[Enregistrement électronique]
Le mardi 11 février 1997
.1537 
[Français]
Le président: À l'ordre, s'il vous plaît.
Bon après-midi à tous et à toutes. Le Comité permanent des comptes publics se réunit conformément à l'alinéa 108(3)d) du Règlement pour procéder à l'étude du chapitre 23 du Rapport du vérificateur général déposé en novembre 1996, qui traitait particulièrement de la gestion du matériel au gouvernement fédéral.
Je demanderais aux témoins de bien vouloir se présenter et d'indiquer leurs fonctions et l'organisme auquel ils se rattachent.
Commençons par vous, monsieur Desautels.
M. L. Denis Desautels (vérificateur général du Canada): Monsieur le président, je suis accompagné aujourd'hui de M. Shahid Minto, vérificateur général adjoint, et de M. Reno Cyr, directeur principal des Opérations de vérification. Ils sont tous deux responsables du chapitre dont nous discutons aujourd'hui.
[Traduction]
M. Al Clayton (directeur exécutif, Bureau des biens immobiliers et du matériel, Secteur des opérations gouvernementales, Secrétariat du Conseil du Trésor): Je suis le directeur exécutif du Bureau des biens immobiliers et du matériel au Secrétariat du Conseil du Trésor. Je représente Peter Harder ici. Je suis accompagné de Norman Beaudry. C'est lui, qui au sein de notre organisation est chargé en particulier de la politique de gestion du matériel.
[Français]
Mme Louise Fréchette (sous-ministre de la Défense nationale): Monsieur le président, je m'appelle Louise Fréchette et je suis sous-ministre de la Défense nationale. Je suis accompagnée de M. Pierre Lagueux, sous-ministre adjoint responsable du Groupe du matériel au ministère de la Défense.
Le président: Je vous remercie. Nous entendrons dans un premier temps la déclaration deM. Desautels.
M. Desautels: Monsieur le président, je vous remercie beaucoup de l'occasion qui m'est donnée de vous présenter les résultats de notre vérification de la gestion du matériel dans l'administration fédérale, qui sont communiqués, comme on l'a dit tantôt, dans le chapitre 23 du rapport de novembre 1996.
Dans mes remarques devant votre comité en novembre dernier, j'ai parlé de trois thèmes qui reviennent régulièrement. Le premier était la nécessité d'une meilleure reddition de comptes; le second était l'amélioration requise de la qualité et de l'étendue de l'information communiquée au Parlement et aux Canadiens sur les résultats des programmes et des services; le troisième était le fait que les ministères ne possèdent pas l'information essentielle dont ils ont besoin pour gérer adéquatement leurs programmes. J'ai également signalé que des économies importantes pouvaient encore être réalisées par le gouvernement fédéral, même après l'adoption des mesures de restriction que l'on connaît.
Ces thèmes s'appliquent au rapport en général, mais ils s'appliquent tout particulièrement au sujet dont nous discutons aujourd'hui. Lors de la réunion de novembre, je m'inquiétais de l'état de la gestion du matériel dans l'administration fédérale et je suis heureux que le comité ait choisi d'étudier rapidement ce chapitre.
.1540
[Traduction]
Le chapitre 23 porte sur bon nombre de problèmes de longue date que nous signalons depuis 1980 concernant les pratiques de gestion du matériel dans l'administration fédérale. Ces problèmes comprennent une reddition de comptes inefficace, l'absence d'incitatifs à la gestion économique et efficiente du matériel, de l'information insuffisante pour la prise de décisions, une mesure du rendement inadéquate, l'acquisition et la gestion des stocks sans qu'il soit tenu compte des principes d'économie et d'efficience et des niveaux de stocks beaucoup trop importants. Dans le chapitre, nous donnons des détails sur la nature des problèmes décelés, de même que sur leurs conséquences importantes, à partir d'exemples particuliers constatés dans divers ministères.
Le gouvernement du Canada possède un éventail de matériel évalué à 50 milliards de dollars. Dix-sept mille employés environ travaillent à la gestion du matériel et à la gestion des achats annuels qui représentent environ 8 milliards de dollars. Le gouvernement estime qu'au bas mot, la valeur du matériel dans ses entrepôts est de 10 milliards de dollars par année. Ces chiffres montrent bien l'importance d'une gestion saine de cet aspect des activités gouvernementales.
Nous avons examiné le rôle joué par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans la gestion du matériel. Nous avons examiné également le cadre stratégique et de gestion et les pratiques de gestion du matériel de la Gendarmerie royale du Canada, de Ressources naturelles Canada, du ministère de la Défense nationale et du ministère des Pêches et des Océans, y compris la Garde côtière canadienne. Ces organisations engageaient environ 60 p. 100 des dépenses en matériel du gouvernement en 1994-1995.
[Français]
Je vous parlerai brièvement de quatre domaines de préoccupation. Le premier porte sur le cadre redditionnel de la gestion du matériel.
La politique du Conseil du Trésor exige que les ministères acquièrent et gèrent le matériel de sorte d'appuyer les activités des ministères et de répondre aux exigences des programmes de façon économique et sécuritaire sur le plan de l'environnement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a pour responsabilité de connaître et de comprendre les résultats et l'incidence des politiques et des programmes du Conseil du Trésor, y compris d'examiner les politiques et les programmes clés et de se servir de l'information sur le rendement pour les rendre plus rentables.
Nous avons constaté l'absence de certains éléments essentiels dans ces relations redditionnelles. Les politiques et les énoncés des rôles et des responsabilités des ministères étaient désuets ou n'étaient pas formulés clairement, et les ministères ou le Secrétariat du Conseil du Trésor négligeaient généralement d'examiner le rendement. Nous avons noté que l'information sur les coûts et sur le rendement des ministères était inadéquate et nous craignons que le Secrétariat ne possède pas assez d'information pour s'acquitter de ses responsabilités. De plus, ces lacunes empêchent la mesure du rendement en regard des attentes, et nous avons conclu que les relations redditionnelles en ce qui a trait à la gestion du matériel n'étaient pas efficaces.
Il serait très utile, dans le cadre de cette réunion, de préciser les attentes des députés en ce qui a trait au rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor à l'égard des ministères. Cette précision aurait une valeur immense pour notre travail, car elle nous donnerait un point de référence pour mieux évaluer la reddition de comptes du Secrétariat et de chaque ministère.
Le comité pourra souhaiter entendre le point de vue du Secrétariat sur les rôles actuel et futur du Secrétariat et sur les relations redditionelles entre le Secrétariat et les ministères quant à la gestion du matériel de l'administration fédérale.
[Traduction]
Mon second domaine de préoccupation est le caractère adéquat de l'information pour la prise de décisions. Les ministères ont besoin d'information pour garantir que le matériel répond aux exigences opérationnelles afin d'assurer l'exécution efficace des programmes, et pour garantir l'optimisation des ressources dans l'acquisition, l'utilisation et l'aliénation du matériel. Les ministères ont besoin d'information de gestion, y compris d'information sur tous les coûts pertinents des opérations, à un niveau adéquat de regroupement et de détail, et ils doivent analyser cette information et mesurer le rendement pour déterminer ce qu'il faut améliorer.
La politique du Conseil du Trésor exige que le coût entier des stocks soit disponible et communiqué à l'utilisateur final. La conséquence d'une information inadéquate sur les coûts est que tous les coûts pertinents du matériel, y compris les coûts de possession des stocks, ne sont pas pris en considération lors des décisions relatives aux achats et aux stocks. Il s'ensuit une mauvaise optimisation des ressources et un surstockage. Nous avons constaté que les systèmes d'information des ministères relativement à la gestion du matériel sont généralement inadéquats. Les principales lacunes touchent l'éventail et l'incompatibilité des systèmes et l'absence d'information adéquate sur les coûts et le rendement.
.1545
À l'exception de la Défense nationale, aucun des ministères que nous avons examinés ne possédait de système intégré de gestion des biens et des stocks pour l'ensemble de l'organisation. Même à la Défense nationale, l'information agrégée fournie par le Système d'approvisionnement des Forces canadiennes est lacunaire et un projet de modernisation du système d'une valeur de295 millions de dollars est en cours. Le 11 mars, le comité étudiera notre vérification de ce projet de modernisation dans le contexte du chapitre sur les systèmes en développement.
L'absence d'information agrégée pour l'ensemble du ministère pourrait faire qu'une région achète un article qui est excédentaire dans une autre région, ou dont celle-ci veut se défaire. Lorsque les inventaires sont visibles, il est possible de réaliser des économies importantes. Par exemple, au cours des cinq dernières années, une région de la Garde côtière a rendu ses pièces de rechange accessibles aux autres navires et régions. L'économie qu'a réalisée la Garde côtière, du fait qu'elle n'a pas acheté de pièces de rechange qu'elle avait déjà et qu'elle n'utilisait pas, s'est chiffrée à plus de 16 millions de dollars.
Une fois que le matériel est acheté, il doit être géré de façon efficiente pour maximiser sa contribution à l'atteinte des objectifs des programmes. Pour protéger les actifs du gouvernement et s'acquitter de leurs responsabilités en matière de programmes, les ministères doivent posséder de l'information exacte, complète et actuelle sur la quantité de matériel, son coût et le lieu où il est stocké. En examinant les registres des ministères, nous avons constaté un éventail de possibilités, allant de registres bien tenus dont l'exactitude est vérifiée, jusqu'à l'absence de registres. Quand on ne tient pas de registres ou d'inventaire des stocks, au fil du temps, on ne sait plus très bien à qui appartient le matériel, les possibilités de l'utiliser ne se concrétisent pas et le matériel se détériore.
[Français]
Notre troisième domaine de préoccupation est le fait que les ministères possèdent des stocks excédentaires.
La plupart des fonctionnaires que nous avons interviewés croient que leur ministère possède trop de stocks. Ils ont des quantités excessives d'articles qui doivent être stockés, et certains de ces articles sont disponibles sur le marché et n'ont donc pas à être stockés.
Comme les articles étaient payés et que l'on attachait peu d'importance au coût de possession, on était peu enclin à se débarrasser des stocks excédentaires. Cependant, les coûts annuels de possession des stocks sont importants. Le gouvernement estime les coûts de possession à 25 p. 100 des coûts d'achat du matériel. De fait, une étude effectuée par le gouvernement en 1995 révèle que l'on pourrait économiser annuellement jusqu'à 1,25 milliard de dollars en éliminant les stocks excédentaires. Bien que les ministères aient réduit leurs stocks et fermé des entrepôts depuis l'étude, il demeure toujours possible d'effectuer des économies importantes.
Notre quatrième et dernier domaine de préoccupation porte sur les mécanismes d'aliénation du matériel excédentaire.
Notre vérification a révélé des inquiétudes répandues dans les ministères au sujet des mécanismes actuels d'aliénation du matériel excédentaire. En 1992, le gouvernement a modifié la Loi sur les biens de surplus de la Couronne pour permettre aux ministères d'aliéner des biens excédentaires de l'État, soit par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, soit directement, selon des conditions devant être établies par le Conseil du Trésor. Un nombre limité de projets pilotes d'aliénation de biens excédentaires directement par les ministères ont été menés pour aider le Secrétariat à élaborer ces conditions.
