5.22 Recommendation

Within two to three years, the Agency Management Committee should ensure that it reviews information on how well its new project management policies, procedures, and guidelines are being implemented and on how well they are being complied with throughout the Agency.

Agreed. Within two or three years, the CRA will undertake and complete an assessment of the how well the enhanced project approval and monitoring framework is being implemented and complied with across the Agency.  This kind of periodic review is performed as a matter of course by the CRA.  In fact, such a review led to the above-noted improvements to the project oversight framework, which were approved by the Agency's Management Committee in early 2008.  These changes included the development of new training and information products to increase the awareness of the new project management regime, as well as more detailed guidelines and templates to facilitate compliance.

Achievements in 2008-2009:

• Since 2006, the Agency’s Resource and Investment Management Committee (RIMC) oversees the management and progress of major investment projects.
• As recognized by the OAG, changes were implemented by CRA in 2008-2009 to ensure a more measured and methodical approach to project approval, planning and execution with the introduction of a six stage project approach for all major investment projects. 
• In order to facilitate compliance with the new process, detailed guidelines and templates were developed and an “on-line” training course was launched in 2008-2009.
• Requirements were also added that all major investment projects provide regular report cards, also known as dashboards, in order to report on the progress achieved in relation to the scope, schedule and costs on a quarterly basis.  This enhanced the ability of the Resource and Investment Management Committee Secretariat to provide a robust challenge function through the more timely identification of potential problems and measures to address or mitigate them.

Developments in 2009-2010 and subsequent:

• In 2009-2010, CRA continued to refine the project oversight framework by updating the guidelines to promote compliance. As an example, requirements for more formal stakeholder consultations were strengthened. 
• New system functionalities are being introduced in April 2010 with the implementation of Project Systems (PS), a module fully integrated with CRA’s financial system. In line with project management best practices, PS is a tool that will facilitate tracking and monitoring of financial information on major investment projects.
• An assessment of how well the project approval and monitoring framework have been implemented and complied with across the Agency will be undertaken by 2012.

5.42 Recommendation

To strengthen its governance of IT investments and provide management with better information for decision making, the Canada Revenue Agency should:

• complete its inventory of IT applications, including assessing their sustainability and associated risks;
• finish developing its multi-year strategic investment plan;
• define appropriate categories for the IT investment portfolio and report the results periodically to senior management; and
• document clear evaluation criteria for prioritizing and selecting IT investments for the portfolio.

Agreed.  The Agency will complete its inventory of IT applications (including an assessment of their sustainability and associated risk) and will finish developing its strategic investment plan, making every effort to ensure consistency with the Treasury Board Policy on Investment Planning-Assets and Acquired Services.  Although the CRA feels that senior management is already well-informed regarding the nature, purpose and mix of major projects in which the Agency is investing at any given point in time, the introduction of a more formal strategic investment plan will provide an opportunity for the Agency to more clearly define, summarize and report on the categorization of its current and planned investments. 

Many factors must be weighed by senior management when deciding which projects to undertake and in what order.  Each decision is typically made in a unique context and the criteria used to assess and compare the value and importance of proposed investments are chosen accordingly.  The Agency will undertake to better describe that context through categorization of projects that are under way and proposed and to ensure transparency regarding the criteria applied to a particular decision.

• The Agency completed an inventory of all IT Applications and assessment of their sustainability and associated risk in 2008 (September) and it has been updated in 2009 (November).
• In 2009-2010, the CRA introduced a more formal process to plan and set priorities for its major strategic investment projects. 
• Central to the process was the creation of a multi-year view of current and future investments in major projects, through the development of a Strategic Investment Plan (SIP). The SIP is consistent with the Treasury Board’s Policy on Investment Planning.
• CRA’s first SIP was endorsed by the Board of Management of the Agency in September 2009.
• The setting out of long-term investment priorities was accomplished through the development of a methodology and criteria which guide the categorization and prioritization of new and ongoing investments.

5.47 Recommendation

The Canada Revenue Agency should develop more comprehensive performance information at the strategic level to help those responsible for managing and overseeing IT investments make more informed decisions.

Agreed.  The enhanced Agency project oversight framework, which was approved by the Agency's Management Committee in early 2008, introduced a number of measures which will help the Agency to develop more comprehensive performance information at the strategic level.  These measures include, among other things:  the requirement for a more robust performance measurement plan and evaluation strategy for every new project, ensuring that the objectives, expected outcomes and success criteria are clearly articulated at the outset; a greater focus on risk identification and mitigation as part of the project business case and implementation plan; the introduction of quarterly performance "dashboard" reports for all corporately monitored projects (to supplement the more detailed progress reports that were already required to be submitted periodically); and the introduction of a new Benefits Realization Confirmation step at the end of each project.  Taken together, these measures will enable senior managers to acquire a better understanding of the overall health and level of risk in the IT project portfolio, to better assess how well the Agency is achieving its strategic investment objectives, and to better gauge the overall success rate of IT projects.

