ETHI Réunion de comité

38^e LÉGISLATURE, 1^re SESSION

Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique

TÉMOIGNAGES

TABLE DES MATIÈRES

Le mardi 18 octobre 2005

Á

1120

Le président suppléant (M. David Tilson (Dufferin—Caledon, PCC))

M. Patrick Borbey (sous-ministre adjoint, Services ministériels, Bureau du Conseil privé)

Á

1125

Á

1130

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Michael Calcott (directeur général, Direction générale des services exécutifs, ministère des Affaires étrangères)

Á

1135

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Randle Wilson (directeur général, Direction de la politique commerciale stratégique, ministère du Commerce international)

Á

1140

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Michel Bouchard (sous-ministre délégué, ministère de la Justice)

Á

1145

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Tom Lukiwski (Regina—Lumsden—Lake Centre, PCC)

M. Patrick Borbey

M. Tom Lukiwski

Á

1150

M. Patrick Borbey

M. Tom Lukiwski

M. Patrick Borbey

M. Tom Lukiwski

M. Patrick Borbey

M. Tom Lukiwski

M. Patrick Borbey

Á

1155

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Tom Lukiwski

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Ciuineas Boyle (directrice, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, Bureau du Conseil privé)

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Mario Laframboise (Argenteuil—Papineau—Mirabel, BQ)

M. Patrick Borbey

M. Mario Laframboise

M. Patrick Borbey

M. Mario Laframboise

M. Patrick Borbey

Â

1200

M. Mario Laframboise

M. Patrick Borbey

M. Mario Laframboise

M. Patrick Borbey

Mme Ciuineas Boyle

M. Mario Laframboise

Mme Ciuineas Boyle

M. Mario Laframboise

M. Michael Calcott

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings (Notre-Dame-de-Grâce—Lachine, Lib.)

Â

1205

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings

M. Patrick Borbey

L'hon. Marlene Jennings

M. Patrick Borbey

Â

1210

L'hon. Marlene Jennings

M. Patrick Borbey

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Pat Martin (Winnipeg-Centre, NPD)

M. Patrick Borbey

M. Pat Martin

Mme Ciuineas Boyle

M. Pat Martin

Mme Ciuineas Boyle

M. Pat Martin

Â

1215

Mme Kerri Clark (directrice, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ministère de la Justice)

M. Pat Martin

M. Michael Calcott

M. Pat Martin

Mme Jocelyne Sabourin (directrice, Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ministère des Affaires étrangères)

M. Pat Martin

Mme Jocelyne Sabourin

M. Pat Martin

Mme Ciuineas Boyle

M. Pat Martin

M. Michael Calcott

M. Pat Martin

M. Michael Calcott

M. Pat Martin

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Pat Martin

Mme Jocelyne Sabourin

M. Pat Martin

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Richard Harris (Cariboo—Prince George, PCC)

M. Ken Epp (Edmonton—Sherwood Park, PCC)

Â

1220

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Ken Epp

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Michael Calcott

M. Ken Epp

M. Patrick Borbey

M. Ken Epp

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Odina Desrochers (Lotbinière—Chutes-de-la-Chaudière, BQ)

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

Mme Ciuineas Boyle

M. Odina Desrochers

Mme Ciuineas Boyle

M. Odina Desrochers

Â

1225

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings

M. Michel Bouchard

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings

M. Michel Bouchard

M. Michael Calcott

L'hon. Marlene Jennings

M. Randle Wilson

L'hon. Marlene Jennings

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Marlene Jennings

M. Michael Calcott

L'hon. Marlene Jennings

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Randle Wilson

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Tom Lukiwski

Mme Ciuineas Boyle

Â

1230

M. Tom Lukiwski

Mme Ciuineas Boyle

M. Tom Lukiwski

Mme Ciuineas Boyle

M. Patrick Borbey

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Derek Lee (Scarborough—Rouge River, Lib.)

M. Patrick Borbey

Mme Ciuineas Boyle

M. Derek Lee

Mme Ciuineas Boyle

M. Derek Lee

Mme Ciuineas Boyle

M. Derek Lee

Mme Ciuineas Boyle

M. Derek Lee

Â

1235

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Derek Lee

Mme Ciuineas Boyle

M. Derek Lee

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Mario Laframboise

M. Patrick Borbey

M. Mario Laframboise

M. Patrick Borbey

M. Mario Laframboise

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Russ Powers (Ancaster—Dundas—Flamborough—Westdale, Lib.)

Mme Kerri Clark

Â

1240

M. Russ Powers

M. Michael Calcott

M. Randle Wilson

M. Russ Powers

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Pat Martin

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Pat Martin

M. Michel Bouchard

M. Pat Martin

M. Michel Bouchard

M. Michael Calcott

M. Randle Wilson

M. Pat Martin

Mme Ciuineas Boyle

M. Patrick Borbey

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Derek Lee

Â

1245

Mme Ciuineas Boyle

Mme Kerri Clark

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Richard Harris

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Richard Harris

M. Patrick Borbey

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Odina Desrochers

Â

1250

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

M. Patrick Borbey

M. Odina Desrochers

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Michel Bouchard

Le président suppléant (M. David Tilson)

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi (sécrétaire adjointe du Cabinet, Appareil gouvernemental, Bureau du Conseil privé)

·

1305

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

·

1310

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

·

1315

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Mario Laframboise

Mme Roberta Santi

M. Mario Laframboise

Mme Roberta Santi

·

1320

M. Mario Laframboise

Mme Roberta Santi

M. Mario Laframboise

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Navdeep Bains (Mississauga—Brampton-Sud, Lib.)

Mme Roberta Santi

·

1325

L'hon. Navdeep Bains

Mme Roberta Santi

L'hon. Navdeep Bains

Le président suppléant (M. David Tilson)

L'hon. Navdeep Bains

Mme Roberta Santi

L'hon. Navdeep Bains

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Pat Martin

·

1330

Mme Roberta Santi

M. Pat Martin

Mme Roberta Santi

M. Pat Martin

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

·

1335

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

M. Tom Lukiwski

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Odina Desrochers

Mme Roberta Santi

M. Odina Desrochers

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Odina Desrochers

Mme Roberta Santi

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Odina Desrochers

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Derek Lee

Le président suppléant (M. David Tilson)

M. Derek Lee

Le président suppléant (M. David Tilson)

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CANADA

Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique

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NUMÉRO 037

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1re SESSION

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38e LÉGISLATURE

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TÉMOIGNAGES

Le mardi 18 octobre 2005

[Enregistrement électronique]

*   *   *

Á  (1120)  

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson (Dufferin—Caledon, PCC)): À l'ordre, s'il vous plaît.

    Bonjour, mesdames et messieurs. Nous allons débuter cette séance du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique.

    Conformément à l'article 32(5), du Règlement, nous examinons le rapport du commissaire à l'information pour l'exercice terminé le 31 mars et renvoyé à notre comité le lundi 6 juin 2005.

    Nous recevons plusieurs témoins. Je leur ai parlé brièvement. Il y a trois groupes auxquels je laisserai le soin de se présenter. J'ai demandé à chaque groupe de ne pas dépasser 10 minutes pour leurs exposés — et nous sommes déjà en retard — afin que les députés puissent leur poser quelques questions.

    Le premier groupe représente le Bureau du Conseil privé, le deuxième, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, et le troisième, le ministère de la Justice. C'est M. Borbey qui commence.

    Bonjour monsieur, veuillez nous présenter vos collègues.

    M. Patrick Borbey (sous-ministre adjoint, Services ministériels, Bureau du Conseil privé): Bonjour monsieur le président et les membres du comité. Merci de nous avoir invités, notre directrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, Mme Ciuineas Boyle et moi-même afin de discuter de l'efficacité avec laquelle le Bureau du Conseil privé répond aux demandes d'accès à l'information.

    Je préférerais vous apporter de meilleures nouvelles, mais l'année 2004-2005 a été remplie de défis pour le Bureau du Conseil privé, et le commissaire à l'information lui a attribué une cote de rendement très négative.

[Français]

    Ce résultat est clairement inacceptable, et j'en assume l'entière responsabilité.

[Traduction]

    Au BCP nous sommes tous déçus de ce résultat, d'autant plus que nous avions obtenu un « A » en 2003-2004, grâce à un bel effort collectif.

[Français]

    Nous avons probablement fait preuve de complaisance à la suite de ce succès.

[Traduction]

    Il est aussi probable que nous ayons mal anticipé la forte augmentation dans la charge de travail que nous apporterait l'année 2004-2005 et son impact sur notre capacité de maintenir un fort taux de conformité.

[Français]

    Nous sommes venus vous expliquer de quelle façon nous en sommes arrivés là et, ce qui importe davantage, de quelle façon nous allons redresser la situation.

    Nous avons commencé à mettre en oeuvre un plan d'amélioration dont nous sommes persuadés qu'il répondra à toutes les conclusions du commissaire à l'information et qu'il mettra le Bureau du Conseil privé sur la voie d'un meilleur rendement en matière d'accès à l'information.

[Traduction]

    Tout d'abord, permettez-moi de vous faire part des facteurs qui ont entraîné cette situation.

    L'année dernière a apporté des défis nombreux et nouveaux au Bureau du Conseil privé. Nous avons aidé le gouvernement à réaliser une deuxième transition en moins d'un an. Nous avons réorganisé le BCP pour qu'il puisse répondre aux besoins du nouveau gouvernement. Nous avons soutenu le lancement de deux nouvelles commissions d'enquête, ce qui a nécessité des recherches intensives dans des milliers de documents.

[Français]

    Nous avons soutenu un programme gouvernemental très ambitieux, comme en fait foi le discours du Trône d'octobre 2004. Nous avons apporté conseils et soutien au processus d'examen des dépenses.

[Traduction]

    Les premiers ministres ont tenu deux réunions. Le premier ministre et le Cabinet ont reçu des conseils stratégiques sur une vaste gamme d'enjeux cruciaux, allant de la réforme des soins de santé et de la politique autochtone à la réglementation intelligente, l'examen de la sécurité nationale et l'énoncé de politique internationale du Canada.

[Français]

    Nous avons également constaté une augmentation constante du nombre de demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Comme le démontre le tableau joint à cette présentation, le nombre de demandes a doublé au cours des six dernières années. D'après les données pour l'année en cours, nous pouvons nous attendre à une nouvelle hausse importante des demandes d'information.

[Traduction]

    Bien que le total des nombres puisse sembler peu élevé par rapport à celui de certains ministères, la plupart des demandes sont très complexes, et nombre d'entre elles ont trait à des sujets qui touchent au secret du Cabinet et à la sécurité nationale. Ces demandes exigent parfois d'examiner attentivement des milliers de pages, un processus qui peut nécessiter énormément de temps de la part du personnel de l'accès à l'information et des experts du domaine au BCP.

[Français]

    De plus, un grand nombre de demandes de renseignement que nous recevons comportent des consultations poussées avec d'autres ministères ou organismes, car bien souvent, le Bureau du Conseil privé n'est pas à l'origine de l'information qui se trouve dans nos dossiers. Tout ceci prend du temps, de l'énergie et des ressources.

