PACP Rapport du Comité

RÉPONSE DU GOUVERNEMENT AU 19^E RAPPORT DU COMITÉ
PERMANENT DES COMPTES PUBLICS ACQUISITION DE VÉHICULES MILITAIRES POUR SERVICE EN AFGHANISTAN

Recommandation 1 :

Que la Défense nationale clarifie son plan d’action dans le but de garantir la mise en place sans délai de mesures pour répondre convenablement aux besoins opérationnels urgents.

Dans le plan d’action présenté au Comité le 30 mars 2010, la Défense nationale a décrit un certain nombre de mesures qu’elle avait prises, qu’elle prenait ou qu’elle avait l’intention de prendre pour améliorer sa gestion des besoins opérationnels urgents.

Mesure du plan d’action : examiner son Guide d’approbation des projets afin d’améliorer sa façon de gérer le processus d’acquisition d’équipement pour lequel le besoin est urgent, tout en respectant les principes reconnus en matière de gestion de projets ainsi que les politiques du Conseil du Trésor. 

La Défense nationale a réalisé des progrès en vue d’aligner ses exigences en matière de documentation pour les projets d’approvisionnement de plus d’un million de dollars avec le cadre d’approbation de projets énoncé dans le Guide d’approbation des projets. La Défense nationale a également commencé à examiner son Guide d’approbation des projets et consultera le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu’une ébauche officielle sera établie. Le guide révisé incorpore les lignes directrices provisoires sur les besoins opérationnels imprévus, qui ont été publiées en juin 2008, et décrit les documents essentiels minimaux requis pour les achats urgents. De plus, lorsqu’il y a lieu, le guide révisé sera mis à jour pour donner suite aux questions soulevées par la vérificatrice générale. Un rapport d’étape sur le guide révisé a fait l’objet d’un briefing à l’intention du Conseil de gestion du programme de la Défense nationale le 15 décembre 2010. La date cible pour son approbation définitive est maintenant septembre 2011. 

Mesure du plan d’action : faire appel à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dès le début du processus d’approvisionnement. 

La Défense nationale et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ont pris des mesures en vue de resserrer la collaboration, déjà étroite, entre les deux ministères. Par exemple, on a accordé à la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada le statut de membre à part entière de plusieurs organes permanents et ad hoc de la Défense nationale qui surveillent la planification des acquisitions futures, aussi bien les acquisitions courantes que les acquisitions urgentes. La Défense nationale et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada continuent de recourir à la matrice des responsabilités convenue, qui figure dans le guide de procédures des deux ministères, afin de clarifier davantage les rôles et les responsabilités. En dernier lieu, la Défense nationale a procédé à un examen exhaustif de ses processus et pratiques d’approvisionnement actuels, exercice qui a permis de recenser d’autres secteurs où la collaboration pourrait être resserrée. La Défense nationale et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada continuent d’examiner conjointement d’autres moyens d’améliorer l’acquisition de matériel militaire. 

Mesure du plan d’action : élaborer un modèle de processus d’achat pour l’acquisition urgente de matériel de défense.

La Défense nationale a élaboré un modèle de processus révisé pour l’acquisition urgente de matériel de défense. 

Mesure du plan d’action : réviser la stratégie de l’état-major de l’Armée de terre pour les achats urgents pour faire en sorte qu’une quantité suffisante de véhicules et de matériel soit réservée à  l’instruction, sans réduire la quantité disponible pour les opérations.

