Rapport de progrès sur les plans d'action relatifs au Chapitre 7 du Rapport de la vérificatrice générale - L'économie et l'efficience des services - SCC

Services d’alimentation, de nettoyage et d’habillement

7.38 Le Service correctionnel du Canada (SCC) devrait colliger, à l’échelle nationale, suffisamment d’information sur le volume et le coût de ses achats et sur leur utilisation par endroit pour pouvoir analyser en profondeur ses services concernant l’alimentation, l’entretien et les vêtements, et examiner de façon régulière comment modifier ou améliorer ses pratiques. Il devrait aussi examiner les endroits où il peut économiser en se fondant sur le volume de ses acquisitions.

7.38 Le SCC admet qu’il lui serait bénéfique d’analyser en profondeur le coût de ses acquisitions et de ses services concernant l’alimentation, l’entretien et les vêtements.

Le SCC améliorera l’analyse qu’il effectue de la prestation de ses services en établissement. Plus précisément, le SCC compte effectuer ce qui suit au cours des 18 prochains mois ¹ :

• colliger suffisamment d’information auprès des établissements pour analyser en profondeur et de manière systématique à l’échelle nationale ses pratiques en matière d’acquisition et son modèle de prestation de services en établissement. Cela comprend un examen des pratiques exemplaires, et au besoin, une comparaison avec les normes de l’industrie et d’autres services correctionnels;


• examiner ses pratiques en matière de gestion des stocks et ses niveaux optimaux;


• examiner son modèle de distribution des services d’alimentation et voir à utiliser des menus uniformes à l’échelle nationale;


• examiner son modèle de distribution des vêtements;


• réévaluer les primes attribuées aux biens et services de CORCAN;


• continuer de collaborer avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l’élaboration d’une stratégie nationale d’achats comprenant le recours à des contrats nationaux et à plus long terme pour certains produits;


• définir des directives nationales sur l’acquisition économique de biens.

Pour terminer, la modernisation de l’infrastructure matérielle proposée par le Comité d’examen du SCC, qui est aussi un thème clé du projet de transformation en réponse aux recommandations du Comité, permet d’explorer des façons créatives et novatrices de rationaliser la prestation de services, de partager des services communs et d’adopter des pratiques d’achats plus efficaces et efficientes.

CASC

X

Initiatives en cours ²:

• Le système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM) du SCC a été examiné afin d’évaluer sa capacité et ses limites pour ce qui est du contrôle des dépenses et de la vérification de l’utilisation des produits. On a entrepris une analyse des dépenses partir des données du SIGFM.



• On a obtenu des rapports des fournisseurs actuels du SCC pour procéder à des analyses de produit (pour les produits utilisés dans les établissements).


• Une recherche sur les logiciels de gestion des stocks actuellement disponibles a été amorcée. L’examen des pratiques en matière de gestion des stocks et des niveaux optimaux sera terminé d’ici au 30 septembre 2009.


• Le SCC a procédé à un examen préliminaire de ses modèles de distribution des services d’alimentation. Lors de la réunion de février 2009, les membres du Comité de direction ont examiné l’information supplémentaire sur les types d’aliments et leur source afin de vérifier s’il était possible d’obtenir des rabais. L’examen complet du modèle de distribution des services d’alimentation, y compris le recours à des contrats nationaux pour certains produits sera terminé d’ici au 30 septembre 2009.


• Le SCC continuera de collaborer avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l’élaboration d’une stratégie nationale d’achats afin d’accroître l’efficacité et l’efficience. Elle comprendra le recours à des contrats nationaux et à plus long terme pour certains produits d’ici à mars 2010.


• Une analyse des produits achetés à CORCAN est en cours pour justifier la réévaluation des primes attribuées aux biens et services de CORCAN et sera terminée d’ici au 30 septembre 2009. Pour le moment, l’analyse ne tiendra pas compte des produits alimentaires étant donné qu’on a récemment décidé, dans le cadre du projet de transformation du SCC, de fermer les opérations agricoles de CORCAN, où ces aliments sont produits.


