20. Les comités

Les comités procèdent à leurs délibérations et prennent leurs décisions dans le cadre de séances. Compte tenu de la grande variété des sujets qu’ils peuvent être appelés à aborder, ils ont une grande latitude quant à la forme de ces séances. Mais ils doivent observer un certain nombre de règles et d’usages dans la conduite de leurs travaux.

Les séances de comités ont habituellement lieu dans des salles spécialement équipées des édifices du Parlement, mais elles peuvent se tenir ailleurs au Canada. Les salles de séance sont ordinairement disposées en rectangle ouvert. Le président du comité occupe un fauteuil à une extrémité et a à ses côtés le greffier et les attachés de recherche. Les députés ministériels siègent à sa droite, et ceux de l’opposition à sa gauche. Les témoins, le cas échéant, prennent place à l’extrémité du rectangle opposée au fauteuil du président. Le personnel attaché aux membres du comité prend place derrière ceux-ci, des deux côtés de la salle, et des fauteuils sont prévus pour les membres du public et les journalistes au fond de la salle, derrière les témoins. (Voir la figure 20.1, Configuration d’une salle de comité.)

Les séances des comités sont ordinairement ouvertes au public et aux représentants des médias. Des services d’interprétation simultanée sont offerts dans tous les cas aux membres des comités ainsi qu’aux témoins et au grand public. Les séances publiques sont diffusées sur le réseau audio interne de la Chambre des communes à l’intention de tous les députés et membres de la tribune de la presse parlementaire, et peuvent en outre être télévisées sur le réseau CPAC ^[283] .

Figure 20.1 – Configuration d’une salle de comité

Figure 20.2 – Une salle de comité

On peut dire de la plupart des séances de comité qu’elles consistent à recueillir des témoignages. Elles débutent traditionnellement par les exposés des témoins, qui sont suivis d’une période de questions au cours de laquelle les membres du comité peuvent examiner plus en détail des aspects particuliers d’une question. Ces dernières années, on a eu de plus en plus tendance à recueillir des témoignages d’autres manières pour répondre aux besoins nouveaux des membres des comités et tirer le meilleur parti possible des nouveaux moyens techniques. Ainsi, les comités peuvent tenir des séances pour échanger des opinions avec des groupes de témoins représentant différents points de vue, dans le cadre de « tables rondes » ^[284] . Ils peuvent également organiser des assemblées publiques à l’occasion desquelles les membres du grand public peuvent exprimer leurs avis sans présenter un exposé officiel au comité ^[285] . Des comités ont en outre tiré parti de la technologie nouvelle des vidéoconférences pour recueillir des témoignages de toutes les régions du pays ainsi que sur la scène internationale ^[286]. Lorsqu’un sujet intéresse deux ou plusieurs comités permanents, ceux-ci peuvent décider de tenir une séance conjointe ^[287] . Le recours à ces formules s’est fait, dans la plupart des cas, dans le cadre de la procédure existante, mais il a fallu modifier quelque peu le Règlement ^[288] .

À l’occasion, un comité peut décider de siéger à huis clos pour régler des questions administratives, étudier une ébauche de rapport ou recevoir l’habituelle séance d’information de base. Les comités se réunissent également à huis clos pour étudier des questions qui exigent la confidentialité, comme la sécurité nationale ^[289] . Souvent, un comité qui a plusieurs questions à son ordre du jour tient une partie d’une séance en public et l’autre à huis clos. Ni le public ni les médias ne sont admis aux séances à huis clos, et il n’y a aucune diffusion des délibérations. Le comité décide, sur une base ponctuelle ou en tant que règle générale, s’il conservera une transcription de ses délibérations à huis clos ^[290] . Les procès-verbaux des séances à huis clos sont mis à la disposition du public, mais certains renseignements qui se trouvent habituellement dans les procès-verbaux des séances de comités en sont exclus ^[291] . Les députés qui ne font pas partie d’un comité doivent normalement se retirer lorsque celui-ci siège à huis clos ^[292] . Cependant, le comité peut décider de les autoriser à rester dans la salle ^[293] . Le Président a jugé que la divulgation de quelque partie que ce soit des délibérations d’une séance à huis clos d’un comité constituait une question de privilège fondée de prime abord ^[294] .

