Recommandation

Réponse d’AADNC

Plan d’action

6.43 La Commission de vérité et de réconciliation et, au nom du Canada, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, devraient collaborer aux fins suivantes :

·   définir les travaux à effectuer, notamment établir des rôles et des responsabilités clairs, pour que le Canada puisse respecter ses obligations et que la Commission puisse s’acquitter de son mandat;

·   établir le calendrier et le budget;

·   évaluer et atténuer les risques;

·   surveiller les progrès et prendre des mesures correctives au besoin.

Recommandation acceptée. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada travaillera conjointement avec la Commission afin d’élaborer un plan pour fournir les documents nécessaires. Des enjeux comme la numérisation de qualité supérieure des photographies (quelques 2 000 à 3 000) seront priorisés afin que les anciens étudiants puissent mieux identifier les informations détaillées qu’ils recherchent. De façon globale, le ministère note que le coût final de la révision, du codage et de la numérisation des documents pourrait varier de façon importante des estimations utilisées dans ce chapitre, selon le nombre de documents jugés pertinents. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada agira selon l’orientation fournie par la Cour supérieure de l’Ontario conformément à sa décision du 30 janvier 2013.

·     À ce jour, le Canada a communiqué la quasi-totalité des documents pertinents actifs et semi-actifs à la Commission de vérité et de réconciliation (plus de 1,8 million de documents) de même qu’environ 2,3 millions de documents historiques détenus par Bibliothèque et Archives Canada pour un total de plus de 4,1 millions de documents.

·     Dans le cadre de cet exercice, trois collectes de documents distinctes ont été établies, chacune assortie de son propre calendrier de communication à la Commission.

Collecte de documents actifs et semi-actifs

·     AADNC a collaboré avec le ministère de la Justice et d’autres ministères afin de transmettre pratiquement tous les documents actifs et semi-actifs à la Commission d’ici juillet 2013, soit un an avant la fin de son mandat.

·     Pour différentes raisons, surtout des problèmes techniques, il reste un petit nombre de documents de cette collection à communiquer. Il est prévu que les documents restants seront communiqués à la CVR d’ici le 31 décembre 2013.

·     Chaque ministère possédant des documents liés aux pensionnats indiens a dû effectuer une recherche approfondie parmi les dossiers actifs et semi-actifs afin de répertorier les documents pertinents pour le mandat de la Commission.

·     Dans bien des cas, ce fut un exercice extrêmement exigeant en temps.

·     Une fois répertoriés, les documents ont été numérisés, codés et examinés par le ministère de la Justice pour déterminer s’ils étaient pertinents et frappés d’un privilège.

·     Une répartition détaillée des documents communiqués à partir de la collection de documents actifs et semi-actifs du Canada est jointe à l’annexe 1.

Collection patrimoniale

·     Bien que la majorité des documents actifs et semi-actifs du Canada ait été communiquée à la Commission, il existe une petite collection de documents liés aux répercussions des pensionnats indiens que l’on appelle « Collection patrimoniale » qu’il reste à communiquer.

·     Le 11 octobre 2013, tous les documents de la collection patrimoniale du Canada avaient été communiqués au ministère de la Justice pour examen.

·     Le ministère de la Justice communiquera tous les documents restant d’ici le 31 décembre 2013. Ainsi, tous les documents du Canada auront été communiqués, à l’exception de ceux détenus à Bibliothèque et Archives Canada.

Bibliothèque et Archives Canada

·     Le Canada a communiqué une partie de ses documents relatifs aux pensionnats indiens détenus à Bibliothèque et Archives Canada, mais il en reste encore beaucoup à divulguer. Le reste du présent document décrit les travaux achevés à ce jour et résume le plan pour communiquer le reste des documents de Bibliothèque et Archives Canada.

Définir les travaux pour la collection de Bibliothèque et Archives Canada

·     Depuis la décision du tribunal du 30 janvier 2013, AADNC, la Commission et Bibliothèque et Archives Canada ont collaboré afin de définir les travaux à achever à Bibliothèque et Archives Canada. Entre mars et mai 2013, un groupe de travail composé de représentants de chaque organisation s’est réuni presque toutes les semaines pour mettre en commun leurs connaissances sur les collections ministérielles détenues à Bibliothèque et Archives Canada afin de déterminer la portée du projet.

·     Ces travaux ont mené à l’établissement d’un rapport très complet et pratique qui définit « ce qui est raisonnable », sous toute réserve. Il a été nécessaire de définir les limites de la portée du projet à des fins d’établissement des coûts et d’efficience. L’étendue exacte des documents à fournir ne peut être prédite avant que les chercheurs n’ouvrent les boîtes à Bibliothèque et Archives Canada, mais le rapport a tout de même apporté beaucoup de précisions, notamment en permettant conjointement de confirmer les secteurs de documents où les recherches ont été effectuées et ceux où il faut effectuer d’autres recherches, en plus de définir ce que la Commission cherchait pour chaque collection ministérielle.

