En réponse à une question posée lors de l’audience, Affaires mondiales Canada a fourni l’information suivante.

Informations fournies par Affaires mondiales Canada au Bureau du vérificateur général

L'équipe du Bureau du vérificateur général (BVG) a demandé à Affaires mondiales Canada (AMC) de leur fournir la documentation de projets dans un délai de cinq jours ouvrables. Le bureau du dirigeant principal de l'audit à AMC a immédiatement pris des mesures à la réception de la demande et a informé l'équipe du BVG qu'il faudrait plus que les cinq jours ouvrables demandés pour fournir la documentation sur les projets en raison de la nature très variée des documents. Au total, 459 documents spécifiques aux projets, ainsi qu'environ 300 documents relatifs aux politiques et à la gestion des programmes à AMC, ont été fournis au BVG. Les demandes de documents spécifiques concernaient des projets gérés par plus de 50 responsables de projets différents répartis dans le monde entier. La mobilité du personnel d’AMC chargé de l'assistance internationale, due en partie au système de rotation des ressources humaines, ainsi que les difficultés rencontrées par les responsables de projet, en particulier ceux qui travaillent sur le terrain et qui n'ont pas ou peu accès aux systèmes de gestion de l'information de l'entreprise, ont également contribué aux retards dans le partage des documents. En outre, au début de la procédure, AMC aurait dû préciser avec le BVG quels documents étaient nécessaires pour que le dossier soit considéré comme complet. Cela aurait permis de limiter la recherche des documents manquants. C'est pour ces raisons que le Ministère s'est engagé à redoubler d'efforts pour s'assurer que nous disposons de systèmes efficaces de gestion de l'information et de mesure des résultats afin de démontrer aux Canadiens la valeur de nos investissements. En outre, le bureau du dirigeant principal de l'audit à AMC élabore actuellement un protocole, qui comprendra le processus de gestion des demandes d'information, afin de mieux soutenir les futurs audits du BVG.