[Enregistrement électronique]
Le mardi 6 juin 1995
.1532 
[Traduction]
Le coprésident (M. McWhinney): [Inaudible - Éditeur]... encourageant l'utilisation des services et du personnel du service de recherche de la Bibliothèque du Parlement pour tous les travaux de comités financés, sous une forme ou sous une autre, par la Chambre des communes.
Dans sa réponse écrite, le président a déclaré qu'il était totalement d'accord avec cette politique et nous a rappelé l'existence d'un manuel de politique financière à l'intention des comités de la Chambre des communes, dont le paragraphe 258 précise qu'il s'agit là d'une condition nécessaire du processus de sous-traitance. Il est donc indispensable de déterminer si ces exigences - c'est-à-dire, la recherche - peuvent être satisfaites grâce aux ressources gratuites fournies par la direction de comités, le service de recherche de la Bibliothèque du Parlement ou d'autres ministères.
Cette règle a été plus souvent enfreinte que respectée ces derniers temps, mais le président a fort justement raison d'attirer l'attention des membres du comité et des députés là-dessus, et il m'a personnellement assuré de sa totale coopération.
Je crois qu'il reconnaît ainsi le bien-fondé des sentiments exprimés, avec beaucoup de vigueur, par ce comité. Nous apprécions beaucoup le service de recherche de la Bibliothèque du Parlement et ne voyons absolument aucune raison de faire appel à des sous-traitants avant d'avoir approché ce service et de lui avoir demandé s'il pouvait faire le travail. Je suis heurex de rendre compte de cela aux membres du comité.
Avez-vous des commentaires ou des choses à ajouter avant que nous passions à l'ordre du jour?
Eh bien, continuons. Nous allons aujourd'hui examiner l'efficacité de la gestion et du fonctionnement de la Bibliothèque du Parlement.
Nous allons entendre des témoins de l'Association des employés(e) en sciences sociales.
[Français]
Monsieur Krause est le président de l'Association des employé(e)s en sciences sociales.Son exposé n'est pas traduit. J'invite M. Krause à nous présenter ses associés avant de faire sa présentation.
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[Traduction]
Monsieur Krause, voulez-vous avoir l'obligeance de nous présenter vos collègues en précisant leurs noms afin qu'ils puissent être dûment notés. Je vous demanderai ensuite de faire votre exposé. Si vous le désirez, vous pourrez consulter vos collègues de temps à autre.
M. Bill Krause (président, Association des employés en sciences sociales): Merci beaucoup.
M. McWhinney et sénateur Riel, permettez-moi tout d'abord de vous dire que c'est à la fois un plaisir et un honneur de comparaître aujourd'hui devant ce comité. Je voudrais tout d'abord remercier le comité mixte permanent du Sénat et de la Chambre des communes de la Bibliothèque du Parlement de nous en offrir la possibilité. Nous vous en sommes très reconnaissants.
Je m'appelle Bill Krause et je suis président de l'Association des employés en sciences sociales. Je me fais un plaisir de vous présenter mes collègues de la Bibliothèque du Parlement: Patricia Bégin, Jane Allain, Jack Stillborn et Claude Danik, un agent de relations de travail de notre association, qui offre ses services aux membres de la Bibliothèque du Parlement.
Notre association représente plus de 5 000 employés professionnels et techniques au gouvernement et représente environ 70 agents de recherche à la Bibliothèque du Parlement. Ces agents représentent un capital intellectuel important pour le Parlement. Ils sont en général titulaires d'une maîtrise et parfois d'un doctorat et travaillent dans les quatre domaines principaux suivants: droit et gouvernement; affaires politiques et sociales; sciences et technologie; économie.
À la longue, ils ont acquis des connaissances approfondies dans divers domaines qui revêtent beaucoup d'importance pour les parlementaires. Individuellement et en tant que membre d'un comité, vous connaissez probablement mieux que moi les services fournis par ces personnes. En dehors de tout esprit de parti, ils effectuent avec diligence des recherches et des analyses exactes, objectives et confidentielles à l'intention des députés et des sénateurs, des comités parlementaires et d'autres clients parlementaires, et leur fournissent des conseils. Leur mission est donc de conserver le corpus de recherches effectuées par les comités. L'expérience vous a certainement montré qu'ils sont très fiers des rôles qu'ils jouent et se consacrent tout entier à votre service. Ils respectent les échéances fixées par leurs clients parlementaires, même lorsqu'elles sont très brèves, et ils fournissent des réponses aux demandes dans les deux langues officielles.
Comme le mandat de ce comité vise précisément l'efficacité, la gestion et le fonctionnement de la bibliothèque, nous espérons que les préoccupations exprimées par ces agents de recherche contribueront utilement aux travaux du comité.
Nous sommes d'ailleurs convaincus que la direction de la bibliothèque, en dépit des restrictions budgétaires, fait des efforts considérables pour répondre aux besoins de sa clientèle parlementaire. Sa tâche est actuellement très difficile. Selon notre point de vue, il existe cinq domaines de préoccupation qui sont étroitement apparentés: premièrement, l'ajout d'une nouvelle exigence fonctionnelle que nous appelons le travail par association; deuxièmement, l'augmentation du volume et de la complexité du travail; troisièmement, le maintien des compétences; quatrièmement, la nécessité d'améliorer les connaissances en langue seconde; et cinquièmement, le moral.
