Recommandation du vérificateur général

Réponse à la recommandation du BVG 

Produits livrables et échéances

Statut 

Recommandation du BVG 1.30 Santé Canada et RHDCC devraient, dans le cadre de leur planification, prendre des mesures pour regrouper l’information sur les employés et les contractuels afin de prendre en considération, s’il y a lieu, toutes les options qui s’offrent à eux pour répondre à leurs besoins fonctionnels.

Santé Canada a l’intention d’améliorer les pratiques existantes pour permettre d’analyser dans le cadre du plan opérationnel intégré les contraintes liées aux ressources humaines et les besoins en contrats professionnels, ce qui permettra à la direction de justifier l’évaluation des options choisies pour satisfaire à des besoins opérationnels spécifiques. Il est prévu que cette mesure soit mise en place dans le cycle de planification opérationnelle du Ministère pour l’exercice 2014-2015.

Pour répondre à ces engagements, Santé Canada a déterminé les résultats attendus et les échéanciers suivants :

Mesure de suivi n° 1 :

Modifier le cadre, les lignes directrices et les outils du Processus de planification opérationnelle intégrée du Ministère (POIM), afin de refléter la meilleure intégration des RH et des actifs et services acquis (ASA) et d’inclure une stratégie de formation sur le cycle de planification de 2014-2015.

Mesure de suivi n° 2 :

Modifier les politiques, les lignes directrices et les outils de planification des ASA pour inclure des liens avec les RH et les inclure dans la stratégie de formation sur le cycle de planification de 2014-2015.

Mesure de suivi n° 1 : Terminée

Les lignes directrices et les outils du processus de POIM ont été modifiés pour le cycle de planification de 2013-2014, à titre de projet pilote, afin de refléter la meilleure intégration des RH et des ASA. Les nouveaux outils et lignes directrices de planification des ASA et des RH permettent de mieux répondre à l’exigence en ce qui concerne la détermination, à l’échelle des directions générales, des options de la stratégie des RH pour répondre aux lacunes en matière de RH, y compris celle du recours éventuel à des services professionnels.

Mesure de suivi n° 2 : Progresse selon l’échéancier prévu.

Les résultats du projet pilote seront examinés et pris en compte pour la mise en œuvre du cycle de planification de la POIM de 2014-2015. Les travaux sur le cadre de la POIM avancent comme prévu pour la mise en œuvre du cycle de planification de 2014-2015.

Recommandation 1.47

Santé Canada et RHDCC devraient recenser et recueillir de l’information pertinente, comme les compétences requises et les compétences que possèdent déjà leurs effectifs, en vue de perfectionner leur processus actuel de planification des ressources de manière à déterminer les lacunes au sein de leur personnel, à l’échelle des directions générales et des ministères dans leur ensemble.

Santé Canada a déjà commencé à prendre des mesures pour mettre à la disposition des gestionnaires des rapports analytiques sur l’approvisionnement et la passation de marchés, pour les aider à prendre des décisions éclairées.

Mesure de suivi n° 1 :

Améliorer les outils de planification des RH afin de tenir compte de l’exigence quant à la détermination des éventuelles pénuries de personnel et de compétences au sein des directions générales nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels et inciter les chefs de direction générale à déterminer des stratégies d’atténuation, telles que le recrutement ou le recours à des contrats de services professionnels. Des liens seront établis avec le processus des ASA. 

Mesure de suivi n° 2 :

Élaborer des rapports sur chaque direction générale qui informeront les dirigeants de direction générale sur les tendances concernant les actifs et les services acquis en mettant un accent particulier sur les contrats de services professionnels. Cette information éclairera les prochains cycles de planification. 

Ces rapports permettront d’améliorer la collecte et l’analyse des données. Les constatations seront présentées dans le rapport annuel du plan opérationnel ministériel (POM).

Mesure de suivi n° 1 : Terminée

En plus d’améliorations apportées aux outils et aux lignes directrices mentionnés plus haut, l’information sur la répartition des ressources par Harmonisation des activités de programmes (pourcentages pour les contrats de services professionnels, les employés nommés pour une période indéterminée, pour une période déterminée, les employés occasionnels et les étudiants) est actuellement recueillie aux fins d’analyse. 

Mesure de suivi n° 2 : Terminée

Le ministère a également amélioré le processus des ASA en élaborant une stratégie qui assurera la production annuelle de présentations de l’information à l'échelle des directions générales. Ces présentations expliqueront les analyses et les comportements en matière d’approvisionnement et de passation de marchés d’après les tendances et les plans, et mettront un accent particulier sur les contrats de services professionnels, et ce, afin d’orienter les stratégies à utiliser pour répondre aux besoins en ressources (c.-à-d. les contrats par rapport aux mesures de dotation). 

En novembre 2012, toutes les directions générales ont reçu un rapport d’analyse exhaustive des tendances afin de les guider dans le cadre du prochain processus de planification. Une analyse des activités d’approvisionnement et de passation de marchés leur est maintenant fournie chaque trimestre. Cette information est également communiquée aux planificateurs des RH et aux agents financiers principaux de la direction générale.

Recommandation 1.52

Santé Canada et RHDCC devraient évaluer et documenter les avantages, les coûts et les risques liés à la passation de contrats de services professionnels, et régler toutes les questions découlant de cette évaluation.

Santé Canada utilisera les processus de planification intégrée existants pour assurer que les risques, les coûts et les avantages liés à l’engagement de contractuels de services professionnels sont pris en considération avant la prise de décision en matière de ressources.

Pour la révision du Profil de risque ministériel de l’exercice 2012-2013, Santé Canada inclura le risque de dépendance excessive sur les contractuels de services professionnels dans l’exercice de Profil de risque ministériel.

Mesure de suivi n° 1 :

Le recours approprié aux contractuels de services professionnels doit être considéré comme un risque à gérer et devant faire l’objet d’un rapport dans le cadre de l’élaboration du Registre des risques de 2013-2014 de SC.

Mesure de suivi n° 2 :

Améliorer les pratiques actuellement utilisées pour évaluer les risques, les coûts et les avantages des contrats en améliorant les politiques, les lignes directrices et les outils liés à la planification des ASA.

Mesure de suivi n° 1 : Terminée

Après avoir pris en compte les facteurs de probabilité et d’impact, il a été déterminé qu’il y avait suffisamment de stratégies de gestion et d’activités opérationnelles en place pour assurer une gestion adéquate d’une dépendance excessive éventuelle. Par conséquent, ce risque n’a pas été inclus dans les secteurs à risque prioritaire clés du Profil de risque ministériel, mais plutôt dans celui des directions générales dans le Registre des risques ministériels.

Mesure de suivi n° 2 : Terminée

En plus des outils existants qui exigent que les gestionnaires examinent les solutions de remplacement au recours aux contrats de services professionnels avant d’attribuer tout contrat de ce type, tels que les listes de contrôle pour les gestionnaires, des améliorations ont été apportées aux outils de planification existants (mentionnés ci-dessus) afin de prendre en compte l’importance des risques, des coûts et des avantages au moment de l’élaboration des plans d’approvisionnement. En combinant cela à des présentations sur les tendances des directions générales, mentionnées ci-dessus, on s’assure que les gestionnaires disposent des outils nécessaires pour évaluer les dépendances excessives éventuelles à l’égard des contrats de services professionnels.