Plan d’action ministériel
Réponse au Rapport de la vérificatrice générale de décembre 2008 – Chapitre 3
Contrats de services professionnels

Le Plan d’action ministériel ci-joint répond à toutes les recommandations du chapitre 3 sur les contrats de services professionnels du Rapport de la vérificatrice générale publié en décembre 2008. Il décrit en détail toutes les mesures qui, une fois leur mise en œuvre complétée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), renforceront les pratiques de gestion des contrats du Ministère et contribueront à s’assurer que les lacunes relevées par la vérificatrice générale sont comblées de manière efficace.

Le Plan d’action se concentre sur l’élaboration et sur la mise en œuvre d’un Cadre de contrôle de la gestion des contrats grâce auquel l’administration des contrats sera de haute qualité, cohérente et respectera les règles établies dans l’ensemble du Ministère. Ce cadre comprendra les éléments clés suivants : gouvernance, contrôle, gestion des risques, politiques et procédures, outils et modèles, systèmes d’information de gestion, formation et communication, surveillance et rapports. Chacun de ces éléments, qui sont définis plus en détail ci-dessous, donne lieu à plusieurs mesures qui, prises dans leur ensemble, permettront de gérer les risques associés à la gestion des expert-conseils (relations employé-employeur, conflit d’intérêts, sécurité) et à la gestion des contrats (engagement des fonds, modifications aux contrats, gestion du rendement, paiements conformes aux modalités des contrats, séparation des tâches, rapports).

Les mesures présentées prévoient plus précisément l’intégration des processus de gouvernance, la désignation de contrôles clés, la définition de mesures d’atténuation des risques, la définition et l’intégration des meilleures pratiques de gestion des contrats, la rédaction de directives intégrant ces points de contrôle clés et les meilleures pratiques aux procédures, aux outils et aux modèles et enfin la formation sur ces directives et leur communication à tous les intéressés. Le Cadre comprend également des programmes visant à assurer le respect, dans tout le Ministère, des principaux contrôles et exigences des contrats et à surveiller l’utilisation des outils d’approvisionnement, dont un examen analytique ayant pour but de cerner les domaines qui pourraient soulever des préoccupations. Le Ministère prendra également des mesures pour répondre à ces préoccupations.

Le Tableau 1 ci-dessous établit une correspondance entre les mesures qui ont déjà été prises ou celles qui restent à venir (énumérées à partir de la page 4 du plan d’action) et les divers éléments clés du Cadre de contrôle de la gestion des contrats.

Gouvernance : Les structures de gouvernance pour la gestion des achats existent déjà; il s’agit notamment du Comité de surveillance des achats, du Groupe de travail des directeurs généraux sur les économies en ce qui a trait à l’approvisionnement, des comités d’examen des marchés des directions générales et de la Politique d’approvisionnement du Ministère.

Contrôle : Le Guide de gestion des contrats et la version à jour du Guide du gestionnaire décriront les mesures de contrôle clés destinées à gérer les risques associés aux conflits d’intérêts (approbation des SMA), à la séparation des tâches (autorité contractante), à l’engagement des fonds (article 32), au respect des modalités des contrats (article 34) et aux limites de dépense de l’autorité contractante (contrôle des engagements).

Gestion des risques : Le Guide de gestion des contrats, le Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur et la version à jour du Guide du gestionnaire décriront les stratégies d’atténuation des risques associés à la gestion des experts-conseils, notamment la relation employeur-employé (le choix du mécanisme d’achat, la fourniture de bureaux et de matériel, la participation aux activités d’équipe et les restrictions sur le plan de la sécurité) de même que les stratégies d’atténuation des risques associés à l’administration des contrats, notamment les modifications aux contrats (changements à la portée des travaux).

Politiques et procédures : La Politique d’approvisionnement du Ministère présentera la politique et les procédures qui régissent l’administration des contrats. Cette politique sera mise à jour et définira les obligations, les rôles et les responsabilités. La politique et les procédures seront également intégrées au Guide de gestion des contrats, qui décrira en détail tout le processus d’acquisition, en mentionnant les contrôles clés et les stratégies d’atténuation des risques, de même qu’à la version révisée du Guide du gestionnaire, dans lequel on traitera des risques que l’on doit gérer au cours du processus d’approvisionnement.

