PACP Rapport du Comité
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Réponse du gouvernement au rapport du Comité permanent des comptes publics intitulé « Chapitre 3 – La gestion des ressources humaines – Affaires étrangères et Commerce international Canada » tiré du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de mai 2007 Le gouvernement du Canada a étudié attentivement le rapport du Comité permanent des comptes publics sur la gestion des ressources humaines au sein d’Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI). Le gouvernement souhaite remercier les membres du Comité de leur travail pour la préparation du présent rapport et accueille favorablement son intérêt continu à renforcer la gestion des ressources humaines au gouvernement fédéral. À la suite de la mise à jour sur les mesures prises en réponse au Rapport de la vérificatrice générale de mai 2007, fournie par le MAECI au Comité à l’été 2009, la présente réponse aborde précisément les recommandations incluses dans le rapport du Comité et montre que le gouvernement a réagi à ces recommandations et qu’il continue de le faire. 1. Contexte À titre de ministère responsable de la coordination des activités internationales au nom du gouvernement du Canada, le MAECI doit constamment faire face à des défis en matière de ressources humaines afin de s’assurer que son personnel possède les compétences et dispose de la mobilité pour servir efficacement les Canadiens et défendre les intérêts canadiens dans un monde en constante évolution. Le Rapport de la vérificatrice générale de mai 2007 a donné au gouvernement la possibilité d’aborder certaines questions clés en matière de ressources humaines au sein du MAECI. De plus, l’examen stratégique de 2007-2008 du MAECI qui a suivi la vérification a solidifié la reconnaissance du fait que le Ministère doive renforcer sa présence à l’étranger étant donné qu’elle constitue sa contribution principale à l’avancement des activités du gouvernement du Canada. Les résultats combinés de la vérification et de l’examen stratégique ont permis d’élaborer et de mettre en œuvre un programme de transformation pour le Ministère, qui représente le principal véhicule par lequel le MAECI pourra réaliser ses priorités relatives au renouvellement de la fonction publique et bâtir un ministère des affaires étrangères et de commerce moderne et dynamique. 2. Réponse aux recommandations du Comité Recommandation 1 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international fournisse au Comité permanent des comptes publics, au plus tard le 30 juin 2010, un rapport d’étape qui comprend une mise à jour sur la mise en œuvre des recommandations formulées dans le Chapitre 3, « La gestion des ressources humaines – Affaires étrangères et Commerce international Canada » du Rapport de mai 2007 de la vérificatrice générale. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international fournit un rapport d’étape annuel au Bureau du vérificateur général en ce qui concerne la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport de mai 2007. Le rapport d’étape de 2010 est complet et a été soumis au Bureau du vérificateur général. Le gouvernement accepte cette recommandation et fournira le rapport d’étape de 2010 directement au président du Comité permanent des comptes publics. Recommandation 2 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international inclue dans son Rapport annuel sur les plans et les priorités un document exposant la façon dont il prévoit faire les changements à son plan stratégique des ressources humaines au cours de l’année financière. En juin 2009, le MAECI a publié son Plan intégré des ressources humaines pour 2009-2012, qui était aligné sur les résultats ministériels stratégiques et conçu de façon à ce que les besoins organisationnels soient liés aux principaux résultats en matière de ressources humaines. Le plan établissait des stratégies pour combler les écarts liés au personnel et situait les principaux résultats en matière de ressources humaines, lesquels étaient clairs et mesurables. De plus, il délimitait les secteurs nécessitant une gestion des risques, y compris les risques liés à la gestion des personnes et aux défis financiers. Le MAECI fait actuellement la mise à jour de son Plan intégré des ressources humaines pour 2009-2012. Le gouvernement accepte cette recommandation et un plan stratégique des ressources humaines est maintenant inclus dans le Rapport sur les plans et les priorités du Ministère. Dans la partie III du Rapport sur les plans et les priorités de 2010-2011, la section 2.5 décrit clairement les changements prévus au plan stratégique des ressources humaines dans le courant de la nouvelle année financière. Les trois secteurs d’intervention privilégiés en matière de ressources humaines sont les suivants :
