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Le
gouvernement du Canada désire remercier le Comité permanent des comptes publics
pour son quatorzième rapport sur le chapitre 2 du rapport de décembre 2008
de la vérificatrice générale du Canada sur la gouvernance des petites entités
fédérales. Le
gouvernement a étudié attentivement les conclusions et les recommandations
comprises dans ce rapport et présente sa réponse dans le présent document.
La
réponse du gouvernement en ce qui a trait aux recommandations précises
contenues dans le rapport du Comité est présentée plus bas. En plus de ces
recommandations, le rapport du Comité traite des enjeux que présentent les
« plans d’action ministériels en réponse aux vérifications du BVG ».
Le rapport signale que le Comité a récemment tenté de « formaliser »
ses attentes selon les dispositions des plans d’action et, à cette fin, a
adopté la motion suivante le 5 mars 2009 :
Que tous les ministères et
organismes du gouvernement fédéral qui ont fait l’objet d’une vérification de
la part du Bureau du vérificateur général du Canada fournissent un plan
d’action détaillé en vue de donner suite aux conclusions et recommandations de
la vérification - avec des mesures précises, les délais d’exécution et les noms
des responsables - au Comité des comptes publics et au Bureau du vérificateur
général du Canada dans les six mois suivant le dépôt de la vérification à la
Chambre des communes; et que les ministères et organismes qui sont invités à
comparaître devant le Comité des comptes publics pour discuter des conclusions
d’une vérification remettent si possible un plan d’action au Comité avant la
tenue de la séance. »
Le
gouvernement comprend que le Comité doit avoir les renseignements nécessaires
pour mener ses activités. Le gouvernement continuera d’être réceptif aux
demandes de renseignements du Comité et de prendre toutes les mesures
raisonnables nécessaires pour s’assurer que le Comité possède l’information
lors de ses audiences. Or,
la motion telle qu’adoptée soulève des inquiétudes.
Comme
la motion a été communiquée aux ministères et aux organismes comme étant un
« ordre », elle pourrait être considérée une obligation pour les
ministères de prendre des mesures particulières. Comme le note le Comité dans
son rapport, ni le Bureau du vérificateur général, ni le Comité ne peuvent
obliger les ministères à agir, reconnaissant que la responsabilité
constitutionnelle de la gestion et de la direction des ministères et organismes
est au pouvoir exécutif.
De
plus, la motion n’est pas restreinte aux recommandations du vérificateur
général acceptées par le gouvernement ou qui seront étudiées lors d’une séance
du Comité, mais elle demande des plans d’action pour toutes les
conclusions des vérifications. Si on tient compte du fait que la vérificatrice
générale a émis 826 recommandations entre 2002 et 2009, il est possible
que le fardeau redditionnel augmente de façon importante et une telle
augmentation aurait de lourdes répercussions sur les petites entités.
Le
gouvernement sait que les renseignements demandés lors des audiences du Comité
tiennent compte de son mandat. Les ministères et organismes gouvernementaux
continueront donc de fournir au Comité tous les renseignements nécessaires lors
de leur comparution devant celui-ci.
RECOMMANDATION 1
Que
le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournisse au Comité permanent des
comptes publics un plan d’action d’ici le 30 septembre 2009 expliquant
comment il compte mettre en œuvre les recommandations comprises au
chapitre 2 du rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale.
La
réponse de la direction qu’ont fournie le Bureau du Conseil privé et le
Secrétariat du Conseil du Trésor quant au chapitre 2 du rapport de 2008 de
la vérificatrice générale comprend une description détaillée des mesures
adoptées ou prévues par le gouvernement pour tenir compte de chacune des quatre
recommandations comprises dans ce chapitre. Voici de l’information à jour sur
ces mesures :
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Recommandation
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Réponse
à jour
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2.37 Le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat
du Conseil du Trésor du Canada devraient améliorer leurs directives sur la
coordination de portefeuille, en veillant à bien définir leurs attentes et à
les communiquer clairement aux ministères et aux entités de leur portefeuille.
