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Observations/Suggestions
des pairs — Mai 2010
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Réponses et mesures
prévues par le BVG
Juin 2010
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Responsable
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État de mise en œuvre en
date de septembre 2010
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État de la mise en œuvre
en mars 2011
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Vérifications annuelles
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Évaluation des risques
Recommandation :
Nous
recommandons de mettre davantage l’accent sur la mise en œuvre de l’étape de
l’évaluation des risques, dans le cadre de la planification des vérifications
annuelles, de façon à délimiter la nature et l’étendue des procédures de
vérification qui suivront. (paragraphe 59)
Secteurs que
l’équipe internationale de pairs suggère d’améliorer :
·
Les
facteurs à considérer pour la vérification informatique n’étaient pas bien
intégrés à la planification des équipes. (paragraphe 55)
·
La
stratégie d’évaluation des risques de fraude variait selon les dossiers de
vérification et, dans certains cas, elle ne concordait pas de façon manifeste
avec les exigences prévues dans les normes de vérification applicables.
(paragraphe 56)
·
Des
problèmes qui concernaient l’exhaustivité et la cohérence des conclusions
visant les composantes du contrôle interne ont été relevés.
(paragraphe 57)
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Recommandation acceptée. Il
s’agit là d’un défi constant pour le Bureau. Nos revues internes des
pratiques ont également permis de constater que des améliorations étaient
nécessaires à cet égard. Le Conseil de direction du Bureau prendra les
mesures qui s’imposent pour garantir que les méthodes de vérification du
Bureau sont entièrement respectées en pratique. Nous prévoyons relever ce
défi en deux temps. Premièrement, nous avons communiqué, à titre
provisoire, des directives pour aider les vérificateurs à améliorer les liens
entre nos évaluations des risques et la stratégie de vérification tant prévue
qu’appliquée. Ces directives favorisent également une plus grande
participation des cadres supérieurs responsables des vérifications à l’étape
de la planification (y compris l’évaluation des risques). Deuxièmement,
nous accorderons une attention particulière à cette question dans le cadre de
notre projet de renouvellement des méthodes d’audit (RMA). Ce projet prévoit
l’examen et la mise à jour de nos méthodes de vérification, des outils de
vérification connexes, des listes de contrôle et du programme de formation.
Il comprend également un volet consacré à la gestion des changements afin de
garantir la mise en pratique de nos méthodes. Le projet de renouvellement des
méthodes d’audit devrait se terminer en décembre 2011. Les progrès
réalisés pour donner suite à cette recommandation seront évalués par le
Conseil de direction et dans le cadre de notre programme permanent de
revue des pratiques.
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Voir
les détails du plan d’action ci-bas
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Nous
sommes dans les délais pour mener à bien le projet RMA d’ici décembre 2011.
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Nous
avons apporté les changements nécessaires pour nous assurer que nos méthodes
sont entièrement conformes aux nouvelles Normes canadiennes d’audit et
nous avons donné la formation nécessaire aux auditeurs concernés.
Contrairement à ce qui était prévu, l’adoption de directives supplémentaires
et la prestation d’une formation connexe auront été menées à terme d’ici le
31 décembre 2012. Ce retard est attribuable au fait que la
documentation est très volumineuse et qu’il faut plus de temps que prévu pour
l’adapter à nos méthodes.
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·
Il
était difficile de comprendre les liens entre le processus d’évaluation des
risques et la stratégie prévue, les affirmations pertinentes, les procédures
d’exécution et les tests. (paragraphe 57)
·
La
revue des pratiques a aussi permis de relever des cas où les procédures
d’évaluation des risques n’avaient pas été entièrement appliquées, notamment
pour les fonctions de la paye imparties. (paragraphe 57)
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Mesures
particulières
·
Nous
avons lancé un projet visant à mieux intégrer les travaux de vérification
informatique aux travaux de planification, d’examen et d’établissement de
rapports. Ce projet sera terminé d’ici septembre 2010 et des mesures
seront mises en œuvre dès l’automne 2010 pour les vérifications portant
sur les exercices clos à compter du 31 décembre 2010.
