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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement*
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Page 9
Para 5.13
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Page / Paragraphe
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Planification
stratégique
Le ministère de la Justice
Canada devrait terminer sa planification stratégique ministérielle et
élaborer des stratégies en vue de réaliser ses objectifs à long terme.
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. En février 2005, il a créé le Bureau de la
gestion de la planification stratégique et du rendement pour commencer à
renforcer les capacités du Ministère en matière de planification stratégique
et de gestion du rendement et, entre autres, à intégrer la planification et
l’analyse stratégique ainsi que la mesure du rendement et la reddition de
comptes pour le Ministère. De plus,
celui-ci élabore actuellement une stratégie ministérielle en matière de
ressources humaines qui englobe ses priorités stratégiques clés à cet égard
ainsi que d’autres initiatives de gestion des ressources humaines visant à
appuyer les priorités de l’ensemble du gouvernement. Le Ministère poursuivra ses efforts en vue
de mettre en œuvre des cadres et des processus de planification qui reflètent
les besoins et les enjeux uniques auxquels il devra faire face en vue de
réaliser ses objectifs stratégiques.
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En 2007, le Ministère a lancé
un Plan de gestion des ressources humaines triennal qui énonce les priorités
clés et les initiatives de soutien que le Ministère entreprendra pour
répondre aux défis actuels et à venir dans le domaine de GRH ainsi que
l’initiative pangouvernementale sur le renouvellement de la fonction
publique.
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Le MJ a terminé son troisième
cycle de la planification intégrée de ses activités. Les renseignements tirés
des plans intégrés d’activités ont été appliqués de multiples façons, y
compris leur utilisation afin d’élaborer le Rapport sur les plans et
priorités du Ministère. Le MJ a reçu une rétroaction positive du SCT dans son
évaluation annuelle du cadre ministériel de responsabilisation de gestion sur
le progrès dans le cadre de la mise en place d’une planification intégrée des
activités et un cadre pour faire rapport. L’exercice d’évaluation du cadre
annuel de responsabilisation de gestion continuera d’être un excellent
baromètre de la façon dont le ministère de la Justice agit et là où
le MJ doit apporter des modifications dans le domaine de la planification
stratégique.
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Terminé
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Terminé
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*Le
Plan d’action du MJ contient l’information envoyée au CPAC le 22 avril 2008
ainsi qu’une mise à jour sur les observations et recommandations du BVG en date
du 30 avril 2009.
Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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Page 12
Para. 5.20
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Page / Paragraphe
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Mandataires
en matière civile
Le ministère de la Justice
Canada devrait examiner les lacunes signalées à l’égard de sa gestion des
mandataires en matière civile et prendre des mesures correctives.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. En fait, il a adopté un plan d’action
visant à poursuivre la mise en œuvre d’améliorations de la gestion des
mandataires. Ce plan d’action
permettra de régler les questions soulevées par la vérificatrice générale.
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Réponse du ministère
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Documentation faisant état de
la recherche interne d’avocats compétents à Justice avant de se tourner vers
l’extérieur
Mise en place d’un processus
plus rigoureux visant à déterminer si un dossier devrait être donné en
sous-traitance et l’introduction de gabarits et de protocoles de fermeture de
traitement afin d’assurer le suivi de manière adéquate et constante et de
documenter la recherche d’avocats à l’interne et la justification de la
sous-traitance qui en découle.
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Le Ministère a pris un certain
nombre de mesures pour renouveler les procédures rattachées au maintien et à
la gestion des mandataires en matière civile.
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Action
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Terminé
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(Suite)
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Para. 5.20
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Page / Paragraphe
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Mandataires
en matière civile
Le ministère de la Justice
Canada devrait examiner les lacunes signalées à l’égard de sa gestion des
mandataires en matière civile et prendre des mesures correctives.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. En fait, il a adopté un plan d’action
visant à poursuivre la mise en œuvre d’améliorations de la gestion des
mandataires. Ce plan d’action permettra
de régler les questions soulevées par la vérificatrice générale.
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Réponse du ministère
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Justification de la sélection du mandataire retenu
Le
Ministère a lancé un processus ouvert visant à conserver les mandataires en
matière civile. Les cabinets d’avocats ou praticiens du droit prêts à fournir
des services juridiques au gouvernement du Canada ont été invités à faire
part de leur intérêt au moyen d’un processus d’expression d’intérêt que le
Ministère a lancé en 2005. À la suite de ce processus, plus de 350 cabinets
et praticiens du droit se sont inscrits auprès du Ministère.
En vue de se qualifier pour des
travaux précis demandés par le Ministère, les cabinets d’avocats et les
praticiens du droit sont évalués par rapport à des critères objectifs par une
équipe de fonctionnaires du Ministère connaissant bien les exigences du
dossier, et une recommandation est formulée auprès du ministre de la Justice
et procureur général du Canada aux fins d’approbation.
