6.36 Recommendation

6.36 The Canada Revenue Agency should review its approach to staffing in a Competency Based Human Resources Management environment in order to:

• assess progress that has been made to date in reaching its vision of a pre-qualified workforce for staffing purposes;
• put in place a detailed action plan with incremental costs, timelines, and milestones to move the process from its current state to its desired state;
• better reflect employees’ performance on the job in the formal assessment of competencies;
• communicate to employees the interim steps that are being taken to implement the vision and the progress toward achieving that vision to increase their level of comfort with the direction the Agency is taking; and
• assess the impact of any new changes after they are implemented, and communicate the results of this work to all employees.

At this time, the CRA agrees with four of the five points itemized in the recommendation. As explained in detail below, the Canada Revenue Agency will review the feasibility of the third point. Aligned with available resources, the Canada Revenue Agency will do the following:

• conduct an analysis of the progress achieved to date in reaching our vision, and make appropriate recommendations to ensure alignment with the Agency's business needs; (completed)
• put in place a detailed action plan to move the progress from its current state to its desired state; (in progress)
• build on the existing communication that has taken place in order to increase employees' level of understanding with the direction being taken with Competency Based Human Resources Management. This would include additional information concerning staffing and regular progress reports on the steps being taken for the implementation of future enhancements; and (in progress)
• review and build on strategies currently in place to assess the impact of future enhancements and share results with employees. (in progress)

With regards to the third point, the Canada Revenue Agency will review the feasibility of including employee performance on the job in the formal assessment of competencies. This review will necessitate extensive stakeholder consultations, including consultation with unions as performance reviews are included in the collective agreements. Following this review, the Canada Revenue Agency will determine the appropriate future steps.

(in progress)

We expect to have completed these activities by 31 March 2010.

• CRA has completed an analysis of the progress achieved to date, and again confirmed that the Competency Based Human Resources Management (CBHRM) framework is the appropriate direction for the Agency.
• CRA also confirmed and communicated the vision for CBHRM which is that CRA’s staffing regime and processes should be based on a pre‑qualified workforce using competency based human resources management. This will become mandatory for selection processes as of April 1, 2010. This timeframe was established to allow employees sufficient time to prepare.
• Competencies, education, and experience are the driving factors for staffing to ensure achievement of the Agency’s objective of excellence in delivery of its business goals. Competency based staffing will allow for the right person at the right place at the right time.
• A national project to migrate to a pre-qualified workforce was launched in January 2009 to ensure employee readiness for selection processes and career development.
• A national planning framework as well as a strong governance model and reporting infrastructure were developed and implemented in March 2009.
• In addition to this, to ensure success, all regions and branches across the Agency have established transition plans with strong governance and local project management.
• On February 2009, the Commissioner confirmed to all staff that the Agency would migrate to staffing based on a pre‑qualified workforce by April 1, 2010.
• A national communication strategy for all regions and branches was developed and provided to project managers across the Agency.
• A website providing detailed information regarding the transition to pre-qualified workforce staffing process is available to all employees.
• Progress on the implementation of the national project to migrate to a pre-qualified workforce is reported monthly via a national project team to senior management
• By spring 2010, a plan will be developed to determine how to assess the impact of these new changes after they are fully implemented.

6.36 Recommendation

6.36  L'Agence du revenu du Canada devrait examiner l'approche de dotation dans l'environnement de gestion des ressources humaines axée sur les compétences (GRHAC) afin de faire ce qui suit:

• évaluer les progrès accomplis jusqu'à maintenant en vue de réaliser sa vision d'un effectif préqualifié aux fins de la dotation;
• mettre en œuvre un plan d'action détaillé comprenant les coûts supplémentaires qu'il entraîne, les échéanciers et les jalons importants, pour faire avancer le processus de l'état actuel à l'état voulu;
• mieux traduire le rendement des employés au travail dans l'évaluation officielle des compétences;
• communiquer aux employés les mesures provisoires qui sont prises pour réaliser sa vision et les progrès accomplis en ce sens, de manière à accroître le sentiment d'aisance des employés à l'égard de l'orientation prise par l'Agence;
• évaluer l'effet de tous les nouveaux changements après leur mise en œuvre et de communiquer les résultats de ce travail à tous les employés.

En ce moment, l’Agence du revenu du Canada est d’accord avec quatre des cinq points détaillés dans la recommandation. Comme it est précisé plus bas, l’Agence du revenu du Canada effectuera un examen de la faisabilité du troisième point. En harmonie avec les ressources disponibles, l’Agence du revenu du Canada effectuera ce qui suit :

• mènera une analyse des progrès accomplis jusqu'à présent pour atteindre sa vision et formulera les recommandations nécessaires pour assurer l'harmonie avec les besoins opérationnels de l'Agence; (complété)
• mettra en place un plan d'action détaillé pour faire passer le processus de son état actuel à son état voulu; (en cours)
• mettra à profit les communications existantes qui ont été effectuées afin d'augmenter le niveau de compréhension des employés par rapport à l'orientation prise vis-à-vis de la gestion des ressources humaines axée sur les compétences. Cela comprendrait des renseignements supplémentaires concernant la dotation et des rapports d'étape réguliers sur les étapes prises pour la mise en œuvre des améliorations futures; (en cours)
• examinera et mettra à profit les stratégies actuellement en place pour évaluer les conséquences des améliorations futures et communiquer ces résultats aux employés. (en cours)