[Traduction]

    Étant donné la nature horizontale du mandat que remplit le BCP ainsi que le rôle central qu'il joue dans l'appui donné au gouvernement, il est compréhensible que les demandes d'accès à l'information qu'il reçoit couvrent une très vaste gamme de sujets, compliquant d'autant plus son travail. Il est tout à fait impossible pour le personnel de la directrice de l'accès à l'information d'être expert dans tous ces domaines, et nous devons beaucoup faire appel à nos gestionnaires et à nos conseillers politiques.

    Malheureusement, les demandes d'accès n'ont pas toujours reçu l'attention prioritaire qu'elles méritaient. De plus, le pouvoir de divulguer des renseignements en matière d'accès à l'information n'a été délégué qu'au greffier du Conseil privé, au secrétaire associé du Cabinet et à moi-même, le SMA aux Services ministériels. Cette situation a engendré des goulots d'étranglement qui ont également ralenti nos réponses.

[Français]

    Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du BCP s'est efforcé de répondre aux exigences de la loi. Compte tenu de tous ces défis, il bénéficie d'un effectif de 18 personnes. Cet effectif est demeuré constant depuis 2002, malgré une augmentation de 60 p. 100 de la charge de travail.

Á  (1125)  

[Traduction]

    Alors que faisons-nous pour redresser la situation et améliorer notre rendement?

    Permettez-moi de vous révéler dès le départ que cette situation nous préoccupe vivement à tous les niveaux du Bureau du Conseil privé. Le greffier en a fait une priorité personnelle et a insisté pour que chacun au BCP en fasse autant. Les progrès sont déjà visibles.

    Nous avons élaboré un plan d'amélioration dont voici plusieurs des principaux éléments. Premièrement, plus de gens pour faire le travail. Deuxièmement, un engagement à éliminer l'arriéré de demandes.

[Français]

    Troisièmement, un meilleur processus en matière de production des résultats. Quatrièmement, une formation obligatoire à tous les niveaux.

[Traduction]

    Cinquièmement, un engagement au niveau le plus élevé envers le Plan. Sixièmement, des rapports plus complets et plus réguliers. Et enfin, des communications et un changement de culture.

[Français]

    Permettez-moi de développer très brièvement chacun de ces thèmes.

[Traduction]

    Tout d'abord, nous augmentons le nombre d'agents d'accès à l'information qui travaillent sur ces dossiers. Bien qu'il nous ait fallu davantage de temps que prévu en raison de la forte demande dans la fonction publique, je suis heureux de vous annoncer que nous avons recruté deux nouveaux agents récemment et que nous en engagerons deux autres dans les semaines à venir.

    Nous avons aussi engagé trois experts-conseils qui travaillent exclusivement à éliminer l'arriéré de 127 dossiers qui ont été reportés de l'an dernier.

[Français]

    Nos employés peuvent ainsi se concentrer sur la mise en oeuvre de notre plan d'amélioration. Jusqu'à présent, cet investissement a donné de bons résultats. Nous avons en effet réduit notre arriéré de près de la moitié. Nous nous apprêtons aussi à faire une demande de proposition afin d'embaucher d'autres experts-conseils.

[Traduction]

    En ce qui concerne l'arriéré de demandes, nous croyons que les ressources supplémentaires nous permettront de régler toutes les demandes d'information en attente, d'ici au 31 mars 2006. De plus, nous remettrons au commissaire à l'information, le 31 octobre 2005, les dates précises auxquelles nous nous engageons à répondre à chacune des demandes d'information.

    Nous prenons aussi des mesures pour améliorer notre processus d'accès à l'information. L'amélioration la plus importante concerne un nouvel instrument qui déléguera à notre directrice de l'accès à l'information tous les pouvoirs nécessaires pour approuver la divulgation de l'information. Cette approche est tout à fait conforme à la pratique prônée par le commissaire à l'information, et de nombreux ministères et organismes y ont déjà recours.

    Je suis persuadé que ce changement se traduira par un processus plus simple et par de meilleurs résultats.

[Français]

    Le troisième volet de notre plan concerne la formation. Jusqu'à maintenant, nous avons offert aux gestionnaires et aux agents supérieurs, à titre volontaire, des séances de formation d'une heure sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Désormais, cette formation sera élargie et offerte à tous les agents et gestionnaires supérieurs, y compris les secrétaires adjoints et les sous-secrétaires. Les personnes ressources en accès à l'information de tous les secrétariats du BCP recevront également cette formation. Nous invitons le Bureau du commissaire à l'information à participer à l'élaboration de ces séances de formation.

[Traduction]

    J'ai parlé tantôt de l'engagement du greffier envers l'accès à l'information. Tous nos gestionnaires partagent cet engagement. À cet effet, chacun de nos cadres de direction s'est vu attribuer l'obligation d'améliorer notre réponse aux demandes d'accès à l'information comme engagement essentiel de son entente de rendement 2005-2006.

    Nous comptons sur leur appui, car ce sont eux qui connaissent le contenu de nos dossiers et qui abattent le gros du travail et recueillant et examinant l'information avant sa divulgation.

[Français]

    Pour ce qui est des rapports sur le rendement, tous les secrétariats reçoivent maintenant un rapport hebdomadaire sur la charge de travail et le rendement actuel. Je procure une mise à jour mensuelle du rendement à notre comité de la haute direction, et la directrice de l'accès à l'information rencontre les secrétariats tous les trois mois afin de passer en revue les progrès et de discuter de préoccupations particulières. J'assure moi-même le suivi auprès de mes collègues dès que l'on m'informe qu'une demande risque de ne pas recevoir de réponse dans les délais prévus par la loi.

[Traduction]

    Le dernier volet de notre plan concerne les communications et le changement de culture. Le greffier a déjà communiqué à tous les employés du BCP que l'amélioration de notre rendement en matière d'accès à l'information constitue une priorité absolue. Nous soutenons ce message par des avis et des séances d'information.

    Nous avons travaillé à l'élaboration de ce plan avec le Commissariat à l'information et nous avons pris les mesures nécessaires pour y incorporer toutes ses recommandations. Je suis heureux de vous informer qu'il a appuyé notre plan et que nous travaillerons en étroite collaboration à sa mise en oeuvre.

[Français]

    En terminant, je tiens à rappeler que nous nous sommes fermement engagés à améliorer notre rendement.

Á  (1130)  

[Traduction]

Je suis persuadé que nous avons le plan, les ressources et l'appui appropriés pour passer de la cote « F » à la cote « A ». Nous avons démontré que nous en sommes capables en 2003-2004 et nous en ferons encore la preuve à l'avenir.

    Je serai très heureux de répondre à vos questions.

    Merci.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci, monsieur Borbey.

    Je pense que nous attendrons d'avoir entendu tous les exposés avant de passer aux questions.

    Nous entendrons maintenant M. Calcott et Mme Sabourin. Vous avez cinq minutes pour faire votre exposé. 

    M. Michael Calcott (directeur général, Direction générale des services exécutifs, ministère des Affaires étrangères): Merci.

    Mme Sabourin est directrice de la Division de l'accès à l'information et à la protection de la vie privée.

    J'aimerais commencer par remercier le comité permanent de nous donner l'occasion de passer en revue les problèmes relatifs à la conformité du processus de réponse aux demandes d'accès à l'information au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et d'expliquer les actions du ministère en vue d'améliorer ce niveau de conformité.

    D'abord, je dois admettre qu'au cours des quatre dernières années, ce processus s'est plutôt déroulé de façon plus ou moins inégale. En 2001, le MAECI recevait à cet égard la note D. Il a ensuite obtenu la note B en 2002, à de nouveau reçu la note D en 2003 puis à régresser à la note F en 2004. Je suis arrivé en poste au MAECI en 2003, année où l'on se réjouissait de la note B récemment reçue. J'estime par conséquent que je vous dois certaines explications au sujet des deux années qui ont suivi et la situation de retard qui a persisté.

    Bien que le ministère ait connu des différences concernant les notes reçues, dans l'ensemble, la conformité de son processus de réponse a été sans exception en deça des normes. En outre, lorsque nous avons analysé les étapes qu'avait prises le ministère et ayant mené à l'obtention de sa note B en 2002, nous avons constaté que la démarche adoptée ne pouvait donner de résultats à long terme. À la fin de l'année, la note du MAECI était déjà tombée à une note C et elle était sur son trajet à la note D qu'on a reçue en 2003.

    En définitive, le ministère avait entrepris d'augmenter considérablement le budget de fonctionnement de l'unité d'AIPRP pour permettre d'embaucher encore davantage de consultants. En même temps, des efforts concertés ont été déployés pour maximiser le recours aux prolongations pendant le traitement des demandes. Je dois dire que ces demandes de prolongation étaient tout à fait légitimes mais que, sur le plan opérationnel, le fait de recourir de façon répétée à des prolongations nuit à l'objectif premier de la Loi sur l'accès à l'information. Le recours accru aux services de consultants s'est révélé efficace à court terme. Il sera toujours nécessaire de recourir à ces services dans certaines situations, mais à titre de solution temporaire et non pas de façon permanente.

    Finalement, le volume et la complexité des demandes se sont accrus et le niveau de conformité a commencé à diminuer. En parlant de complexité accrue des demandes, je me reporte surtout à un nombre de dossiers consulaires, que vous connaissez pour la plupart, notamment ceux de Sampson, de Kazami et d'Arar. Ces demandes ont nécessité la recherche de milliers de pages de documentation auprès de missions à l'étranger et de l'administration centrale qui comportaient de nombreux renseignements personnels. Comme vous pouvez l'imaginer, il a fallu, dans le traitement de ces dossiers user de minutie et faire preuve d'infinies précautions.

[Français]

    Lorsque nous avons constaté que nous avions obtenu la note « D » du commissaire à l'information pour l'année 2003, nous avons fait des démarches auprès du sous-ministre et lui avons proposé de réaliser une évaluation de la fonction d'accès pour pouvoir comprendre tous les points qui faisaient en sorte que la situation de non-conformité ait persisté, non seulement en ce qui concerne la Loi sur l'accès à l'information, mais aussi la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette évaluation, effectuée par Conseils et Vérification Canada, a commencé au début de 2004. Malheureusement, plusieurs retards sont survenus au cours de l'évaluation. Celle-ci n'a pu être terminée qu'en mars 2005 par la Direction de l'évaluation du ministère.

    Une des principales observations ressortant de l'évaluation se doit d'être mentionnée. On y dit:

Étant donné que le ministère n'a pas de contrôle sur les demandes qui entrent, qu'il ne peut réduire la qualité des réponses à ces demandes ou les délais les concernant, la seule façon de bien réaliser les étapes relatives à l'accès est de procéder à l'intégration des exigences qui la sous-tendent dans la culture de l'organisation et de s'assurer que les personnes, étant responsables de prestation de ces services, disposent des outils et des ressources nécessaires pour accomplir leur travail efficacement.