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Action (suite)
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Terminé
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
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Para. 5.20
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Page / Paragraphe
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Mandataires
en matière civile
Le ministère de la Justice
Canada devrait examiner les lacunes signalées à l’égard de sa gestion des
mandataires en matière civile et prendre des mesures correctives.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. En fait, il a adopté un plan d’action visant
à poursuivre la mise en œuvre d’améliorations de la gestion des
mandataires. Ce plan d’action
permettra de régler les questions soulevées par la vérificatrice générale.
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Réponse du ministère
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Évaluation
du rendement des mandataires en matière civile
Un
projet pilote est en cours pour évaluer un formulaire d’évaluation de
rendement conçus pour les mandataires en matière civile.
Mise à jour avril 2009
L’évaluation du rendement des mandataires est un élément important
pour déterminer s’ils peuvent être nommés pour un mandat donné. Lorsque leur
nomination à titre de mandataires est envisagée, les cabinets d’avocats et
les juristes sont évalués par des experts du MJ selon les exigences et les
critères établis. Une évaluation de leur rendement antérieur en tant que
mandataires est prise en compte et versée au dossier. Le renouvellement ou la
prolongation d’une nomination existante ou la renégociation des modalités
d’un marché existant, ainsi que la cessation proposée d’une nomination
constituent d’autres événements qui peuvent donner lieu à une évaluation du
rendement d’un mandataire.
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Surveillance
des coûts
Des
contrôles appropriés ont été ajoutés de sorte que les prévisions
d’augmentation des coûts soient dûment justifiées et approuvées et soient
bien documentées dans le dossier.
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Renseignements
de base concernant les arrangements de travail
Introduction d’une trousse de
nomination d’un mandataire, révisée et plus détaillée, qui comprend un énoncé
de travail, des exigences commerciales, des dispositions visant la
rémunération, les modalités de nominations, des indemnités de déplacement du
mandataire et des dispositions visant la cote de sécurité ainsi qu’une
formule de consentement et d’autorisation.
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Action (suite)
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mars 2009
Terminé
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Terminé
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Terminé
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 12
Para. 5.20
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Page / Paragraphe
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Mandataires
en matière civile
Le ministère de la Justice
Canada devrait examiner les lacunes signalées à l’égard de sa gestion des
mandataires en matière civile et prendre des mesures correctives.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. En fait, il a adopté un plan d’action
visant à poursuivre la mise en œuvre d’améliorations de la gestion des
mandataires. Ce plan d’action
permettra de régler les questions soulevées par la vérificatrice générale.
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Réponse du ministère
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Des
mesures sont en cours pour élaborer d‘ici à la fin de l’année financière
2008-2009 une directive et un manuel à l’intention des mandataires visant les
éléments soulignés ci-dessus.
Mise à jour avril 2009
Les sites Internet et intranet du Ministère ont été mis à jour pour
fournir des détails opérationnels et des directives générales sur tous les
éléments mentionnés ci-dessus. Une Directive opérationnelle officielle et
détaillée a été rédigée; on est actuellement en train de la peaufiner, et
elle devrait être prête d’ici la fin de l’automne 2009.
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Action (suite)
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mars 2009
automne 2009
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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Page 13
Para. 5.25
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Page / Paragraphe
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Règlement
des différends
En plus d’assumer la gestion de
ses présentes méthodes extrajudiciaires de règlement des différends, le
ministère de la Justice Canada devrait veiller à définir clairement les
objectifs de chaque initiative, à estimer les économies éventuelles et à
examiner de façon officielle les résultats des initiatives par rapport à
leurs objectifs.
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Recommandation du BVG
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Le MJ souscrit à la
recommandation de la vérificatrice générale, qui est conforme à l’examen
récent de l’initiative ministérielle de règlement extrajudiciaire, laquelle a
donné lieu à la création d’un nouveau mandat axé sur la prestation de
services aux ministères qui appuient la prévention à long terme des litiges
et le règlement précoce des différends.
Ces services à la clientèle comprennent la conception de systèmes, le
soutien consultatif juridique et la formation, tous liés aux priorités
ministérielles visant à améliorer la gestion de la pratique et à gérer le
volume du contentieux.
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Réponse du ministère
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Le
Ministère fera une analyse de l’expérience fédérale en médiation en comparant
les résultats des dossiers du contentieux fermés en 2006-2008 dans des
administrations qui suivent des procédures de médiation obligatoires ou quasi
obligatoires, et dans des administrations qui ne sont pas dotées de tels
programme. Au cours des prochains
mois, le ministère mettra la dernière main au cadre d’analyse, comprenant des
études de cas et des outils de collecte de données. Une fois ce cadre disponible, le Ministère
choisira un consultant qu’il chargera de compléter l’analyse, conformément
aux processus, exigences et échéanciers régissant les marchés fédéraux. La revue des dossiers 2006-2008 devrait
être terminée en février 2009, et des résultats analytiques partiels devraient
être disponibles à la mi-année 2009.
De plus, le ministère de la
Justice a l’intention de mener un projet multilatéral avec d’autres
ministères et organismes fédéraux en vue d’élaborer des outils de mesure du
rendement pour les initiatives de PRD d’ici à la fin de l’exercice 2009-2010
(phase 1) qui sera suivie de l’évaluation de rendement des projets de PRD
dans les ministères et organismes sélectionnés en fonction de leurs priorités
en 2010-2012 (phase 2), et la diffusion des résultats à compter de 2012-2013
(phase 3).