• L’analyse des pratiques actuelles en matière d’acquisition y compris l’examen des pratiques exemplaires et une comparaison avec les normes de l’industrie et celles des services correctionnels d’autres administrations sera terminée d’ici au 30 septembre 2009.


• Les directives nationales sur l’acquisition économique de biens seront établies d’ici au 31 mars 2010.

Gestion des agents de correction

7.46 Le SCC devrait réaliser des analyses pour vérifier que le déploiement des agents de correction est fait de la façon la plus économique et efficiente possible.

7.46 Le SCC est d’accord avec cette recommandation et promet d’analyser davantage l’ébauche de ses normes de déploiement avant de les mettre en œuvre. Cette analyse continue tiendra compte de l’impact des congés des employés et des heures supplémentaires pour s’assurer d’une utilisation la plus économique et efficiente possible des postes de remplacement des agents de correction.

Pendant l’achèvement de la présente vérification, l’ébauche des normes de déploiement a été mise en place à l’Établissement Mountain (région du Pacifique); on est en train d’ajouter des leçons retenues à l’ébauche de ces normes. 

Le SCC est également en train d’évaluer les différences entre établissements et d’élaborer des normes pour des établissements en particulier. Il modifie au besoin l’ébauche des normes de déploiement, pour donner suite à la mise en œuvre des recommandations du Comité d’examen du SCC.

Lorsqu’elles seront terminées, les normes de déploiement permettront une plus grande souplesse et de la disponibilité pour contrebalancer le coût des heures supplémentaires attribuable aux absences. Le SCC est aussi en train d’achever une directive du commissaire sur les normes nationales relatives au déploiement des agents de correction dans laquelle il est question d’un comité de surveillance qui doit veiller à ce que le déploiement des agents de correction se fasse de manière économique et efficiente. La mise en œuvre de la directive est prévue en avril 2009.

Le SCC est en outre en train d’élaborer un système automatisé national de gestion des horaires de travail et du déploiement à l’intention des services de sécurité, pour uniformiser davantage les horaires et les pratiques relatives aux déploiements. La mise en œuvre du système est prévue d’ici septembre 2009.

CASC

X

X

X

X

Ne s’applique plus en raison des troubles graves survenus à l’Établissement Mountain.
(printemps 2008)

X
Nouvelle date : printemps 2010

• L’analyse est terminée. La directive du commissaire sur les normes nationales de déploiement des agents de correction a été achevée et approuvée par le Comité de direction (réunion de février 2009).


• Le mandat du comité de surveillance qui doit veiller à ce que le déploiement des agents de correction se fasse de manière économique et efficiente ainsi que les normes de déploiement des agents de correction pour 2009-2010 ont été rédigés et approuvés par le Comité de direction (réunion de février 2009).


• Le SCC mettra en œuvre les nouvelles normes de déploiement dans tous les établissements en avril 2009. Le comité de surveillance sera alors en activité.





























• Bien que la conception du système automatisé national de gestion des horaires de travail et du déploiement progresse, sa mise en œuvre est reportée au printemps 2010 en raison de la complexité du système.

7.63 Le SCC devrait systématiquement colliger et analyser des renseignements détaillés pour bien gérer ses dépenses en heures supplémentaires. Il devrait examiner ce qui justifie leur recours, effectuer des analyses et prendre des décisions pour réduire le coût de ces heures supplémentaires en proposant des solutions de rechange, des contrôles et des incitatifs.

7.63 Le SCC admet que le suivi continu de ses dépenses en heures supplémentaires est essentiel pour s’assurer d’une gestion efficace de ses ressources, de façon à ce que toute l’importance soit accordée à l’économie et à l’efficience.

Le SCC améliorera le suivi et l’analyse de ses dépenses en heures supplémentaires et les solutions qu’il peut mettre en place pour les éviter, ainsi que les renseignements sur les finances et le rendement en lien avec tous les aspects de ses opérations, y compris les dépenses en heures supplémentaires.

