HUMA Rapport du Comité
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Une grande partie des audiences a été consacrée à l’étude des mesures que le Ministère envisage d’adopter pour améliorer l’administration des subventions et des contributions. Celles-ci sont énoncées dans le plan d’action du Ministère intitulé Renforcement des subventions et des contributions. Les éléments principaux de ce plan sont les suivants.
S’assurer que les paiements satisfont aux exigences financières et aux conditions des programmes
Les paiements courants et futurs doivent répondre aux exigences financières et aux conditions des programmes. Le Ministère a adopté une mesure essentielle en exigeant, avant le paiement de tout montant, que les directeurs et les directeurs généraux de l’administration centrale attestent, pour chaque dossier de projet qui relève d’eux, que le projet en question répond aux cinq critères financiers suivants :
1) il y a une entente signée conforme aux modalités et conditions du Conseil du Trésor;
2) les pouvoirs de signature sont respectés;
3) les demandes de remboursement requises sont soumises par les promoteurs des projets;
4) toutes les dépenses dont on réclame le remboursement ont été examinées et sont considérées comme justifiées aux termes de l’accord de contribution et des modalités et conditions du Conseil du Trésor pour le programme à l’égard duquel elles sont réclamées;
5) les paiements anticipés sont conformes aux lignes directrices du Conseil du Trésor.
En outre, le Ministère n’approuvera aucun nouveau contrat tant que le dossier ne sera pas complet, c’est-à-dire qu’il doit au préalable contenir une demande ou proposition, les évaluations nécessaires (évaluation environnementale, présélection, et recherche de dettes en souffrance) et une recommandation d’approbation accompagnée d’un justificatif.
Le Comité estime que ces mesures remédient à une bonne partie des lacunes administratives et financières décelées lors de la vérification interne de 1999.
Vérifier et corriger les dossiers problèmesLa Ministre a dit au Comité que sur les 459 dossiers figurant dans l’échantillon de vérification, 37 ont fait l’objet d’un examen de suivi. Le Comité a fait observer que cet examen était en retard. Selon le plan d’action, cet examen aurait dû être terminé le 18 février 2000, mais en fait il ne l’a pas été avant le 14 mars 2000. Lors de cet examen de suivi, on s’est rendu compte que les dossiers de trois projets contenaient des erreurs comptables imputables au Ministère, qu’un projet comportait des dépenses non attestées de 83 100 $, qu’un autre comptait des dépenses non admissibles de 6 529 $, et que six projets s’étaient soldés par des trop-payés totalisant 226 369,51 $, lesquels ont été remboursés à l’exception de 640,21 $.
Parallèlement à ce suivi, le Ministère a commencé à revoir tous les accords de contribution actifs pour s’assurer que les dossiers répondent aux exigences financières fondamentales et aux conditions des programmes. Cet examen, qui doit être terminé le 30 avril 2000, doit être attesté par un gestionnaire régional ou un sous-ministre adjoint. Selon le plan d’action, des mesures correctives seront prises au besoin.
On promettait aussi dans le plan d’action que le Ministère mettrait au point avant le 29 février une méthode peu coûteuse pour l’examen de tout dossier fermé risquant de ne pas être conforme aux exigences financières. La méthode retenue sera appliquée aux dossiers fermés en 1998-1999 et en 1999-2000. Tout problème décelé lors de cet examen doit être réglé avant le 31 août 2000.
Tous les cas où l’on soupçonne de la fraude ou des activités illégales seront transmis à la police.
Soutien du personnel et ressources destinées aux systèmes d’informationLe Ministère s’est engagé à donner au personnel chargé des programmes de subventions et de contributions des lignes directrices claires et une idée précise de ce que l’on attend d’eux. À la fin février, tous les gestionnaires et agents de programmes devaient avoir reçu une formation initiale sur les cinq exigences financières précitées. L’ancien sous-ministre du Développement des ressources humaines a dit au Comité que, durant son mandat, une somme de 5 millions de dollars prélevée sur les budgets courants du Ministère avaient été consacrée à la formation du personnel, mais il n’a pas précisé si cette formation portait sur les subventions et contributions, ni si elle visait à assurer la conformité avec les outils administratifs appropriés. Le Ministère admet qu’il faut accroître la formation de manière à atteindre les objectifs suivants :
- au 31 mars 2000, tout le personnel assurant la prestation de programmes doit avoir suivi un atelier de gestion de programmes;
Le Ministère a débloqué des ressources temporaires pour permettre la mise en œuvre du plan d’action. En mars 2000, il devait soumettre au Conseil du Trésor une demande de ressources additionnelles, entre autres pour l’exploitation de nouveaux systèmes informatiques de vérification des antécédents des promoteurs de projets au Ministère et pour l’embauche des ressources humaines additionnelles nécessaires pour assurer une bonne administration. Trois systèmes d’information électroniques aideront les employés à s’acquitter de leurs fonctions de gestion et de contrôle de projets de façon que, dès avril 2000, un nouveau système permette de suivre les opérations financières au jour le jour. Le 1er octobre 2000, un plan triennal décrira les éléments d’un système informatique capable de produire un historique de la performance des promoteurs de projets du Ministère, et un autre système informatique permettra de faire le lien entre les systèmes d’administration financière et d’administration de programmes. D’ici octobre 2000, les employés auront reçu de la formation sur la manière d’exploiter au maximum les systèmes d’information existants pour contrôler les contrats et déceler les trop-payés et les dettes en souffrance envers le Ministère.