    L'examen faisait ressortir la nécessité d'une formation pour tout le ministère, afin d'appuyer la fonction d'accès et pallier le manque de technologie en place. La charge de travail des employés comparativement à celle des employés des autres ministères montre clairement que des améliorations n'étaient possibles qu'avec l'ajout d'employés. Nous avons pris connaissance des résultats de l'examen avec un vif intérêt et avons conçu un plan d'action exhaustif qui a été officiellement adopté par le comité de gestion du ministère le 14 juin 2005.

    Les conclusions de l'évaluation ont conduit à la formulation d'un certain nombre de résultats souhaités. Les voici: une capacité ministérielle soutenue pour le respect des exigences législatives; un réseau stable et fiable de spécialistes en matière de protection des renseignements personnels au sein du ministère qui soit conforme aux exigences de la politique du Conseil du Trésor; un personnel ministériel mieux informé afin d'obtenir de meilleurs résultats et de réduire le stress et l'anxiété; un meilleur soutien aux agents ministériels en ce qui concerne les exigences en matière d'accès; s'occuper des recommandations clés formulées par le Commissariat à l'information au fil des années; cesser de recourir aux services à long terme de consultants pour le traitement des demandes; une planification appropriée du transfert des connaissances aux nouveaux employés, afin d'obtenir et de conserver une expertise interne; un traitement électronique des dossiers et une amélioration de la gestion des cas, tant sur le plan de la qualité que de la quantité; atteindre un niveau idéal de conformité, soit obtenir la note « A » pour l'exercice 2007-2008.

    Nous croyons que le plan que nous sommes à mettre en application produira à la longue ces résultats.

Á  (1135)  

[Traduction]

    Comme nous l'avons mentionné, la charge de travail du personnel responsable de l'AIPRP au ministère est l'une des principales causes de notre incapacité à respecter les délais prévus dans la loi. À l'heure actuelle, chaque agent du MAECI s'occupe de 142 dossiers. En comparaison, ce nombre est plutôt de 35 à Industrie Canada et de 55 à Santé Canada.

    Il est clair que la question des ressources humaines doit être prise en considération et le plan propose l'ajout de 15 employés dans la division qui ne compte actuellement que 13 employés. Les préparatifs pour l'embauche de ces employés sont en cours mais, comme vous le savez probablement déjà, la dotation en personnel dans l'administration fédérale est un long processus. L'embauche des 15 employés se fera en deux étapes: 10 employés au cours de la présente année financière et cinq autres l'année suivante. Malgré cette augmentation considérable du nombre de ressources, la charge de travail restera lourde. Néanmoins, nous croyons que d'autres changements permettront d'alléger le fardeau des employés, notamment si l'on procède aux mesures suivantes.

    Élaborer un programme structuré de sensibilisation à l'AIPRP afin d'enseigner aux employés du ministère en quoi consistent leurs rôles et responsabilités, programme qui nécessitera que la haute direction procède à l'établissement d'un réseau d'agents bien informés à tous les niveaux. Mettre en place de nouvelles procédures pour l'examen de la documentation par la division qui feraient en sorte de réduire considérablement le nombre de fois que le personnel de l'AIPRP doit se rendre consulter la documentation au bureau concerné. Par ailleurs, un schéma des étapes du processus d'AIPRP a été soigneusement réalisé et fait actuellement l'objet d'une restructuration visant à accroître son efficacité. Acheter le logiciel ATIPImage, déjà utilisé depuis un certain nombre d'années dans la plupart des ministères. Il s'agit d'une constituante clé du plan. Le ministère a donné son aval et l'achat et l'utilisation de ce logiciel constituent l'une de ses priorités. Le ministère a mis en place les ressources techniques nécessaires et procède actuellement aux dernières étapes de l'installation de ce logiciel. Mettre en place une équipe permanente capable de filtrer les documents ministériels avant de les envoyer à la Bibliothèque et Archives Canada afin de permettre un meilleur accès informel à nos renseignements. Élaborer un protocole d'entente avec Passeport Canada en vue de répondre à leurs besoins spécifiques, particulièrement en matière de protection des renseignements personnels.

    Bien que des démarches visant à la réalisation de toutes ces activités aient déjà été entreprises, cela prendra un certain temps avant que le processus de dotation ne soit terminé, avant que le programme de formation sur la sensibilisation à l'AIPRP ne soit élaboré et mis en application dans tout le ministère, et avant que l'actuel retard dans les dossiers ne soit rattrapé pour l'arrivée en poste des nouveaux employés. Nous sommes réellement en train de parler d'un changement de culture au sein du ministère qui s'effectuera à long terme, car un changement de culture est toujours un long processus. Néanmoins, je crois qu'en approuvant ce plan d'action, la plupart des hauts responsables du ministère ont déjà manifesté leur engagement à faire en sorte que le respect des exigences de la Loi sur l'accès à l'information soit une réalité au sein du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

    Je vous remercie.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci beaucoup, monsieur Calcott.

    Monsieur Wilson, vous avez cinq minutes. Bonjour et merci d'être venu.

    M. Randle Wilson (directeur général, Direction de la politique commerciale stratégique, ministère du Commerce international): Merci, monsieur le président. Je m'appelle Randle Wilson, je suis directeur général de la politique stratégique et je suis le haut fonctionnaire ministériel chargé des demandes d'accès à l'information dans le domaine du commerce international.

    Pour sauver du temps, je résumerai mes observations. J'aimerais ajouter directement quelques précisions aux commentaires de M. Calcott en ce qui a trait aux efforts que nous déployons afin d'enrayer la dégradation des résultats et, en particulier, d'apporter les améliorations à long terme qui nous éviteront d'obtenir dans l'avenir un taux de conformité à la loi aussi inacceptable.

[Français]

    J'aimerais mentionner, à titre de renseignement, que Commerce international Canada a reçu approximativement 17 p. 100 des demandes d'accès à l'information adressées au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. On a répondu à environ 65 p. 100 d'entre elles dans les 30 jours prescrits. Les 35 p. 100 restants représentent, il va sans dire, les demandes sur lesquelles nous devons porter notre attention.

    Comme l'a si bien dit notre collègue M. Borbey, notre environnement, riche en informations, est de plus en plus complexe. Ce phénomène explique en grande partie ce pourcentage si élevé. Notons en plus qu'une forte proportion des renseignements détenus en matière de commerce international provient de gouvernements étrangers, d'organisations internationales ainsi que de sociétés canadiennes. Effectuer le tri en devient d'autant plus complexe.

[Traduction]

    Dans ce contexte, monsieur le président, j'aimerais vous donner de plus amples renseignements sur la façon dont nous envisageons d'améliorer notre conformité à la Loi sur l'accès à l'information.

    La multiplication par deux des ressources de première ligne à la direction de l'AIPRP, direction de Mme Sabourin, mentionnée par M. Calcott constitue une étape importante et nécessaire, même si, comme il a été noté, l'embauche et l'intégration de ces personnes prendra un certain temps durant lequel nous devrons également répondre aux plaintes, réduire le nombre de dossiers en attente et améliorer le service aux nouveaux demandeurs. Toutefois, il ne suffit pas d'investir seulement dans la partie en amont du processus: tous les fonctionnaires ont l'obligation de respecter l'objectif visé et les termes de la Loi sur l'accès à l'information. C'est pourquoi, mes collègues ici présents et moi-même, travaillant dans diverses directions au sein du ministère des Affaires étrangère et du Commerce international, prévoyons mettre de l'avant énergiquement les éléments du plan d'action qui renforceront cette culture dans tout le ministère.

    Je parle d'un processus « d'exécution » qui doit se déployer en même temps que de nouveaux agents de l'AIPRP entrent en fonction. Nous devons revoir comment nous traitons les cas complexes récurrents qui demandent du temps et entraînent des retards. Nous devons suivre toutes les étapes du processus pour faire en sorte que les consultations et les approbations ne prennent pas trop de temps. Nous devons rendre les gestionnaires principaux responsables du rendement de leurs unités en ce qui concerne les réponses aux demandes d'accès à l'information, tout comme je suis personnellement responsable d'améliorer le taux général de conformité de Commerce international.

Á  (1140)  

[Français]

    Je ne prétends pas, monsieur le président, que cette entreprise sera facile. Si c'était le cas, nous ne serions évidemment pas en train de vous expliquer comment la note « F » nous a été attribuée par le commissaire à l'information.

    Toutefois, je peux vous assurer que nous tous, du ministre du Commerce international lui-même aux cadres, en passant par les agents de traitement des cas d'accès à l'information et les agents à la politique et aux programmes, sommes déterminés à déployer davantage d'efforts afin de répondre aux exigences de la loi ainsi qu'aux attentes de l'ensemble des Canadiens et Canadiennes.

    Monsieur le président, mes collègues M. Calcott et Mme Sabourin ainsi que moi-même serions heureux de répondre à vos questions ou à celles des membres du comité.

    Je vous remercie.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci, monsieur Wilson.

    Passons maintenant au ministère de la Justice. M. Bouchard et Mme Clark.

    Je remarque que tout le monde va droit au but, et nous pourrions peut-être continuer dans cette veine, monsieur Bouchard.

[Français]

    M. Michel Bouchard (sous-ministre délégué, ministère de la Justice): Merci, monsieur le président. Je puis vous assurer que mon intervention durera moins de cinq minutes.

    Comme vous le savez tous, le Commissaire à l'information a choisi, vers la fin de l'année 2004, de faire subir un examen de rendement au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de notre ministère. Il s'agissait d'une première pour notre ministère. Cet examen a surtout porté sur son degré de conformité aux délais de réponse imposés par la loi.

    Le 6 juin 2005, le commissaire à l'information a déposé sa fiche de rendement au Parlement, et la cote du ministère était la plus basse qui soit, c'est-à-dire « F ».

    Je m'empresse, dès le départ, de mentionner que, bien que nous soyons évidemment déterminés à corriger la situation de façon tangible, il existe des raisons — qui ne peuvent constituer des excuses — qui expliquent pourquoi le ministère a obtenu une cote « F ». Je m'explique.

    Dès que le ministère a constaté qu'il accusait des retards au chapitre des réponses données aux demandes de renseignements, il s'est appliqué à corriger cette situation bien avant que le commissaire ne décide d'en faire l'examen. Nous avons donc tenté de régler le problème des délais de traitement bien avant l'intervention du commissaire et bien avant l'attribution de cette cote très médiocre.

    En 2004, nous avons effectué une analyse de rentabilisation et nous avons demandé des fonds pour appuyer l'équipe de la directrice, Mme Kerri Clark, qui m'accompagne ce matin.

    Ces fonds, au départ, étaient temporaires en raison de notre situation financière. Ils nous ont quand même permis d'en venir, aujourd'hui, à l'obtention de fonds permanents permettant d'ajouter huit postes au Bureau de l'accès à l'information. En plus de ces ressources additionnelles — quatre personnes sont déjà en fonction et quatre autres seront engagées dans un bref avenir —, nous nous sommes également dotés d'un logiciel d'imagerie numérique au cours de l'année 2003-2004. Grâce à ces ajouts de postes et à cette nouvelle technologie, nous avons pu, croyons-nous, améliorer notre situation. Nous n'en sommes toutefois pas restés là. Nous sommes conscients que nous devons encore faire des efforts très importants pour corriger la situation.