Outils et modèles :  Les outils et modèles comprendront des listes de vérification correspondant aux diverses étapes du processus d’approvisionnement (sécurité, documentation) et seront faciles à trouver et à consulter dans le Guide de gestion des contrats, le Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur et la version à jour du Guide du gestionnaire.

Systèmes d’information de gestion : Le système SIGMA facilitera la gestion financière.

Formation et communication :  Le Ministère concevra des programmes de formation sur les acquisitions à l’intention de tout le personnel (spécialistes fonctionnels et non fonctionnels). Il fera connaître le Guide de gestion des contrats, le  Guide pour la gestion des risques liés à la relation employé-employeur et la version à jour du Guide du gestionnaire par affichage sur le site Web. Le Ministère adoptera également une stratégie de communication comprenant des présentations au Comité de surveillance des achats, des exposés aux cadres régionaux et des articles pour le bulletin Dans le coup. Il affichera la liste des documents généraux de référence et les liens correspondants sur le site intranet de TPSGC et, enfin, il tiendra en permanence des séances d’information sur ces questions.

Surveillance : On vérifiera par échantillonnage dans tout le Ministère si les exigences contractuelles clés sont respectées. De plus, il y aura en permanence un examen analytique permettant de vérifier dans tout le Ministère si les outils d’approvisionnement sont utilisés.

Rapports : Les résultats des études par échantillonnage et de l’examen analytique seront présentés aux cadres supérieurs des directions générales, et les mesures prises pour remédier aux lacunes feront l’objet d’un suivi continu. 


TABLEAU 1 – Correspondance Représentation du Plan d’action relatif au Cadre de contrôle de la gestion des contrats

 

Gouvernance

Contrôle

Gestion des risques

Politiques et procédures

Outils et modèles

Systèmes d’information de gestion

Formation et communication

Surveillance

Rapports

Comité de surveillance des achats*

k

k

k

        

k

k

Groupe de travail des DG sur les économies réalisées en ce qui a trait à l’approvisionnement*

k

k

k

            

Comités d’examen des marchés de la Direction générale*

k

k

k

        

k

k

Guide de gestion des contrats

  

k

k

k

k

k

  

k

k

Guide de l’employé-employeur

    

k

  

k

        

Politique d’approvisionnement du Ministère

k

    

k

          

Listes de vérification

        

k

        

Surveillance de l’utilisation des outils d’achat

              

k

k

Surveillance de la conformité

              

k

k

Communication et séances d’information

           

k

    

SIGMA*

  

k

k

k

  

k

      

Mise à jour du Guide du  gestionnaire **

  

k

k

k

k

        

Établissement d’une directive**

  

k

k

k

k

        

* Mesures ou initiatives déjà en place

** Mesures provisoires


Recommandation

Mesures de TPSGC

Livrables

Mise à jour du 17 mars 2009

Recommandation 3.61. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doit mettre en place un cadre de travail garantissant la qualité et la conformité, de manière constante, en application des lois, règlements et politiques qui s’y rattachent. Cette mesure vise à régler les questions concernant l’application des modalités, les modifications aux contrats et le paiement des travaux effectués, comme il est mentionné dans cette section du rapport. Ce cadre devrait inclure un programme de surveillance qui intègre les leçons apprises.

  1. Élaborer et mettre en œuvre un Cadre de contrôle de la gestion des contrats qui comprendra des éléments clés comme  la gouvernance, le contrôle, la gestion des risques, les politiques et les procédures, les outils et les modèles, les systèmes d’information de gestion, la formation et la communication, la surveillance et l’établissement de rapports. 
  1. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications (DGSMPC) dirige l’élaboration et la mise en œuvre du Cadre de contrôle de la gestion des contrats. Les travaux sont actuellement en cours pour terminer la première ébauche en vue de consultations avec la Direction générale des services d’infotechnologie (DGSIT), la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération (DGCGBR), la Direction générale des approvisionnements (DGA) et la Direction générale des biens immobiliers (DGBI). Le Cadre définira les éléments clés pour assurer une gestion efficace des contrats ainsi qu’un certain nombre de mesures, comme cela est  souligné ci-après, pour améliorer la gestion des contrats.
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