En ce qui concerne le travail pour les associations, les agents de recherche ont assumé une fonction consultative relativement nouvelle. Ils accompagnent en effet maintenant les associations et leur fournissent une aide sur place. Outre le rôle traditionnel qui consiste à préparer des documents d'information, il leur faut donc maintenant avoir des connaissances spécialisées dans les domaines discutés, quels qu'ils soient. Cette tâche a le même profil que le travail de comité. Ce service a évolué avec le temps, mais sans ressources supplémentaires. Il n'est donc pas possible de satisfaire à ces nouvelles exigences en essayant d'établir un équilibre entre le travail supplémentaire, le type de service fourni et la qualité du travail.
En ce qui concerne le volume et la complexité du travail, le nombre des comités ainsi que des projets dont s'occupe chaque agent de recherche a augmenté. Point plus important, la complexité du travail de ces agents a régulièrement s'est accentuée. Le rôle de conseiller et de rédacteur de rapport comporte maintenant des responsabilités discrétionnaires considérables, exige beaucoup de jugement et une connaissance approfondie des grands domaines de la politique et de la conjoncture actuelle. Là encore, cette demande n'est pas compensée par une augmentation des ressources.
En ce qui concerne l'entretien des connaissances, la complexité accrue du travail et l'absence de ressources supplémentaires ont contribué à changer le caractère de la recherche. Le travail est maintenant devenu une série continuelle de tâches assujetties à des échéances, ce qui donne peu de temps à ces agents pour entretenir leurs connaissances générales et se tenir à jour dans les disciplines essentielles à leur fonction consultative.
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Nous croyons qu'avec le temps, cela compromettra la qualité du travail entrepris pour tous les parlementaires. Il convient donc de prendre certaines mesures telles que des congés sabbatiques d'étude, des séminaires professionnels et des tâches de formation, pour permettre au personnel de se tenir suffisamment informé des progrès réalisés dans leurs disciplines.
En ce qui concerne la connaissance de la langue seconde, nous avons l'impression qu'un pourcentage important des agents de recherche éprouvent des difficultés à communiquer dans la langue officielle qui n'est pas leur langue maternelle. C'est tout à fait inacceptable si l'on veut fournir un service de qualité. Nous pensons que la direction partage cette préoccupation, et nous sommes prêts à coopérer pour combler cette lacune dans les services fournis par la bibliothèque. Même si les politiques de recrutement permettent de résoudre le problème à long terme, il convient, dès maintenant, de répondre aux besoins du personnel actuel.
Venons-en maintenant à la question du moral. Nous sommes tous très conscients de la démoralisation actuelle des fonctionnaires. Si, selon la formule à la mode, il faut faire plus avec moins, il faudra bien un jour reconnaître que cela ne sera peut-être plus possible pour le travail de recherche effectué par la bibliothèque. Les restrictions imposées aux ressources, auxquelles s'ajoutent des problèmes plus complexes et une exigence accrue de la clientèle, contribuent inévitablement à saper le moral. Notre association a commencé à constater une augmentation de l'absentéisme, des congés liés au stress et une baisse de la productivité dans l'ensemble de la fonction pubique, et la bibliothèque n'est pas à l'abri de tels problèmes.
Il faut reconnaître le fait que le moral à la Bibliothèque du Parlement est un problème relevé dès 1991, lorsque le vérificateur général a effectué une vérification de la Bibliothèque du Parlement et de sa gestion. Bien que l'évaluation positive des sénateurs et des députés ait reçu une large publicité, on avait alors passé sous silence un certain nombre d'entretiens avec le personnel portant sur des questions internes. Bien que le rapport remis à la direction de la bibliothèque n'ait jamais été communiqué au personnel, au comité mixte ou à la clientèle parlementaire, les participants au groupe de travail croient qu'il faisait état de problèmes de moral au service de recherche.
Il est très probable que le moral a encore baissé depuis lors sous l'effet des problèmes que nous venons de mentionner. Nous encourageons donc le comité mixte à se procurer le rapport du groupe de travail et à étudier, de concert avec la direction de la bibliothèque et ses employés, le moyen de régler systématiquement ces problèmes.
Cela conclut mes remarques, et mes collègues et moi-même sommes prêts à répondre à vos questions. Je vous remercie.
[Français]
Le coprésident (M. McWhinney): Madame Debien, s'il vous plaît.
Mme Debien (Laval-Est): Je voudrais faire une remarque préliminaire. Nous avons un texte qui est en anglais seulement. J'aurais bien aimé en avoir la traduction avant la rencontre.
Ma question est la suivante. Vous avez identifié un certain nombre de secteurs qui vous inquiètent. Vous avez fait mention de constats, d'états de fait. Vous nous avez invités à lire un rapport qui parle de ces mêmes problèmes. Puisque vous avez soulevé les problèmes à notre rencontre, j'aimerais que vous nous fassiez part des suggestions que vous pourriez faire au Comité de la Bibliothèque du Parlement pour diminuer les sources d'inquiétude dont vous parlez.
