Guide destiné aux témoins comparaissant devant les comités de la Chambre des communes

1. Introduction

Les renseignements suivants sont destinés aux personnes qui comparaissent ou désirent comparaître devant un comité parlementaire de la Chambre des communes.

La Chambre des communes met sur pied des comités qui s’acquittent d’une part considérable des travaux parlementaires. Un comité est un groupe de travail composé d’un nombre restreint de députés chargé d’examiner en détails et améliorer des projets de loi ou toute étude de questions relevant de son mandat.

Afin de recueillir l’information pertinente à leurs études en cours, les comités invitent fréquemment des citoyens, des spécialistes, des représentants d’organisations, des fonctionnaires et des ministres à comparaître (témoigner) devant eux. Lors de ces consultations, les témoins expriment et précisent leur point de vue, souvent présenté dans un mémoire, puis les députés leur posent des questions.

La consultation de témoins est généralement tenue en public, bien que les comités puissent entendre, si les circonstances le justifient, des témoignages en privé (à huis clos).

Pour d’autres renseignements sur les travaux des comités, veuillez consulter la section des comités dans le site Web de la Chambre des communes.

2. Comparution devant un comité

a) Invitation à comparaître

Les membres du comité soumettent leurs listes de témoins suggérés au greffier du comité. Les comités choisissent ensuite les témoins qu’ils souhaitent entendre en fonction de la nature de l’étude et du temps à leur disposition.

Le greffier du comité communique alors avec les témoins choisis par le comité afin de les inviter à comparaître en personne ou de façon virtuelle et d’établir la date et l’heure de leur comparution. Une fois que les témoins ont accepté l’invitation du Comité, un formulaire de confirmation doit être complété et retourné au greffier du comité le plus rapidement possible.

Lorsqu’une organisation est invitée à témoigner devant un comité, elle détermine habituellement son propre représentant. Il arrive toutefois qu’un comité puisse demander pour une personne ou un titulaire de charge publique en particulier. L’organisation devra s’assurer que son représentant possède les connaissances et l’expertise nécessaire pour répondre aux questions des députés.

Quiconque refuse l’invitation d’un comité peut être assigné à comparaître si le comité juge que les circonstances l’exigent.

b) Accessibilité

Afin de permettre la pleine participation de tous les témoins qui comparaissent devant le comité, si vous avez besoin de mesures d'adaptation pour faciliter votre comparution, veuillez communiquer avec le greffier du comité le plus tôt possible afin de prendre les dispositions nécessaires.

c) Confirmation de la comparution

Les témoins doivent remplir le formulaire de confirmation et indiquer leur nom, leur titre professionnel, leur adresse postale au Canada ou aux États Unis (il ne peut s’agir d’une case postale) et leur numéro de téléphone.

Comparution à distance

Les témoins qui comparaissent à distance doivent absolument être munis du casque d’écoute avec microperche fourni par la Chambre des communes. Les témoins doivent se joindre à la vidéoconférence au moins 30 minutes avant le début officiel de la réunion. Celui-ci leur est livré dans les 48 à 72 heures suivant la réception de leur formulaire de confirmation. Si des contraintes de temps ou d’emplacement rendent impossible la livraison du casque d’écoute des Communes, les témoins peuvent acheter leur propre casque d’écoute et en demander le remboursement (maximum 250 dollars canadiens). Le casque en question doit être l'un des modèles indiqués ci-dessous. D'autres modèles ne seront pas éligibles pour un remboursement et ne seront pas autorisés à être utilisés lors des réunions de comité.

• JABRA EVOLVE2 40 SE Stereo (24189-999-999)
• JABRA EVOLVE2 40 SE Mono (24189-899-999)
• KOSS CS300
• LOGITECH H340
• LOGITECH H540
• LOGITECH H570e Stereo (981-000574)
• LOGITECH H570e Mono (981-000570)
• SENNHEISER/EPOS PC-8

Ces modèles sont tous des casques câblés USB-A. Si vous avez des questions concernant l'obtention d'un de ces casques, veuillez contacter le greffier du comité.

