2.61 Pour les futurs marchés du Programme de réinstallation intégré, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en collaboration avec la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, doit gérer le processus d’approvisionnement comme un projet dont la complexité et le niveau de risque sont élevés en assurant une surveillance et une responsabilisation adéquate.

Pour les futurs marchés du Programme de réinstallation intégré, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en consultation avec les ministères clients, appliquera les principes de l’approvisionnement éclairé, qui sont harmonisés aux valeurs fondamentales en matière d’approvisionnements : l’ouverture, l’équité, la transparence et l’intendance. Voici les activités associées au nouveau marché du Programme de réinstallation intégré qui sont prévues ou en cours de réalisation et qui s’appuient sur les principes de l’approvisionnement éclairé :

·         Mobilisation dès le début du processus : grâce aux journées de l'industrie et à des séances d'information personnalisées auprès des représentants de l'industrie, le gouvernement rassemblera les clients et les fournisseurs au début et tout au long du processus d'approvisionnement afin de promouvoir le dialogue et l'échange d'idées.

·         Gouvernance efficace : de nouveaux comités des sous-ministres adjoints et des directeurs généraux ont été mis en place pour s'assurer que les décisions, les risques et les problèmes liés aux projets soient visibles et assortis de mécanismes clairement définis pour résoudre les problèmes dans un cadre efficace.

·         Conseils indépendants : embaucher au besoin des tiers pour fournir des conseils objectifs et indépendants pendant le processus d'approvisionnement.

·         Avantages pour la population canadienne : étudier comment la stratégie d'approvisionnement sélectionnée pour le prochain contrat du Programme de réinstallation intégré offrira des avantages optimaux à la population canadienne.

1.0  Confirmer la portée de l’approvisionnement

Les Forces armées canadiennes, le SCT et la GRC procèdent actuellement à un examen de leurs directives de réinstallation et de leurs avantages respectifs. Les résultats devraient permettre de définir les nouveaux besoins opérationnels. En raison de cet examen, un certain nombre de mesures entreprises en réponse au rapport du printemps 2014 devront être prises de nouveau une fois que les nouveaux besoins opérationnels auront été définis.

En cours.

1.1  Mobilisation dès le début du processus

A.      Les premières consultations faites auprès de l’industrie étaient fondées sur les besoins existants :

·           Créer un site Web pour communiquer les renseignements importants à l’industrie (août 2013)

·           Publier une demande de renseignements  (octobre 2013)

·           Communiquer avec les associations industrielles (automne 2013)

·           Diriger un webinaire pour communiquer avec les fournisseurs éventuels au sujet du futur processus d’approvisionnement (novembre 2013)

·           Tenir une journée de l’industrie (décembre 2013)

·           Faire une invitation à participer à des réunions individuelles (janvier 2014).

B.      B.  Les premières consultations auprès de l’industrie vont permettre d’élaborer un plan de mobilisation qui sera approuvé par les sous-ministres de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, de la Défense nationale, de la Gendarmerie royale du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ce plan portera portera sur la meilleure façon de mobiliser les entreprises en vue d’accroître le succès du processus d’approvisionnement.

Janvier 2014

30 septembre 2014

Nouvelle date d’achèvement : février 2015

A. Terminé.

Les premières consultations auprès de l’industrie ont pris fin en janvier 2014; elles étaient fondées sur les exigences en vigueur. Il faudra de nouveau mobiliser l’industrie après l’examen des directives de réinstallation et des avantages et lorsque les besoins opérationnels auront été définis.

B. En cours.

L’industrie sera de nouveau mobilisée lorsque les besoins opérationnels auront été définis par le MDN, la GRC, et le SCT, une fois qu’ils auront terminé l’examen de leurs directives de réinstallation et des avantages.

1.2 Gouvernance efficace

A. Les comités de gouvernance suivants ont été établis pour assurer la supervision du prochain processus d’approvisionnement :

• Groupe de travail sur l’approvisionnement

• Conseil de gestion des directeurs généraux

• Comité directeur des sous-ministres adjoints

B. Les mandats des comités ci-dessus seront examinés et approuvés par les sous-ministres de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, de la Défense nationale, de la Gendarmerie royale du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

C. Un plan de surveillance sera élaboré afin d’assurer la surveillance et la préparation de rapports en temps opportun relativement au processus d’approvisionnement; il sera approuvé par les sous-ministres de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, de la Défense nationale, de la Gendarmerie royale du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.  Le plan traitera des éléments suivants :

• Registres des décisions

• Suivi des livrables/Mesure correctives/Résultats

• Registre des risques

Juillet 2013

31 juillet 2014

Nouvelle date d’achèvement : février 2015

30 septembre 2014

Nouvelle date d’achèvement : février 2015

A. Terminé.

Les comités de gouvernance ont été établis en juillet 2013. 

B. En cours.

Les  ébauches des mandats ont été rédigées mais n’ont pas encore été approuvées; on attend une confirmation de la GRC au sujet de son rôle dans le prochain processus d’approvisionnement. 

C. En cours.

L’ébauche d’un plan de surveillance du processus d’approvisionnement est en cours d’élaboration. Il sera terminé lorsqu’on aura entrepris les consultations auprès de l’industrie sur les nouveaux besoins opérationnels.

1.3 Conseils indépendants

Des conseils indépendants seront obtenus des personnes suivantes :

·         un surveillant de l’équité a été embauché pour valider l’équité du processus d’approvisionnement;

·          les services d’un facilitateur externe ont été retenus pour aider à l’organisation et à la tenue de la journée de l’industrie;\

·         Un plan pour l’obtention de conseils d’experts indépendants sera élaboré. Ce plan permettra de s’assurer que les conseils des experts en la matière sont identifiés, que les recommandations sont documentées et que ces renseignements sont traités de façon à ce que le processus d’approvisionnement soit équitable, juste et transparent. Ce plan sera approuvé par le Comité directeur des SMA.

Janvier 2014

30 septembre 2014

 Nouvelle date d’achèvement : février 2015.

A. Terminé.

Des conseils indépendants ont été obtenus en janvier 2014.                 

En cours.

Une ébauche du plan est en cours d’élaboration. Même si des plans pour l’examen des directives  de réinstallation et des avantages sont en cours, on ne connaît pas l’incidence qu’ils auront sur les besoins opérationnels.

1.4 Avantages pour la population canadienne

A. Un plan d’approvisionnement sera approuvé par le Comité directeur des SMA, qui tiendra compte des avantages pour la population canadienne.

31 décembre 2014

Nouvelle date d’achèvement : 31 août 2015

A. En cours.

Jusqu’à ce que l’examen des directives de réinstallation et des avantages soit terminé et que les besoins opérationnels de chaque client (les Forces armées canadiennes, le SCT) soient définis, le plan d’approvisionnement demeure à l’étape de la planification. Le plan d’approvisionnement ne pourra être finalisé qu’une fois que l’industrie aura été mobilisée de nouveau et consultée.