Le coprésident (M. McWhinney): Madame, nous avons pris note du fait qu'il n'existe qu'une version anglaise, mais je crois que M. Krause a l'intention de faire faire une version française de son texte.
Mme Debien: C'est la première fois que que nous n'avons pas de document traduit avant la rencontre.
Le coprésident (M. McWhinney): Vous avez raison de soulever la question.
Mme Debien: Je prends la peine de le souligner puisque c'est la première fois.
[Traduction]
M. Krause: Chaque fois que je le pourrais, je laisserais le soin de vous répondre à mes collègues de la Bibliothèque du Parlement, car ils travaillent quotidiennement dans ce milieu et le connaissent parfaitement.
M. Jack Stillborn (agent de recherche principal, Bibliothèque du Parlement): Pour commencer, je voudrais faire quelques remarques auxquelles mes collègues pourraient ajouter leurs observations. Dans le cas présent, je crois que ce qui compte surtout c'est de reconnaître l'existence de toute une gamme de problèmes de relations de travail chez nous, comme c'est d'ailleurs le cas dans tout organisme, et que le règlement de ces questions doit essentiellement être le fruit d'une collaboration entre employeurs et employés.
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Notre intention, aujourd'hui, n'est pas de déclarer qu'un comité parlementaire devrait intervenir dans ces problèmes, mais de montrer que beaucoup d'entre eux ont des incidences directes pour vous et pour la qualité des services que vous recevez. Ce que nous vous demandons surtout, c'est d'intervenir, dans votre propre intérêt surtout, afin que les services qui vous sont fournis soient aussi bons et complets que possible et répondent le mieux possible à vos besoins.
Que pouvons-nous faire? La réponse comprend probablement deux parties. La première est quelque chose que vous avez déjà fait: après que ce comité soit demeuré en sommeil pendant plusieurs décennies, à la suite des dernières élections, il a été reconstitué, signal très positif pour les employés de la bibliothèque car il montrait que les parlementaires reconnaissent l'importance des services fournis par la bibliothèque et sont prêts à prendre le temps nécessaire, malgré leur emploi du temps très chargé, de s'occuper de ces questoins. Pour les employés comme pour le moral, cela a déjà en soi, un effet très positif, et j'espère que vous en tirerez satisfaction.
La deuxième partie de ma réponse est la suivante: certains aspects des activités de la bibliothèque...en commençant par les services qui vous sont fournis ainsi qu'aux autres parlementaires - qui mériteraient peut-être une étude plus approfondie que cela n'est possible dans une conversation générale telle que celle-ci. Cela vous permettrait de vous assurer que les services répondent aussi complètement que possible à vos besoins et qu'ils sont fournis de la façon la plus efficiente que possible.
Certaines des préoccupations évoquées par Bill, tel que le problème de moral, relèvent surtout des relations de travail et donc du fonctionnement interne de la bibliothèque, mais ils n'en présentent pas moins un intérêt pour vous puisqu'ils ont un effet direct sur les types de services offerts et sur leur qualité.
Notre capacité de fournir des services en français en est un autre exemple. Si vous souhaitez poursuivre l'étude de la question, il serait peut-être bon que vous examiniez les politiques et les pratiques d'enseignement de la langue seconde à la bibliothèque, que vous déterminiez les progrès éventuels réalisés ces dernières années afin de transformer des personnes unilingues en employés capables de fournir un service bilingue, et que vous examiniez aussi peut-être les objectifs et les échéances qui visent à atteindre le bilinguisme et la prestation de services suffisants. C'est simplement là un exemple d'enquête qui pourrait être entreprise dans un tel domaine. Mes collègues ont peut-être d'autres suggestions à faire.
En fait j'ai une remarque supplémentaire à faire avant de céder ma place: comme vous le savez peut-être - après le document de planification que la direction vous a, je crois, soumis l'automne dernier - la bibliothèque effectue actuellement un examen de programme analogue à ce qui se déroule dans les ministères fédéraux. Nous sommes donc mus par le même genre de questions fondamentales que celles qui se posent à la fonction publique, à commencer par celle de savoir si nous devrions faire telle ou telle chose et si c'est bien ce que veulent nos clients. Eh bien, c'est vous le client, et j'imagine que vous souhaitez que vos vues soient reflétées dans cet examen dès le début. Voilà donc une autre question qui pourrait être examinée.
Le sénateur Doyle (North York): Monsieur le président, je ne suis pas certain que l'endroit soit bien choisi pour poser les questions qui me viennent à l'esprit. Vous avez évoqué la question des langues et des services bilingues. Je voudrais en savoir un peu plus - quelles ressources linguistiques nous sont offertes par la bibliothèque elle-même et par les membres de votre association?
Des problèmes concernant d'autres langues se posent dans d'autres assemblés législatives canadiennes - à Tuktoyaktuk, par exemple, dans le Nord.
Il y a des ressources auxquelles nous pouvons avoir accès, en particulier maintenant que l'autoroute de l'information existe et que l'on a parfois besoin de faire traduire rapidement un document rédigé en espagnol, en polonais, ou en ukrainien. Existe-t-il un répertoire de personnes qui connaissent des langues autres que l'anglais ou le français et auxquelles on pourrait faire appel à l'occasion ou de manière régulière? Que pouvez-vous me dire à ce sujet?
