Plan d’action de la direction

Recommandations du BVG	Réponse de la direction à la recommandation	Mesure(s) devant être prise(s)	Date d’achèvement prévue	Responsabilité	Rapport de situation
7.17 Bibliothèque et Archives Canada devrait s’assurer que toutes les autorisations de disposition d’archives fédérales sont tenues à jour. Pour ce faire, elle devrait élaborer un plan, assorti d’échéances réalistes, pour encadrer l’attribution et la mise à jour des autorisations de disposition nécessaires. Elle devrait aussi continuer de collaborer avec les institutions fédérales et de surveiller le caractère adéquat des autorisations en vigueur.	Recommandation acceptée. Notre plan de disposition actuel n’atteint pas ses objectifs. Au cours de l’automne 2014, Bibliothèque et Archives Canada adoptera un plan ciblé et accéléré afin d’assurer une couverture de disposition complète aux institutions du gouvernement du Canada d’ici la fin de l’exercice 2017–2018. Ce plan sera mis en œuvre par un groupe de travail spécial qui veillera à : mettre à jour les autorisations de disposition en fonction d’échéanciers précis, continuer de mobiliser les ministères et organismes du gouvernement canadien, publier un plan de suivi d’ici décembre 2014.	1. Mettre sur pied une équipe spéciale dédiée pour répondre aux recommandations 7.17 et 7.24.	Novembre 2014	Bibliothécaire et archiviste du Canada	TERMINÉ. Une petite équipe d’employés a été mise sur pied en septembre 2014 pour décider de la stratégie à adopter pour qu’une équipe spéciale dédiée réponde aux recommandations du vérificateur général. L’équipe spéciale a été mise sur pied le 1^er novembre 2014.
		2. Élaborer un plan triennal relatif à la disposition pour s’assurer que toutes les institutions du GC ont une couverture de disposition complète et à jour.	Février 2015	Directeur général, Équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	TERMINÉ. Une nouvelle stratégie relative à l’émission des autorisations de disposition a été approuvée par le Conseil de direction de BAC le 7 octobre 2014. Un plan triennal plus détaillé permettant de s’assurer que la totalité des institutions du GC ont une couverture de disposition complète et à jour a été approuvée par le chef de l’exploitation par intérim de BAC le 10 février 2015.
		3. Élaborer un plan pour surveiller le caractère approprié des autorisations de disposition.	Décembre 2014	Directeur général, Équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	TERMINÉ. Le plan a été approuvé par le bibliothécaire et archiviste du Canada le 19 décembre 2014.
		4. Mobiliser les institutions du GC relativement à la nouvelle stratégie de BAC à l’égard du programme de disposition.	Novembre 2017	Directeur général, équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	EN COURS. · En octobre 2014, BAC a consulté les gestionnaires de la disposition d’une douzaine de ministères quant à la nouvelle stratégie pour l’émission des autorisations de disposition. · En novembre 2014, le chef de l’exploitation de BAC a informé le dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada de cette nouvelle stratégie. · Le 23 décembre 2014, BAC a communiqué son plan de suivi des autorisations de disposition aux institutions du GC, en le publiant sur son portail de la disposition et de la tenue de documents. · Le 15 janvier 2015, le DG de l’équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents a effectué une présentation de la nouvelle stratégie de BAC à l’égard de la disposition devant les professionnels de gestion de l’information du GC, lors du symposium sur la tenue de documents. · Le 24 février 2015, BAC a communiqué son plan de disposition triennal détaillé aux institutions du GC en le publiant sur son portail de la disposition et de la tenue de documents. · Le 26 février 2015, l’équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents a effectué une présentation sur la nouvelle stratégie de BAC en matière de disposition devant le Comité sur la gestion de l’information axée sur les affaires.
		5. Mettre en œuvre le plan de disposition triennal de BAC pour s’assurer que toutes les institutions du GC ont une couverture de disposition à jour et complète.	Novembre 2017	Directeur général, équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	EN COURS. Dix nouvelles autorisations de disposition ont été approuvées par le chef de l’exploitation de BAC en mars 2015. En date du 1^er mai, 2015 le niveau de couverture de disposition complète et à jour des institutions du GC est à 30 %.