    Nous avons donc établi que la recommandation du commissaire de nous doter d'un plan d'action était à retenir au premier chef. Nous estimions qu'il s'agissait de la première mesure à prendre. Nous avons donc élaboré un plan d'action en matière d'accès à l'information, qui est échelonné sur une période de trois ans, soit jusqu'à la fin de 2008. Ce plan, évidemment, comprend au départ des défis très importants sur lesquels je reviendrai dans quelques secondes. Il contient des objectifs spécifiques et des buts stratégiques à atteindre.

    Parlant de défi, il faut comprendre — et cela fait partie des raisons qui expliquent les retards du ministère — que nous avons un rôle particulier d'agence centrale à jouer. Nous ne nous contentons pas de répondre aux demandes de renseignements formulées relativement aux activités du ministère. Nous appuyons aussi les autres ministères du gouvernement au chapitre de la rédaction et des réponses qu'ils doivent donner. Cela alourdit le fardeau du ministère de la Justice.

    Nous avons donc défini, dans notre plan d'action, des buts stratégiques, afin de nous permettre d'améliorer notre taux de conformité et nos méthodes de récupération des documents, ainsi que de renforcer, entre autres, notre capacité de recruter et de garder une équipe d'experts.

    Nous estimons que pour corriger notre situation de façon importante, il faudrait non seulement que des gens travaillent sur les dossiers, mais qu'ils aiment y travailler et qu'ils soient désireux de rester dans cette équipe. Nous tablerons sur cela au cours des prochains mois.

    Le financement permanent que nous avons obtenu en juillet 2005 nous permettra de faire passer nos effectifs de 15 à 23 personnes, ce qui, évidemment, nous aidera beaucoup.

    Nous avons également obtenu de la haute direction du ministère qu'elle s'engage à relayer aux échelons les plus bas l'importance que le ministère doit accorder aux demandes de renseignements.

Á  (1145)  

    C'est ainsi que tous les gestionnaires de notre ministère retrouvent, dans leur attentes signifiées en vue de leur évaluation annuelle, le devoir d'appuyer et de contribuer à l'atteinte des obligations du ministère et du gouvernement en ce qui a trait à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chacun des gestionnaires sera donc jugé chaque année sur le soutien et l'aide apportés, de même que sur le leadership qu'il aura amené dans son équipe pour l'atteinte des objectifs que nous avons fixés dans notre plan d'action.

    En terminant, messieurs et mesdames les députés, je ne peux pas vous promettre ce matin au nom du ministère que nous obtiendrons un « A » lors de la prochaine évaluation. Cependant, je vous promets personnellement que nous n'aurons plus jamais de « F ».

    Je vous remercie.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci beaucoup à tous nos témoins. Nous allons maintenant poser des questions.

    Je dois avouer que quand j'étais petit et que j'allais à l'école élémentaire, je savais que j'aurais de gros ennuis si je revenais à la maison avec un F en orthographe. Mais enfin.

    Une voix: Et voyez où cela vous a mené?

    Le président suppléant (M. David Tilson): En effet. L'orthographe ne m'a pas aidé.

    Nous avons des questions à poser. Mais auparavant, je rappelle aux membres du comité que nous entendrons des représentants du Bureau du conseil privé à 13 heures au sujet de la fusion éventuelle des bureaux des commissaires de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée. Il faudra donc que notre réunion se termine avant. Ne l'oubliez pas quand vous poserez vos questions.

    Monsieur Lukiwski, s'il vous plaît.

    M. Tom Lukiwski (Regina—Lumsden—Lake Centre, PCC): Merci beaucoup.

    Je vais commencer par interroger M. Borbey, si je le puis. Je crois savoir que nous disposons de sept minutes, monsieur le président.

    Pour commencer, j'aimerais que vous me fournissiez une précision. Pendant combien d'années vous êtes vous vu attribuer un F?

    M. Patrick Borbey: C'était la première fois. L'année précédente, nous avions obtenu un A. Le commissaire nous avait toutefois attribué un F au cours d'années précédentes.

    M. Tom Lukiwski: D'accord, merci beaucoup.

    J'ai remarqué que dans votre rapport, vous mentionnez qu'une des façons d'améliorer votre rendement consiste à vous fournir des mises à jour mensuelles à votre comité de la haute direction. À vrai dire, c'est toujours une bonne idée d'évaluer son rendement, à quelque niveau que ce soit. Seriez-vous prêt à présenter des rapports mensuels à notre comité?

Á  (1150)  

    M. Patrick Borbey: Ce serait un engagement plutôt onéreux car je devrai procurer à votre comité une grande quantité de documents. Je vais devoir m'informer. Mais si c'est ce que veut le comité, je me plierai bien sûr à sa volonté.

    M. Tom Lukiwski: Si vous présentez de toute façon des évaluations mensuelles à l'interne, je me demande si ces renseignements pourraient être communiqués à notre comité.

    M. Patrick Borbey: Nous pouvons vous les communiquer, si le comité le souhaite.

    M. Tom Lukiwski: D'accord. Ainsi nous pourrions consulter les évaluations mensuelles internes que vous présentez, ce qui vous éviterait de rédiger un rapport supplémentaire pour le comité.

    M. Patrick Borbey: Vous devez comprendre qu'il s'agira d'un rapport très bref. Ce sera probablement un document d'une page, d'une mise à jour sommaire sur le rendement.

    M. Tom Lukiwski: Je comprends. Cela aiderait les membres de notre comité à comprendre un peu mieux ce que vous faites pour respecter les règles et pour améliorer votre rendement.

    Je voudrais entre autres vous donner un exemple précis d'une demande d'accès à l'information envoyée à votre bureau. Je n'irai pas jusqu'à dire que le cas est inquiétant, mais mes questions portent sur la réflexion qui permet de déterminer combien de temps il faut pour répondre à une demande d'accès à l'information. J'aimerais savoir si vous avez estimé que cette demande était irrecevable en raison de préoccupations quant à la confidentialité des discussions du cabinet ou de préoccupations en matière de sécurité.

    Il s'agit d'une demande d'accès à l'information qui a été présentée à votre bureau le 9 août. Elle porte sur la nomination de M. Gérald La Forest au poste de conseiller spécial du ministre de la Justice. On demandait quel était le mandat relatif à cette nomination, ainsi que le mandat et le salaire accordés à M. La Forest. À mon avis, c'est, me semble-t-il, une question simple et claire qui ne devrait pas entraîner autre chose qu'une réponse rapide et efficace.

    La demande a été présentée le 9 août, mais la réponse s'est faite attendre jusqu'au 14 septembre. Permettez-moi de citer une phrase de cette réponse. On dit «Nous avons jugé nécessaire de consulter d'autres institutions gouvernementales pour traiter votre demande. » Vous continuez en disant  — je ne devrais pas dire vous, Monsieur., mais Mme Boyle, qui est coordinatrice de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée OBPC, puisque c'est elle qui a envoyé cette lettre — « Par conséquent, il est nécessaire de prolonger de 75 jours le délai de 30 jours prévus par la loi afin de répondre à votre demande ».

    Pour commencer, je me demande pourquoi votre service a jugé nécessaire de consulter d'autres institutions du gouvernement. Je le répète, la demande était relativement simple. Je ne vois pas pourquoi il fallait un délai supplémentaire de 75 jours, puisqu'il ne s'agit pas de renseignements confidentiels. Ces renseignements devraient être du domaine public.

    En fait, si c'est le genre de réponse qu'on obtient de votre bureau, pourra-t-on croire que c'est l'une des principales raisons pour lesquelles votre rendement vous a valu une note aussi basse? S'il faut plus de 30 jours dans le cas d'une demande aussi simple pour obtenir une lettre dans laquelle on demande un délai supplémentaire de 75 jours, j'ai l'impression que vos problèmes sont beaucoup plus sérieux que ce que vous avez indiqué dans ce rapport. Si vous n'arrivez pas à répondre dans les délais à une demande aussi simple, comment pourriez-vous être en mesure de répondre dans un délai de 30 jours à des questions plus complexes et plus délicates?

    J'aimerais que vous me fournissiez une explication au sujet de cet exemple, Monsieur.

    M. Patrick Borbey: Je le ferai avec plaisir. Je vais commencer par quelques observations puis je demanderai à Mme Boyle d'étoffer ma réponse.

    Il est difficile d'évaluer le rendement d'une organisation qui reçoit plus de 500 demandes par an au moyen d'une seule demande. Il faudrait plutôt examiner la charge de travail général d'un bureau dont l'effectif est déjà trop réduit. Nous essayons d'augmenter notre effectif et de lui donner les ressources correspondantes à cette charge de travail.

    Dans le cas que vous avez mentionné, nous avons effectivement reçu une plainte, et nous y avons réagi. Nous avons fourni les renseignements avant la fin de la journée d'hier. Mais pour cela, nous avons dû demander à nos employés de travailler durant la fin de semaine pour examiner les dossiers et appliquer la Loi sur l'accès à l'information.

    Ce cas particulier montre effectivement que nous pouvons accélérer le traitement des demandes grâce à un effort concerté. Mais nous traitons plus de 500 demandes. Nous avons reçu cette année près de 20 % plus de demandes que l'an dernier, qui était déjà une année record.

    Je vais demander à Mme Boyle si elle peut étoffer ma réponse en ce qui a trait aux détails de votre exemple.

Á  (1155)  

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous avez environ 10 secondes.

    M. Tom Lukiwski: Madame Boyle, pourrais-je vous demander avant que vous...

    Le président suppléant (M. David Tilson): La question a été posée. Nous devrions laisser Mme Boyle répondre brièvement.

    Mme Ciuineas Boyle (directrice, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, Bureau du Conseil privé): Merci.

    Lorsque nous avons reçu les dossiers relatifs à cette demande, nous avons déterminé que certains de ces dossiers exigeaient que d'autres ministères soient consultés, ce qui est d'ailleurs autorisé par la loi. Ces dossiers contiennent des renseignements confidentiels du cabinet, et il y avait des dossiers d'un autre ministère. Nous avons fixé le délai supplémentaire que nous estimions nécessaire pour le faire. Les gens peuvent toujours se plaindre des délais supplémentaires auprès du commissaire de l'accès à l'information. Celui-ci répondra qu'effectivement, il a fallu trop de temps à son avis, puis l'affaire est classée.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous devrez continuer au prochain tour, monsieur Lukiwski. Votre temps est écoulé.

    Monsieur Laframboise.

[Français]

    M. Mario Laframboise (Argenteuil—Papineau—Mirabel, BQ): Merci, monsieur le président.

    Je vais poursuivre avec vous, monsieur Borbey. Je regarde l'ancienne formule, puis la nouvelle. En 2003, vous aviez obtenu la cote « A », selon l'ancienne formule. Or, vous vous retrouvez maintenant avec la cote « F ». Je peux comprendre votre situation, mais il reste que l'augmentation du nombre de demandes est en grande partie ce qui l'explique. Pourriez-vous nous dire, en chiffres, ce que cela représente de 2003 à 2004 et de 2004 à 2005?

