19

La Défense nationale devrait terminer l’élaboration de sa stratégie relative aux biens immobiliers, du cadre de gestion des biens immobiliers et d’un plan directeur national d’aménagement

immobilier, et veiller à leur mise en œuvre.

Recommandation acceptée. La Défense nationale, au moyen de l’initiative de transformation de l’infrastructure et de

l’environnement, prend toutes les mesures nécessaires afin

d’élaborer et de mettre en œuvre la Stratégie sur les biens immobiliers et le Cadre de gestion des biens immobiliers. L’élaboration du Plan national d’aménagement des biens immobiliers est en cours et sera structurée en fonction du cycle ministériel de planification des investissements.

La Stratégie immobilière a été mise au point et sa mise en œuvre à l’interne est en cours.

Le cadre de gestion des biens immobiliers (CGBI) est en cours d’élaboration et il servira à orienter la mise en œuvre de la stratégie relative aux biens immobiliers et des initiatives de transformation connexes. 

La préparation du Plan national d’aménagement des biens immobiliers est en cours. Le plan intégrera les capacités futures des FAC ainsi que les besoins de N1 à court et à long terme et il présentera des conseils quant aux plans directeurs d’aménagement des biens immobiliers des diverses bases.

Déploiement de la stratégie relative aux biens immobiliers approuvée.

Déploiement du cadre de gestion des biens immobiliers approuvé.

Déploiement du plan national de restructuration des biens immobiliers approuvé.

décembre 2013

décembre 2013

décembre 2014

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

32

La Défense nationale devrait simplifier ses processus d’approbation des projets immobiliers de plus de 1 million de dollars en fonction du niveau de risque.

Recommandation acceptée. En avril 2012, la Défense nationale a lancé un examen ministériel approfondi dans le but de réduire le délai d’approbation des projets. Dans le cadre de l’initiative de

transformation de l’infrastructure et de l’environnement et du

programme de modernisation des activités en matière

d’infrastructure et d’environnement de la Défense nationale, toutes les procédures d’approbation de projet, d’établissement de

coûts et de mise en oeuvre seront examinées, remaniées et attestées.

Le Ministère a entrepris un examen exhaustif des processus d’exécution de tous les projets, y compris les projets en matière d’infrastructure et d’environnement.

Le Ministère a achevé la schématisation des processus en place et a proposé de nouveaux processus.

La directive comportera un cadre de gestion des risques des projets.

Un nouveau processus d’approbation de projets a été mis au point et il sera validé. Le nouveau processus permettra de réduire considérablement le délai d’approbation des projets tout en augmentant le nombre de projets qui seront approuvés. De plus, il sera conforme à la politique du SCT qui est soutenue par un cadre de gestion des risques efficace.

décembre 2014

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)/ Vice-chef d’état-major de la défense

33

La Défense nationale devrait établir et documenter des échéanciers fermes pour l’achèvement des projets immobiliers de moins de 1 million de dollars et consigner en dossier les estimations des coûts.

Recommandation acceptée. Dans le cadre de l’initiative de

transformation de l’infrastructure et de l’environnement et du

programme de modernisation des activités en matière

d’infrastructure et d’environnement de la Défense nationale, toutes les procédures et tous les échéanciers concernant la mise en oeuvre de projets seront examinés, remaniés et attestés d’ici avril 2014.

Le programme de modernisation des activités en matière d’infrastructure et d’environnement sera accompagné de politiques et de processus qui rationaliseront l’exécution des projets de moins d’un million de dollars.

Le volet 1 de la modernisation des activités en matière d’infrastructure et d’environnement s’est traduit par la capacité de gestion du programme et des projets dans le but de documenter l’information touchant les projets, y compris les estimations de coût.

Pour les projets de moins d’un million de dollars, la mise en œuvre d’une capacité de gestion des projets se fera dans le cadre du volet 2 de la modernisation des activités en matière d’infrastructure et d’environnement.

Une capacité de gestion de projets qui permet aux bases et aux escadres de gérer et de documenter les projets en temps opportun et de manière efficace par rapport au coût.

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

39

La Défense nationale devrait veiller à ce que les contrôles exercés sur Construction de la Défense Canada, à savoir les examens cycliques et semestriels, soient appliqués.

Recommandation acceptée. La Défense nationale engagera un

tiers parti indépendant afin qu’il effectue des examens semestriels des processus de Construction de Défense Canada afin de se conformer aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces examens commenceront durant l’exercice 2012-2013. De plus, dès l’exercice 2013-2014, la Défense nationale tiendra compte des examens cycliques du contrôle exercé par Construction de Défense Canada, dans ses processus de gestion fondés sur les risques.