		6. Opérationnaliser le suivi des autorisations de disposition.	Novembre 2017	Directeur général, équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	EN COURS. Des approches préliminaires pour le suivi sont en discussion.
7.24 Bibliothèque et Archives Canada devrait élaborer et mettre en œuvre un plan qui prévoit une stratégie, des ressources et un budget contenant des estimations des coûts et des gains d’efficience, et un calendrier pour éliminer l’arriéré de patrimoine documentaire fédéral. La progression des travaux devrait être évaluée et communiquée régulièrement à la direction.	Recommandation acceptée. Au cours de l’automne 2014, Bibliothèque et Archives Canada mettra sur pied un groupe de travail spécial et adoptera un plan visant à éliminer d’ici décembre 2015 l’arriéré de documents du gouvernement canadien. Des rapports trimestriels sur l’avancement des travaux seront présentés à la haute direction de Bibliothèque et Archives Canada.	1. Mettre sur pied une équipe spéciale pour répondre aux recommandations de 7.17 et 7.24.	Novembre 2014	Bibliothécaire et archiviste du Canada	TERMINÉ. Une petite équipe d’employés a été mise sur pied en septembre 2014 pour décider de la stratégie à adopter pour qu’une équipe spéciale dédiée réponde aux recommandations du vérificateur général. L’équipe spéciale a été mise sur pied le 1^er novembre 2014.
		2. Élaborer un plan renfermant des cibles pour éliminer les 98 074 contenants de l’arriéré de documents patrimoniaux du gouvernement du Canada.	Novembre 2014	Directeur général, équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	TERMINÉ. La stratégie pour éliminer l’arriéré a été approuvée par le Conseil de direction de BAC le 7 octobre 2014. Le plan de mise en œuvre visant à éliminer l’arriéré a été approuvé par le chef de l’exploitation le 30 octobre 2014.
		3. Mettre en œuvre le plan de réduction de l’arriéré et rendre compte des progrès.	Décembre 2015	Directeur général, équipe spéciale sur la disposition et la découverte des documents	EN COURS. On rend compte des progrès de la réduction de l’arriéré sur une base mensuelle. % de réduction de l’arriéré selon la date : · 35 % en date du 1^er décembre 2014 · 42 % en date du 6 janvier 2015 · 47 % en date du 2 février 2015 · 52 % en date du 2 mars 2015 · 63 % en date du 1^er avril 2015 · 70 % en date du 1^er mai 2015
7.34 Bibliothèque et Archives Canada devrait : définir une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire pour favoriser la transition vers un environnement numérique intégré qui assure la durabilité de sa collection numérique continuer d’interagir avec les institutions pour leur faire connaître les modalités de transfert des documents numériques en un format approprié et ainsi pouvoir déterminer les ressources dont elle a besoin pour répondre à l’accroissement des transferts numériques.	Recommandation acceptée. D’ici mars 2015, Bibliothèque et Archives Canada aura adopté une stratégie numérique afin d’ancrer solidement ses fonctions d’acquisition, de préservation et d’accessibilité à l’ère numérique. Cette stratégie numérique s’appuiera sur le modèle d’affaires de Bibliothèque et Archives Canada, reflétant ainsi la transition de l’institution vers un environnement numérique intégré.	1. Achever la stratégie numérique de BAC, qui comprend une feuille de route pour la mise en œuvre qui décrit les activités requises pour assurer l’acquisition et la durabilité des collections numériques de BAC ainsi que l’accès à celles-ci.	Mars 2015	Directeur général, innovation et transformation numérique	COMPLÉTÉ. La stratégie numérique de BAC a été approuvée en principe par le Conseil de direction le 30 mars 2015.
		2. Mettre en place une architecture opérationnelle permettant les transferts numériques futurs des institutions.	Avril 2016		EN COURS. L’établissement de la structure opérationnelle en prévision des futurs transferts numériques des institutions est en cours.