Terminé

 
  1. En guise de première étape de la mise en œuvre du Cadre, diffuser à l’intention de tous les employés une  directive définissant les contrôles clés de la gestion des contrats qui doivent être respectés.  
Les détails concernant ces contrôles clés de la gestion des contrats seront soulignés dans divers documents, comme cela est expliqué ci-après.
  1. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications rédigera l’ébauche, en collaboration  avec la DGSIT, la DGCGBR, la DGA et la DGBI, ébauche qui  sera diffusée à tous les employés.
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications

 

Terminé

 
  1. Réviser le Guide du gestionnaire actuel, qui servira d’outil d’orientation pour le Cadre et définira les risques à gérer durant le processus d’approvisionnement.  
  1. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications révisera la section du Guide des gestionnaires  intitulée « Que dois-je faire à titre de gestionnaire? » dans la partie traitant du Processus d’approvisionnement, et affichera le Guide révisé sur le site intranet.
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

Terminé

 
  1. Élaborer un Guide pour la  gestion des risques liés à la relation employé-employeur avec les conseillers et les entrepreneurs en approvisionnement et en gestion, qui servira également d’outil d’orientation pour le Cadre et offrira aux  employés un guide complet sur la gestion des conseillers, et comprendra entre autres des stratégies d’atténuation des risques concernant les relations employé-employeur. 

 
  1. La Direction générale des ressources humaines dirigera l’élaboration du Guide pour la  gestion des risques liés à la relation employé-employeur avec les conseillers et les entrepreneurs en approvisionnement et en gestion. Des consultations auprès des directions générales ont été menées en juillet et août 2008. Une fois achevé, le Guide sera affiché dans le site intranet du Ministère. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications veillera à ce que le Guide soit inclus dans le Guide de gestion des contrats (discuté ci-après).

 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

 

Terminé

 
  1. Élaborer un Guide de gestion des contrats  complet, qui constituera le principal outil d’orientation pour le Cadre. Ce Guide fournira aux employés les renseignements clés pour réaliser des achats auprès de fournisseurs externes. Le Guide, qui regroupera les outils existants et les pratiques exemplaires, définira les principaux contrôles de la gestion des contrats, les procédures, les outils et les modèles, les risques et les stratégies d’atténuation des risques afin d’assurer la qualité, l’uniformité et la conformité de tous les aspects du cycle d’approvisionnement. Le Guide s’appliquera à toutes les directions générales exerçant leurs pouvoirs délégués en matière de passation de contrats pour le compte de TPSGC en tant que client.

 
  1. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications dirigera l’élaboration du Guide de gestion des contrats. Des consultations seront menées auprès de la DGSIT, la DGCGBR, la DGA et la DGBI,  afin de cerner les nombreuses pratiques exemplaires que ces directions générales mettent actuellement en application et de les inclure dans le Guide. Une fois achevé, le Guide sera affiché sur le site intranet du Ministère.

 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

 

Terminé

 

 
  1. Mettre  au point la Politique d’approvisionnement du Ministère, qui définit les responsabilités et les rôles actuels.

 
  1. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications procédera à la mise à jour de la Politique d’approvisionnement du Ministère. Une fois achevée, la Politique mise à jour sera affichée sur le site intranet du Ministère.

 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

 

Dans les délais, avril 2009

TPSGC adaptera ses processus en conséquence et diffusera des instructions dans tout le Ministère au plus tard un mois suivant la réception des Lignes directrices approuvées par le SCT.

 
  1. Établissement d’un programme pour surveiller l’utilisation des outils d’approvisionnement au moyen d’un examen analytique et d’autres techniques.

 
  1. La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications élaborera un programme pour surveiller l’utilisation des outils d’approvisionnement de façon trimestrielle.

 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications

Dans les délais, avril 2009

 
  1. Établir et mettre en œuvre un programme permanent pour surveiller, dans tout le Ministère, si les exigences et les contrôles clés en matière de passation des contrats sont respectés.  
Faire part à la haute direction des lacunes ou des problèmes relatifs au programme de surveillance pour que ceux-ci soient réglés.
Élaborer et mettre en œuvre un mécanisme d’établissement de rapports sur les pratiques exemplaires et les leçons tirées, afin d’améliorer la gestion des contrats au Ministère.
  1. Le Bureau de l’agent principal de gestion des risques (BAPGR), relevant de la Direction générale de la surveillance, en collaboration avec la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications, dirige l’établissement d’un programme permanent pour surveiller, dans l’ensemble du Ministère, si les exigences et les contrôles clés en matière de passation des contrats sont respectés. Une fois que le programme aura été entièrement mis en œuvre, élaborer et mettre en œuvre un mécanisme d’établissement de rapports sur les pratiques exemplaires et les leçons tirées pouvant contribuer à améliorer la gestion des contrats au Ministère.