Les comités se réunissent en outre officieusement avec des parlementaires et des représentants du gouvernement d’autres pays ^[295] . Comme une réunion officieuse n’est pas, à strictement parler, une séance de comité, elle peut se tenir dans une atmosphère beaucoup plus détendue. Les membres des comités ne sont alors pas astreints aux règles et pratiques qu régissent ordinairement leurs séances. Les délibérations ne sont ni enregistrées ni transcrites, et le comité n’a pas non plus le droit de se prévaloir des privilèges liés aux travaux parlementaires, ni celui d’exercer les pouvoirs que la Chambre lui a conférés.

Séances hors de la cité parlementaire

Les comités se réunissent ordinairement sur la Colline du Parlement, dans les installations mises à leur disposition par la Chambre des communes. Ils se déplacent en outre de temps à autre afin de recueillir des témoignages, de tenir des consultations ou de visiter des lieux liés à leur étude. Pour tenir de telles séances hors de la cité parlementaire, ils doivent d’abord faire approuver les fonds nécessaires par le Comité de liaison, puis obtenir de la Chambre la permission de se déplacer ^[296] . La Chambre peut leur accorder cette permission en adoptant soit une motion à cet effet, soit un rapport recommandant qu’elle leur soit donnée ^[297] .

Les comités autorisés à tenir des audiences en d’autres endroits du Canada le font de la même manière que sur la Colline du Parlement. Les témoignages qu’ils reçoivent et leurs délibérations sont consignés et rendus publics, ils conservent tous les pouvoirs qui leur sont conférés en vertu d’ordres permanents ou spéciaux, et leurs membres ainsi que les témoins sont protégés par le privilège parlementaire.

Lorsqu’ils se déplacent à l’extérieur du Canada, les comités ont l’occasion de consulter des groupes et des particuliers et de visiter des installations. Ils ne tiennent pas d’audiences officielles à l’extérieur du pays ^[298] . Les pouvoirs que la Chambre leur délègue sont sans effet lorsqu’ils se trouvent hors du Canada, et leurs délibérations ne sont pas non plus protégées par le privilège parlementaire.

Vidéoconférences

Au lieu de se déplacer, ou de faire voyager des témoins, les comités se prévalent de temps à autre du système de vidéoconférences pour entendre des témoins de l’extérieur d’Ottawa, que ceux-ci se trouvent ailleurs au Canada ou dans d’autres pays ^[299] . Ce système assure une communication auditive et visuelle directe entre une salle de comité de la Colline du Parlement et un témoin qui se trouve dans un autre lieu. À l’occasion, plusieurs témoins se trouvant dans des lieux différents sont en communication simultanée avec le comité. Les comités n’ont pas besoin d’une permission spéciale de la Chambre pour tenir des séances par voie de vidéoconférence ^[300].

Les comités permanents et législatifs sont autorisés à siéger pendant que la Chambre siège ou lorsqu’elle est ajournée, et les comités spéciaux se voient habituellement accorder des pouvoirs semblables dans leurs ordres de renvoi ^[301] . Les comités ne peuvent cependant pas siéger lorsque le Parlement est prorogé ^[302] . Pendant les périodes où la Chambre siège, la plupart des séances de comités ont lieu les mardis, mercredis et jeudis. La durée moyenne des séances est de deux heures, mais un comité peut se réunir pendant une période plus courte ou plus longue selon qu’il le juge à propos ^[303] . Les comités ajournent ou suspendent habituellement leurs travaux lorsque la sonnerie d’appel convoque les députés à la Chambre pour un vote, mais ils peuvent continuer de siéger pendant la tenue de celui-ci ^[304] .