Des examens semestriels des processus de Construction de Défense Canada (CDC) afin de vérifier la conformité avec les articles 33 et 34 s’amorceront sous peu par l’entremise d’une entreprise en tierce partie.

Le Chef – Service d'examen a amorcé la vérification d’un grand projet de construction auquel participe CDC et qui s’achèvera durant l’année financière 2014‑2015 dans le cadre de laquelle la mise en œuvre des contrôles exercés sur CDC sera examinée.

Améliorer le contrôle financier exercé sur CDC.

31 mars 2014

31 mars 2015

Sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère)

Chef – Service d’examen

44

La Défense nationale devrait mettre en oeuvre un cadre de gestion du rendement qui établit des objectifs de rendement en ce qui a trait, notamment, à l’état, au caractère adéquat et à la sécurité de ses biens immobiliers.    

Recommandation acceptée. La Défense nationale améliorera

son cadre de gestion du rendement pour appuyer la prise de décision de la division des biens immobiliers à tous les échelons. La gestion du rendement sera appuyée au moyen d’un système

d’information national pour la planification des ressources

organisationnelles qui facilitera la gestion du rendement de tous les biens immobiliers d’ici mars 2014.

Dans le cadre du projet d’évaluation des biens immobiliers (EBI), le Ministère vient de terminer un examen de deux années de l’état et du caractère adéquat de ses biens immobiliers. Le rapport a été achevé en décembre 2012.

L’analyse des résultats de l’EBI commençant en janvier 2013 éclairera l’affectation des fonds d’entretien et de réparation aux installations qui ont un besoin urgent d’investissements.

Le rapport du BVG mentionnait l’utilisation d’un logiciel de commerce à Esquimalt et à Halifax. Ce logiciel fait l’objet d’une évaluation afin de s’assurer que la solution du Ministère répond aux besoins en matière de suivi de l’état, du caractère adéquat et de la sécurité du portefeuille.

Rapport d’évaluation de biens immobiliers

Les seuils minimaux relatifs à l’état et au caractère adéquat des biens immobiliers seront établis.

Suivi en temps quasi réel de l’état et du caractère adéquat des biens immobiliers, ainsi que de leur conformité avec la réglementation en matière d’incendie et de sécurité, qui sera assuré par les diverses bases et escadres à l’aide de la solution livrée par l’équipe de la MAIE.

Ciblage de l’entretien et des réparations pour les biens immobiliers qui en ont le plus besoin.

Achevé

mars 2014

Livraison assurée par l’équipe de la MAIE

Décembre 2012, publication de l’évaluation des biens immobiliers

Les résultats de l’évaluation des biens immobiliers font l’objet d’un examen afin qu’ils soient entrés dans le SIGRD.

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

45

La Défense nationale devrait s’assurer que les initiatives des bases et les leçons tirées sont intégrées à l’élaboration de son nouveau système

de gestion de l’information dans le

cadre du programme de Modernisation

des activités en matière d’infrastructure et d’environnement.

Recommandation acceptée. Dans le cadre du programme de Modernisation des activités en matière d’infrastructure et

d’environnement, la Défense nationale a organisé 35 ateliers

pour tirer profit de l’expérience acquise par les bases. Le Ministère continuera de solliciter les commentaires et la participation de représentants de la Marine royale canadienne, de l’Armée canadienne et de l’Aviation royale canadienne afin

d’assurer l’intégration des leçons tirées.

Le programme de modernisation des activités en matière d’infrastructure et d’environnement sera fondé sur les ateliers qui ont eu lieu avec les intervenants et continuera de recevoir les commentaires et suggestions des bases et des escadres.

De plus, les pratiques exemplaires de l’industrie en matière de gestion des projets/programmes, des transactions, des données et des immobilisations, de même que les suggestions, commentaires et contributions sont intégrés dans le programme.

Le volet 1, qui permet la gestion des biens immobiliers et du portefeuille de l’environnement ainsi que des programmes et des projets, a été livré en 2012.

Les volets 2, 3 et 4 remplaceront la fonctionnalité des systèmes actuels de gestion de l’information sur les biens immobiliers et d’autres outils spécialisés, ils permettront la mise en place de la capacité spatiale du Ministère qui est entièrement intégrée dans le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) du Ministère et ils comprendront un programme officiel de collecte de données sur les biens immobiliers. Les volets 2, 3 et 4 sont reportés de sorte que les travaux du MDN pourront contribuer à la réalisation d’une solution plus globale pour les biens immobiliers du gouvernement du Canada.

