À l’issue de leurs délibérations, les comités peuvent faire des recommandations à la Chambre des communes ou au gouvernement et les inclure dans leurs rapports. Les recommandations relatives à la présente étude se trouvent énumérées ci-après.

Recommandation 1

Que le gouvernement du Canada prenne des mesures afin d’améliorer la coordination et la surveillance des décisions relatives aux déplacements de très hauts dignitaires, y compris, mais sans s’y limiter :

• augmenter l’échéancier de planification;
• assurer une planification interministérielle uniforme de ces déplacements, notamment en élaborant un plan de déplacements et en examinant leur logistique à l’étape préparatoire;
• procéder à un contrôle et à une validation des coûts lors de l’étape d’exécution; et
• partager les pratiques exemplaires et les leçons apprises au sujet de la planification et de la surveillance des déplacements tant internationaux que nationaux des très hauts dignitaires avec l’ensemble des bureaux qui s’occupent de ces déplacements.

Recommandation 2

Que le gouvernement du Canada examine la pratique des déplacements à l’étranger de très hauts dignitaires afin d’assurer un bon rapport qualité‑prix pour se rapprocher de l’atteinte de ses priorités et de ses objectifs.

Recommandation 3

Que les coûts du traiteur et les autres facteurs déterminants, comme la disponibilité de plusieurs fournisseurs, les services de manutention, ou d’éventuels partenariats avec des transporteurs aériens canadiens au sujet des services de traiteur et de manutention, soient pris en compte dans le choix de l’aéroport et de l’endroit de voyage dans la mesure du possible, et que des milieux de travail syndiqués soient choisis dans la mesure du possible.

Recommandation 4

Que les organisations fédérales qui soutiennent le gouverneur général examinent régulièrement le rapport coût-efficacité des déplacements, sans que cela ait une incidence sur l’efficacité opérationnelle, en :

• réduisant la taille des délégations;
• maximisant le nombre d’employés de soutien qui voyagent à bord de vols offerts par des compagnies aériennes commerciales;
• approvisionnant en vrac au Canada les collations, les boissons et tous les autres articles de restauration, dans la mesure du possible;
• réduisant le pourcentage de repas excédentaires en le faisant passer à 2 % ou moins;
• limitant le choix de repas, y compris les changements demandés aux menus des traiteurs, sauf en raison de restrictions alimentaires;
• éliminant l’achat de tout objet inutile, comme des garnitures pour boissons;
• utilisant de la vaisselle compostable et/ou recyclable; et
• confiant la préparation des aliments, le nettoyage et l’élimination des déchets à des membres syndiqués de la fonction publique fédérale, dans la mesure du possible.

Recommandation 5

Qu’un barème de tarifs, comprenant un prix cible par repas et par vol, soit mis au point en vue de la négociation des coûts et afin de permettre de déterminer si les estimations de coûts sont raisonnables, responsables et économiques; que ce barème tienne compte de multiples variables, telles que les taux de change, les coûts d’un pays à l’autre et la disponibilité de divers fournisseurs; et qu’une procédure soit mise au point et mise en œuvre pour permettre de signaler un approvisionnement à des fins d’examen lorsque les coûts estimés dépassent le barème des tarifs d’un pourcentage déterminé.

Recommandation 6

Que des lignes directrices soient élaborées afin de déterminer combien de repas et de collations devraient être fournis pour un type de voyage donné et quand ils devront l’être, en fonction de considérations comme la durée des déplacements, l’heure de la journée, la complémentarité avec le programme de voyage ainsi que la capacité de fournir de la nourriture et des boissons avant le départ, entre les étapes ou après l’arrivée; et que ces lignes directrices soient suivies chaque fois que cela est possible.

Recommandation 7

Que, dans la mesure du possible, la partie responsable de l’achat de services de traiteur pour le Bureau du gouverneur général négocie tous les coûts ainsi que les frais, et obtienne des estimations de coûts de tous les fournisseurs disponibles afin d’aider aux négociations et de faciliter le choix du fournisseur offrant la valeur optimale.

Recommandation 8

Que le Bureau du secrétaire du gouverneur général et les ministères soient proactifs dans l’analyse des coûts de chaque voyage, et ce, dès la réception de l’ensemble des documents liés au dit voyage, afin de faire une analyse des pratiques visant à améliorer ces dernières.

Recommandation 9

Que toutes les mesures nécessaires soient prises pour améliorer la transparence financière et la reddition de compte du Bureau du gouverneur général (chef d’État), notamment en exigeant que le Bureau publie sur son site Web un rapport annuel de ses activités, incluant ses états financiers.

Recommandation 10

Que, comme le recommande le Comité dans son rapport de 2004 sur le rôle, les responsabilités et le financement du gouverneur général, le Bureau du gouverneur général fasse rapport sur ses plans et priorités annuels projetés et sur les résultats prévus de ses activités. Dans ce rapport, le Bureau du gouverneur général devrait faire état des sommes engagées par les ministères et agences fédérales soutenant ses activités.

Recommandation 11

Que le Bureau du secrétaire du gouverneur général dépose auprès du Comité des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires un rapport trimestriel sur les déplacements, qu’ils soient nationaux ou internationaux, y compris les montants détaillés des coûts et frais d’accueil ainsi que ceux de l’Aviation royale canadienne avec toutes les factures et tous les reçus finalisés.

Recommandation 12

Que les organisations fédérales qui soutiennent le gouverneur général communiquent toutes leurs dépenses finalisées de façon proactive et détaillée pour tous les voyages.

Recommandation 13

Que les montants utilisés par les ministères mandatés pour soutenir les activités du gouverneur général fassent l’objet d’un transfert de crédits vers le budget du Bureau du secrétaire du gouverneur général dans le budget principal des dépenses et les budgets supplémentaires des dépenses, et que ces transferts soient clairement indiqués dans les comptes publics et, de ce fait, comptabilisés dans les budgets octroyés au Bureau du secrétaire du gouverneur général.