·
À
l’automne 2009, nous avons communiqué à nos vérificateurs des directives
supplémentaires en matière de vérification pour les aider à documenter les
procédures d’évaluation des risques.
·
Plus
précisément, pour l’évaluation des risques reliés à la fraude et aux
contrôles internes, nous avons fourni des directives supplémentaires de
vérification à nos vérificateurs à l’automne 2009 pour les aider à
évaluer et à documenter ces risques dans le cadre de leurs travaux.
·
Le
Bureau a également diffusé, en mai 2010, des listes de contrôle pour
encadrer la participation des cadres supérieurs et la documentation des
vérifications.
·
Nous
rappellerons aux praticiens d’utiliser ces directives et aux responsables de
la revue des dossiers de vérification de s’assurer que les praticiens ont
documenté entièrement et correctement leur conformité aux normes de
vérification et de certification du Canada. À cet égard, nous offrirons de la
formation en vérification, des séances d’information au cours de la rencontre
destinée au personnel de septembre 2010, et d’autres forums.
·
Enfin,
nous accorderons une plus grande attention à cette question dans le cadre de
notre projet de renouvellement des méthodes d’audit (RMA) qui est déjà
en cours et se terminera d’ici décembre 2011.
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VGA
responsable des vérifications informatiques/ Responsable de produit
VGA
responsable des vérifications informatiques/ Responsable de produit
VGA,
Direction des méthodes professionnelles/Responsable de produit/Tous les VGA
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Une
stratégie et des mesures visant à favoriser une meilleure intégration des
travaux de vérification informatique dans les vérifications d’attestation ont
été approuvées et les travaux ont débuté pour la vérification d’états
financiers des exercices clos à compter du 31 décembre 2010.
Terminé
Terminé
Terminé
La
formation sur les Normes canadiennes d’audit (NCA) se déroule actuellement
pour les praticiens. De plus, la bibliothèque des feuilles de travail
électroniques de TeamMate a été mise à jour afin de la rendre conforme aux
NCA. Elle contient désormais des directives plus précises sur l’évaluation
des risques et les étapes d’audit correspondantes.
Nos
méthodes de vérification annuelle à cet égard ont été mises à jour et une
formation a été donnée et continuera à être donnée.
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Une
nouvelle politique exigeant l’intervention d’un spécialiste de l’audit des TI
pour tous les audits importants et complexes a été approuvée. La mise en
œuvre de la politique et du plan d’action connexe est en voie de réalisation
et fera partie des activités courantes.
Terminé
Terminé
Terminé
Terminé
D’ici
décembre 2012, des directives supplémentaires auront été adoptées et une
formation liée aux méthodes d’audit des états financiers aura été donnée.
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Documentation
Recommandation :
Pour
que le Bureau du vérificateur général du Canada puisse se conformer à
l’exigence relative à la documentation d’information suffisante et appropriée
dans le cadre de ses vérifications annuelles, nous lui recommandons de
souligner à son personnel la nécessité de documenter l’information
nécessaire, dans les feuilles de travail électroniques, afin de démontrer que
les normes et les politiques du BVG applicables ont été respectées.
(paragraphe 67)
Secteurs que l’équipe d’examen des pairs
suggère d’améliorer :
·
Un
certain nombre des dossiers de vérification examinés contenaient des feuilles
de travail électroniques qui ne comportaient pas suffisamment d’information
pour permettre à un vérificateur d’expérience de confirmer que l’étendue des
procédures de vérification appliquées était suffisante pour étayer les
jugements et les conclusions consignés dans le dossier.
