PACP Rapport du Comité

RÉPONSE DU GOUVERNEMENT AU RAPPORT DU COMITÉ PERMANENT DES COMPTES PUBLICS : LE CHAPITRE 5, LES INVESTISSEMENTS DANS LES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION – AGENCE DES SERVICES FRONTALIERS DU CANADA DU RAPPORT DU PRINTEMPS 2015 DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL DU CANADA

L’honorable Kevin Sorenson, député
Président
Comité permanent des comptes publics
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)  K1A 0A6

Monsieur,

Au nom du gouvernement du Canada, je suis heureux de réagir au rapport du Comité permanent des comptes publics intitulé « Le chapitre 5, Les investissements dans les technologies de l’information – Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) du rapport du printemps 2015 du vérificateur général ». 

J’aimerais remercier le Comité de son examen diligent de ce chapitre du rapport du printemps 2015 du vérificateur général et des recommandations qui en découlent. L’ASFC a étudié la recommandation du Comité et elle est heureuse de pouvoir informer le Comité des progrès réalisés. Le rapport du Comité contenait une seule recommandation, qui est traitée dans les paragraphes suivants.

Recommandation : Que, d’ici le 31 mars 2016, l’Agence des services frontaliers du Canada présente au Comité permanent des comptes publics un rapport sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations faites par le Bureau du vérificateur général du Canada dans son Rapport 5 des rapports du printemps 2015.

Le gouvernement du Canada appuie entièrement la recommandation de présenter au Comité permanent des comptes publics un rapport sur les progrès réalisés pour donner suite aux constatations découlant de l’audit. La présente réponse du gouvernement contient également un rapport d’étape sur les progrès réalisés par l’ASFC pour donner suite aux constatations découlant de l’audit et, ainsi, elle donne suite à l’unique recommandation du Comité en ce qui concerne la présentation d’un rapport d’étape d’ici le 31 mars 2016.

L’ASFC dépend d’un certain nombre de systèmes de technologie de l’information (TI) pour fournir des services frontaliers intégrés qui appuient les priorités en matière de sécurité nationale et de sécurité publique, tout en facilitant le commerce et les voyages légitimes. Le budget du portefeuille d’investissements dans les TI de l’ASFC s’élève à plus d’un milliard de dollars au total et il appuie divers efforts en matière de modernisation frontalière. Le portefeuille actuel des TI de l’ASFC comprend également des projets à l’appui de l’engagement du Canada à l’égard du plan d’action Par delà la frontière avec les États Unis, qui vise à la fois à renforcer la sécurité à la frontière et à améliorer la circulation des marchandises et des voyageurs légitimes.

Avant le début du travail d’audit, l’ASFC a reconnu que son portefeuille de projets de TI était de plus en plus important pour transformer la gestion frontalière et accroître l’efficacité sur le plan administratif. Un Cadre de gestion de portefeuille de projets de l’ASFC, qui énonce les processus et les contrôles de l’ASFC afin de gérer efficacement les projets, a été développé et mis en œuvre en vue d’assurer que la prestation de ces projets de TI était harmonisée aux objectifs stratégiques. L’ASFC accueille favorablement la constatation découlant de l’audit selon laquelle l’Agence avait élaboré les pratiques organisationnelles et de gestion nécessaires pour réaliser ses projets de TI conformément à ses objectifs stratégiques au moyen du Cadre de gestion du portefeuille de projets. Des efforts particuliers ont été déployés à l’échelle de l’Agence pour renforcer la production de rapports sur les projets; assurer la détermination et la mesure des avantages tout au long du cycle de vie des projets; veiller à ce que les comités de gouvernance prennent des décisions fondées sur des éléments probants concernant les projets. Par conséquent, je suis heureux de vous informer que l’ASFC a respecté tous ses engagements pris dans le cadre du plan d’action pour la réponse de la direction, qui a été communiqué au Comité le 27 mai 2015.

Gestion des investissements dans les technologies de l’information

L’ASFC a continué de tirer parti de ses cadres de gestion de projets de base et elle a renforcé ses contrôles de gestion et de gouvernance des projets. Ces efforts, qui sont détaillés ci dessous, ont permis d’améliorer l’harmonisation des cadres de gestion des projets et du portefeuille de projets avec les services de TI, la gestion des avantages et les plans relatifs aux investissements de l’Agence. Par ailleurs, ces améliorations permettent de s’assurer que l’information pertinente et essentielle sur les projets est communiquée en temps opportun afin que des décisions favorisant des résultats améliorés pour les projets et l’organisation puissent être prises. Tous les éléments du Cadre de gestion du portefeuille de projets sont maintenant en place et tous les grands projets ont maintenant adopté les pratiques découlant de ce Cadre.