En 1993, le Secrétariat a évalué les projets pilotes d'aliénation et, malgré certaines limites des données, a déterminé que, dans plusieurs cas, les résultats étaient positifs. Cependant, au moment de notre vérification, la Direction de la distribution des biens de l'État de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada demeurait un service commun obligatoire pour l'aliénation du matériel.
Nos travaux permettent de croire que, dans certains cas, il serait avantageux que les ministères aient accès à des mécanismes de rechange pour l'aliénation du matériel. Cependant, le gouvernement doit tenir compte, d'une part, des avantages qui pourraient être offerts au ministère et, d'autre part, de la nécessité de garantir la prudence et la probité dans toutes les activités d'aliénation, ainsi que la nécessité d'offrir les mécanismes permettant l'aliénation de tout l'éventail de matériel excédentaire. De nombreuses dimensions de cette question doivent donc être prises en considération. Cependant, il semble qu'énormément d'études ont déjà été réalisées pendant plusieurs années et qu'il serait peut-être temps de prendre une décision. On nous a informés que le Secrétariat du Conseil du Trésor et Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada ont convenu récemment d'étudier le coût des aliénations internes comparativement au coût des aliénations externes. Le comité souhaitera peut-être encourager les participants à en arriver rapidement à une conclusion sur cette dernière étude et à se fixer une échéance pour la solution de cette question délicate.
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[Traduction]
Monsieur le président, mes commentaires ont porté jusqu'ici sur les problèmes les plus pressants que nous avons décelés dans la gestion du matériel, mais j'aimerais terminer sur une note plus positive.
En décembre 1996, le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada a annoncé une nouvelle politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale. Cette nouvelle politique, élaborée conjointement avec l'Association de la construction navale du Canada, vise à élargir la concurrence pour les contrats fédéraux de réparation de navires. À l'avenir, lors de l'évaluation des soumissions pour les contrats de réparation, de radoub et de modernisation de navires, les coûts de déplacement des navires feront partie des critères d'évaluation. Ces changements devraient mettre fin aux circonstances qui nous préoccupent et qui sont décrites à la pièce 23.6.
Les efforts déployés récemment par les ministères pour améliorer la gestion du matériel dans l'administration fédérale m'encouragent; j'ai le sentiment que la haute direction des ministères juge le changement nécessaire et des changements réels sont en train de se produire. Vu les possibilités d'économies réelles et importantes, il est impératif que les ministères mènent à bien les changements entrepris, changements dont nous avons fait état, pour bon nombre, dans le chapitre.
Des centaines de millions de dollars peuvent être perdus si les ministères n'atteignent pas les objectifs d'économie qu'ils se sont fixés. Le comité voudra peut-être obtenir des rapports d'étape et des échéanciers des ministères sur la réalisation des initiatives d'amélioration en cours.
[Français]
Je vous remercie beaucoup, monsieur le président. Nous serons très heureux de répondre aux questions des membres du comité.
Le président: Merci, monsieur Desautels. Monsieur Clayton, vous avez la parole.
M. Clayton: Mesdames, messieurs, membres du comité, bon après-midi. J'aimerais profiter de l'occasion pour formuler quelques observations préliminaires sur la récente vérification qu'a effectuée le vérificateur général au sujet de la gestion du matériel dans l'administration fédérale. Je m'intéresserai plus particulièrement au rôle précis du Secrétariat du Conseil du Trésor.
[Traduction]
Les responsables de la gestion du matériel du gouvernement participent actuellement à une restructuration jamais vue des méthodes de gestion, la plupart des changements résultant des mesures prises par les divers ministères. Le ministère de la Défense nationale vous entretiendra aujourd'hui des initiatives qu'il a prises, mais d'autres organisations vous feront, elles aussi, part d'expériences semblables, bien que sur une échelle différente.
Ce sont ces ministères et organismes du gouvernement fédéral qui sont principalement responsables de la gestion du matériel. Le vérificateur général, dans son rapport, a tenu compte de cette réalité et a spécifiquement mentionné la structure redditionnelle en place dans les ministères et organismes fédéraux. Il n'empêche toutefois que le Secrétariat du Conseil du Trésor, au nom de ce dernier, joue également un rôle et a le droit de demander que des comptes lui soient rendus pour le système de gestion du matériel.
Nous commençons par mettre au point et articuler des politiques gouvernementales, puis nous évaluons constamment leurs incidences sur les programmes des ministères, et revoyons alors, si besoin est, les politiques. Le Secrétariat du Conseil du Trésor n'a cependant pas pour mission de suivre la performance, en matière de gestion du matériel, des divers ministères et organismes, ce qui relève des cadres de chaque institution.
En second lieu, nous assurons de notre soutien ceux qui sont chargés de la gestion du matériel, afin qu'ils soient en mesure d'adopter les meilleures pratiques dans le domaine. Le Secrétariat du Conseil du Trésor compte, parmi les nombreux outils au service des ministères, un guide de monitorage, mis au point et publié en 1994, qui permet aux ministères de procéder à leurs évaluations.
Il existe bien des façons pour nous d'exercer notre responsabilité d'élaborer et de vérifier nos politiques. Nous avons eu tendance, ces dernières années, à moins dépendre des vérifications sur grande échelle et des évaluations et à les remplacer par des examens plus restreints de questions systémiques et de passer ensuite directement à l'action. Le rapport du vérificateur général, en fait, a fait mention de six de ces examens, à titre d'information.
Les mesures prises à l'égard des stocks gouvernementaux sont un bon exemple de la façon dont nous entendons jouer notre rôle. Comme l'a fait remarquer le vérificateur général, le Secrétariat considère, de façon empirique, que les coûts d'entretien des stocks constituent 25 p. 100 de ces stocks. Ce taux ayant été souvent cité, je voudrais vous expliquer ce qu'on entend par là.
.1555
Ces 25 p. 100 représentent le coût total pour la Couronne, et comprend le coût d'emprunt de l'argent, le coût d'amortissement des bâtiments et équipements, l'amortissement et la perte de pièces désuètes et le coût des installations d'exploitation, y compris la main-d'oeuvre. Avec le système actuel de comptabilité gouvernementale, ce sont 8 à 10 p. 100 du coût des stocks - et non25 p. 100 - qui sont attribuables au budget d'un ministère, mais chaque ministère a un coût réel différent en fonction de la nature de ses opérations.
Quoi qu'il en soit, des fonds publics importants sont en jeu; par conséquent, nous effectuons des examens des articles stockés par le gouvernement pour déterminer l'étendue et les causes du problème. Nous n'avons pas été surpris d'apprendre que les ministères ont trop de stocks, mais ce n'était pas parce que les gestionnaires prennent des décisions illogiques. Ils agissaient logiquement en fonction de l'environnement dans lequel ils évoluaient. Nous avons dû modifier l'environnement.
Les réformes entreprises avaient trois principaux objectifs. Premièrement, les ministères possédaient trop de stocks parce qu'ils n'étaient pas sûrs de pouvoir acheter des biens au moment où ils en auraient besoin. Si un gestionnaire n'a pas confiance dans un système d'approvisionnement, il sera prudent et adoptera une méthode de gestion conventionnelle qui consiste à entreposer des stocks, au lieu de la méthode de gestion juste à temps que nous préférerions tous.
Le gouvernement a donc augmenté le pouvoir d'acquisition délégué par le ministre de TPSGC aux ministères chargés de programmes, hausse qui a fait passer ce pouvoir de 500$ à 5 000$. Une autre augmentation de délégation est envisagée afin d'aider à la gestion efficace des opérations. Dans la plupart des cas, ce pouvoir a été délégué aux gestionnaires hiérarchiques locaux. Pour simplifier davantage l'approvisionnement, le Secrétariat a dirigé le processus qui a amené les ministères à adopter proactivement les cartes d'achat et le commerce électronique, parallèlement au pouvoir d'acquisition délégué.
Une deuxième raison pour laquelle les ministères possèdent trop de stocks tient au manque d'information de gestion solide au niveau du ministère. Le vérificateur général a fait état de cette lacune et nous sommes d'accord avec lui. Le Secrétariat a lancé l'initiative des systèmes partagés, qui a d'abord regroupé les nombreux systèmes ministériels de gestion du matériel en plusieurs «grappes». Cette mesure a permis une meilleure gestion et un meilleur partage des systèmes entre les ministères.
Au cours de la dernière année, le gouvernement a franchi une autre étape en vue de l'intégration des systèmes de gestion financière et de gestion du matériel en adoptant des logiciels, vendus par des entreprises du secteur privé, qui fourniront de solides informations aux gestionnaires de matériel. Ces systèmes sont maintenant opérationnels dans quelques ministères et seront adoptés dans les principales organisations chargées de la gestion du matériel au cours des prochaines années. La qualité de l'information de gestion du matériel s'améliorera encore au cours des prochaines années, lorsque le gouvernement adoptera la comptabilité d'exercice pour ses activités.
Une troisième raison pour laquelle les ministères possédaient trop de stocks était qu'ils ne recevaient pas les recettes de l'aliénation des biens excédentaires. Le gouvernement payait pour conserver des stocks inutiles et perdait les recettes au titre de l'aliénation des biens. Le président du Conseil du Trésor a proposé des mesures législatives permettant aux ministères de recevoir la totalité des recettes de ventes nettes, et ces dispositions sont maintenant en vigueur.
Lorsque les ministères ont commencé à toucher ces recettes, ils se sont montrés insatisfaits des services offerts par les services centraux d'aliénation de TPSGC. Le Secrétariat a parrainé des projets pilotes sur les réformes à apporter au système. Comme l'a indiqué le vérificateur général, TPSGC et le Secrétariat procèdent actuellement à l'examen en vue de réformer le système. Tous les principaux ministères détenteurs de stocks sont membres du comité d'examen. L'examen est presque terminé et des recommandations seront présentées au ministre dans un avenir proche.
Pour chacune de ces initiatives le Secrétariat a la responsabilité de veiller à ce que les changements se produisent réellement. Nous l'avons déjà fait dans des domaines comme la délégation d'achat et les cartes d'achat. Nous prévoyons d'effectuer un examen plus général de l'incidence des changements sur les biens stockés en 1998, lorsqu'une bonne partie des réformes auront eu le temps de porter fruit.
Les réformes ne seront pas efficaces si elles ne s'assortissent pas de bonnes communications. Un autre rôle du Secrétariat concerne la formation et l'éducation de la communauté de la gestion du matériel. La formation reçue par le personnel provient de nombreuses sources: d'établissements d'enseignement, de cours offerts par des corporations professionnelles et le secteur privé, et des services de formation des ministères.
