PACC Rapport du Comité
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RÉPONSE DU GOUVERNEMENT AU
DIX-NEUVIÈME RAPPORT DU COMITÉ PERMANENT DES COMPTES PUBLICS PORTANT SUR LE CHAPITRE 8 DU RAPPORT DE DÉCEMBRE 2002 DE LA VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE DU CANADA, INTITULÉ TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA – L’ACQUISITION DE LOCAUX À BUREAUX
Le rapport de décembre 2002 de la vérificatrice générale renferme un chapitre sur les résultats d’une vérification portant sur les pratiques de planification, d’acquisition et de gestion de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Après avoir examiné ce chapitre, le Comité permanent des comptes publics (CPCP) a recueilli les commentaires de cadres du Bureau de la vérificatrice générale et de TPSGC le 24 mars 2003.
Par la suite, le 6 juin 2003, le CPCP a déposé son dix-neuvième rapport à la Chambre des communes.
Le gouvernement a pris bonne note des observations et des recommandations figurant dans le dix-neuvième rapport et entend mettre en œuvre des mesures visant à répondre à ces recommandations. Il accepte les recommandations visant l’amélioration des pratiques de planification, d’acquisition et de gestion ainsi que de la présentation des rapports au Parlement en ce qui a trait aux services liés aux locaux à bureaux. De plus, le gouvernement convient d’examiner en détail les aspects de la mise en œuvre d’un régime de facturation directe.
Au cours de la dernière décennie, le gouvernement a apporté d’importants changements à la façon dont il gère les locaux à bureaux en mettant en place un système quasi commercial, et il prendra d’autres mesures pour tirer profit de ses succès.
En répondant aux recommandations, le gouvernement réitère son engagement d’utiliser au mieux l’argent des contribuables dans la gestion des ressources immobilières en fournissant des locaux à bureaux de manière efficace, efficiente, économique et respectueuse de l’environnement. TPSGC, en collaboration avec ses ministères clients, offre des milieux de travail qui favorisent la productivité et qui sont essentiels aux opérations quotidiennes du gouvernement pour répondre aux besoins de la population canadienne.
Le gouvernement du Canada reconnaît la contribution du CPCP pour veiller à ce que l’acquisition et la gestion des locaux à bureaux soient réalisées de façon efficiente, efficace et juste et dans l’intérêt du public.
Recommandation no 1 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare une description détaillée des progrès réalisés au niveau de l’élaboration et de la révision des plans et des stratégies d’investissement à l’échelle locale et régionale et qu’il communique cette information au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.
Réponse
TPSGC convient de présenter un rapport d’étape au plus tard le 31 mars 2004. Ce rapport renfermera une description détaillée des progrès réalisés sur le plan de l’élaboration, de la révision et du maintien des plans et des stratégies d’investissement à l’échelle locale et régionale.
Le rapport d’étape indiquera comment divers plans stratégiques ont été élaborés, coordonnés et mis en œuvre de façon uniforme. Ces plans stratégiques sont, entre autres, les stratégies d’investissement locales (SIL), les stratégies d’investissement régionales (SIR) et la Stratégie d’investissement nationale (SIN).
Toutes les SIR seront en place d’ici le 31 décembre 2003.
Toutes les SIL seront à jour au plus tard le 31 mars 2004.
En 2001, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé la version modifiée de la SIN, qui établit les objectifs, les lignes directrices et l’orientation générale des investissements en matière d’immobilier.
Le rapport d’étape fera également état de la façon dont les décisions en matière d’investissement qui découlent des plans sont consignées et appuyées par de l’information opportune sur les conditions du marché entourant l’offre et la demande de locaux à bureaux.
Le rapport décrira aussi le processus utilisé pour assurer régulièrement la mise à jour et le suivi des SIL, des SIR et de la SIN et la présentation de rapports à leur sujet. Le processus présentera comment les étapes, les échéanciers, les ressources et les résultats figurant dans les plans sont contrôlés et font l’objet de suivi et de rapports.
Recommandation no 2 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare un document contenant une description détaillée des progrès réalisés dans l’élaboration, en collaboration avec les ministères clients, de plans de gestion des locaux, et que cette information soit communiquée au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.
Réponse
TPSGC convient de présenter un rapport d’étape au plus tard le 31 mars 2004. Ce rapport fera état des progrès réalisés dans l’élaboration, en collaboration avec les ministères clients, de plans de gestion des locaux à long terme.
