La Chambre des communes: Rapport aux Canadiens 2013

Rapport aux
Canadiens 2013

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Examen du rendement

Objectif stratégique 1

Appuyer les besoins changeants des députés et de l’institution.

Améliorer l’accessibilité à des renseignements à jour sur la procédure et les règles parlementaires
Améliorer l’accès des députés et des Canadiens à l’information parlementaire

Projets

Améliorer les services législatifs et le soutien offerts aux députés

Le Groupe de travail sur les pratiques exemplaires administratives relatives au processus législatif a formulé un certain nombre de recommandations pour améliorer la coordination des services législatifs offerts aux députés. Parmi ces recommandations, notons une meilleure diffusion interne et externe de l’information sur les rôles et les responsabilités liés au processus législatif, la simplification du processus de diffusion de l’information entre tous les contributeurs internes au processus législatif, et l’établissement des moyens d’accroître l’efficience des processus internes.

En 2012-2013, la Direction des comités et des services législatifs, en collaboration avec les Services de l’information et la Bibliothèque du Parlement, a conçu et instauré un processus de consultation en ligne pour aider le Comité permanent des finances lors de ses consultations prébudgétaires.

Colliger les principales décisions relatives aux points de procédure rendues par le Président Milliken et ses confrères qui occupent le Fauteuil

Les délibérations de la Chambre des communes sont régies par un vaste ensemble de règles et d’usages qui ne figurent pas tous dans le Règlement de la Chambre. Les décisions que rend le Président de la Chambre contribuent à étayer les délibérations futures en donnant du poids à une jurisprudence établie ou en interprétant un usage dans un contexte inédit. Les décisions les plus importantes de chacun des Présidents sont réunies en recueil à la fin de leur mandat depuis les années 1970.

La préparation du recueil des décisions de l’ancien Président de la Chambre, Peter Milliken, s’est poursuivie en 2012-2013; la version préliminaire a été approuvée et le texte a été formaté aux fins de sa publication. Le travail préliminaire d’indexation du contenu du recueil a été amorcé.

Améliorer les versions en ligne des Débats et des Témoignages

Les Débats de la Chambre des communes (aussi appelés hansard) sont la transcription corrigée des délibérations de la Chambre des communes. Disponibles dans les deux langues officielles le lendemain après que la Chambre a siégé, ils sont produits directement à partir d’un enregistrement sonore des délibérations et des renseignements fournis par le personnel des Débats présent à la Chambre.

Les Témoignages sont le rapport corrigé des délibérations des comités. On y trouve des remarques formulées par les membres des comités et par les témoins. Les Témoignages ne sont publiés que lorsque les réunions ou certaines parties d’une réunion sont publiques.

En 2012-2013, un certain nombre de mesures ont été prises pour améliorer les versions en ligne des Débats et des Témoignages. Entre autres, notons l’ajout de liens intégrés vers des fichiers audio et vidéo, l’amélioration des capacités d’échange de l’information et l’ajout d’outils offrant un meilleur accès en ligne aux activités des députés.

Aider les comités à faire un meilleur usage des outils technologiques à leur disposition

Les processus ont été examinés pour faire en sorte que les mémoires adressés aux comités soient facilement et rapidement accessibles en ligne. De plus, des outils ont été mis au point pour orienter les comités qui veulent mener des consultations en ligne.

Objectif stratégique 2

Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l’institution.

Faire progresser la vision et le plan à long terme qui prévoient la remise en état des édifices patrimoniaux et de leurs terrains et la construction d’autres installations parlementaires
Maintenir la souplesse de notre infrastructure technologique
Renforcer la protection de l’institution

Projets

Remettre en état les édifices patrimoniaux de la Cité parlementaire

Dans le cadre des travaux liés à la vision et au plan à long terme, les documents relatifs à la remise en état de l’édifice de l’Ouest, de l’édifice Sir-John-A.-Macdonald (auparavant l’édifice de la Banque de Montréal) et de l’édifice Wellington ont été revus aux principales étapes pour vérifier que toutes les exigences parlementaires ont été intégrées et soumises à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. De plus, le Bureau de régie interne a approuvé les plans pour l’édifice de l’Ouest, et la coordination des travaux de construction à l’édifice Sir-John-A.-Macdonald a commencé.

Les édifices de l’Ouest et Wellington accueilleront les fonctions de l’édifice du Centre pendant les rénovations; en effet, ils hébergeront temporairement la Chambre, des salles de comité et des bureaux parlementaires. L’édifice Sir-John-A.-Macdonald accueillera de façon permanente les événements parlementaires spéciaux qui se tenaient auparavant à l’édifice de l’Ouest.

Enfin, l’Administration de la Chambre a continué de jouer un rôle de premier plan pour la planification, la conception et la mise en place des services de technologie de l’information et de l’infrastructure dans l’ensemble de la Cité parlementaire.

Accroître l’accès au sein de la Cité parlementaire

Afin de mieux répondre aux demandes d’accès aux installations parlementaires, de réservation de salles et de soutien événementiel, un nouveau Système de réservation et d’accès parlementaire (SRAP) a été mis au point et lancé avec succès en août 2012.

Assurer la sécurité de la Cité parlementaire

Les principes du Plan principal de sécurité (PPS) sont respectés et la mise en œuvre du plan demeure un processus continu. En centralisant la planification, l’élaboration et la mise en place des mesures de sécurité avec la Gendarmerie royale du Canada et le Service de sécurité du Sénat, le PPS permet de créer un environnement plus sûr et sécuritaire dans la Cité parlementaire pour les députés, le personnel de la Chambre et les visiteurs. Le projet de périmètre de sécurité, un élément central du PPS, a été élaboré et approuvé et la construction a débuté en 2012. Ce projet limitera les points d’entrée des véhicules sur la Colline du Parlement, et permettra de renforcer la surveillance du périmètre sans entraver l’accès aux piétons. Le projet est conforme aux principes de la vision et du plan à long terme et maintient un équilibre entre l’ouverture, l’accessibilité et la sécurité tout en respectant le caractère et la valeur patrimoniaux de la Colline du Parlement.