Achievements in 2008-2009:

• As indicated, measures were implemented in 2008-2009 as listed (performance measurement plan and evaluation strategy, clear articulation of objectives and expected outcomes, greater focus on risks and quarterly performance dashboards). 
• The project management framework was updated with the introduction of the Benefits Realization Confirmation step at the end of each project. 

Developments in 2009-2010:

• The introduction of the Strategic Investment Plan in 2009-2010 provides a comprehensive overview of the existing portfolio of projects including a current assessment of project risks.    

5.71 Recommendation

The Canada Revenue Agency should strengthen its review procedures, including requiring that high-risk IT projects are independently assessed at specific intervals during their lifecycle.

Agreed.  The CRA will examine ways to further strengthen its review procedures, including the engagement of an independent party to assess high-risk IT projects at critical stages during their lifecycle.  The requirement, timing and scope of such independent reviews will be established at the beginning of the project by the approval authority.

• The examination of ways to further strengthen CRA’s review procedures is underway. Options will be finalized by 2010.

5.22 Recommandation

Dans deux ou trois ans, le Comité de gestion de l'Agence du revenu du Canada devrait s'assurer de recevoir et d'examiner l'information indiquant la mesure dans laquelle les nouvelles politiques, procédures et lignes directrices de gestion des projets sont mises en œuvre et suivies dans l'ensemble de l'Agence.

Adoptée. Dans deux ou trois ans, l’Agence du revenu du Canada (ARC) entreprendra et terminera une évaluation de la mise en œuvre du cadre amélioré en matière d’approbation et de surveillance des projets ainsi que le niveau d’observation du cadre à l’échelle de l’Agence. Ce type d’examen périodique est couramment fait à l’ARC. En effet, un tel examen a donné lieu aux améliorations susmentionnées au cadre de surveillance des projets qui a été approuvé par le Comité de gestion de l’Agence au début de 2008. Parmi ces modifications, on compte l’élaboration de nouveaux produits de formation et d’information afin d’augmenter le niveau de sensibilisation au nouveau régime de gestion de projet, en plus de lignes directrices et de modèles plus détaillés afin de faciliter l’observation.

Réalisations en 2008-2009 :

• Depuis 2006, le Comité de gestion des ressources et des investissements de l’Agence assure la surveillance de la gestion et des progrès réalisés à l’égard  des projets d’investissements majeurs.
• Tel que le BVG l’a reconnu, l’ARC a mis en œuvre des changements en 2008‑2009 en vue d’assurer une approche mesurée et méthodique pour l’approbation, la planification et l’exécution de projets grâce à l’établissement d’une approche en six étapes pour tous les grands projets d’investissement.
• Afin de faciliter le respect du nouveau processus, des lignes directrices et des modèles détaillés ont été élaborés et un cours de formation en ligne a été lancé en 2008‑2009.
• On a également ajouté l’exigence pour les grands projets d’investissement de présenter régulièrement une fiche de rendement, aussi connue sous le nom de tableaux de bord, afin de rendre compte chaque trimestre des progrès réalisés par rapport à la portée, au calendrier et aux coûts. Ceci a permis d’améliorer la capacité du secrétariat du Comité de gestion des ressources et des investissements à faire un examen rigoureux au moyen de la détection de problèmes potentiels en temps opportun et des mesures afin de les aborder ou les atténuer.  

Réalisations en 2009-2010 et exercices ultérieurs :

• En 2009-2010, l’ARC a continué à améliorer le cadre de surveillance des projets en mettant à jour les lignes directrices en vue de promouvoir la conformité. À titre d’exemple, l’exigence de réaliser les consultations avec les intervenants a été accentuée.
• Des nouvelles fonctionnalités du système seront introduites en avril 2010 avec la mise en œuvre du système de projets (SP), un module entièrement intégré au système financier de l’ARC. Conforme aux pratiques exemplaires en matière de gestion de projets, SP est un outil qui facilitera la surveillance et le suivi des renseignements financiers sur les grands projets d’investissement.
• Une évaluation de la mise en œuvre et du respect du cadre d’approbation et de surveillance de projets à l’échelle de l’Agence sera lancée d’ici 2012.

5.42 Recommandation.

Afin de renforcer sa gouvernance des investissements dans les TI et de fournir à la haute direction une meilleure information pour la prise de décisions, l'Agence du revenu du Canada devrait :

• achever sa liste d'applications de TI et évaluer la viabilité des différentes applications ainsi que les risques qu'elles présentent;
• terminer l'élaboration de son plan pluriannuel d'investissement stratégique;
• définir des catégories appropriées pour le portefeuille d'investissements dans les TI et communiquer les résultats périodiquement à la haute direction;
• consigner des critères d'évaluation clairs pour le classement par ordre de priorité des investissements dans les TI et leur sélection pour le portefeuille.