Une autre source est l'Institut de gestion du matériel, organisme à but non lucratif mis sur pied et exploité par les gens de l'administration fédérale. L'Institut offre des séminaires de formation, publie des bulletins d'information et des documents sur les meilleures pratiques et fait de la recherche. Le Secrétariat se sert de l'Institut pour présenter des programmes qui font ressortir les meilleures pratiques et les réformes en gestion. Nous constatons qu'il s'agit d'une méthode plus efficace que la traditionnelle diffusion de directives. Le meilleur instrument de communication est celui qui est entre les mains des usagers.
.1600
Pour conclure, je me fais le porte-parole du Secrétariat du Conseil du Trésor pour dire que j'ai fait bon accueil aux observations et aux idées formulées dans la vérification de la gestion du matériel effectuée par le vérificateur général. Je considère que cette vérification est constructive et qu'elle constitue une contribution à valeur ajoutée aux efforts constants d'amélioration qui sont en cours déployés au titre de la gestion du matériel dans l'administration fédérale.
Nous sommes convaincus que les travaux en cours dans les ministères et organismes se poursuivront pendant les semaines et les mois à venir et, au Secrétariat du Conseil du Trésor, nous continuons à travailler à la réalisation des objectifs de responsabilisation et d'efficience de la gestion des biens et du matériel gouvernementaux.
Je vous remercie.
[Français]
Le président: Merci, monsieur Clayton. Madame Fréchette.
Mme Fréchette: Je voudrais vous remercier de m'avoir invitée pour répondre aux commentaires du vérificateur général sur la gestion du matériel au ministère de la Défense nationale.
J'ai déjà fait parvenir au greffier du comité le texte qui contient nos remarques détaillées et je crois comprendre qu'il a déjà été distribué aux membres du comité. Je vais donc me contenter de relever quelques faits saillants de cette présentation plus complète.
[Traduction]
La gestion du matériel constitue la fonction de soutien la plus importante du MDN. Elle se répercute sur toutes les autres activités et est essentielle au succès de nos opérations militaires. Il y a là brassage de grosses affaires dont la taille et la complexité rivalisent avec celles des plus grandes entreprises canadiennes.
Je voudrais faire deux remarques à propos du contexte dans lequel nous évoluons.
En premier lieu, la gestion du matériel au MDN comprend des facteurs uniques à ce ministère, des facteurs qui ne se retrouvent ni dans le secteur privé ni dans d'autres parties du secteur public. Cette gestion a pour fonction, avant tout, d'appuyer des opérations des Forces canadiennes qui doivent être prêtes, en tout temps, à être équipées en tout lieu, et notre rôle, à nous, est alors de leur donner tout le soutien nécessaire.
En second lieu il faut également tenir compte du fait que le MDN aborde la troisième année d'un programme de restructuration et de compression de cinq ans, probablement le plus ambitieux de toute organisation au Canada. Notre but est de préserver la capacité opérationnelle de nos forces en concentrant le maximum de nos ressources sur les fonctions d'opération proprement dites, tout en réduisant les ressources consacrées aux fonctions de soutien.
Notre budget est passé de plus de 12 milliards de dollars en 1994 à 9,2 milliards de dollars en 1999, soit une réduction de 23 p. 100. En 1999 notre armée comprendra en tout 80 000 militaires et employés civils, soit une réduction de 45 000 personnes par rapport à 1989.
[Français]
Permettez-moi de soulever un point qui, à mon avis, est d'une certaine importance. Idéalement, les profonds changements qu'effectue le ministère de la Défense nationale devraient avoir lieu dans l'ordre suivant: d'abord, repasser en profondeur les processus et les procédés, puis modifier les politiques et le cadre de gestion, pour enfin en venir à la réorganisation et à la réduction des effectifs.
Malheureusement, nous n'avons pas eu le loisir d'adopter cet ordre. Nous avons dû nous hâter de réduire nos effectifs et de modifier nos structures afin de réaliser les réductions budgétaires prescrites par le gouvernement, cela avant d'avoir pu compléter la révision de nos façons de procéder et d'avoir modifié nos politiques et notre cadre de gestion. Nous y travaillons maintenant avec détermination et nous accomplissons cette tâche avec un personnel réduit, tout en soutenant à un rythme accéléré des missions réalisées d'un bout à l'autre du Canada et du monde, notamment en Bosnie, en Haïti et au Moyen-Orient.
Cette période de changement n'est pas facile, mais le message que je tiens à vous laisser aujourd'hui est le suivant: nous nous sommes dotés d'un plan d'action et nous prenons tous les moyens nécessaires pour le mettre en oeuvre.
En ce qui concerne la fonction de gestion du matériel, nous avons entamé une restructuration en profondeur de nos méthodes d'acquisition et de soutien du matériel. En adoptant les meilleures pratiques du secteur privé ou d'autres ministères de la défense et grâce aux initiatives de nos propres employés, nous réduisons les ressources nécessaires à l'exécution de cette fonction. Depuis 1994, notre personnel dans le secteur du matériel a diminué de 40 p. 100. Nous éliminons des stocks et nous comptons davantage sur le secteur privé pour répondre à nos besoins.
.1605
[Traduction]
Permettez-moi de mentionner plusieurs mesures que nous avons prises, ainsi que les avantages qui en découleront.
En ce qui concerne la transparence financière, nous n'avons pas à inventer la roue. Nous avons en effet des systèmes en place qui nous renseignent sur les coûts, systèmes qui étaient à la pointe du progrès quand nous les avons acquis, mais qui ont été dépassés par l'évolution rapide de la technologie. Ces systèmes sont donc modernisés et perfectionnés, avec un degré plus poussé d'intégration conforme à l'initiative de «systèmes communs» préconisés par le Conseil du Trésor.
Nous prenons également des mesures radicales pour réduire nos stocks. Permettez-moi d'abord de préciser la définition que MDN donne de «excédents de stocks». Le chiffre de1,7 milliard de dollars tiré de notre étude interne représente la valeur des stocks au-delà de quatre ans d'usage. Ce chiffre comprend les stocks qui sont vraiment excédentaires et qu'il conviendrait de vendre, mais également du matériel acheté à long terme ou pour toute la durée de vie utile, du matériel opérationnel à utiliser en cas d'urgence. Rien de tout cela ne devrait être considéré comme des excédents de stocks.
Nous estimons que plus de 60 p. 100 du chiffre de 1,7 milliard de dollars entre dans cette catégorie. Autrement dit, quand on décide de la quantité optimale de stocks, il faut tenir compte de notre besoin d'avoir en réserve des stocks pour l'état d'urgence ou pour les expéditions militaires. L'importance critique de ces stocks est clairement apparue l'été dernier, lorsque nous avons été en mesure d'assurer rapidement des envois de vêtements, d'aliments, d'eau et d'abris aux victimes des inondations du Saguenay. Ils servent aussi pour assurer notre soutien aux déploiements opérationnels, par exemple lors de la guerre du Golfe ou des missions de maintien de la paix des Nations Unies.
Cela dit, nous prenons diverses mesures pour réduire nos vastes stocks et empêcher leur accumulation. C'est ainsi que nous avons négocié des ententes contractuelles avec le secteur privé pour nous assurer que ce dernier livre, au moment voulu, les vêtements et les pièces de rechange nécessaires à l'entretien des gros équipements, comme par exemple l'Airbus A-310 et les navires de défense côtière.
À la base d'Esquimalt, nous avons constaté que la sous-traitance locale de produits commerciaux nous a permis de réaliser de grosses économies. L'effectif d'approvisionnement de la base est passé de 76 à 29, et nous avons ainsi réalisé une économie annuelle d'environ 5,2 millions de dollars, ce qui représente une réussite que nous voulons étendre à d'autres parties du système.
[Français]
Notre objectif global consiste à réduire le volume de nos stocks d'au moins 30 p. 100 au cours des trois prochaines années. Pour ce faire, nous allons examiner en profondeur tous les inventaires du système d'approvisionnement. Depuis le mois de septembre dernier, dans le cadre d'un projet continu de rationalisation des stocks, nous avons déjà supprimé de nos dépôts d'approvisionnement l'équivalent de 50 millions de dollars en stock.
Un autre secteur où le ministère de la Défense nationale a montré sa volonté de réduire les frais généraux est celui de l'unification des dépôts d'approvisionnement. Nous venons de fusionner nos quatre dépôts pour en conserver seulement deux, un à Montréal et un à Edmonton. Cette tâche a été accomplie un an avant l'échéance prévue. Cela permettra d'économiser quelque 30 millions de dollars par année.
L'un des premiers dossiers dont j'ai pris connaissance à mon arrivée au ministère de la Défense nationale a été le projet de modernisation du système d'approvisionnement des Forces canadiennes. Nos mécanismes de gestion des risques nous avaient signalé des problèmes, et nous avons pris des mesures en conséquence. Nous avons renoncé à mettre au point notre propre logiciel pour adopter un nouveau logiciel commercial qui nous procurera les fonctions dont nous avons besoin. Nous avons aussi opté pour une mise en oeuvre par étape plutôt que de tenter d'introduire d'un seul coup un système aussi complexe. Lorsque le vérificateur général a examiné le projet, nous en étions encore au stade de la modification de notre approche. Nous sommes maintenant confiants que nous serons bientôt dotés d'un système d'information intégré pour l'acquisition et le soutien du matériel, système qui sera livré dans les délais prévus et dans les limites du budget.
Le vérificateur général a conclu son rapport sur la gestion du matériel en ces termes et je cite:
- ...pour que le gouvernement puisse réaliser des économies réelles et importantes grâce à ses
pratiques de gestion du matériel, il est essentiel que les ministères poursuivent les initiatives
amorcées.
Je vous remercie, monsieur le président. M. Lageux et moi aurons le plaisir de répondre à vos questions.
Le président: Merci, madame Fréchette. Nous commençons la première ronde de questions de dix minutes. Monsieur Brien.
M. Brien (Témiscamingue): Ma première question s'adresse au vérificateur général.
.1610
J'ai écouté les fonctionnaires du Conseil du Trésor et du ministère de la Défense, et il me semble que vous avez relevé des problèmes qu'ils connaissaient déjà et dont ils avaient déjà noté l'existence, et que les correctifs sont en place. Vous apparaît-il y avoir des correctifs supplémentaires à apporter à ce moment-ci par rapport à ce que vous aviez décelé au moment de votre étude?
M. Desautels: En général, les problèmes que nous avons soulevés dans notre rapport sont peut-être connus, cela depuis longtemps. En fait, nous en parlons depuis 1980, comme je le mentionnais dans ma déclaration d'ouverture. Mais, peu importe, l'important est que des mesures soient finalement mises en place pour corriger ces principales lacunes.
J'ai noté dans ma déclaration que certaines initiatives qui ont été prises dans les quelques derniers mois sont encourageantes. Nous pensons que si on persévère, on pourra finalement récolter certains bénéfices de ces initiatives. Par contre, il ne faut pas crier victoire trop rapidement; il peut se passer encore beaucoup de choses. Il reste certains problèmes pour lesquels on ne voit pas de solution immédiate et qui mériteraient d'être discutés.