En consultation avec ses clients et ses intervenants, TPSGC établira et mettra en œuvre un plan visant la conclusion de conventions directrices d’occupation des locaux (CDOL) ou d’autres ententes commerciales officielles pertinentes avec tous ses clients et assurera la surveillance de ce plan. Les CDOL, qui sont approuvées par les sous-ministres, établissent un partenariat officiel entre TPSGC et ses ministères ou organismes clients en ce qui a trait à la prestation et à l’utilisation de locaux à bureaux. Elles déterminent et précisent les responsabilités et les obligations de rendre compte des utilisateurs de locaux à bureaux et des fournisseurs de ces locaux.
Le rapport d’étape permettra de faire le point sur l’atteinte des objectifs prévus dans les plans. Il fournira également des détails sur les CDOL et les autres ententes commerciales en place ou en cours de négociation.
Recommandation no 3 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare un document contenant une description détaillée des mesures prises pour renforcer l’analyse des options à long terme et que cette information soit communiquée au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.
Réponse
TPSGC convient de fournir, au plus tard le 31 mars 2004, une description détaillée des résultats des mesures qu’il a prises pour renforcer l’analyse des options à long terme en ce qui a trait à l’acquisition de locaux à bureaux.
En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, ses clients et les autres intervenants, TPSGC entreprendra l’examen de ses pratiques de planification, de ses mesures administratives et de ses approches en matière de financement en vue de renforcer l’application de ses stratégies d’investissement locales et régionales. Les initiatives retenues sont celles qui permettront de prolonger les délais pour l’analyse de toutes les options à long terme en ce qui touche l’acquisition de locaux à bureaux. Ces options comprennent généralement l’achat, la construction et la location d’immeubles, ainsi que l’acquisition d’immeubles par bail-achat. L’augmentation de la période prévue pour l’analyse devrait permettre à TPSGC de profiter plus souvent des solutions les plus rentables en matière d’acquisition de locaux à bureaux.
Recommandation no 4 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare un document sur les résultats des mesures qu’il a prises pour renforcer et améliorer ses systèmes, politiques et pratiques en matière d’information financière à l’appui de la gestion de projets et qu’il communique cette information au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.
Réponse
TPSGC convient de préparer, au plus tard le 31 mars 2004, un document sur les résultats des mesures qu’il a prises pour renforcer et améliorer ses systèmes, politiques et pratiques en matière d’information financière à l’appui de la gestion de projets.
Le rapport d’étape présentera la façon dont TPSGC s’assure, sur une base constante, d’avoir en place un système financier et de rapports approprié et rentable pouvant fournir de l’information crédible, pertinente, opportune, accessible, complète et exacte sur le coût total aux fins de gestion et de contrôle des budgets associés aux projets des clients. Les modifications apportées seront soulignées, et leur importance quant à l’amélioration du rendement ainsi que le contexte opérationnel général seront expliqués.
Des efforts sont actuellement déployés pour élaborer une stratégie permettant d’intégrer les données des systèmes existants du Ministère et de veiller à ce que l’information de gestion nécessaire soit consignée et accessible. Les résultats de ces efforts seront également présentés.
Recommandation no 5 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada veille à ce que son rapport sur le rendement contienne de l’information sur l’application (résultats par rapport aux objectifs planifiés) des mesures de son plan d’action conçues pour améliorer la planification, l’acquisition et la gestion des espaces à bureau et qu’il commence à publier cette information à partir de son rapport sur le rendement portant sur l’exercice financier se terminant le 31 mars 2004.
Réponse
TPSGC convient de commencer à faire état des résultats des mesures de son plan d’action conçues pour répondre aux recommandations figurant dans le rapport 2002 de la vérificatrice générale. La vérificatrice générale a fait des recommandations visant l’amélioration de plusieurs aspects de la planification, de l’acquisition et de la gestion des locaux à bureaux. Ces recommandations touchent des questions telles que le besoin de disposer de meilleurs systèmes de planification et d’information afin
de gérer adéquatement l’offre et la demande de locaux à bureaux. La vérificatrice générale a également indiqué que TPSGC doit trouver un moyen d’analyser de façon constante les options à long terme liées à l’acquisition de locaux à bureaux. Elle a fait part de ses préoccupations en ce qui concerne l’absence d’informations financières fiables sur le coût des services liés aux locaux à bureaux.
TPSGC a accepté toutes les recommandations et a préparé un plan d’action complet pour y répondre et pour combler les lacunes.
