TPSGC Plan d’action ministériel Réponse au Rapport de la vérificatrice générale de décembre 2008 – Chapitre 3 (Contrats de services professionnels)Rapport d’avancement provisoireFévrier 2010Aperçu Dans son rapport de décembre 2008 (chapitre 3 — Les contrats de services professionnels), le Bureau du vérificateur général (BVG) a précisé qu’il a examiné si le processus adopté par Travaux publics et Services gouvernementaux (TPSGC) pour l'attribution des contrats de services professionnels respectait les lois, les règlements et les politiques appropriés. La vérification ne portait que sur les contrats attribués par appel d'offres public ou à des fournisseurs uniques pour des services acquis au nom de TPSGC, et ne portait pas sur le mandat élargi du Ministère à titre d'organisme acheteur de biens et de services au nom d'autres ministères. Le BVG a déterminé que TPSGC a attribué des contrats de façon juste, ouverte et transparente, et que les lois, les règlements et les politiques ont été respectés dans 95 p. 100 des marchés attribués en régime de concurrence et dans 96 p. 100 des marchés attribués en exclusivité. Cependant, le BVG a conclu que TPSGC doit améliorer l'uniformité de l'administration des contrats après leur attribution, et a inclu un certain nombre de recommandations dans son rapport en vue d'améliorer la qualité et l'équité du processus d'approvisionnement. TPSGC a accepté les recommandations du BVG et, pour y donner suite, a élaboré un plan d'action détaillé portant sur l'élaboration d'un cadre de contrôle de la gestion des contrats grâce auquel l'administration des contrats sera de haute qualité, cohérente et respectera les règles établies dans l'ensemble du Ministère. Le Cadre est formé des éléments clés suivants : la gouvernance, les contrôles, la gestion des risques, les politiques et les procédures, les outils et les modèles, les systèmes d'information de gestion, la formation et les communications, le suivi et les rapports. Chacun de ces éléments donne lieu à plusieurs mesures qui, ensemble, permettront de gérer les risques liés à la gestion des experts-conseils (relations employé-employeur, conflit d'intérêts, sécurité) et à l'administration des contrats (engagement des fonds, modifications aux contrats, gestion du rendement, paiements conformes aux modalités des contrats, séparation des tâches, rapports). Les mesures présentées prévoient plus précisément l'intégration des processus de gouvernance, la désignation de contrôles clés, la définition de mesures d'atténuation des risques, la définition et l'intégration des meilleures pratiques de gestion des contrats, la rédaction de directives intégrant ces points de contrôle clés et les meilleures pratiques aux procédures, aux outils et aux modèles et enfin la formation sur ces directives et leur communication à tous les intéressés. Le Cadre comprend des programmes visant à assurer le respect, dans tout le Ministère, des principaux contrôles et exigences des contrats et à surveiller l’utilisation des outils d’approvisionnement, dont des examens analytiques ayant pour but de cerner les domaines qui pourraient soulever des préoccupations. Le présent document est un rapport d'avancement provisoire qui résume les mesures adoptées par Travaux publics et Services gouvernementaux dans le cadre de ce plan d'action afin de renforcer les pratiques de gestion des contrats du Ministère et de veiller à ce que les lacunes relevées par la vérificatrice générale dans le chapitre soient comblées de manière efficace. Recommandations et sommaires de l’état d’avancement Recommandation 3.61 du BVG : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doit mettre en place un cadre de travail garantissant la qualité et la conformité, de manière constante, en application des lois, règlements et politiques qui s’y rattachent. Cette mesure vise à régler les questions concernant l’application des modalités, les modifications aux contrats et le paiement des travaux effectués, comme il est mentionné dans cette section du rapport. Ce cadre devrait inclure un programme de surveillance qui intègre les leçons apprises. 1. Pour donner suite à cette recommandation, TPSGC a élaboré un Cadre de contrôle de la gestion des contrats qui comprend des éléments clés comme la gouvernance, le contrôle, la gestion des risques, les politiques et les procédures, les outils et les modèles, les systèmes d’information de gestion, la formation et la communication, la surveillance et les rapports. Les principaux livrables et leur état d’avancement sont décrits ci-après. Gouvernance Le Cadre comprend une structure de gouvernance bien établie qui englobe le Comité des affaires opérationnelles, le directeur général du Comité d’examen des acquisitions, ainsi que les comités et les fonctions d’examen des achats et des investissements de plusieurs directions générales. Dans le but de renforcer le processus d’achat, le Ministère consolide également le volet gouvernance du Cadre en améliorant ses processus actuels de surveillance et d’examen critique. Ces améliorations sont fondées sur les recommandations formulées à la suite de l’examen du mandat réalisé par la Direction générale de la surveillance, et également à la suite d’un examen des pratiques réalisé par le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement. Les améliorations suivantes seront entre autres mises en œuvre : un processus amélioré d’évaluation des risques liés aux