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Le
Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) partage le point de vue de la
vérificatrice générale quant à l’importance d’une coordination efficace de
portefeuille. Depuis 2003, le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)
est le principal outil qu’utilise le SCT pour évaluer la coordination de
portefeuille, établir ses attentes et obtenir la participation des ministères
et organismes afin d’améliorer les pratiques en la matière. En consultation
avec les ministères de son portefeuille, le SCT a rédigé un guide qui comprend
des directives utiles sur la coordination de portefeuille. Plus précisément,
le guide vise à appuyer l’évaluation annuelle de la coordination de
portefeuille effectuée par le Secrétariat par l’entremise du CRG.
Dans
la réponse de sa direction, le SCT a accepté les recommandations du BVG
visant l’élaboration et le respect d’un plus grand nombre de directives sur
la coordination de portefeuille afin de renforcer les efforts déployés afin
de s’assurer que les attentes de principe sont bien définies et communiquées
aux ministères et entités de son portefeuille.
En
2009, le Bureau du Conseil privé a fourni aux administrateur généraux et aux
différentes entités de portefeuille des directives plus détaillées sur les
principes de coordination de portefeuille dans le cadre de la distribution
générale des documents concernant l’appareil gouvernemental et la
gouvernance.
Le
SCT a continué de travailler sur son guide, « Coordination: MAF
Expectations and Best Practices » à l’intention des sous-ministres de
portefeuille et leur ministère, et des séances de consultation se poursuivent
avec les ministères et les organismes centraux du portefeuille. Une fois ces
séances terminées, et les approbations nécessaires reçues, le SCT publiera et
distribuera ce guide.
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2.45 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada devrait s'assurer que l'évaluation de la gestion et du contrôle
financiers des petites entités, fondée sur le Cadre de responsabilisation de
gestion, s'appuie sur de l'information suffisante et appropriée.
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Un
certain nombre d’étapes ont été entreprises pour renforcer la gestion et le
contrôle financiers au sein du gouvernement fédéral.
L’ensemble
complet de politiques en matière de gestion financière fait l’objet d’un
examen et d’un renouvèlement afin de simplifier l’ensemble des règles, tout
en assurant la transparence et le renforcement de la gestion financière.
Depuis le 1er avril 2009, une nouvelle Politique sur la
gouvernance en matière de gestion financière et Politique sur le
contrôle interne ont été approuvées. Ces politiques clarifient
les rôles et les responsabilités des administrateurs généraux et des
dirigeants principaux des finances (DPF) en matière de gestion et de contrôle
financiers. La nouvelle politique sur la gouvernance financière, et les
lignes directrices connexes sur les qualifications des DPF, clarifient les
responsabilités et les attentes pour les agents supérieurs financiers à
l’échelle du gouvernement.
Un
certain nombre de modifications ont été apportées aux évaluations du CRG de
2007 afin d’améliorer la qualité des renseignements disponibles et les
méthodes d’évaluation. Un sondage a été créé afin de recevoir de la
rétroaction de tous les ministères sur la façon dont certaines politiques
importantes de gestion financière étaient appliquées. Ces renseignements ont
servi à tirer les conclusions de vérifications internes et des vérifications
du BVG quant au premier indicateur du respect de la politique en matière de
gestion financière. D’autres indicateurs ont été élargis afin d’y inclure des
éléments comme le renforcement des capacités et l’innovation en matière de
gestion financière. Ces indicateurs permettent d’améliorer les évaluations de
2008 du CRG.
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2.60 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada devraient inclure dans
leurs plans des mesures permettant de régler de façon satisfaisante le
problème du fardeau des rapports pour les petites entités. Les plans devraient
préciser les résultats prévus, les échéanciers et les indicateurs de
rendement.