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M. Krause: Je crois que c'est la direction de la Bibliothèque du Parlement qui est la mieux à même de répondre à ce genre de questions. Il est certainement difficile d'y répondre, car je ne sais pas où l'on en est à la bibliothèque en ce qui concerne l'autoroute de l'information - l'accès à Internet. Peut-être mes collègues sont-ils mieux renseignés que moi?
[Français]
Mme Jane Allain (Bibliothèque du Parlement): Présentement, nous n'avons pas accès à Internet.
[Traduction]
Actuellement, les agents de recherche de la bibliothèque n'ont pas accès à Internet, mais cela doit bientôt changer.
Nous ne connaissons pas non plus le chiffre exact des agents de recherche qui sont bilingues ou unilingues, et nous ne pouvons pas vous fournir de statistiques précises.
Le sénateur Doyle: Peut-être serait-il possible d'éviter de recourir à Internet ou à un système structuré quelconque. Si je recevais, ce matin, une lettre écrite en polonais par un de mes mandataires, et si elle paraissait urgente, ou pourrais-je la faire traduire? Y a-t-il un moyen pour moi d'appeler des bons contacts à la bibliothèque pour qu'ils me renvoient à la personne appropriée?Y a-t-il une liste ou moins des capacités de notre personnel? Nous avons un personnel assez remarquable. Il ne cesse jamais de me surprendre - pas seulement à la bibliothèque, mais aux deux Chambres. Mais il est parfois difficile de trouver ce genre de ressources.
M. Krause: Je crois que lorsque vous avez besoin de services dans d'autres langues, le Secrétariat d'État peut en général s'en occuper. Si je comprends bien, il fournissait des services de traduction dans pratiquement toutes les langues. Il se peut d'ailleurs que notre service de traduction actuel puisse s'en occuper. Ces services linguistiques existent donc quelque part ailleurs au gouvernement.
Le sénateur Doyle: Vous avez résolu mon problème. Vous m'avez dit à qui m'adresser.
Le coprésident (M. McWhinney): Auriez-vous un répertoire des connaissances linguistiques du personnel? Je sais que votre division est pleine de gens de talents. Un tel répertoire existerait-il? Moi qui fait parfois de la recherche, j'ai une liste de langues que je peux utiliser, et j'imagine que, parmi les membres de votre personnel il y a des gens plus ou moins compétents dans bien d'autres langues.
M. Krause: C'est une excellente question mais, je le répète, je ne sais pas si ce répertoire existe. Il serait peut-être bon de demander à la direction de la bibliothèque si elle peut nous fournir un document indiquant les connaissances linguistiques de ses agents de recherche.
Le coprésident (M. McWhinney): Pour renforcer les arguments en faveur du maintien ou même de l'augmentation des ressources de la bibliothèque - c'est tout à fait justifié dans le cas d'une bibliothèque aussi brillante que la vôtre - je ferais état de ces compétences puisque vous les avez indiscutablement.
Le sénateur Doyle: Avant de venir ici, j'ai travaillé pour une société privée de moins de 1 000 employés où on s'est aperçu, lorsqu'on en a dressé la liste, que 46 langues étaient représentées par des employés qui les maîtrisaient parfaitement. Cela nous a été très utile.
Le coprésident (M. McWhinney): Je suis moi-même capable de lire sept langues, et je pense donc que beaucoup de personnes, à la bibliothèque, sont capables de faire encore mieux. Mais il serait intéressant d'avoir un tel répertoire et il est manifeste que nous ne pouvons pas exiger du personnel de recherche de la bibliothèque qu'il fasse des traduction sans réclamer pour eux une aide supplémentaire, financière ou autre. En tous cas, il serait bon d'avoir un tel répertoire.
Sénateur Doyle, avez-vous terminé vos questions?
Le sénateur Doyle: Je voudrais ajouter qu'il ne s'agit pas seulement toujours d'obtenir des traductions.
Il peut arriver que l'on ait à faire ce genre de chose en cas d'urgence, lorsque la santé est concernée. Dans un tel cas, il est très important de savoir où s'adresser.
.1555
Mme Jennings (Mission - Coquitlam): Tout d'abord, je dois préciser au coprésident que je devrai quitter la réunion avant 16 heures, étant donné que j'ai un autre engagement.
Aux agents de recherche, j'aimerais dire que je reconnais et respecte tout le travail qu'ils font à la Bibliothèque. J'ai eu plaisir à faire appel à leurs services et je continue à le faire. Toutefois, je regrette que les témoins n'aient fourni aux membres du Comité de la Bibliothèque aucun document, mémoire ou autres cahiers d'information qui nous aurait permis de préparer la réunion d'aujourd'hui.
Il me semble que ce n'est pas le genre de traitement auquel s'attend le Comité de la Bibliothèque. Je crois que notre temps à tous est extrêmement précieux et qu'il aurait fallu nous remettre à l'avance une documentation appropriée pour nous permettre de faire le meilleur usage de notre temps, de poser des questions pertinentes et de faire un travail productif. J'ai appelé hier pour vérifier si il y avait de la documentation pour nous.