Au cours des prochaines années, le MAECI continuera à inclure la planification stratégique des ressources humaines dans son Rapport sur les plans et les priorités, préparé chaque année. Recommandation 3 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international fournisse au Comité permanent des comptes publics, au plus tard le 30 juin 2010, un plan et un calendrier indiquant comment le MAECI intégrera les plans stratégiques des ressources humaines à l’Administration centrale et dans les missions à l’étranger. Le gouvernement accepte cette recommandation et le MAECI a déjà commencé à intégrer les principes du plan stratégique des ressources humaines à l’Administration centrale et dans les missions à l’étranger. Le Plan intégré des ressources humaines du Ministère pour 2009‑2012 comprend une analyse des ressources humaines et les plans stratégiques de ressources humaines pour les employés canadiens (EC) et les employés recrutés sur place (ERP) dans les missions. En ce qui concerne les ERP en particulier, de nouvelles directives et de nouveaux outils de planification des ressources humaines ont été fournis à la gestion des missions en 2009. Par conséquent, 94 p. 100 des missions disposent maintenant d’un plan opérationnel des ressources humaines pour les ERP qui comporte des volets particuliers sur la retraite, la planification de la relève, la mobilité et l’apprentissage. Ces plans sont actuellement en cours d’examen afin de déterminer les questions d’intérêt commun, à l’échelle régionale et à l’échelle mondiale, et de formuler des recommandations qui seront présentées au Comité de gouvernance des employés recrutés sur place et aux centres régionaux de services (une description du Comité et des centres se trouve dans la réponse à la recommandation 5, ci‑dessous). Ces résultats seront entièrement intégrés aux plans des ressources humaines du Ministère dans les prochaines années. Recommandation 4 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international réinvestisse dans la formation linguistique pour ses agents du service extérieur et rende compte du nombre d’agents qui subissent une évaluation et de l’atteinte des exigences linguistiques relatives à leur poste dans les rapports de rendement annuels du Ministère. En juin 2009, le Conseil du Trésor a approuvé l’initiative du MAECI visant à renforcer le réseau des missions du Canada. Le Ministère a, par la suite, réinvesti dans la formation en langues étrangères et a stabilisé le financement accordé au Centre de formation en langues étrangères de l’Institut canadien du service extérieur. Par conséquent, de nouveaux programmes intensifs en langue étrangère ont été mis en place au Canada et à l’étranger. Les résultats de cet investissement commencent maintenant à se faire sentir. Lors de la dernière rotation (été 2009), 92 p. 100 des agents qui suivaient une formation en langue étrangère ont assisté à toutes leurs heures de cours et/ou ont obtenu le niveau requis. Au mois d’avril 2010, comme la majorité des postes d’affectation à l’étranger ont été dotés avant cet investissement, seulement 33 p. 100 des agents occupant des postes qui nécessitent un niveau avancé de connaissance en langue étrangère possédaient le niveau requis. Cependant, ce taux continuera d’augmenter au cours des prochaines années et passera à 45 p. 100 en 2010-2011, pour atteindre 65 p. 100 d’ici 2015. Afin d’analyser la capacité actuelle en matière de langues étrangères au sein du MAECI, un programme d’essai a été mis en œuvre. Des 1 600 employés ciblés à cette fin, 409 ont subi le test. Quelque 500 autres tests seront administrés en 2010-2011, et le reste des employés désignés subiront le test d’ici mars 2013. Le recrutement se poursuit en vue d’établir la capacité en matière de langues étrangères comme un atout, et tous les nouveaux employés ayant des aptitudes en langues étrangères sont évalués avant d’être nommés à des postes à Ottawa. Les statistiques ci‑dessus relatives à la gestion que fait le Ministère des exigences en matière de langues étrangères seront incluses dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2009-2010, et des mises à jour seront faites dans les années suivantes. Recommandation 5 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international délègue les responsabilités de gestion aux cadres supérieurs dans chaque mission à l’étranger afin de s’assurer de satisfaire le mieux possible aux besoins internes. Le Ministère est à terminer la mise à jour de son instrument de sous-délégation de l’autorité en ressources humaines. L’instrument à jour fournira aux principaux gestionnaires dans les missions toutes les autorités nécessaires pour gérer leurs employés recrutés sur place et prendra en considération toutes les particularités locales ainsi que la nécessité d’appliquer une politique à l’échelle internationale. Au cours de la dernière année, le Ministère a entrepris un certain nombre d’initiatives pour aider les gestionnaires dans les missions à exercer leur autorité et à renforcer la gouvernance et la gestion des employés recrutés sur place. En 2009, un Comité de gouvernance des employés recrutés sur place (CGERP) a reçu le mandat de fournir une orientation stratégique et d’exercer une surveillance des questions et des plans de ressources humaines touchant un vaste groupe d’employés recrutés sur place. Le Comité est composé de cadres supérieurs