Un des problèmes que j'ai soulevés qui tombe dans cette catégorie est la répartition des responsabilités entre l'agence centrale concernée, dans ce cas-ci le secteur du Conseil du Trésor, et les ministères. Je pense que nous n'avons pas encore réglé cette question à ma satisfaction.
M. Brien: Autant du côté du Conseil du Trésor que de celui du ministère de la Défense, on conteste un peu le chiffre que vous avez lancé publiquement au niveau de l'hypothèse voulant que les coûts de possession des stocks excédentaires s'élèvent à 25 p. 100 de leur coût d'achat. On parle de 6,6 p. 100 au ministère de la Défense et de 10 p. 100 au Conseil du Trésor. Les chiffres que vous avez lancés sont-ils exagérés, spectaculaires ou s'ils correspondent à une certaine réalité? Ce sont ces chiffres qui circulent parmi la population à l'heure actuelle.
M. Desautels: L'estimation de 25 p. 100 que nous avons citée n'est nullement exagérée. Effectivement, ce pourcentage a été estimé par le gouvernement lui-même, en particulier par le Conseil du Trésor, dans une étude qui nous a été fournie. La différence entre ce que nous entendons et ce que nous avons dit, c'est que les 25 p. 100 représentent le coût global de maintien de certains inventaires de matériel. Dans le système actuel de gestion financière du gouvernement, les ministères n'ont à absorber qu'une partie de ces 25 p. 100 parce que l'autre partie est absorbée par le gouvernement dans son ensemble. À titre d'exemple, les frais d'intérêt et les frais immobiliers sont absorbés ailleurs dans les budgets du gouvernement; le ministère lui-même n'est pas obligé de calculer ces frais dans son propre budget. Donc, les 25 p. 100 représentent pour moi un chiffre réel; c'est le coût global. Les ministères n'en absorbent qu'une partie dans leur propre budget.
M. Brien: Les représentants du Conseil du Trésor nous disent qu'ils sont sur la bonne voie et que des correctifs sont envisagés, mais certains des problèmes soulevés subsistent depuis une quinzaine d'années, depuis aussi loin que 1980. Pourquoi les gens devraient-ils aujourd'hui finalement dire qu'ils ont confiance qu'on va régler le problème? Je suis convaincu qu'il y a 15 ans, on nous aurait fourni la réponse que vous nous donnez aujourd'hui. Alors, pourquoi moi et les autres gens autour de cette table devrions-nous vous croire cette fois-ci et être convaincus que dans quatre ans, on ne demandera pas à un comité d'étudier les mêmes questions? Qu'est-ce qui peut nous assurer que des correctifs seront apportés et que le Conseil du Trésor aura un certain contrôle sur chacun des ministères impliqués? Il y a aussi un doute à cet égard qui a été répété par le vérificateur général lorsqu'il répondait à ma question.
.1615
[Traduction]
M. Clayton: Il m'est malheureusement impossible de remonter jusqu'en 1980. J'aimerais pouvoir affirmer que c'est dû en grande partie au fait que le Secrétariat du Conseil du Trésor est devenu plus futé qu'il y a 15 ans, mais la raison qui prime toutes les autres, c'est que les ministères disposent de considérablement moins d'argent.
Il y a une chose qu'il faut bien comprendre: comme vous le disait Mme Fréchette, les compressions imposées aux budgets d'exploitation des ministères sont telles qu'elles constituent une incitation puissante à chercher des moyens de réaliser des économies dans la gestion du matériel, et la façon dont cette gestion se fait est certainement l'un des moyens d'y parvenir. Il existe donc d'excellentes raisons de vouloir réformer ce système.
À cela s'ajoute le fait qu'un grand nombre des obstacles à cette réforme, qui avaient été notés, en 1980, par le vérificateur général, ont soit été levés, soit sont sur le point de l'être, en particulier la façon dont nous disposons des stocks excédentaires ou des recettes qui découlent de leur vente. Nous disposons également de plus de souplesse pour les acquisitions, de sorte que l'on n'a pas tendance à stocker; on fait des acquisitions en temps utile.
Ces correctifs ont également été apportés, au cours des trois ou quatre dernières années, dans le sillage d'une révolution, au sein du gouvernement, sur la façon dont on gère les finances et le matériel: c'est un partage entre les ministères, pour éviter tout double emploi. Ajoutez à cela qu'au lieu de tout inventer nous-mêmes, nous avons recours aux systèmes du secteur privé.
À l'heure actuelle, dans le domaine de la gestion du matériel, il existe principalement quatre «grappes» ou regroupements de systèmes communs: l'un de ceux-ci est mis en place et actuellement utilisé par le ministère des Transports, la Garde côtière et Environnement Canada. C'est un système de gestion du matériel et des finances moderne et intégré.
L'autre correctif est le système dit SAP, que le gouvernement vient d'accepter, par le biais d'un processus d'appel d'offres public, pour partager avec un grand nombre de ministères, dont le Secrétariat du Conseil du Trésor, la gestion du matériel et des finances.
Voilà pour moi un motif, que je n'avais pas auparavant de confiance dans le succès de ces systèmes.
[Français]
M. Brien: Oui, mais il y a une partie qui ne me rassure pas. C'est quand vous dites que vous faites ainsi aujourd'hui parce qu'on n'a plus les moyens de gaspiller. Si le gouvernement retrouve une capacité plus grande d'agir, est-ce qu'on fera alors preuve de plus de laxisme dans la gestion des biens publics?
Quelle garantie nous donnez-vous à nous, les parlementaires, ou quel rôle vous reconnaissez-vous dans votre relation avec le Parlement en matière de reddition des comptes? Comment nous informerez-vous du plan d'action que vous entendez mettre en place pour suivre chacun des ministères impliqués dans la gestion des surplus et des inventaires relativement aux points soulevés par le vérificateur général? Est-ce que vous entendez faire preuve de beaucoup de transparence et faire rapport régulièrement, soit au comité, soit directement au Parlement, du plan d'action et de l'évaluation périodique des progrès accomplis en vue de la réalisation des objectifs précis afin que le Parlement puisse exercer une surveillance sur ce que vous faites?
[Traduction]
M. Clayton: Votre question comprend deux volets; en ce qui concerne le premier, je vais revenir à mon exposé.
Nous jugeons qu'il est de notre responsabilité de vérifier si les politiques du Conseil du Trésor - il ne s'agit pas seulement de politiques du matériel, mais également de gestion financière, comme la comptabilité d'exercice - ont un effet positif sur le système. Nous avons procédé à diverses études et à divers examens du système. Ces études ont été rendues publiques. Quiconque le souhaite peut en prendre connaissance. Elles se trouvent même sur Internet, de sorte qu'en Chine même on peut les consulter, si on le désire.
Quant à notre responsabilité financière, les examens auxquels nous procédons et que nous continuerons à faire sont, eux aussi, à la disposition de quiconque s'y intéresse.
Au second niveau, à savoir les initiatives prises par les ministères nous considérons - comme je le disais dans mon exposé - que c'est là la responsabilité des dirigeants de ces institutions que de faire rapport au Parlement de la façon qui leur est propre. Ce n'est pas la responsabilité du Secrétariat du Conseil du Trésor.
.1620
Le président: Monsieur Silye, vous avez dix minutes.
M. Silye (Calgary-Centre): Je vous remercie, monsieur le président.
Je voudrais revenir au sujet soulevé par M. Brien, à savoir l'aspect reddition de comptes et responsabilité. Quel est le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor à l'égard des ministères?
Voilà où je voulais en venir: on a entrepris de consolider certaines bases militaires, ce qui porte, entre autres, sur les avoirs et le matériel. Je ne voudrais pas aborder l'aspect politique de la question, mais m'en tenir simplement à la façon dont on surveille la situation. Qui en est responsable, qui tient les choses en main?
Comment le ministère de la Défense pourra-t-il justifier le fait - il ne s'agit peut-être pas d'un fait mais c'est ce que j'ai entendu - que le coût original, qui aurait évidemment été fourni par les ministères, devait s'élever à 26 millions de dollars pour assurer le déménagement de la BFC de Calgary à Edmonton? D'autres ont dit que les coûts avaient déjà dépassé les 100 millions de dollars. Si c'est vrai, je poursuivrai mes questions. Si ce n'est pas exact, reprenez-moi si je me suis trompé. Évidemment, dans la mesure où vous êtes au courant de la situation.
Tout cela fait partie de la responsabilité et de la reddition de comptes pour que les politiciens connaissent les faits et que les députés puissent représenter équitablement leurs commettants et discuter de façon informée des problèmes.
Le vérificateur général nous dit que le Conseil du Trésor est responsable de l'application des politiques et de s'assurer que le coût intégral des stocks est visible et distribué à l'utilisateur ultime. En d'autres termes, le Conseil du Trésor a d'énormes responsabilités et doit savoir ce qui se passe dans chaque ministère. Puis, dans l'exposé du Conseil du Trésor, monsieur Clayton, vous avez dit que la responsabilité première incombait aux chefs des ministères. Elle ne vous incombe pas à vous, mais au chef du ministère de la Défense. Ce ministère dit qu'il fait ce qu'il peut.
J'aimerais avoir de plus amples renseignements. Comme politicien, j'aimerais savoir comment nous pouvons suivre ces dossiers. Supposons que nous avons déjà dépassé le budget de 75 millions de dollars en ce qui a trait au déménagement des biens matériels d'une ville vers une autre. Qui en est responsable? Qui devra rendre des comptes? Le politicien? Le sous-ministre? Qui? Qui est à blâmer? Comment cela s'est-il produit?
Mme Fréchette: Le coût du déménagement de Calgary vers Edmonton, la dernière fois que j'ai vérifié, respectait les paramètres qu'on avait établis à l'époque.
Je crois qu'on se trompe lors de la comparaison des coûts. Je serais très heureuse de vous fournir des renseignements détaillés sur les coûts du déménagement de la base de Calgary vers Edmonton. C'est une question qui a été abordée à plusieurs reprises là-bas récemment, et je serais heureuse de vous fournir de plus amples renseignements.
M. Silye: Avez-vous les prévisions de coût originales et le montant des économies qu'on avait prévu réaliser au fil des ans?
Mme Fréchette: Oui.
M. Silye: Et vous dites qu'on a respecté le budget établi?
Mme Fréchette: C'est exact.
M. Silye: N'avait-on pas prévu de dépenser pour ce déménagement 26 millions de dollars? On dit qu'il a déjà coûté 100 millions de dollars.
Mme Fréchette: Je n'ai pas les chiffres à la portée de la main. Je crois que le problème c'est qu'on compte des choses complètement différentes. Vous devez tenir compte de ce qui était inclus dans les prévisions et du coût réel. Je crois que lorsque l'on fait les comparaisons, on compare malheureusement des choses complètement différentes.
Je crois que c'est là la réponse à votre question. Je vous fournirai ainsi qu'aux autres députés des explications détaillées si vous le désirez.