J'aimerais vous poser une question que j'ai déjà adressée à M. Paré et à d'autres et à laquelle je n'ai pas de réponse. Peut-être pourrez-vous m'en donner une.
Est-ce qu'il vous semble raisonnable de vous demander, à vous autres les agents de recherche, de fournir aux parlementaires que nous sommes une idée exacte des coûts? Par exemple, lorsqu'on vous demande d'effectuer une recherche générale, pouvez-vous, au moment de remettre la documentation, indiquer approximativement le temps qu'il vous a fallu pour répondre à cette question ou demande? Ma question vous paraît-elle raisonnable? Est-ce quelque chose que nous pourrions demander ou bien cela augmenterait-il considérablement les coûts de la Bibliothèque et n'en vaudrait pas vraiment la peine?
M. Krause: D'après mon expérience qui ne se limite pas uniquement à la Bibliothèque du Parlement, puisque j'ai effectué des recherches économiques et travaillé également dans les milieux de la recherche sur une base de récupération des coûts, je crois qu'il est généralement possible, lorsqu'on reçoit une demande assez importante, d'effectuer une évaluation du temps qu'il faudra lui consacrer. On connait le tarif des indemnités journalières et on sait qu'il faut tenir compte également d'une part des frais généraux pour l'administration. Aussi, je pense qu'il est tout à fait possible de fournir une estimation des coûts d'un travail de recherche. Il pourrait y avoir certains écarts entre l'estimation et le temps réel, mais je crois que si les entreprises sont capables d'évaluer la somme de travail d'un contrat lorsqu'elles font des soumissions, la Bibliothèque du Parlement peut, elle aussi le faire. Elle en a la capacité et les compétences.
Mme Jennings: Merci. J'estime que les parlementaires devraient être au courant des dépenses qu'ils occasionnent, afin d'utiliser les deniers des contribuables de façon responsable.
Merci beaucoup.
Le coprésident (M. McWhinney): Nous avons convoqué cette réunion parce que nous voulions vous rencontrer avant l'ajournement parlementaire. Nous remercions les témoins que sont venus nous présenter oralement leur témoignage, mais si vous avez des questions plus détaillées comme celles qu'on vient d'entendre il serait bon de les mettre par écrit afin que nous puissions convoquer à nouveau les témoins après la reprise des travaux parlementaires.
Je pense que quelques unes de ces questions nécessiteraient en effet une certaine recherche. Nous sommes prêts à procéder de cette manière.
J'ai l'intention, dès que nous en aurons fini avec cette série de questions, de vous demander s'il y a d'autres sujets que vous aimeriez faire approfondir pendant l'été.
Je donne maintenant la parole à mon coprésident, le sénateur Riel, puis à M. Maloney.
[Français]
Le coprésident (le sénateur Riel): Je voulais faire remarquer à l'Association que ce n'est pas très satisfaisant de se faire présenter un document qui n'est pas traduit en français. Vous parlez de cette grande association de 5 000 professionnels, de 70 agents de recherche à la Bibliothèque du Parlement. Franchement, il doit y avoir quelqu'un qui est en mesure d'écrire une présentation en français ou de faire une traduction française. Il y a longtemps que vous avez reçu un avis qu'on allait vous recevoir cet après-midi.
[Traduction]
Je crois qu'il faudrait faire un effort du côté des compétences en langue seconde.
[Français]
Je m'aperçois qu'il va falloir encore payer pour avoir du français.
Je trouve que votre présentation est désinvolte. Je trouve que Mme Debien et l'autre dame qui a parlé ont bien raison de se plaindre. Pour moi, c'est inacceptable. Depuis le temps que ça dure... J'aurais d'autres questions à poser, mais je me limiterai à cela, si tel est le genre de réponse qu'on reçoit.
.1600
[Traduction]
Nous répondons toujours dans les deux langues officielles.
[Français]
Ce n'est pas ce que nous avons eu cet après-midi. Je vous fais part de ma grande déception.Je poserai des questions à la prochaine séance, monsieur le président.
[Traduction]
Le coprésident (M. McWhinney): Merci.
Monsieur Krause.
M. Krause: Je prie le comité d'accepter mes excuses. Je n'avais pas l'intention de distribuer de documents à l'occasion de mon témoignage d'aujourd'hui. Je voulais simplement lire ce que j'avais préparé, mais le greffier a distribué les notes que j'avais rédigées.
J'ai terminé aujourd'hui même la rédaction de mon exposé, puisque j'ai appris notre convocation la semaine dernière seulement, à mon retour d'un voyage d'affaires. Je n'avais que quelques jours et la fin de semaine pour me préparer. Enfin, je ne confie à personne d'autre la rédaction de mes discours ni mon travail.
Si le comité veut bien accepter mes excuses, je me ferai un plaisir de transmettre dès demain une traduction du document aux membres du comité.
Le coprésident (M. McWhinney): Merci monsieur Krause.
M. Maloney (Erie): J'apprécie les services de la Bibliothèque du Parlement. Vous êtes conscientieux et rapides et, jusqu'à présent, vous m'avez été très utiles.