Il est interdit aux comités permanents de siéger en même temps qu’un comité législatif qui étudie un projet de loi émanant du ministère dont ils ont la responsabilité ou le touchant principalement ^[305] . Aucune disposition semblable ne leur interdit de siéger pendant que la Chambre elle-même étudie un tel projet de loi ^[306] . Lorsque la Chambre siège, les comités qui étudient des mesures législatives ou le Budget des dépenses ont la priorité sur tous les autres comités ^[307] . Lorsqu’elle ne siège pas, on donne la priorité aux séances des comités permanents, spéciaux et mixtes conformément à un calendrier établi par le whip en chef du gouvernement en consultation avec les autres partis ^[308] .

Les salles de séances de comité fournies par la Chambre des communes sont attribuées selon un système de priorité établi au moyen d’un rapport du Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre ^[309] . En règle générale, celui-ci donne à chaque comité la priorité d’accès à des salles de séance à usages multiples à des moments déterminés ^[310]. Il peut réviser de temps à autre le système d’attribution des salles selon que la structure des comités change, ou pour tenir compte des demandes de comités particuliers ^[311] . Les comités spéciaux se voient accorder la priorité pendant les périodes autres que celles allouées aux comités permanents. Les comités peuvent se réunir pendant n’importe quelle période, même s’ils n’ont pas la priorité d’accès aux salles de séance, à condition que celles-ci soient libres. Les comités qui n’ont pas la priorité au cours d’une période donnée ont accès aux salles de séance selon la règle du premier arrivé premier servi, après ceux qui ont le droit de se réunir à ce moment-là.

Les comités qui se réunissent dans des lieux autres que les salles de séance de la Colline du Parlement ne sont pas assujettis aux priorités d’attribution des locaux établies par le Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre. Toutefois, ils doivent toujours respecter la disposition du Règlement touchant les conflits entre comités permanents et comités législatifs ^[312] . De plus, toute séance non tenue dans les locaux fournis par le Parlement occasionne des frais devant être acquittés à même le budget du comité et doit être autorisée par la Chambre ^[313] .

Les membres des comités sont convoqués, c’est-à-dire appelés à se réunir, par le président de leur comité agissant soit conformément à une décision prise par celui-ci ^[314] , soit de son propre chef ^[315] . À de rares occasions, la Chambre elle-même peut ordonner à un comité de se réunir à un moment précis ^[316] . Le greffier du comité envoie, sur les instructions du président, un avis de chacune des séances à venir à tous les membres du comité. Dans les cas où un comité n’a pas pris de décision officielle touchant la convocation de ses membres, en adoptant soit un plan de travail soit un rapport d’un comité de direction, le président consulte habituellement ses membres officieusement au sujet des séances futures possibles.

Lorsqu’un comité décide de siéger conjointement avec un ou plusieurs autres comités, chacun est convoqué séparément par son président ^[317] . Les réunions des comités mixtes sont habituellement convoquées par l’un des coprésidents ^[318] . Un sous-comité est appelé à se réunir conformément à la décision de ses membres, ou par son président, de la même manière que le comité principal. Les réunions peuvent être convoquées sur les instructions du président d’un comité lorsque celui-ci ne peut se libérer, mais le vice-président n’a pas le pouvoir d’appeler le comité à se réunir lorsque le poste de président est vacant.

Avis de séance

On convoque une séance de comité au moyen d’un avis envoyé à ses membres par le greffier, conformément aux instructions du président. Cet avis est envoyé par voie électronique au bureau des membres du comité sur la Colline du Parlement, par le truchement du réseau local de la Chambre des communes ^[319]. On y indique le sujet de la réunion et l’autorité en vertu de laquelle le comité se réunira ^[320] , ainsi que le lieu et l’heure de la séance. L’avis renferme en outre d’autres renseignements pertinents, soit le numéro de la séance ^[321], si elle se tiendra en public ou à huis clos, si elle sera diffusée sur le réseau de télévision CPAC, et les noms de tous les témoins attendus. On y précise en outre si les témoins comparaîtront en personne ou par voie de vidéoconférence, et on y donne les radiofréquences sur lesquelles les séances publiques seront diffusées sur le réseau interne de la Chambre des communes ^[322]. Outre qu’il informe les membres du comité de la réunion prochaine, cet avis sert à avertir les divers services administratifs de la Chambre qui assurent le soutien logistique des séances, soit entretien, transcription, interprétation, sécurité et messagers. Il est également envoyé à la Tribune de la presse parlementaire.