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Action
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Résultats partiels : mi-année 2009
Phase 1 :
mars 2010
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 13
Para. 5.25
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Page / Paragraphe
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Règlement
des différends
En plus d’assumer la gestion de
ses présentes méthodes extrajudiciaires de règlement des différends, le
ministère de la Justice Canada devrait veiller à définir clairement les
objectifs de chaque initiative, à estimer les économies éventuelles et à
examiner de façon officielle les résultats des initiatives par rapport à
leurs objectifs.
|
Recommandation du BVG
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|
Le MJ souscrit à la
recommandation de la vérificatrice générale, qui est conforme à l’examen
récent de l’initiative ministérielle de règlement extrajudiciaire, laquelle a
donné lieu à la création d’un nouveau mandat axé sur la prestation de
services aux ministères qui appuient la prévention à long terme des litiges
et le règlement précoce des différends.
Ces services à la clientèle comprennent la conception de systèmes, le
soutien consultatif juridique et la formation, tous liés aux priorités
ministérielles visant à améliorer la gestion de la pratique et à gérer le
volume du contentieux.
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Réponse du ministère
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Mise à jour avril 2009
Les Services de prévention et de règlement des différends dirigent un
groupe de travail multidisciplinaire en vue d’analyser l’expérience fédérale
en médiation en comparant les résultats des dossiers de litige fermés en
2006-2008 dans les provinces qui ont mis en place des processus (programmes)
de médiation obligatoire (c’est-à-dire l’Ontario) ou quasi-obligatoire
(c’est-à-dire la Colombie-Britannique) et dans celles où ces programmes
n’existent pas (c’est-à-dire la Nouvelle-Écosse). L’examen des dossiers de 2006-2008
a été terminé en janvier 2009; des entretiens avec des avocats du MJ et des
fonctionnaires d’autres ministères et organismes seront terminés en mars
2009. Un consultant a été engagé pour analyser les données. Des résultats
partiels de l’analyse sont attendus à la fin du premier semestre 2009.
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Action
(suite)
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Résultats partiels : mi-année 2009
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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Page 14
Para. 5.29
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Page / Paragraphe
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La
reddition de comptes au Parlement
Le ministère de la Justice
Canada devrait définir des mesures de rendement en fonction de ses priorités
ministérielles et améliorer sa reddition de comptes au Parlement.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Dans son rapport ministériel sur le
rendement, destiné au Parlement, le Ministère intégrera les mesures
pertinentes énoncées par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans
l’évaluation annuelle de son cadre de responsabilisation de gestion.
De façon plus générale, le
Ministère a apporté un certain nombre de changements à ses rapports annuels
sur les plans et les priorités ainsi qu’à ses rapports ministériels sur le
rendement, en vue d’améliorer sa reddition de comptes au Parlement et au
public à l’égard des résultats découlant des initiatives et des priorités
ministérielles. De plus, dans le cadre
de ses efforts visant à améliorer la reddition de comptes, le Ministère a
adopté une pratique selon laquelle un comité, composé d’experts provenant de
ses rangs et d’un conseiller de l’extérieur, évalue la qualité des données
utilisées par la direction pour évaluer dans quelle mesure le Ministère
réalise ses priorités chaque année.
Les résultats de ces examens sont exposés dans le rapport sur le
rendement du Ministère.
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Réponse du ministère
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Le Ministère a continué à
mettre en place des changements à ses rapports annuels au Parlement (Rapport
sur les plans et priorités (RPP) et le Rapport ministériel sur le rendement
(RMR). Les éléments relatifs aux rapports au Parlement contenus dans
l’évaluation annuelle du Cadre de responsabilisation de gestion du Ministère
(préparé par le Secrétariat du Conseil du Trésor) continueront d’être
incorporés au RPP et au RMR du Ministère.
Mise à jour avril 2009
En 2009, le MJ a continué d’élaborer et de mettre en œuvre un cadre
de mesure du rendement conformément à la Politique sur la Structure de
gestion, des ressources et des résultats (SGRR) du gouvernement. Le cadre de
mesure du rendement définit deux résultats attendus et des indicateurs de
rendement connexes pour chaque activité de programme, sous-activité et
sous-sous-activité définie dans l’architecture des activités de programme. Le
cadre a constitué un élément important qui a aidé le Ministère à effectuer, en
2009, un examen, demandé par le Cabinet, de toutes les dépenses directes du
Ministère. En outre, le Ministère continue d’améliorer son approche pour
faire en sorte que les rapports sur les plans et les priorités et les
rapports ministériels sur le rendement soient plus accessibles et plus
faciles à comprendre pour le Parlement et le public.
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Action
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Complété
En cours
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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Page 24
Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
|
Recommandation
du BVG
|
|
Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
|
Réponse du ministère
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Cadre d’assurance de la qualité
Un groupe de travail est en
cours d’établissement et sera chargé de mettre sur pied un cadre d’assurance
de la qualité visant la prestation de services juridiques. Il est prévu que
ce cadre sera terminé d’ici à l’hiver et que la mise en œuvre se fera durant
l’année financière 2009-2010.
