PACP Rapport du Comité
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ANNEXE F
PLAN D'ACTION PROPOSITION DES GESTIONNAIRES : PROCESSUS DE VÉRIFICATION DES COMMANDITES
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Recommandation du vérificateur |
Réponse de la gestion de TPSGC |
Responsable |
Date d'achèvement |
État |
Note |
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1) Veiller à rendre le processus de passation des marchés de la DGSCC conforme à toutes les directives, les politiques et les procédures sur les marchés du Conseil du Trésor. |
Recommandation acceptée. Terminé Une séance de travail a eu lieu en septembre 2000 avec les firmes de communications pour les commandites afin de les informer de toutes les exigences à respecter en matière d'administration, de contrôle de la qualité et de contrat. |
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septembre 2000 |
Terminé |
Les firmes de communications sont au courant des exigences. |
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Le processus de sélection pour les firmes de communications énoncera les critères d'évaluation décrits à l'annexe D de la Politique sur les communications et à l'annexe Q de la Politique en matière de contrat. |
Directeur exécutif par intérim |
août 2000 |
Terminé |
Tous les processus de sollicitation font maintenant état des critères d'évaluation. |
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Élaborer un plan de mise en oeuvre pour dresser une nouvelle liste de firmes qualifiées de communications pour les commandites d'ici le 1er avril 2001. Le processus contractuel sera conforme aux politiques du Conseil du Trésor. |
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octobre 2000 |
Terminé |
Nouvelles offres à commandes établies avec des organismes de communications sélectionné, à la suite d'un appel d'offres en mai 2001. |
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Mesures prises actuellement Un comité de révision interne composé de cadres supérieurs de TPSGC sera mis sur pied pour veiller à ce que toutes les demandes et adjudications de contrats d'achats soient conformes aux politiques, directives et procédures contractuelles et financières du Conseil du Trésor. |
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Veiller à ce que le processus de sélection et les contrats émis aux firmes qualifiées soient conformes à la politique du Conseil du Trésor. |
Directeur exécutif par intérim |
1er avril 2001 |
Terminé |
Tous les contrats découlant de la nouvelle sollicitation seront conformes à la politique du SCT. |
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Un rapport provisoire sera présenté aux ministres du Conseil du Trésor au sujet du plan de TPSGC et des progrès accomplis pour répondre à la vérification. |
Directeur exécutif par intérim |
31 décembre 2000 |
Terminé |
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Continuer à travailler avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et les spécialistes en matière de politique d'achats pour résoudre la situation de la dominance du marché. |
Directeur général par intérim, Services d'achats |
Troisième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
Clauses et procédures sur la domination du marché. |
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Veiller à ce que le personnel affecté à l'administration des commandites connaisse de façon adéquate les politiques financières et contractuelles en lui faisant suivre les cours de formation appropriés de TPSGC en matière de gestion financière et contractuelle. |
Directeur exécutif par intérim |
Troisième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
Formation complétée tel que requis. |
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Présenter aux firmes un suivi écrit de la séance de travail tenue avec les firmes de communications d'ici le 15 novembre 2000. |
Directeur exécutif par intérim |
Novembre 2000 |
Terminé |
Les firmes de communications ont reçu une lettre, le 4 déc. 2000, décrivant les responsabilités contractuelles. |
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Un rapport provisoire sera présenté aux ministres du Conseil de Trésor sur les progrès accomplis pour répondre à la vérification. |
Directeur exécutif par intérim |
Octobre 2001 |
Terminé |
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Une révision des dossiers de commandite préparés après la vérification sera effectuée et un rapport sera présenté aux ministres du Conseil du Trésor. |
Direction générale de la vérification et de l'examen |
31 mars 2002 |
Terminé 31 mars 2002 |
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2) Mettre en oeuvre les mesures de contrôle et les processus appropriés pour l'octroi et la gestion des commandites afin de garantir le principe de la diligence raisonnable, une méthode uniforme, la transparence et des rapports adéquats. |
Recommandation acceptée. Terminé Des lignes directrices sur les commandites ont été établies depuis le 1er avril 2000 et elles servent à la prise de décisions portant sur l'initiative de commandite du gouvernement du Canada. |
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Terminé |
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Deux nouvelles ressources se sont ajoutées au personnel pour soutenir l'administration des commandites, et les procédures pour le contrôle de la qualité et la nécessité d'acquérir d'autres ressources seront examinées périodiquement. |
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Terminé |
Ressources supplémentaires fournissent documentation et contrôle de qualité améliorée de tous les dossiers de commandite. |
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Les lignes directrices pour les commandites ont été distribuées aux firmes de communications. |
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Terminé |
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En septembre 2000, on informait les firmes de communications qu'elles devaient présenter un rapport rétrospectif et d'autres documents d'évaluation pertinents pour tous les projets. |
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Terminé |
Cette exigence est obligatoire dans toutes les activités de commandite et est surveillée étroitement. |
