RÉPONSE DE LA DIRECTION (À INCLURE DANS LE RAPPORT)

La direction est d’accord avec la recommandation. L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a élaboré et continuera à renforcer la gestion de son portefeuille de projets et mettra à jour son plan d’investissements du printemps 2015, ainsi que son plan annuel de la Technologie de l’Information (TI) de juin 2015.

L’ASFC met à jour son plan d’investissements et son plan annuel de la TI dans le cadre de son cycle régulier, et elle compte présenter les documents pour approbation au Conseil du Trésor au cours du printemps 2015. Le plan d’investissements comprend tous les projets d’immobilisations importants devant être réalisés au cours des cinq prochaines années, notamment les investissements financiers requis et une évaluation des capacités visant à confirmer la capacité de l’Agence de mettre en œuvre son portefeuille de projets en respectant pleinement sa structure de gouvernance et ses pratiques de gestion de projets.

L’ASFC continuera d’accroître l’étendue et la portée de son architecture d’entreprise définitive. En effet, une directive fonctionnelle traitant de chaque domaine de l’architecture d’entreprise sera mise au point d’ici septembre 2015. Avant même que ne soient publiées les directives définitives, l’ASFC a déjà commencé à appliquer, dans le cadre de chaque projet, les normes de l’architecture qui respectent pleinement les directives de Services partagés Canada. Le cadre de gestion du cycle de vie des services permettra de s’assurer que les directives concernant l’archi-tecture sont respectées par tous les projets au moyen d’examens et d’approbations officiels.

Enfin, l’Agence continuera de mettre à jour le profil des risques liés aux projets Par-delà la frontière et elle donnera un compte rendu des risques pour l’ensemble du portefeuille à la réunion trimestrielle du comité consultatif supérieur des projets Par-delà la frontière.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

DATE D’ACHÈVEMENT

Sous-recommandation : Mettant à jour son plan d’investissement et son plan annuel des TI et en incorporant tous les projets d’immobilisations importants, sa capacité d’entreprendre des projets et les investissements financiers requis.

·         L’ASFC met à jour son plan d’investissements dans le cadre de son cycle régulier, et elle compte le présenter pour approbation au Conseil du Trésor au cours du printemps 2015.

o   Le plan d’investissements comprend tous les projets d’immobilisations importants devant être réalisés au cours des cinq prochaines années, notamment les investissements financiers requis et une évaluation des capacités visant à confirmer la capacité de l’Agence de mettre en œuvre son portefeuille de projets en respectant pleinement sa structure de gouvernance et ses pratiques de gestion de projets.

·         L’ASFC mettra à jour son plan annuel de la TI conformément à la directive et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Sous-recommandation : Définissant et finalisant son architecture d’organisation cible et en l’utilisant pour fournir une orientation sur la manière d’établir l’ordre de priorité des projets et de définir leur portée de manière à éviter le chevauchement.

·         Une directive fonctionnelle englobant chaque domaine de l’architecture d’entreprise sera publiée par le groupe de l’Architecture d’entreprise d’ici septembre 2015.

·         Avant même que ne soient publiées les directives définitives, l’ASFC a déjà commencé à appliquer, dans le cadre de chaque projet, les normes de l’architecture qui respectent pleinement les directives de Services partagés Canada. Le cadre de gestion du cycle de vie des services, qui sera pleinement mis en œuvre d’ici le 1^er avril 2015, permettra de s’assurer que les directives concernant l’architecture sont respectées par tous les projets au moyen d’examens et d’approbations officiels.

Sous-recommandation : Élaborant un profil de risques pour le portefeuille des projets de TI, en s’inspirant du profil de risque du portefeuille des TI pour le plan d’action Par-delà la frontière, de manière à comprendre l’incidence des risques sur les portefeuilles des TI.

·         L’Agence continuera de mettre à jour le profil des risques liés aux projets Par-delà la frontière et elle donnera un compte rendu des risques pour l’ensemble du portefeuille à toutes les réunions trimestrielles du comité consultatif supérieur des projets Par‑delà la frontière.