Mise à jour avril 2009
Un groupe de travail représentatif de divers domaines juridiques et
fonctionnels a été établi. Une première réunion a eu lieu en juin 2008 pour
étudier l’énoncé du mandat, exposer une vue d’ensemble de l’assurance de la
qualité (AQ) et commencer à y travailler. Une phase de recherche et d’enquête
est en cours pour évaluer ce qui existe en matière d’AQ et si d’autres
organisations semblables ont défini des services juridiques « de
qualité » et mis en place des systèmes d’AQ.
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Action
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Mise en place en 2009-2010
|
État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 24
Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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|
Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
|
Recommandation du BVG
|
|
Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
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Réponse du ministère
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Éléments actuels du Cadre d’assurance de la
qualité au ministère de la Justice
Normes de service
Le
ministère de la Justice élabore un ensemble de normes de service communes
pour les services juridiques qui va appuyer le cadre d’assurance de la
qualité du ministère de la Justice. Ce travail fait partie intégrante de
l’élaboration d’ententes normalisées en matière de services juridiques.
L’élaboration de normes de service communes se fera en consultation avec les
ministères et organismes fédéraux.
Mise à jour avril 2009
Le MJ a établi pour les services juridiques un ensemble de normes de
services communs afin d’appuyer son cadre d’assurance de la qualité du
MJ. Les normes nationales de service
font partie du nouveau modèle de PE normalisé avec les ministères et
organismes. Le modèle a été mis en place le 1er avril 2009. Les normes de service permettront au MJ d’assurer
l’uniformité dans la prestation de services juridiques d’autres ministères et
organismes.
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Action (suite)
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Mise en oeuvre: avril
2009
Complété
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 24
Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
|
Recommandation du BVG
|
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
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Réponse du ministère
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Gestion
du risque juridique (GRJ)
À
l’appui de la GRJ, une section a été créée dans la nouvelle Direction de la
gestion de la pratique du droit en vue de coordonner les pratiques de gestion
du risque juridique à l’échelle du Ministère dans notre tâche de contentieux,
de rédaction législative, de politique et de conseils consultatifs. Un
directeur a été nommé en mars 2008 et un plan de travail est en cours
d’élaboration pour assurer l’avancement dans tous les domaines cernés par la
vérificatrice générale dans son rapport.
En outre, le Ministère mène une
évaluation interne de la façon dont la GRJ contribue à la prestation efficace
de services juridiques au gouvernement. Les conclusions et recommandations de
cette évaluation qui devrait être terminée d’ici à l’automne 2008,
contribuera au peaufinage et au renforcement des pratiques et procédures de
gestion du risque juridique au Ministère.
Mise à jour avril 2009
L’évaluation interne pour déterminer comment fonctionne la GRJ et la
façon dont la GRJ contribue à la prestation efficace de services juridiques
au gouvernement a été achevée en 2007. Les constatations, recommandations et
réponses de la direction ont été présentées au Comité de vérification et
d’évaluation du MJ, qui les a acceptées en octobre 2008.
Un plan d’action a été élaboré pour répondre aux recommandations du
rapport d’évaluation, qui inclut tous les domaines indiqués par la
vérificatrice générale dans son rapport. Le plan d’action abordera
quelques-unes des questions pendantes à traiter pour ce qui est de l’aspect
contentieux de la GRJ, et les affaires exigeant une attention nationale et
coordonnée pour ce qui est des aspects des services consultatifs et
législatifs.
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Action (suite)
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En cours
Rapport final
septembre 2008
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Etat
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
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Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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|
Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
|
Recommandation du BVG
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|
Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
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Réponse du ministère
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Mise à jour avril 2009 (suite)
De grands partenariats de GRJ ont été établis et la Direction de la
gestion de la pratique du droit a lancé dans tout le MJ un examen complet des
questions de GRJ :
Un nouveau comité consultatif interministériel pour la GRJ, que
coprésideront le MJ et le Secrétariat du Conseil du Trésor et auquel
participeront d’autres grands ministères et organismes, est en voie de
création; il veillera à ce que l’on comprenne bien que la gestion des risques
juridiques gouvernementaux est l’affaire de tous, la GRJ étant une
responsabilité partagée.
Un nouveau réseau de GRJ a été créé pour y associer les participants
dans tout le MJ. Le réseau favorise le partage des informations et les
pratiques exemplaires et se réunit au besoin. Quatre réunions ont eu lieu
jusqu’à présent.
Deux groupes de travail ont été établis avec des mandats propres pour
aborder les lacunes ou les défis de la GRJ :
Un groupe de travail sur les services consultatifs et législatifs,
qui a tenu quatre réunions depuis décembre 2008 et établi trois sous-comités
pour examiner les évaluations de risque, les modes de gestion des risques et
la formation.
Un groupe de travail sur les pratiques en matière de contentieux, qui
a tenu quatre réunions depuis décembre 2008 et établi quatre sous-comités
responsables des évaluations de risque, de la gestion, de la déclaration des
litiges et de la planification des urgences.