Pour ce qui est du troisième point, l'Agence du revenu du Canada examinera la faisabilité d'inclure le rendement d'un employé au travail dans l'évaluation officielle des compétences. Cet examen nécessitera des consultations poussées avec les intervenants, y compris des consultations avec les syndicats puisque les examens de rendement sont compris dans les conventions collectives. À la suite de cet examen, l'Agence du revenu du Canada déterminera les prochaines étapes appropriées. (en cours)

Nous prévoyons que ces activités seront terminées d’ici le 31 mars 2010.

• L’ARC a effectué une analyse sur le progrès accompli à ce jour et a de nouveau confirmé que le cadre de gestion des ressources humaines axée sur les compétences (GRHAC) est l’orientation appropriée pour l’Agence.
• L’ARC a également confirmé et communiqué la vision pour la GRHAC, qui consiste à ce que le système et les processus de dotation de l’ARC devraient être basés sur un effectif préqualifié en utilisant la gestion des ressources humaines axée sur les compétences. À compter du 1^er avril 2010, cela sera obligatoire pour les processus de dotation. Cet échéancier a été établi afin d'allouer aux employés un délai suffisant pour se préparer.
• Compétences, éducation et expérience sont les principaux facteurs en dotation pour assurer l’atteinte de l’objectif d’excellence de l’Agence au niveau de la rencontre de ses objectifs opérationnels. Un système de dotation axé sur les compétences permet d’avoir la bonne personne, au bon endroit, au bon moment.
• Un projet national pour faire la transition vers un effectif préqualifié a été lancé en janvier 2009 afin de s’assurer que les employés soient prêts pour les processus de sélection et leur perfectionnement professionnel.
• Un cadre national de planification, en plus d’un solide modèle de gouvernance et d’une infrastructure d’établissement de rapport ont été élaborés et mis en œuvre en mars 2009.
• De plus, pour assurer le succès, toutes les régions et les directions générales, à l’échelle de l’Agence, ont établi des plans de transition avec une gouvernance solide et une gestion de projet locale.
• En février 2009, le commissaire a confirmé à tous les employés que l’Agence ferait la transition vers des processus de dotation basés sur un effectif préqualifié d’ici le 1^er avril 2010.
• Une stratégie nationale de communication a été élaborée pour toutes les régions et les directions générales et distribuée aux gestionnaires de projet, à l’échelle de l’Agence.
• Un site Web qui fournit des renseignements détaillés relativement à la transition vers des processus de dotation basés sur un effectif préqualifié est disponible pour tous les employés.
• Un compte-rendu des progrès de la mise en œuvre du projet national pour faire la transition vers un effectif préqualifié est fait mensuellement à la haute gestion, via l’équipe nationale de projet.
• D’ici le printemps 2010, une stratégie sera développée pour déterminer la  façon de mesurer les impacts de ces nouveaux changements lorsqu’ils seront mis en place.

6.44 Recommendation

6.44 The Canada Revenue Agency should finalize and implement its draft performance measurement and evaluation framework for resourcing, competencies, performance, and recourse programs so it can provide management with the information it needs to plan, monitor, and improve those programs on an ongoing basis.

The Canada Revenue Agency agrees with this recommendation. The performance measurement and evaluation framework for resourcing, competency, performance, and recourse programs will be finalized by 31 March 2009. This framework will be reflected in operational performance expectations for 2009-2010 and appropriate monitoring and reporting will follow. (completed)

• The performance measurement and evaluation framework for resourcing, competency, performance, and recourse programs was finalized and implemented by March 31, 2009.
• This framework was also reflected in operational performance expectations for 2009-10 (regional deliverables) with appropriate monitoring and reporting conducted.

6.44 Recommendation

6.44  L'Agence du revenu du Canada devrait parachever et mettre en œuvre son cadre de mesure et d'évaluation du rendement pour ses programmes de renouvellement du personnel, de compétences, de rendement et de recours, de manière à la direction l’infromation dont elle a besoin pour planifier, surveiller et améliorer continuellement ces programmes.

L'Agence du revenu du Canada est d’accord avec cette recommandation. Le cadre de mesure et d’évaluation du rendement pour les programmes de dotation, de compétences, de rendement et de recours sera mis au point d’ici le 31 mars 2009. Ce cadre sera représenté dans les attentes de rendement opérationnel pour 2009-2010, et la surveillance et l'établissement de rapports qui s’imposent suivront. (complété)

• Le cadre de mesure et d’évaluation du rendement pour les programmes du renouvellement du personnel, des compétences, du rendement et du recours a été mis au point et affiché dans InfoZone le 31 mars 2009.
• Ce cadre a également été représenté dans les attentes en matière de rendement opérationnel pour 2009-2010 (produits livrables régionaux), en faisant état du fait que des activités adéquates de surveillance et de rapport ont été menées.