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7.56 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait mettre en
œuvre ses contrôles avec rigueur. Il devrait :
·
définir clairement
les rôles et responsabilités de tous les intervenants, y compris les siens et
ceux des autres ministères fédéraux, relativement à la surveillance du
rendement du fournisseur de services et à la vérification du respect des
obligations retenues, et consigner cette information en dossier;
·
déterminer quels
contrôles de surveillance doivent être appliqués pour chaque catégorie
d’immeubles gérés en vertu des contrats et consigner cette information en
dossier;
·
appliquer
rigoureusement et de façon uniforme les contrôles pertinents, en réponse aux
faiblesses dans la mise en œuvre indiquées dans le présent rapport;
·
examiner la nécessité
de renforcer la fonction de surveillance afin qu’elle favorise une
compréhension et une mise en œuvre uniformes des contrôles;
·
renforcer ses processus
de validation de la fiabilité et de l’intégralité de l’information utilisée
pour mesurer le rendement du fournisseur de services et pour calculer le
montant des incitatifs financiers;
·
revoir l’objectif du
Programme d’encouragement pour l’entrepreneur ou s’assurer que sa mise en
œuvre correspond à ses objectifs.
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Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada, au moyen des deux générations des contrats
d’autres formes de prestation de services, a été en mesure d’économiser
450 millions de dollars. En tirant profit de l’efficience et de la
flexibilité offertes par le secteur privé, le Ministère a été en mesure
d’éviter la concurrence avec le secteur privé et de mieux répondre aux
besoins des programmes du gouvernement du Canada. Par conséquent, il est
maintenant considéré comme un chef de file dans l’industrie immobilière.
De plus, en profitant de l’habileté du secteur privé, le Ministère
stimule l’économie en donnant aux fournisseurs de services une flexibilité
pour faire de la sous-traitance avec plus de 6 500 petites et
moyennes entreprises à l’échelle du pays.
Le Ministère a déjà commencé à intégrer
les mesures suivantes à la prochaine génération de contrats et au cadre
connexe :
·
améliorer la façon
dont les contrôles sont mis en œuvre pour assurer l’uniformité et la
conformité aux modalités des contrats;
·
continuer d’utiliser
ces contrôles et les améliorer, le cas échéant, tout en reconnaissant
l’importance de l’optimisation des ressources dans le cadre de la gestion de
ces contrats complexes;
·
continuer de mieux
définir les rôles et responsabilités des intervenants dans la surveillance du
rendement du fournisseur de services;
·
veiller à ce que les
contrôles s’appliquent à chaque type d’immeuble géré en vertu des contrats et
à ce que les décisions clés concernant la responsabilité d’autres ministères
gardiens, lorsque les fournisseurs de services sont choisis pour l’exécution
des travaux conformément aux modalités des contrats, soient consignées;
·
appliquer le
Programme d’encouragement pour l’entrepreneur modifié qui est maintenant un
programme discrétionnaire examiné annuellement et assujetti à l’atteinte des
indicateurs de rendement clés pour cet exercice financier.
À la suite des vérifications antérieures
et des leçons apprises, toutes les composantes des fonctions de surveillance
des contrats d’autres formes de prestation de services font actuellement
l’objet d’un examen en prévision de l’élaboration d’un nouveau régime. Le
nouveau régime de surveillance est fondé sur un modèle reconnu par l’industrie
et il assurera la mise en œuvre d’une approche efficiente, intégrée et
exhaustive pour les prochains contrats de biens immobiliers. La mise en œuvre
de ce nouveau régime de surveillance améliorera la façon dont les contrats
sont gérés et surveillés, et font l’objet de rapports. Ces changements seront
appliqués à la prochaine génération de contrats qui seront en place
en 2015.
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1.1
a) La DGBI
élaborera un cadre de surveillance intégré exhaustif qu’elle appliquera à la
prochaine génération de contrats, à savoir les contrats Bien immobilier
(BI-1) qui viennent remplacer les actuels contrats du régime des autres
formes de prestation de services, au moyen desquels les services immobiliers
sont assurés dans les immeubles dont l’État est le propriétaire ou le locataire
au Canada. Le cadre couvrira tous les contrôles et les activités de
surveillance connexes. Toutes les activités seront intégrées, et des mesures
seront prises (p. ex., procédures consignées par écrit, formation et
surveillance) pour favoriser l’uniformité à l’échelle du pays et en faire la
surveillance.
b) Le cadre de
surveillance comprendra aussi une matrice des responsabilités qui fera état
des rôles et des responsabilités des employés.
c) La DGBI élaborera
et mettra en œuvre des accords relatifs aux locataires et aux autres gardiens
afin de clarifier les rôles et les responsabilités de chaque parti (à savoir
TPSGC, les autres ministères et les fournisseurs de services).