Nouveau système de gestion de l’information sur les biens immobiliers fondé sur les pratiques exemplaires de l’industrie et tenant compte des expériences et des leçons retenues des bases et des escadres relativement aux biens immobiliers.

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) [SMA(IE)]

63

La haute direction de la Défense nationale devrait promptement prendre des mesures pour corriger totalement

toutes les situations de non-conformité

aux lois, aux règlements et aux politiques applicables en matière de santé et de sécurité. 

Recommandation acceptée. La Défense nationale a pris et

continuera de prendre des mesures pour corriger les situations

de non-conformité, ce qui comprend les mesures suivantes :

• Mise en oeuvre d’une solution nationale visant à fournir une capacité supplémentaire aux bases pour mener les inspections, les mises à l’essai et l’entretien des systèmes de protection d’incendie;

• Mise en oeuvre d’un programme d’aide et de conformité en matière d’architecture et de génie pour assurer la conformité des édifices et des systèmes aux codes, aux normes et aux lois nationaux et, s’il y a lieu, provinciaux.

a) En janvier 2009, le SM et le CEMD ont donné pour directive aux responsables de la garde d’entreprendre les inspections, les mises à l’essai et l’entretien des systèmes de protection d’incendie. Le directeur du Service des incendies des FC (DSIFC) a commencé à surveiller le rendement des systèmes en 2009 et a lancé un projet d’essai de la fiabilité des systèmes de protection des incendies en avril 2011, ces travaux se font en permanence.  

Le SMA(IE) ou le DSIFC dirige la mise en œuvre de solutions sous contrat par le groupe de niveau 1 et les responsables de la garde. Un énoncé de travail (EDT) a été élaboré et est utilisé. Une base de données nationale a été dressée et mise en service, procurant ainsi une plus grande visibilité de l’état de l’IEE.

b) La composante et le système de chaque base et escadre sont évalués tous les trois ans afin de s’assurer qu’ils respectent l’état de disponibilité opérationnelle requise et qu’ils sont conformes aux lois fédérales ainsi qu’aux directives, codes et normes fédéraux, provinciaux et ministériels.

Après avoir reçu les rapports d’examen de la conformité, les bases et escadres présentent un plan d’action corrective destiné à combler leurs lacunes respectives.

Le premier cycle du programme d’aide et de surveillance de la conformité en matière d’architecture et de génie s’est terminé en août 2011.

Juillet 2012 – Publication des résultats préliminaires de la première année du second cycle du programme d’aide et de surveillance de la conformité en matière d’architecture et de génie.

Juillet 2013 – Publication des résultats préliminaires de la deuxième année du second cycle du programme d’aide et de surveillance de la conformité en matière d’architecture et de génie.

a) Exécution des inspections, des essais et de l’entretien des systèmes de protection d’incendie à tous les emplacements.

b) Dans toutes les bases et escadres, exécution du second cycle d’inspections de conformité des systèmes et composantes que la loi exige d’inspecter et d’entretenir.

Amélioration de l’observation des mesures législatives actuelles.

mars 2014 – Tous les contrats régionaux en vigueur

mars 2015 – Inspections et essais achevés

juillet 2014 – Publier les résultats définitifs du second cycle du programme d’aide et de surveillance de la conformité en matière d’architecture et de génie

a) Demandes d’information (RFI) publiées en préparation des contrats nationaux en juin 2012. Précisons qu’une approche régionale a été adoptée.

L’appel d’offres pour le premier volet des contrats régionaux (ouest) d’acquisition a été lancé à l’automne 2012. Le second volet (qui inclura le Québec et l’Ontario) sera en place d’ici janvier 2014.

La troisième et dernière année d’un second cycle de trois ans d’inspection de conformité est en cours et se terminera le 31 mars 2014.

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

77

La Défense nationale devrait s’assurer que le calcul du coût de

remplacement des biens immobiliers est

exact.

Recommandation acceptée. La Défense nationale suit une

méthode commune de l’industrie pour calculer le coût de remplacement des biens immobiliers. Ce coût est utilisé comme une mesure indirecte de la valeur d’un portefeuille afin d’attribuer les fonds en matière d’entretien et de réparation. La Défense nationale améliorera la précision du calcul du coût de remplacement des biens immobiliers dans le cadre du

programme de modernisation des activités en matière

d’infrastructure et d’environnement, qui se terminera d’ici la fin de 2013-2014 pour le portefeuille de la Défense nationale.