 
  1. Frank Brunetta, Direction générale de la surveillance

 

Dans les délais, avril 2009

 
  1. Réaliser des activités de communication et de sensibilisation concernant la mise en oeuvre du Cadre.
  1. Une fois que les mesures auront toutes été prises, procéder aux communications officielles et tenir les séances de sensibilisation concernant le Cadre. 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

Dans les délais, avril 2009

Recommandation 3.73. Le Ministère devrait :

  • Prendre des moyens raisonnables pour déterminer si d’autres cas similaires à celui qui est précité sont survenus et pour s’assurer que des mesures appropriées sont prises.
  • Enquêter sur les circonstances entourant ce cas particulier pour en tirer des leçons et agir en conséquence.
  • Surveiller l’application des directives pour garantir  leur conformité dans tout le Ministère.
  1. Établir une méthodologie et une approche pour examiner les données sur les contrats et obtenir l’assurance raisonnable qu’il n’existe pas de cas similaires. Le cas échéant, prendre des mesures appropriées.

 
  1. La dirigeante principale de la vérification doit rencontrer des cadres supérieurs et des membres de l’équipe de vérification du BVG afin de discuter et de finaliser une approche.

 
  1. Linda Anglin, Direction générale de la surveillance
    2.

Terminé

 
  1. Officialiser la méthodologie et les produits livrables attendus, et former l’équipe qui procédera à cet examen.

 
  1. Une fois l’approche établie, la dirigeante principale de la vérification fournira aux directions générales des conseils concernant la réalisation de ces travaux.  

 
  1. Linda Anglin, Directon générale de la surveillance

Terminé

 

 
  1. Achever l’examen et adopter des mesures de suivi au besoin.

 
  1. La DGCGBR, la DGA, la DGSIT, la DGBI et la DGSMPC mèneront un examen au sein de leur direction générale et prendront des mesures de suivi au besoin. La dirigeante principale de la vérification fera le suivi des résultats dans chaque direction générale.

 
  1. Linda Anglin, Direction générale de la vérification
    2.

Terminé

 
  1. Retenir les services d’une firme privée pour réaliser un examen  indépendant par un tiers concernant les circonstances entourant ce cas particulier.

 
  1. La DGCGBR a retenu les services d’une firme privée en août 2008.

 
  1. Renée Jolicoeur, Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
    2.

Terminé

 
  1. Examiner l’administration de ces contrats en particulier et procéder à une évaluation indépendante des questions et des recommandations de suivi, et déterminer les leçons tirées.  

 
  1. Exécuter les travaux sur le terrain et rédiger l’ébauche du rapport de cet examen.

 
  1. Renée Jolicoeur, Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
    2.

Terminé

 
  1. Prendre les mesures pertinentes pour donner suite aux préoccupations cernées.

 
  1. Le sous-ministre adjoint de la DGCGBR consultera le Bureau de la vérification et de l’évaluation en vue de la mise en œuvre des mesures nécessaires. 

 
  1. Renée Jolicoeur, Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
    2.

Terminé

 
  1. Émettre des directives à l’intention de tous les employés de la DGCGBR leur rappelant qu’ils doivent administrer les contrats conformément aux règles, aux politiques et aux lois du gouvernement ainsi qu’aux modalités des autorisations de tâches.   

 
  1. Achevé –  Le SMA, DGCGBR a émis des directives, le 26 février 2008 et le 31 juillet 2008 respectivement.

 
  1. Renée Jolicoeur, Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
    2.

Terminé

 
  1. Définir les contrôles clés soulignés dans les directives et veiller à ce qu’ils soient reflétés dans le Cadre de contrôle de la gestion des contrats au titre de l’intégration des pratiques exemplaires dans le Guide de gestion des contrats.
  • Utiliser le programme de surveillance établi par le Bureau de l’agent principal de gestion des risques pour déterminer si certains contrôles clés sont mis en eouvre dans tout le Ministère.
  1. La DGSMPC intégrera dans le Guide de gestion des contrats les contrôles clés qui sont définis dans les directives.  Le programme de surveillance établi par le Bureau de l’agent principal de gestion des risques, Direction générale de la surveillance, vérifiera si certains contrôles clés relatifs aux contrats sont mis en œuvre   dans tout le Ministère.