Vous avez soulevé cinq points qui vous préoccupent. Je crois que les réponses à ces préoccupations sont plutôt évidentes, mais il faut aussi tenir compte de la diminution des ressources dont nous disposons. Comment allons-nous pouvoir répondre à vos préoccupations compte tenu des compressions financières qui nous seront imposées? Cela me pose un problème. Vos préoccupations sont légitimes, mais avons-nous les moyens d'y remédier?
M. Krause: Selon vous, les réponses à nos préoccupations sont évidentes. Je pense, quant à moi, que nous prenons une direction bien précise. Si nous voulons un travail de qualité - et je pense que c'est ce que nous voulons tous - il nous faudra, compte tenu de la diminution des ressources, que nous allons accepter dans le cadre du processus enclenché actuellement par le gouvernement, faire le tri parmi les demandes de recherche que nous recevons. Nous devrons effectuer une sélection et classer les demandes par ordre d'importance et travailler en priorité sur celles qui sont jugées extrêmement importantes.
À mon sens, c'est le seul moyen de maintenir la qualité du service alors que nous faisons face à une diminution des ressources. Je serais obligé de limiter les demandes de recherche que nous recevons ou les recherches que nous entreprendrons, ou alors établir des délais compatibles avec les ressources dont nous disposerons. Je comprends que cette solution ne puisse ne pas paraître acceptable dans le contexte parlementaire.
M. Maloney: Comment allez-vous vous y prendre pour attribuer des priorités aux différents comités ou députés? Est-ce que ma question sera considérée plus importante que celle deMme Debien ou de quelqu'un d'autre...?
M. Krause: Bonne question! Je ne peux pas vous dire qui décidera de l'importance relative à accorder aux différents comités. Je ne le sais vraiment pas.
M. Stillborn: J'aimerais ajouter quelque chose à ce sujet pour rendre la question un peu plus complexe.
Je crois que le système de priorités est vraiment important dès lors que l'on prend conscience qu'il est désormais impossible d'augmenter sans cesse les ressources des organismes du secteur public. J'aurais pensé que vous aviez à coeur, en tant que gardien de la Bibliothèque du Parlement, de tirer le meilleur parti possible des ressources actuelles.
Nous recevons actuellement des demandes provenant essentiellement des bureaux des députés, demandes qui sont parfois directement liées à un besoin précis des députés. Mais il arrive parfois que le député ne soit pas au courant de la demande. Au fil des années, nous avons appris que certains des documents que nous avons produits avec le plus grand soin ont été par la suite présentés comme des travaux de recherche par des étudiants à l'université d'Ottawa. Permettez-moi d'ajouter que nous obtenons souvent de bonnes notes.
Il y a aussi des demandes qui proviennent directement des députés eux-mêmes ainsi que le travail que nous effectuons pour les comités. Ces demandes nous proviennent de l'agent de recherche du comité qui pressent que le comité en aura bientôt besoin ou qui doit trouver réponse à une question posée par un membre ou un président de comité.
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Comme je l'ai mentionné, on nous demande de plus en plus souvent, en plus de notre travail habituel qui consiste à rédiger des documents d'information, d'accompagner des délégations et de servir de consultants sur place.
Ces demandes nous proviennent de sources diverses. Mes collègues pourront confirmer que, jusqu'à présent, rien n'a été fait à l'interne pour classer systématiquement le travail par ordre de priorité, ni pour répartir les ressources en fonction de la rentabilité. Nous faisons le travail quand il nous parvient. Il nous arrive parfois de travailler de longues heures sur un document qui ne parviendra peut-être pas au député qui l'a demandé en raison d'une demande urgente émanant d'un comité, travail pour lequel nous n'avons pas eu le temps de nous préparer.
Je vous présente la situation telle quelle et je vous demande si vous pensez que nous vous offrons ainsi le meilleur service? Je pense que vous devriez nous dire s'il s'agit bien là des services que vous attendez de nous. Vous avez peut-être des suggestions à nous faire quant à la priorité à accorder à certains types de recherche, à moins que vous ne puissiez au départ définir plus précisément vos besoins en les reliant, par exemple, aux projets des députés, afin de nous éviter de consacrer du temps à un travail qui ne répond pas directement à un besoin réel. C'est une simple proposition.
M. Maloney: J'ai une question que Mme Jennings aurait peut-être posée il y a trois mois, si la recherche n'avait pas été confiée à un autre agent. Est-ce que vous ne pouvez pas vous servir directement des données que vous gardez en mémoire dans un ordinateur, plutôt que de réinventer la roue à chaque fois? Je suis persuadé en effet que certaines demandes reviennent régulièrement.
Mme Allain: Nous avons une banque de données où sont versées toutes les demandes, mais comme les recherches sont faites sur une base confidentielle, nous ne pouvons les utiliser pour d'autres personnes si le député ne veut pas que son document serve à autrui. C'est sa propriété personnelle. Aussi parfois, il faut refaire le travail parce qu'il est tout simplement impossible de réutiliser l'information que nous possédons.
Le coprésident (M. McWhinney): Mais j'imagine que vous accordez la priorité aux demandes des comités?