Bien que les améliorations apportées au calcul du coût de remplacement des biens immobiliers fassent partie du premier volet du Programme de modernisation des activités d’infrastructure et d’environnement, il faut toutefois confirmer les méthodes de calcul de la valeur du portefeuille. La date prévue pour l’achèvement a été repoussée de deux ans en raison des ressources restreintes affectées à la transformation de l’IE.

Des travaux sont en cours en vue de valider les données auprès des agents du matériel de la base et de l’escadre.

Calculs du coût de remplacement des biens immobiliers et de la valeur du portefeuille qui sont transparents, exacts et fondés sur les pratiques de l’industrie.

mars 2016

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

78

La Défense nationale devrait modifier ses systèmes comptables afin que les dépenses de réfection et les

dépenses au titre de la construction de

nouveaux bâtiments et d’ouvrages soient clairement séparées.

Recommandation acceptée. La Défense nationale modifiera son système de comptabilité afin de mieux définir les dépenses en matière de biens immobiliers et de séparer clairement les dépenses pour les nouvelles constructions et celles pour les réfections. Le Système d’information de la gestion des ressources du Ministère sera modifié afin de permettre la distinction entre ces deux types de dépenses, et ce, dès le 1er avril 2013. Ces

modifications seront intégrées dans la gestion et les processus

du programme d’aménagement d’immobilisations dans le cadre du Plan d’investissement en immobilisations

(Infrastructure) [2013-2023].

Il a été confirmé que les données figurant actuellement dans le SIGRD permettent de faire la distinction entre les projets de réfection et les projets qui appuient de nouvelles capacités. La prochaine étape consiste à modifier le système de déclaration des renseignements organisationnels de manière à saisir les données et à fournir les dépenses totales par sous-type de projet. On a informé les programmeurs de ce besoin et la version de mars 2014 devrait y répondre.

La Défense nationale changera son système de comptabilité afin de mieux définir les dépenses en matière de biens immobiliers et de séparer clairement les dépenses pour les nouvelles constructions et celles pour les réfections. Le SIGRD sera modifié afin de permettre la distinction entre ces deux types de dépenses, et ce, dès le 1^er avril 2013. Ces modifications seront intégrées dans la gestion et les processus du programme d’aménagement d’immobilisations dans le cadre du Plan d’investissement en immobilisations (Infrastructure) [2013‑2023].

avril 2013

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

79

La Défense nationale devrait élaborer une stratégie lui permettant

d’atteindre les objectifs de la Stratégie de défense Le Canada d’abord en matière d’entretien, de réparation et de réfection des biens immobiliers.

Recommandation acceptée. La stratégie relative aux biens

immobiliers de la Défense nationale fournira une vision et

une orientation à l’appui de l’intention de la Stratégie de défense Le Canada d’abord relativement à l’infrastructure.

La stratégie relative aux biens immobiliers qui sera mise en œuvre prévoit que la Défense nationale établira ses priorités afin d’atteindre l’excellence dans la gestion de ses biens immobiliers. Cette stratégie garantira un rendement maximal des investissements immobiliers. 

Les plans d’investissement en immobilisations (Infrastructure) précédents et actuels sont conçus sous l’angle de la réfection du portefeuille.

Approbation et publication de la stratégie relative aux biens immobiliers.

décembre 2013

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

85

La Défense nationale devrait approuver les fonds et les allouer en

temps opportun aux bases afin qu’elles

puissent planifier et exécuter les projets

en respectant le cycle de construction.

Recommandation acceptée. La Défense nationale établira des dates cibles de distribution et surveillera le versement des fonds sur une base annuelle dès avril 2013. Les responsables de la

garde des biens immobiliers devront fournir une estimation

annuelle et triennale de l’attribution des ressources aux bases et aux escadres pour l’exercice 2013-2014.

En ce qui concerne les projets d’immobilisation, l’exercice

2012-2013 marque le commencement d’un programme d’immobilisations consolidé, ce qui a mené à une attribution opportune des fonds aux projets approuvés et planifiés.

En janvier-février 2012, les responsables de la garde des biens immobiliers ont reçu les niveaux de financement prévus pour leurs petits projets.

Le financement des grands projets a été approuvé et affecté aux responsables de la garde des biens immobiliers au début d’avril 2012.

