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PACP Rapport du Comité

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Réponse du gouvernement au Quatorzième rapport du Comité permanent des comptes publics (gouvernance des petites entités fédérales)

Le gouvernement du Canada désire remercier le Comité permanent des comptes publics pour son quatorzième rapport sur le chapitre 2 du rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale du Canada sur la gouvernance des petites entités fédérales. Le gouvernement a étudié attentivement les conclusions et les recommandations comprises dans ce rapport et présente sa réponse dans le présent document.

La réponse du gouvernement en ce qui a trait aux recommandations précises contenues dans le rapport du Comité est présentée plus bas. En plus de ces recommandations, le rapport du Comité traite des enjeux que présentent les « plans d’action ministériels en réponse aux vérifications du BVG ». Le rapport signale que le Comité a récemment tenté de « formaliser » ses attentes selon les dispositions des plans d’action et, à cette fin, a adopté la motion suivante le 5 mars 2009 :

Que tous les ministères et organismes du gouvernement fédéral qui ont fait l’objet d’une vérification de la part du Bureau du vérificateur général du Canada fournissent un plan d’action détaillé en vue de donner suite aux conclusions et recommandations de la vérification - avec des mesures précises, les délais d’exécution et les noms des responsables - au Comité des comptes publics et au Bureau du vérificateur général du Canada dans les six mois suivant le dépôt de la vérification à la Chambre des communes; et que les ministères et organismes qui sont invités à comparaître devant le Comité des comptes publics pour discuter des conclusions d’une vérification remettent si possible un plan d’action au Comité avant la tenue de la séance. »

Le gouvernement comprend que le Comité doit avoir les renseignements nécessaires pour mener ses activités. Le gouvernement continuera d’être réceptif aux demandes de renseignements du Comité et de prendre toutes les mesures raisonnables nécessaires pour s’assurer que le Comité possède l’information lors de ses audiences.   Or, la motion telle qu’adoptée soulève des inquiétudes. 

Comme la motion a été communiquée aux ministères et aux organismes comme étant un « ordre », elle pourrait être considérée une obligation pour les ministères de prendre des mesures particulières.  Comme le note le Comité dans son rapport, ni le Bureau du vérificateur général, ni le Comité ne peuvent obliger les ministères à agir, reconnaissant que la responsabilité constitutionnelle de la gestion et de la direction des ministères et organismes est au pouvoir exécutif.

De plus, la motion n’est pas restreinte aux recommandations du vérificateur général acceptées par le gouvernement ou qui seront étudiées lors d’une séance du Comité, mais elle demande des plans d’action pour toutes les conclusions des vérifications. Si on tient compte du fait que la vérificatrice générale a émis 826 recommandations entre 2002 et 2009, il est possible que le fardeau redditionnel augmente de façon importante et une telle augmentation aurait de lourdes répercussions sur les petites entités.

Le gouvernement sait que les renseignements demandés lors des audiences du Comité tiennent compte de son mandat. Les ministères et organismes gouvernementaux continueront donc de fournir au Comité tous les renseignements nécessaires  lors de leur comparution devant celui-ci.

RECOMMANDATION 1

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournisse au Comité permanent des comptes publics un plan d’action d’ici le 30 septembre 2009 expliquant comment il compte mettre en œuvre les recommandations comprises au chapitre 2 du rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale.

La réponse de la direction qu’ont fournie le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor quant au chapitre 2 du rapport de 2008 de la vérificatrice générale comprend une description détaillée des mesures adoptées ou prévues par le gouvernement pour tenir compte de chacune des quatre recommandations comprises dans ce chapitre. Voici de l’information à jour sur ces mesures :  

Recommandation

Réponse à jour

2.37 Le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devraient améliorer leurs directives sur la coordination de portefeuille, en veillant à bien définir leurs attentes et à les communiquer clairement aux ministères et aux entités de leur portefeuille.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) partage le point de vue de la vérificatrice générale quant à l’importance d’une coordination efficace de portefeuille. Depuis 2003, le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) est le principal outil qu’utilise le SCT pour évaluer la coordination de portefeuille, établir ses attentes et obtenir la participation des ministères et organismes afin d’améliorer les pratiques en la matière. En consultation avec les ministères de son portefeuille, le SCT a rédigé un guide qui comprend des directives utiles sur la coordination de portefeuille. Plus précisément, le guide vise à appuyer l’évaluation annuelle de la coordination de portefeuille effectuée par le Secrétariat par l’entremise du CRG.

Dans la réponse de sa direction, le SCT a accepté les recommandations du BVG visant l’élaboration et le respect d’un plus grand nombre de directives sur la coordination de portefeuille afin de renforcer les efforts déployés afin de s’assurer que les attentes de principe sont bien définies et communiquées aux ministères et entités de son portefeuille.