achats dans l’ensemble du Ministère; un programme de surveillance et d’établissement de rapports; des outils, des modèles et des processus améliorés pour l’évaluation des risques; des rôles et des responsabilités mieux définis; l’adoption de meilleures pratiques, le cas échéant. Le processus est actuellement mis à l’essai dans une direction générale de TPSGC et dans la Région de l’Ouest. La mise en œuvre complète est prévue pour août 2010. Directives, guides et politiques 2. En guise de première étape de la mise en œuvre du Cadre, TPSGC a diffusé, à l’intention des chefs de toutes les directions générales et régions, une directive définissant les principales exigences en matière de gestion des contrats qui doivent être respectées. Cette activité a été terminée en septembre 2008. Les détails concernant ces contrôles clés de la gestion des contrats sont soulignés dans les divers documents ci-dessous, qui ont été créés ou modifiés à l’appui du Cadre. 3. Le Guide du gestionnaire actuel sur le site intranet de TPSGC, qui est l’outil d’orientation pour le Cadre et assure l’accès continu à de l’information uniforme, a été révisé en vue de définir les risques qu’il faut gérer durant le processus d’approvisionnement. Le guide mis à jour a été affiché dans le site intranet de la Gestion du matériel en février 2009. 4. TPSGC a également terminé l’élaboration du Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur avec les conseillers et les entrepreneurs en approvisionnement et en gestion. Ce guide complet fournit de l’orientation sur la gestion des conseillers, et comprend entre autres des stratégies d’atténuation des risques concernant les relations employé-employeur. Il a été transmis par courriel aux chefs des directions générales et aux directeurs généraux, et il a été affiché dans le site intranet de la Gestion du matériel en février 2009. 5. TPSGC a élaboré un Guide de gestion des contrats complet, qui constitue l’outil principal du Cadre. Le Guide fournit aux employés les renseignements clés pour réaliser des achats auprès des fournisseurs externes. Plus précisément, il regroupe les outils existants et les pratiques exemplaires, définit les principaux contrôles de la gestion des contrats, les procédures, les outils et les modèles, les risques et les stratégies d’atténuation des risques, afin d’assurer la qualité, l’uniformité et la conformité de tous les aspects du cycle d’approvisionnement. Le Guide s’applique à toutes les directions générales et régions exerçant leurs pouvoirs délégués en matière de passation de contrats pour le compte de TPSGC en tant que client. Il a été achevé et affiché dans le site intranet de la Gestion du matériel en février 2009. 6. On a également mis la dernière main à la Politique d’approvisionnement du Ministère. Cette politique vise à établir l’orientation ministérielle et les principes directeurs pour l’approvisionnement et la passation de marchés en matière de biens, de services et de travaux de construction, y compris les services d’architecture et de génie, pour vérifier que les activités d’approvisionnement du Ministère sont équitables, ouvertes et transparentes; qu’elles réalisent l’optimisation des ressources; qu’elles font preuve d’une saine gérance au nom de la population canadienne et qu’elles répondent aux besoins opérationnels. La politique établit également les rôles et les responsabilités de la direction de TPSGC, des gestionnaires des centres de responsabilité et des autorités contractantes quant à la conduite des activités ministérielles d’approvisionnement et l’exercice des pouvoirs délégués. Surveillance et rapports 7. TPSGC a établi et mis en œuvre un programme pour surveiller l’utilisation des principaux outils d’approvisionnement au moyen d’un examen analytique et d’autres techniques. Le programme est en place et des rapports trimestriels sur les constatations seront présentés au Comité ministériel des affaires opérationnelles. Les rapports porteront sur l’utilisation appropriée et l’utilisation inappropriée des outils d’achat (p. ex. les cartes d’achat), les mesures correctives adoptées et les leçons apprises ou les meilleures pratiques, selon le cas. 8. TPSGC a également établi et mis en œuvre un programme permanent pour surveiller, dans tout le Ministère, si les exigences et les contrôles clés en matière de passation de contrats sont respectés. Le programme a été mis en œuvre en avril 2009, et deux phases d’examen sont achevées et une troisième est en cours. Les résultats des phases I et II ont été présentés aux cadres supérieurs des directions générales, pour que des mesures soient prises à l’égard des secteurs de préoccupation. L’évaluation dans le cadre de la phase III (contrats sélectionnés portant sur la période allant de juillet à septembre 2009) est en cours et le rapport doit être présenté au Comité ministériel des affaires opérationnelles en mars 2010. Formation, sensibilisation et communication 9. TPSGC a réalisé diverses activités de communication et de sensibilisation concernant la mise en œuvre du Cadre, dont l’élaboration d’une stratégie de communication englobant ce qui suit :
TPSGC a également procédé à un examen complet des cours liés à la passation des contrats afin de vérifier si les programmes de formation répondaient aux besoins de tout le personnel (spécialistes fonctionnels et spécialistes non fonctionnels). Cet examen avait également pour objet de déterminer si la documentation était à jour et s’il était nécessaire d’élaborer de nouveaux cours, de cerner les lacunes et de rajuster les cours de formation en conséquence. Recommandation 3.73 du BVG. Le Ministère devrait :
