PACP Rapport du Comité

Réponse du gouvernement au septième rapport du Comité permanent des Comptes publics

« Grands projets de technologie de l’information »

Réponses détaillées aux recommandations

Le gouvernement se réjouit d’avoir l’occasion de répondre au septième rapport du Comit é permanent des Comptes publics en référence au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice g énérale de novembre 2006 portant sur les grands projets de technologie de l’information.

Le gouvernement a pris note des observations et recommandations formulées dans le septième rapport et s ’engage fermement à donner suite aux recommandations.

Comme le souligne la vérificatrice générale dans son rapport, la gestion des projets de TI est une discipline relativement nouvelle comparativement aux autres disciplines de gestion, et les organisations continuent à en apprendre sur le sujet.

Le plan d’action visant à améliorer la gestion de projet est fondé sur les résultats de recherches sur les causes d’échec des projets. Il tente de trouver le bon équilibre entre une approche trop normative (pour éviter de devenir un « labyrinthe de règles » contraignant) et une approche trop axée sur les orientations qui, par définition, sont considér ées comme étant facultatives. Le plan d’action vise à préciser et à renforcer les politiques et les orientations existantes en matière de gestion de projets de TI ainsi qu’à pr ésenter de nouvelles exigences, telles que des examens indépendants.

Réponses détaillées aux recommandations

Recommandation 1

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor fournisse au Comité des comptes publics, d’ici septembre 2008, un plan d’action détaillé doté de dates limites pr écises concernant la mise en œuvre des recommandations de la vérificatrice générale sur les grands projets de technologie de l’information.

Le gouvernement est d’accord et heureux de présenter le plan d’action dé taillé dans la réponse qui suit.

Il existe 7 principaux produits livrables aux fins de la réalisation des engagements pris dans le chapitre 3 du rapport de novembre 2006 de la vérificatrice générale

• D’ici septembre 2008, la dernière main sera mise aux exigences améliorées entourant les analyses de rentabilisation, y compris ce qui doit être pris en considération et à quel moment il faut les mettre à jour. Le tout figurera dans une norme concernant les analyses de rentabilisation qui sera achevée d’ici septembre 2008.
• Les exigences officialisées d’examens indépendants des normes des projets grands et complexes ont fait l’objet d’un essai pilote au printemps de 2008. Les exigences seront mises au point et un plan de mise en œuvre sera terminé d’ici septembre 2008.
• Les exigences obligatoires de déclaration du statut des grands projets ont été définies et elles font l’objet d’essais pilotes dans le cadre de projets clés qui sont actuellement en cours. Les travaux devraient prendre fin en septembre 2008.
• Les exigences obligatoires visant d’autres principaux documents de projet (charte de projet, plan de gestion de projet, rapports de conclusion de projet, etc.) sont mises au point avec la participation des ministères. L ’achèvement des travaux est prévu pour octobre 2008.
• Les exigences obligatoires ci‑devant seront officiellement mises en œuvre à titre d’ exigences stratégiques par l’entremise d’une directive qui sera publiée d’ici dé cembre 2008. Bon nombre de ministères participent à l’élaboration de ces produits livrables et ils ont commencé à se conformer à certaines propositions sans attendre la mise en œuvre officielle.
• L’élaboration des outils et des orientations de soutien le Cadre amélioré de gestion visant à aider les ministères et les organismes à comprendre ces attentes et à s’y conformer est en cours et sera continue.

Des programmes de perfectionnement visant à accroître le nombre de gestionnaires de projet et à les aider à acquérir d’autres compétences de gestionnaires de projets gouvernementaux actuels sont à l’étape de la planification. Ces programmes seront continus.

Recommandation 2

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor s’assure que tous les projets de technologie de l’information ont fait l’objet d’une analyse de rentabilisation détaill ée, complète et à jour avant d’être soumis à l’approbation du Conseil du Tr ésor.

Le gouvernement est d’accord.

De saines analyses de rentabilisation sont essentielles aux décideurs ministériels ainsi qu’aux ministres du Conseil du Trésor. Tout projet d’investissement informatisé fait l ’objet d’une analyse de rentabilisation, et non seulement ceux qui doivent être approuvés par le Conseil du Trésor.

Comme indiqué dans la réponse à la recommandation 1 ci‑devant, les analyses de rentabilisation devront être conformes à une norme améliorée qui est en cours d ’élaboration.  La norme est fondée sur la recherche des pratiques exemplaires adoptées dans les secteurs public et privé.

Il sera aussi obligatoire de mettre à jour les analyses de rentabilisation aux principales étapes du projet. Le nombre de mises à jour et le calendrier des mises à jour dépendront du risque et de la complexité du projet.

Recommandation 3

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que toutes les nouvelles présentations de projets de technologie de l’information comprennent une analyse d’options sur la possibilité de diviser les grands projets en de plus petits projets plus faciles à gérer.

Le gouvernement est d’accord.