Les groupes de travail doivent avoir rendu compte pour juin 2009,
afin que des recommandations soient présentées à l’automne au comité
consultatif principal de la gestion de la pratique du droit et au Conseil de
la haute direction du MJ.
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Action (suite)
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
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Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
|
Recommandation du BVG
|
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
|
Réponse du ministère
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Stratégie de gestion du savoir
Un agent principal du savoir a
été nommé en novembre 2007 en vue de poursuivre le travail du Ministère
visant l’élaboration d’une stratégie de gestion du savoir à l’appui de la
prestation de services juridiques. La phase de recherche, y compris la
détermination des pratiques d’excellence dans les secteurs public et privé,
devrait être terminée d’ici à juin 2008. Le Comité de gestion de la pratique
du droit étudiera un projet de mise en œuvre de la stratégie et d’entreprise
de projets pilotes cet automne.
Mise à jour avril 2009
La phase de recherche et d’enquête a été terminée comme prévu (juin
2008). En octobre 2008, une stratégie de gestion du savoir a été présentée au
Conseil de la haute direction du MJ, qui l’a approuvée. Un portail de GSJ est
en cours d’élaboration, un premier prototype devant être en place pour
septembre 2009. Le nouveau portail rassemblera l’ensemble des ressources et
du matériel dont on se sert pour exercer le droit.
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Action (suite)
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Recherche terminée d’ici à juin
2008
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État
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Ministère
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Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
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Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
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Réponse du ministère
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Rétroaction officielle
Le Ministère a officialisé sa méthodologie visant
les sondages sur la satisfaction de la clientèle selon les suggestions du
BVG. En conséquence, la résultats des sondages
seront comparables et permettront au ministère de la Justice de comparer la
rétroaction à l’échelle de l’administration fédérale et de faire le suivi des
changements au fil du temps pour ce qui est de la satisfaction des clients.
Depuis la vérification, le Ministère a reçu des
réactions de ses clients par l’entremise d’un sondage sur le site Web des
fonctionnaires de 27 ministères et organismes. Les résultats en seront
publiés dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2007-2008.
Mise à
jour avril 2009
En mars 2009, le MJ aura terminé son premier cycle complet de
sondages sur la rétroaction des clients à l’échelle du gouvernement; ces
sondages visaient à obtenir une idée des perceptions des clients au sujet de
l’opportunité des services juridiques fournis, de l’utilité et de leur
capacité de répondre aux besoins des clients. Le MJ a envoyé le sondage à
plus de 18 300 fonctionnaires occupant des postes de niveau EX moins 1
de partout au pays par l’entremise des sous-ministres. Plus de 6 200
personnes ont répondu. Les résultats ont servi de base au MJ pour faire un
suivi des changements au fil du temps. Le deuxième cycle de sondage
commencera en octobre 2009 et se poursuivra pour une période de trois
ans. Les résultats du sondage sont utilisés par les gestionnaires pour cerner
les questions relatives aux services et, le cas échéant, pour élaborer des
plans d’action pour résoudre les questions urgentes. En outre, les résultats
globaux sont publiés chaque année dans les rapports ministériels sur le
rendement.
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Action (suite)
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Complété
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 24
Para. 5.62
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Page / Paragraphe
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Assurance
de la qualité
Le ministère de la Justice
Canada devrait élaborer un ou plusieurs systèmes de gestion de la qualité
pour chacune de ses pratiques afin de donner à la haute direction une
assurance constante et fiable que tous les services respectent les normes de
qualité minimales qui sont établies
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale et
consolidera les éléments de ses travaux en matière de qualité, qu’elle a
qualifiés de positifs, afin de disposer d’une solide approche en matière de
gestion de la qualité.
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Réponse du ministère
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Stratégie
des ressources humaines à l’appui des services juridiques de grande qualité
En
2007, le Ministère a lancé un Plan triennal de gestion des ressources
humaines (2007-2010) qui trace les grandes lignes des priorités clés et des
initiatives d’appui que le Ministère entreprendra pour répondre à ses défis
actuels et futurs dans le domaine de la GRH ainsi que l’initiative
pangouvernementale de renouvellement de la fonction publique Il s’agit, entre autres, d’un cadre de
planification de la relève et de perfectionnement des employés et du
leadership.
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Action (suite)
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Terminé/
en cours
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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Page 31
Para. 5.93
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Page / Paragraphe
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Gestion
des ressources
Le ministère de la Justice
Canada devrait améliorer sa gestion des ressources. Le Ministère devrait :
Utiliser l’information de
gestion sur le volume de travail et sur les coûts de tous les services
juridiques pour mieux surveiller les tendances, dresser les plans, établir
les priorités, gérer les ressources, analyser les options en matière de
prestation de services et trouver des moyens de contrôler les coûts;
De concert avec les ministères
et les organismes clients, s’employer à planifier efficacement, à gérer et à
améliorer la rentabilité de leurs arrangements financiers en vue de gérer la
demande de services juridiques et, par conséquent, de réduire les coûts;
S’assurer qu’un haut
fonctionnaire investi des pouvoirs nécessaires dirige l’amélioration des
pratiques de gestion au Ministère et surveille la mise en œuvre de ces
changements.
