Examen du rendement
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| Regrouper les étapes de préparation des rapports et des budgets | Terminée et mise en place en janvier 2011, et lancée le 1er avril 2011, l'application pour les budgets des comités regroupe les étapes de préparation des rapports et des budgets des comités, centralise toute l'information sur ces budgets et offre une présentation uniformisée pour ainsi fournir au Comité de liaison les données dont il a besoin de manière efficace, exacte et opportune. |
| Renouveler le site Web public | Afin que les visiteurs puissent accéder plus facilement à l'information voulue, la Chambre des communes a restructuré les fonctions de navigation communes, la section Au sujet du Parlement et le portail LEGISinfo de son site Web public (www.parl.gc.ca). |
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| Pourvoir aux besoins de la Chambre des communes pendant la réfection des édifices | L'édifice de l'Ouest a été vidé et confié à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour sa remise en état. Afin d'assurer la continuité des activités parlementaires, des exigences fonctionnelles ont été établies pour les principales activités devant être déménagées à l'extérieur de la Cité parlementaire; on a trouvé des locaux de remplacement pour permettre la tenue des activités cérémonielles, techniques et parlementaires qui se déroulaient à l'édifice de l'Ouest.. On a défini les exigences fonctionnelles, symboliques et techniques à plusieurs niveaux : offrir un lieu provisoire pour accueillir les bureaux des parlementaires et les salles de réunion des comités à l'édifice Wellington pendant la réfection des édifices de l'Ouest et de l'Est; veiller à ce que les activités législatives qui ont actuellement cours à l'édifice du Centre puissent se tenir dans l'édifice de l'Ouest rénové; et s'assurer que l'édifice de la Banque de Montréal sur la rue Wellington puisse accueillir les activités cérémonielles qui se deroulaient dans l'édifice de l'Ouest. Au chapitre des projets liés à la tour nord-ouest de l'édifice de l'Est, à l'édifice de la Confédération et à l'édifice du Centre, des stratégies ont été établies en vue de limiter les incidences sur les opérations et de prévenir la détérioration des structures en procédant à des travaux urgents de stabilisation des enveloppes extérieures des édifices et des terrains. |
| Communiquer les détails des plans de réfection et les progrès accomplis | Des livrets d'information et un bulletin électronique régulier ont été produits afin d'informer les députés, le personnel et les autres intéressés des travaux de réfection en cours. Une stratégie et un plan de communication plus complets concernant les programmes, les projets et les déménagements relatifs à la vision et au plan à long terme ont été créés, et un site Web devrait être lancé en 2011-2012. |
| Conserver les œuvres d'art canadiennes | En 2010-2011, des plans ont été préparés et mis en œuvre en vue de conserver toutes les œuvres d'art de la collection de la Chambre des communes qui peuvent être déplacées et de faire rapport de l'état de ces œuvres. |
| Offrir un accès à distance aux ressources parlementaires | Un projet pilote, l'Accès à distance sécurisé au Parlement (ADSP), a été réalisé auprès de vingt députés et de huit agents supérieurs de la Chambre. Le projet a été prolongé afin de cibler d'autres besoins. L'ADSP offre un accès à distance sécurisé depuis les bureaux de circonscription et sur la route. |
| Assurer la sécurité du Parlement | L'an dernier, plusieurs étapes ont été entreprises pour préparer un Plan principal de sécurité qui permettra de centraliser la planification, la création et la mise en œuvre des mesures de sécurité visant la Cité parlementaire. Notamment, on a : organisé un Bureau principal conjoint de planification de sécurité pour coordonner les activités; établi un protocole d'entente sur l'échange d'information avec les partenaires de sécurité; mené des simulations pour permettre à différents partenaires de sécurité de coordonner leur intervention en situation d'urgence; revu les politiques et les normes afin d'assurer la meilleure intégration possible des normes et des pratiques de sécurité; défini les exigences fonctionnelles, terminé la conception d'un poste provisoire de contrôle des véhicules et acheté l'équipement nécessaire en vue de son installation. |
| Établir un plan de préparation en cas de pandémie | La Chambre des communes continue d'être proactive en vue de protéger la santé et la sécurité à la Cité parlementaire. Un plan de préparation en cas de pandémie est en place et sera mis à jour au besoin. Le plan repose sur les pratiques exemplaires de l'Organisation mondiale de la Santé et du Plan canadien de lutte contre la pandémie d'influenza. Il décrit les étapes que la Chambre des communes suivrait au cours des différentes phases d'une pandémie. |
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| Revoir les publications parlementaires | L'Administration de la Chambre a revu plusieurs de ses publications et outils accessibles en ligne afin d'évaluer l'étendue des chevauchements dans les publications et de décider lesquelles elle entend modifier, améliorer ou discontinuer. Elle est également en train de créer une méthode permettant de mettre à jour ces publications de façon régulière. |
