Recommandations de la vérificatrice générale

Progrès

2.37 Le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devraient améliorer leurs directives sur la coordination de portefeuille, en veillant à bien définir leurs attentes et à les communiquer clairement aux ministères et aux entités de leur portefeuille.

Réponse du gouvernement: 7 octobre 2009

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) partage le point de vue de la vérificatrice générale quant à l’importance d’une coordination efficace de portefeuille. Depuis 2003, le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) est le principal outil qu’utilise le SCT pour évaluer la coordination de portefeuille, établir ses attentes et obtenir la participation des ministères et organismes afin d’améliorer les pratiques en la matière. En consultation avec les ministères de son portefeuille, le SCT a rédigé un guide qui comprend des directives utiles sur la coordination de portefeuille. Plus précisément, le guide vise à appuyer l’évaluation annuelle de la coordination de portefeuille effectuée par le Secrétariat par l’entremise du CRG.
Dans la réponse de sa direction, le SCT a accepté les recommandations du BVG visant l’élaboration et le respect d’un plus grand nombre de directives sur la coordination de portefeuille afin de renforcer les efforts déployés afin de s’assurer que les attentes de principe sont bien définies et communiquées aux ministères et entités de son portefeuille.
En 2009, le Bureau du Conseil privé a fourni aux administrateur généraux et aux différentes entités de portefeuille des directives plus détaillées sur les principes de coordination de portefeuille dans le cadre de la distribution générale des documents concernant l’appareil gouvernemental et la gouvernance.
Le SCT a continué de travailler sur son guide, « Coordination: MAF Expectations and Best Practices » à l’intention des sous-ministres de portefeuille et leur ministère, et des séances de consultation se poursuivent avec les ministères et les organismes centraux du portefeuille. Une fois ces séances terminées, et les approbations nécessaires reçues, le SCT publiera et distribuera ce guide.

Progrès accomplis entre octobre et décembre 2009

Le SCT et le BCP sont à mettre la dernière touche au guide à l’intention des sous-ministres de portefeuille et de leurs ministères.

2.45 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait s'assurer que l'évaluation de la gestion et du contrôle financiers des petites entités, fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion, s'appuie sur de l'information suffisante et appropriée.

Réponse du gouvernement: 7 octobre 2009

Un certain nombre d’étapes ont été entreprises pour renforcer la gestion et le contrôle financiers au sein du gouvernement fédéral.

L’ensemble complet de politiques en matière de gestion financière fait l’objet d’un examen et d’un renouvèlement afin de simplifier l’ensemble des règles, tout en assurant la transparence et le renforcement de la gestion financière. Depuis le 1er avril 2009, une nouvelle Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et Politique sur le contrôle interne ont été approuvées. Ces politiques clarifient les rôles et les responsabilités des administrateurs généraux et des dirigeants principaux des finances (DPF) en matière de gestion et de contrôle financiers. La nouvelle politique sur la gouvernance financière, et les lignes directrices connexes sur les qualifications des DPF, clarifient les responsabilités et les attentes pour les agents supérieurs financiers à l’échelle du gouvernement.

Un certain nombre de modifications ont été apportées aux évaluations du CRG de 2007 afin d’améliorer la qualité des renseignements disponibles et les méthodes d’évaluation. Un sondage a été créé afin de recevoir de la rétroaction de tous les ministères sur la façon dont certaines politiques importantes de gestion financière étaient appliquées. Ces renseignements ont servi à tirer les conclusions de vérifications internes et des vérifications du BVG quant au premier indicateur du respect de la politique en matière de gestion financière. D’autres indicateurs ont été élargis afin d’y inclure des éléments comme le renforcement des capacités et l’innovation en matière de gestion financière. Ces indicateurs permettent d’améliorer les évaluations de 2008 du CRG.

Progrès accomplis entre octobre et décembre 2009

Des lignes directrices additionnelles ont été développées par le SCT pour aider les 10 micro organismes qui seront évalués dans le cadre de la ronde VII du CRG.  Ces lignes directrices contribueront à réduire le fardeau du CRG sur ces organismes.