M. Silye: Vous dites donc que si vous incluez les coûts de possession des stocks dans tous ces autres éléments qui forment les coûts de possession, le chiffre pourrait être plus élevé, mais que si vous ne tenez compte que du coût du déménagement physique, les chiffres seraient moins élevés?
Mme Fréchette: Je crois que les prévisions de coût pour le déménagement de Calgary vers Edmonton incluaient les coûts associés à la construction de nouvelles installations à Edmonton. Je crois que nous avons respecté les paramètres établis.
Je crois qu'il y avait d'autres déménagements à la même période, mais je crois qu'ils ont tous été regroupés dans un montant global. Mais lorsque vous comparez les coûts projetés et le coût réel, si j'ai bien compris, nous avons respecté le budget.
M. Silye: Comment le Conseil du Trésor suit-il le dossier?
.1625
M. Clayton: Vous devez revenir un peu en arrière. Le Conseil du Trésor, dans son rôle budgétaire en collaboration avec le ministre des Finances et éventuellement le conseil des ministres, a établi certains paramètres financiers pour le budget du ministère de la Défense nationale. Les ministres ont approuvé certaines modifications, y compris celles dont on a parlé.
De notre point de vue, la réalisation et la surveillance de ces déménagements sont des détails qui relèvent du ministre et du sous-ministre de la Défense nationale. Nous ne recevons pas de rapports à ce sujet, et nous ne nous attendrions pas à en recevoir.
M. Silye: Mais vous devez surveiller les finances et les coûts de tout ce qui se passe. Ces activités sont visibles pourquoi ne voudriez-vous pas recevoir un rapport à cet égard? Pourquoi ne voudriez-vous pas savoir ce qui se passe, pour vous assurer qu'on respecte les paramètres budgétaires établis?
M. Clayton: Le vérificateur général peut vous expliquer plus détail ce qu'il a dit, mais personnellement j'ai dit que notre responsabilité était de nous assurer que nos politiques sont efficaces. Nous n'avons aucune responsabilité à l'égard d'actions particulières de ministères, comme par exemple, le déménagement d'une ville à une autre.
M. Silye: Qu'est-ce que cela veut dire? La politique du Conseil du Trésor stipule que le coût intégral des stocks doit être visible et distribué à l'utilisateur ultime. Ne devez-vous pas être en contact avec le ministère de la Défense à cet égard pour vérifier ce qui est déménagé d'une ville vers une autre, ce qu'il en coûte parce que vous devez après tout participer à ce processus budgétaire; vous ne pouvez pas dire que cela relève exclusivement du ministère de la Défense! Vous ne recevez même pas de mises à jour ou de rapports?
M. Clayton: Vous parlez ici d'un déménagement en particulier. J'ai déjà signalé que nous avions établi des systèmes financiers et préparé des logiciels particuliers pour le gouvernement pour que les ministères puissent suivre ce genre de dépenses. Cela n'a rien à voir avec la surveillance d'activités ou de projets particuliers.
M. Silye: Vous signalez à la page 5 de votre exposé, monsieur Clayton, que le gouvernement payait pour conserver des stocks inutiles et perdait les recettes de l'aliénation des biens.
M. Clayton: C'est exact.
M. Silye: Je dois signaler d'entrée de jeu que le Conseil du Trésor n'aurait probablement jamais dû laisser ce genre de chose se produire. De plus, pouvez-vous me dire qui recevait ces recettes? Par exemple, des terres deviendront disponibles à Calgary et elles appartiennent tout compte fait au gouvernement fédéral et sont un bien du ministère de la Défense. Lorsque la base militaire déménagera à Edmonton - je ne sais pas si le ministère a dû acheter plus de terres, mais il est clair qu'il construit de nouveaux édifices - ces terres seront aliénées, d'une façon ou d'une autre. Je sais qu'il existe un plan. Qui recevra les recettes découlant de l'aliénation de ces terres? Seront-elles versées au Trésor ou au ministère de la Défense?
M. Clayton: L'aliénation des terres et des biens de l'État sont deux choses bien différentes. Pour ce qui est de la disposition des biens, jusqu'en 1992 ou 1993, les recettes étaient versées au Trésor. Aujourd'hui elles sont versées au ministère touché. Les recettes provenant de l'aliénation des terres historiquement étaient versées au Trésor. Nous collaborons actuellement avec des ministères comme le ministère de la Défense nationale à l'élaboration d'ententes de partage dans le cadre desquelles le ministère recevra une partie des recettes et le reste sera versé au Trésor.
M. Silye: Monsieur le vérificateur général, monsieur Desautels, croyez-vous que nous avons une définition bien claire des chaînes de responsabilité et de reddition des comptes, ce dont parlait d'ailleurs M. Brien?
M. Desautels: Je crois qu'il faut préciser un peu plus ce dont nous parlons. Certaines des questions qu'a soulevées M. Silye débordent un peu le domaine de la gestion du matériel. Aujourd'hui nous parlions de la gestion du matériel. Nous voudrions que l'on précise, si possible en collaboration avec les parlementaires, le rôle que doivent jouer les parties touchées dans ces affaires. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a certainement des responsabilités à l'égard du matériel, comme le démontre l'existence même d'une section au Conseil du Trésor qui porte ce titre.
Il faut se demander alors quels sont les paramètres de ce rôle. Ce rôle inclut-il la surveillance de ce qui se passe dans les ministères en ce qui a trait à la gestion du matériel? C'est ce que j'aimerais que l'on précise.
.1630
Certains des documents dont nous disposons proviennent du Secrétariat du Conseil du Trésor et parlent de surveillance, mais nous n'interprétons pas ce terme ou cette page de la même façon. De la même façon, il suffit de lire la description que donne le Conseil du Trésor de son rôle dans la partie III du budget des dépenses: on dit que son rôle est de fournir du leadership, une orientation et des conseils aux ministères ainsi qu'aux organismes sur la gestion des dépenses, les affaires réglementaires et la gestion du bien et du matériel. On dit également qu'il examine les plans et programmes ministériels et fournit des conseils.
Une partie de ce travail à mon avis ne relève pas vraiment de la surveillance, mais il est difficile de surveiller ces activités si vous ne comprenez pas vraiment ce qui se passe et ne disposez pas de suffisamment de renseignements sur ce qui se passe dans les ministères et sur le terrain. Je ne proposerais certainement pas - et cela irait à l'encontre de ma philosophie personnelle - que le Conseil du Trésor entreprenne des travaux de micro-gestion sur ce qui se passe dans les ministères. Ces derniers devraient avoir leurs propres responsabilités. Cependant, compte tenu des responsabilités que nous confions habituellement au Conseil du Trésor, je me demande s'il ne serait pas judicieux de lui fournir de plus amples renseignements pour lui permettre de mieux surveiller d'une façon quelconque ce qui se passe dans les ministères, ce qui lui permettrait de mieux s'acquitter de ses responsabilités.
M. Clayton: J'aimerais ajouter quelque chose qui pourrait peut-être vous aider. J'aimerais signaler qu'on discute continuellement de cette question au Secrétariat et ce n'est pas facile. Je ne crois pas qu'il y ait de règle quelconque qui dit qu'on doit procéder de la même façon dans tous les ministères. J'aimerais, si vous me le permettez, vous expliquer les trois façons dont nous procédons dans le domaine de la gestion du matériel.
J'ai déjà expliqué comment nous procédions de façon générale en ce qui a trait à la gestion du matériel. Par exemple, nous ne recevons pas de rapports des ministères; c'est-à-dire qu'il n'y a pas de rapports à intervalles réguliers. Nous procédons à des vérifications ou à des examens quant à l'efficacité de nos politiques. Il y a un deuxième volet au secteur de la gestion du matériel qui porte sur l'application de la Loi sur les carburants de remplacement, qui a été adoptée par le Parlement il y a quelques années et qui touche les véhicules appartenant au gouvernement. Compte tenu de la nature de cette initiative, les ministères sont tenus de déposer des rapports au Conseil du Trésor; nous avons établi un système d'information pour ce dossier. Nous avons donc un rapport de responsabilité différent.
Nous avons procédé de cette façon non seulement parce que c'était une exigence de la loi, mais parce qu'il s'agissait là d'une initiative spéciale, de nouveaux secteurs d'activités, et nous voulions établir un centre de reddition des comptes. C'est le ministre responsable de la GRC ou peu importe qui achète les véhicules. Nous sommes responsables d'établir un centre d'information précis, et c'est une forme de reddition de comptes.
Il y a un troisième palier de responsabilité, soit celui de la création de logiciels d'information pour la gestion financière et du matériel. Le Secrétariat était le seul organisme qui pouvait en fait organiser ce système, et il l'a fait. Nous avons accepté la responsabilité de la création d'un système qui respectait les exigences établies. Travaux publics et Services gouvernementaux a présenté des appels d'offres, mais nous étions responsables de la concrétisation du système et nous avons dû établir les paramètres et dire aux ministères que c'était la façon dont il fonctionnerait.
Ainsi, en fonction de la situation, nous avons à la division de la gestion du matériel trois façons d'obtenir des comptes.
Le président: Merci. Monsieur Pagtakhan.
M. Pagtakhan (Winnipeg-Nord): Merci, monsieur le président.
Tout compte fait, monsieur Clayton, vous ne pouvez pas exiger des ministères qu'ils vous rendent des comptes. Est-ce exact?
M. Clayton: C'est vrai, les ministères n'ont de comptes à rendre qu'à leurs ministres.
M. Pagtakhan: Je sais, vous l'avez dit.
M. Clayton: Ils n'ont pas de comptes à nous rendre.
M. Pagtakhan: Bon. Vous confirmez donc qu'ils n'ont pas de comptes à vous rendre.
M. Clayton: C'est exact.
M. Pagtakhan: Donc, si j'ai bien compris la gestion, si vous êtes responsable de ces biens, vous avez donc délégué cette responsabilité, grâce à votre système central d'information et d'autres systèmes, aux ministères parce que vous exigez qu'ils respectent les paramètres de ces systèmes. Je ne suis pas gestionnaire, mais je crois qu'il serait normal de procéder à une évaluation du rendement de ces ministères, ce qui représente en fait une surveillance. N'êtes-vous pas d'accord?
.1635
M. Clayton: Je ne suis pas tout à fait d'accord avec votre première déclaration. Nous n'avons pas délégué d'autorité aux ministères. Cette autorité revient naturellement aux chefs de ces ministères. En raison du rôle qui nous a été confié dans le domaine de la gestion du matériel - et il y a beaucoup d'autres rôles d'ailleurs qui sont confiés au Conseil du Trésor par la Loi sur l'administration financière - nous avons élaboré des politiques générales que doivent suivre les ministères; nous devons simplement nous assurer que ces politiques sont efficaces.
M. Pagtakhan: Comment pouvez-vous savoir si ces politiques sont efficaces et efficientes si vous ne surveillez pas leur application de toute façon?