Les réévaluations en cours d’année financière fondées sur les priorités et les occasions sont soumises à des examens périodiques et les fonds sont réaffectés dans les cinq jours suivant leur disponibilité.

Tous les ans, en février, les responsables de la garde sont maintenant tenus de présenter un plan décennal d’investissement en immobilisations (Infrastructure) dans lequel sont exposées les priorités.

Cette pratique sera maintenue; les fonds (affectations) seront versés aux divers responsables de la garde des biens immobiliers au début de chaque année financière.

Il incombe aux gestionnaires de niveau 1 de distribuer ces fonds aux diverses bases et escadres conformément aux priorités qu’ils ont établies.

Achevé

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

95

La haute direction de la Défense nationale devrait mener à bien la

transformation de son modèle de gestion des biens immobiliers, qui

devrait comprendre une stratégie intégrée en matière de financement et de ressources humaines relativement aux projets immobiliers.

Recommandation acceptée. Le Budget 2012 prévoit une

centralisation de la gestion des biens immobiliers au sein de la

Défense nationale. Le Ministère a lancé une initiative de transformation de l’infrastructure et de l’environnement afin de

réaliser cet objectif.

Le ministère de la Défense nationale a entrepris trois activités simultanées pour faire suite à cette recommandation. 

1. Examen du modèle de gestion des activités en matière d’infrastructure et d’environnement;

Les responsables de l’IE ont revu le modèle existant et réalisent une analyse comparative des pratiques exemplaires des secteurs public et privé.

2. Gestion des biens immobiliers (GBI)

Les activités en la matière à ce jour comprennent les suivantes :

·         collecte et analyse des données, dont un examen des contrats existants afin d’accroître les gains d’efficacité;

·         examen des structures organisationnelles des sections de génie construction des bases et escadres;

·         Ébauche de la Stratégie nationale d’approvisionnement achevée afin que la stratégie et le plan de mise en œuvre soient en place d’ici la fin de décembre 2013.

·         Directive de mise en œuvre du CEMD/SM sur le renouvellement de la gestion des biens immobiliers du ministère de la Défense nationale signée le 23 janvier 2013.

·         Centralisation de la gestion des biens immobiliers sous une seule autorité (le SMA[IE]) qui assure le leadership fonctionnel, l’orientation stratégique et les services des biens immobiliers.

·         Concept d’opérations pour la gestion des biens immobiliers du MDN signé par le SM/CEMD le 15 mai 2013.

·         Directive de mise en œuvre du VCEMD sur le plan directeur de mise en œuvre de la gestion des biens immobiliers du MDN signée le 12 juillet 2013.

·         Capacité de fonctionnement initiale en place d’ici le 31 juillet 2014

·         Capacité de fonctionnement définitive en place d’ici juillet 2016.

3. Programme de modernisation des activités en matière

d’infrastructure et d’environnement.

Le volet 1, qui permet la gestion des biens immobiliers et du portefeuille de l’environnement ainsi que des programmes et des projets, a été livré en 2012.

Les volets 2, 3 et 4 remplaceront la fonctionnalité des systèmes actuels de gestion de l’information sur les biens immobiliers et d’autres outils spécialisés, ils permettront la mise en place d’une capacité spatiale du Ministère qui est entièrement intégrée dans le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) du Ministère et ils comprendront un programme officiel de collecte de données sur les biens immobiliers. Les volets 2, 3 et 4 sont reportés de sorte que les travaux du MDN pourront contribuer à la réalisation d’une solution plus globale pour les biens immobiliers du gouvernement du Canada.

1. Modèle de gestion entièrement intégré qui fournira un leadership fonctionnel et des services afin : de favoriser la gestion efficace, efficiente et durable de l’infrastructure et de l’environnement de la Défense nationale à l’appui des exigences opérationnelles et ministérielles des programmes des FC; d’honorer les engagements relatifs à l’infrastructure énoncés dans la Stratégie de défense Le Canada d’abord et de pouvoir compter sur une communauté de l’infrastructure et de l’environnement de la Défense nationale qui possède les compétences appropriées.

2. Le modèle de prestation des services de gestion des biens immobiliers permettra aux missions des FC et aux programmes de la Défense de réaliser de meilleurs gains d’efficience financière et opérationnelle.

3. Fournir une capacité de gouvernance moderne ainsi que des politiques, des processus et des technologies mis à niveau, de même que la formation et le soutien à la transition nécessaires pour le modèle transformé de gestion des activités en matière d’infrastructure et d’environnement.

1. Achevé

2. juillet 2016

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)