2.60 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada devraient inclure dans leurs plans des mesures permettant de régler de façon satisfaisante le problème du fardeau des rapports pour les petites entités. Les plans devraient préciser les résultats prévus, les échéanciers et les indicateurs de rendement.

Réponse du gouvernement: 7 octobre 2009

Tel qu’indiqué dans la réponse de sa direction, le Secrétariat du Conseil du Trésor s'engagent à alléger les exigences en matière de rapports de tous les ministères et organismes, y compris les petites entités.  Le SCT adopte différentes mesures pour réduire le fardeaux des rapports, en tenant compte des risques, le rendement et la nécessité d’une surveillance efficace.
Renouvellement de l’ensemble de politiques
À la fin de l’exercice 2008-2009, plus de 50 % des 180 politiques du CT ont été annulées par l’entremise du renouvellement de l’ensemble de politiques. Cela a permis de réduire de 27 % le nombre de politiques concernant les exigences en matière de rapports.
Pour maintenir ces réductions, et selon les conseils du Comité consultatif des sous- ministres adjoints (SMA) sur la consolidation des rapports gouvernementaux, le SCT est en voie de rédiger des principes pour la présentation de rapports afin d’aider les décideurs à améliorer l’efficience, la clarté et la pertinence des exigences en matière de rapports reliées aux instruments de politique du SCT. À la lumière de ces principes, les centres de politique pourront décider si certaines exigences en matière de rapports doivent être appliquées à tous les ministères et organismes, en tenant compte des risques et de la capacité organisationnelle de chacun. On devrait avoir une version définitive dans le courant de l’hiver 2009.
Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)
Une évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion a été effectuée en 2009. On y recommandait de s’assurer que le CRG demeure efficace, efficient et pertinent afin d’appuyer de rendement de la gestion et la capacité au sein des ministères et organismes fédéraux. Une nouvelle approche simplifiée, qui est mieux harmonisée aux besoins, aux capacités et aux défis des organisations fédérales individuelles et qui en tient mieux compte, est en voie d’être adoptée afin de favoriser l’ordre du jour de la direction. Cela permettra de réduire le fardeau redditionnel car l’approche conçue à l’origine pour tous sera maintenant axée sur les risques propres aux ministères selon, par exemple, leur rendement et leurs antécédents. Elle permettra de réduire le montant des ressources nécessaires pour fournir des preuves et effectuer des évaluations, tout en assurant l’intégrité et la pertinence des résultats du CRG. Cela entraînera une réduction de 30 % dans le nombre de documents requis pour la prochaine ronde des évaluations du CRG. Au cours d’une période de deux ans, on prévoit que le nombre de documents requis sera réduit de 65 %.
En consultation avec les petites entités fédérales, d’autres efforts seront déployés pour personnaliser le CRG selon leur conjoncture. Le cycle actuel de trois ans pour l’évaluation des petits organismes sera maintenu. De plus, des domaines de gestion qui ne sont pas très pertinents au mandat et aux activités de l’organisation ne seront pas évalués. On prévoit que cette approche entraînera une réduction du fardeau redditionnel pour les petits organismes; le pourcentage exact de cette réduction sera établi à la fin du prochain cycle du CRG, au printemps 2010.
Politique d’évaluation
La politique d’évaluation de 2009 clarifie la différence entre les petits et les grands ministères et donc, reconnaît que ces deux types d’organisations doivent être traités de façon différente, surtout en ce qui a trait aux rapports qu’elles doivent produire. La nouvelle politique indique que les petits ministères et organismes (tels qu’ils sont définis à l’annexe A de la politique) ne sont actuellement pas tenus de respecter la plupart des exigences comprises dans la politique, dont :

• l’exigence d’évaluer le champ d’application de toutes les dépenses directes de programmes qui dépassent celles des programmes faisant l’objet de l’exigence législative de l’article 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques
• le sous-ministre est responsable d’établir le champ d’application approprié selon les besoins du ministère ou de l’organisme;
• les exigences en matière de compétences que doivent détenir les responsables des évaluations;
• l’exigence de former un comité ministériel d’évaluation;
• l’exigence de dresser un plan d’évaluation ministérielle annuel.