M. Clayton: Dans un monde idéal, nous surveillerions dans une certaine mesure l'application des politiques, parce que les ministères et les systèmes d'information seraient si bons et si efficaces qu'on pourrait se contenter d'étudier les systèmes et nous saurions automatiquement... Comme le vérificateur général l'a signalé, et je crois que nous en avons tous parlé, les systèmes d'information ne sont pas aussi bons qu'on le croit. Ainsi nous avons dû procéder à des examens spéciaux. C'est là notre façon d'assurer une surveillance, et j'ai parlé en fait de six de ceux dont se sert le Bureau du vérificateur général. C'est la façon dont nous avons procédé à la surveillance de l'efficacité de nos politiques.
M. Pagtakhan: De temps à autre, vous procédez à des examens ponctuels parce qu'il y a des groupes qui doivent être étudiés. Ne serait-il pas préférable de procéder à des examens à intervalles réguliers?
M. Clayton: On procède de façon relativement systématique. On étudie encore une fois l'efficacité de notre politique. On essaie de déterminer si la Défense nationale fait du bon travail.
M. Pagtakhan: Très bien. J'aimerais avoir quelques précisions sur un autre sujet: ma question s'adresse à la fois au vérificateur général et M. Clayton.
Convenons-nous d'abord que nous partons d'un point commun? Le 25 p. 100 dont on parle représente-t-il 25 p. 100 du coût économique entier pour l'État comme le dit M. Clayton? Le vérificateur général, quant à lui, dit qu'il s'agit de 25 p. 100 du coût d'achat du matériel total. S'agit-il de la même chose?
M. Clayton: Je crois que nous parlons de la même chose.
M. Desautels: Je crois que nous utilisons ce taux de 25 p. 100 exactement de la même façon.
M. Pagtakhan: Très bien. Mais M. Clayton a expliqué assez longuement que... J'ai eu l'impression qu'en fonction des pratiques comptables du gouvernement, seuls environ 8 à 10 p. 100 des coûts des stocks, et non pas 25 p. 100, sont attribuables au budget d'un ministère, quoiqu'on a dit que le 25 p. 100 était surestimé dans le rapport du vérificateur général. Ai-je bien compris: ce25 p. 100 est un pourcentage du coût d'achat total, et cela représente la même chose que 25 p. 100 du coût économique total pour l'État.
M. Clayton: Je crois que nous convenons que le 25 p. 100 est un pourcentage du coût économique pour l'État.
M. Pagtakhan: Vous reconnaissez qu'il s'agit également du coût total de l'achat n'est-ce pas?
M. Clayton: Il s'agit du coût total de... Il s'agit d'un pourcentage des stocks - et cela peut varier.
M. Pagtakhan: Oui, mais le vérificateur général a utilisé l'expression «coût total» de l'achat.
M. Desautels: Monsieur le président, je crois que nous avons dit que pour conserver en entrepôt les stocks il en coûte à l'État 25 p. 100 des stocks.
M. Pagtakhan: Non, je sais. J'ai compris grâce à l'explication que vous avez fournie un peu plus tôt. Mais dans votre exposé liminaire j'ai cru vous avoir entendu dire qu'il s'agissait là de25 p. 100 des achats.
M. Desautels: Nous avons parlé du volume annuel d'achats dans notre déclaration liminaire, mais pas en ce qui a trait au 25 p. 100. Le 25 p. 100 est le coût de stockage, ce qui par définition représente ce que vous avez dans vos entrepôts.
M. Pagtakhan: Très bien. Je comprends maintenant.
M. Clayton a signalé que vous n'avez pas été étonné lorsque vous avez procédé à l'examen de constater qu'il avait un surstockage. Pouvez-vous me dire pourquoi personne n'a été étonné? Est-ce parce qu'on prévoyait que ce serait le cas avant même qu'on procède à l'examen ou était-ce parce que vous aviez déjà lu le rapport du vérificateur général?
M. Clayton: L'examen a eu lieu bien longtemps avant que ne soit préparé le rapport du vérificateur général - tout au moins son dernier rapport. Nous sommes en contact permanent avec les responsables de la gestion du matériel et tout le monde savait ce qui se passait.
J'aimerais préciser que le rapport a identifié qu'on ne nous avait pas demandé de quantifier ce surstockage. On nous a demandé ce que nous pouvions faire. Le chiffre a simplement été donné pour indiquer que la situation était grave. Cet examen en particulier devait répondre à une question bien simple: «D'accord, qu'allons-nous faire?»
.1640
M. Pagtakhan: Ainsi, après quelque temps, il est devenu apparent que vous deviez agir.
Monsieur le vérificateur général, à la page 5 de votre exposé, aux paragraphes 23 et 24, vous dites que malgré la nouvelle loi adoptée en 1992, les anciens mécanismes d'aliénation du matériel excédentaire ont été maintenus et qu'il existait encore en 1993 un service commun obligatoire pour l'aliénation de ce matériel. Cette situation est-elle due au fait que le Conseil du Trésor a fait ce choix en contravention de la loi ou était-ce une option permise par la loi?
M. Desautels: Je vais demander à M. Minto de vous donner les détails.
M. Shahid Minto (vérificateur général adjoint du Canada): Monsieur le président, c'était une option permise par la loi. D'ailleurs, la loi imposait qu'il y ait un service commun obligatoire.
M. Pagtakhan: D'accord, je voulais m'en assurer.
Le rapport sur l'examen des procédures d'aliénation des biens sera publié bientôt et vous dites même très prochainement, monsieur Clayton. Pouvez-vous nous dire ce que vous entendez au juste par «très bientôt»? S'agit-il de mois ou d'années?
M. Clayton: De mois.
M. Pagtakhan: Moins de 12 mois, alors?
M. Clayton: Oui. Si je suis un peu prudent, c'est qu'il faut l'approbation des ministres avant que nous puissions faire quoi que ce soit, mais le rapport est à peu près terminé.
M. Pagtakhan: Monsieur le président, je n'ai pas d'autres questions pour le moment.
[Français]
Le président: Avant que nous ne poursuivions la période des questions, je voudrais juste dire à M. Clayton que c'est à peu près comme à la fin d'une année scolaire quand un professeur constate que la moitié de ses élèves ont échoué. Il y a deux possibilités: soit que les élèves n'étaient pas de bons élèves, soit que le professeur a mal enseigné.
Dans le cas présent, monsieur Clayton, je pensais qu'il n'y avait que moi qui comprenais mal votre rôle et vos responsabilités. MM. Pagtakhan et Silye ont tous deux posé des questions à ce sujet, M. Brien y a consacré huit de ses dix minutes et j'ai aussi une question. Il y a quelque chose qui ne fonctionne pas. Cela me fait penser à l'émission To Tell the Truth qui était diffusée au réseau américain vers la fin des années 1960 et que nous, au Québec, appelions Qui dit vrai?. Je vous mettrai devant une situation pour savoir qui dit vrai.
Au milieu du premier paragraphe de la page 3 de la version française de vos notes, vous dites:
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor n'est pas là pour surveiller le rendement de ministères ou
d'organismes donnés; c'est la responsabilité des dirigeants de chacun.
- Surveiller la mise en oeuvre et l'efficacité de la politique sur la gestion du matériel.
[Traduction]
M. Clayton: Là encore, je ne crois pas qu'il y ait de contradiction entre ce que j'ai dit dans mon discours et ce que dit le vérificateur général à la pièce 23.2 qui est essentiellement une citation de la politique du Conseil du Trésor, laquelle a été approuvée par les ministres.
La distinction, c'est que le Conseil du Trésor est responsable de vérifier la mise en oeuvre et l'efficacité de la politique de gestion du matériel. Notre responsabilité, telle que nous la comprenons, c'est d'examiner la politique pour voir si elle est appropriée et si elle donne les résultats escomptés. C'est autre chose que de vérifier pour voir si le ministère de la Défense nationale se conforme à la politique de gestion du matériel et à toutes les autres politiques.
.1645
Comme je l'ai dit, de nos jours, nous avons tendance à effectuer des examens systématiques sur l'ensemble du système afin de déterminer si les politiques donnent les résultats escomptés. Si ce n'est pas le cas au regard des divers critères que j'ai énumérés, nous faisons les démarches nécessaires pour que ces politiques soient changées.
[Français]
Le président: Est-ce que vous êtes d'accord, monsieur Desautels, ou si c'est moi qui n'ai pas compris encore une fois?
M. Desautels: Je suis d'accord en partie, mais j'apporterais évidemment certaines nuances sur ce que M. Clayton vient de dire. Je ne propose pas que le Secrétariat du Conseil du Trésor fasse de la microgestion des ministères; ce n'est pas du tout notre objectif. Par contre, nous aimerions apporter des précisions sur la sorte d'information que le Secrétariat devrait posséder pour jouer son rôle de surveillance de la mise en oeuvre et de l'efficacité de ses politiques. Cette question n'affecte pas que la gestion du matériel; nous y faisons également face dans d'autres domaines.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a vu ses ressources diminuer au cours des quelques dernières années et nous a dit qu'il n'était plus en mesure de faire une surveillance aussi étroite que dans le passé. Il interprète donc différemment ce rôle maintenant, un rôle qui consiste à émettre des politiques mais à laisser essentiellement aux ministères le soin de les suivre. Nous nous apercevons qu'il fait moins de surveillance avec une information continue que dans le passé. Nous pensons toutefois qu'il devrait peut-être le faire.
De toute façon, je pense qu'il serait important non seulement que le secrétaire définisse son mandat ou son interprétation du mandat, mais aussi que les parlementaires lui indiquent leurs attentes par rapport au rôle du Secrétariat.
Le président: Pour faire des enfants, il faut coucher ensemble, il faut se voir. Il faudrait rencontrer le secrétaire.
Monsieur Brien.
M. Brien: Monsieur Desautels, vous avez soulevé le fait que tous les inventaires ne sont pas nécessairement répertoriés de la même façon. Il n'y a donc pas de compatibilité dans la gestion des inventaires entre les différents ministères.
Est-ce que le rôle du Conseil du Trésor devrait se limiter à émettre une directive disant que tout doit être standardisé, laissant aux ministères le soin de se pencher sur ce qu'ils font actuellement et de déterminer s'ils s'y conforment? Est-ce que je touche au vrai problème? Ai-je bien compris? Si oui, je crois que le Conseil du Trésor devrait faire un suivi pour voir s'il y a une standardisation de cette surveillance réglementaire.
M. Desautels: Monsieur le président, je vais demander à M. Minto dans un instant d'apporter quelques précisions. Nous ne suggérons pas que le Conseil du Trésor impose des systèmes identiques à tous les ministères. Chacun des ministères peut avoir ses besoins propres et devrait être libre d'élaborer des systèmes qui lui conviennent.
Il pourrait y avoir, comme le mentionnait plus tôt M. Clayton, certains ministères qui ont des besoins communs et à ce moment-là il y aurait peut-être avantage à regrouper les efforts ou les ressources. Il y a quand même des ministères qui ont des besoins très particuliers et je ne pense pas qu'on devrait leur imposer un système ou des systèmes standard.