Assurer la reddition de comptes et déclarer les résultats
Le Comité sait bien que la mise en œuvre de tout plan d’action est incomplète sans des mécanismes permettant de s’assurer que cette mise en œuvre a été bien faite. En conséquence, le Ministère propose de faire de la mise en œuvre du plan d’action une exigence fondamentale pour tous les hauts fonctionnaires (EX) et les autres gestionnaires chargés d’administrer des subventions et des contributions. Par conséquent, ces personnes n’auraient pas droit à une prime au rendement à l’égard de la mise en œuvre du plan d’action.
Tous les codes d’utilisateur informatiques non affectés à un fonctionnaire du Ministère en particulier seront désactivés, et le Ministère ramènera de 193 à 30 le nombre des codes d’utilisateur de son système financier au 29 février 2000. Aucun utilisateur ne devra avoir plus d’un code actif après cette date, et les codes en double, inutiles ou superflus seront éliminés d’ici le 31 mai 2000.
La Direction nationale de suivi des subventions et des contributions (Groupe des finances et de l’administration – Bureau de vérification interne) a été établi en septembre 1999 et doté d’effectifs complets en novembre 1999. Il publiera des rapports nationaux mensuels à partir de février et des rapports régionaux trimestriels à partir d’avril. À compter de mai 2000, les rapports trimestriels au Ministre seront rendus publics. Les progrès seront mesurés au moyen des mêmes critères que ceux qui ont été utilisés lors de la vérification interne. Tous les mois, la Direction nationale choisira un échantillon représentatif de projets en vue de les analyser et effectuera aussi des visites sur place et des entrevues d’employés des bureaux locaux, régionaux et nationaux du Ministère. On a dit au Comité que, pour l’année qui vient, l’échantillon retenu sera quatre ou cinq fois plus important que celui de la vérification interne, ce qui devrait produire une base de données beaucoup plus riche pour tirer des conclusions sur la gestion administrative. On surveillera aussi le suivi des vérifications, et des mesures correctives seront au besoin prises en temps opportun.
Le Comité appuie les mesures préliminaires prises rapidement par les hauts fonctionnaires du Ministère pour remédier aux problèmes mis au jour par la vérification. Le directeur général du Bureau de vérification interne du Ministère a dit au Comité qu’on avait commencé à planifier les mesures correctives dès juin 1999, aussitôt que la direction a été mise au courant des observations préliminaires. La haute direction du Ministère a alors décidé d’instituer une direction générale chargée de contrôler les progrès réalisés et de créer un groupe de travail national qui élaborerait une réponse plus complète.
Le plan d’action du Ministère répond aux problèmes immédiats et aux problèmes à long terme relevés dans le rapport de vérification de 1999. Les gestionnaires du Ministère ont dit au Comité que les fonctionnaires responsables avaient consulté le Groupe consultatif sur les normes relatives à la fonction de contrôleur du Conseil du Trésor et le Bureau du vérificateur général et obtenu une évaluation indépendante du plan d’action de Deloitte Touche, une société privée de conseil en gestion.
Les témoignages entendus par le Comité montrent que le plan d’action constitue un pas important dans la bonne direction. Dans son évaluation, le vérificateur général du Canada a ainsi précisé : « Je crois qu'il s'agit d'un plan de mesures très complet pour corriger les problèmes de contrôle immédiats qui ont été cernés. Le plan prévoit aussi des mesures à plus long terme pour renforcer l'approche. Au cours de notre propre vérification de DRHC, nous comptons évaluer les progrès réalisés par le Ministère dans la mise en œuvre de ce plan ». Pour sa part, le greffier du Conseil privé a déclaré : « …je suis convaincu que de bonnes mesures de gestion seront mises en place à la suite de cette vérification ». La présidente du Conseil du Trésor a dit au Comité que le plan d’action était bon et que le Secrétariat le considérait comme un moyen crédible de remédier aux problèmes. Enfin, la ministre du Développement des ressources humaines s’est engagée à garantir une mise en œuvre rapide du plan d’action.
Pour que les changements prévus dans le plan d’action aient un effet durable, le Conseil du Trésor, qui est chargé de fournir leurs crédits aux ministères et de veiller à ce qu’ils soient dépensés à bon escient, devra jouer un rôle beaucoup plus grand qu’il ne l’a fait ces dernières années.