En 2009, le Bureau du Conseil privé a fourni aux administrateur généraux et aux différentes entités de portefeuille des directives plus détaillées sur les principes de coordination de portefeuille dans le cadre de la distribution générale des documents concernant l’appareil gouvernemental et la gouvernance.

Le SCT a continué de travailler sur son guide, « Coordination: MAF Expectations and Best Practices » à l’intention des sous-ministres de portefeuille et leur ministère, et des séances de consultation se poursuivent avec les ministères et les organismes centraux du portefeuille. Une fois ces séances terminées, et les approbations nécessaires reçues, le SCT publiera et distribuera ce guide.

2.45 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait s'assurer que l'évaluation de la gestion et du contrôle financiers des petites entités, fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion, s'appuie sur de l'information suffisante et appropriée.

Un certain nombre d’étapes ont été entreprises pour renforcer la gestion et le contrôle financiers au sein du gouvernement fédéral.

L’ensemble complet de politiques en matière de gestion financière fait l’objet d’un examen et d’un renouvèlement afin de simplifier l’ensemble des règles, tout en assurant la transparence et le renforcement de la gestion financière. Depuis le 1er avril 2009, une nouvelle Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et Politique sur le contrôle interne ont été approuvées. Ces politiques clarifient les rôles et les responsabilités des administrateurs généraux et des dirigeants principaux des finances (DPF) en matière de gestion et de contrôle financiers. La nouvelle politique sur la gouvernance financière, et les lignes directrices connexes sur les qualifications des DPF, clarifient les responsabilités et les attentes pour les agents supérieurs financiers à l’échelle du gouvernement.

Un certain nombre de modifications ont été apportées aux évaluations du CRG de 2007 afin d’améliorer la qualité des renseignements disponibles et les méthodes d’évaluation. Un sondage a été créé afin de recevoir de la rétroaction de tous les ministères sur la façon dont certaines politiques importantes de gestion financière étaient appliquées. Ces renseignements ont servi à tirer les conclusions de vérifications internes et des vérifications du BVG quant au premier indicateur du respect de la politique en matière de gestion financière. D’autres indicateurs ont été élargis afin d’y inclure des éléments comme le renforcement des capacités et l’innovation en matière de gestion financière. Ces indicateurs permettent d’améliorer les évaluations de 2008 du CRG.

2.60 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada devraient inclure dans leurs plans des mesures permettant de régler de façon satisfaisante le problème du fardeau des rapports pour les petites entités. Les plans devraient préciser les résultats prévus, les échéanciers et les indicateurs de rendement.

Tel qu’indiqué dans la réponse de sa direction, le Secrétariat du Conseil du Trésor s'engagent à alléger les exigences en matière de rapports de tous les ministères et organismes, y compris les petites entités.  Le SCT adopte différentes mesures pour réduire le fardeaux des rapports, en tenant compte des risques, le rendement et la nécessité d’une surveillance efficace.

Renouvellement de l’ensemble de politiques

À la fin de l’exercice 2008-2009, plus de 50 % des 180 politiques du CT ont été annulées par l’entremise du renouvellement de l’ensemble de politiques. Cela a permis de réduire de 27 % le nombre de politiques concernant les exigences en matière de rapports.

Pour maintenir ces réductions, et selon les conseils du Comité consultatif des sous- ministres adjoints (SMA) sur la consolidation des rapports gouvernementaux, le SCT est en voie de rédiger des principes pour la présentation de rapports afin d’aider les décideurs à améliorer l’efficience, la clarté et la pertinence des exigences en matière de rapports reliées aux instruments de politique du SCT. À la lumière de ces principes, les centres de politique pourront décider si certaines exigences en matière de rapports doivent être appliquées à tous les ministères et organismes, en tenant compte des risques et de la capacité organisationnelle de chacun. On devrait avoir une version définitive dans le courant de l’hiver 2009.

Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Une évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion a été effectuée en 2009. On y recommandait de s’assurer que le CRG demeure efficace, efficient et pertinent afin d’appuyer de rendement de la gestion et la capacité au sein des ministères et organismes fédéraux. Une nouvelle approche simplifiée, qui est mieux harmonisée aux besoins, aux capacités et aux défis des organisations fédérales individuelles et qui en tient mieux compte, est en voie d’être adoptée afin de favoriser l’ordre du jour de la direction. Cela permettra de réduire le fardeau redditionnel car l’approche conçue à l’origine pour tous sera maintenant axée sur les risques propres aux ministères selon, par exemple, leur rendement et leurs antécédents. Elle permettra de réduire le montant des ressources nécessaires pour fournir des preuves et effectuer des évaluations, tout en assurant l’intégrité et la pertinence des résultats du CRG. Cela entraînera une réduction de 30 % dans le nombre de documents requis pour la prochaine ronde des évaluations du CRG. Au cours d’une période de deux ans, on prévoit que le nombre de documents requis sera réduit de 65 %.