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Recommandation du BVG
|
|
Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Le Ministère poursuivra le travail en cours
en vue de mettre au point des méthodes permettant d’accroître sa capacité
d’utiliser l’information de gestion, de renforcer les décisions de la
direction et de régulariser ses ententes relatives au recouvrement des coûts
conclues avec les ministères et organismes gouvernementaux .
Le Ministère travaille
actuellement à instaurer une mesure permettant de mieux coordonner et
intégrer ses pratiques de gestion du droit.
Parallèlement, il examinera ses pratiques de gestion afin de trouver
et de mettre en place des rapports ministériels fournissant l’information de
gestion propre à étayer la prise de décision au Ministère. Le pouvoir de diriger son travail sur les
pratiques de gestion, dont est investie la haute direction, sera renforcé.
|
Réponse du ministère
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Amélioration des
pratiques de gestion
Un nouveau Secteur de la gestion a été crée en
août 2007 pour offrir un leadership
national sur tous les aspects de la gestion et de l’administration. Ce
secteur rassemble les services ministériels, la planification stratégique, la
mesure du rendement et les rapports au Parlement, ainsi qu’une nouvelle
équipe chargée de coordonner et d’intégrer les pratiques de gestion du droit
– la Direction de la gestion de la pratique du droit.
Afin de renforcer davantage la
capacité du Ministère de fournir des services de grande qualité au
gouvernement, un comité consultatif supérieur – le Comité de la gestion de la
pratique du droit, a été mis sur pied en août 2007 pour conseiller le
sous-ministre et le Conseil de la haute gestion du Ministère. Il est présidé
par le sous-ministre délégué et est composé de gestionnaires supérieurs et de
praticiens de tout le Ministère.
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Action
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Terminé
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 31
Para. 5.93
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Page / Paragraphe
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|
Gestion
des ressources
Le ministère de la Justice
Canada devrait améliorer sa gestion des ressources. Le Ministère devrait :
Utiliser l’information de
gestion sur le volume de travail et sur les coûts de tous les services
juridiques pour mieux surveiller les tendances, dresser les plans, établir
les priorités, gérer les ressources, analyser les options en matière de
prestation de services et trouver des moyens de contrôler les coûts;
De concert avec les ministères
et les organismes clients, s’employer à planifier efficacement, à gérer et à
améliorer la rentabilité de leurs arrangements financiers en vue de gérer la
demande de services juridiques et, par conséquent, de réduire les coûts;
S’assurer qu’un haut
fonctionnaire investi des pouvoirs nécessaires dirige l’amélioration des
pratiques de gestion au Ministère et surveille la mise en œuvre de ces
changements.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Le Ministère poursuivra le travail en cours
en vue de mettre au point des méthodes permettant d’accroître sa capacité
d’utiliser l’information de gestion, de renforcer les décisions de la
direction et de régulariser ses ententes relatives au recouvrement des coûts
conclues avec les ministères et organismes gouvernementaux .
Le Ministère travaille
actuellement à instaurer une mesure permettant de mieux coordonner et
intégrer ses pratiques de gestion du droit.
Parallèlement, il examinera ses pratiques de gestion afin de trouver
et de mettre en place des rapports ministériels fournissant l’information de
gestion propre à étayer la prise de décision au Ministère. Le pouvoir de diriger son travail sur les
pratiques de gestion, dont est investie la haute direction, sera renforcé.
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Réponse du ministère
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Information sur la charge de
travail
En décembre
2006, le Ministère a élargi le contrôle du temps obligatoire à tous les types
de services juridiques. En conséquence, le Ministère disposera de renseignements
de base sur les coûts de tous les genres de services juridiques. Grâce à
cette information, le Ministère sera en mesure d’analyser les données sur la
charge de travail et de fournir des renseignements plus détaillés aux
ministères et organismes. Le Ministère a commencé à signaler l’information
sur la charge de travail dans son Rapport ministériel sur le rendement.
Le
Ministère organisera des sessions de formation et d’information destinées aux
gestionnaires sur le genre de renseignements disponibles pour leur soutien et
celui des ministères et organismes afin de gérer la charge de travail d’ici à
décembre 2008.
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Action (suite)
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Terminé
décembre 2008
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
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Para. 5.93
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Page / Paragraphe
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Gestion
des ressources
Le ministère de la Justice
Canada devrait améliorer sa gestion des ressources. Le Ministère devrait :
Utiliser l’information de
gestion sur le volume de travail et sur les coûts de tous les services
juridiques pour mieux surveiller les tendances, dresser les plans, établir
les priorités, gérer les ressources, analyser les options en matière de
prestation de services et trouver des moyens de contrôler les coûts;
De concert avec les ministères
et les organismes clients, s’employer à planifier efficacement, à gérer et à
améliorer la rentabilité de leurs arrangements financiers en vue de gérer la
demande de services juridiques et, par conséquent, de réduire les coûts;
S’assurer qu’un haut
fonctionnaire investi des pouvoirs nécessaires dirige l’amélioration des
pratiques de gestion au Ministère et surveille la mise en œuvre de ces
changements.
