PACP Rapport du Comité

Réponse du gouvernement au deuxième rapport

du

Comité permanent des comptes publics de la

Chambre des communes


intitulé

« Le chapitre 2, “Le processus de nomination

par le gouverneur en conseil”, du rapport Le Point

de 2009 de la vérificatrice générale du Canada »

Réponse du gouvernement au 2e rapport du
Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes
intitulé « Le chapitre 2, “Le processus de nomination par le gouverneur en conseil”, du rapport Le Point de 2009 de la vérificatrice générale du Canada »

Au printemps 2009, le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes a examiné le chapitre 2 du rapport Le Point de mars 2009 de la vérificatrice générale du Canada (VG), lequel portait sur les processus du gouvernement pour effectuer des nominations par le gouverneur en conseil au sein des sociétés d’État, des petites entités publiques et de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). Il s’est aussi penché sur la réponse du Bureau du Conseil privé (BCP) et de la CISR aux conclusions de la VG. Le Comité a publié un rapport en mars 2010 dans lequel il présente six recommandations. On trouvera la réponse du gouvernement à ces recommandations ci-dessous.

Recommandation 1 du Comité permanent

Que d’ici le 31 mars 2010, le BCP fournisse au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes un plan d’action portant sur la mise en œuvre du plan en six points qu’il propose et des recommandations formulées par la vérificatrice générale dans le chapitre 2 du rapport Le Point de mars 2009.

A. Plan d’action pour la mise en œuvre du plan en six points

Le gouvernement est heureux de signaler que le plan d’action en six points, présenté par le greffier du Conseil privé au Comité permanent le 11 juin 2009, a été mis en œuvre depuis, accompagné de mesures supplémentaires. Les lignes directrices et les politiques établies par suite du plan d’action font maintenant partie intégrante des activités quotidiennes du BCP.

1.    Directives sur le processus de nomination

En février 2009, le document intitulé Guide de la gestion du processus des nominations par le gouverneur en conseil (le Guide) a été mis au point par le gouvernement et distribué aux ministres afin qu’ils soient mieux outillés pour gérer les nominations au sein de leur portefeuille. Ce document donne des indications sur l’ensemble du processus de nomination, y compris les rôles et les responsabilités, la gestion efficace des postes vacants, les processus de sélection ainsi que les lignes directrices sur les délais dans lesquels informer les titulaires des décisions relatives aux renouvellements de mandat. Le Guide donne également des directives particulières sur l’efficacité des communications avec les organisations et les personnes nommées par le gouverneur en conseil, relativement au processus de nomination.

Depuis novembre 2008, on organise régulièrement des ateliers à l’intention des fonctionnaires des ministères et du personnel des ministres, afin de les orienter quant au processus de nomination. Lors du dernier atelier (novembre 2009), des représentants de trois ministères ont présenté certaines de leurs pratiques de gestion, en vue de favoriser la mise en commun de pratiques exemplaires au sein de la collectivité des titulaires de postes pourvus par le gouverneur en conseil. Les participants ont exprimé leur satisfaction quant à l’atelier, qu’ils considèrent comme une expérience d’apprentissage utile, dont les enseignements peuvent être appliqués directement à l’exercice de leurs fonctions liées au processus de nomination. Une version mise à jour du Guide (octobre 2009) avait alors été distribuée aux participants.

De plus, tel que prévu dans le plan d’action en six points, le Guide sera révisé au besoin et des ateliers de formation et d’orientation continueront d’être offerts concernant le processus de nomination afin de tenir la collectivité des titulaires de postes pourvus par le gouverneur en conseil, les fonctionnaires et le personnel des ministres au courant des derniers développements.

2.    Amélioration de la gestion des postes vacants

Le gouvernement a amélioré la gestion des postes vacants en élaborant des processus et en adoptant de nouvelles pratiques. Les ministères et les cabinets des ministres reçoivent désormais un rapport mensuel de gestion des postes vacants dans lequel figurent toutes les nominations arrivant à terme au cours des 12 prochains mois.