·     En plus, AADNC et la Commission ont commencé à collaborer afin d’établir un plan conjoint pour fournir les documents pertinents traitant des pensionnats indiens détenus à Bibliothèque et Archives Canada. Ce plan, qui est axé sur les travaux restants, cerne les problèmes à régler, fixe les dates cibles du projet et décrit clairement les rôles et les responsabilités.

Calendrier et budget pour le projet de Bibliothèque et Archives Canada

·     Le Canada utilise le rapport de définition de la portée élaboré conjointement comme document de référence pour prévoir le coût total et le calendrier du projet.

·     Compte tenu de la nature du projet et du manque de renseignements concrets sur les quantités précises de documents pertinents détenus à Bibliothèque et Archives Canada, il a été difficile de déterminer la portée précise du projet, ses besoins en matière de financement et son calendrier final.

·     La portée globale et les coûts prévus se précisent à mesure que les chercheurs commencent des examens ciblés des documents détenus à Bibliothèque et Archives Canada et rassemblent des renseignements détaillés sur les collections particulières.

Évaluation et atténuation des risques

·     Une équipe de fonctionnaires d’AADNC assurera la surveillance et la coordination du projet pendant toute sa durée, optimisera l’utilisation des ressources et continuera de fournir des orientations par rapport aux problèmes de liaison et de relation avec la Commission. Cette équipe travaillera en étroite collaboration avec la CVR et l’équipe responsable de communiquer les documents pertinents détenus à Bibliothèque et Archives Canada, afin de cerner tout risque susceptible de survenir et de prendre des mesures correctives, au besoin.

Surveillance et rapports

·     L’équipe de projet d’AADNC recevra des rapports d’étape réguliers de l’équipe qui effectue la recherche à Bibliothèque et Archives Canada. Elle prendra des décisions en fonction de ces rapports, à savoir si certains types de recherche devraient être poursuivis ou abandonnés, en consultation avec les représentants de la Commission, au besoin. L’objectif consistera à axer en permanence les efforts de recherche sur ce qui est nécessaire.

Utilisation d’un contrat existant comme mesure intérimaire

·     Reconnaissant la nécessité d’agir rapidement, AADNC a examiné les options pour accélérer le processus de communication des documents pertinents détenus à Bibliothèque et Archives Canada.

·     Afin d’accélérer la communication des documents prioritaires à la Commission pour les besoins de son rapport final, AADNC a fourni à la Commission 400 000 dollars (imputés aux ressources internes actuelles d’AADNC) pour retenir les services d’une société spécialisée en recherche actuellement liée par contrat à la Commission pour commencer la production de certains documents le plus rapidement possible.

·     Afin de déterminer des produits à livrer clairs pour l’utilisation de cette enveloppe de 400 000 dollars, AADNC et la Commission ont collaboré à l’élaboration d’un plan de projet décrivant comment ces fonds seraient attribués. Il a été convenu que les travaux seraient axés sur la collecte de documents dont la Commission a besoin pour achever son rapport final. Plus précisément, les fonds seront utilisés aux fins suivantes :

­   répertorier les photographies prises par ce qui était autrefois le ministère de l’Intérieur;

­   effectuer des recherches dans les dossiers de Santé Canada liés à la prestation de services de santé aux élèves des pensionnats indiens;

­   effectuer des recherches sur les programmes des cadets du ministère de la Défense nationale dans les pensionnats indiens.

·     Ces travaux ont débuté le 6 août 2013 et devraient être achevés d’ici novembre 2013.

·     À l’interne, AADNC a aussi trouvé une enveloppe supplémentaire de 1,2 million de dollars à verser à la Commission pour ce contrat, pour que ces travaux puissent se poursuivre jusqu’à la fin du présent exercice à Bibliothèque et Archives Canada. AADNC et la Commission travaillent à l’élaboration d’un plan de projet pour ces travaux décrivant comment ces fonds supplémentaires seront distribués. Comme dans le cas de la première enveloppe de 400 000 dollars, les travaux seront axés sur la collecte de documents prioritaires que la Commission juge importants pour produire son rapport final, en particulier les dossiers d’AADNC, de la GRC, de Santé Canada et de Patrimoine canadien.

·     En même temps, les travaux se poursuivent sur le mode de communication à la Commission des autres documents détenus à Bibliothèque et Archives Canada. On vise à déterminer clairement qui devrait s’occuper de la planification et de l’exécution de cette tâche, ainsi que de trouver le financement pour mener à bien le projet.

Photographies

·     Les responsables d’AADNC ont identifié un petit groupe d’employés au sein du Ministère qui sera mobilisé pour entreprendre de petits projets et régler les problèmes comme la numérisation des photographies avec une définition supérieure.