L’état‑major de l’Armée de terre a révisé sa stratégie pour les achats urgents dans le but d’atténuer les risques associés aux besoins opérationnels imprévus. Dès le début d’un projet d’acquisition, l’état‑major de l’Armée de terre a maintenant recours à des modèles d’évaluation révisés afin de mieux définir ce qui est requis pour bâtir, mettre sur pied, employer et soutenir une nouvelle capacité. De plus, la Direction – Instruction de l’Armée de terre, les écoles de corps et les centres d’excellence jouent maintenant rôle accru dans la détermination de ce qui est requis pour former le personnel en vue de l’exploitation d’une nouvelle capacité. Déterminer la quantité requise de véhicules et d’équipement pour entraîner le personnel permet de faire en sorte que l’on fasse l’acquisition d’une quantité suffisante d’une capacité, ce qui permet par la suite d’assurer qu’une quantité suffisante de véhicules et d’équipement est réservée pour l’instruction sans qu’on soit obligé de réduire le nombre disponible pour les opérations. De nouvelles procédures ont également été mises en œuvre afin de contrôler de près les stocks d’instruction dans le but de synchroniser les mouvements de matériel et/ou de personnel pour faciliter la préparation des opérations. Lorsqu’il n’est pas possible ou avantageux de maintenir des stocks d’instruction en raison d’une disponibilité limitée, d’une valeur restreinte ou des coûts, l’état‑major de l’Armée de terre travaillera avec les commandants opérationnels afin d’élaborer des stratégies d’instruction « dans le théâtre » dans la mesure du possible lorsque le risque est acceptable et que les installations existent. 

Recommandation 2 :

Que, d’ici le 31 janvier 2011, la Défense nationale fournisse au Comité des comptes publics un compte rendu des progrès accomplis pour donner suite aux recommandations faites par le Bureau du vérificateur général au chapitre 5 de son Rapport de l’automne 2009, et qu’elle continue de fournir des comptes rendus annuels jusqu’à ce qu’elle ait donné suite à toutes les recommandations du BVG.

Le gouvernement accepte cette recommandation et fournira des comptes rendus annuels à la vérificatrice générale jusqu’à ce qu’on ait donné suite à l’ensemble des recommandations formulées par le BVG. De plus, le MDN rendra compte des progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations du BVG dans le Rapport ministériel sur le rendement jusqu’à ce qu’on ait donné suite à l’ensemble des recommandations du BVG.

Recommandation 3 :

Que d’ici le 31 décembre 2010, le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada établissent des critères et des lignes directrices sur la gestion des achats urgents.

Le gouvernement accepte cette recommandation. Le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, avec la participation du Secrétariat du Conseil du Trésor, a élaboré et affiché sur Internet un avis relatif aux politiques établissant une nouvelle section sur la « gestion des achats urgents » dans le Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, entré en vigueur le 20 décembre 2010. Le but de cet avis relatif aux politiques est de mettre à jour les instructions destinées aux agents de négociation des marchés qui portent sur le processus d’acquisition de biens et de services lorsqu’il y a un besoin urgent à combler. 

L’avis relatif aux politiques définit ce qu’on entend par un besoin urgent et énonce des stratégies pour accélérer le processus d’achat lorsqu’un besoin est qualifié d’urgent. Il insiste sur l’importance de communiquer avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au début du processus, d’élaborer une approche intégrée et de dialoguer dès le début avec l’industrie et les autres intervenants. Il précise que des processus de révision simultanée devraient être établis et utilisés dans la mesure du possible. Lorsqu’un projet doit être approuvé par le Conseil du Trésor et que cette approbation n’a pas encore été obtenue, on envisagera d’élaborer une présentation au Conseil du Trésor conjointe signée à la fois par le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et celui du ministère responsable dans le but d’obtenir simultanément l’approbation du projet et du contrat.

Recommandation 4:

Que la Défense nationale veille à ce que les décisions clés concernant les besoins opérationnels urgents soient clairement documentées, comme le recommande le Bureau du vérificateur général dans son Rapport (5.83).

Le gouvernement accepte cette recommandation et a commencé à la mettre en œuvre. La Défense nationale a diffusé des lignes directrices provisoires pour les besoins opérationnels imprévus, lesquelles décrivent les documents essentiels minimaux requis pour les achats urgents. Par ailleurs, la Défense nationale révise son processus d’approbation de projets pour s’assurer que des renseignements pertinents ne sont pas exclus lorsque des approbations de projets sont accordées en mode accélérée en cas de projets urgents. À cette fin, la Défense nationale révise son Guide d’approbation des projets et consultera le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu’une ébauche officielle sera établie. Le Guide d’approbation des projets révisé devrait recevoir l’approbation définitive en septembre 2011.