Le
gouvernement du Canada est heureux de déposer sa réponse au Vingt-troisième
Rapport du Comité permanent des comptes publics, Le chapitre 7,
l’acquisition de bureaux loués du rapport de mai 2006 de la vérificatrice
générale du Canada (Place Victoria), qui a été déposé à la Chambre des
communes le 10 décembre 2009.
Le
Comité permanent des comptes publics a examiné la partie de l’opération
touchant la Place Victoria du Chapitre 7 du rapport Le Point de mai 2006 de la
vérificatrice générale et a entendu le témoignage de hauts dirigeants du Bureau
de la vérificatrice générale (BVG) et de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC). Le Vingt-troisième Rapport du Comité permanent
reflète sa prise en compte des éléments de l’opération touchant la Place
Victoria, mentionnés dans ce chapitre.
Le
gouvernement du Canada remercie le Comité permanent des comptes publics pour
son Vingt‑troisième Rapport et se réjouit de son intérêt continu à
renforcer la gestion immobilière et les comptes rendus des décisions liées à
l’acquisition de bureaux loués au gouvernement fédéral. Le présent document
fournit la réponse du gouvernement à chacune des deux recommandations formulées
dans le Vingt-troisième Rapport. Le gouvernement accepte les deux
recommandations faites par le Comité et la présente réponse montre qu’il a
donné suite à ces recommandations et qu’il continue de le faire.
TPSGC
a adopté des politiques et des procédures pour éviter qu'une situation comme
celle de 2001 concernant la Place Victoria ne se répète aujourd'hui. . Il
existe maintenant de nombreux contrôles plus rigoureux qui veillent au respect
des règles. TPSGC travaille plus étroitement avec les ministères et organismes
clients pour pouvoir établir les contrôles renforcés à l’égard des locaux qui
sont nécessaires et s’assurer que ces ministères et organismes connaissent et
comprennent entièrement les politiques et les outils en place. Selon les
résultats obtenus à ce jour, ce régime amélioré fonctionne tel que prévu et les
décisions sont prises et documentées de manière efficace. Ces résultats ont été
confirmés dans le rapport de l’étude préparatoire interne susmentionné qui a
été présenté au Comité de vérification et d’évaluation en février 2010.
RECOMMANDATION
1
Que
TPSGC exerce, le cas échéant, son pouvoir d’imposer des solutions en matière
d’occupation de locaux dans le but d’appliquer les normes en matière de locaux
du gouvernement et d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
TPSGC
se fonde sur son pouvoir pour imposer des solutions en matière d’occupation de
locaux à l’égard du Cadre de politique sur la gestion des actifs et
services acquis du Conseil du Trésor (CT). En vue de mieux exercer le
pouvoir qui lui est conféré conformément à la Politique, le cas échéant, et
d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix, TPSGC a pris les mesures suivantes
:
- Le Comité des normes de gestion des locaux (CNGL), a été
mis sur pied en avril 2005. Ce comité examine toutes les demandes des clients
qui dépassent les normes de gestion des locaux et formule des recommandations
au sous-ministre adjoint de la Direction générale des biens immobiliers. Cet
examen détaillé permet de veiller à ce que les normes de gestion la location
des locaux à bureaux de TPSGC soient uniformes à l’échelle nationale, soient
mises en application et continuent d’être respectées; il contribue également à
la restriction des dépenses dans ce domaine.
- Un
examen fonctionnel du renouvellement des baux est en cours, à l’échelon
national, pour veiller à ce qu’il y ait une surveillance et une conformité
adéquates, tant sur le plan national que régional, dans le processus de
renouvellement des baux. Cet examen cernera plus précisément les sources et les
raisons pour lesquelles des dossiers de renouvellement de baux sont en retard.
L’examen se terminera à la fin de mars 2010. Ce processus fait partie des
engagements clés de TPSGC en ce qui concerne l’amélioration de la qualité.
- Une
liste de vérification améliorée des exigences du client a été dressée, laquelle
permet de mieux déterminer les exigences générales de celui-ci en matière de
locaux, au début du processus. La liste de vérification requiert davantage de
rigueur dans la mise en œuvre des projets.
- Le Système national de gestion de projets (SNGP), qui est
en place depuis 2007, a conféré une nouvelle rigueur à l’étape de planification
des projets, et ce, pour tous les projets en matière de locaux. C’est en grande
partie grâce au SNGP que TPSGC a pu atteindre son objectif qui consistait à
réaliser tous les projets dans le respect des délais, du budget et de la portée
des travaux; plus de 90 % des projets ont respecté ces objectifs.