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Tel
qu’indiqué dans la réponse de sa direction, le Secrétariat du
Conseil du Trésor s'engagent à alléger les exigences en matière de
rapports de tous les ministères et organismes, y compris les petites
entités. Le SCT adopte différentes mesures pour réduire le fardeaux des
rapports, en tenant compte des risques, le rendement et la nécessité d’une
surveillance efficace.
Renouvellement de l’ensemble de politiques
À
la fin de l’exercice 2008-2009, plus de 50 % des 180 politiques du
CT ont été annulées par l’entremise du renouvellement de l’ensemble de
politiques. Cela a permis de réduire de 27 % le nombre de politiques
concernant les exigences en matière de rapports.
Pour
maintenir ces réductions, et selon les conseils du Comité consultatif
des sous- ministres adjoints (SMA)
sur la consolidation des rapports gouvernementaux, le SCT est en
voie de rédiger des principes pour la présentation de rapports afin
d’aider les décideurs à améliorer l’efficience, la clarté et la pertinence
des exigences en matière de rapports reliées aux instruments de politique du
SCT. À la lumière de ces principes, les centres de politique pourront décider
si certaines exigences en matière de rapports doivent être appliquées à tous
les ministères et organismes, en tenant compte des risques et de la capacité
organisationnelle de chacun. On devrait avoir une version définitive dans le
courant de l’hiver 2009.
Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)
Une
évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion a été effectuée en 2009.
On y recommandait de s’assurer que le CRG demeure efficace, efficient et
pertinent afin d’appuyer de rendement de la gestion et la capacité au sein
des ministères et organismes fédéraux. Une nouvelle approche simplifiée, qui
est mieux harmonisée aux besoins, aux capacités et aux défis des
organisations fédérales individuelles et qui en tient mieux compte, est en
voie d’être adoptée afin de favoriser l’ordre du jour de la direction. Cela
permettra de réduire le fardeau redditionnel car l’approche conçue à
l’origine pour tous sera maintenant axée sur les risques propres aux
ministères selon, par exemple, leur rendement et leurs antécédents. Elle
permettra de réduire le montant des ressources nécessaires pour fournir des
preuves et effectuer des évaluations, tout en assurant l’intégrité et la
pertinence des résultats du CRG. Cela entraînera une réduction de 30 %
dans le nombre de documents requis pour la prochaine ronde des évaluations du
CRG. Au
cours d’une période de deux ans, on prévoit que le nombre de documents requis
sera réduit de 65 %.
En
consultation avec les petites entités fédérales, d’autres efforts seront
déployés pour personnaliser le CRG selon leur conjoncture. Le cycle
actuel de trois ans pour l’évaluation des petits organismes sera maintenu. De
plus, des domaines de gestion qui ne sont pas très pertinents au mandat et
aux activités de l’organisation ne seront pas évalués. On prévoit que cette
approche entraînera une réduction du fardeau redditionnel pour les petits
organismes; le pourcentage exact de cette réduction sera établi à la fin du
prochain cycle du CRG, au printemps 2010.
Politique
d’évaluation
La
politique d’évaluation de 2009 clarifie la différence entre les petits et les
grands ministères et donc, reconnaît que ces deux types d’organisations
doivent être traités de façon différente, surtout en ce qui a trait aux
rapports qu’elles doivent produire. La nouvelle politique indique que les
petits ministères et organismes (tels qu’ils sont définis à l’annexe A
de la politique) ne sont actuellement pas tenus de respecter la plupart des
exigences comprises dans la politique, dont :
- l’exigence d’évaluer le champ d’application de toutes les dépenses directes de
programmes qui dépassent celles des programmes faisant l’objet de l’exigence
législative de l’article 42.1 de la Loi sur la gestion des finances
publiques
-
le
sous-ministre est responsable d’établir le champ d’application approprié
selon les besoins du ministère ou de l’organisme;
-
les
exigences en matière de compétences que doivent détenir les responsables des évaluations;
-
l’exigence
de former un comité ministériel d’évaluation;
-
l’exigence
de dresser un plan d’évaluation ministérielle annuel.