En consultation avec les petites entités fédérales, d’autres efforts seront déployés pour personnaliser le CRG selon leur conjoncture. Le cycle actuel de trois ans pour l’évaluation des petits organismes sera maintenu. De plus, des domaines de gestion qui ne sont pas très pertinents au mandat et aux activités de l’organisation ne seront pas évalués. On prévoit que cette approche entraînera une réduction du fardeau redditionnel pour les petits organismes; le pourcentage exact de cette réduction sera établi à la fin du prochain cycle du CRG, au printemps 2010.

Politique d’évaluation

La politique d’évaluation de 2009 clarifie la différence entre les petits et les grands ministères et donc, reconnaît que ces deux types d’organisations doivent être traités de façon différente, surtout en ce qui a trait aux rapports qu’elles doivent produire. La nouvelle politique indique que les petits ministères et organismes (tels qu’ils sont définis à l’annexe A de la politique) ne sont actuellement pas tenus de respecter la plupart des exigences comprises dans la politique, dont :

  • l’exigence d’évaluer le champ d’application de toutes les dépenses directes de programmes qui dépassent celles des programmes faisant l’objet de l’exigence législative de l’article 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques
    • le sous-ministre est responsable d’établir le champ d’application approprié selon les besoins du ministère ou de l’organisme;
  • les exigences en matière de compétences que doivent détenir les responsables des évaluations;
  • l’exigence de former un comité ministériel d’évaluation;
  • l’exigence de dresser un plan d’évaluation ministérielle annuel.

Rapports sur le rendement

Le nouveau modèle pour les Rapports ministériels sur le rendement et les Rapports sur les plans et les priorités rend ces rapports plus concis, plus efficaces et mieux axés sur les résultats. Cela devrait diminuer les efforts que doivent déployer les petites entités pour produire ces rapports sur le rendement. Les Rapports sur les plans et priorités 2009‑2010, déposés au Parlement en mars 2009, étaient produits selon le nouveau modèle. Celui-ci sera également utilisé pour les Rapports ministériels sur le rendement 2008‑2009.

Réseaux des petits ministères et organismes

Les centres de politique du SCT continuent de consulter de petites entités par l’entremise de mécanismes déjà en place, comme le Réseau des administrateurs de petits organismes (RAPO), pour traiter une gamme d’enjeux, dont le fardeau redditionnel. Après avoir consulté le RAPO, le SCT a créé certaines initiatives, dont les suivantes, pour réduire le nombre de rapports :

  • étudier d’autres approches pour classifier et définir les petits et micro-organismes afin de diminuer les exigences en matière de rapports comprises dans la Structure de gestion des ressources et des résultats;
  • étudier l’adoption d’approches plus souples pour les petits et micro-organismes ayant moins d’actifs et de services acquis et qui désirent obtenir une approbation du SCT en vertu de la Politique de planification des investissements.

2.76 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait apporter des solutions aux problèmes décelés dans les services administratifs partagés des petites entités.

L’élaboration d’une stratégie de services qui comprend différentes options pour moderniser la prestation de services administratifs progresse et l’étape préliminaire est terminée. Cette étape comprenait des séances de consultation et la participation des cadres supérieurs afin de trouver des options pour maximiser la prestation des services administratifs, y compris les services partagés. Des représentants de petits ministères et organismes participaient au processus de consultation et d’engagement qui portait sur des enjeux concernant les services  administratifs partagés.

Le SCT a lancé une initiative visant à examiner différentes options pour faciliter et soutenir la prestation de services internes interministériels.  L’initiative portera sur trois domaines : un ministère aura pour mandat légal de fournir des services de soutien internes aux autres ministères; l’administrateur financier devra recueillir et dépenser de nouveau les fonds reliés à la prestation des services; on pourra recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels pour d’autres institutions, tout en respectant les exigences en matière de protection des renseignements personnels.

Des représentants du Réseau d’administrateurs de petits organismes (RAPO) ont participé activement à l’analyse des options. Les besoins des petites entités sont un élément pivot de la conception des options législatives et des instruments du CT.