Séance convoquée à la demande de quatre membres

Un comité ne peut être appelé à se réunir par un de ses membres, sauf s’il s’agit de son président ^[323] . Le Règlement prévoit cependant que quatre membres d’un comité permanent peuvent demander par écrit que le comité se réunisse. Cette demande doit préciser les raisons pour lesquelles la réunion doit être convoquée, après quoi le président doit appeler le comité à se réunir dans un délai de 10 jours de séance suivant sa réception. Il faut donner aux membres du comité un préavis de 48 heures de la tenue d’une telle réunion ^[324] .

Le comité étudie alors la question de savoir s’il souhaite aborder le sujet demandé, plutôt que de délibérer sur celui-ci. Il n’est pas tenu de conclure le débat sur la proposition d’étudier le sujet particulier, ni de prendre une décision sur celui-ci. Le président du comité peut accepter d’étudier la question lors d’une séance déjà prévue au lieu d’en convoquer une à cette seule fin ^[325] .

Certaines circonstances obligent parfois à annuler une séance de comité après l’envoi de l’avis de convocation. Lorsqu’un comité a convenu de s’ajourner jusqu’à nouvelle convocation de son président, celui-ci ordonne au greffier d’envoyer à ses membres une modification de l’avis de convocation pour les informer de l’annulation. Lorsque la réunion a été convoquée sur l’ordre du comité, le président consulte les représentants des divers partis avant d’envoyer l’avis d’annulation. S’il s’agit d’un comité mixte, le comité peut décider si l’un des coprésidents peut convoquer ou annuler les réunions, ou si les deux doivent agir de concert ^[326] .

Les comités s’ajournent le plus souvent jusqu’à nouvelle convocation de la présidence; autrement dit, la détermination du moment exact de la prochaine séance est laissée à la discrétion de leur président ^[327] . Ils procèdent ainsi même lorsqu’ils ont adopté un plan de travail qui expose dans le détail le calendrier de leurs séances. De cette manière, le président du comité dispose de la souplesse voulue pour réagir efficacement à l’évolution des événements et à la disponibilité ou la non-disponibilité imprévue de témoins possibles. Les comités peuvent aussi s’ajourner jusqu’à un moment déterminé ^[328] , ce qu’ils font habituellement lorsque leur séance suivante est prévue pour le proche avenir, comme le lendemain ou plus tard le même jour. À l’occasion, ils peuvent s’ajourner sans prévoir de prochaine réunion, c’est-à-dire indéfiniment ^[329] .

Le Règlement exige qu’un comité ait un quorum lors de ses séances pour pouvoir exercer les pouvoirs que la Chambre lui a conférés. Le quorum est le nombre minimum de membres du comité qui doivent être présents pour que celui-ci prenne des décisions. Dans le cas des comités permanents, législatifs et spéciaux, la majorité des membres constitue le quorum ^[330] . On ne compte pas le président d’un comité législatif, qui est désigné par le Président parmi les membres du comité des présidents, dans le calcul du quorum. On ne compte pas non plus les députés présents aux séances de comités, à moins qu’ils n’en soient membres ou ne soient des membres substituts dûment désignés. À titre de courtoisie, la plupart des comités ne commencent pas leurs séances avant qu’au moins un député de l’opposition ne soit présent, même si le quorum est atteint. Ils peuvent toutefois se réunir et adopter des motions en l’absence de représentants d’un ou de tous les partis de l’opposition ^[331] .