Rapports
sur le rendement
Le
nouveau modèle pour les Rapports ministériels sur le rendement et les
Rapports sur les plans et les priorités rend ces rapports plus concis, plus
efficaces et mieux axés sur les résultats. Cela devrait diminuer les efforts
que doivent déployer les petites entités pour produire ces rapports sur le
rendement. Les Rapports sur les plans et priorités 2009‑2010, déposés
au Parlement en mars 2009, étaient produits selon le nouveau modèle.
Celui-ci sera également utilisé pour les Rapports ministériels sur le
rendement 2008‑2009.
Réseaux des petits ministères et organismes
Les
centres de politique du SCT continuent de consulter de petites entités par
l’entremise de mécanismes déjà en place, comme le Réseau des administrateurs
de petits organismes (RAPO), pour traiter une gamme d’enjeux, dont le fardeau
redditionnel. Après avoir consulté le RAPO, le SCT a créé certaines
initiatives, dont les suivantes, pour réduire le nombre de rapports :
-
étudier
d’autres approches pour classifier et définir les petits et micro-organismes
afin de diminuer les exigences en matière de rapports comprises dans la
Structure de gestion des ressources et des résultats;
-
étudier
l’adoption d’approches plus souples pour les petits et micro-organismes ayant
moins d’actifs et de services acquis et qui désirent obtenir une approbation
du SCT en vertu de la Politique de planification des investissements.
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2.76 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada devrait apporter des solutions aux problèmes décelés dans
les services administratifs partagés des petites entités.
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L’élaboration
d’une stratégie de services qui comprend différentes options pour moderniser
la prestation de services administratifs progresse et l’étape préliminaire
est terminée. Cette étape comprenait des séances de consultation et la
participation des cadres supérieurs afin de trouver des options pour
maximiser la prestation des services administratifs, y compris les services
partagés. Des représentants de petits ministères et organismes participaient
au processus de consultation et d’engagement qui portait sur des enjeux
concernant les services administratifs partagés.
Le
SCT a lancé une initiative visant à examiner différentes options pour
faciliter et soutenir la prestation de services internes interministériels. L’initiative
portera sur trois domaines : un ministère aura pour mandat légal de
fournir des services de soutien internes aux autres ministères;
l’administrateur financier devra recueillir et dépenser de nouveau les fonds
reliés à la prestation des services; on pourra recueillir, utiliser et
divulguer des renseignements personnels pour d’autres institutions, tout en
respectant les exigences en matière de protection des renseignements
personnels.
Des
représentants du Réseau d’administrateurs de petits organismes (RAPO) ont
participé activement à l’analyse des options. Les besoins des petites entités
sont un élément pivot de la conception des options législatives et des
instruments du CT.
Le
SCT travaille activement avec le RAPO et les responsables de la TI des petits
organismes afin de s’assurer que les besoins des petits ministères et
organismes, et les possibilités qui s’offrent à eux en matière de services
partagés et de simplification des systèmes administratifs, sont harmonisés au
CRG de la TI, à la planification de la TI et à d’autres initiatives. De plus,
le SCT a organisé des ateliers de planification de la TI afin de s’assurer
que les modèles de planification stratégique de la TI, et les attentes en la
matière, tiennent compte des besoins des petits organismes. Le SCT et TPSGC
doivent s’assurer que les petits organismes sont représentés au sein de tous
les conseils de gouvernance et de tous groupes de travail sur les services
partagés.
Également,
les petits organismes sont représentés au sein des groupes de ministères sur
les systèmes partagés du GC, qui est le principal forum de gouvernance pour
les groupes ministériels administratifs au sein du gouvernement. Plus de
travail doit être effectué pour s’assurer que les exigences reliées aux
activités administratives ministérielles des petits organismes sont
clairement expliquées lors du renouvellement de l’ensemble actuel de produits
utilisés à l’échelle du GC pour les services administratifs.