Également afin de bien gérer les postes vacants, le gouvernement a demandé à toutes les sociétés d’État de mettre à jour le profil de leur conseil d’administration. Le gouvernement se réjouit du fait que 96 % des profils ont été soumis et sont maintenant affichés sur le site Web des nominations par le gouverneur en conseil. Ces profils renseignent sur les rôles et les responsabilités des membres, la représentation, ainsi que les compétences et expériences que doivent posséder chacun des membres et le conseil dans son ensemble. Ils constituent ainsi un outil indispensable pour aider les ministres à gérer les vacances à venir en leur indiquant à l’avance les ensembles de compétences à rechercher chez les candidats.

3.    Gestion des prochaines fins de mandat

Le document intitulé Guide de la gestion du processus des nominations par le gouverneur en conseil fournit de nouvelles directives selon lesquelles les ministres doivent donner un préavis écrit aux titulaires quant au renouvellement de leur mandat. Les directives précisent que les intentions du gouvernement doivent être communiquées aux titulaires de postes de direction et de postes à temps plein au moins six mois avant la fin de leur mandat, et que les titulaires de postes à temps partiel doivent recevoir un tel avis au moins trois mois avant la fin de leur mandat. Ces directives donnent suite à l’une des principales recommandations de la vérificatrice générale.

Comme on l’a vu, le rapport mensuel de gestion des postes vacants fait état de tous les postes à temps plein et à temps partiel à pourvoir au cours des 12 prochains mois.

Dans l’ensemble, ces informations devraient aider les ministres et toutes les parties prenantes au processus de nomination à bien planifier en prévision des prochaines fins de mandat.

4.    Accroissement de la transparence et de l’accessibilité du processus des nominations par le gouverneur en conseil

Le BCP gère le site Web des nominations par le gouverneur en conseil (lancé en 2006) où sont publiées les occasions d’emploi pour les postes pourvus par décret. Le site Web a été amélioré en décembre 2007 pour faciliter la navigation et le rendre plus attrayant pour les visiteurs, et pour qu’on l’utilise comme un outil d’information sur le processus de nomination. Il présente également au grand public, aux candidats intéressés et aux personnes nommées un aperçu du processus de nomination, ainsi que plusieurs publications qui renseignent sur les nominations par le gouverneur en conseil (p. ex., lignes directrices à l’intention des titulaires de charge publique, échelles salariales et conditions d’emploi des titulaires de postes à temps plein). On trouve aussi sur le site Web une liste à jour des postes au sein des organisations fédérales indiquant s’ils sont dotés ou vacants, le nom des titulaires, et les dates de début et de fin des mandats. Ces informations étaient auparavant disponibles dans un document papier mis à jour et publié deux fois par année; elles sont maintenant mises à jour quotidiennement et la population y a facilement accès.

Le gouvernement cherche constamment à accroître la transparence et l’accessibilité du processus des nominations. À titre d’exemple, il simplifie le processus pour poser sa candidature à des postes de direction et de nature quasi judiciaire par l’introduction d’un système de demande en ligne. Banque de données centrale pour toutes les demandes, cet outil Web rendra plus efficace la gestion interne des processus de sélection.

5.    Intensification de la rigueur du processus des nominations

Le gouvernement a élargi la portée de ses efforts de recrutement pour les postes dotés par le gouverneur en conseil. Les candidats qualifiés sont recrutés selon des processus de sélection améliorés et rigoureux, et ceux-ci comprennent la mise en place de critères de sélection appropriés, des stratégies de publicité, et l’évaluation des postulants sélectionnés à l’aide d’entrevues et de vérifications des références. Ces éléments constituent des caractéristiques essentielles de tout processus de sélection accessible, transparent et axé sur les compétences. Le BCP a également élaboré des critères de sélection génériques pour les quatre types de poste de direction : président d’une société d’État, premier dirigeant d’une société d’État, chef d’organisme et président d’un tribunal administratif. L’élaboration de critères de sélection génériques communs permettra de rendre le processus des nominations plus rigoureux puisqu’il sera possible d’harmoniser les critères publiés concernant des postes similaires dans l’ensemble des portefeuilles.