Le SCT travaille activement avec le RAPO et les responsables de la TI des petits organismes afin de s’assurer que les besoins des petits ministères et organismes, et les possibilités qui s’offrent à eux en matière de services partagés et de simplification des systèmes administratifs, sont harmonisés au CRG de la TI, à la planification de la TI et à d’autres initiatives. De plus, le SCT a organisé des ateliers de planification de la TI afin de s’assurer que les modèles de planification stratégique de la TI, et les attentes en la matière, tiennent compte des besoins des petits organismes. Le SCT et TPSGC doivent s’assurer que les petits organismes sont représentés au sein de tous les conseils de gouvernance et de tous groupes de travail sur les services partagés.

Également, les petits organismes sont représentés au sein des groupes de ministères sur les systèmes partagés du GC, qui est le principal forum de gouvernance pour les groupes ministériels administratifs au sein du gouvernement. Plus de travail doit être effectué pour s’assurer que les exigences reliées aux activités administratives ministérielles des petits organismes sont clairement expliquées lors du renouvellement de l’ensemble actuel de produits utilisés à l’échelle du GC pour les services administratifs.

RECOMMANDATION 2

Que le Secrétariat du Conseil du Canada, en collaboration avec le Bureau du Conseil privé, fournisse au Comité permanent des comptes publics un rapport d’étape, d’ici le 31 décembre 2009, sur les mesures prises pour répondre aux recommandations comprises dans le chapitre 2 du rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en collaboration avec le Bureau du Conseil privée, fournira au Comité, d’ici le 31 décembre 2009, tous les renseignements disponibles sur les mesures prises.

RECOMMANDATION 3

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada explique clairement dans son plan d’action (compris dans la recommandation 1) comment il réduira le fardeau redditionnel des petites entités fédérales.

Comme de nombreuses autres compétences, le gouvernement du Canada reconnaît que la modification et la réduction des exigences en matière de rapports et de processus administratifs, afin de permettre de gérer les risques et d’augmenter l’importance des mesures de contrôle de base, sont essentielles à une prestation plus efficiente et efficace des services. L’atteinte de cet objectif nécessite un engagement collectif et continu de la part de toutes les organisations gouvernementales. Comme noté au Chapitre 2 du Rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale, les exigences en matière de rapports proviennent de sources différentes. Ces sources comprennent la législation, les procédures parlementaires, les pratiques individuelles ministérielles, les agents parlementaires ainsi que les organismes centraux. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) recueille souvent les renseignements requis auprès des ministères et organismes aux fins d’une diffusion publique ou d’une présentation au Parlement au nom du gouvernement. Toutefois, ces exigences ne sont pas nécessairement sous le contrôle du SCT.

Le gouvernement invite les membres du Comité à étudier la Liste des rapports et états préparée en vertu de l’article 153 du Règlement de la Chambre des communes. Le ministre responsable, de concert avec le comité parlementaire pertinent, étudiera attentivement toute recommandation que le Comité peut présenter visant à éliminer ou à réduire les exigences en matière de rapports pour les petites entités. Le gouvernement invite également les membres du Comité, lors de leur étude des Comptes publics du Canada, à explorer la possibilité d’éliminer le besoin de fournir certains renseignements qui peuvent être reproduits dans le cadre de l’exigence en matière de divulgation proactive.

Une approche pangouvernementale est nécessaire pour continuer d’obtenir des résultats dans la simplification des exigences gouvernementales reliées aux rapports. Le plan d’action de 2008‑2009 pour l’ensemble de règles représente la première mesure pangouvernementale pluriannuelle visant à réduire le nombre de règles et le fardeau redditionnel. Le plan d’action a été appuyé par le Comité consultatif sur la fonction publique du Canada du Premier ministre et a obtenu l’engagement des instances supérieures à l’échelle de la fonction publique. Au nom du gouvernement, le SCT produira à l’automne un rapport sur les progrès réalisés au cours de 2008-2009 et sur les domaines sur lesquels on devra se pencher en 2009-2010.

La réponse de la direction comprise au Chapitre 2 du Rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale et mise à jour dans le présent document comprend une liste de mesures précises adoptées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et les organisations de son portefeuille pour réduire les exigences en matière de rapports des ministères et organismes, dont les petites entités.

RECOMMANDATION 4

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada précise dans son plan d’action (compris à la recommandation 1) les enjeux qui seront traités en ce qui a trait aux services administratifs partagés au sein des petites entités fédérales, comment ces enjeux seront relevés et quand on prévoit le faire.

Comme l’indique la réponse de la direction comprise au Chapitre 2 du Rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale, qui est mise à jour dans le présent document, l’élaboration de la stratégie de service du Secrétariat comprend la participation des petites entités. Les discussions sur ces questions incluront les petites entités fédérales.