PLAN D’ACTION CONSOLIDÉ – CHAPITRE 5 DU RAPPORT DE LA VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE SUR LA RÉINSTALLATION DES MEMBRES DES FORCES CANADIENNES, DE LA GRC ET DE LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE

RECOMMANDATION DE LA VÉRIFICATRICE

RÉSULTAT ATTENDU

DATE D’ACHÈVEMENT PRÉVUE

JALONS IMPORTANTS

ÉTAT ACTUEL

BVG 5.40 : Dans le cas de propositions importantes à risques élevés, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait voir à ce que plus d'une personne évalue le volet financier des soumissions.

TPSGC
TPSGC est d’accord avec cette recommandation et a adopté des procédures au sein du Ministère pour garantir que plus d’une personne évalue le volet financier des soumissions pour des propositions à risque élevé. 

6 décembre 2006

Terminé

BVG 5.48 : Lorsqu’il recommande l'attribution d'un contrat dans le cas de propositions importantes à risques élevés, l’agent de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait veiller à ce que les documents d’information préparés pour la haute direction renferment assez de détails pour permettre à celle-ci d’exercer une surveillance et un examen appropriés.

TPSGC
TPSGC est d’accord avec cette recommandation et a adopté des procédures au sein du Ministère, comme des rencontres en personne et des rapports hebdomadaires sur les besoins à risque élevé, pour garantir que la haute direction reçoivent suffisamment de détails pour la supervision et l'examen.

6 décembre 2006

Terminé

BVG 5.77. : Les Forces canadiennes et la GRC devraient systématiquement recueillir de l’information auprès des membres réinstallés afin d’évaluer dans quelle mesure ils sont satisfaits des indemnités et des incitatifs du Programme de réinstallation intégrée et du rendement de Services de relogement Royal LePage. Cette information devrait servir à orienter toute modification de la politique.

MDN
Demander aux membres des commentaires concernant les dispositions de la politique du PRI des Forces canadiennes et à l’égard de la prestation des services de l’entrepreneur.                                                                                                                                                                                                                        

En cours

Le MDN et les FC recueilleront les commentaires des membres et des intervenants au moyen d’un nouvel outil de sondage et de visites dans les bases et les escadres. Ces commentaires seront utilisés pour suggérer des changements à la politique et régler des problèmes relatifs à la prestation des services.           

L’outil pour le sondage a été élaboré et fait actuellement l’objet d’une mise à l’essai.

On embauche actuellement du personnel pour faciliter les visites des bases et des escadres.

GRC
Un sondage en bone et due forme sur la satisfaction de la clientèle afinf de recueillir les commentaires sera nmis en place d’ici le 15 avril 2007.

15 avril 2007

Terminé

BVG 5.78 : En tant que chargé de projet, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait établir des mécanismes visant à mesurer systématiquement l'efficacité du Programme de réinstallation intégrée et à faire rapport à ce sujet.

SCT :
En tant que chargé de projet, le SCT adoptera des mécanismes visant à mesurer systématiquement l’efficacité du Programme de réinstallation intégrée et à faire rapport à ce sujet. Pour recueillir les renseignements, des sondages seront menés auprès des employés. L’analyse des résultats des sondages contribuera à l’élaboration de programmes et de politiques.

Septembre 2007

Le SCT a accepté les constatations de la vérificatrice générale et met la dernière main à la mise en œuvre d’un sondage auprès des cessionnaires. Il produira des rapports trimestriels sur le niveau de satisfaction des employés à l’égard du Programme de réinstallation intégrée, de la politique en vigueur et des fournisseurs de services. Les commentaires des cessionnaires seront recueillis, analysés et appliqués à l’élaboration de moyens futurs d’aide à la réinstallation, aux processus d’appel d’offres et à l’élaboration de politiques. Le sondage sera un complément des mécanismes actuels, comme les discussions avec les agents négociateurs au Conseil national mixte et les séances de rayonnement avec les coordonnateurs ministériels de la réinstallation.

Le sondage devrait être lancé en septembre 2007.

BVG 5.81 : Le Secrétariat du Conseil du Trésor, la Défense nationale (les Forces canadiennes) et la GRC devraient établir un cadre officiel visant à mesurer le rendement des entrepreneurs et à faire rapport à ce sujet.

SCT : En collaboration avec la Défense nationale (les Forces canadiennes) et la GRC, le SCT mettra en œuvre un cadre complet de gestion du rendement qui servira à mesurer le rendement des entrepreneurs. 

Le SCT a accepté la recommandation de la vérificatrice générale. Il collabore avec la Défense nationale, la GRC et TPSGC à la mise en œuvre d’un cadre complet de gestion du rendement, qui comprend des objectifs de rendement lié à la prestation de services, la mesure dans laquelle les entrepreneurs appliquent les politiques ainsi que l’observation des conditions du contrat par l’entrepreneur.

Un examen détaillé du contrat a été effectué et a permis de déterminer les ministères responsables et d’établir des mesures de rendement potentielles. Le SCT, les Forces canadiennes, la GRC et TPSGC ont actuellement des discussions au sujet de la collecte des données. Il y aura notamment des discussions trimestrielles au sujet de la conformité, des écarts possibles, des processus d’assurance de la qualité, des sondages de rétroaction, de l’établissement et de la modification de programmes et de l’amélioration des politiques.