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Mesures immédiates Par suite d'une entente négociée, le calendrier de paiements pour les activités sera ajusté, passant de 80 % au début / 20 % à la fin à 50 % au début / 50 % à la fin. |
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La DGSCC a exigé une comptabilité complète des fonds de commandite détenus par l'agence de distribution et une révision sera effectuée pour veiller à ce que le processus financier approprié soit respecté. |
Directeur exécutif par intérim |
Troisième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
Nouveau processus de paiement mis en place. Modifications apportées au contrat de l'agence attitrée. |
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Mesures prises actuellement Un plan de visibilité doit être fourni pour faciliter le processus d'examen et d'approbation d'une proposition de commandite. |
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Un examen complet des lignes directrices pour la commandite et de leur application sera finalisé avant le 1er avril 2001 et sera utilisé pour l'approbation de futures commandites. |
Directeur exécutif par intérim |
Quatrième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
La DGSCC s'assure que cette exigence soit respectée dans tous les dossiers de commandite. |
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Les processus concurrentiels ultérieurs menés pour qualifier des firmes de communications pour les commandites comporteront des renseignements sur la méthodologie utilisée pour sélectionner une firme à partir de la liste des firmes qualifiées. |
Directeur exécutif par intérim |
Troisième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
Le nouveau processus de DOC inclut une méthode de sélection. |
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Revoir régulièrement le cadre du contrôle de la gestion des commandites. |
Directeur exécutif par intérim |
Terminé |
Terminé |
Cadre mis en place. |
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3) Établir des mesures adéquates de contrôle de la gestion financière afin de s'assurer que le montant des commandites est fixé de façon uniforme (le minimum pour atteindre les résultats escomptés) et suffisamment justifié par écrit. Il faut également s'assurer que les principes de gestion des biens comprennent un contrôle sur l'utilisation des intérêts cumulés sur les avances, l'établissement et le contrôle d'un budget de production et des dépenses prévues, un contrôle des stocks d'articles promotionnels, des liens plus évidents entre les fonds fournis et les résultats obtenus. |
Recommandation acceptée. Terminé Une séance de travail a eu lieu en septembre 2000 avec toutes les firmes de communications afin de les informer de l'amélioration des procédures d'administration et de contrôle de la qualité et de revoir les exigences contractuelles. |
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Terminé |
Voir note précédente sur la séance de travail. |
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Les firmes de communications ont été informées du fait qu'une demande de commandite ne peut être approuvée avant la réception d'un plan de visibilité. |
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Terminé |
Les lignes directrices sur le parrainage sont mises à jour et utilisées pour l'agrément des parrainages. |
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En septembre 2000, les firmes de communications ont été informées qu'elles devaient présenter un rapport rétrospectif et d'autres documents d'évaluation pertinents pour tous les projets. |
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Terminé |
On a rappelé aux firmes les exigences posthumes de suivi. La DGSCC s'assure du respect des exigences. |
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Les fournisseurs doivent présenter des factures détaillées appropriées et celles-ci doivent être vérifiées et dûment attestées par le gestionnaire (en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) avant d'être envoyées pour paiement au service des finances. |
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Terminé |
On a rappelé aux agences les exigences dans le suivi. La DGSCC s'assure du respect des exigences. |
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Des mesures ont été prises et elles seront examinées pour veiller à ce que les dossiers soient documentés de façon appropriée et que les contrôles pertinents soient mis en place pour l'approbation de tous les paiements, notamment ceux des coûts de production. |
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Terminé |
La DGSCC vérifie la documentation pertinente avant l'approbation des paiements. |
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Mesures immédiates Toutes les transactions seront pleinement documentées et placées dans un dossier avant qu'un gestionnaire ou une personne autorisée ne les approuve (commandes subséquentes à un appel d'offres, budgets de production, etc.). |
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Les paiements finals seront effectués seulement à la suite de la réception du rapport rétrospectif. |
Directeur exécutif par intérim |
octobre 2000 |
En place |
La DGSCC vérifie les reçus posthumes avant les paiements finals. |
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Mesures prises actuellement Demander conseil aux spécialistes en matière de finances, de services juridiques et de TPSGC et aux firmes de communications afin de clarifier les clauses pour le traitement des intérêts encourus sur les fonds versés à l'agence de distribution. L'entente actuelle conclue avec l'agence de distribution ne contient pas de clause concernant les intérêts. |
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Les premiers paiements de commissions aux firmes de communications seront versés une fois que les plans définitifs de visibilité auront été approuvés. |
Directeur exécutif par intérim |
Troisième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
La DGSCC fait les paiements finals seulement après réception et approbation des plans de visibilité. |
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Les firmes de communications devront fournir un rapport d'inventaire trimestriel pour l'entreposage des articles de production. |
Directeur exécutif par intérim |
Quatrième trimestre de 2000-2001 |
Terminé |
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Source : Travaux Publics et Sérvices Government Canada