En août 2008, le processus trimestriel permettant de suivre la gestion des dépenses en heures supplémentaires a été amélioré : le Comité national des finances et le Comité de direction du SCC recevront désormais plus de détails et une meilleure analyse au niveau national.

Il est aussi question de créer d’ici avril 2009 un comité chargé des normes de déploiement des agents de correction, qui veillera à ce que les pratiques soient économiques et efficientes. Le Comité aura aussi à élaborer un modèle accepté à l’échelle nationale pour faire le suivi des heures supplémentaires dans les établissements. 

En dernier lieu, des ententes de rendement conclues avec tous les cadres vont continuer d’exiger une saine gestion des ressources financières et humaines. À compter de 2008‑2009, le Comité d’évaluation du rendement examinera comment les directeurs d’établissement et les cadres supérieurs gèrent leurs ressources financières, y compris les heures supplémentaires.

CASC

CAGRH

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X

X

• Le SCC a amélioré le suivi et l’analyse de ses dépenses en heures supplémentaires; depuis août 2008, une analyse supplémentaire a été fournie aux cadres supérieurs.


• Pour réduire le nombre de postes à pourvoir, on a consacré des efforts considérables au recrutement et à la dotation de nouveaux postes d’agents de correction. Le SCC a accompli des progrès vers son objectif de 1200 nouvelles recrues pour 2008-2009.


• Un groupe de travail sur les heures supplémentaires, composé de membres de toutes les régions ayant une expertise opérationnelle liée à la gestion des agents de correction et d’experts de l’établissement des horaires de travail et du déploiement a été constitué en janvier 2008 pour fournir une orientation nationale sur l’administration des heures supplémentaires. Une politique sur les heures supplémentaires est également en cours d’élaboration.


• Au cours des trois (3) prochains mois, tous les gestionnaires d’établissement recevront une formation supplémentaire sur la mise en œuvre des normes. Les gestionnaires pourront ainsi plus facilement atteindre les objectifs concernant les opérations correctionnelles en établissement, prévoir les besoins en ressources humaines et gérer les budgets. ³  Cette formation permettra donc aussi d’améliorer la gestion des heures supplémentaires.


• Inclure, comme indicateur de performance personnelle, la gestion des heures supplémentaires dans l’entente de rendement et le rapport d’évaluation des directeurs d’établissement et des sous-commissaires régionaux à partir de l’exercice 2009-2010.⁴


• Enfin, comme nous le mentionnons au sujet de la recommandation 7.46, un comité de surveillance pour la mise en œuvre des nouvelles normes de déploiement sera créé d’ici avril 2009 et vérifiera les dépenses liées aux heures supplémentaires des agents de correction.

7.68 Le SCC devrait veiller à consigner correctement toutes les absences d’employés dans son système de gestion des ressources humaines.

7.68 Le SCC est d’accord avec cette recommandation et promet de veiller à consigner correctement les absences d’employés dans son système de gestion des ressources humaines (SGRH).

Comme le mentionne le rapport, le SCC a tout de suite pris des mesures pour régler la question des absences mal consignées, notamment en faisant concorder les données des listes des établissements aux données du SGRH.

Par ailleurs, tous les secteurs de l’AC, les régions et les établissements ont eu comme instruction en juillet 2008 d’examiner les absences de tous les employés en 2007‑2008. S’il cela est nécessaire, des mesures seront prises pour que les renseignements au sujet des absences de tous les employés soient complets et exacts. On prendra, s’il y a lieu, des mesures à l’endroit des employés qui ne respectent pas les directives nationales sur la consignation des congés.

Un processus de suivi trimestriel a aussi été mis en place à l’échelle de l’organisation pour s’assurer d’une responsabilisation continue concernant la consignation appropriée des absences des employés.

La Direction de la vérification interne du SCC effectuera également un examen de suivi de la consignation des absences des employés d’ici la fin de 2008-2009.

Pour terminer, le SCC mettra en place un système automatisé national de gestion des horaires de travail et du déploiement d’ici septembre 2009. Le système interagira directement avec le SGRH, ce qui permettra de renforcer les contrôles entourant la consignation des congés.