Le quorum des comités mixtes n’est pas prévu par le Règlement, mais on l’établit séparément. Les comités mixtes permanents présentent habituellement aux deux chambres des rapports dans lesquels ils recommandent le nombre de membres devant constituer leur quorum. Celui-ci est fixé lorsque les deux chambres approuvent le rapport ^[332] . Le quorum d’un comité mixte spécial est habituellement fixé dans l’ordre de renvoi qui l’établit ^[333] . Dans le cas des comités mixtes, on précise communément que le quorum nécessite la présence de membres des deux chambres ^[334] .

Séance sans quorum

Le Règlement permet aux comités permanents et aux comités législatifs d’autoriser leur président à tenir des séances lorsque le quorum n’est pas atteint, pour entendre des témoignages ^[335] . Une disposition semblable figure souvent dans l’ordre de renvoi établissant un comité spécial ^[336] . Lorsqu’ils accordent la permission de tenir des séances sans quorum, les comités précisent ordinairement le nombre de membres dont ils souhaitent la présence pour qu’elles aient lieu. D’habitude, la motion accordant à un comité la permission de se réunir avec ce qu’on appelle un « quorum réduit » énonce en outre toute autre condition qu’il souhaite voir remplie ^[337] . Aucune motion ne peut être proposée ni aucun vote tenu lors de ces séances. Les comités conservent cependant le pouvoir de publier les témoignages entendus lors des séances tenues avec un quorum réduit ^[338] .

Avant de pouvoir commencer à envisager ses travaux, un comité doit être dûment constitué, c’est-à-dire que ses membres doivent avoir été nommés et son président, choisi ^[339]. Lorsque celui-ci n’a pas été nommé par la Chambre ni désigné par le Président, il est élu lors de la première séance du comité ^[340], qu’on appelle la réunion « d’organisation ».

L’avis relatif à la réunion d’organisation d’un comité permanent est envoyé par son greffier conformément aux dispositions du Règlement, qui exigent que le comité se réunisse dans un délai de 10 jours de séance suivant l’adoption du rapport établissant la composition des comités permanents ^[341] . Les membres du comité doivent être avisés de cette réunion au moins 48 heures d’avance ^[342] . Le greffier peut seulement convoquer une réunion d’organisation d’un comité permanent aux fins de l’élection de son président ^[343] . Les comités peuvent limiter leurs réunions d’organisation à l’élection de leur président, mais il arrive souvent qu’ils procèdent ensuite immédiatement à l’élection de leurs vice-présidents ^[344]. Ils peuvent ensuite étudier une série de motions administratives, dites motions « de régie interne », afin de faciliter leurs travaux au cours de la session.

Les comités législatifs ne sont pas obligés de tenir une réunion d’organisation vu que leurs présidents sont désignés par le Président parmi les membres du comité des présidents. Toutefois, ils doivent entreprendre leurs travaux dans un délai de deux jours de séance suivant la désignation de leur président et la nomination de leurs membres par la Chambre ou le renvoi d’un projet de loi ^[345] . L’avis de la première séance d’un comité législatif est donc envoyé au nom de son président.

Le Règlement est muet quant au moment où un comité spécial doit tenir sa première séance, et on n’inclut habituellement pas de disposition à cet égard dans l’ordre de renvoi qui l’établit. Dans les cas où le président d’un comité spécial n’est pas désigné dans l’ordre de renvoi, la réunion d’organisation est convoquée par le Greffier de la Chambre à la suite de consultations officieuses entre les partis, et l’avis est envoyé par le greffier du comité. Lorsque le président est désigné dans l’ordre de renvoi, c’est lui qui convoque la réunion de la manière habituelle.

Au moment d’entreprendre leurs travaux, les comités trouvent utile d’adopter une série de motions pour traiter les affaires courantes. Les comités étant libres d’organiser leur travail comme ils le jugent à propos, il n’existe pas de liste uniforme de motions « de régie interne » devant être adoptées par chacun. On trouvera ci-après une liste des principales motions de régie interne que les comités ont jugées utiles. Dans de nombreux cas, les comités adaptent ces motions à leur situation particulière.