Les témoins qui comparaissent à distance reçoivent la marche à suivre pour accéder à un essai d’orientation de témoin et à la réunion sécurisée, de même qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaires. L’essai d’orientation de témoin est obligatoire avant toutes les comparutions à distance et doit se faire à l’endroit où le témoignage aura lieu et à partir de l’appareil utilisé le jour de la comparution. Il est fortement recommandé d’avoir une connexion réseau avec fil. L’emploi d’appareils mobiles (iPad, tablette, etc.) ou de téléphones intelligents n’est pas recommandé.

Comparution en personne

Les témoins ne devraient pas se présenter en personne s'ils présentent des symptômes de rhume, grippe ou de la COVID-19. Les témoins doivent se présenter à l’entrée de l’immeuble désigné au moins 30 minutes avant le début de leur comparution, avec une pièce d’identité valide avec photo, afin de se soumettre à un contrôle de sécurité semblable à celui des aéroports. Les témoins peuvent emprunter la file réservée aux activités parlementaires. Une fois le contrôle de sécurité passé, les témoins doivent se rendre à la salle de réunion au moins 15 minutes avant le début de leur comparution. Le greffier les rencontrera sur place. Veuillez utiliser la carte de la cité parlementaire afin de trouver l’entrée qui vous permettra d’accéder à la salle de réunion.

Prévention des incidents acoustiques

On invite les témoins à prendre quelques instants pour visionner la vidéo suivante sur les pratiques exemplaires pour prévenir les incidents acoustiques. Les incidents acoustiques, qui incluent les effets Larsen (rétroaction), sont des bruits brefs, soudains et inattendus. Ces incidents peuvent causer des blessures aux participants et perturber les réunions.

d) Remboursement des dépenses

Les comités ont l’habitude de rembourser (sur demande) les dépenses engagées par les personnes qui comparaissent à titre personnel ou par au plus deux représentants d’un même organisme et qui doivent se déplacer pour témoigner. Les dépenses comprennent les voyages en avion en classe économie, ou d'autres modes de transport pratiques, ainsi que les frais d'hébergement raisonnables. Les frais de repas et de personnes à charge seront remboursés conformément aux taux de la Chambre des communes. Veuillez prendre connaissance des conditions de remboursement à la page 4 du formulaire de réclamation des dépenses avant d’encourir des dépenses liées à votre comparution.

Pour les comparutions à distance, les témoins à qui il est impossible de livrer un casque d’écoute autorisé par la Chambre avant la journée de leur comparution peuvent en acheter un et en demander un remboursement d'un montant maximum de 250 dollars canadiens.

Les témoins qui souhaitent réclamer le remboursement de leurs frais de déplacement et de subsistance doivent envoyer le formulaire approprié dans les 60 jours suivant leur comparution. Pour d'autres dépenses liées à votre comparution, communiquez avec le greffier du Comité.

3. Préparation d’une comparution

a) Présentation d’un mémoire écrit

Un mémoire est un moyen de présenter, par écrit, une opinion, des observations et des recommandations sur un sujet étudié par un comité. Toute personne ou organisation peut faire parvenir un mémoire à un comité, même si elle n’a pas la possibilité de témoigner devant lui. Ceux qui comparaissent devant le comité sont encouragés à présenter un mémoire pour étayer leur témoignage, mais ils ne sont pas tenus de le faire.

Pour plus de renseignements sur les exigences liées à la présentation de mémoires, consultez le Guide de présentation d'un mémoire à un comité de la Chambre des communes dans le site Web des comités ou communiquez avec le greffier du comité concerné.

b) Documents utilisés par les témoins lors de la réunion

Les témoins remettront au greffier du comité les documents relatifs à leur comparution le plus possible à l’avance. En plus du formulaire pour confirmer la comparution, ils peuvent notamment envoyer un mémoire, des notes d’allocution ou des documents d’appui. Le comité se réserve le droit de décider quels documents seront traduits et distribués à ses membres.

