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SUB-COMMITTEE ON THE BUSINESS OF SUPPLY

of the

STANDING COMMITTEE ON PROCEDURE AND HOUSE AFFAIRS

SOUS-COMITÉ CHARGÉ DE L'ÉTUDE DES CRÉDITS

du

COMITÉ PERMANENT DE LA PROCÉDURE ET DES AFFAIRES DE LA CHAMBRE

The Sub-Committee on the Business of Supply has the honour to present its

Le Sous-comité chargé de l'étude des crédits a l'honneur de présenter son

FIRST REPORT

PREMIER RAPPORT

1. In accordance with the motion adopted by the Standing Committee on Procedure and House Affairs on Tuesday, April 16 1996, the Sub-Committee on the Business of Supply met on June 11, 1996 with officials from Treasury Board Secre tariat and Mr. Ronald Duhamel, MP, who was present in his capacity as Chair of the parliamentary working group on reporting information to Parliament.

1. Conformément à la motion adoptée par le Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre, le mardi 16 avril 1996, le Sous-comité chargé de l'é tude des crédits s'est réuni le 11 juin 1995 avec des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor et avec M. Ronald Duha mel, député, assistait à cette rencontre à titre de président du groupe de travail parle mentaire sur la communication d'informa tions au Parlement.

2. The witnesses reported on the eval uation that had been undertaken of a pilot project to produce revised Part III Esti mates documents, to introduce perfor mance reports in the fall and "In-Year Up dates" to complement the Supplementary Estimates, also on a pilot basis. This pro posal would also see the scope of the proj ect extended to cover sixteen departments from the current six. The project is ex pected to take place, on a trial basis, for the 1996-97 and 1997-98 fiscal years.

2. Les témoins nous ont parlé de l'éva luation qui a été faite du projet pilote con cernant les nouvelles modalités de présenta tion de la Partie III du Budget des dépenses, ainsi que la production de rapports sur le rendement (à l'automne), et de «mises à jour en cours d'année» (en complément du Budget des dépenses supplémentaire), le tout à titre expérimental. De plus, d'après cette proposition, le champ d'application du projet sera élargi à 16 ministères (au lieu de 6). La réalisation de ce projet -- il s'agit d'un essai -- doit se faire au cours des ex ercices financiers 1996-1997 et 1997-1998.

3. The witnesses explained that sepa rate reports on departmental performance promise several potential benefits. Cur rently, information on performance is in cluded in the Part III Estimates documents where it tends to be overshadowed by plans for the upcoming fiscal year. Pro ducing a document that reports exclusively on performance should ensure that this im portant information receives the attention it deserves. Performance will be reported in terms of results achieved rather than ac tivities conducted. In addition, by tabling performance reports in the fall, this infor mation will become available as much as six months ahead of current reporting practice. This should enable standing committees and individual parliamentari ans to assess departmental estimates for the coming fiscal year based on an aware ness of past departmental performance.

3. Comme nous l'ont expliqué les té moins, il y aura plusieurs avantages à ce que les rapports sur le rendement des mi nistères soient présentés séparément. À l'heure actuelle, les données sur le rende ment sont comprises dans la Partie III du Budget des dépenses, où elles tendent à être éclipsées par les plans relatifs à la pro chaine année financière. Présentés dans un document à part, ces importants renseigne ments devraient recevoir toute l'attention qu'ils méritent. Le rendement sera mesuré d'après les résultats atteints plutôt qu'en fonction des activités menées. De plus, comme ils seront déposés à l'automne, ils deviendront accessibles pratiquement six mois plus tôt que ce n'est le cas maintenant. Ainsi, les comités permanents, et les parle mentaires individuellement, pourront-ils analyser les prévisions annuelles de dé penses des ministères en étant déjà renseig nés sur leur rendement passé.