Je suis étonné par ailleurs de vous entendre dire que vous préparez des documents pour les députés. Je comprends que vous leur fournissiez des renseignements, mais ce n'est pas votre rôle de rédiger des documents pour les députés. Ils peuvent le faire eux-mêmes.
Mme Allain: Nous leur offrons les deux services.
Le coprésident (M. McWhinney): Nous pouvons définir des règles de base. Autrement dit, le comité pourrait très facilement, je crois, établir un ordre du jour des priorités. Mais j'aurais pensé qu'il était clair pour vous que la rédaction d'un document pour le compte d'un député dépasse vraiment les limites de ce qu'on peut raisonnablement vous demander. Je ne suis pas étonné que les documents que vous préparez finissent à l'université d'Ottawa ou ailleurs. Voilà mon point de vue, mais c'est au comité de définir les règles.
Monsieur Maloney, je crois que vous avez terminé.
M. Maloney: Oui.
[Français]
Mme Debien: J'aimerais revenir à la question de la traduction et apporter une certaine précision, possiblement à la décharge de l'Association des employé(e)s en sciences sociales. La pratique - ce sera peut-être à nous de la déterminer tout à l'heure - des autres comités veut que, généralement, les organismes ou les témoins qui comparaissent devant le Comité ne soient pas obligés de nous remettre un texte dans les deux langues. Les organismes ou les témoins le font quand c'est possible, mais quand il y a des contraintes, c'est le greffier ou la greffière du Comité qui est responsable de remettre aux députés la traduction du document en question.
Je voulais que ceci soit dit. En tout cas, c'est la pratique des autres comités et je dis cela à la décharge de l'Association, que je ne veux pas incriminer outre mesure. Nous devrions peut-être nous pencher sur cette question et adopter une ligne de conduite à cet égard.
Le coprésident (M. McWhinney): Nous pouvons très facilement suivre cette même ligne de conduite. C'est une bonne suggestion. On devrait adopter ça.
Merci, madame Debien:
[Traduction]
Je crois que nous pourrions inviter des membres du comité à présenter des suggestions plus détaillées en rapport avec le commentaire de Mme Jennings. Nous pourrions peut-être présenter des questions plus détaillées à nos témoins et leur demander de venir nous donner leurs réponses l'automne prochain ou de nous faire des commentaires par écrit.
.1610
Les questions de M. Maloney suscitent la suggestion très claire qui est la suivante: est-ce qu'il vous serait utile que le comité établisse des règles de raison, quelque chose qui ne serait pas nécessairement une espèce d'ordre juridique, mais des règles de base régissant l'usage que nous faisons de votre temps.
Je suppose que les demandes émanant des comités sont prioritaires, de même que la présentation ou la préparation de rapports pour les comités. Quant aux députés, on pense qu'ils s'imposent leur propre discipline, mais si cela pourrait vous être utile, il me semble que le comité pourrait tenter d'établir un certain ordre de priorités et de définir un cadre d'utilisation de votre temps.
M. Krause: J'aimerais ajouter un détail qu'on aurait pu étudier plus tôt. L'établissement d'un ordre de priorités faciliterait à coup sûr le travail du personnel de recherche. Ce personnel est en effet une ressource rare. Il y a également une autre possibilité qui est liée, bien entendu, au fonctionnement technique d'une bibliothèque. Si tous les membres du personnel de recherche pouvaient avoir accès aux instruments de recherche fondamentaux sur CD-ROM et s'il était possible d'utiliser le système Internet pour trouver les informations dont nous avons besoin dans diverses banques de données, je suis certain que nous pourrions nous aussi emprunter l'autoroute de l'information et utiliser les nouvelles technologies informatiques afin d'améliorer les services que nous offrons aux différents comités et aux parlementaires et que nous pourrions avoir ainsi le meilleur des mondes. Nous pourrions à la fois établir des priorités, faire un meilleur travail et peut-être même accomplir plus de tâches. L'amélioration technique de la bibliothèque est donc une dimension à explorer.
Le coprésident (M. McWhinney): Mon idée était d'imposer une limite au document d'information. Il me semble que les députés devraient faire l'effort d'utiliser eux-mêmes les informations qu'on leur présente et de rédiger leurs propres discours et rapports. Dans le cas des comités, cependant, il me semble qu'il est normal d'accorder la priorité au rapports qu'ils vous demandent de rédiger, d'autant plus que nous incitons les comités parlementaires à avoir recours à vos services. Mais, pour les députés et compte tenu de vos équipements de traitement des données, vous devriez vous contenter peut-être de leur fournir une bibliographie, des articles ou des condensés d'information comme les archives Keesing. Si nous ne parvenons pas à obtenir un consensus, le comité pourrait peut-être vous présenter l'automne prochain quelques suggestions plus concrètes, si cela pouvait vous être utile pour la préparation de vos réponses aux députés.