| Donner de la formation à l'interne | Des séances de formation sur la procédure parlementaire ont été préparées à l'intention des députés et de leur personnel, des services de recherche des caucus et des employés de l'Administration de la Chambre. Afin d'être prête à accueillir les nouveaux députés et ceux qui ont été réélus à la suite d'une élection, l'Administration de la Chambre a continué d'améliorer son Programme d'orientation des députés et des préparatifs électoraux. Ce faisant, elle entend fournir aux députés les renseignements et les services administratifs, financiers et procéduraux de façon coordonnée. |
| Appuyer les activités à l'étranger | En 2010-2011, un certain nombre de visites parlementaires et d'activités protocolaires au Canada et à l'étranger ont été organisées, notamment deux conférences de haut niveau, les sommets du G8 et du G20. Des plans ont été mis en œuvre pour accueillir des délégations dirigées par des présidents d'autres parlements et pour organiser des réunions, des colloques et des conférences à l'intention de diverses associations parlementaires. L'augmentation prévue de la fréquence des séances du Programme d'études des hauts fonctionnaires parlementaires – de deux à trois – a été reportée en raison de la dissolution du Parlement. Le Programme accueille des représentants d'autres législatures qui souhaitent en apprendre davantage sur les usages procéduraux et administratifs du Canada; deux sessions se sont tenues au cours du dernier exercice, et la troisième devait avoir lieu en mai 2011. |
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| Projets | |
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| Harmoniser les services d'impression et d'expédition | On a harmonisé les services d'impression et d'expédition, ce qui comprend le regroupement des opérations dans une installation située à l'extérieur de la Cité parlementaire, l'acquisition et l'installation de nouvelles presses et de nouveaux appareils de reliure et la formation des employés. La phase 1 du nouveau système de gestion de l'information des Services d'impression a été lancée. Sa mise en place complète (et celle du nouveau portail Web) est prévue pour 2011-2012. |
| Améliorer les capacités de planification de l'Administration de la Chambre | Le Plan d'affaires pluriannuel, qui a été approuvé en avril 2010 et revu en octobre 2010, donne une vue d'ensemble des principaux engagements stratégiques de la Chambre au cours de plusieurs exercices. Le Rapport d'étape du Groupe de gestion de la greffière, approuvé en décembre 2010, présente les résultats semestriels liés aux mesures du rendement et des rapports sur l'avancement des travaux à l'égard des priorités stratégiques. On a également mené une analyse de l'environnement, terminée en avril 2010; d'après les consultations auprès de plus de 100 gestionnaires, ce document aidera l'Administration de la Chambre à préparer ses futures priorités stratégiques. |
| Moderniser la gestion des finances à la Chambre des communes | Un grand exercice de planification a été entrepris en vue de transformer les Services des finances de façon à passer d'un modèle de prestation principalement manuel et transactionnel à un modèle de service stratégique axé davantage sur les outilset le service à la clientèle. La planification et la mise en œuvre se poursuivront en 2011-2012. |
| Établir un cadre d'assurance de la qualité | Afin de veiller à ce que l'Administration de la Chambre continue à respecter ses responsabilités fiduciaires, un Cadre de l'assurance de la qualité intégré a été créé et mis en œuvre, l'an dernier, pour les fonctions liées aux finances, à la gestion du matériel, aux acquisitions et à la gestion de l'information. Le Cadre vise les politiques, les lignes directrices et les contrôles internes. Sur le plan des politiques, le travail consistait à améliorer la gouvernance et les politiques visant les pouvoirs de signer des documents financiers, ce qui comprend l'autorisation et l'examen des dépenses, la gestion des acquisitions et du matériel, la petite caisse ainsi que les taxes et les redevances réglementaires. |
| Répondre aux besoins d'aujourd'hui en matière de dotation et prévoir les exigences de demain | Des profils de compétences ont été créés pour tous les postes à l'Administration de la Chambre. Ces profils ont été intégrés aux processus de dotation et de gestion du rendement. Le Programme de gestion du rendement de la Chambre des communes est mis en œuvre en même temps que les profils de compétences. Le Programme de leadership de la greffière a été lancé cette année. Ce programme vise à donner l'occasion aux cadres dirigeants d'acquérir des compétences en leadership adaptées à la culture de la Chambre des communes et à les préparer à occuper des postes de direction de rang plus élevé. Un programme d'orientation organisationnel pour les nouveaux gestionnaires est également en cours de préparation. |
| Adopter des pratiques environnementales saines | L'Administration de la Chambre prépare actuellement des lignes directrices visant à appuyer et à encourager l'adoption de pratiques environnementales saines dans la planification et la mise en œuvre des projets relatifs à la vision et au plan à long terme. De plus, elle revoit ses politiques et ses pratiques environnementales actuelles en vue de créer des principes directeurs dans le cadre du programme Partenaires pour une Colline verte. |
