Il est convenu, — Que les lignes directrices suivantes pour le recours à des avions nolisés soit adopté:
“Le recours à des vols commerciaux réguliers est habituellement le moyen le plus économique et le plus sensé sur le plan de la logistique de voyager vers les grands centres et à partir de ceux-ci, mais le recours à un appareil nolisé est autorisé si les conditions suivantes sont remplies :
- Aucune compagnie aérienne commerciale ne dessert la destination (p. ex. région éloignée), et il n’y a pas d’autres moyens de transport terrestre disponibles ou pratiques;
- L’horaire des réunions ou des visites du comité ne correspond pas à celui des vols commerciaux réguliers (à cause de contraintes de temps ou de la non-disponibilité des vols, etc.); et
- Le recours à un vol nolisé est plus rentable que le recours à un vol commercial régulier.
La taille de l’avion est établie selon les critères suivants :
- Nombre de passagers (et de bagages*);
- Destination, longueur de la piste d’atterrissage, durée du vol et, par conséquent, vitesse de l’avion;
- Services offerts à bord (installations, repas).
*Le poids maximum des bagages est habituellement limité pour chaque passager, notamment pour les petits transporteurs. Ce maximum sera clairement communiqué à tous les participants avant le voyage et doit être respecté.
Les passagers autorisés à voyager à bord d’avions nolisés sont limités aux membres du comité et au personnel de comité désigné. Le personnel désigné inclut : le greffier du comité, l’analyste, les interprètes, l’agent d’administration et de la logistique, et les agents des délibérations et de la vérification.
On choisira le fournisseur selon son coût, sa disponibilité, son type d’avion et son expérience. Compte tenu du nombre limité de fournisseurs, il faut remarquer que les membres des comités peuvent aussi devoir voyager à bord d’un avion plus gros que nécessaire. En outre, pour certains de leurs déplacements, ils ont recours à une combinaison de vols commerciaux et d’avions nolisés, notamment lorsque leur première destination se trouve très loin d’Ottawa (p. ex. Vancouver).
Pour l’horaire des vols des avions nolisés, on tiendra compte de l’itinéraire du Comité, et non des déplacements de chacun. Les participants qui s’écartent de l’itinéraire devront effectuer leurs propres réservations et auront à défrayer les coûts de celles-ci.“