10 et 11. TPSGC a établi une méthodologie pour examiner les données sur les contrats et obtenir l’assurance raisonnable qu’il n’existe pas de cas similaire à celui noté dans le chapitre du BVG. 12. L’examen susmentionné est achevé et les résultats ont été présentés aux sous-ministre en janvier 2009. Aucune incidence de conflit d’intérêts n’a été relevée. 13. En août 2008, TPSGC a retenu les services d’une firme privée pour réaliser un examen indépendant par un tiers concernant les circonstances entourant le cas particulier de ce chapitre. 14. L’examen susmentionné a porté entre autres sur l’administration des contrats propres à ce chapitre en particulier, et on a procédé à une évaluation indépendante des questions et des recommandations de suivi, et déterminé les leçons tirées. Le rapport a été achevé en janvier 2009. 15. Les constatations et les recommandations découlant de l’examen susmentionné ont été analysées, et un plan d’action visant à donner suite aux recommandations a été élaboré et mis en œuvre intégralement. 16. À deux occasions au cours de 2008, des directives ont été émises à l’intention de tous les employés de la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la trésorerie, leur rappelant qu’ils doivent administrer les contrats conformément aux règles, aux politiques et aux lois du gouvernement ainsi qu’aux modalités des autorisations de tâches. 17. Les contrôles clés soulignés dans la directive ont également été définis et intégrés dans le Guide de la gestion des contrats et la conformité est assurée par le programme de surveillance des contrats. Cette information a été diffusée dans le Guide de la gestion des contrats, affiché dans le site Intranet en février 2009. 18. Un examen officiel de la conformité aux directives diffusées aux employés de la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération (article 16) a été réalisé. Un plan d’action de la gestion a été élaboré et mis en œuvre intégralement à la suite de cet examen. Les travaux ont été achevés en décembre 2008. 19. Pour assurer la conformité aux exigences en matière de passation de contrats, de façon continue, une fonction de surveillance au sein de la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la trésorerie a été établie en avril 2009. Recommandation 3.82 du BVG. Prendre des moyens raisonnables pour déterminer si d’autres cas similaires à celui qui est précité sont survenus et pour s’assurer que des mesures appropriées sont prises. 20. Des consultations entre les directions générales ont été menées à TPSGC afin de discuter de l’ébauche des lignes directrices pour l’établissement de rapports sur toutes les autorisations de tâches. Les résultats de ces consultations ont été transmis au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en septembre 2008. 21. a) TPSGC a coordonné la mise en œuvre des directives émises par le SCT (article 20) sur la divulgation proactive au sein du Ministère, pour veiller à ce que les exigences révisées à cet égard soient respectées dans tout le Ministère. TPSGC a également adapté ses processus en fonction de ces lignes directrices, et a émis des directives dans tout le Ministère pour s’assurer que les employés prennent connaissance et comprennent leurs obligations. b) En ce qui concerne le processus de divulgation proactive, on se conforme aux lignes directrices du SCT au moyen d’un examen trimestriel des demandes approuvées par chaque direction générale. À cet égard, TPSGC a mis en place des mesures appropriées de surveillance continue du processus de divulgation proactive. Entre autres, le formulaire d’attestation des chefs des directions générales a été modifié afin d’inclure une liste de vérification de tous les éléments devant être validés en vue de la divulgation des contrats, et d’insister davantage sur l’obligation de soumettre des renseignements exacts, complets et à jour. Cette modification a été mise en œuvre le 31 octobre 2008, pour la divulgation au deuxième trimestre. 22. Entre temps, les directions générales de TPSGC prennent des mesures pour faire en sorte qu’à partir du 1er avril 2008, toutes les autorisations de tâches d’une valeur supérieure à 10 000 $ soient divulguées comme il se doit. Les paragraphes suivants font le point sur les mesures prises par TPSGC en vue de faire connaître les principaux éléments du cadre de contrôle de gestion des contrats : À ce jour, TPSGC a communiqué les documents suivants au Secrétariat du Conseil du Trésor : le Guide sur la gestion des contrats et le Guide du Cadre ministériel de TPSGC pour la gestion des risques portant sur la relation employeur-employé en ce qui a trait à l'embauche et à la gestion des entrepreneurs et des consultants. Ces guides ont aussi été mis en ligne en janvier 2010; ils sont ainsi devenus accessibles aux autres ministères. Les guides de gestion des contrats de TPSGC ont de plus été transmis à d’autres ministères fédéraux par l’entremise du comité des SMA responsable du renouvellement des achats. Conformément à la recommandation du Comité permanent des comptes publics, TPSGC continuera à communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor les leçons qu’il a tirées des divers éléments du Cadre de contrôle de la gestion des contrats. |