    M. Patrick Borbey: Si vous consultez le tableau qui a été distribué avec mes notes d'allocution, vous constaterez une augmentation du nombre de demandes au cours des dix dernières années. Les choses étaient assez stables pendant les quatre premières années. Entre 1995 et 1998, nous recevions environ 200 demandes par année. À partir de l'an 2000, il y a eu une augmentation, puis une légère diminution. Par contre, en 2002-2003 et en 2003-2004, nous avons fait face à des augmentations importantes. En 2003-2004, nous avons réussi, grâce à un effort concerté, à obtenir la cote « A ».

    Nous avons encore connu une augmentation du nombre de demandes l'année suivante, soit l'année dernière. Malheureusement, celle-ci a été pour nous un moindre succès.

    M. Mario Laframboise: Le surplus de demandes qui vous sont adressées sont en majeure partie reliées au scandale des commandites. Corrigez-moi si je fais erreur.

    M. Patrick Borbey: En effet, une grande partie des demandes que nous avons reçues est reliée aux commandites. Il y a aussi celles reliées au cas de M. Arar. Présentement, nous faisons face à de nombreuses demandes concernant des sujets brûlants. Il y a donc une augmentation importante des demandes. Nous avons d'ailleurs affecté une personne à temps plein au cas de M. Arar, de façon à répondre aux demandes d'accès à l'information relatives à ce dossier. La charge de travail était si importante que cette personne y a laissé sa santé.

    M. Mario Laframboise: Vous nous soumettez un plan de redressement. Cependant, durant le scandale des commandites, les demandes devaient vous parvenir les unes après les autres.

    N'avez-vous pas prévu le coup et demandé tout de suite du personnel supplémentaire?

    M. Patrick Borbey: C'est en 2002 que les effectifs du groupe de Mme Boyle ont été augmentés la dernière fois. Je crois me souvenir qu'on avait alors procédé à l'affectation de deux personnes supplémentaires. Par la suite, comme dans tous les ministères, on nous a demandé de gérer dans les limites de nos moyens, ce que nous avons essayé de faire. Il s'est avéré que nous avions besoin de ressources additionnelles.

    Nous croyons qu'il ne s'agit pas ici d'une simple augmentation ponctuelle mais d'une augmentation permanente. Des mesures permanentes devront donc être prises. Pour le moment, nous appliquons des mesures temporaires. Nous avons fait appel à des consultants embauchés pour nous aider le plus rapidement possible. Cependant, nous voulons nous assurer que l'équipe de Mme Boyle aura à l'avenir des ressources durables.

  (1200)  

    M. Mario Laframboise: Certains constats énoncés par le commissaire à l'information dans le cadre de son rapport sont durs. Il dit entre autres, à propos de vos ministères:

Des retards chroniques dans la recherche de documents en raison d'une médiocre gestion des documents et de pénuries de personnel dans les bureaux de première responsabilité

L'ingérence des cabinets des ministres et des sous-ministres en raison d'une crainte injustifiée de la sensibilité politique des demandes [...]

    Dans le cadre de votre travail, est-ce que vous avez, vous aussi, constaté une ingérence injustifiée de la part des cabinets des ministres?

    M. Patrick Borbey: Je pourrais demander à Mme Boyle de vous expliquer le processus. Je peux vous dire cependant qu'en vertu de ce dernier, on ne prévoit pas de retards en raison de l'implication des cabinets des ministres ou des sous-ministres. Des consultations doivent avoir lieu, et nous devons préparer les communications lorsqu'il s'agit d'un dossier incluant une composante importante en matière de communications. Tout cela se fait en parallèle, et non dans le but de retarder un dossier particulier.

    M. Mario Laframboise: Il reste que vous avez obtenu une des pires notes en ce qui concerne les délais. Vous affichez 26,5 p. 100 de refus. On nous dit que les réponses tardives constituent des refus. Cela implique que dans le quart des cas, on considère qu'il s'agit d'un refus de votre part.

    Permettez-moi de penser que les cabinets de ministres vous mettent des bâtons dans les roues. Cette idée ne vient pas de moi; le commissaire à l'information dit lui-même que « L'ingérence des cabinets des ministres et des sous-ministres en raison d'une crainte injustifiée de la sensibilité politique des demandes [...] » est une des causes du problème.

    M. Patrick Borbey: Je peux vous assurer que personnellement — je vais demander à Mme Boyle de vous le confirmer —, je n'ai pas été le sujet de ce genre d'ingérence. Nous avons certainement un rôle à jouer pour ce qui est de leur donner l'information, les aider et les appuyer dans les communications. Selon moi, il n'y a cependant pas d'ingérence.

[Traduction]

    Mme Ciuineas Boyle: Excusez-moi, je n'ai pas compris. Vous avez bien dit que les bureaux des ministres tardent à envoyer les dossiers? Est-ce bien ce que vous avez dit? Vous avez parlé d'ingérence?

[Français]

    M. Mario Laframboise: Non. Dans le rapport du commissaire à l'information, à la page 18, on dit ceci: « Il semble que les retards de traitement des demandes d’accès soient attribuables à cinq causes principales: » L'une des causes principales est: « L’ingérence des cabinets des ministres et des sous-ministres en raison d’une crainte injustifiée de la sensibilité politique des demandes [...] »

    Le commissaire a constaté cela quand il a travaillé. Comme le Conseil privé et les Affaires étrangères sont les ministères qui sont les plus pénalisés dans le rapport, j'ai tout lieu de comprendre que vous êtes affectés par ces déclarations du commissaire, selon lequel une des raisons de vos retards dans le traitement des demandes est l'ingérence des cabinets des ministres et des sous-ministres.

    Pouvez-vous me confirmer cela?

[Traduction]

    Mme Ciuineas Boyle: Je ne crois pas que ce soit le cas. Nous ne demandons pas aux bureaux des ministres de nous faire parvenir des dossiers. Les ministres ne sont pas en cause. Les sous-ministres ne participent pas à la production des dossiers. Je ne sais donc pas très bien d'où vient ce problème.

[Français]

    M. Mario Laframboise: Je vais poser la même question au représentant du ministère des Affaires étrangères. Le Conseil privé ne semble relever d'aucun ministre, mais ce n'est pas votre cas.

    Si le commissaire à l'information a pris la peine de faire cette remarque et compte tenu du fait que votre ministère est l'un de ceux qui sont le plus en retard dans le traitement des demandes, avez-vous senti que l'ingérence des cabinets des ministres et des sous-ministres entraînent des retards?

    M. Michael Calcott: Cette question a été posée par le Bureau du commissaire à l'information il y a deux ans. Il y a eu une enquête pour savoir si les délais résultaient de l'ingérence des cabinets des ministres. Finalement, après une étude du processus, nous avons constaté que les cabinets des ministres n'obtenaient que de l'information relativement aux documents et qu'il n'y avait pas d'intervention, d'ingérence de leur part dans le traitement des dossiers. Nous avons donc conclu, avec le Bureau du commissaire à l'information, qu'il n'y avait finalement pas d'ingérence de la part des cabinets des ministres ou des sous-ministres et que cela n'avait rien à voir avec les délais associés au traitement des dossiers au ministère.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Laframboise, vous continuerez au prochain tour.

    Madame Jennings.

[Français]

    L'hon. Marlene Jennings (Notre-Dame-de-Grâce—Lachine, Lib.): Merci, monsieur le président.

    Je remercie également les témoins de leur présence aujourd'hui et des déclarations et explications qui sont offertes à ce comité. Je suis un des membres du comité qui ont demandé que vous soyez présents aujourd'hui.

    Je suis vraiment désolée des résultats que vos ministères ont obtenus et j'apprécie les explications que vous nous donnez. Celles-ci m'amènent à vous poser quelques questions. Vous dites que le nombre de demandes au Conseil privé a augmenté. La travail que cela a occasionné pour bien répondre à ces demandes assez complexes a pu se traduire par la nécessité de scruter et d'analyser des milliers et des milliers de pages, etc.

    En 2004-2005, je siégeais au Comité permanent des comptes publics, qui étudiait le rapport de la vérificatrice générale concernant le programme des commandites. Nous avons formulé de nombreuses demandes auprès du Bureau du Conseil privé, afin d'avoir accès à des documents, des rapports et des comptes rendus de réunions.

    Premièrement, ces demandes ont-elle augmenté considérablement le travail au Bureau Conseil privé? Deuxièmement, vous avez dit que vos effectifs n'étaient pas adéquats, même avant l'année où vous avez reçu cette mauvaise note, et que vous avez pris des mesures pour embaucher du nouveau personnel.

    Je vois que le récent rapport annuel de la Commission de la fonction publique fait état d'une culture ou d'une tendance à embaucher des employés temporaires, pour ensuite ouvrir un concours à l'externe. Finalement, la personne qui occupe le poste est celle qui gagne le concours. Selon Mme Barrados, c'est une manière de contourner la transparence, l'accès, etc. J'aimerais savoir quel démarches vous avez entreprises pour augmenter vos effectifs. Je vois que l'un d'entre eux a reçu du financement permanent en juillet 2005.

    De plus, vous dites que vous avez déjà embauché quatre ou cinq nouveaux employés. Dans le processus d'embauche des nouveaux employés, avez-vous pris en considération les minorités visibles, qui sont un des groupes cibles quant à l'équité en matière d'emploi?

    Monsieur le président, combien de temps me reste-t-il?

  (1205)  

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous parlez depuis trois minutes et demie.

[Français]

    L'hon. Marlene Jennings: Alors, je prendrai une autre demi-minute, afin de laisser aux témoins trois minutes pour répondre. Si vous ne pouvez pas répondre aujourd'hui, vous pouvez toujours envoyer votre réponse par écrit au président.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous pouvez parler comme bon vous semble.

[Français]

    L'hon. Marlene Jennings: Ma dernière question concerne le délai de 30 jours qui est prescrit pour répondre. Croyez-vous que c'est équitable? Il s'agit d'un délai pour tout le monde, peu importe la complexité de la demande. Si vous croyez qu'il devrait demeurer à 30 jours, peu importe la complexité de la demande, êtes-vous d'accord que certains ministères ou services auront besoin de plus d'effectifs et de plus d'argent que d'autres pour respecter ce délai?

    Merci.

    M. Patrick Borbey: J'essaierai de répondre rapidement. En ce qui a trait aux commandites, c'est certainement une charge de travail additionnelle. L'augmentation de la charge de travail à l'égard des demandes d'accès est comptabilisée de façon différente.

    Les demandes qui viennent de comités ou de députés doivent aussi être traitées de la même façon et leur complexité est comparable aux autres, mais cela ne compte pas dans notre charge de travail. Vous avez donc raison de dire que cela constitue une charge de travail additionnelle.

    L'hon. Marlene Jennings: Elles n'étaient pas comptabilisées, mais elles ont quand même eu un impact sur l'efficacité de votre service pour répondre aux demandes qui sont comptabilisées.