Des exemples de chaque type de motion de régie interne figurent dans les cases qui suivent leur description. Ces exemples sont donnés à titre indicatif seulement.

Sous-comité du programme et de la procédure

La plupart des comités affectent un certain nombre de leurs membres à un sous-comité du programme et de la procédure habituellement appelé « comité de direction » ou « comité directeur ». Celui-ci recommande la façon dont le comité devrait procéder pour étudier ses ordres de renvoi et donne des conseils sur des questions comme le choix des témoins et le calendrier des séances. La composition de ce sous-comité peut varier d’un comité à l’autre ainsi que d’une législature à l’autre. Il comprend habituellement le président, les vice-présidents, des représentants de chacun des autres partis et, dans le cas des comités qui ont la responsabilité d’un ministère, le secrétaire parlementaire. Comme le comité de direction se réunit habituellement à huis clos pour discuter des travaux futurs du comité, aucun pouvoir précis ne lui est délégué au moment où on l’établit. Et, comme il fait rapport de ses recommandations au comité principal, qui les intègre à son Procès-verbal, il n’a pas besoin du pouvoir de faire imprimer son propre procès-verbal et ne le publie pas.

Aide à la recherche

Les comités demandent le concours de spécialistes en recherche de la Bibliothèque du Parlement afin d’accomplir leur travail. La motion habituelle laisse à leur président le contrôle et la coordination de ce personnel.

Séance sans quorum

Les comités peuvent autoriser leur président à tenir des séances à la seule fin d’entendre des témoignages lorsque le quorum n’est pas atteint ^[348] . Le Règlement permettrait aux présidents d’entendre des témoignages en l’absence de tous les autres membres, mais, en règle générale, les comités précisent qu’un nombre minimum de membres doivent être présents pour que des témoins soient entendus ^[349] . On parle alors de « quorum réduit ». La question de savoir si un représentant de l’un quelconque ou de tous les partis de l’opposition doivent être présents est un autre élément dont les comités tiennent compte lorsqu’ils établissent un quorum réduit ^[350] .

Temps alloué pour les déclarations préliminaires et l’interrogation des témoins

Lorsqu’ils entendent des témoins, les comités limitent normalement le temps accordé à chaque groupe ou particulier pour présenter son exposé initial. Ils fixent en outre la durée de la période qui sera consacrée aux questions de leurs membres et sa répartition entre les divers partis qui y sont représentés. La répartition du temps consacré à l’interrogation des témoins peut changer d’une législature à l’autre en fonction de la variation du nombre des partis représentés au sein des comités. Chaque comité cherche à réaliser le meilleur équilibre possible pour permettre aux représentants de tous les partis de poser des questions. Certains comités adoptent en outre des règles spéciales pour l’interrogation de ministres ^[352] .

Dépenses des témoins

Qu’ils assistent aux séances des comités sur la Colline du Parlement ou à celles qu’ils tiennent pendant leurs déplacements au Canada, de nombreux témoins engagent des dépenses importantes pour venir comparaître devant les comités. Comme aucun débours ne peut être fait à même les fonds d’un comité sans son approbation, celui-ci doit adopter une motion établissant les conditions auxquelles les dépenses des témoins seront remboursées. Le Bureau de régie interne a établi des lignes directrices prévoyant les niveaux de remboursement acceptables, mais il appartient à chaque comité de déterminer dans quels cas il acceptera de défrayer les témoins ^[354] .