Chaque année, le Ministère fera état au Parlement des progrès réalisés dans le cadre de son plan d’action à partir de son rapport sur le rendement portant sur l’exercice financier se terminant le 31 mars 2004.
Recommandation no 6 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada presse le gouvernement du Canada de modifier la Politique sur le cadre de gestion des biens immobiliers, la Politique sur les services communs et les autres politiques pertinentes de manière que TPSGC puisse facturer directement aux ministères clients ses services de gestion des locaux et que le Ministère fasse rapport à ce sujet au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.
Réponse
TPSGC examinera la question de la facturation directe aux ministères et aux organismes pour ses locaux à bureaux et fera rapport sur le sujet au CPCP d’ici le 31 mars 2004. Dans le cadre de cet examen, le Ministère consultera les ministères et les organismes touchés.
Sans restreindre la portée de l’examen, le gouvernement analysera des questions telles que la reddition des comptes, l’allocation des ressources, la gouvernance et la durabilité. Une analyse comparative approfondie des avantages et des désavantages du régime de reddition des comptes actuel et d’un régime de facturation directe sera effectuée.
À l’heure actuelle, le secteur des locaux à bureaux est le seul secteur de dépenses important du gouvernement pour lequel il semble que les organismes utilisateurs n’aient pas à rendre des comptes. Le régime d’enveloppes de locaux actuel et le cadre de contrôle de l’expansion, qui prévoit la facturation des utilisateurs, ont été mis en œuvre dans l’espoir de favoriser la reddition de comptes. Toutefois, les arguments à l’appui de la facturation directe sont convaincants. En effet, l’instauration entre le fournisseur et l’utilisateur des locaux d’une entente du genre de celles que l’on trouve sur le marché favoriserait une plus grande discipline de la part des parties à l’entente. L’utilisateur serait plus responsable parce qu’il saurait ce que lui coûtent ses locaux et la demande de locaux et de commodités serait mieux rationnée. En outre, comme TPSGC fonctionnerait en régime d’autofinancement, même en étant fournisseur unique, il devrait demeurer au fait des besoins de chaque client et accorder une importance particulière à la façon dont il attribuerait ses ressources à l’exploitation des immeubles et aux immobilisations. Un système adéquat de gestion du rendement doit être établi pour contrôler l’efficacité et l’efficience d’un tel régime. Bien sûr, il faut examiner la difficulté que posent le maintien d’économies d’échelle pour les services et l’expertise en gestion immobilière et l’adoption d’une approche de gestion pour l’ensemble du portefeuille du gouvernement.
Recommandation no 7 : Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada recueille auprès de ses ministères et organismes clients toutes les informations financières et les informations de gestion pertinentes relatives aux services de gestion de locaux et prépare un rapport financier consolidé reposant sur la comptabilité d’exercice intégrale contenant des renseignements détaillés
sur les services de gestion de locaux et les services immobiliers dans l’ensemble de l’administration fédérale et qu’il dépose ce rapport au Parlement tous les ans à partir du 1er avril 2004.
Réponse
Le gouvernement consultera les ministères et les organismes intéressés pour déterminer les exigences au chapitre de la pertinence, de l’utilité et du caractère détaillé de l’information qu’un rapport annuel unique devrait contenir. Par la suite, il élaborera un processus rentable pour veiller à ce que l’information financière et en gestion se rapportant aux locaux et aux services immobiliers de l’ensemble du gouvernement soit recueillie et diffusée chaque année au Parlement.
TPSGC n’est pas le seul ministère gardien, et tous les coûts des services de gestion des locaux du gouvernement ne sont pas inclus dans les crédits centraux de TPSGC. Tous les ministères et organismes peuvent puiser dans leur propre budget pour payer le coût des locaux à bureaux. Par conséquent, ils seront priés de contribuer à cette initiative annuelle, peu importe s’il s’agit ou non de ministères gardiens.
Avant le 31 mars 2004, le gouvernement fera état au Comité des résultats de ses consultations à propos de la définition des exigences en matière d’information et du calendrier pour l’élaboration et la mise en œuvre d’un processus permettant de répondre aux besoins du Parlement en information.
Les solutions présentées pour donner suite aux recommandations du Comité contribueront grandement à la réalisation des objectifs de rendement du Ministère et à la présentation de rapports complets au Parlement sur les locaux à bureaux. Même si les recommandations sont examinées séparément, il faut les considérer comme un ensemble intégré qui améliorera l’approche adoptée par le gouvernement en ce qui a trait à la gestion des locaux.