    M. Patrick Borbey: En ce qui concerne les ressources humaines, nous avons entamé un processus de dotation en bonne et due forme, qui respecte le principe du mérite. Malheureusement, personne n'a réussi à se qualifier, comme nous l'aurions souhaité, pour le niveau PM-5. C'est une situation qui se produit dans la fonction publique en ce moment; nous devons élargir un peu nos horizons et recruter des gens ailleurs, tout en trouvant le moyen de perfectionner nos employés. Les employés qui sont recrutés à des niveaux moins élevés devront apprendre avec des programmes comme ceux de l'Université de l'Alberta qui ont été développés en lien avec le Commissaire à l'information. Nous allons étudier ces méthodes. Jusqu'à maintenant, nous avons utilisé les méthodes existantes et, malheureusement, les résultats tardent à venir.

    Quant à l'équité en matière d'emploi, je peux vous assurer que chaque dotation au Bureau du Conseil privé doit être justifiée à la mesure de notre performance. Si nous avons une lacune ou un manque à gagner dans un certain domaine, le concours doit être ouvert d'abord à l'ensemble de la fonction publique, aux personnes visées par l'équité en matière d'emploi. Les mesures que nous prenons à cet égard sont assez progressives.

    Quelle était la troisième question?

  (1210)  

    L'hon. Marlene Jennings: C'était au sujet du délai de 30 jours.

    M. Patrick Borbey: C'est la loi. On doit la respecter et s'en donner les moyens. Les Canadiens et les parlementaires s'y attendent. Lorsque certains retards sont explicables, on doit utiliser la loi, avertir le demandeur qu'il y a des complications et que nous demandons une exemption. Dans certains cas, c'est raisonnable; dans d'autres, comme celui dont on a parlé plus tôt, cela a été jugé déraisonnable, et le commissaire nous a demandé d'accélérer le processus.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci.

    Monsieur Martin.

    M. Pat Martin (Winnipeg-Centre, NPD): Merci, monsieur le président, et merci à tous nos témoins.

    J'ai l'impression que vous regrettez tous sincèrement cette note terrible qui vous a été octroyée. Je sens votre contrition sincère dans vos témoignages, mais de plus en plus, on entend dire et on constate à Ottawa que c'est la culture du secret qui a permis à la corruption de s'épanouir dans tous les aspects de l'administration fédérale.

    Cela me préoccupe grandement. Si j'ai bien compris le mémoire du BPC, les demandes d'information au sujet de la commission Gomery et de l'enquête de l'affaire Maher Arar ont entraîné une diminution du taux de respect des délais pour d'autres demandes d'accès à l'information portant sur d'autres questions. Avez-vous fait ce lien? Avez-vous été si occupés à fournir à la population les renseignements qu'elle veut obtenir sur ces enquêtes que les gens ont été lésés dans leurs demandes habituelles d'accès? Y a-t-il un lien dans ces délais en cause?

    M. Patrick Borbey: C'est l'un des facteurs. Il y en a de nombreux autres, y compris la charge de travail générale que le BPC a dû assumer au cours des douze derniers mois, comme je l'ai expliqué — tous les changements qui ont eu lieu. En fin de compte, ce ne sont pas seulement les employés du bureau de Mme Boyle qui sont chargés d'offrir des services prévus dans la loi. Ce sont aussi tous nos fonctionnaires et tous les gestionnaires qui possèdent les dossiers et qui doivent les examiner. L'augmentation de la charge de travail dans tout le BPC a nui à notre capacité de respecter les délais prescrits. C'est une réponse complexe au problème?

    M. Pat Martin: Dans ce cas, vous recevez plus de demandes que vous ne pouvez en traiter, évidemment, car autrement, vous n'accuseriez pas de retard. Y a-t-il un tri? Si je présentais une demande d'accès à l'information le même jour qu'un citoyen et qu'un journaliste, qui aurait la priorité? Une demande sur la commission Gomery aurait-elle la priorité? Existe-t-il un tri ou un ordre de priorité?

    Mme Ciuineas Boyle: Il n'existe pas de disposition prévoyant un tri. Je dirais que...

    M. Pat Martin: Les demandes sont donc strictement traitées en fonction du moment de leur arrivée?

    Mme Ciuineas Boyle: Oui, nous les traitons dans leur ordre d'arrivée. Elles sont attribuées dès leur arrivée à un employé qui cherche les dossiers et les obtient.

    Malheureusement, il n'est pas possible d'opposer les jours gagnés lorsque la réponse est plus rapide aux jours de retard pour d'autres demandes, mais il nous arrive effectivement de terminer le traitement de certaines demandes avant l'expiration du délai prescrit.

    La moitié de nos demandeurs sont des journalistes, un tiers des parlementaires et les autres peuvent être entre autres des cabinets d'avocats ou des défenseurs de l'intérêt public. Notre obligation consiste donc à traiter chaque demande lorsqu'elle arrive. Il est parfois possible de traiter les dossiers rapidement, et nous le faisons. Nous pouvons ensuite nous attaquer aux dossiers en retard et toutes les demandes sont donc traitées de la même façon.

    M. Pat Martin: Ah oui? Alors, la moitié des demandes proviendraient de journalistes. Qu'en pense les autres témoins? Est-ce la même chose chez-vous, ou avez-vous fait une ventilation semblable?

  (1215)  

    Mme Kerri Clark (directrice, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ministère de la Justice): Au ministère de la Justice, c'est environ le tiers des demandes qui proviennent de journalistes.

    M. Pat Martin: Qu'en est-il pour le MAECI?

    M. Michael Calcott: C'est moins de la moitié.

    M. Pat Martin: Non. Et pour ce qui est des simples citoyens — le temps que vous cherchez le chiffre — des particuliers, du grand public.

    Mme Jocelyne Sabourin (directrice, Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ministère des Affaires étrangères): C'est à peu prés égal pour le grand public et les journalistes, et...

    M. Pat Martin: Égal à quel niveau?

    Mme Jocelyne Sabourin: La moitié. Alors les deux ensemble représentent la moitié.

    M. Pat Martin: Quel est le pourcentage pour les bureaux de députés? D'après ce qu'on me dit au Conseil privé, le tiers environ proviendraient des députés.

    Mme Ciuineas Boyle: La moitié des demandes proviennent de journalistes, environ le tiers proviennent de parlementaires, d'attachés de recherche ou d'adjoints de parlementaires, et l'autre groupe, plus petit, comprend les cabinets d'avocats qui veulent des renseignements, des particuliers et organismes de toutes sortes.

    M. Pat Martin: Le ministre responsable de la Loi sur l'accès à l'information est le président du Conseil du Trésor. Le bureau du président du Conseil du Trésor a-t-il communiqué directement avec vous pour vous obliger à mettre en place les plans d'action que vous annoncés aujourd'hui?

    La plupart d'entre vous sont arrivés ici avec des mesures assez concrètes relativement à l'accroissement de votre effectif ou à la fixation d'échéances pour améliorer votre rendement, si je peux m'exprimer ainsi. Cela découle t-il directement d'une intervention du président du Conseil du Trésor?

    M. Michael Calcott: Aux Affaires étrangères, ce n'est pas le cas. Nous avons pris cette décision à l'interne, parce que nous n'étions pas entièrement satisfaits du rapport, et nous avons également eu de longues conversations avec les représentants du bureau du commissaire à l'information. Mais cela n'est pas venu du Conseil du Trésor.

    M. Pat Martin: Vous allez donc devoir au bout du compte demander au Conseil du Trésor de vous donner plus de ressources pour que vous puissiez réaliser vos objectifs. Si vous prévoyez augmenter votre effectifs de 15, allez-vous devoir faire intervenir le ministre responsable.

    M. Michael Calcott: Nous ne prévoyons pas pour l'instant devoir présenter de demande au Conseil du Trésor. Nous croyons pouvoir réaffecter nos ressources à l'interne; mais il se pourrait que nous soyons obligés de le faire plus tard.

    M. Pat Martin: C'est ce que vous devriez faire à mon avis, avec notre appui. Nous devrions tous aller dire au président du Conseil du Trésor que nous voulons que le gouvernement soit ouvert et que cela va coûter quelque chose. Vous auriez certainement notre appui pour présenter une demande dans ce sens.

    Je ne sais pas combien de temps il me reste, mais...

    Le président suppléant (M. David Tilson): Il vous reste un peu moins d'une minute.

    M. Pat Martin: Il y a eu 61 plaintes. Je ne connais pas tous les détails du processus, mais je crois que c'est le ministère des Affaires étrangères qui dans son rapport a fait état de 61 plaintes pour la dernière année complète. Quand une plainte est déposée pour non-respect de la loi, à quel stade cela se fait-il? Pour qu'une plainte puisse être déposée, suffit-il que vous n'ayez pas respecté le délai, ou qu'est-ce qui peu déclencher le processus de dépôt d'une plainte.

    Mme Jocelyne Sabourin: Les plaintes sont déposées auprès du commissaire à l'information, et nous n'avons aucun pouvoir d'intervention. À vrai dire, elles peuvent porter sur n'importe quoi ou à peu près. J'ai même eu une plainte au sujet d'une enveloppe déchirée par un chien, alors ça peut être n'importe quoi.

    M. Pat Martin: Oui, alors il ne s'agit pas simplement du respect des dates limite, la plainte peut porter sur le contenu ou sur le manque d'information ou de résultats.

    Merci, monsieur le président.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci beaucoup, monsieur Martin.

    Monsieur Harris.

    M. Richard Harris (Cariboo—Prince George, PCC): C'est M. Epp qui va intervenir maintenant.

    M. Ken Epp (Edmonton—Sherwood Park, PCC): Merci beaucoup.

    J'aimerais savoir s'il vous serait possible de nous donner certaines informations très précises soit aujourd'hui, soit par écrit dans un délai assez court, et de façon régulière, disons tous les mois. Il s'agit en fait d'informations toutes simples. J'aimerais que chacun de vous envoie au comité, chaque semaine, un court tableau de ventilation indiquant combien de dossiers vous avez ouverts, combien ont été fermés au cours de la semaine ou du mois et combien sont toujours en instance; autrement dit, le nombre de dossiers toujours non réglés au début, les nouveaux qui ont été ouverts et le nombre total qui attendent d'être réglés. Ce devrait être très simple.

    Je me demande si vous seriez prêts à nous remettre cette information et peut-être, pour que nous sachions bien ce qu'il en est, à remonter jusqu'au 31 mars, simplement pour que nous voyions quelles sont les tendances. Nous devrions pouvoir obtenir cette information. Je me demande si vous seriez prêts à nous faire part de votre arriéré. J'aimerais que vous incluiez aussi une colonne où vous indiqueriez combien de demandes ont été rejetées. Autrement dit les cas où vous auriez indiqué que vous n'alliez pas donner l'information, ou le délai serait échu depuis tellement longtemps qu'il faudrait conclure à un refus. Je crois que cela aiderait le comité à bien se tenir au courant de la situation, car nous souhaitons, comme vous l'avez tous dit, mettre en place des mesures qui permettront d'améliorer la situation. Mais nous voulons voir les résultats, peu importe le moyen que vous preniez pour les obtenir.