4. In the pilot part III Estimates docu ments, participating departments have been setting forth their priorities and plans for the future. However, these plans and priorities may be subject to events that cannot be anticipated in advance. When this happens, plans and priorities may have to change in order to reflect new realities: departments and agencies must have the flexibility they need to respond quickly and effectively. Sometimes, a change in plan will also necessitate requests for addi tional funding through the Supplementary Estimates. The proposed "In-Year Up dates" are intended to provide explanations when plans announced in the Estimates are adjusted and will complement the Supple mentary Estimates.

4. Dans le cadre du projet pilote de re nouvellement de la Partie III, les ministères participants font connaître dans ce docu ment leurs priorités et leurs plans pour l'a venir. Bien entendu, il peut arriver que des événements imprévisibles entravent ces plans et priorités, qui doivent alors être mo difiés en fonction de la nouvelle réalité. Les ministères et organismes doivent être suffisamment souples pour réagir rapide ment et efficacement. Parfois, la modifica tion d'un plan oblige aussi le ministère à demander des fonds par le truchement du Budget des dépenses supplémentaire. Les futures «mises à jour en cours d'année» ser viront à fournir des explications lorsque les plans annoncés dans le Budget des dépenses auront été rajustés. Elles seront le complé ment du Budget des dépenses supplément aire.

5. Finally, it is proposed that the pilot project on improved reporting to Parlia ment be extended from six to sixteen de partments (see Appendix A). This wider participation will allow departments and agencies with varying mandates, budgets, and size to adapt the new reporting mecha nisms to their own circumstances. Broad ening the scope of the project will also fa cilitate the additional participation of par liamentarians and standing committees with an interest in the policy areas that are the responsibility of the departments and agencies involved.

5. Enfin, on envisage d'élargir le projet pilote sur l'amélioration des rapports desti nés au Parlement, en y faisant participer 16 ministères au lieu de 6 (voir l'annexe A). Ainsi, des ministères et organismes qui diffèrent par leur mandat, leur budget et leur taille pourront-ils adapter les nouveaux mécanismes en fonction de leurs caractéris tiques propres. L'élargissement permettra également une participation accrue des par lementaires et des comités permanents dont le travail intéresse les secteurs de responsa bilité des ministères et organismes partici pants.

6. Although the Sub-Committee is fully supportive of these proposals, there are several concerns it wishes to see ad dressed during the project's implementa tion phase. An assessment of the benefits derived from performance reporting must include a statement of the costs involved in conducting this exercise: accordingly, we expect to see the costs clearly identified in the information provided to Parliament. We are also concerned that this exercise not be conducted at the expense of other departmental obligations, particularly those that relate to the services provided Canadians. Furthermore, it is Treasury Board's intention to table the pilot perfor mance reports at the same time as the Pres ident of Treasury Board's Report on Re view,usually tabled in October.

6. S'il est vrai que le Sous-comité est entièrement en faveur des divers éléments de cette proposition, il souhaite néanmoins que plusieurs considérations soient prises en compte au cours de sa phase de réalisa tion. Toute évaluation des avantages décou lant des rapports sur le rendement devra comporter des renseignements sur ce que coûte cette opération. Nous nous attendons donc à ce que les coûts soient cités claire ment dans les renseignements fournis au Parlement. Nous comptons bien également que l'opération ne sera pas réalisée au détri ment des autres obligations des ministères, en particulier de la prestation des services aux Canadiens. Qui plus est, le Conseil du Trésor à l'intention, dans le cadre du projet pilote, de déposer les rapports sur le rende ment en même temps que le rapport d'exa men du président du Conseil du Trésor, qui est habituellement déposé en octobre.

However, we believe that to be of maxi mum use to parliamentarians, performance reports should be tabled earlier in the fall, preferably before the end of September. In addition, because a primary purpose be hind this project is to improve information for Parliament, we expect that committees and their chairs will be actively consulted when performance documents are being developed. The Sub-Committee notes that it is the intention to continue evaluating the effectiveness of the revised reporting procedures and to consult with parlia mentarians in the evaluation. We believe the evaluation process is important in en suring that parliamentarians have the infor mation they need to fulfill their public re sponsibility for accountability, and that the new formats also support continuing as sessment of programs by the public ser vice.