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Recommandation DU BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Le Ministère poursuivra le travail en cours
en vue de mettre au point des méthodes permettant d’accroître sa capacité
d’utiliser l’information de gestion, de renforcer les décisions de la
direction et de régulariser ses ententes relatives au recouvrement des coûts
conclues avec les ministères et organismes gouvernementaux .
Le Ministère travaille
actuellement à instaurer une mesure permettant de mieux coordonner et
intégrer ses pratiques de gestion du droit.
Parallèlement, il examinera ses pratiques de gestion afin de trouver
et de mettre en place des rapports ministériels fournissant l’information de
gestion propre à étayer la prise de décision au Ministère. Le pouvoir de diriger son travail sur les
pratiques de gestion, dont est investie la haute direction, sera renforcé.
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Réponse du ministère
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Mise à jour avril 2009
En novembre 2008, le ministère de la Justice (MJ) a mis en
place un modèle de protocole d’entente (PE) normalisé pour favoriser la
prestation efficace de services juridiques aux ministères et organismes
fédéraux. Le modèle de PE a été approuvé par le Conseil de la haute direction
du MJ le 29 octobre 2008 en vue de sa mise en œuvre à compter du 1er avril 2009. Le PE prévoit un ensemble minimal
d’exigences en matière de reddition pour le MJ et le modèle définit un
ensemble de base de rapports normalisés qui seront mis à la disposition des
ministères et organismes.
De plus, le MJ va mettre au point des guides et des séances
d’information pour les gestionnaires sur les types de données disponibles
dans iCase – qui est le système ministériel intégré de gestion des affaires,
des documents et du temps – afin d’aider ces gestionnaires, les ministères et
les organismes à gérer la charge de travail que représente la prestation des
services juridiques. Le travail à cet égard a commencé. Des modifications
peuvent s’avérer nécessaires à mesure que le MJ met en place de nouveaux
outils pour exercer le droit. Un projet de guide d’utilisation doit être prêt
à l’automne 2009.
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Action (suite)
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Automne 2009
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
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Para. 5.93
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Page / Paragraphe
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Gestion
des ressources
Le ministère de la Justice
Canada devrait améliorer sa gestion des ressources. Le Ministère devrait :
Utiliser l’information de
gestion sur le volume de travail et sur les coûts de tous les services
juridiques pour mieux surveiller les tendances, dresser les plans, établir
les priorités, gérer les ressources, analyser les options en matière de
prestation de services et trouver des moyens de contrôler les coûts;
De concert avec les ministères
et les organismes clients, s’employer à planifier efficacement, à gérer et à
améliorer la rentabilité de leurs arrangements financiers en vue de gérer la
demande de services juridiques et, par conséquent, de réduire les coûts;
S’assurer qu’un haut
fonctionnaire investi des pouvoirs nécessaires dirige l’amélioration des
pratiques de gestion au Ministère et surveille la mise en œuvre de ces
changements.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Le Ministère poursuivra le travail en cours
en vue de mettre au point des méthodes permettant d’accroître sa capacité
d’utiliser l’information de gestion, de renforcer les décisions de la
direction et de régulariser ses ententes relatives au recouvrement des coûts
conclues avec les ministères et organismes gouvernementaux .
Le Ministère travaille
actuellement à instaurer une mesure permettant de mieux coordonner et
intégrer ses pratiques de gestion du droit.
Parallèlement, il examinera ses pratiques de gestion afin de trouver
et de mettre en place des rapports ministériels fournissant l’information de
gestion propre à étayer la prise de décision au Ministère. Le pouvoir de diriger son travail sur les
pratiques de gestion, dont est investie la haute direction, sera renforcé.
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Réponse du ministère
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Ententes normalisées en matière
de services juridiques
Une initiative a été lancée en
mars 2007 en vue de normaliser les ententes en matière de service du
ministère de la Justice. La gouvernance, le prix et les rapports sur le
rendement (y compris les normes de service) représenteront les éléments clés
des ententes de service. L’application est prévue d’ici au 1er
avril 2009 – après les consultations internes et externes avec les ministères
et organismes fédéraux.
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Une approche uniforme de recouvrement des coûts
Sur approbation du Conseil du
Trésor, le 1er avril 2007 une approche uniforme de recouvrement
des coûts qui s’applique à tous les services juridiques fournis aux
ministères et organismes par le ministère de la Justice a été mise en œuvre à
l’échelle du gouvernement. Les arrangements de recouvrement des coûts sont
donc plus cohérents, bien documentés et plus efficaces à administrer.