    J'aimerais également savoir combien de plaintes ont été déposées contre votre ministère auprès du commissaire à l'information. Il s'agirait des plaintes de ceux qui auraient présenté une demande à laquelle vous n'auriez pas donné suite et qui auraient déposé une plainte auprès du commissaire à l'information. Il y aurait donc une autre rangée dans ce rapport que je vous ai demandé, où que vous indiqueriez combien de plaintes vous auriez reçues et la suite que vous y auriez donnée.

    Puisque j'ai si peu de temps pour ce tour-ci, pourriez-vous nous envoyer ce rapport tous les mois où vous indiqueriez comment vous vous y prenez pour réaliser les objectifs que vous vous êtes fixés?

    Seriez-vous prêts à faire cela? Je voudrais poser la question à chacun d'entre vous.

  (1220)  

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous avez posé quatre questions, et il vous reste environ une minute pour obtenir la réponse.

    M. Ken Epp: Il ne s'agit finalement que de répondre par un oui ou par un non.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Pourquoi n'essayons-nous pas de voir ce que nous pouvons obtenir comme réponse?

    M. Michael Calcott: Si le comité nous le demande, nous pourrions produire un tel document.

    M. Ken Epp: Très bien. Et pour les autres?

    M. Patrick Borbey: Si le comité nous le demande, nous allons certainement lui faire tenir ce document.

    M. Ken Epp: Et les autres? Ils disent tous oui. Alors, ce qu'il vous faut, c'est une motion du comité.

    Monsieur le président, j'en proposerai une un petit peu plus tard.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Très bien. Votre temps de parole est écoulé.

    Monsieur Desrochers.

[Français]

    M. Odina Desrochers (Lotbinière—Chutes-de-la-Chaudière, BQ): Merci, monsieur le président.

    J'aimerais revenir au rapport sur le Bureau du Conseil privé. Lorsque le Comité permanent des comptes publics a commencé à travailler, il y avait une volonté politique, et plusieurs documents ont été demandés. Beaucoup de documents ont été livrés sans nécessairement passer par le Commissariat à l'information. Est-ce exact?

    M. Patrick Borbey: Les documents qui ont été livrés...

    M. Odina Desrochers: ...au Comité permanent des comptes publics ne passaient pas par le Commissariat à l'information. Est-ce exact?

    M. Patrick Borbey: C'était par rapport à une autre autorité. Je regrette, je ne suis pas un spécialiste en la matière. Toutefois, on a certainement répondu à la demande du comité de distribuer des documents dans l'ensemble du gouvernement.

    M. Odina Desrochers: M. Martin avait dit qu'il prendrait les dispositions nécessaires pour que l'information sorte du Bureau du Conseil privé. La planification de la sortie de l'information relevait-elle de votre organisme?

[Traduction]

    Mme Ciuineas Boyle: Permettez-moi d'expliquer.

    Le comité était autorisé à voir les documents du Cabinet; c'est donc le service des documents du Cabinet du Bureau du Conseil privé qui a examiné les documents et qui les a remis au comité. Nous avons apporté notre aide. Il y avait des dates à respecter pour la production des documents, alors nous avons aidé nos collègues.

    Ensuite — et il en a été de même pour la Commission Gomery —, tout le monde devait produire des documents. Nous avons reçu une multitude de demandes d'accès à l'information sur tous les aspects de la Commission Gomery, sur les honoraires des avocats et sur un tas d'autres choses. Ainsi, outre les documents qui ont été remis aux commissions notamment par le BCP et par d'autres ministères, je crois que nous avons tous reçu des demandes d'accès à l'information sur divers aspects de cette question.

[Français]

    M. Odina Desrochers: Ce que je veux savoir concerne les demandes en provenance du Comité permanent des comptes publics. M. Martin avait dit à ce moment-là qu'il autoriserait la divulgation de certains documents. Qui faisait le tri? Était-ce automatique? Était-ce plutôt des employés reliés à votre service qui répondaient au Comité permanent des comptes publics?

[Traduction]

    Mme Ciuineas Boyle: C'est le service du contentieux du ministère qui a examiné les documents en question. Nous avons apporté notre aide en nous occupant de choses tout à fait banales comme de faire des photocopies.

[Français]

    M. Odina Desrochers: Merci. Vous mentionnez d'autre part...

  (1225)  

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Il vous reste environ 30 secondes.

[Français]

    M. Odina Desrochers: D'accord. À la question 5 de la page 6, on fait allusion à: « Un engagement au niveau le plus élevé envers le Plan ». Qui est au niveau le plus élevé et qui doit mettre davantage l'accent sur le leadership pour vous donner encore plus de marge de manoeuvre dans le cadre de votre travail?

    M. Patrick Borbey: L'engagement commence au niveau du greffier. Comme je l'ai expliqué, parmi ses objectifs de rendement, chacun des cadres supérieurs du Bureau du Conseil privé a comme engagement clé...

    M. Odina Desrochers: Pourquoi demandez-vous un engagement plus élevé? Est-ce parce vous n'êtes pas satisfait de l'engagement pris par votre supérieur?

    M. Patrick Borbey: Non. À la lumière de notre performance, nous nous sommes adressés à notre comité de direction et avons obtenu l'appui de notre greffier. Faire cet effort est alors devenu un engagement clé pour chacun de nos gestionnaires.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci.

    C'est maintenant au tour de Mme Jennings.

[Français]

    L'hon. Marlene Jennings: Merci, monsieur le président. Lors de mon premier tour, j'ai posé plusieurs questions. M. Borbey a eu l'occasion d'y répondre, ce qui n'a pas été le cas de MM. Bouchard, Calcott et Wilson. Je vais donc commencer par M. Bouchard. Nous avons cinq minutes.

    M. Michel Bouchard: Merci, madame. Pour répondre de façon plus spécifique...

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous avez trois minutes.

[Français]

    L'hon. Marlene Jennings: Nous n'avons pas cinq minutes?

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous avez trois minutes.

    L'hon. Marlene Jennings: Oh.

[Français]

    M. Michel Bouchard: Vous avez donné l'exemple de huit personnes nouvellement embauchées. Cette situation, qui s'applique au ministère de la Justice, s'explique de la façon suivante. Sur les huit postes que nous avons ajoutés à ceux déjà en vigueur, quatre ont rapidement été comblés par du nouveau personnel, simplement parce que dans deux de ces cas, il s'agissait de personnes provenant d'autres organismes gouvernementaux. On parle ici d'emplois permanents et de spécialistes en matière d'accès à l'information.

    Dans les deux autres cas, il s'agit aussi de postes permanents. Les personnes proviennent elles aussi de domaines autres que ceux du ministère de la Justice. Elles ne sont pas des spécialistes en la matière, mais elles vont le devenir. Les quatre derniers postes à pourvoir feront l'objet d'un concours.

    M. Michael Calcott: Aux Affaires étrangères, on n'a pas encore commencé le processus de dotation. Il s'agira d'un concours ouvert à la fonction publique, sauf dans les cas où on pourra voler de bons agents à d'autres ministères.

    Des voix: Ah, ah!

    L'hon. Marlene Jennings: Il y en a au ministère de la Justice.

    Monsieur Wilson.

    M. Randle Wilson: Étant donné que nos services sont conjoints, ma réponse est la même que celle de M. Calcott.

    L'hon. Marlene Jennings: Attention, monsieur Bouchard!

    Est-ce qu'il me reste encore du temps?

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Oui, il vous en reste.

    Non, il lui reste une minute.

    L'hon. Marlene Jennings: C'est ma dernière question.

    En ce qui concerne le délai de 30 jours et la possibilité de demander une prolongation, je reviens à ce que je disais. Le délai de 30 jours et même la possibilité d'obtenir une prolongation ne tiennent pas nécessairement compte du fait que certaines demandes peuvent être extrêmement complexes. Vos plans d'action tiennent-ils compte du nombre croissant de plaintes qui exigent des réponses très complexes et de la possibilité qu'il vous faudrait donc doubler sinon tripler votre effectif pour pouvoir y répondre? Cet aspect a-t-il été pris en compte dans les plans d'action que vous avez présentés en vue d'améliorer votre rendement — oui, non, ou peut-être?

    M. Michael Calcott: Oui, c'est un élément qui a certainement été pris en considération dans l'évaluation, à cause du nombre de cas que nous sommes appelés à traiter et qui mettent en cause nos services consulaires. Ces demandes sont très difficiles à traiter, mais nous sommes d'avis qu'il en a été suffisamment tenu compte dans le plan d'action que nous avons élaboré. Mais c'est parce que nous allons doubler notre effectif.

    L'hon. Marlene Jennings: Très bien. À vous, monsieur Wilson.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Très rapidement, monsieur.

    M. Randle Wilson: Il y a un autre obstacle du fait qu'il n'est bien sûr pas possible de doubler à l'échelle du ministère tout entier, l'effectif qui s'occupe des politiques. Les demandes que nous recevons retournent en bout de piste aux auteurs qui doivent déterminer quelles informations ont été reçues d'un autre gouvernement, lesquelles sont provenues d'une organisation internationale, lesquelles sont venues d'une province ou lesquelles ont été fournies par une entreprise. Pour régler les problèmes qui se posent à ce niveau-là, il faudra d'autres mesures que celles dont nous discutons ici aujourd'hui.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Lukiwski.

    M. Tom Lukiwski: Merci beaucoup, monsieur le président.

    Je veux revenir à ce que je disais tout à l'heure, et peut-être Mme Boyle ou M. Borbey peuvent répondre à la question. J'ai cité en exemple une demande d'accès à l'information qui avait été présentée à votre bureau et qui, d'après moi, était assez simple — je le répète, il s'agissait du mandat, des conditions d'emploi et du salaire d'un conseiller spécial qui avait été embauché. Ma première question à laquelle je voudrais une courte réponse est la suivante: seriez-vous d'accord avec moi pour dire qu'il s'agissait là d'une demande assez simple?

    Mme Ciuineas Boyle: Je crois qu'il s'agissait de tous les documents liés à cette affaire, mais on ne peut pas vraiment le savoir tant qu'on n'a pas réuni les documents. À priori, la demande paraît très explicite. Le problème se pose toutefois quand on se met à examiner les documents qu'on a réunis.

  (1230)  

    M. Tom Lukiwski: D'accord, j'essaie de comprendre. Mais il me semble que la demande visait simplement à ce que le ministère de la Justice fournisse certaines informations relatives au salaire, aux conditions d'emploi et au mandat, et il me semble que cela aurait dû être assez simple. Je reviens en quelque sorte à ce que disait Mme Jennings, à savoir que, si vous ne pouvez pas donner suite dans un délai de 30 jours à ce que je considère comme une demande très simple, comment diable pourriez-vous répondre à quelques demandes d'accès que ce soit, dans le délai de 30 jours qui a été imposé à chacun de vos ministères?

    Mme Ciuineas Boyle: Tout dépend de la nature des documents qui sont découverts, et il y a un grand nombre de documents confidentiels du cabinet qui sont en cause dans cette affaire. Ces documents doivent être vérifiés par le service du contentieux du Bureau du Conseil privé, qui assure ce service pour l'ensemble du gouvernement, comme il est tenu de le faire. Nous ne pouvons donc pas savoir d'avance quels seront les documents qui seront découverts. Puis, nous demandons la prolongation que nous jugeons nécessaire pour donner suite à la demande et nous informons la personne de la nouvelle échéance tout en lui disant qu'elle a le droit de déposer une plainte, comme cela s'est produit. Tout cela fait partie du processus.

