La Loi sur le Parlement du Canada autorise le Bureau de régie interne à prendre des règlements administratifs
pour régir l’utilisation, par les députés, des fonds, biens, services et locaux mis à leur disposition [325] .
Le Manuel des allocations et services, produit conformément aux Règlements administratifs du Bureau de régie
interne, renferme des directives administratives sur l’obtention et l’utilisation des fonds, biens, services et locaux
auxquels ont droit les députés.
C’est au cours de la 35e législature (1993-1997) que fut utilisé pour la première fois le jeu complet
de règlements administratifs. En effet, en 1993, le Bureau de régie interne prit pour la première fois des
règlements administratifs et mit en place une série de directives régissant l’utilisation par les
députés des fonds publics mis à leur disposition dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.
L’expression « fonctions parlementaires » désigne les obligations et activités qui se rattachent
à la fonction de député, où qu’elles soient exécutées, y compris les affaires publiques
ou officielles et les questions partisanes. Sont exclues des fonctions parlementaires les activités relatives aux intérêts
commerciaux privés du député ou de sa proche famille [326] .
Chaque année, le Bureau de régie interne publie un règlement de finances (Règlement administratif 501) qui
fixe les dispositions financières pour l’exercice (1er avril au 31 mars). Ces dispositions financières
comprennent les budgets des députés (et notamment le budget des bureaux de députés, l’allocation
d’ameublement et de matériel du bureau de circonscription et l’indemnité de déplacement remboursable
des députés), les budgets des agents supérieurs de la Chambre [327],
et les budgets des comités [328] .
Les autres règlements administratifs fixent les modalités d’utilisation par les députés de leur budget
et des autres services fournis par la Chambre, y compris les points de déplacement, les services d’imprimerie, le personnel
et les acquisitions.
Le Bureau fixe les modalités de gestion et de comptabilité des fonds utilisés par les députés,
et a compétence exclusive pour statuer sur la régularité de l’utilisation des fonds [329] .
En cas d’infraction aux règlements administratifs, le Bureau de régie interne peut notamment ordonner la retenue
de sommes d’argent sur tout budget ou indemnité d’un député ou le blocage de tout budget, indemnité,
allocation ou autre paiement pouvant être mis à la disposition du député [330] .
Tout député a droit à un bureau dans l’enceinte parlementaire ainsi qu’à des meubles, des
fournitures et du matériel de bureau [331] .
Tout député a aussi le droit d’obtenir des meubles et du matériel de bureau pour un ou plusieurs bureaux
dans sa circonscription. Les meubles et autres fournitures mis à la disposition des députés appartiennent à
la Chambre des communes. Chaque député reçoit plusieurs budgets dont un budget de bureau et une allocation
d’ameublement et de matériel de bureau de circonscription [332] .
Les députés peuvent dépenser leurs budgets à leur gré à condition de respecter les
règlements du Bureau de régie interne. Le budget de bureau d’un député doit servir à payer
les dépenses du bureau du député dans l’enceinte parlementaire, y compris la rémunération des
employés. Ce budget doit ainsi couvrir les dépenses liées aux bureaux de circonscription et notamment la
rémunération du personnel, le loyer et les services publics, l’ameublement, les fournitures et le matériel
de bureau [333] .
Chaque député a qualité d’employeur et peut à son gré recruter, embaucher, promouvoir et
congédier ses employés [334].
Les députés ont toute discrétion quant aux tâches exécutées pour leur compte par leurs employés
sous réserve seulement de l’autorité du Bureau de régie interne de la Chambre des communes. Il appartient
aux députés de décider des tâches à exécuter, des heures de travail, de la classification des
postes et des échelles de traitement, et ils sont responsables des relations de travail. Sous réserve de certaines
modalités précises, les députés peuvent retenir les services d’entrepreneurs — particuliers,
organismes ou entreprises — et imputer le coût de ces services au budget de leur bureau. Il est interdit aux députés
de passer un contrat de services de conseil et de services professionnels avec des membres de leur famille immédiate (conjoint
et enfants) ou de les embaucher.
La Chambre assume les frais d’impression des lettres de nouvelles, communément appelées « envois
collectifs », que les députés envoient à tous leurs électeurs. Les députés peuvent
transmettre en franchise ces envois collectifs et d’autres envois [335] .
Ce privilège signifie que les députés de la Chambre des communes peuvent apposer leur signature à un
envoi postal adressé qui sera ensuite livré, en franchise, n’importe où au pays. Ce privilège ne
vaut que pour le courrier portant une adresse au Canada et ne peut être utilisé pour les colis, les envois exprès ou
les autres services spéciaux offerts par la Société canadienne des postes. Le courrier adressé aux
députés est aussi livré en franchise s’il porte une adresse de la Colline du Parlement. Ce privilège
de la franchise postale prend effet le jour où l’avis de l’élection du député à la
Chambre des communes est publié dans la Gazette du Canada, et prend fin à l’expiration des 10 jours
civils qui suivent soit la dissolution du Parlement ou 10 jours après la cessation des fonctions du député [336] .
La Chambre des communes met à la disposition des députés un matériel de bureau moderne et divers services :
appels interurbains, courrier électronique et accès Internet, courrier interne, messagers, imprimerie,
sécurité et formation linguistique. Les Services de recherche et d’information de la Bibliothèque du
Parlement fournissent aux députés, sur demande, des documents de recherche, des notes d’information et des
coupures de presse.
Les députés ont le droit d’effectuer des voyages aller-retour réguliers entre Ottawa et la circonscription,
et à l’occasion, ailleurs au Canada [337] .
Les députés ou leurs représentants peuvent se faire rembourser leurs frais de déplacement dans la
circonscription ou à l’intérieur de la province ou du territoire où se trouve la circonscription,
jusqu’à concurrence du maximum fixé par le Bureau de régie interne [338] .
Les frais doivent être justifiés par un reçu et le montant remboursé est déduit du budget de bureau
du député.
À la dissolution du Parlement, les députés ne sont plus tenus d’assister aux séances de la Chambre
et cessent d’être des députés. Toutefois, la Loi sur le Parlement du Canada prévoit le maintien
de certains droits et avantages après la dissolution. Aux fins des indemnités et allocations payables, un
député est réputé demeurer membre de la Chambre des communes jusqu’à la date des
élections générales suivantes [339] .
Entre la date de la dissolution du Parlement et le jour des élections, les députés doivent utiliser les fonds
budgétaires, les biens, les services et les locaux fournis par la Chambre uniquement pour remplir leurs fonctions parlementaires.
Les députés qui décident de ne pas se représenter aux élections, ou qui ne sont pas réélus,
peuvent obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement pour venir à Ottawa fermer leur bureau. Si un
député démissionne avant la dissolution du Parlement, il cesse d’avoir droit aux frais de déplacement
remboursables dès la date de sa démission. Les frais de déménagement de la circonscription à Ottawa
et vice versa sont remboursables une fois par législature.
Le Président, au nom du Bureau de régie interne, dépose à la Chambre un rapport annuel des dépenses
des députés. Les députés reçoivent une copie de l’état de leurs dépenses
annuelles avant que le rapport ne soit rendu public [340] .