Distribution des documents

Les députés ont le droit de recevoir des documents dans la langue officielle de leur choix. De même, les membres du public ont le droit de communiquer avec un comité parlementaire dans l’une ou l’autre des langues officielles ^[356] . Cela mène souvent à la situation où un document est présenté dans une seule langue officielle à un comité, alors que ses membres ont le droit de le recevoir dans la langue officielle de leur choix. Les comités doivent mettre en équilibre le droit de leurs membres à être traités également et les avantages qu’ils tirent de la réception de documents en temps opportun. Chaque comité doit décider si les documents qui lui sont soumis dans une seule langue officielle seront distribués aux membres immédiatement ou une fois la traduction disponible.

ou

Transcriptions des séances à huis clos

On ne produit aucun compte rendu public des délibérations à huis clos, mais les comités trouvent souvent utile d’en faire faire la transcription à l’usage privé de leurs membres et de leur personnel. En plus de trancher la question de savoir s’ils garderont ou non des transcriptions de leurs séances à huis clos, les comités doivent déterminer ce que l’on fera de ces transcriptions à la fin de la session (c’est-à-dire si elles seront versées à leurs archives permanentes à des fins historiques ou si elles seront détruites). Les comités préfèrent parfois régler cette question de façon ponctuelle ^[359] .

Présence de personnel aux séances à huis clos

Les comités n’admettent normalement aux séances à huis clos que leurs membres, leur personnel et les témoins invités ^[361] . Toutefois, les députés trouvent souvent utile de modifier cette règle en permettant à des membres de leur propre personnel d’être présents. Cela dit, on reconnaît que les comités peuvent, de temps à autre, vouloir opter pour une interprétation plus stricte de la règle du huis clos ^[362] .

Nominations par décret

Le renvoi des nominations par décret aux comités et leur examen par ceux-ci sont régis par le Règlement. Comme certains comités sont saisis d’un grand nombre de nominations au cours d’une année, chacun doit déterminer comment il s’acquittera de la responsabilité de prendre en considération les nominations et d’examiner la documentation se rapportant à chacune ^[364] .

Avis de motion

Ni le Règlement ni la pratique habituelle des comités n’exigent que l’on donne un avis avant de présenter une motion en comité. Toutefois, pour mieux équilibrer leur charge de travail et employer leur temps efficacement, les comités jugent parfois à propos d’adopter des règles concernant les avis. De cette manière, lorsqu’un de leurs membres désire soumettre une nouvelle question à leur examen, ses collègues ont la chance d’y réfléchir d’avance au lieu de se voir saisis de la motion sans préavis. Cela évite en outre d’interrompre une séance ou une série de séances déjà planifiées ^[366] . Les comités peuvent aussi décider de soumettre ces avis à l’examen du comité de direction qui propose un plan de travail pour le comité. Un tel examen n’empêche pas le membre qui a donné un avis de présenter sa motion à la fin de la période de préavis.

Lorsqu’ils instaurent une telle règle, les comités doivent envisager quels types de motions devront faire l’objet d’avis, comment ceux-ci devront être donnés (verbalement ou par écrit) et à qui ils devront l’être (le président ou le greffier). Ils doivent en outre déterminer comment leurs autres membres seront informés de la motion projetée, car ils ne produisent pas de Feuilleton des Avis.

Outre les motions de régie interne énumérées précédemment, les comités peuvent adopter de temps à autre un grand nombre de motions liées à la procédure et à l’administration. Certaines se limitent à des comités particuliers, tandis que d’autres portent sur des aspects précis des travaux d’un comité, comme l’établissement d’un rapport à la Chambre. Certains comités adoptent régulièrement des motions qui se rapportent expressément à leur mandat ou à leurs méthodes de travail et qui n’intéressent pas les autres comités ^[368] .

Un bon nombre des dépenses de fonctionnement courantes des comités sont supportées directement par l’administration de la Chambre des communes ^[369]. Les budgets des comités permanents sont établis par projet ^[370]  et chaque budget doit être adopté par le comité avant d’être soumis à l’approbation du Comité de liaison ^[371] . Les comités disposent d’un pouvoir de dépenser provisoire limité ^[372] , mais ils doivent faire approuver toutes les dépenses dépassant le montant qui leur a été alloué à l’origine ^[373] . En plus des crédits destinés aux projets, ils doivent prévoir et demander un budget distinct pour leurs déplacements, tout comme ils doivent solliciter expressément l’autorisation de la Chambre pour se déplacer ^[374] .