Cependant, nous croyons que, pour qu'ils puissent être pleinement utiles aux parle mentaires, les rapports sur le rendement de vraient être déposés plus tôt à l'automne, de préférence à la fin de septembre. De plus, comme l'objectif premier de ce projet est d'améliorer les informations fournies au Parlement, nous tenons à ce que les comités et leurs présidents soient abondamment consultés pendant l'élaboration des docu ments sur le rendement. Le Sous-comité note qu'il est prévu de continuer à évaluer l'efficacité des nouvelles modalités et de consulter les parlementaires pour cette éva luation. Ce processus est important, à notre avis, pour garantir que les parlementaires disposent des renseignements dont ils ont besoin pour remplir leur responsabilité de reddition des comptes au public et que les nouveaux documents sont aussi utilisés à l'évaluation continue des programmes par la fonction publique.

7. Provided these concerns are met --- and our witnesses gave every indica tion that most will be ---, we believe that the directions being taken will result in a significant improvement in the financial management information presented to Par liament. We also believe that these new reporting requirements will foster a re newed sense of accountability within the public service and help improve the de sign, administration, and delivery of pro grams.

7. À condition que ces préoccupations soient prises en compte -- et nos témoins nous ont donné tout lieu de croire que la plupart --, cette réorientation devrait abou tir à une amélioration considérable de l'in formation de gestion présentée au Parle ment. Nous pensons aussi que les nouvelles exigences entraîneront un renouvellement du sens des responsabilités à l'intérieur de la fonction publique et aideront à améliorer la conception, l'administration et la réalisa tion des programmes.

8. Accordingly, the Sub-Committee agrees with the direction being taken by the President of the Treasury Board, and agrees that sixteen departments, on a trial basis for the 1996-97 and 1997-98 fiscal years, table, as the documentation for its consideration of supply:

w the continuation of the pilot Part III documents;

w pilot departmental Performance Reports in the fall timed with the President of Treasury Board's Report on Review; and

w pilot In-Year Updates to compli ment the Supplementary Estimates.

8. En conséquence, le Sous-comité souscrit à l'orientation prise par le Président du Conseil du Trésor et autorise, à titre d'essai, au cours des exercices financiers 1996-1997 et 1997-1998, 16 ministères à déposer comme documentation aux fins de l'étude des crédits :

w les documents de la Partie III élabo rés selon les modalités du projet pilote déjà commencé;

w des rapports sur le rendement des ministères, à l'automne, en même temps que le rapport du président du Conseil du Trésor sur la fonction d'examen;

w des «mises à jour en cours d'année» destinées à compléter le Budget des dé penses supplémentaire.

9. We furthermore recommend to the Standing Committee on Procedure and House Affairs that it report the same to the House and seek its concurrence.

9. Nous recommandons en outre au Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre de faire rapport dans le même sens à la Chambre et de solliciter l'accord de celle-ci.

Respectfully submitted,

Marlene Catterall, MP

Chair

Respectueusement soumis,

La presidente,

Marlene Catterall, députéé

APPENDIX A / ANNEXE A


Agriculture & Agri-Food Canada

Agriculture et agro-alimentaire Canada

Fisheries & Oceans

Pêches et Océans

Indian Affairs & Northern Development

Affaires indiennes et du Nord Canada

Natural Resources Canada

Ressources naturelles Canada

Revenue Canada

Revenu Canada

Transport Canada

Transports Canada

Environment Canada

Environnement Canada

Treasury Board Secretariat

Conseil du Trésor du Canada Secrétariat

Immigration & Refugee Board

Commission de l'immigration et du statut

de réfugié du Canada

National Energy Board

Office national de l'énergie

Atlantic Canada Opportunities Agency

Agence de promotion économique du

Canada atlantique

Statistics Canada

Statistique Canada

National Parole Board

Commission nationale des libérations condi tionnelles

Royal Canadian Mounted Police

Gendarmerie royale du Canada

Status of Women Canada

Condition féminine Canada

Veterans Affairs

Anciens Combattants Canada

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