6.    Amélioration de la formation et de l’orientation tant des intervenants que des personnes nommées

Le BCP a établi un programme d’orientation individuelle à l’intention des nouveaux titulaires de postes de direction (présidents de conseils, premiers dirigeants de sociétés d’État et chefs d’organismes), afin que les personnes nommées soient bien au courant de leurs rôles, de leurs responsabilités et de leurs obligations de rendre des comptes. Ce programme suscite une grande participation, et on en examine périodiquement le contenu. Pour s’assurer de bien répondre aux besoins d’apprentissage des nouveaux titulaires, le BCP a mis sur pied des comités consultatifs sur les besoins d’apprentissage qui recueillent les commentaires des participants en vue d’apporter des modifications au programme.

D’autre part, le BCP donne des ateliers périodiques sur le processus de nominations, ce qui facilite la communication des pratiques exemplaires aux ministères et aux cabinets des ministres.

B.    Recommandations de la vérificatrice générale

Dans son rapport Le Point de mars 2009, la vérificatrice générale du Canada (VG) formule quatre recommandations sur le processus suivi par le gouvernement pour effectuer des nominations par décret au sein des sociétés d’État, des petites entités fédérales et de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). Le gouvernement a donné suite à chacune de ces recommandations.

Recommandation 1 de la VG : Le BCP devrait terminer son projet visant à établir le nombre optimal de postes devant être pourvus par le GC dans chaque société d’État.

Dans le budget de 2009, le gouvernement a annoncé un examen des postes pourvus par décret au sein des organismes, conseils, commissions et sociétés d’État. Le but de cet examen était d’améliorer la gouvernance et le fonctionnement des organisations fédérales tout en maintenant un niveau et une qualité de service adéquats à la population canadienne.

Au cours de l’exercice 2009-2010, le gouvernement a examiné quelque 2700 postes pourvus par décret au sein de plus de 200 organisations fédérales dans 24 portefeuilles. Il a décidé d’éliminer 245 postes pourvus par décret à l’issue de cet examen. Ces suppressions de postes visaient les conseils d’administration de sociétés d’État ainsi que des organismes et des tribunaux administratifs; dans quelques cas, des postes pourvus par décret ont été convertis en postes de la fonction publique. En ce qui concerne les 48 sociétés d’État, la suppression de 66 postes dans 14 d’entre elles résultera de l’examen.

La partie 8 du projet de loi C-9, qui modifie une quarantaine de textes législatifs et apporte les modifications corrélatives requises à diverses lois administratives, a reçu la sanction royale le 12 juillet 2010. La loi entrera en vigueur à la date que le gouverneur en conseil fixera par décret.

Recommandation 2 de la VG : Le gouvernement devrait préciser la participation attendue des conseils d’administration des sociétés d’État à la recherche et à la sélection d’administrateurs et de premiers dirigeants.

Le gouvernement s’attend à ce que, dans les cas où la loi confère au conseil d’administration le pouvoir de nommer le premier dirigeant avec l’approbation du gouverneur en conseil ou de recommander sa nomination au gouverneur en conseil, le conseil d’administration gère le processus de sélection. À l’inverse, dans les cas où la loi confère au gouverneur en conseil le pouvoir de nommer le premier dirigeant, le gouvernement détermine le processus de sélection après consultation du conseil d’administration.

Ainsi que l’a recommandé la VG, le gouvernement a clarifié ses attentes à l’égard de la participation des conseils d’administration des sociétés d’État à la recherche et à la sélection d’administrateurs et de premiers dirigeants. Comme l’indique le premier point du plan d’action, les ministres ont reçu des directives à ce sujet en février et en octobre 2009. Le BCP a également confirmé la position du gouvernement par courriel aux présidents de toutes les sociétés d’État (juin 2009).