Les comités spéciaux et les comités législatifs présentent leurs demandes de budget directement au Bureau de régie interne ^[375] . Les budgets des comités mixtes sont fournis par les deux chambres en proportion de la taille de chaque chambre. Les comités mixtes permanents doivent, pour faire approuver leurs budgets, les présenter à la fois au Comité de liaison et au Comité sénatorial de la régie interne ^[376] . Et les comités mixtes spéciaux doivent faire approuver leurs budgets par le Bureau de régie interne et par le Comité sénatorial de la régie interne ^[377] .

L’ordre de renvoi est la formalité par laquelle la Chambre charge un comité d’étudier une question ou définit la portée de ses délibérations. Les comités reçoivent des ordres de renvoi lors de leur établissement et peuvent en recevoir d’autres de temps à autre.

Le Règlement attribue des ordres de renvoi permanents aux comités permanents en leur confiant des responsabilités relatives à des ministères ainsi qu’à des domaines de politique ^[378] . Il prévoit en outre qu’un certain nombre d’autres affaires doivent être soumises régulièrement à l’examen des comités permanents, soit : les rapports et autres documents déposés à la Chambre conformément à des lois ^[379] , le Budget des dépenses ^[380] , les nominations par décret ^[381]  et les projets de loi ^[382] . La Chambre doit toutefois désigner dans une motion distincte le comité auquel chaque affaire sera déférée ^[383] . Dans le cas des documents, dont les certificats de nomination par décret, le comité auquel ils sont renvoyés est précisé lors de leur dépôt. Outre les ordres de renvoi prévus au Règlement, la Chambre se réserve le droit de déférer d’autres questions à ses comités lorsqu’elle le juge à propos. Les comités peuvent également recevoir des ordres de renvoi découlant de lois auparavant adoptées par le Parlement ^[384] .

Lorsqu’un projet de loi est déféré à un comité, il constitue en soi l’ordre de renvoi. Et, lorsqu’un comité spécial est constitué, l’ordre de renvoi est contenu dans la motion l’établissant ^[385] . Les comités mixtes reçoivent leurs ordres de renvoi des deux chambres. Le Règlement de la Chambre des communes prévoit le mandat des trois comités mixtes permanents ^[386] , mais le Règlement du Sénat ne renferme aucune disposition semblable ^[387] .

Les comités sont liés par leurs ordres de renvoi et ne peuvent entreprendre d’études ni présenter à la Chambre des recommandations allant au-delà des limites établies par ceux-ci ^[388] . En particulier, un comité qui étudie un projet de loi peut en faire rapport avec ou sans amendement, mais il ne peut insérer aucune remarque ni recommandation que ce soit dans son rapport ^[389] . Grâce aux pouvoirs généraux qu’ils possèdent depuis 1986 ^[390] , les comités peuvent faire des recommandations à la Chambre concernant un projet de loi qui leur a été renvoyé. Ces recommandations doivent toutefois être présentées dans un rapport distinct de celui qui a trait au projet de loi ^[391] .

Outre l’ordre de renvoi initial d’un comité, la Chambre peut lui donner d’autres directives une fois qu’il a entrepris une étude particulière. On appelle celles-ci « instructions »; elles sont parfois impératives, mais habituellement facultatives. Une instruction impérative ordonne à un comité de traiter une question particulière ou de mener son étude d’unecertaine manière ^[392] . Une instruction facultative donne au comité le pouvoir de faire quelque chose qu’il ne pourrait pas faire autrement, mais elle ne l’oblige pas à exercer ce pouvoir. Par exemple, la Chambre peut adopter une motion accordant au comité le pouvoir de se déplacer ou de faire rapport à une date postérieure à celle prévue dans son ordre de renvoi initial ^[393] . Le Règlement renferme des dispositions destinées à permettre à un ministre ou à un simple député de proposer une motion tendant à charger un comité permanent, spécial ou législatif d’élaborer et de déposer un projet de loi ^[394] .