Les notes d’allocution doivent être soumises par courriel au greffier au moins 72 heures avant la réunion. Celles-ci seront transmises seulement aux interprètes dans le but de faciliter l’interprétation simultanée du témoignage des témoins.

Il est à noter que tout document distribué aux membres du comité doit être dans les deux langues officielles. Le greffier peut s’acquitter de la traduction si les documents sont fournis au moins trois jours ouvrables à l’avance.

c) Déclaration préliminaire à la réunion

Les organisations ou témoins qui comparaissent à titre personnel disposent d’un temps limité (déterminé par le comité) pour prononcer une déclaration préliminaire au début de leur comparution. Le greffier du comité informera le témoin du temps qui lui est accordé. Ce temps peut servir à exprimer des opinions, points de vue ou même élaborer sur des affirmations qui figurent dans un mémoire.

d) Déroulement de la réunion

Il est conseillé de parler à vitesse modérée, puisque le témoignage est enregistré, interprété et transcrit. Les témoins peuvent parler et répondre aux questions dans la langue officielle de leur choix (anglais ou français) et disposent de l’interprétation simultanée.

Après la déclaration d’ouverture des témoins, les membres du comité poseront des questions. Dans tous les cas, le président dirige la séance en donnant la parole aux membres du comité et aux témoins. Notez qu’il est d’usage que les témoins communiquent avec les membres du comité en s’adressant au président, par exemple : « Merci monsieur le président, j’aimerais dire que (…) ».

e) Assermentation des témoins

Habituellement, les témoins ne sont pas assermentés, quoique la décision de les assermenter soit laissée à l’entière discrétion du comité. Les témoins qui comparaissent devant un comité peuvent se faire assister d’un avocat, mais ils doivent d’abord en demander la permission au comité. Lorsque la présence d’un avocat est admise, celui-ci joue strictement un rôle consultatif auprès du témoin. Il ne peut donc pas poser de questions ni répondre au nom du témoin qu’il accompagne. Si requis par le comité, les témoins peuvent prêter serment ou faire une déclaration solennelle.

f) Privilège parlementaire

Les témoignages devant un comité parlementaire sont protégés par le privilège parlementaire. Cela signifie que les témoins bénéficient de la même liberté de parole et immunité contre les poursuites légales ou civiles que les députés. Cette immunité ne s’applique pas si le même témoignage est répété publiquement en dehors d’une réunion parlementaire. Dans des circonstances exceptionnelles, la chambre peut également décider de révoquer cette protection.

g) Enregistrement de la réunion

Toutes les réunions publiques sont diffusées dans Internet ou télévisées, et des enregistrements sont disponibles sur le site Web du comité. Les procès-verbaux des réunions ainsi que la transcription des témoignages (intitulée Témoignages) sont publiés sur le site Web du comité, habituellement dans les 14 jours suivant la réunion. Une transcription non révisée est généralement disponible dans les 72 heures suivant une réunion. Il est possible d’en obtenir copie en s’adressant au greffier du comité.

Pour les témoins comparaissant à distance, veuillez noter que les captures d'écran ne sont pas permises. Pour ceux qui sont en personne, il est aussi interdit de prendre des photos pendant le déroulement de la réunion.

4. Personnes ressources

Le greffier du comité est le principal conseiller du président et des membres du comité en matière d’administration et de procédure parlementaire. Il organise les réunions et convoque les témoins. Il informera les témoins des exigences du comité ainsi que des formalités liées à la comparution. Pour sa part, l’analyste du comité, un spécialiste du sujet étudié, peut répondre à toute question sur la teneur et l’orientation de l’étude du comité.

Vous trouverez les coordonnées des comités sur le site Web des comités.