(paragraphe 63/76)
·
Les
lacunes dans la documentation semblent indiquer qu’il y a des problèmes à la
fois avec la préparation et la révision, en temps opportun, des feuilles de
travail. (paragraphe 63/76)
·
Il
a été observé qu’à l’occasion, le Sommaire de l’approbation du rapport avait
été révisé après la présentation initiale du rapport de vérification au
signataire et que rien ne permettait de croire que le rapport avait été
examiné avant sa parution. (paragraphe 64)
·
Les
erreurs non corrigées relevées n’ont pas été correctement recueillies,
documentées et communiquées dans le Sommaire de l’approbation du rapport pour
une des vérifications annuelles importantes du BVG. (paragraphe 66)
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Recommandation acceptée. Nos
revues internes des pratiques ont également signalé la nécessité d’améliorer
la documentation de nos vérifications. Le Conseil de direction du Bureau
prendra les mesures qui s’imposent pour garantir que les méthodes de
vérification du Bureau sont entièrement respectées en pratique. Nous
prévoyons relever ce défi en deux temps. Premièrement, nous avons communiqué,
à titre provisoire, des directives pour aider les vérificateurs à faire en
sorte que l’information consignée dans les feuilles de travail électroniques
soit suffisante et appropriée. Les directives prévoient également une plus
grande participation des cadres supérieurs chargés des vérifications à
l’examen en bonne et due forme des dossiers de vérification. Deuxièmement,
nous accorderons une plus grande importance à la préparation d’une
documentation de vérification suffisante et appropriée dans le cadre de notre
projet de renouvellement des méthodes d’audit (RMA). Ce projet prévoit
l’examen et la mise à jour de nos méthodes de vérification, des outils de
vérification connexes, des listes de contrôle et du programme de formation,
et il comprend un volet consacré à la gestion des changements afin de
garantir la mise en pratique de nos méthodes. Le projet de renouvellement des
méthodes d’audit devrait se terminer en décembre 2011. Les progrès
réalisés pour donner suite à cette recommandation seront évalués par le
Conseil de direction et dans le cadre de notre programme permanent de revue
des pratiques.
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Voir
les détails du plan d’action ci-bas
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Nous
sommes dans les délais pour mener à bien le projet RMA d’ici décembre 2011.
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Nous
avons apporté les changements nécessaires pour nous assurer que nos méthodes
sont entièrement conformes aux nouvelles Normes canadiennes d’audit et
nous avons donné la formation nécessaire aux auditeurs concernés.
Contrairement à ce qui était prévu, l’adoption de directives supplémentaires
et la prestation d’une formation connexe auront été menés à terme d’ici le
31 décembre 2012. Ce retard est attribuable au fait que la
documentation est très volumineuse et qu’il faut plus de temps que prévu pour
l’adaptater à nos méthodes.
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Mesures
particulières
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·
En
mai 2010, nous avons communiqué à nos vérificateurs des directives de
vérification supplémentaires pour mieux assurer la préparation d’une
documentation suffisante et appropriée des vérifications dans nos feuilles de
travail électroniques. De plus, le Bureau a diffusé des listes de contrôle
sur la participation des cadres supérieurs et la documentation des
vérifications.
·
Afin
de mieux aider nos vérificateurs à recueillir, à documenter et à communiquer
les erreurs non corrigées détectées dans le cadre de leurs vérifications,
nous renforcerons les exigences à cet
égard dans la cadre de nos formations d’ici à ’automne 2010.
·
Nous
rappellerons aux praticiens d’utiliser cette directive et aux responsables de
la revue des dossiers de vérification de s’assurer que les praticiens ont
documenté entièrement et correctement leur conformité aux normes de
vérification et de certification du Canada. À cet égard, nous offrirons au
besoin de la formation en vérification, des séances d’information au cours de
la rencontre destinée au personnel de septembre 2010, et d’autres
forums.
·
D’ici
l’été 2010, nous mettrons en place un tableau normalisé sur la suite à donner
aux questions soulevées par le signataire au cours de la réunion de
signature. Ce tableau devra être rempli pour toutes les vérifications.
·
Enfin,
nous accorderons une plus grande attention à cette question dans le cadre de
notre projet de renouvellement des méthodes d’audit (RMA), qui est déjà en
cours et se terminera d’ici décembre 2011.