- Les Outils d’investissement financier en immobilier
(OIFI) sont des outils d’analyse des investissements basés sur un tableur de
TPSGC. Ils permettent de faire une analyse financière complète des solutions de
rechange en matière de locaux (immeubles appartenant à l’État et immeubles
loués appartenant au secteur privé) et facilitent les études comparatives des
portefeuilles mixtes composés de biens de l’État et de biens loués. Par
ailleurs, le guide de préparation du Rapport d’analyse des investissements
(RAI) a été mis à jour en 2009 pour renforcer le rôle du RAI en tant que
document d’information, d’approbation, de reddition des comptes et de mesure du
rendement, lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins des clients et d’assurer
l’intégrité des biens immobiliers.
RECOMMANDATION
2
Que
TPGSC respecte la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du
Trésor en documentant et en archivant toutes les décisions de gestion liées aux
locaux loués pour les ministères et organismes du gouvernement.
Afin
de mieux documenter et archiver toutes les décisions de gestion de la location
des bureaux, TPSGC a amélioré ses processus opérationnels au moyen des mesures
suivantes :
- Le Système de suivi des économies en matière de location
surveille les progrès en ce qui concerne les économies réalisées dans le cadre
d’un projet, et sa création fait suite aux recommandations de la vérificatrice
générale. Il fait le suivi de tous les baux importants présentés au Conseil
d’investissement des biens immobiliers et il est mis à jour tous les mois,
indiquant l’état des mesures et des décisions qui ont été prises par le
Conseil. Selon les résultats jusqu’à ce jour, chaque fois qu’un projet a été présenté
au Conseil d’investissement des biens immobiliers, l’option qui fournissait le
meilleur rapport qualité-prix a été adoptée.
- Le Rapport sur les activités de location planifiées
(RALP) ainsi que les directives et les documents connexes aident à ce que le
renouvellement des baux soit fait en temps opportun et soit bien documenté. Le
RALP concourt aussi à ce que les solutions offrent un bon rapport qualité-prix
grâce à des taux de location plus avantageux qui peuvent découler des
négociations. Par ailleurs, le RALP intègre plusieurs améliorations pour une
surveillance accrue et dès la première heure des dossiers épineux.
- Le Rapport d’analyse des investissements (RAI) et le
guide de gestion des risques du Rapport ont été mis à jour de manière à assurer
une saine intendance et la surveillance diligente du portefeuille de locaux
loués, ainsi que des projets. Les risques sont estimés d’une façon nouvelle et
améliorée.
- Les processus d’appui à la Politique sur la gestion de
l’information du CT ont été renforcés. TPSGC a recours à un cadre amélioré
de gestion des investissements afin d’assurer l’adoption de bonnes pratiques de
gestion et la prise de décisions immobilières adéquates. Conformément au cadre
de gestion des investissements, des conseils consultatifs agissent comme forums
au sein desquels on peut discuter des stratégies, des projets et des questions
opérationnels qui concernent les biens immobiliers. Des comptes rendus de
décisions et des recommandations sont préparés après chaque réunion du Conseil.
- La conformité fait l’objet d’un contrôle à chaque phase
des projets de location au moyen du Système national de gestion de projets
mentionné ci-dessus. Lorsqu’une situation de non-conformité survient, un
formulaire de surveillance de la conformité doit être rempli. On indique sur ce
formulaire la nature de la demande, les coûts, la recommandation de l’équipe du
projet et la décision du SMA.
- En outre, afin d’appuyer pleinement tous ces efforts, les
systèmes d’information ont été considérablement améliorés grâce aux initiatives
comme : a) le système NOVUS, qui est en train d’être mis sur pied dans le cadre
du Projet de transformation des activités et des systèmes des Biens
immobiliers; b) un cadre de responsabilisation à l’égard des données, qui
établit des responsabilités claires en ce qui concerne la gérance des données
et de l’information; c) un environnement d’apprentissage durable qui fait la
promotion de l’utilisation efficiente et efficace des systèmes d’information;
d) un entrepôt de données et un ensemble d’outils de renseignements d’affaires
complexes qui permettront de fournir de meilleurs rapports aux cadres
supérieurs.
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