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Le 1er
avril 2015
Le 1er
avril 2015
Le 1er
avril 2015
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a) En voie de
réalisation tel que prévu.
b) En voie de
réalisation tel que prévu.
c) En voie de
réalisation tel que prévu.
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1.2
a) Les contrats
BI-1 comprendront un régime fondé sur le rendement de la prestation qui
décrira les mesures de rendement nécessaires à la surveillance de
l’efficience et de l’efficacité des contrats en ce qui touche chaque
catégorie d’immeubles.
b) La DGBI
élaborera des diagrammes de processus et des procédures liés à la
surveillance, y compris des activités connexes, tout en s’assurant de les faire
concorder avec l’évaluation des principaux secteurs de risque. Ces activités
de surveillance seront mises en œuvre à l’échelle du pays.
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Octobre 2013
Le 1er
avril 2015
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a) Achevé et
intégré à l’énoncé des travaux. Mise en œuvre prévue le 1er avril
2015 sur activation du contrat.
b) En voie de
réalisation tel que prévu.
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1.5
a) Le régime de
gestion du rendement a été revu en fonction des contrats BI-1. Dans le cadre
du nouveau régime, des réunions auront lieu régulièrement afin d’examiner les
résultats et de confirmer le caractère valable des indicateurs de rendement.
b) Un nouveau
cadre de gestion de la qualité sera conçu. Il régira notamment la sélection
des immeubles et des projets visés par les examens de surveillance de la
qualité.
c) La
description des processus et l’évaluation des risques qui ont été réalisées pour
les besoins du régime de gestion du rendement et du régime de gestion de la
qualité se traduiront par des procédures et de la formation qui couvriront tout
l’éventail des immeubles du répertoire et les renseignements à verser au
dossier, à l’appui de la prise des décisions.
d) Des examens
de surveillance de la qualité seront menés de façon périodique afin de voir
au respect des contrats et de mener toute autre activité de contrôle requise.
Les constatations qui seront faites seront analysées, et feront l’objet d’un
suivi. Une analyse sera également réalisée afin de cerner les problèmes
systémiques.
e) Dans l’énoncé
des travaux du marché BI-1, la DGBI a inclus un indicateur de rendement sur
l’intégrité de l’information qui permettra d’assurer l’exhaustivité et la
fiabilité de l’information des fournisseurs de services.
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Octobre 2013
Le 1er
avril 2015
Le 1er
avril 2015
Le 1er
avril 2015
Octobre 2013
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a) Achevé et
intégré à l’énoncé des travaux. Mise en œuvre prévue le 1er avril
2015 sur activation du contrat.
b) En voie de
réalisation tel que prévu.
c) En voie de
réalisation tel que prévu.
d) En voie de
réalisation tel que prévu.
e) Achevé et
intégré à l’énoncé des travaux. Mise en œuvre prévue le 1er avril
2015 sur activation du contrat.
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1.6
a) Le Programme
d’encouragement pour l’entrepreneur a été modifié pour les contrats BI-1. Il
sera désormais discrétionnaire et sera examiné tous les ans. Quand TPSGC
décidera que le Programme d’encouragement pour l’entrepreneur s’applique pour
un exercice financier donné, l’entrepreneur devra atteindre tous les
indicateurs de rendement clés durant cet exercice afin de pouvoir toucher une
prime de rendement.
b) La DGBI
élaborera spécifiquement pour le Programme d’encouragement pour les
entrepreneurs, une procédure détaillée qui comprendra les paramètres
indiquant le moment où le Programme doit s’appliquer.
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Octobre 2013
Entamée le 1er
avril 2014; la pleine mise en œuvre doit avoir lieu le 1er avril
2015.
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a) Achevé et intégré à l’énoncé des travaux.
Mise en œuvre prévue le 1er avril 2015 sur activation du contrat.
b) En voie de
réalisation tel que prévu.
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