Je vais demander à M. Minto de vous fournir des précisions.
[Traduction]
M. Minto: Merci, monsieur le président.
Je vais tenter de simplifier un peu les choses. Permettez-moi de revenir à la politique de gestion du matériel du Conseil du Trésor lui-même. L'idée que nous nous faisons du rôle du Conseil du Trésor correspond en réalité à l'énoncé de la mission qu'il s'est lui-même donné.
Le point 5 s'intitule Exigences de la politique. Permettez-moi de passer à l'alinéa d) puisque nous en avons parlé il y a un instant. On peut lire:
- Le coût intégral des stocks (coût d'achat et de possession) doit être visible et distribué à
l'utilisateur ultime.
Le paragraphe 6 concerne la surveillance. On peut lire:
- On obtiendra les observations recherchées sur la mise en oeuvre et l'efficacité de la présente
politique à partir de sources telles que l'information sur le contrôle ministériel, des vérifications
internes et des évaluations de programmes, de même que des examens périodiques effectués par
le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Ainsi, le fait est que son rôle relatif à l'élaboration des politiques et à la surveillance se trouve dans sa propre politique de gestion du matériel.
Quand nous avons examiné les outils dont il prévoyait lui-même se servir - examens périodiques, information sur les coûts, vérifications internes et évaluation de programmes - nous avons constaté qu'il n'utilisait que l'un de ces outils, à savoir les examens périodiques. Nous en avons conclu que le Secrétariat du Conseil du Trésor ne disposait pas de l'information nécessaire pour assumer ses responsabilités.
[Français]
M. Brien: J'ai une autre question pour Mme Fréchette, qu'on a un peu oubliée depuis tantôt. Vous ne vous en plaignez pas, madame Fréchette?
Le président: Le meilleur est à venir, madame.
M. Brien: Dans votre mémoire, vous dites que les faiblesses relevées ne vous ont pas surprise puisque vos études internes disaient la même chose. Vous dites que dans la majorité des cas, vous avez trouvé des solutions qui sont mises en oeuvre, et c'est tant mieux dans ces cas-là. Vous en avez soulevé plusieurs. Il existe donc encore des secteurs où vous n'en avez pas trouvé. Est-ce que ce sont des problèmes encore importants? À quoi faites-vous allusion lorsque vous dites qu'il y a des cas auxquels vous n'avez pas encore trouvé de solutions à mettre en oeuvre?
Mme Fréchette: Je parlais d'un processus plus général qui est en cours au ministère de la Défense. Nous n'avons pas entièrement complété la réingénierie de tout le processus de gestion du matériel au ministère. Il est évident que nous avons encore des projets-pilotes qui sont en cours afin de déterminer quelles sont les meilleures méthodes. Nous faisons des comparaisons avec le secteur privé et d'autres ministères de la défense.
L'architecture générale et les principes généraux de la gestion du matériel pour l'avenir sont en train de se solidifier au ministère de la Défense nationale, ce qui ne veut pas dire qu'il n'y a pas un bon nombre de projets en cours pour lesquels nous n'avons pas encore trouvé la meilleure approche.
M. Brien: Vous avez aussi mentionné qu'il y avait des spécificités au ministère de la Défense. Dans le passé, on a souvent invoqué les particularités du ministère de la Défense; on dit que c'est un ministère particulier, qu'il n'est pas comme les autres.
J'aimerais que vous nous expliquiez des cas précis au niveau de l'inventaire. Une partie de votre inventaire ne répond sûrement pas à des besoins aussi spécifiques. Je concède que le matériel militaire doit représenter une partie importante votre inventaire, mais une autre partie de l'inventaire doit quand même être semblable à celui des autres ministères.
Mme Fréchette: Absolument.
M. Brien: Quelle est la pondération de l'un et l'autre?
Mme Fréchette: Dans ma présentation, je me reportais à une étude interne qui avait évalué à 1,7 milliard de dollars l'inventaire ou les biens en stock pour lesquels l'entreposage excéderait une période de quatre ans. J'essayais d'expliquer que tout ce qui est entreposé pendant plus de quatre ans n'est pas nécessairement un surplus d'inventaire, du moins dans notre cas.
Je parlais par exemple de certaines pièces d'équipement. Quand on achète une importante pièce d'équipement, on peut acheter des pièces de rechange pour toute la durée de vie de cet équipement. On peut avoir des pièces de rechange en inventaire que nous conservons pendant 10, 15 ou 20 ans ou pendant toute la durée de vie de l'équipement.
Nous avons, dans ces cas particuliers, des besoins spéciaux, entre autres pour être en mesure de faire face à des urgences et à des mobilisations. Ceci ne veut pas dire que pour tout ce qui n'est pas spécifique et très particulier aux besoins militaires, nous n'avons pas, nous aussi, à faire un bon ménage dans nos inventaires. Nous sommes en train de le faire.
Il en est de même pour les uniformes militaires. Nous avions l'habitude d'acheter des uniformes, de les emmagasiner et d'en avoir en réserve pendant des années. Nous sommes en train de changer de système et avons pris des arrangements avec une entreprise qui nous les livre au fur et à mesure qu'on en a besoin. Nous sommes aussi en train de changer nos habitudes pour tout l'inventaire du matériel de bureau. Ceci représente vraiment un changement de mentalité.
M. Brien: Vous pourriez peut-être parler de la question des uniformes à votre collègue, le sous-ministre responsable de la GRC, laquelle a commandé quelque 107 500 chapeaux. Je n'ai pas ici le chiffre exact.
.1655
[Traduction]
Le président: Monsieur Silye.
M. Silye: Merci, monsieur le président.
Plus nous avançons, plus je constate d'incohérences. Elles deviennent flagrantes. Mais d'abord, M. Clayton a dit que ce sont les chefs de services et les organismes du gouvernement fédéral à qui incombe la responsabilité de la gestion du matériel. M. Minto, venant le contredire, dit alors que la propre politique du Conseil du Trésor prévoit une forme de surveillance, laquelle peut prendre trois ou quatre formes, bien que le Conseil du Trésor n'en utilise qu'une, à savoir les examens périodiques. C'est comme si le Conseil du Trésor voulait s'absoudre de toute responsabilité.
Ensuite nous avons le vérificateur général et M. Clayton, le directeur exécutif, qui nous disent que le «coût de possession» normal dans l'industrie est de 25 p. 100. Or, Mme Fréchette prétend que ce n'est pas vrai, que c'est un chiffre tout à fait farfelu qui ne s'applique pas à son ministère. Je n'accepte pas le chiffre qu'elle mentionne à la page 6. Elle dit que ce chiffre fictif de 25 p. 100 ne s'applique pas. Elle prétend que c'est 6,6 ou 10 p. 100, pas 25 p. 100.
Tout est censé être parfait mais je vois ces incohérences. Il me semble que le Conseil du Trésor ne veut pas assumer quelque responsabilité que ce soit ou s'astreindre à quelque obligation redditionnelle. Il veut se contenter d'établir des règles et s'en tenir à cela.
Le vérificateur général dit qu'il aimerait obtenir certains éclaircissements quant aux attentes des députés en ce qui a trait au rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor. Moi je voudrais que le Conseil applique sa propre politique particulièrement pour ce qui est de l'information et de la surveillance des activités des ministères.
Ensuite, j'aimerais que les chefs de services et le Conseil du Trésor s'entendent sur les frais qui seront imputés aux ministères au titre des coûts de possession. Les gens citent des chiffres à tort et à travers, surtout les politiques - nous pouvons parfois être désinvoltes - et il serait bon que nous utilisions des chiffres plus exacts et que nous sachions de quoi nous parlons en réalité. Il n'est pas étonnant que nous ne sachions pas parfois de quoi nous parlons parce que tout cela est très confus. J'essaie de suivre les explications et je repère des incohérences.
Les incohérences sont évidentes. Et plus nous avançons... Je pense que nous ne sommes plus au niveau de la maternelle. Je crois que nous comprendrions si on nous expliquait de quoi il retourne. Je constate des incohérences dans la façon dont les gens voient leur rôle et aucun de nous ne sait quel est le rôle de chacun.
M. Clayton: Permettez-moi de réagir aux deux questions que vous avez soulevées. Parlons d'abord des 25 p. 100. Nous sommes tous d'accord je crois pour dire que le coût économique de possession de stocks est de 25 p. 100 du prix d'achat de ces stocks.
M. Silye: Madame Fréchette, êtes-vous d'accord?
Mme Fréchette: Oui.
M. Clayton: Si vous examinez les méthodes comptables utilisées actuellement par le gouvernement - et cela est en train de changer - lorsqu'un ministre emprunte de l'argent pour des constructions, le coût de l'emprunt n'est pas imputé au ministère alors qu'en règle générale cela représenterait 8 à 10 p. 100. Il faudrait que chaque ministère le fasse. Le ministère de la Défense nationale a réalisé une étude très précise et comme c'est un ministère plus important, son coût est de 6,6 p. 100. Voilà d'où viennent ces trois chiffres. Nous avons réexaminé nos chiffres et nous les trouvons tout à fait cohérents.
Quand le gouvernement adoptera la comptabilité d'exercice et que l'on inclura le coût des entrepôts du ministère de la Défense nationale, ses coûts augmenteront mais n'incluront jamais le coût d'emprunt qu'assume le ministre des Finances soit 8 à 10 p. 100. Voilà ce qu'il en est.
M. Silye: Cette incohérence est expliquée. Qu'en est-il de votre propre politique?
M. Clayton: Je suis tout à fait d'accord avec les explications déjà données. Nous avons une politique qui dit que dans le cas de l'utilisateur ultime, c'est ce qui devrait se produire. Nous disons alors que nous avons un système de surveillance mais qui ne dit pas que nous devons utiliser tous les outils énumérés. Nous pourrions exercer cette surveillance. Idéalement, si les systèmes comptables étaient en place, ce sont ceux-là que nous choisirions de préférence. Comme ils ne le sont pas, nous avons eu tendance à utiliser une technique d'examen particulière. Je ne voudrais pas que nous n'utilisions que celle-là.
Dans le cas de l'étude réalisée il y a quelques années où il était question des 25 p. 100, l'on a noté parmi les problèmes le fait que les utilisateurs ultimes ne figuraient nulle part. Nous avons donc fait un examen de ce problème-là dans l'ensemble du système.
.1700
M. Silye: Ma seule question en réponse à l'intervention du vérificateur général c'est de savoir ce que les chefs de services et le directeur attendent des politiques. Obtenez-vous d'eux suffisamment de directives ou d'instructions? Vos seuls contacts sont-ils avec les ministres?
Mme Fréchette: Si je puis me permettre de vous faire une réponse tout à fait honnête, je crois que les pratiques de gestion dans la fonction publique évoluent de concert avec celles de la gestion des deniers publics. D'une part, nous avons un système très réglementé qui impose des obligations redditionnelles à de nombreux égards. D'autre part, nous cherchons à introduire davantage de souplesse dans les pratiques de gestion et la délégation de pouvoirs tout en prenant les meilleures décisions financières possibles afin d'utiliser de façon optimale les deniers publics.