Mai 2015

Juin 2015

Septembre 2015

Avril 2015

Décembre 2015

RÉPONSE DE LA DIRECTION (À INCLURE DANS LE RAPPORT)

La direction est d’accord avec la recommandation. Selon le cadre de gestion de la réalisation des bénéfices de  l’ASFC qui a été approuvé en septembre 2013 et le modèle organisationnel de gouvernance du portefeuille de projets qui a été approuvé en décembre 2013, dès janvier 2015, la Direction générale des services intégrés (DGSI) s’assure, depuis janvier 2015,  que tous les bénéfices sont gérés jusqu’à ce qu’ils soient entièrement réalisés. La DGSI exerce une fonction de coordination et de surveillance pour tous les intervenants de projets et, à compter de septembre 2015, elle rendra compte de l’état de réalisation des bénéfices à tous les trimestres au Comité exécutif de l’ASFC. Les activités de coordination et de surveillance visent les  bénéfices des projets, les risques pour la réalisation de ces bénéfices, les plans de réalisation des bénéfices et les évaluations de l’état des bénéfices.

En juin 2015, l’ASFC renforcera à nouveau sa gestion des avantages en menant un deuxième examen des avantages et une analyse critique des documents sur les avantages. La fonction d’analyse critique et de surveillance continuera d’être exercée lors de tous les examens des jalons du cadre de gestion du portefeuille de projets à l’appui d’une prise de décisions efficaces pendant tout le cycle de vie des projets.

Le processus de gestion des  bénéfices et son intégration au cadre de gestion du portefeuille de projets et au modèle organisationnel de gouvernance continueront d’être peaufinés jusqu’en mars 2016. Un rapport pilote, qui sera présenté d’ici le mois de  juin 2015, comprendra un ensemble de données de référence pour les indicateurs de performance liés aux bénéfices.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

DATE D’ACHÈVEMENT

• La Direction générale des services intégrés continuera de surveiller le processus de gestion des avantages pendant tout le cycle de gestion du portefeuille de projets, afin de s’assurer que les projets sont sur la bonne voie pour réaliser les avantages après la clôture du projet. 
  
  
• L’ASFC renforcera à nouveau sa surveillance d’ici juin 2015 au moyen d’une fonction d’examen des bénéfices et d’analyse critique des documents sur les avantages lors de tous les examens des jalons du cadre de gestion du portefeuille de projets, à l’appui d’une prise de décisions efficaces à toutes les phases des projets.

• Un rapport pilote sur le processus de gestion des bénéfices sera présenté au cours du printemps 2015. Des rapports trimestriels sur les  bénéfices donneront des assurances à la haute direction quant à l’état de réalisation des bénéfices prévus pour les projets.

• Aux fins de l’amélioration continue, l’ASFC développera son processus de gestion des  bénéfices à titre d’outil opérationnel important, pleinement intégré au cadre de gestion du portefeuille de projets et au modèle organisationnel de gouvernance de l’Agence. D’autres améliorations mettront l’accent sur l’élaboration d’énoncés des bénéfices et d’indicateurs de rendement mesurables. La base de référence des bénéfices continuera d’être officiellement établie au jalon 3 et elle sera assujettie à un strict processus de gestion des changements à partir de ce moment-là.

Janvier 2015 (terminé)

Juin 2015

Septembre 2015

Mars 2016

RÉPONSE DE LA DIRECTION (À INCLURE DANS LE RAPPORT)

La direction est d’accord avec la recommandation. L’ASFC continuera de clarifier ses procédures et pratiques relativement à la collecte, à la validation et à la communication de l’information du tableau de bord, afin de veiller à ce qu’il y ait des rapports d’étape uniformes et exhaustifs sur les projets de son portefeuille de projets de la TI. Un examen officiel du processus aura lieu  d’ici le mois de juin 2015.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

DATE D’ACHÈVEMENT

• L’ASFC continuera de clarifier ses procédures et pratiques relativement à la collecte, à la validation et à la communication de l’information du tableau de bord, afin de veiller à ce qu’il y ait des rapports d’étape uniformes et exhaustifs sur les projets de son portefeuille de projets de la TI. Un examen officiel du processus aura lieu d’ici le mois de juin 2015.

Juin 2015