		3. Opérationnaliser les transferts numériques des institutions.	Avril 2017		PAS ENCORE ENTREPRIS. Cette action est subséquente à l’établissement de l’architecture opérationnelle.
	Dans le cadre de sa collaboration actuelle avec les ministères et organismes du gouvernement canadien, Bibliothèque et Archives Canada a instauré en juin 2014 de nouvelles procédures pour le transfert des documents numériques. En septembre 2014, Bibliothèque et Archives Canada a adopté des lignes directrices concernant les formats de fichiers recommandés pour le transfert des documents.	4. Communiquer de nouvelles procédures pour le transfert des documents numériques.	Juin 2014	Directeur général, innovation et transformation numérique	TERMINÉ. De nouvelles procédures (juin 2014) et lignes directrices (septembre 2014) ont été approuvées et communiquées aux institutions du gouvernement sur les formats de fichiers recommandés et le transfert des documents numériques.
		5. Communiquer les nouvelles lignes directrices sur les formats de fichiers recommandés.	Septembre 2014	Directeur général, innovation et transformation numérique
	Bibliothèque et Archives Canada continuera à collaborer avec les ministères et organismes du gouvernement canadien ainsi que les agences centrales afin de prévoir l’accroissement du volume de documents numériques. Ces prévisions serviront à établir les besoins en matière de capacité de Bibliothèque et Archives Canada.	6. Évaluer le volume de documents numériques de valeur archivistique qui doivent être transférés à BAC en effectuant une étude auprès de 17 ministères gouvernementaux.	Mars 2015	Directeur général, évaluation et acquisition	TERMINÉ. L’étude a été élaborée et expédiée à un échantillon de 17 ministères gouvernementaux.
		7. Établir un rapport sur les exigences prévues relatives au volume et à la capacité numérique.	Septembre 2015	Directeur général, évaluation et acquisition	EN COURS. Les résultats sont en cours d'analyse. L’examen des rapports du GC, nationaux et internationaux connexes est en cours.
7.39 Pour respecter son mandat, Bibliothèque et Archives Canada devrait mettre en œuvre un programme qui garantit l’acquisition et la durabilité des documents numériques, et un meilleur accès à sa collection numérique pour les Canadiens.	Recommandation acceptée. En avril 2015, Bibliothèque et Archives Canada entreprendra un programme global de transformation numérique. Ceci permettra à l’institution d’améliorer sa gestion du numérique et de continuer à acquérir et à préserver ses collections numériques, ainsi qu’à les rendre accessibles aux Canadiens.	1. Amorcer la transformation numérique en utilisant la feuille de route de mise en œuvre de la stratégie numérique de BAC qui décrit les activités requises pour assurer l’acquisition et la durabilité des collections numériques de BAC ainsi que l’accès à celles-ci.	Avril 2015	Directeur général, innovation et transformation numérique	EN COURS. À la suite de l’approbation de la stratégie numérique par le Conseil de direction (reçu le 30 mars 2015), BAC a amorcé sa transformation numérique.
		2. Créer et doter d’une enveloppe l’initiative pour la conservation numérique pour gérer les activités numériques de BAC.	Mai 2015		EN COURS. BAC procède à la dotation de son initiative pour la conservation numérique qui gérera les activités de la feuille de route à l’échelle de l’institution.
		3. Établir l’architecture opérationnelle requise pour assurer l’acquisition et la préservation des documents numériques ainsi l’accès aux collections de BAC par les Canadiens.	Avril 2016		EN COURS. Les travaux en matière de planification des travaux, d’achat et de gouvernance ont été amorcés.
		4. Élaborer un plan pour acquérir suffisamment d’espace de stockage et de capacité de traitement à la suite de l’analyse du volume des documents numériques à recevoir des institutions du GC.	Avril 2016		PAS ENCORE ENTREPRIS. Cette mesure dépend de l’achèvement de la prévision du volume de documents à recevoir de la part des institutions du GC.