En fonction des commentaires des utilisateurs et des coordonnateurs ministériels et de l’examen mensuel des états financiers, on procédera à des examens dans les domaines particuliers et on prendra les mesures nécessaires. Les réunions trimestrielles permettront d’aborder des questions telles que le rapport, les mesures prises et les résultats.

BVG 5.81 (suite)

GRC :
Collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en vue d’élaborer un mécanisme pour mesurer et faire rapport relativement au rendement exigé dans le cadre du contrat établi.

31 décembre 2007

Un modèle soulignant  les exigences contractuelle a été developpé.  Royale LePage a fournir ses commentaires.

En cours

MDN : Mettre en oeuvre un cadre complet de gestion du rendement qui permet aux gestionnaires supérieurs de prendre des décisions éclairées concernant le Programme de réinstallation intégrée des Forces canadiennes.

En cours

Les éléments clés du cadre de gestion du rendement comprennent : la mise sur pied d’objectifs en matière de rendement de prestation de services; la mesure dans laquelle les entrepreneurs appliquent les politiques; ainsi que l’observation des conditions du contrat par l’entrepreneur.

Les premiers éléments du cadre de gestion du rendement ont été développés et seront améliorés en consultation avec TPSGC et l’entrepreneur.

BVG 5.93 Les Forces canadiennes devraient prendre des mesures pour respecter la Loi sur la gestion des finances publiques et élaborer un plan visant à s’assurer que les dépenses au titre du Programme de réinstallation intégrée sont admissibles et exactes.

Ministère de la Défense nationale :
Veiller au respect du processus d’attestation selon l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

En cours

Le ministère de la Défense nationale/les Forces canadiennes établiront des processus appropriés pour assurer le respect de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.      

Des processus ont été établis pour assurer le respect de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Tous les efforts sont faits afin de renforcer nos procédures, incluant la mise sur pied d’une cellule de vérification est mise sur pied pour assurer le respect des politiques de façon continue et examiner les transactions à haut risque.

BVG 5.94 Les Forces canadiennes devraient analyser un échantillon d’opérations aux termes du Programme de réinstallation intégrée des exercices antérieurs afin d’évaluer le risque que les montants affectés au Programme ne soient pas conformes aux conditions de la politique ou du contrat. S’il s’agit de montants importants, il faudrait accroître l’étendue des sondages. Au besoin, les Forces canadiennes devraient élaborer une stratégie de recouvrement des fonds.

Ministère de la Défense nationale :
Confirmer que les dossiers des exercices antérieurs ont été administrés correctement et que les prestations ont été versées conformément à la politique et au contrat.

Fin décembre 2007

Le ministère de la Défense nationale/les Forces canadiennes entreprendront un examen des dossiers fermés antérieurement pour confirmer que les membres reçoivent un remboursement approprié et que l’entrepreneur applique correctement la politique.

Des employés contractuels procéderont à l’examen d’un échantillon de dossiers fermés. Les résultats de l’examen permettront d’établir d’autres mesures à prendre.

BVG 5.95 : La GRC devrait s'assurer qu'elle respecte avec plus de rigueur les politiques et les procédures de validation des dépenses du Programme de réinstallation intégrée.

GRC :
La GRC créera un guide normalisé des procédures pour aider les conseillers en réinstallation de la GRC à rapprocher les dossiers du Programme de réinstallation intégrée de façon uniforme et officielle, d'ici le 15 avril 2007, conformément aux politiques et aux méthodes gouvernementales de vérification des comptes.

La GRC a élaboré un guide normalisé des procédures afin que les conseillers en réinstallation respectent les politiques et les procédures de vérification des comptes pour la validation des dépenses. Ce guide est en place depuis le 15 avril 2007.

Terminé

BVG 5.98 : La Défense nationale (les Forces canadiennes) devrait effectuer un examen complet de toutes les réinstallations ayant nécessité des services de gestion immobilière afin de déterminer l'étendue complète des montants payés en trop et de voir à ce que les membres des Forces canadiennes soient remboursés des frais de gestion immobilière supérieurs aux taux du contrat.

MDN :
Confirme que les politiques concernant les frais de gestion immobilière ont été correctement gérées et que les membres ont été remboursés de manière satisfaisante. Des mesures visant à récupérer les frais ou à verser des paiements supplémentaires seront prises, s’il y a lieu.

Septembre 2007

Le MDN/FC effectuera un examen des frais de gestion immobilière payés pendant la période 1999-2006 et mettra en œuvre des mesures correctives, s’il y a lieu.

Un examen de toutes les transactions de gestion immobilière dans le cadre du présent contrat a été effectué, et les membres ont été remboursés en conséquence. Un examen de tous les dossiers dans le cadre du contrat précédent a été entrepris. Cependant, les résultats de cet examen feront l’objet de discussions avec divers intervenants avant que des mesures de suivi soient prises.

BVG 5.99 : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait veiller à ce que tous les taux plafonds soient conformes aux conditions du contrat.

Le gouvernement souscrit à cette recommandation. En vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il incombe aux ministères utilisateurs de confirmer que les taux plafonds sont conformes aux conditions du contrat. TPSGC, de façon continue, apporte son soutien aux ministères participants dans leur examens visant à s’assurer que les taux facturés par l’entrepreneur sont conformes aux modalités du contrat.  Dans le cas de montants payés en trop, TPSGC aidera les ministères à récupérer ces sommes de l’entrepreneur.  TPSGC et le SCT continueront de travailler en collaboration avec les ministères en ce sens.

30 septembre 2007

En cours.