On a observé, lors d’examens indépendants précédents, que ces derniers permettent de mieux connaître les différents aspects des projets. D’après ces observations, le gouvernement effectue actuellement la mise en œuvre d’un programme d’examens ind épendants officialisé visant les grands projets complexes. Ces examens comprendront la remise en question de la taille du projet auprès du ministère, de la capacité de ce dernier de gérer le projet et de mettre en œuvre les changements qui en résulteront. Les ministères devront également partager les résultats de leurs examens et leurs réponses avec les fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) quand ils demanderont au Conseil du Trésor d’autoriser le projet.

Recommandation 4

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor effectue une évaluation de l’élaboration et de la mise en œuvre du Système d’information sur la gestion des dépenses (SIGD), y compris les lacunes dans l’analyse de rentabilisation relevées par le Bureau du vérificateur général, et qu’il présente, d’ici le 31 décembre 2008, un rapport au Comité des comptes publics sur la manière dont il appliquera les leçons qu’il a tirées de cette évaluation au Cadre amélioré de gestion.

Le gouvernement est d’accord.

Dans les deux dernières années, le système d’information sur la gestion des dépenses (SIGD) a subi d’importants changements au chapitre de la conception technique ainsi que de la gestion et la gouvernance des projets. Ce nouvel effort d’élaboration des systèmes a commencé par une nouvelle planification ayant abouti au projet de renouvellement des systèmes du bureau du budget (RSBB).

Dans le cadre de l’établissement de l’actuel plan de projet du RSBB, le Secr étariat du Conseil du Trésor a adopté des mesures visant à éviter les principaux probl èmes vécus dans le cadre d’efforts d’élaboration antérieurs : gestion et gouvernance de projets, gestion des risques, gestion du changement et renforcement des capacités. Par suite de ces efforts, un SIGD révisé a été offert en décembre 2007, dans le respect du calendrier et du budget établis, et le SCT ainsi que d’autres organisations fédérales l’ ont utilisé aux fins de la préparation du Budget principal des dépenses de 2008‑2009.

Même si l’amélioration et le perfectionnement du nouveau SIGD se poursuivront tout au long de sa première année complète de mise en œuvre dans le cadre du cycle des pr évisions et du budget de 2008‑2009, l’étape du RSBB a officiellement pris fin en mars 2008. Conformément à la discipline habituelle entourant la gestion de projets, le Secrétariat du Conseil du Trésor procédera à une conclusion structurée du RSBB en établissant les leç ons retenues avec les parties prenantes et en consignant les paramètres des résultats attendus.

Les résultats de cet examen éclaireront un examen après la mise en œ uvre du RSBB, ainsi que l’examen des futures étapes d’élaboration du SIGD. Le SCT entend aussi remettre ce rapport de conclusion au Comité des comptes publics d’ici au 31 décembre 2008.

Comme le tout est lié au Cadre amélioré de gestion, il est essentiel de tirer des leçons des projets aux fins de l’amélioration continue des orientations et des outils fournis aux ministères et aux organismes. La conclusion du projet est une étape normale de la discipline de gestion de projet, l’exigence de rapports de conclusion sera rendue obligatoire pour les grands projets, et il sera aussi obligatoire de présenter ces rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces rapports et l’engagement continu de la collectivité de la gestion de projet contribueront à l’é volution continue de l’orientation et du soutien fournis aux ministères et aux organismes.

Recommandation 5

Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada effectue une analyse coû ts-avantages du maintien de la Voie de communication protégée et en communique les résultats au Comit é des comptes publics avant le 31 décembre 2008.

Le gouvernement est d’accord en principe et reconnaît l’importance d’une analyse coûts‑avantages de la Voie de communication protégée.

La Voie de communication protégée est l’infrastructure commune de technologie de l’information au gouvernement, qui inclut divers services de sécurité. Elle donne aux particuliers et aux entreprises du Canada un accès sûr, efficace et privé à tous les programmes et services fédéraux offerts en ligne.

Au moment de la vérification du BVG, une nouvelle analyse de rentabilisation proposant un modèle de viabilité financière était en cours d’élaboration. L’actuel contrat visant la Voie de communication protégée approuvé en décembre 2006 est fond é sur une analyse de rentabilisation qui, après l’approbation du marché, a ét é mise au point et officiellement présentée au SCT en mars 2007. Comme la technologie et les menaces pour la s écurité ont évolué depuis la mise en œuvre initiale, le SCT et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) réexaminent l’analyse de rentabilisation de mars 2007 à la lumière de l’évolution des exigences de sécurité et de protection des renseignements personnels au gouvernement du Canada. En particulier, il y a lieu d’élargir l ’éventail des niveaux de sécurité de manière à mieux les adapter aux programmes et aux services de chacun des ministères et à continuer de protéger les Canadiennes et les Canadiens.

Si l’adoption d’une solution commune continue en matière de services de s écurité demeurait nécessaire en janvier 2010, le gouvernement du Canada élaborera une analyse de rentabilisation qui englobe une analyse des coûts et des avantages ainsi qu’une confirmation de l ’engagement du gouvernement envers l’utilisation de ces services. Cette nouvelle analyse de rentabilisation serait présentée au Comité permanent des comptes publics d’ici au 31 décembre  2008.

