Notre institution : un exemple à suivre
La gestion des activités quotidiennes d'une institution démocratique comme la Chambre des communes peut être complexe – cela exige une pensée claire et des systèmes ordonnés.
Tirant parti des technologies de pointe et de nouveaux modes de fonctionnement, l'Administration de la Chambre continue à chercher des façons d'améliorer son efficacité, dans l'intérêt des députés et des Canadiens qu'ils représentent.
Une administration allégée, plus rapide et plus efficace
L'an dernier, l'Administration de la Chambre a continué d'accomplir ses fonctions de gestion des finances et des risques liées aux activités courantes de la Chambre des communes. Ce faisant, elle a cherché à accroître l'efficacité de ces activités, pour le bien des députés et dans l'intérêt des Canadiens. Par exemple, elle a harmonisé ses processus d'impression et d'expédition, qu'elle a déménagés dans de nouveaux locaux où sont désormais regroupées les étapes de production et de distribution, ce qui a permis d'améliorer le niveau de service et de réduire les coûts.
En 2010-2011, l'Administration de la Chambre a également cherché à accélérer et à rationaliser la préparation des rapports courants en consolidant les étapes de préparation des rapports et des budgets des comités. Une nouvelle application relative aux budgets des comités, terminée en janvier 2011 et lancée au début du nouvel exercice, en avril 2011, améliorera la qualité des données et, en supprimant leur redondance, réduira le temps et les efforts nécessaires pour créer et traiter les données et préparer les rapports.
De plus, dans le cadre de la première phase de sa stratégie de « documents évolutifs », l'Administration de la Chambre a commencé à revoir plusieurs publications sur la procédure et outils en ligne en vue de rationaliser leur contenu et d'éviter les chevauchements, en répertoriant les documents en double, les publications à modifier et autres documents possiblement périmés.
Miser sur l'adaptabilité accrue de la main-d'œuvre
Comme dans toute organisation, la force de la Chambre des communes est à la mesure des gens qui y travaillent. L'exercice 2010-2011 a été riche en initiatives de gestion des talents, dont l'objectif est de renforcer les compétences des dirigeants et des employés. La présentation du Programme de leadership de la greffière pour le premier groupe de participants, la création d'une méthodologie organisationnelle de planification de la relève, le lancement d'activités de gestion du rendement et la mise au point d'outils de recrutement sont tous des éléments qui aideront l'Administration de la Chambre à surmonter les défis des prochaines années.
Dans les caucus Points saillants pour 2010-2011
Tout comme l'Administration de la Chambre qui,
au cours de l'année, améliore ses mécanismes et s'acquitte de ses fonctions à l'interne, les députés, eux, font de même pour leur parti lors des réunions de caucus. La plupart des députés appartiennent à un parti politique et, de concert avec les sénateurs de même affiliation politique, ils forment le caucus parlementaire de ce parti.
Les membres d'un caucus se réunissent chaque semaine pour discuter des politiques, planifier des stratégies et se concerter sur leur prise de position concernant les questions débattues à la Chambre des communes. Ces réunions, tenues à huis clos, permettent aux députés d'exprimer librement leurs points de vue et de débattre des politiques.
Avec la fermeture temporaire de l'édifice de l'Ouest, en février 2011, certaines réunions de caucus se sont déroulées dans les nouvelles salles de comité situées au 1, rue Wellington et à l'édifice La Promenade.
« J'ai l'impression d'accomplir quelque chose d'important lorsque je fournis un excellent service aux députés en les aidant avec le fonctionnement quotidien de leurs bureaux d'Ottawa et de circonscription ou leurs déplacements, puisque cela a des retombées positives. J'aide les députés à rejoindre leurs électeurs, ce qui a une grande importance pour moi ainsi que pour les Canadiens. »
– Sylvie Franklin
Agente à la revue financière
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