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VGA, Direction des
méthodes professionnelles/Responsable de produit
VGA, Direction des
méthodes professionnelles/Responsable de produit/Tous les VGA
VGA, Direction des
méthodes professionnelles / Responsable de produit
VGA, Direction des
méthodes professionnelles / Responsable de produit / Tous les VGA
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Terminé
Des
directives complémentaires sur l’évaluation des erreurs et les
échantillons de vérifications ont été communiquées aux praticiens dans
le cadre de la formation sur la mise en œuvre des NCA qui est actuellement
donnée. De plus, l’évaluation des erreurs et les échantillons de vérification
sont deux des secteurs prioritaires recensés qui seront abordés dans les
nouvelles directives sur les méthodes.
Les
praticiens suivent actuellement la formation sur les NCA. De plus, la
bibliothèque des feuilles de travail électroniques de TeamMate a été mise à jour
afin de la rendre conforme aux NCA. Elle contient désormais des directives
plus précises sur la documentation à inclure.
Terminé
Nos
méthodes de vérification annuelle dans ce secteur ont été mises à jour et une
formation a été donnée et continuera à être donnée.
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Terminé
Terminé
Terminé
Terminé
D’ici
décembre 2012, des directives supplémentaires auront été adoptées
et une formation liée aux méthodes d’audit des états financiers aura été
donnée.
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Rapports à la direction
Envisager d’établir
un système de classement pour répartir les constatations des vérifications
annuelles en fonction des risques qu’elles posent pour l’entité vérifiée et
de se servir de ce classement pour déterminer les questions qui devraient
être officiellement communiquées aux parties prenantes. Cette approche
favoriserait la cohérence des rapports présentés aux comités
de vérification et permettrait également de porter à l’attention de la
direction les questions que le BVG considère comme étant les plus
importantes. (paragraphe 75)
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Un projet a été
lancé afin de nous permettre d’envisager l’établissement d’un système de
classement pour répartir les constatations des vérifications annuelles
en fonction des risques qu’elles posent pour l’entité vérifiée et de
nous servir de ce classement pour déterminer les questions qui devraient être
officiellement communiquées aux parties prenantes. Une décision sera prise à
ce sujet d’ici l’automne 2010.
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Responsable
de produit
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Une
politique a été rédigée et distribuée aux parties prenantes pour recueillir
leurs commentaires.
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Une
nouvelle politique/un nouveau guide seront publiés d’ici le
printemps 2011.
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Vérification
de gestion / Examens spéciaux
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Amélioration des
rapports
Nous
reconnaissons que le BVG a une politique favorisant la publication de
rapports concis. Dans ce contexte, nous sommes d’avis que ces rapports
pourraient être améliorés en étoffant le contexte présenté sur le sujet, le
projet ou le programme vérifié ou examiné et en expliquant les répercussions
possibles des constatations. Dans la plupart des cas, nous croyons que la
présentation d’un contexte plus étoffé ne devrait pas rallonger de beaucoup
les rapports. (paragraphe 73)
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Vérification de gestion :
D’ici
l’automne 2010, nous examinerons et mettrons à jour, au besoin, nos
directives sur la rédaction des rapports afin de veiller à ce que les sujets
de nos vérifications soient décrits dans le contexte élargi de l’organisation
vérifiée. Afin de mieux expliquer les répercussions de nos constatations
(« les conséquences »), nous avons commencé à mettre en
œuvre un plan d’action en février 2010 qui devrait prendre fin au cours
de l’année.
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VGA, Direction des
méthodes professionnelles / Responsable de produit
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Des
directives sur la communication d’un contexte adéquat ont été élaborées et
présentées aux réviseurs et aux équipes qui travaillaient sur des
vérifications en septembre. La mise en œuvre des mesures prévues visant
à mieux expliquer les répercussions de nos constatations, suit le calendrier
établi, et est presque complétée.