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RECOMMANDATION 2
Que
le Secrétariat du Conseil du Canada, en collaboration avec le Bureau du Conseil
privé, fournisse au Comité permanent des comptes publics un rapport d’étape,
d’ici le 31 décembre 2009, sur les mesures prises pour répondre aux
recommandations comprises dans le chapitre 2 du rapport de décembre 2008
de la vérificatrice générale.
Le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en collaboration avec le Bureau du
Conseil privée, fournira au Comité, d’ici le 31 décembre 2009, tous les
renseignements disponibles sur les mesures prises.
RECOMMANDATION 3
Que
le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada explique clairement dans son plan
d’action (compris dans la recommandation 1) comment il réduira le fardeau
redditionnel des petites entités fédérales.
Comme
de nombreuses autres compétences, le gouvernement du Canada reconnaît que la modification
et la réduction des exigences en matière de rapports et de processus
administratifs, afin de permettre de gérer les risques et d’augmenter
l’importance des mesures de contrôle de base, sont essentielles à une
prestation plus efficiente et efficace des services. L’atteinte de cet objectif
nécessite un engagement collectif et continu de la part de toutes les
organisations gouvernementales. Comme noté au Chapitre 2 du Rapport de décembre
2008 de la vérificatrice générale, les exigences en matière de rapports
proviennent de sources différentes. Ces sources comprennent la législation, les
procédures parlementaires, les pratiques individuelles ministérielles, les
agents parlementaires ainsi que les organismes centraux. Le Secrétariat du
Conseil du Trésor (SCT) recueille souvent les renseignements requis auprès des
ministères et organismes aux fins d’une diffusion publique ou d’une
présentation au Parlement au nom du gouvernement. Toutefois, ces exigences ne
sont pas nécessairement sous le contrôle du SCT.
Le
gouvernement invite les membres du Comité à étudier la Liste des rapports et
états préparée en vertu de l’article 153 du Règlement de la Chambre
des communes. Le ministre responsable, de concert avec le comité parlementaire
pertinent, étudiera attentivement toute recommandation que le Comité peut
présenter visant à éliminer ou à réduire les exigences en matière de rapports
pour les petites entités. Le gouvernement invite également les membres du
Comité, lors de leur étude des Comptes publics du Canada, à explorer la
possibilité d’éliminer le besoin de fournir certains renseignements qui peuvent
être reproduits dans le cadre de l’exigence en matière de divulgation
proactive.
Une
approche pangouvernementale est nécessaire pour continuer d’obtenir des résultats
dans la simplification des exigences gouvernementales reliées aux rapports. Le
plan d’action de 2008‑2009 pour l’ensemble de règles représente la
première mesure pangouvernementale pluriannuelle visant à réduire le nombre de
règles et le fardeau redditionnel. Le plan d’action a été appuyé par le Comité
consultatif sur la fonction publique du Canada du Premier ministre et a obtenu
l’engagement des instances supérieures à l’échelle de la fonction publique. Au
nom du gouvernement, le SCT produira à l’automne un rapport sur les progrès
réalisés au cours de 2008-2009 et sur les domaines sur lesquels on devra se
pencher en 2009-2010.
La
réponse de la direction comprise au Chapitre 2 du Rapport de décembre 2008 de la
vérificatrice générale
et mise à jour dans le présent document comprend une liste de mesures précises
adoptées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et les organisations de son
portefeuille pour réduire les exigences en matière de rapports des ministères
et organismes, dont les petites entités.
RECOMMANDATION 4
Que
le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada précise dans son plan d’action
(compris à la recommandation 1) les enjeux qui seront traités en ce qui a
trait aux services administratifs partagés au sein des petites entités
fédérales, comment ces enjeux seront relevés et quand on prévoit le faire.
Comme
l’indique la réponse de la direction comprise au Chapitre 2 du Rapport de
décembre 2008 de la vérificatrice générale, qui est mise à jour dans le présent
document, l’élaboration de la stratégie de service du Secrétariat comprend la
participation des petites entités. Les discussions sur ces questions incluront les
petites entités fédérales.
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