de l’Administration centrale et des missions et représente le MAECI et les principaux ministères partenaires. La principale responsabilité du Comité est de s’assurer que les questions soulevées dans le Rapport de la vérificatrice générale de mai 2007 sont entièrement abordées et que les recommandations du rapport sont mises en œuvre. Sous la direction du CGERP, chaque mission à l’étranger a formé un Conseil consultatif de gestion des employés recrutés sur place, présidé par les principaux gestionnaires dans les missions. Ces conseils assurent la mise en place d’un lieu de communication formel avec les employés recrutés sur place afin de diffuser et de recueillir l’information relative aux questions d’intérêt commun pour ce groupe d’employés à l’échelle mondiale. Toujours en 2009, le MAECI a lancé une Stratégie d’examen de la rémunération totale afin de s’assurer que les gestionnaires dans les missions peuvent s’appuyer sur des conditions d’emploi locales et actuelles dans l’exercice de leur autorité. Cette stratégie comprend l’examen des régimes de rémunération et des conditions d’emploi pour tous les employés recrutés sur place en collaboration avec les gestionnaires dans les missions. Afin de permettre aux gestionnaires dans les missions d’accorder davantage de leurs ressources à la gestion des ressources humaines, à la planification et à l’élaboration stratégique, le Ministère a créé les centres régionaux de services à l’étranger. Ces centres regroupent des experts en la matière et d’autres ressources, notamment des professionnels en ressources humaines, sur le terrain et plus près des missions desservies. Parallèlement, des missions de tailles différentes offrent individuellement la même gamme de services au sein d’un vaste spectre d’environnements opérationnels. Les missions seront en mesure de transférer vers les centres régionaux de services certaines opérations administratives et transactionnelles habituellement intenses sur le plan de la charge de travail, du temps et du travail et qui ne nécessitent pas une présence sur le terrain. Finalement, afin d’assurer l’application adéquate des politiques de ressources humaines régissant les conditions de travail des employés recrutés sur place, la Direction générale des services aux employés recrutés sur place du MAECI a élaboré et lancé de nouveaux outils, comme le Guide étape par étape sur le processus de classification des ERP, la trousse de dotation en ERP, le guide à l’intention des gestionnaires pour la dotation en ERP et le Guide des relations de travail pour la gestion des ERP. Des séances de formation sont offertes aux gestionnaires dans les missions pendant l’année afin que ces derniers comprennent bien l’étendue de leur rôle, de leurs droits et de leurs obligations en tant que représentants de la gestion. Recommandation 6 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international mette en œuvre un système d’inspection aléatoire des missions afin de s’assurer que la réglementation relative aux vérifications de sécurité est respectée, et qu’il rende compte des résultats de ces inspections dans le Rapport ministériel sur le rendement. Le Bureau de l’inspecteur général du MAECI effectue environ 25 inspections prévues de mission chaque année. Ces inspections permettent une évaluation systématique et structurée de la gestion du risque et des processus de contrôle et de gouvernance dans les missions. Les directions chargées de la sécurité à l’Administration centrale fournissent aux équipes d’inspection le statut des vérifications de sécurité des employés recrutés sur place en notant toute anomalie. Si une anomalie est relevée, les équipes d’inspection enquêtent afin d’aborder les questions d’ordre situationnel ou systémique et assurent ensuite un suivi auprès de la gestion de la mission, de la Direction générale des services aux employés recrutés sur place et des directions chargées de la sécurité visées, selon le cas. Des rapports d’inspection sont publiés sur le site Web du Ministère. Le Ministère a fourni à la gestion des missions une liste de vérification pour les questions de dotation ainsi qu’une autre liste pour des questions personnelles touchant les employés recrutés sur place qui incluent justement un point pour s’assurer que les confirmations des vérifications de sécurité ont été versées dans le dossier. De plus, le Ministère a récemment introduit un processus automatisé qui informe la gestion de la mission et la Direction générale de la sécurité et du renseignement que la vérification de sécurité d’un employé arrive à échéance et qu’elle doit être renouvelée. Le Ministère a également mis en place une procédure complémentaire afin de vérifier qu’aucun employé recruté sur place n’a accès aux installations de communication du Ministère (le SIGNET) tant que la Direction générale de la sécurité et du renseignement à Ottawa n’a pas reçu la vérification de sécurité complète (cote de fiabilité). Recommandation 7 Que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et le Secrétariat du Conseil du Trésor fournissent au Comité permanent des comptes publics