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Terminé
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De plus, l’examen
par les pairs de 2004 avait suggéré d’améliorer la présentation des rapports
en utilisant des graphiques et des tableaux pour présenter des données
numériques complexes, et des notes en bas de page pour indiquer les sources
des éléments probants. Nous considérons que cette suggestion est toujours
valable. (paragraphe 38/73)
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Étant
donné que le recours à des éléments graphiques en vue d’améliorer la clarté
des rapports est une priorité constante du Bureau, nous examinerons des
moyens d’encourager le recours à des éléments graphiques dans le cadre de
séances d’information auprès des équipes de vérification et de séances de
formation pour les réviseurs d’ici l’automne 2010.
Nous
avons examiné la suggestion qui nous a été faite d’utiliser des notes en bas
de page, mais nous ne pensons pas que ces notes seraient utiles.
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Responsable
de produit/ Directrice principale des Communications
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Des
séances d’information ont été organisées pour les équipes qui travaillent
actuellement sur des vérifications. Les réviseurs ont été invités à proposer
l’ajout de graphiques aux rapports, lorsque cela pourrait améliorer la clarté
du message.
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Terminé
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Les rapports
d’examen spécial n’expliquaient pas toujours les raisons pour lesquelles
certains moyens et méthodes (ou certaines composantes des moyens et des
méthodes) avaient été retenus aux fins de l’examen détaillé, même si cette
information avait été communiquée aux conseils d’administration des
sociétés concernées dans le plan d’examen. De même, certains rapports
n’expliquaient pas clairement la concordance entre les constatations et les
conclusions formulées pour chacun des moyens et chacune des méthodes
examinés, d’une part, et l’ensemble des moyens et des méthodes de la société,
d’autre part. Il serait utile, pour aider les lecteurs à mieux comprendre les
rapports, d’expliquer ce qu’est une « lacune importante ».
(paragraphe 39)
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Examens spéciaux :
En
avril 2010, nous avons diffusé des directives sur la rédaction des
rapports d’examen spécial qui portaient sur :
a)
l’importance
de bien poser le contexte dans le rapport d’examen spécial;
b)
les
raisons pour lesquelles les moyens et les méthodes ont été retenus aux fins
de l’examen;
c)
les
raisons pour lesquelles les constatations doivent correspondre aux
conclusions formulées.
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Terminé
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Terminé
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Dorénavant, nous
ajouterons une explication sur l’expression « lacune importante »
dans tous les rapports d’examen spécial.
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Terminé
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Terminé
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Gestion des dossiers de vérification électroniques
Le programme
informatique de gestion des vérifications n’a pas toujours été utilisé par
les équipes de vérification de gestion. Par ailleurs, nous avons constaté que
même lorsque le logiciel était utilisé, il n’était pas appliqué de façon
uniforme et qu’il y avait des différences considérables dans la structure et
l’organisation des dossiers électroniques. (paragraphe 43)
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En mars 2010, le
système de gestion des dossiers électroniques a été revu, des directives ont
été émises et une formation a été offerte aux vérificateurs de gestion afin
de régler les problèmes concernant l’uniformité dans l’application des
systèmes, la structure et l’organisation des dossiers électroniques. Le
Bureau a communiqué de nouveau qu’il était obligatoire d’utiliser le système
de gestion des dossiers électroniques.
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Terminé
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Terminé
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En ce qui concerne
les examens spéciaux, il a été difficile de suivre la piste de vérification
(les éléments probants) dans les feuilles de travail électroniques sans
l’aide de l’équipe de vérification, même si les éléments probants appropriés
étaient consignés en dossier. (paragraphe 43)
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D’ici
l’automne 2010, l’importance de bien organiser les dossiers de
vérification et les feuilles de travail sera abordée au sein de chacune des
équipes de vérification dans le cadre de cours de formation, de séances
d’information du personnel et d’autres forums.
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Responsable de
produit / Tous les VGA
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En cours. L’outil informatique de gestion des feuilles de
travail a été remanié et récemment lancé.