Adoptée. L’Agence achèvera son inventaire des applications en technologie de l’information (TI) (y compris une évaluation de leur durabilité et des risques associés) et terminera l’élaboration de son plan d’investissement stratégique, en faisant tous les efforts nécessaires pour assurer la conformité à la politique du Conseil du Trésor, Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis. Bien que l’ARC soit d’avis que les cadres supérieurs sont déjà bien informés en ce qui concerne la nature, le but et la diversité de projets majeurs dans lesquels l’Agence a investi à un moment donné,  l’introduction d’un plan plus officiel d’investissement stratégique permettra à l’Agence de définir plus clairement, de résumer et de rendre compte sur la catégorisation de ses investissements existants et prévus.

Les cadres supérieurs doivent évaluer de nombreux facteurs lorsqu’ils choisissent les projets à entreprendre et dans quel ordre le faire. Chaque décision est généralement prise dans un contexte particulier et on choisit en conséquence les critères utilisés pour évaluer et comparer la valeur et l’importance des investissements proposés. L’Agence s’appliquera à mieux décrire ce contexte en classant les projets en cours et ceux proposés par catégorie, et à assurer la transparence par rapport aux critères retenus relatifs à une décision.

• En 2008 (septembre), l’Agence a complété l’inventaire de toutes les applications de la TI et l’évaluation de leur durabilité ainsi que les risques qui leur sont associés et a effectué une mise à jour en 2009 (novembre).
• En 2009-2010, L’ARC a introduit un processus plus rigoureux de planification et d’établissement des priorités pour ses grands projets d’investissement stratégique. 
• Un élément central du processus a été la création d’un aperçu pluriannuel des investissements pour les projets majeurs en cours et à venir au moyen de l’élaboration d’un Plan d’investissement stratégique (PIS). Le PIS est conforme à la Politique sur la planification des investissements du Conseil du Trésor.
• Le Conseil de direction de l’Agence a appuyé le premier PIS de l’ARC en septembre 2009.
• L’établissement des priorités d’investissements à long terme a été réalisé grâce à l’élaboration d’une méthodologie et de critères qui servent à classifier et à fixer les priorités à l’égard des nouveaux investissements et ceux en cours.

5.47 Recommandation

L'Agence du revenu du Canada devrait élaborer une information sur le rendement plus complète du point de vue stratégique afin d'aider les responsables de la gestion et de la surveillance des investissements dans les TI à prendre des décisions plus éclairées.

Adoptée. Le cadre amélioré de surveillance des projets de l’Agence, qui a été approuvé par le Comité de gestion de l’Agence au début de 2008, incorporait un certain nombre de mesures qui permettront à l’Agence de produire des renseignements plus complets sur le rendement des projets au niveau stratégique. Ces mesures comprennent, entre autres : la nécessité d’élaborer un plan plus robuste de mesure du rendement et d’une stratégie d’évaluation pour chaque nouveau projet, assurant ainsi que les objectifs, les résultats attendus et les critères de réussite sont clairement exprimés dès le début; une attention accrue sur la détermination et l’atténuation des risques dans le cadre de l’analyse de rentabilisation et du plan de mise en œuvre des projets; l’introduction de rapports trimestriels sur le rendement (« tableau de bord ») pour l’ensemble des projets sous la surveillance de l’Agence (afin de compléter les rapports d’étape plus détaillés qui sont déjà exigés périodiquement); et l’introduction d’une nouvelle étape intitulée Confirmation de la réalisation des avantages, à la fin de chaque projet. Dans leur ensemble, ces mesures permettront aux cadres supérieurs de mieux comprendre la viabilité et le niveau de risque du portefeuille de projets de TI, de mieux évaluer dans quelle mesure l’Agence atteint ses objectifs d’investissement stratégique et de mieux cerner le taux global de réussite des projets de TI.

Réalisations en 2008-2009 :

• Tel qu’indiqué, des mesures ont été mises en œuvre en 2008-2009 telles qu’énumérées (plan de mesure du rendement et stratégie d’évaluation, définition précise des objectifs et des résultats attendus, accent mis sur les risques et les tableaux de bord trimestriels du rendement). 
• Le cadre de gestion de projet a été mis à jour avec l’ajout d’une étape de confirmation de la réalisation des avantages à la fin de chaque projet.

Réalisations en 2009-2010 :

• L’implantation du Plan d’investissement stratégique  en 2009-2010 offre un aperçu complet du portefeuille existant de projets y compris une évaluation à jour des risques des projets.

5.71 Recommandation

L'Agence du revenu du Canada devrait renforcer ses procédures d'examen et exiger, entre autres, que les projets de TI à risque élevé soient évalués de façon indépendante à des intervalles précis au cours de leur cycle de vie.

Adoptée. L’ARC examinera des moyens de renforcer davantage ses procédures d’examen, y compris la participation d’une partie indépendante dans le but d’évaluer les projets de TI à risque élevé à des étapes critiques de leur cycle de vie. La nécessité, le moment opportun et la portée de ces examens indépendants seront établis au début du projet par les personnes dotées du pouvoir d’approbation.

• Un examen des moyens de renforcer davantage les procédures d’examen de l’ARC est en cours. Les options seront finalisées en 2010.