les résultats de l’examen des Directives sur le service extérieur ainsi qu’un plan d’action relativement à la mise en œuvre des résultats. L’examen mentionné dans le Rapport de la vérificatrice générale de mai 2007 s’est terminé en 2008 et les mesures subséquentes sont entrées en vigueur le 1er avril 2009. Toutes les dispositions des nouvelles Directives sur le service extérieur ont été mises en œuvre. Une vaste opération de diffusion aux clients et de formation des administrateurs a été effectuée avant la date d’entrée en vigueur et elle se poursuit. Les nouvelles Directives sont toutes disponibles sur le site Web du Conseil national mixte. Les modifications aux Directives ont simplifié les procédures dans certains cas. Elles ont également engendré des conditions améliorées pour les employés en affectation aux États-Unis ou ailleurs qui sont soit célibataires, soit accompagnés d’une personne ou soit accompagnées de plus de trois personnes à charge. À l’heure actuelle, il n’y aucune difficulté particulière à signaler du point de vue de la dotation aux États-Unis. De plus, une nouvelle Directive sur le service extérieur a été élaborée (Aide spéciale pour séparation de la famille – DSE 18) afin de s’employer à alléger les conditions avec lesquelles les familles séparées en raison d’affectations à l’étranger doivent composer. Cette nouvelle Directive a été accueillie favorablement par le personnel. Le prochain examen cyclique des Directives sur le service extérieur est prévu pour 2012. Il convient de noter que le Conseil national mixte a modifié ses procédures en 2006 de sorte que des changements peuvent depuis être apportés aux Directives dont il est responsable sous certaines conditions très particulières et limitées. Recommandation 8 Que le gouvernement du Canada présente au Parlement une modification à la Loi sur l’assurance-emploi visant à permettre aux conjoints de fonctionnaires en poste à l’étranger de demander des prestations d’assurance-emploi lorsqu’ils se préparent à partir ou à leur retour, lorsqu’ils sont en recherche d’emploi. Dans le but de promouvoir efficacement les intérêts canadiens à l’échelle internationale et d’offrir des services aux Canadiens, il nous faut avoir des fonctionnaires de haut niveau et d’expérience en poste à l’étranger. Le gouvernement du Canada est préoccupé par le fait que l’emploi des conjoints constitue un obstacle aux affectations à l’étranger, et est déterminé à améliorer le soutien à l’emploi disponible pour les conjoints. Par l’intermédiaire du MAECI, le gouvernement offre également des services de soutien à l’emploi aux conjoints des fonctionnaires en poste à l’étranger, comme le traitement des autorisations de sécurité afin de faciliter les possibilités d’emploi au sein des missions à l’étranger, l’augmentation du nombre d’ententes réciproques en matière d’emploi (cadres bilatéraux permettant aux conjoints d’avoir accès au marché du travail local à l’étranger) et l’amélioration de l’efficacité de ces ententes. Plusieurs étapes supplémentaires ont récemment été prises afin de renforcer cette approche, notamment l’établissement du Bureau de soutien à l’emploi des conjoints et le lancement d’une nouvelle série de politiques de ressources humaines facilitant l’emploi des conjoints. Le gouvernement étudie les solutions possibles afin de mieux épauler les conjoints pendant les transitions de carrière associées aux affectations internationales. Recommandation 9 Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en partenariat avec d’autres membres du Conseil national mixte, améliore la souplesse de l’assurance en cas de décès ou de mutilation par accident et l’accessibilité à celle‑ci pour les fonctionnaires en poste à l’étranger. L’assurance fournie par le gouvernement du Canada à titre d’employeur par l’intermédiaire de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail s’est révélée fiable et efficace pour les fonctionnaires en poste à l’étranger. En réponse au Rapport de la vérificatrice générale de mai 2007, le MAECI a retenu les services d’un fournisseur qui offre aux fonctionnaires en poste en Afghanistan et en Iraq une protection additionnelle en cas de décès ou de mutilation par accident. D’autres ministères ont également imité le MAECI et ont retenu les services d’un fournisseur offrant ce type d’assurance pour leurs fonctionnaires en poste dans ces deux pays. La couverture de cette protection additionnelle pourrait facilement s’étendre à d’autres régions géographiques où les prestations de base ne sont pas offertes. 3. Conclusion Le Rapport de la vérificatrice générale du Canada de mai 2007 ainsi que la participation et le rapport subséquents du Comité permanent des comptes publics ont fourni une précieuse rétroaction qui a guidé le gouvernement, et en particulier le Ministère, dans ses efforts pour améliorer la gestion des ressources humaines au sein du MAECI. Même s’il s’agit d’un travail constant, les efforts déployés ont déjà permis de mieux équiper le Ministère afin de servir efficacement les Canadiens et de défendre les intérêts du Canada partout dans le monde. |