 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications
    2.

Dans les délais, avril 2009

 
  1. Procéder à un examen de la conformité des directions générales à la directive diffusée en février 2008.  Cet examen déterminera dans quelle mesure les contrats gérés par la DGCGBR respectent les règlements, les politiques et les directives du Conseil du Trésor et de TPSGC ou les directives des directions générales.
  • Adopter des mesures pour corriger les lacunes décelées.
  1. Le sous-ministre adjoint, DGCGBR, a demandé l’aide du BVE pour engager des ressources au nom de la DGCGBR, afin de commencer l’examen. Au besoin, des mesures seront prises pour répondre aux observations qui découlent de l’examen.

 
  1. Renée Jolicoeur, Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
    2.

Terminé

 
  1. Évaluer la conformité aux exigences en matière de passation de contrats, de façon continue, en établissant une fonction de surveillance au sein de la DGCGBR.

 
  1. Les responsabilités en matière de surveillance des contrats de la DGCGBR ont été établies et attribuées 2007-2008 (Comité de surveillance des achats). Le SMA, DGCGBR, a lancé le processus pour doter ce poste permanent. 
  1. Renée Jolicoeur, Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
    2.

Terminé

Recommandation 3.82.  Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doit faire rapport de toutes les autorisations de tâches à mesure qu’elles seront diffusées.

 
  1. Participer aux discussions du SCT en vue d’établir des lignes directrices pour la diffusion proactive.

 
  1. La DGSMPC a mené des consultations auprès de la DGSIT, la DGSI, les Finances, la DGCGBR et la DGA  afin de discuter de l’ébauche des lignes directrices.  Elle fera part des résultats des consultations avec le SCT à la réunion du SCT de septembre 2008. 

 
  1. Caroline Weber, Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications

Terminé

 

 
  1. Coordonner la mise en œuvre, au Ministère, des directives émises par le SCT afin d’assurer la conformité.  Cela nécessitera entre autres la mise en place de processus pertinents afin d’assurer ce qui suit :
  • Les employés du Ministère examinent et comprennent leurs obligations en vertu des Lignes directrices sur la divulgation proactive émises par le Conseil du Trésor.
  • En ce qui concerne le processus de divulgation proactive, on se conforme aux lignes directrices du SCT au moyen d’un examen trimestriel des demandes approuvées par les directions générales.
  • Le processus de paiement du nouveau système de gestion financière et du matériel (SIGMA) permet de saisir des données justes et complètes en vue de l’établissement de rapports.
  1. A) Après l’approbation par le CT, la Direction générale des finances coordonnera la mise en œuvre de ces lignes directrices au sein du Ministère, pour veiller à ce que les exigences révisées en matière de divulgation proactive soient respectées intégralement.  
  1. B) De plus, la Direction générale des finances veillera à ce que des mesures appropriées de surveillance continue du processus de divulgation proactive soient en place.

 
  1. Jean-Luc Caron, Direction générale des finances
21 A) Dans les délais
TPSGC adaptera ses processus en conséquence et diffusera des instructions dans tout le Ministère au plus tard un mois suivant la réception des Lignes directrices approuvées par le SCT.
21 B)Terminé

 
  1. Entre temps, prendre des mesures pour faire en sorte qu’à partir du  1er avril 2008, les autorisations de tâches d’une valeur supérieure à 10 000 $ soient divulguées comme il se doit.
  1. Entre temps, les directions générales ont pris certaines mesures pour faire en sorte qu’à partir du 1er avril 2008, les autorisations de tâches d’une valeur supérieure à 10 000 $ soient divulguées comme il se doit.
  1. Toutes les directions générales

Dans les délais

TPSGC adaptera ses processus en conséquence et diffusera des instructions dans tout le Ministère au plus tard un mois suivant la réception des Lignes directrices approuvées par le SCT.