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Action (suite)
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Mise en place d’ici à avril
2009
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Terminé
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 31
Para. 5.93
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Page / Paragraphe
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Gestion
des ressources
Le ministère de la Justice
Canada devrait améliorer sa gestion des ressources. Le Ministère devrait :
Utiliser l’information de
gestion sur le volume de travail et sur les coûts de tous les services
juridiques pour mieux surveiller les tendances, dresser les plans, établir
les priorités, gérer les ressources, analyser les options en matière de
prestation de services et trouver des moyens de contrôler les coûts;
De concert avec les ministères
et les organismes clients, s’employer à planifier efficacement, à gérer et à
améliorer la rentabilité de leurs arrangements financiers en vue de gérer la
demande de services juridiques et, par conséquent, de réduire les coûts;
S’assurer qu’un haut
fonctionnaire investi des pouvoirs nécessaires dirige l’amélioration des
pratiques de gestion au Ministère et surveille la mise en œuvre de ces
changements.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Le Ministère poursuivra le travail en cours
en vue de mettre au point des méthodes permettant d’accroître sa capacité
d’utiliser l’information de gestion, de renforcer les décisions de la
direction et de régulariser ses ententes relatives au recouvrement des coûts
conclues avec les ministères et organismes gouvernementaux .
Le Ministère travaille
actuellement à instaurer une mesure permettant de mieux coordonner et
intégrer ses pratiques de gestion du droit.
Parallèlement, il examinera ses pratiques de gestion afin de trouver
et de mettre en place des rapports ministériels fournissant l’information de
gestion propre à étayer la prise de décision au Ministère. Le pouvoir de diriger son travail sur les
pratiques de gestion, dont est investie la haute direction, sera renforcé.
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Réponse du ministère
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Mise à jour avril 2009
Suite à des consultations exhaustives au MJ et à l’extérieur, un
protocole d’entente normalisé relatif aux services juridiques a été accepté
par le Conseil de la haute direction du MJ en octobre 2008, pour mise en
œuvre le 1er avril 2009. Une telle mise en œuvre :
- simplifie les formalités de négociation et de rédaction des PE;
- répond aux observations formulées dans le Rapport du BVG de mai
2007 concernant le manque d’uniformité dans les ententes administratives et
financières conclues entre le MJ et les entres ministères et organismes;
est conforme au cadre stratégique du Conseil du Trésor concernant les
ententes de services entre ministères et organismes;
- précise que le cadre général de gestion et de financement des demandes
et de la prestation des services juridiques est mis en œuvre lors de
discussions communes de planification et de prévision entre le MJ et les
autres ministères et organismes;
- favorise une compréhension commune des éléments sous-jacents de
gestion, d’établissement de prix et de rendement dans la prestation de
services juridiques au gouvernement.
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Action (suite)
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Terminé
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État
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Ministère
de la Justice - Plan d’action en réponse aux recommandations du BVG
Rapport
mai 2007 - Chapitre 5 - La gestion de la prestation des services juridiques
au
gouvernement
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(suite)
Page 31
Para. 5.93
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Page / Paragraphe
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Gestion
des ressources
Le ministère de la Justice
Canada devrait améliorer sa gestion des ressources. Le Ministère devrait :
Utiliser l’information de
gestion sur le volume de travail et sur les coûts de tous les services
juridiques pour mieux surveiller les tendances, dresser les plans, établir
les priorités, gérer les ressources, analyser les options en matière de
prestation de services et trouver des moyens de contrôler les coûts;
De concert avec les ministères
et les organismes clients, s’employer à planifier efficacement, à gérer et à améliorer
la rentabilité de leurs arrangements financiers en vue de gérer la demande de
services juridiques et, par conséquent, de réduire les coûts;
S’assurer qu’un haut
fonctionnaire investi des pouvoirs nécessaires dirige l’amélioration des
pratiques de gestion au Ministère et surveille la mise en œuvre de ces
changements.
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Recommandation du BVG
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Le ministère de la Justice
Canada souscrit à la recommandation de la vérificatrice générale. Le Ministère poursuivra le travail en cours
en vue de mettre au point des méthodes permettant d’accroître sa capacité
d’utiliser l’information de gestion, de renforcer les décisions de la
direction et de régulariser ses ententes relatives au recouvrement des coûts
conclues avec les ministères et organismes gouvernementaux .
Le Ministère travaille
actuellement à instaurer une mesure permettant de mieux coordonner et
intégrer ses pratiques de gestion du droit.
Parallèlement, il examinera ses pratiques de gestion afin de trouver
et de mettre en place des rapports ministériels fournissant l’information de
gestion propre à étayer la prise de décision au Ministère. Le pouvoir de diriger son travail sur les
pratiques de gestion, dont est investie la haute direction, sera renforcé.
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Réponse du ministère
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Mise à jour avril 2009 (suite)
Un registre central de toutes les ententes de services
juridiques est aussi en train d’être mis sur pied.
Le PE normalisé qui est entré en vigueur le 1er
avril 2009 :
reconnaît que les discussions communes de
planification quant aux exigences, aux priorités et aux risques concernant le
service sont la base des prévisions des besoins en matière de ressources, et
celles des comptes qui seront subséquemment rendus par rapport aux plans;
favorise une compréhension commune de la structure des
frais de prestation des services juridiques dans l’administration fédérale,
et des mécanismes de prix, de facturation et de paiement;
définit les exigences précises pour les données de gestion
sur les volumes de la charge de travail et les coûts.
Renseignements financiers
Les éléments des renseignements
financiers requis seront inclus dans l’initiative relative aux ententes en
matière de services juridiques.
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Action (suite)
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Terminé
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État
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