, et les différences dans les normes peuvent être atténuées. Il faut :
- s’assurer que la même norme est utilisée pour l’interopérabilité inter-administrations
- procéder à un mappage pour tenir compte des différences dans l’application des normes. Inforoute croit que cela est non seulement faisable, mais pratique et rentable.
Mesures
- Examen et évaluation de la recommandation – terminé
- Critères d’assurance de conformité là où des normes sont requises pour que le projet soit financé – en cours d’élaboration
- Actualisation des ententes contractuelles et juridiques pour y intégrer la documentation sur la conformité avec les normes requises – en cours
- Établissement d’un jalon de paiement par étapes pour le versement des fonds en fonction de la confirmation du respect des normes ou de la résolution des problèmes de non-respect des normes – en cours
- Mise en application de la recommandation en commençant par l’approbation du premier projet de base sur le DSE
Responsables :
D. Giokas Chef de la technologie – Cadre de travail et données
J. Burns Premier vice-président, Gestion des programmes d’investissement
I. Kozina Avocate en chef
4.88 Recommandation :
Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens reçoivent des renseignements suffisants sur les progrès accomplis, Inforoute devrait faire rapport sur la mesure dans laquelle les systèmes des dossiers de santé électroniques ont été adoptés par les professionnels de la santé et sont conformes aux normes.
Réponse d’Inforoute :
Nous acceptons la recommandation, reconnaissant toutefois que la mise en œuvre et la disponibilité de la solution doivent être réalisées avant que les prestateurs de soins de santé puissent les adopter. La mise en œuvre complète de ces importantes initiatives prend souvent de 24 à 36 mois.
Inforoute, conjointement avec les administrations publiques, s’efforcera d’évaluer dans quelle mesure les systèmes de DSE ont été adoptés par les prestateurs de soins de santé. En outre, Inforoute travaillera avec les administrations à l’élaboration d’un rapport sur le respect des normes.
Mesures pour l’établissement de rapports sur l’adoption
- La définition actuelle de l’adoption tend à promouvoir le déploiement de systèmes utilisables. Les projets définissent les jalons payables conformément aux critères d’adoption spécifiés.
- Les systèmes de suivi des paiements par rapport à l’adoption sont en place.
- L’analyse des meilleurs moyens de présenter au grand public les objectifs d’adoption ainsi que les paiements connexes est présentement en cours.
- Le premier rapport sur les principales cibles d’investissement par rapport à l’adoption sera intégré au Rapport annuel 2009-2010 et sera amélioré dans le Rapport annuel 2010-2011.
Responsables
J. Burns Premier vice-président, Gestion des programmes d’investissement – Éléments de données
M. Sheridan Chef de l’exploitation – intégration au Rapport annuel 2009-2010
K. Fergusson Vice-président, Affaires corporatives, site internet et autres communications publiques externes
Mesures pour l’établissement de rapports sur la conformité avec les normes
- Cadre et catégories pour l’établissement de rapports sur la conformité aux normes – terminé
- Collecte de données et d’information pour documenter le cadre – en cours
- Processus de suivi et de mise à jour du cadre – en cours d’élaboration
- Premier rapport à intégrer au Rapport annuel 2009-2010, et à chaque année par la suite
Responsables :
D. Giokas Chef de la technologie – Cadre et données
M. Sheridan Chef de l’exploitation – intégration au Rapport annuel 2009-2010
4.90 Recommandation :
Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens disposent d’information suffisante sur les progrès réalisés, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux résultats attendus et expliquer tout écart.
Réponse d’Inforoute :
Nous convenons de faire rapport sur les écarts entre les résultats attendus et les réalisations relativement aux objectifs du dossier de santé électronique dans nos rapports publics en commençant avec le Rapport annuel 2009-2010.
Nous nous appuierons sur la façon dont la Société fait actuellement état des résultats attendus et du rendement réel dans son Rapport annuel (dans la section intitulée : « Produire des résultats : Rendement par rapport aux objectifs »). Nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel et de notre Plan d’affaires. L’an dernier, nous avons entrepris une initiative (que nous planifions répéter chaque année) visant à fournir aux députés et aux sénateurs les fiches d’information des diverses administrations publiques expliquant les progrès du DSE dans leurs régions respectives.
Mesure
- La Société produira un rapport sur les écarts entre les résultats escomptés et les réalisations associées au progrès et à la variation dans les objectifs établis du DSE, à partir de rapports existants, en commençant par son Rapport annuel 2009-2010.
Responsables :
T. Hodge Premier vice-président, Stratégies d’investissement et Alliances –Plan d’affaires
J. Burns Premier vice-président, Gestion des programmes d’investissement
M. Sheridan Chef de l’exploitation – intégration au Rapport annuel 2009-2010
4.93 Recommandation :
Pour veiller à ce que le Parlement et les Canadiens disposent d’informations suffisantes sur les progrès réalisés, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats obtenus par rapport aux cibles de rendement établies pour chacun des systèmes de base des dossiers de santé électroniques.
Réponse d’Inforoute :
Nous acceptons cette recommandation. La Société devra terminer le travail qu’elle a entrepris auprès des administrations publiques tant sur la disponibilité des données que sur leur qualité afin que les rapports qui s’ensuivent soient exacts. Nous miserons sur la façon dont la Société fait actuellement rapport sur la valeur, les avantages et le progrès que représentent les systèmes de dossiers de santé électroniques pour les Canadiens; elle le fait par des efforts soutenus en matière de relations proactives avec les médias, par la production de documents institutionnels, par l’intranet et par des centaines de présentations et de conférences publiques.
Mesures
- Inforoute a défini ses cibles de rendement concernant ses programmes d’investissement dans son Plan d’affaires approuvé par son Conseil d’administration. Ces cibles établiront la ligne de base pour les rapports futurs.
- L’élaboration d’un cadre d’établissement de rapports est terminée.
- Une évaluation de la disponibilité et de la qualité des données est en cours.
- L’examen des échéanciers d’établissement de rapports et de la confirmation des mises à jour de données auprès des administrations publiques et autres fournisseurs de données est en cours.
- Les processus et systèmes pour faciliter le suivi et la mise à jour des rapports sont en cours d’élaboration.
- Les premiers rapports utilisant ces données seront disponibles dans le Rapport annuel 2009-2010 et seront améliorés et mis à jour dans le Rapport annuel 2010-2011.
Responsables :
J. Burns Premier vice-président, Gestion des programmes d’investissement – données et structure des rapports
M. Sheridan Chef de l’exploitation – intégration au Rapport annuel 2009-2010
T. Hodge Premier vice-président, Stratégies d’investissement et Alliances –intégration au Plan d’affaires de la Société, au besoin
K. Fergusson Vice-président, Affaires corporatives, intégration au site internet autres rapports externes, au besoin
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