En plus de mettre à jour son plan annuel des TI et son plan d’investissement, l’ASFC travaille à la mise à jour de son processus de planification des investissements pour s’assurer que les décisions concernant les investissements dans les projets cadrent avec les priorités opérationnelles. Selon le nouveau processus, toutes les propositions de financement de l’ASFC s’inscriront dans le cadre d’un processus annuel de planification intégrée. Toutes les propositions de financement seront évaluées et priorisées en fonction de leur capacité de donner des résultats stratégiques. Le nouveau processus sera intégré aux étapes initiales de planification de projets du Cadre de gestion des projets (CGP) actuel. De plus, l’ASFC a établi son architecture d’entreprise définitive, qui est conforme à l’orientation de Services partagés Canada, elle s’est assurée que cette architecture cadre avec les projets de modernisation de l’initiative Par delà la frontière, et elle a mis à jour le profil de risques de l’initiative Par delà la frontière de 2012 pour y intégrer tous les projets de TI pertinents.

L’ASFC a mis en œuvre le Cadre de gestion du cycle de vie des services (CGCVS) pour renforcer les processus et les contrôles de gestion des projets de TI de l’Agence. La gouvernance du CGCVS s’aligne sur le Cadre de gestion du portefeuille de projets et le Cadre de gestion des projets; elle permet l’harmonisation des services de TI avec les besoins opérationnels et définit clairement la gouvernance, la responsabilisation et la prise de décisions ayant trait aux services de TI.

Gestion et réalisation des avantages

L’ASFC a aussi renforcé les pratiques de gestion des avantages pour s’assurer que les projets appuient ses priorités, mettent l’accent sur les avantages et les résultats souhaités, et tiennent compte des répercussions. En particulier, l’ASFC a créé une série d’indicateurs de rendement relatifs aux avantages, ainsi qu’une fonction de surveillance interne du processus de gestion des avantages tout au long du cycle de gestion des projets.

Tous les projets de TI sont maintenant intégrés au Cadre de gestion du portefeuille de projets et au Cadre de gestion des projets, et ils sont évalués et approuvés par une série de comités de surveillance. Le Bureau de gestion de projet de l’organisation (BGPO) de l’ASFC remet en question l’information contenue dans les tableaux de bord des projets pour le compte des comités de surveillance de la haute direction. Grâce à une surveillance améliorée par le BGPO, les comités de la haute direction reçoivent maintenant des rapports d’évaluation, des évaluations des avantages, ainsi que des résumés organisationnels des tableaux de bord des projets. Ainsi, la haute direction dispose de renseignements utiles et exacts pour prendre des décisions éclairées.

Le CGP compte sept points de contrôle (de la planification à la mise en œuvre d’un projet), et la haute direction doit approuver le passage d’un projet au point de contrôle suivant. Ces décisions se fondent sur une « évaluation de l’état de préparation ». Ainsi, il doit être démontré à l’égard des projets que des exigences précises, comme un plan judicieux de gestion de projet, une évaluation des risques, un plan de communication et des avantages mesurables, ainsi que les principaux enjeux et risques ont été définis. Tout écart important par rapport aux paramètres de projet approuvés doit être examiné et appuyé par un comité de surveillance de la haute direction.

Production de rapports améliorée sur les projets

L’ASFC a amélioré et a clarifié les procédures et les pratiques concernant la façon dont l’information pour les tableaux de bord des projets est recueillie, formulée et appliquée. Par conséquent, les équipes de projet ont amélioré la production de rapports aux comités de gouvernance en matière de TI et elles présentent des données financières, des coûts, des calendriers, des risques, des enjeux clés et des évaluations des avantages validés et de meilleure qualité. Ces améliorations permettent de donner une vue d’ensemble des projets. Ainsi, la haute direction peut prendre des décisions plus éclairées et en temps opportun dans le cadre de la surveillance horizontale continue du portefeuille de projets.

Pour mieux appuyer la gouvernance fondée sur des éléments probants, l’ASFC a lancé la production de rapports sur la valeur acquise afin de surveiller les progrès à l’égard du calendrier du projet, le rendement financier et les questions émergentes. Ce rapport de rendement mensuel complète et appuie le tableau de bord mensuel des projets à l’intention de la haute direction, et il fait partie intégrante du suivi des projets de l’Agence.

Résultats en matière de gestion des projets de TI

En donnant suite aux constatations du vérificateur général, l’ASFC a amélioré les résultats en matière de gestion des projets de TI. Par exemple, la gestion des avantages est désormais appliquée de façon uniforme à l’ensemble du portefeuille de projets de TI.

Amélioration continue de la gestion des projets de TI

L’ASFC reconnaît aussi qu’elle doit continuer d’investir dans les pratiques de gestion des projets, en améliorant davantage les systèmes de rapports financiers, en investissant dans la capacité de gestion des projets et en consignant les leçons apprises. L’Agence continue de promouvoir l’apprentissage, l’innovation et les pratiques exemplaires par l’intermédiaire de séances de formation en gestion des projets, du forum des praticiens en gestion de projets, du perfectionnement des compétences en gestion de projets et d’ateliers interministériels sur l’accélération. 

J’aimerais remercier les membres du Comité de leur examen en profondeur de ce chapitre du rapport du printemps 2015 du vérificateur général.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations les plus distinguées.

L’honorable Ralph Goodale, C.P., député