ACGRH

CVI

CASC /
 ACGRH

X

X

X

X

X

X
Nouvelle date :
printemps 2010

• Le SCC a examiné les absences d’employés en 2007-2008 pour toutes les régions et tous les secteurs. Les écarts relevés ont été corrigés et d’autres mesures sont mises en place au besoin afin de renforcer les contrôles entourant la consignation des absences des employés.


• Un processus de suivi trimestriel a été mis en place à l’échelle de l’organisation et les résultats seront fournis aux cadres supérieurs en mars 2009 pour surveillance et suivi.


• La Direction de la vérification interne du SCC effectue actuellement un examen de suivi de la consignation des congés des employés et les résultats seront présentés au Comité de vérification du SCC en avril 2009.























• Comme nous l’avons mentionné précédemment, la conception du système automatisé national de gestion des horaires de travail et du déploiement progresse, mais sa mise en œuvre est reportée au printemps 2010 en raison de la complexité du système.

Directives fournies par les cadres supérieurs sur les questions d’économie et d’efficience

7.80 Les cadres supérieurs du SCC devraient s’assurer de recevoir et d’examiner des analyses appropriées et des renseignements sur le rendement pour pouvoir surveiller les services de sécurité et les activités en établissement et prendre des décisions éclairées, tout en portant attention à l’économie et à l’efficience. Le SCC devrait cerner et analyser les endroits où il est possible d’économiser, de planifier, de mettre en œuvre, de surveiller et d’améliorer la prestation des services, de façon à ce que l’importance soit accordée à l’économie et à l’efficience.

7.80 Le SCC est d’accord avec le fait qu’un suivi continu et une analyse des dépenses sont essentiels pour s’assurer d’une gestion efficace des ressources, de façon à ce que l’importance soit accordée à l’économie et à l’efficience.

En 2008-2009, le SCC a amorcé un processus de révision stratégique de ses dépenses, qui comprend une analyse détaillée de tous ses programmes et activités pour cerner ce qui est efficace, ce qui pourrait être réaffecté et ce dans quoi réinvestir. 

En se fondant sur les efforts de cet examen stratégique, le SCC sera mieux outillé pour gérer ses services de sécurité et ses activités en établissement avec suffisamment d’importance accordée à l’économie et à l’efficience :

• l’économie et l’efficience seront considérées comme des éléments clés de gestion dans toute l’information présentée aux Comité et au Sous­comité de direction du SCC (à compter de novembre 2008);
• le mandat des principaux comités de gestion sera actualisé, s’il y a lieu, pour tenir compte du besoin de surveiller et de gérer l’économie et l’efficience (d’ici mars 2009);
• le cadre de mesure du rendement du SCC sera révisé et comprendra, au besoin, des mesures en faveur de l’économie et de l’efficience (d’ici mars 2009).

Les cadres supérieurs du SCC s’engagent en outre, dans le cadre de la transformation, à analyser et à mettre de l’avant des solutions permettant d’accroître l’efficience et l’efficacité du système correctionnel fédéral.

AE

CAPR

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X

X

• L’examen stratégique du SCC est terminé et les résultats ont été annoncés dans le cadre du budget de 2009. Un comité de la gestion supérieure a été constitué pour superviser sa mise en œuvre. Pour 2009-2010, on prévoit des économies de 42,5 M$. Il y aura un réinvestissement de 16,4 M$ pour augmenter la capacité et améliorer les résultats en ce qui concerne la surveillance dans la collectivité, les interventions correctionnelles et la détention. 
• Le SCC a amélioré le processus en place pour soumettre l’information présentée au Comité de direction du SCC et à ses sous‑comités afin que l’économie et l’efficience soient considérées comme des éléments clés de gestion.
• Dans le cadre de la mise en œuvre de l’architecture des activités du programme (AAP), le SCC améliorera, lorsque c’est indiqué, ses indicateurs de rendement afin de fournir des renseignements plus détaillés sur les économies et les gains de rendement possibles à prendre en considération dans le cadre des processus décisionnels des cadres supérieurs. Ce sera terminé d’ici mars 2009.