Rapports sur le rendement
Le nouveau modèle pour les Rapports ministériels sur le rendement et les Rapports sur les plans et les priorités rend ces rapports plus concis, plus efficaces et mieux axés sur les résultats. Cela devrait diminuer les efforts que doivent déployer les petites entités pour produire ces rapports sur le rendement. Les Rapports sur les plans et priorités 2009‑2010, déposés au Parlement en mars 2009, étaient produits selon le nouveau modèle. Celui-ci sera également utilisé pour les Rapports ministériels sur le rendement 2008‑2009.
Réseaux des petits ministères et organismes
Les centres de politique du SCT continuent de consulter de petites entités par l’entremise de mécanismes déjà en place, comme le Réseau des administrateurs de petits organismes (RAPO), pour traiter une gamme d’enjeux, dont le fardeau redditionnel. Après avoir consulté le RAPO, le SCT a créé certaines initiatives, dont les suivantes, pour réduire le nombre de rapports :

• étudier d’autres approches pour classifier et définir les petits et micro-organismes afin de diminuer les exigences en matière de rapports comprises dans la Structure de gestion des ressources et des résultats;
• étudier l’adoption d’approches plus souples pour les petits et micro-organismes ayant moins d’actifs et de services acquis et qui désirent obtenir une approbation du SCT en vertu de la Politique de planification des investissements.

Progrès accomplis entre octobre et décembre 2009

Renouvellement de l’ensemble des politiques

À compter du 1er octobre 2009, les sections 3.1 et 5.3 du Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor ont été modifiées pour accueillir une Charte des règles astucieuses et des principes redditionnels aptes à guider l’élaboration des instruments de politiques obligatoires et des exigences en matière de rapports. Les cinq principes redditionnels soutiennent le principe central selon lequel il importe de rechercher avec le plus d’efficacité possible l’information dont les décideurs ont besoin. Les principes appuient les engagements du Plan d’action sur le labyrinthe de règles visant à éliminer les règles inefficaces et superflues, et à simplifier et réduire le fardeau redditionnel.

Au fur et à mesure que se poursuivra le renouvellement de l’ensemble des politiques du CT, le SCT continuera de faire preuve de diligence raisonnable pour assurer que les politiques renouvelées tiennent compte des principes de la production intelligente de rapports.

Rapports sur le rendement

Les nouveaux formats pour les Rapports sur les plans et les priorités (RPP) et les Rapports ministériels sur le rendement (RMR) sont plus concis et efficaces que les anciens et mettent davantage l’accent sur les résultats. Cela devrait permettre de réduire la quantité de travail que les petites entités devront abattre pour produire ces documents. Le RPP 2009-2010 (déposé en mars 2009) et le RMR 2008-2009 (déposé en novembre 2009) utilisaient le nouveau format. 

Réseaux des PMO

Les centres stratégiques du SCT continuent de consulter les petites entités grâce aux moyens dont ils disposent, tels que le RAPO, afin de régler différents problèmes, dont celui du fardeau redditionnel. Un représentant du SCT assiste à toutes les réunions du RAPO pour garder un point de contact central et assurer une communication continue entre le SCT et la communauté des petits organismes.

Le SCT a mis des sources de renseignements étoffées à la disposition de la communauté des PMO grâce à son site GCPedia http://www.gcpedia.gc.ca/wiki/Portail_de_la_ Collectivit%C3%A9_des_organismes_f%C3%A9d%C3%A9raux, afin de les aider à communiquer avec les organismes centraux et les autres ministères.

Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats

Le SCT travaille à l’interne afin de sonder les options qui s’offrent à lui de revoir son approche sur la façon de définir les « petits » et les « très petits » organismes, dans le contexte des rapports sur le Profil des Services internes du gouvernement du Canada et en harmonie avec l’Architecture des activités de programme (AAP). Une nouvelle définition des petits et des très petits organismes (que l’on définit comme ayant des niveaux de référence annuels et des recettes à valoir sur le crédit de moins de 300 millions de dollars) a été approuvée dans le cadre de la Politique sur l’évaluation. Il a été établi que cette définition était une option appropriée pour redéfinir les « petits » et « très petits » organismes dans le contexte des rapports sur le Profil des Services internes du GC. Cette approche fait en sorte que :

• 39 organismes qui devaient jusqu’ici s’aligner sur leurs services internes au niveau des sous-activités et rendre des comptes à cet effet auront désormais à le faire au niveau de l’activité de programme de leur AAP;
• 11 organismes qui devaient jusqu’ici s’aligner sur leurs services internes au niveau des sous-sous-activités et rendre des comptes à cet effet auront désormais à le faire au niveau de l’activité de programme de leur AAP.

Un bulletin d’information sera envoyé aux DPF des ministères et des organismes assujettis à la Politique sur la Structure de gestion des ressources et des résultats pour les informer de ce changement.

2.76 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait apporter des solutions aux problèmes décelés dans les services administratifs partagés des petites entités.

Réponse du gouvernement: 7 octobre 2009

L’élaboration d’une stratégie de services qui comprend différentes options pour moderniser la prestation de services administratifs progresse et l’étape préliminaire est terminée. Cette étape comprenait des séances de consultation et la participation des cadres supérieurs afin de trouver des options pour maximiser la prestation des services administratifs, y compris les services partagés. Des représentants de petits ministères et organismes participaient au processus de consultation et d’engagement qui portait sur des enjeux concernant les services  administratifs partagés.

Le SCT a lancé une initiative visant à examiner différentes options pour faciliter et soutenir la prestation de services internes interministériels.  L’initiative portera sur trois domaines : un ministère aura pour mandat légal de fournir des services de soutien internes aux autres ministères; l’administrateur financier devra recueillir et dépenser de nouveau les fonds reliés à la prestation des services; on pourra recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels pour d’autres institutions, tout en respectant les exigences en matière de protection des renseignements personnels.

Des représentants du Réseau d’administrateurs de petits organismes (RAPO) ont participé activement à l’analyse des options. Les besoins des petites entités sont un élément pivot de la conception des options législatives et des instruments du CT.

Le SCT travaille activement avec le RAPO et les responsables de la TI des petits organismes afin de s’assurer que les besoins des petits ministères et organismes, et les possibilités qui s’offrent à eux en matière de services partagés et de simplification des systèmes administratifs, sont harmonisés au CRG de la TI, à la planification de la TI et à d’autres initiatives. De plus, le SCT a organisé des ateliers de planification de la TI afin de s’assurer que les modèles de planification stratégique de la TI, et les attentes en la matière, tiennent compte des besoins des petits organismes. Le SCT et TPSGC doivent s’assurer que les petits organismes sont représentés au sein de tous les conseils de gouvernance et de tous groupes de travail sur les services partagés.

Également, les petits organismes sont représentés au sein des groupes de ministères sur les systèmes partagés du GC, qui est le principal forum de gouvernance pour les groupes ministériels administratifs au sein du gouvernement. Plus de travail doit être effectué pour s’assurer que les exigences reliées aux activités administratives ministérielles des petits organismes sont clairement expliquées lors du renouvellement de l’ensemble actuel de produits utilisés à l’échelle du GC pour les services administratifs.

Progrès accomplis entre octobre et décembre 2009

Le travail se poursuit pour l’élaboration de l’approche qui sera proposée pour la modernisation des services administratifs. Les discussions préliminaires avec les cadres supérieurs ont entre autres porté sur les options qui permettraient d’atténuer les pressions qui s’exercent sur les organismes gouvernementaux — dont les petits ministères et organismes — sur le plan financier, démographique et des capacités. Tenant compte des problèmes particuliers des PMO, l’approche qui sera proposée est élaborée de façon plus détaillée en vue d’une discussion avec les sous-ministres.

Réseaux des PMO

Le SCT a établi un plan de travail partagé avec les Chefs des organismes fédéraux (le réseau des administrateurs généraux associé au RAPO). Le plan de travail prévoit la formation de partenariats pour traiter des questions liées aux services partagés et d’autres enjeux clés.