Offrir aux députés des solutions financières électroniques libre-service

À la suite d’un projet pilote mené en juin 2012, tous les députés peuvent désormais soumettre électroniquement leurs demandes de remboursement de dépenses liées aux frais de déplacement et de bureau par l’entremise d’un portail financier libre-service en ligne. Le portail, qui utilise des formulaires automatisés faciles d’utilisation dotés de contrôles et d’un tutoriel intégrés, offre une exactitude et une rapidité accrues du traitement des demandes, de leur soumission à leur remboursement.

L’Administration de la Chambre continue d’étudier la possibilité de passer d’un processus manuel sur papier à un processus électronique automatisé sans compromettre la sécurité de l’information financière des députés.

Objectif stratégique 3

Favoriser la compréhension des institutions législatives et appuyer leur avancement.

Offrir davantage d’occasions d’apprentissage pour les parlementaires et les hauts fonctionnaires des assemblées législatives au Canada et à l’étranger
Sensibiliser le public à la Chambre des communes et préserver l’indépendance et les traditions de celle-ci

Projets

Publication de la troisième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes

Dans une institution aussi dynamique que la Chambre des communes, l’usage parlementaire évolue constamment. La seconde édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes, qui documente la procédure parlementaire canadienne depuis la Confédération, a été publiée en 2009. Depuis, un certain nombre de nouveaux usages et de précédents ont été établis, rendant ainsi nécessaire, une fois de plus, la préparation d’une nouvelle édition révisée.

Au cours de 2012-2013, les rédacteurs des chapitres à mettre à jour ont été désignés, un outil de collaboration en ligne a été créé, la recherche nécessaire a été effectuée, les documents justificatifs à l’intention des rédacteurs ont été préparés, et ces derniers ont reçu la formation dont ils avaient besoin.

La troisième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes devrait être achevée et publiée en 2017-2018.

Organisation et accueil de la 127^e Assemblée générale de l’Union interparlementaire

En octobre 2012, le Parlement du Canada a accueilli la conférence parlementaire la plus imposante de son histoire : la 127^e Assemblée générale de l’Union interparlementaire (UIP), qui s’est tenue à Québec et à laquelle ont assisté quelque 1 500 délégués venant de plus de 150 pays.

La conférence était l’aboutissement de nombreux mois de préparation par une équipe dévouée qui a collaboré étroitement avec des partenaires comme le Sénat, la Bibliothèque du Parlement, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration et divers services de sécurité. Le système d’inscription en ligne mis au point spécialement pour l’événement a joué un rôle particulièrement important, car il a contribué à surmonter un certain nombre de défis logistiques qu’avaient prévu les organisateurs.

Au dire des délégués, des Présidents et du Secrétariat de l’UIP, la conférence a été un franc succès. Les leçons apprises de cette expérience seront mises en application lors de la planification de conférences ultérieures qu’organisera le Parlement.

Objectif stratégique 4

Appliquer les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses dans un contexte parlementaire.

Renforcer la gouvernance pour optimiser l’utilisation des ressources publiques
Améliorer le recrutement, la mobilisation et la relève de talents ainsi que la conservation du personnel
Renforcer les pratiques de gestion environnementale
Favoriser une approche intégrée de la gestion de l’information

Projets

Optimiser la prestation des services financiers

Un certain nombre de changements visant à améliorer les services financiers de la Chambre ont été ciblés, notamment : la création d’un centre d’expertise pour les activités d’approvisionnement, la modernisation des activités comptables, de même que l’amélioration des services de gestion financière et des services de gestion du matériel et des biens.

En 2012-2013, un nouveau modèle de prestation des services financiers a été mis au point et sa mise en œuvre a été amorcée.

Harmoniser les services d’impression et d’expédition

L’examen des services d’impression et d’expédition de la Chambre des communes s’est poursuivi en 2012-2013. Le travail de consolidation des différents guichets uniques et des comptoirs des Services d’impression en activité dans les édifices de la Cité parlementaire est en cours.

La phase II de ce projet continu a donné lieu à la fermeture des comptoirs situés dans l’édifice de la Confédération et du 131, rue Queen en janvier 2013; le comptoir de l’édifice de la Justice devrait fermer en juin 2013.

Améliorer les méthodes de recherche de l’Administration de la Chambre

Dans le cadre d’un processus de normalisation, de regroupement et de documentation des méthodes et des outils de recherche sur la procédure utilisés à l’Administration de la Chambre, un inventaire des fonds de recherche a permis de cerner des dédoublements et des possibilités de regroupement. L’un des quatre projets ciblés est déjà en cours; les trois autres devraient commencer en 2013-2014.

Améliorer les systèmes de gestion des ressources humaines

En 2012-2013, de nouvelles applications électroniques ont été mises en place afin d’offrir un meilleur service aux employés tout en améliorant la qualité des données de gestion des ressources humaines. Plus particulièrement, l’une des applications met à la disposition de tous les employés un outil libre-service offrant un accès sur demande aux renseignements sur leur paie et leurs avantages sociaux, ce qui permet de réduire la demande pour les relevés papier.

La gestion des incidents en milieu de travail sera également améliorée grâce à l’utilisation d’un nouveau système qui simplifie les processus opérationnels et offre des données plus exactes et en temps opportun.

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