Recommandation 3 de la VG : Le gouvernement, appuyé par le BCP, à titre d’intervenant de première importance dans le processus de nomination par le GC, devrait veiller à ce que les nominations soient faites en temps opportun dans les sociétés d’État et les petites entités fédérales et à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada.

Comme l’indique le premier point du plan d’action, le BCP a élaboré des directives sur les bonnes pratiques de gestion des postes à pourvoir. C’est ainsi que la publication intitulée Guide de la gestion du processus des nominations par le gouverneur en conseil a été distribuée aux ministres et sous-ministres (février 2009).

De plus, afin de faciliter les nominations en temps opportun, tous les ministères et les cabinets de ministres reçoivent au début de chaque mois le rapport mensuel de gestion des postes vacants (produit par le BCP). Ce rapport leur permet de prendre connaissance des mandats qui prendront fin au cours des 12 prochains mois et de prendre des dispositions en conséquence.

Des progrès importants ont également été réalisés depuis 2008 pour la nomination des membres à la CISR en temps opportun. Depuis janvier 2009, l’effectif des membres de la CISR n’a pas été inférieur à 80 % du plein effectif. Il s’est maintenu au-dessus de 95 % depuis novembre 2009.

Recommandation 4 de la VG : Le gouvernement devrait faire en sorte que les personnes nommées (titulaires et candidats), les sociétés d’État, les petites entités fédérales et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada soient informées convenablement et en temps opportun au sujet des processus de nomination et de renouvellement de mandat, et des décisions du GC à cet égard.

En février 2009, le gouvernement a établi des lignes directrices sur les communications tout au long du processus de nomination afin que les titulaires soient informés convenablement et en temps opportun de l’intention de renouveller ou non leur mandat : il convient d’informer les titulaires de postes à temps plein six mois avant la fin de leur mandat de la décision de recommander ou non le renouvellement de celui-ci; le délai de préavis pour les titulaires de postes à temps partiel est fixé à trois mois. Le gouvernement rappelle périodiquement ces lignes directrices lors de présentations aux conseils d’administration et aux secrétaires généraux des sociétés d’État ainsi qu’aux représentants des ministères et des ministres; elles figurent également dans le Guide.

Avant de recommander une nomination au gouverneur en conseil, le ministre responsable doit communiquer avec le candidat retenu afin de confirmer son intérêt pour le poste et de répondre aux questions que la personne pourrait avoir.

Une fois la nomination approuvée par le gouverneur en conseil, on élabore un plan de communication en vue de la rendre publique.

Recommandation 2 du Comité permanent

Que d’ici le 30 septembre 2010, le BCP remette au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes un rapport intérimaire pour faire le point sur les progrès accomplis dans la mise en œuvre du plan d’action.

Le BCP a mis en œuvre la totalité du plan en six points, et a élaboré des politiques et des lignes directrices maintenant complètement intégrées dans les activités quotidiennes. La réponse du gouvernement au rapport du Comité tient lieu de rapport intérimaire.

Recommandation 3 du Comité permanent

Que d’ici le 31 mars 2010, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) fournisse au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes un plan d’action sur la façon dont elle compte s’y prendre pour déterminer le nombre approprié de commissaires.

Recommandation 5 du Comité permanent

Que le gouvernement veille à ce que la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) dispose de l’effectif nécessaire pour pouvoir traiter rapidement les revendications du statut de réfugié et les dossiers d’immigration.

Le gouvernement a pris un certain nombre de mesures afin de veiller à ce que la CISR dispose de l’effectif nécessaire pour pouvoir traiter rapidement les revendications du statut de réfugié et les dossiers d’immigration.

Depuis octobre 2008, le gouvernement a effectué 67 nominations et a renouvelé 39 mandats à la CISR afin de pourvoir le plus de postes vacants possible et d’accroître la capacité de traitement des dossiers. Depuis janvier 2009, la CISR a toujours pu compter sur au moins 80 % de son effectif complet de membres et au moins 95 % depuis novembre 2009.

La Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés (projet de loi C‑11), qui a reçu la sanction royale le 29 juin 2010, comporte de nouvelles mesures visant à améliorer le traitement des revendications du statut de réfugié. Ces mesures jointes aux progrès réalisés concernant la nomination de membres de la CISR contribueront au règlement rapide des revendications et aideront à réduire l’arriéré actuel de revendications (qui était à environ 55 000 le 30 juin 2010).

Parmi les changements prévus dans la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés, mentionnons la création de postes de fonctionnaires décideurs à la Section de la protection des réfugiés (SPR) au sein de la CISR. Ce changement permettra la rétention d’experts à long terme, ainsi que plus de souplesse dans les pratiques de dotation afin de régler les problèmes liés aux augmentations et aux baisses subites des demandes. Ce changement aidera à garantir qu’il y a toujours un nombre suffisant de décideurs au sein de la SPR. Les fonctionnaires décideurs de la CISR auront accès à la formation et aux ressources présentement offertes aux décideurs du gouverneur en conseil. Les réformes découlant de la Loi devraient également avoir un effet dissuasif sur les revendications abusives.

Par conséquent, compte tenu des progrès réalisés par le gouvernement concernant la nomination des membres de la CISR et des changements majeurs qui seront apportés à la composition de la CISR, conformément au projet de loi C-11, il ne conviendrait pas pour le moment de créer un plan d’action.

La stratégie de dotation de la CISR a déjà été communiquée globalement au Comité permanent de la Chambre des communes sur la citoyenneté et l’immigration. Le succès du nouveau système de détermination du statut de réfugié sera surveillé de près et une évaluation sera réalisée après trois ans, où il pourrait être question de l’arriéré restant, de la faisabilité d’un modèle de financement axé sur le volume, et de tout problème imprévu, y compris les problèmes de dotation.

Recommandation 4 du Comité permanent

Que le gouvernement envisage d’élaborer une politique qui régirait les avis de décision concernant les renouvellements de mandat et établirait des délais précis à l’intérieur desquels les décisions concernant le renouvellement des mandats devraient être communiquées aux administrateurs et aux dirigeants en poste.

En février 2009, le gouvernement a établi des lignes directrices régissant les avis de décision concernant les renouvellements de mandat, en particulier les délais à l’intérieur desquels les décisions concernant le renouvellement des mandats devraient être communiquées aux administrateurs et aux dirigeants en poste. Les titulaires de postes de direction et de postes à temps plein doivent recevoir un tel avis au moins six mois avant la fin de leur mandat, et les titulaires de postes à temps partiel au moins trois mois avant.

Les ministres doivent aviser les titulaires au sein de leurs portefeuilles respectifs. Les ministères et les cabinets des ministres ont reçu les lignes directrices, et le rapport mensuel de gestion des postes vacants au cours des 12 prochains mois leur rappelle périodiquement les délais de préavis. De plus, on insiste sur ces délais lors des ateliers offerts aux employés des ministères et aux employés des cabinets des ministres ainsi que dans le cadre de divers forums auxquels le gouvernement assiste ou qu’il organise (rencontres avec les secrétaires généraux et séances de formation à l’intention des membres des conseils d’administration et des premiers dirigeants).

Recommandation 6 du Comité permanent

Que la Commission des nominations publiques soit créée conformément à la Loi fédérale sur la responsabilité.

Le rôle de la Commission sera de veiller à la mise en place en temps opportun d’exigences uniformes et transparentes, axées sur les compétences, pour les processus devant régir les nominations au sein des organismes, conseils, commissions et sociétés d’État au niveau fédéral. Elle s’acquittera de cette tâche principalement en élaborant et en mettant en œuvre un code de pratique qui énoncera les normes minimales applicables aux processus de sélection pour les nominations par le gouverneur en conseil au sein des organismes, conseils, commissions et sociétés d’État, ainsi qu’en surveillant et en vérifiant le respect du code de pratique par le gouvernement, et en faisant rapport à ce sujet. Son mandat ne consiste pas à sélectionner des candidats ni à effectuer des nominations par le gouverneur en conseil.