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Terminé
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Toutes les pratiques de vérification
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Conception du Système de gestion de la qualité (SGQ)
Nous sommes d’avis
qu’il est possible d’améliorer la conception du SGQ. Le SGQ des vérifications
de gestion pourrait, par exemple, supprimer certains des sous-éléments qui se
chevauchent. De plus, la cohérence de l’étendue des critères et leur
formulation pourraient être améliorées pour les trois SGQ auxiliaires.
Nous avons constaté que certains instruments clés qui appuient le SGQ, par
exemple les politiques qui se rapportent à l’élément « Gestion de la
vérification » dans le SGQ des vérifications annuelles, pourraient être
révisés afin de mieux concorder avec les normes de vérification. (paragraphe 26)
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Ces questions
seront réglées au fur et à mesure que nous élaborerons un seul Système de
gestion de la qualité pour toutes les pratiques de vérification. Le nouveau
Système de gestion de la qualité sera prêt d’ici décembre 2011.
Dans
le cadre du projet RMA visant à actualiser nos méthodes d’audit, duquel il
est fait mention dans l’introduction du présente document, nous examinerons
et réviserons, au besoin, toutes les politiques en matière de vérification, y
compris celles qui concernent la gestion de la vérification, d’ici l’automne
2011. Nous feront en sorte qu’elles soient conformes, à tous les égards
importants, aux normes de vérifications et de certification du Canada.
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VGA, Direction des
méthodes professionnelles / Responsables de produit
VGA,
Direction des méthodes professionnelles / Responsables de produit
|
En
cours. Nous sommes dans les délais pour mener à bien le projet RMA d’ici
décembre 2011, y compris ce volet du projet RMA.
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L’amélioration
du Système de gestion de la qualité (SGQ) progresse. L’élaboration d’un seul
SGQ qui s’appliquera à toutes les pratiques d’audit du Bureau progresse
conformément à ce qui était prévu. Le SGQ sera terminé en décembre 2011,
à l’exception de certains éléments liés aux audits des états financiers, qui
seront parachevés d’ici décembre 2012.
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Amélioration
continue
Nous
suggérons au BVG d’élaborer et de mettre en œuvre un processus plus rigoureux
et systématique afin de veiller à ce que les leçons tirées des vérifications,
des sondages menés auprès des parties prenantes et des revues des pratiques
soient identifiées, consignées et diffusées. Pour bien faire, ces leçons
devraient être intégrées aux programmes de formation et de perfectionnement,
ainsi qu’aux méthodes et directives de vérification et d’examen.
(paragraphe 71)
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Une
approche plus systématique pour consigner en dossier les améliorations en
continu et prendre les mesures qui s’imposent sera instaurée. Le
premier volet de cette approche entrera en vigueur
d’ici l’hiver 2011, et l'approche sera entièrement mise en œuvre
d’ici l’automne 2011.
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Dirigeant
principal de l’information / VGA, Direction des méthodes
professionnelles / VGA, Services corporatifs
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Nous
sommes dans les délais et devrions respecter les échéances établies.
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En
janvier 2011, un processus systématique général ainsi que les
responsabilités connexes ont été définis et approuvés. Des éléments du
processus ont été mis en œuvre et les autres éléments qui restent le seront
d’ici le printemps 2011.
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Revue des pratiques
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Présentation de renvois dans les travaux de
vérification
Nous sommes d’avis
que des renvois plus détaillés entre les programmes de revue des pratiques et
les feuilles de travail des vérifications ou des examens favoriseraient
l’optimisation de l’évaluation des revues des pratiques. (paragraphe 47)
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Le prochain cycle
de revues des pratiques, qui s’amorcera à l’été 2010, comprendra la
présentation de renvois plus détaillés aux feuilles de travail et à des
observations précises.
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Terminé.
Les programmes de revue des pratiques ont été examinés et des consignes ont
été données aux examinateurs.
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Terminé
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