Recommandation 6

Si la Voie de communication protégée est maintenue, que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournissent des informations significatives fondées sur les résultats dans son rapport ministériel annuel sur le rendement sur la Voie de communication protégée, notamment des informations sur le nombre de transactions traitées, le nombre de ministères l’utilisant, le pourcentage d’utilisation de sa capacité et son coût par transaction.

Le gouvernement est d’accord pour dire que cette information est importante et il accepte de la fournir au Comité.

Il convient de signaler que TPSGC fournit l’infrastructure pangouvernementale de la Voie de communication protégée, alors que les transactions des programmes rendues possibles par la Voie prot égée relèvent de chacun des ministères, et le SCT est responsable au premier chef de la mesure du rendement et de la politique pangouvernementale.

Le rapport ministériel sur le rendement (RMR) vise à déclarer les progr ès réalisés à l’égard du rapport sur les plans et les priorités (RPP), qui précise les activités de programme et les indicateurs de rendement connexes qui ont été approuvés par le Conseil du Trésor. Le Secrétariat du Conseil du Trésor cherche actuellement à simplifier les RPP et RMR dans le but de réduire la quantité de données opé rationnelles générales pour améliorer la clarté et l’orientation de ces rapports. Ainsi, TPSGC fournira l’information suivante dans un rapport distinct qui sera présenté au Comit é des comptes publics en octobre 2008 :

• nombre d’organisations gouvernementales qui utilisent les services de la Voie de communication protég ée;
• nombre de ePass délivrés aux particuliers et aux entreprises au Canada;
• nombre de transactions de la Voie de communication protégée pour chacun des programmes gouvernementaux offerts en ligne par les organisations au moyen de services de ePass de la Voie de communication protég ée, nombre de programmes qui utilisent le ePass, nombre de transactions par ePass traitées sur la Voie de communication protégée et le coût par transaction;
• pourcentage de la capacité de la Voie de communication protégée utilisée par le service de la Voie protégée.

Il faut également noter que, conformément à la pratique établie au SCT, nous établirons aussi un lien entre l’information contenue dans le rapport ci‑devant et le prochain RMR de TPSGC, qui sera affiché sur le site Web du SCT après le dépôt de la pré sente réponse du gouvernement devant la Chambre des communes.

Le rapport d’information sera mis à jour chaque année et lié aux futurs RMR de TPSGC tant qu’existera une solution commune en matière de service de sécurité.

Recommandation 7

Que dans ses directives aux ministères sur la rédaction de rapports au Parlement, le Secrétariat du Conseil du Trésor exige des ministères et des organismes qu’ils fournissent des renseignements sur les coûts et sur le rendement des projets de technologie de l’information évalués à plus de 10 millions de dollars, dont le coût estimatif initial et actuel total, les coûts engagés jusqu’alors, la date d’achèvement prévue et les résultats attendus du projet.

Le gouvernement est d’accord en principe mais suggère que le Secrétariat du Conseil du Trésor entreprenne d’autres analyses pour déterminer si un autre seuil ou peut-être d’autres critères, tels que le risque et la complexité, pourraient être plus appropriés pour permettre aux parlementaires d’obtenir des renseignements sur les projets qui pourraient les préoccuper.

Les rapports sur les plans et les priorités sont des documents de planification future qui renferment des renseignements au sujet des dépenses prévues et des résultats attendus. Les rapports ministériels sur le rendement renferment des renseignements sur le rendement des dépenses et des résultats réels obtenus en observant le RPP comme cadre de référence. Ensemble, ces deux documents constituent la partie III du Budget des dépenses. L’amélioration de la qualité de ces rapports est importante, et le SCT s’efforce constamment de répondre aux préoccupations soulevées par les parlementaires.

L’une de ces préoccupations concerne le fait que les RPP et les RMR soient devenus trop longs, trop techniques et difficiles à lire. Sachant cela, le SCT a cherché à simplifier le contenu des RPP et des RMR en aidant les ministères à produire des rapports qui aident les parlementaires dans le cadre de leur examen du Budget principal des dépenses et des crédits.

En conséquence, afin de donner suite aux recommandations du CCP et conformément aux récents efforts du SCT visant à simplifier les RPP et les RMR, le SCT obligera les ministères à produire un tableau contenant l’information recommandée par le Comité; cependant, conformément à la pratique actuellement observée, cette information ne sera pas présentée dans un tableau dans le document imprimé. Un renvoi y sera fait dans le document imprimé et un lien hypertexte vers le site du SCT sera ajouté.

Le gouvernement est d’accord que les parlementaires devraient avoir les renseignements nécessaires pour faire leur travail. Les ministères sont déjà tenus de préparer un rapport sur leurs Grands projets de l’État (GPE) qui sont habituellement des projets de plus de 100 M$, mais il arrive à l’occasion que des projets d’une plus faible valeur soient désignés comme des GPE. Le gouvernement propose d’entreprendre une analyse pour évaluer l’incidence d’un seuil de 10 M$ pour la reddition de comptes ou de déterminer si un autre seuil ou peut-être d’autres critères devraient être proposés. Il est proposé que les résultats de l’analyse et un plan de mise en œuvre soient présentés au Comité permanent sur les comptes publics au plus tard le 31 décembre 2008.