Comme nous ne sommes pas une entreprise privée je ne crois pas qu'il faille s'attendre à retrouver un jour dans le secteur public exactement le genre de logique qui existe dans le secteur privé. Là où nous devons prendre conseil c'est lorsqu'il s'agit de déterminer où se situe le juste équilibre. Je crois que la discussion de cet après-midi sur le rôle du Conseil du Trésor - le degré de surveillance, le degré de contrôle à imposer au lieu de laisser les gestionnaires prendre les meilleures décisions possibles pour utiliser de façon optimale les deniers publics - doit servir à déterminer où doit se situer le juste équilibre. Voilà ce dont nous devons nous inspirer, surtout à cette étape, où les pratiques de gestion sont en pleine évolution dans le secteur public.
M. Silye: Ce n'est pas que je veuille que des gens soient limogés, mais... Allez-y.
[Français]
Le président: Monsieur Paradis, cinq ou six minutes.
M. Paradis (Brome - Missisquoi): Mes premières questions s'adresseront aux représentants du Conseil du Trésor.
J'aimerais d'abord féliciter M. Harder, qui a comparu devant nous le 5 novembre. Nous avions demandé des renseignements supplémentaires et ils nous ont été fournis le 28 novembre. Je voudrais le féliciter pour la célérité avec laquelle il nous a transmis ces renseignements.
Ma première question portera sur ces renseignements que M. Harder nous a fournis. Je mentionnais à l'époque que ce qui était peut-être un peu fatigant dans l'appareil gouvernemental, c'était de voir que quand une fin d'année financière approche, soit le 31 mars, les dépenses augmentaient dans certains postes de dépenses. L'année passée, nous avions suggéré au contrôleur général d'envoyer aux différents ministères un avis leur disant de faire attention aux dépenses et qu'il n'était pas nécessaire d'épuiser tout le budget au cours du dernier mois.
J'avais demandé à voir les dépenses engagées en mars au cours des dernières années dans certains postes. Ces postes touchent le sujet d'aujourd'hui puisque nous parlons de matériel, d'équipement et de machinerie. Le document qu'on nous transmettait en novembre faisait état des quatre derniers exercices financiers, soit ceux de 1992-1993, 1993-1994, 1994-1995 et 1995-1996. Je l'ai regardé rapidement avec vous et me suis penché sur la rubrique des services spéciaux, dont on nous donnait la moyenne par trimestre et non pas pour le dernier mois. Les données étaient regroupées par trimestre; c'est-à-dire qu'on y regroupait les trois premiers mois de l'année, avril, mai et juin, et ainsi de suite.
Au cours de chacun des trois premiers trimestres de l'année 1992-1993, on engageait 21 p. 100 des dépenses, tandis qu'au dernier, on passait à 36 p. 100. C'est la même chose pour l'année suivante: 21 p. 100 et 36 p. 100 au cours du dernier trimestre. C'est la même chose pour l'autre année: 21 p. 100 et 38 p. 100 au cours du dernier trimestre, ainsi que pour la dernière année: 20 p. 100 et 39 p. 100 des dépenses engagées au cours du dernier trimestre.
Passons à la rubrique des achats de services de réparation et d'entretien. Le même phénomène se produit: on passe de 21 p. 100 à 38 et 39 p. 100 en moyenne par trimestre. C'est encore le même phénomène sous la rubrique des utilités publiques, fournitures et approvisionnements et sous la rubrique de la construction et des acquisitions de machinerie et d'équipement.
.1705
En 1992-1993, on a 20 p. 100 par trimestre au début de l'année et on passe à 40 p. 100 au cours du dernier trimestre. En 1993-1994, on passe de 20 p. 100 à 41 p. 100 au cours du dernier trimestre. En 1994-1995, on passe de 19 p. 100 à 42 p. 100 au cours du dernier trimestre. L'année dernière, on a en moyenne 19 p. 100 au cours de chacun des trois premiers trimestres et 43 p. 100 au cours du dernier trimestre.
Il semble que même si le contrôleur général écrit à différents ministères et leur recommande de se contenir au cours des derniers mois de l'année, cela ne porte pas ses fruits. D'après les chiffres que nous avons devant nous, il apparaît évident que le système des 5 p. 100 de report de budget ne fonctionne pas.
Qu'est-ce que le Conseil du Trésor entend faire pour qu'il n'y ait pas une vague de dépenses anormale dans le dernier trimestre de l'année? Dans ses commentaires, M. Harder nous disait:
- Cela reflète la prudence des gestionnaires de programmes, qui ont voulu conserver une certaine
marge de manoeuvre dans leur budget jusqu'au quatrième trimestre alors que les incertitudes
sur le plan opérationnel étaient moins grandes...
- C'est bien sûr.
- ...et que les décisions finales ont été prises d'acquérir les biens et services nécessaires.
Ma deuxième question s'adresse aussi à M. Clayton et fait suite à un élément qui m'a surpris à la lecture du rapport de M. Harder.
Le président: Il est dommage que M. Harder ne soit pas ici. Nous aurions pu lui poser de nombreuses questions.
M. Paradis: Ma dernière question touche la comptabilité. Puisqu'il ne pouvait me répondre combien on dépensait en mars, M. Harder nous mentionnait dans son texte:
- Il convient de souligner que le gouvernement n'utilise pas la comptabilité d'exercice. Il utilise
plutôt la méthode de la prise en charge lors de l'acquisition. En conséquence, les dépenses
comptabilisées au mois de mars représentent les factures de fournisseurs traitées par les
employés du service comptable au cours du mois; elles ne reflètent pas nécessairement les biens
et services reçus au cours du mois de mars.
Le président: Un préambule de six minutes! Vous avez dix secondes pour y répondre, monsieur Clayton.
[Traduction]
M. Clayton: Je ne voudrais pas donner une réponse différente à la question posée plus tôt àM. Harder.
Le fait est que sur une base institutionnelle, le gouvernement a instauré un report de 5 p. 100 pour les cas comme ceux-là. Depuis 25 ans que je travaille pour le gouvernement fédéral, j'ai l'habitude de gérer mes propres budgets et de parler avec d'autres de la façon dont ils gèrent le leur, et c'est exactement comme cela que les choses se font.
Dans les cas des dépenses discrétionnaires, nous avons tendance à en reporter un pourcentage plus élevé pour la période suivant les fêtes de Noël parce qu'on ne sait pas au juste ce qui se produira, mais cela représente un pourcentage relativement faible du budget total dans la plupart des ministères. Je crois que c'est une pratique assez répandue dans la plupart des organisations, la plupart des ministères et la plupart des services.
Pour ce qui est de la deuxième question, à propos de la comptabilité d'exercice, comme je n'ai pas réussi à devenir comptable, je demanderai au vérificateur général de vous répondre.
M. Minto: Monsieur le président, j'aimerais que vous vous reportiez au paragraphe 23.41 du rapport qui traite de cette question.
La question soulevée par M. Paradis concerne en réalité les dépenses effectuées en fin d'année plus que la gestion du matériel, sujet du chapitre dont nous discutons. Je ne sais pas quelle réponse vous avez obtenu du Conseil du Trésor.
J'imagine que le principe sous-jacent c'est que les coûts sont imputés pour chaque période. Si vous engagez la dépense et que vous avez pris l'engagement en fin d'année, c'est là que les coûts sont comptabilisés. Dans le contexte de la gestion du matériel, nous disions plus tôt que les utilisateurs ultimes doivent connaître le coût total d'un bien donné et pas uniquement le coût de leur propre travail ou le prix qu'ils ont payé mais aussi les coûts de financement, les coûts d'entreposage, toute la série de coûts. Une fois que tous les coûts sont visibles, les utilisateurs ultimes se disent que ces stocks sont là dans leur entrepôt depuis trois ans et que cela leur coûte x dollars par mois en coût de possession et ils décident de prendre les mesures qui s'imposent.
.1710
Nous avons eu connaissance de cas où les gens avaient entreposé du matériel sans tenir de registre, comme vous le savez. À cause du manque de transparence des coûts, on finit par ne plus savoir qui est propriétaire du matériel. Les ministères ont été réorganisés, il y a eu des mouvements d'effectifs et on ignore à qui appartiennent les stocks. Qui en est propriétaires? Pourquoi conserve-t-on encore ces choses? Si les coûts étaient visibles et s'ils étaient imputés sur le budget d'un ministère ou tout au moins s'ils y figuraient, des mesures seraient certainement prises.
[Français]
M. Paradis: En conclusion, monsieur le président, j'admets que je suis un peu déçu de voir que, selon M. Clayton, il n'y a rien à faire. La même situation prévaut partout. Je suis un peu déçu de constater qu'on n'a pas de mesures positives à mettre de l'avant. À tout le moins, puis-je suggérer, comme je l'ai fait l'an passé, que, puisque nous sommes rendus à la mi-février et qu'il ne reste qu'un mois et demi avant la fin de la présente année financière, le contrôleur général avise d'une façon ou d'une autre l'ensemble des ministères qu'il n'est pas nécessaire de se lancer à dépenser tout le reste du budget à une vitesse double de la vitesse de croisière normale?
Le président: Que ceux qui ont des oreilles entendent.
M. Paradis: Merci, monsieur le président.
Le président: Chers collègues, il est 17 h 14. La cloche va sonner dans environ une minute.M. Hubbard et notre vice-président, M. Grose, aimeraient intervenir pour la première fois. Quatre de mes collègues aimeraient revenir pour d'autres questions. J'en ai quelques-unes, dont certaines à l'intention de Mme Fréchette qui s'ennuie et qu'il ne faut pas oublier. Je suggère que nous ajournions et que nous prévoyions une prochaine rencontre pour complément d'enquête.
Je pense que nous avons encore des questions intéressantes. S'il y a un consensus, nous irons en ce sens. Je demanderai aussi aux témoins s'il y a consensus. Demain à 15 h 30, nous nous réunirons pour une séance d'information sur un chapitre du rapport du vérificateur général, ce qui durera peut-être une demi-heure ou trois quarts d'heure. Connaissant votre disponibilité habituelle, je me permets de vous demander si vous pouvez être des nôtres demain de 13 h 30 à 14 h 15 au plus tard.
[Traduction]
Êtes-vous d'accord pour continuer là-dessus pendant environ 45 minutes demain?
[Français]
Nous avions prévu nous rencontrer demain. Est-ce que l'un de vous n'est pas disponible?
Mme Fréchette: Nous serons disponibles.
Le président: Nous apprécions la réponse des représentants du ministère de la Défense. Qu'en est-il des représentants du Conseil du Trésor et du vérificateur général?
M. Desautels: Ça va, monsieur le président.
Le président: Le Comité permanent des comptes publics ajourne la présente séance et reprendra ses travaux demain à 15 h 30. Merci.