M. Maloney: Monsieur le président, je me demande s'il serait utile d'envisager la création d'un sous-comité composé de membres de la direction de la Bibliothèque, de l'Association, du comité et peut-être du Bureau de régie interne afin d'étudier tous ces problèmes et de leur trouver une solution, soit en imposant un nombre maximal de demandes par député, soit en fixant un tarif. Le problème existe et je ne suis pas certain qu'on travaille à le résoudre. Je ne crois pas que le comité ou la direction de la Bibliothèque puisse individuellement trouver une solution à ces problèmes. Selon moi, toutes les parties concernées peuvent unir leurs efforts.
Le coprésident (M. McWhinney): M. Krause pourrait nous présenter l'automne prochain, soit en personne, soit sous la forme d'un document écrit, une évaluation du temps ou du pourcentage de temps consacré aux demandes personnelles des députés et à la rédaction de rapports pour les députés eux-mêmes, par comparaison aux demandes de rapports des comités. Je crois, monsieur Maloney, que votre suggestion est extrêmement intéressante et je serais très heureux que notre comité prenne l'initiative de la proposer aux autres organes que vous avez cités.
Je pense qu'il nous serait très utile de disposer de statistiques relatant, sans citer personne, le degré d'utilisation et de complexité du service offert par la Bibliothèque aux députés qui demandent la rédaction de rapports plutôt qu'une simple bibliographie ou de l'information en bloc.
M. Stillborn: De tête, je ne peux pas vous citer de chiffres précis, mais je crois me souvenir que le temps normalement consacré aux comités, était de l'ordre de 40 à 50 p. 100, le reste étant réparti entre les différents projets. Je crois que les délégations occupent habituellement 10 p. 100 du temps. Ces chiffres approximatifs indiquent que le travail que nous effectuons pour les députés à titre individuel occupe une partie importante de notre temps...
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Le coprésident (M. McWhinney): Vous parlez des délégations des comités parlementaires?
M. Stillborn: Non, des associations.
Le coprésident (M. McWhinney): Les associations. Je comprends. Je sais que les chiffres que vous nous avez donnés ne sont que des approximations, mais pourriez-vous nous les confirmer? Je pense que ce serait un excellent point de départ pour la suggestion de M. Maloney.
[Français]
Monsieur le sénateur.
Le coprésident (le sénateur Riel): Vous demandez des détails, monsieur le président, et peut-être que M. Maloney en a demandé aussi. Nous avons une association d'employés devant nous. Est-ce que ce n'est pas à la direction de la Bibliothèque de nous donner des détails et de venir nous exposer comment fonctionne le département de la recherche?
Le coprésident (M. McWhinney): Oui, vous avez raison. Certainement.
Le coprésident (le sénateur Riel): Quel est le statut de l'association devant le comité?
Le coprésident (M. McWhinney): C'est elle qui donne des renseignements à l'exécutif. Mais vous avez raison: c'est l'exécutif qui doit répondre.
Le coprésident (le sénateur Riel): C'est la direction de la Bibliothèque.
Le coprésident (M. McWhinney): Oui, la direction. Vous avez raison.
[Traduction]
M. Stillborn: Me permettez-vous de répondre? J'ai avec moi quelques statistiques qui ont été préparées et fournies je crois au comité par la direction. Vous allez donc prendre connaissance de statistiques préparées en collaboration.
Je vais vous les présenter afin de vous donner une idée générale de l'utilisation du temps au cours de l'année 1992-1993. Le personnel de la Direction de la recherche a consacré 45 p. 100 de son temps aux comités parlementaires, 3 p. 100 aux délégations et associations, 37 p. 100 aux projets individuels des parlementaires et 15 p. 100 à ce que nous appelons le programme des publications que nous avons oublié de mentionner tout à l'heure, je crois. Il s'agit de publications que nous produisons et dont nous fournissons une liste aux députés tous les trois mois.
Le coprésident (M. McWhinney): Avez-vous d'autres commentaires à faire? Je crois que plusieurs d'entre nous doivent très prochainement retourner à la Chambre. Si vous voulez poursuivre les travaux, je peux demander au sénateur Riel de présider. Est-ce qu'il y a d'autres commentaires ou observations que M. Krause ou votre groupe aimerait faire?
M. Krause: J'aimerais faire un dernier commentaire sur un aspect que le sénateur Doyle a mentionné dans ses questions, à savoir l'utilité d'une collaboration entre notre association et la direction de la Bibliothèque afin d'analyser ces questions de manière systématique. C'est tout au moins l'interprétation que j'ai donnée à vos observations.
Je veux vous dire que nous serions ravis de collaborer avec la direction de la Bibliothèque. Nous la respectons beaucoup et nous partageons avec elle la volonté de servir les députés et sénateurs. Nous sommes donc prêts à collaborer. Voilà ce que je voulais dire.
Le coprésident (M. McWhinney): Merci à M. Krause et à ses collègues pour le temps qu'ils ont bien voulu nous consacrer. Si nous avons d'autres questions plus détaillées du type de celles qu'a proposées Mme Jennings, nous communiquerons avec vous et vous demanderons de présenter votre point de vue par écrit ou en personne. Nous vous remercions infinément et nous vous considérons comme des experts dans une discipline qui exige énormément de connaissances et un excellent jugement. Vos services nous sont très utiles. Merci beaucoup.
N'ayant plus d'autres affaires à débattre, je déclare que la séance est levée.