    Nous répondons quand même à un certain nombre de demandes dans le délai imparti, c'est sûr. Si nous obtenons un F pour un certain pourcentage des demandes, il y en a beaucoup d'autres, de 60 p. 100 à 70 p. 100, auxquelles nous arrivons à répondre dans le délai imparti, et nous espérons améliorer notre score à ce chapitre.

    M. Tom Lukiwski: Alors, peut-être que — et j'ai l'impression de perdre mon temps ici — si je présente une nouvelle demande afin d'obtenir les conditions d'emploi, le mandat et le salaire d'une personne, ... Cette demande serait-elle considérée comme une demande à laquelle on ne pourrait pas répondre dans les 30 jours? Je le répète, je n'arrive tout simplement pas à comprendre pourquoi cela prendrait tant de temps.

    Mme Ciuineas Boyle: Évidemment, si la demande d'information porte sur des documents bien précis, ça ne devrait pas poser de problème. Mais si la demande porte sur tous les dossiers relatifs à une question donnée, les recherches peuvent être beaucoup plus poussées que prévu car on ne cesse de découvrir de nouveaux liens entre les dossiers.

    M. Patrick Borbey: C'est également à nous de prendre contact avec le demandeur afin de clarifier sa demande si besoin est, afin de déterminer la nature exacte des documents demandés. Parfois c'est la formulation de la demande qui nous amène à faire des recherches beaucoup plus poussées qu'il n'est nécessaire. Donc la clarification de la demande fait également partie de la marche à suivre.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci.

    M. Lee.

    M. Derek Lee (Scarborough—Rouge River, Lib.): Merci.

    Je suppose que l'argent affecté à l'AI, à savoir 250 000 $ ou 500 000 $, est le résultat d'une réaffectation de fonds ou d'argent frais. Nous sommes prêts à assumer ces coûts au nom de nos électeurs. Mais je me posais des questions quant à savoir si... Permettez-moi de rappeler l'existence du mécanisme parlementaire de demande de documents.

    Depuis l'introduction de l'accès à l'information, on fait moins appel à ce mécanisme, mais on s'en sert quand même toujours. Au sein du Conseil privé, et peut-être même des autres ministères, les personnes qui sont responsables du traitement des demandes d'accès à l'information gèrent-elles également les motions de production de documents émanant de la Chambre des communes; si oui, les règles ou lignes directrices utilisées sont-elles les mêmes dans les deux cas?

    M. Patrick Borbey: En gros, ce sont les mêmes personnes qui gèrent les demandes portant sur les documents du Bureau du Conseil privé. Il y a aussi un autre groupe au Conseil privé qui coordonne nos activités à l'échelle du gouvernement pour que les échéances soient respectées. Donc si la demande porte sur l'appareil gouvernemental tout entier, nous faisons notre part, en nous efforçant de respecter les échéances dictées par la loi.

    Mme Ciuineas Boyle: Si vous le permettez, il s'agit du groupe dont je suis responsable au Bureau du Conseil privé, et pour ce qui est des règles qui sont suivies, ce sont les règles établies dans Marleau et Montpetit sur la production de documents que nous suivons.

    M. Derek Lee: Très bien, sauf que les règles n'ont pas été rédigées par Marleau et Montpetit ni par la Chambre. Elles ont plutôt été imposées de façon arbitraire par un gouvernement sous forme de suggestions il y a 30 ou 40 ans. C'est à ces règles-là que vous faites référence?

    Mme Ciuineas Boyle: Nous suivons les règles de notre ouvrage de référence, monsieur.

    M. Derek Lee: Oui, mais ce ne sont pas les parlementaires qui sont les auteurs de cet ouvrage, mais plutôt MM. Marleau et Montpetit. S'agit-il d'un texte de loi? D'un règlement? Avez-vous tout simplement décidé d'adopter ces règles?

    Mme Ciuineas Boyle: Il s'agit de lignes directrices, je crois.

    M. Derek Lee: Qui est l'auteur de ces lignes directrices?

    Mme Ciuineas Boyle: Désolée, je ne m'en souviens pas. Je pense qu'elles ont été rédigées dans les années 1970, n'est-ce pas?

    M. Derek Lee: Par un employé du Bureau du Conseil privé, sans doute. Ce sont vos prédécesseurs qui sont les auteurs de ces règles. C'est vrai qu'après tout, il fallait bien que quelqu'un se décide à mettre des règles sur papier. Mais ce ne sont certainement pas les députés qui l'ont fait.

  (1235)  

    Le président suppléant (M. David Tilson): Pierre Trudeau.

    M. Derek Lee: Vous avez sans doute raison. Je me souviens même de l'année. C'était au cours des années 1970. Très bien, je n'en dirai pas plus.

    Donc vous êtes toujours régis par ces vieilles règles rédigées par un fonctionnaire du Conseil Privé. avec la collaboration des fonctionnaires du ministère de la Justice, au cours des années 1970. Bien qu'elles n'aient jamais été approuvées par la Chambre, ce sont ces règles qui régissent votre travail.

    Mme Ciuineas Boyle: Effectivement.

    M. Derek Lee: Bon.

    Merci.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci.

    Monsieur Laframboise.

[Français]

    M. Mario Laframboise: Merci, monsieur le président.

    Je vais revenir à la question que je vous posais au départ. Dans son rapport, à la page 18 de la version française, le commissaire fait des commentaires. Il écrit:

Il semble que les retards de traitement des demandes d'accès soient attribuables à cinq causes principales:

    L'une d'elles est:

L'ingérence des cabinets des ministres et des sous-ministres en raison d'une crainte injustifiée de la sensibilité politique des demandes.

    Vous avez dit ne pas avoir eu connaissance de cela, sauf qu'à la page 4 de votre propre présentation, vous dites:

De plus, un grand nombre de demandes de renseignements que nous recevons comportent des consultations poussées avec d'autres ministères ou organismes, car bien souvent le BCP n'est pas à l'origine de l'information qui se trouve dans ses dossiers. Tout ceci prend du temps, de l'énergie et des ressources.

    J'ai tendance à croire le commissaire à l'information: plusieurs dossiers que vous envoyez aux ministères sont en retard à cause des ministres et sous-ministres qui s'en mêlent parce qu'ils veulent voir le document qui va sortir. N'avez-vous pas cette impression? Ou alors, ce que dit le commissaire est faux. Ce qui me pose un problème, c'est que le Bureau du Conseil privé fait affaire avec plusieurs ministères. Vous nous le dites vous-même: ce n'est pas vous qui détenez l'information, ce sont les ministères qui vous la fournissent.

    Le commissaire a-t-il raison de dire que l'ingérence de la part des sous-ministres et des ministres est l'une des causes de ces retards?

    M. Patrick Borbey: J'ai lu le texte. En effet, c'est ce qui y est dit, mais je ne crois pas que ces textes concernent directement le Bureau du Conseil privé. Il s'agit d'une observation générale, une opinion du commissaire.

    Je peux vous dire que, pour ma part, dans l'organisation dont je suis responsable, je n'ai pas été témoin d'ingérence politique.

    Si, par exemple, dans nos dossiers nous découvrons un document qui vient du ministère des Affaires étrangères, nous devons consulter ce ministère afin de nous assurer que l'on applique la loi de façon équitable et égale entre les ministères. C'est Mme Boyle qui le fait, cela ne se passe pas à un niveau ministériel ou sous-ministériel.

    M. Mario Laframboise: Sauf que vous dites qu'un grand nombre de demandes — c'est vous qui l'écrivez — exigent des renseignements de la part des ministères. Le commissaire nous dit qu'une des raisons des retards est l'ingérence des sous-ministres et des ministres, et il est peut être en droit de le dire.

    Vous n'êtes peut-être pas au courant de cela, mais il reste que si ça prend du temps avant que vous ayez les documents, c'est que quelqu'un quelque part se traîne les pieds.

    M. Patrick Borbey: Non, non. Ce que j'essaie d'expliquer, c'est que les fonctionnaires des autres ministères doivent être consultés au sujet des documents qu'ils auraient produits et qui seraient dans nos dossiers. Nous sommes une agence centrale; vous pouvez imaginer que beaucoup de documents qui se trouvent dans nos dossiers ne sont pas produits par nous. On consulte les spécialistes en accès à l'information des autres ministères. Ensuite, ces gens-là consultent les agents et les dirigeants de leur ministère pour s'assurer que la loi est appliquée de la même façon dans les deux ministères.

    M. Mario Laframboise: Sauf qu'il n'est pas impossible que le commissaire ait raison et qu'il ait constaté avec justesse que certains ministères se traînaient les pieds. C'est quand même l'une de ses cinq recommandations.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Nous avons dépassé de beaucoup le temps prévu.

    Monsieur Powers, je suis navré.

    M. Russ Powers (Ancaster—Dundas—Flamborough—Westdale, Lib.): Merci. Je voudrais qu'on approfondisse davantage la question de M. Lee. MM. Calcott, Wilson et Bouchard, c'est à vous que je m'adresse.

    Pour ce qui est des méthodes utilisées on s'est reporté à la façon dont se font les choses au Bureau du Conseil privé. Existe-t-il des méthodes d'application établies? S'agit-il d'un processus qui a reçu l'aval des parlementaires? Les mêmes méthodes sont-elles suivies dans tous les ministères?

    Je demanderais à MM. Bouchard, Calcott et Wilson de répondre, dans cet ordre.

    Mme Kerri Clark: Au ministère de la Justice, c'est surtout notre service des affaires parlementaires qui s'occupe des motions portant production de documents. Le bureau responsable de l'accès à l'information n'intervient qu'au niveau de l'examen informel des documents dans le respect de l'esprit de la Loi sur l'accès à l'information.

    Pour ce qui est des échéanciers, nous nous conformons dans une certaine mesure aux dates qui nous sont données par le service des affaires parlementaires. En temps normal, nous avons un bon roulement. En tout cas, nous travaillons de bonne foi et tentons de nous attaquer aux demandes dès que nous les recevons pour y donner suite aussi rapidement que possible.

    Je craindrais de vous induire en erreur en tentant de vous expliquer les activités de notre ministère autre que ce qui se passe au bureau de l'accès à l'information.

  (1240)  

    M. Russ Powers: Merci.

    Monsieur Calcott.

    M. Michael Calcott: Nous procédons exactement de la même façon au ministère des Affaires étrangères. Nous faisons appel aux services des affaires parlementaires, et, par la suite, c'est le bureau responsable de l'accès à l'information qui passe en revue les documents réunis.

    M. Randle Wilson: Nous procédons de la même façon. Nous faisons une distinction entre l'accès à l'information et les affaires parlementaires.

    M. Russ Powers: D'accord, donc faudra-t-il sans doute qu'à un moment donné nous intéressions au processus parlementaire parce que c'est quelque chose qu'on retrouve systématiquement, du moins au sein des ministères dont on parle aujourd'hui. Il ne faudrait pas oublier d'y revenir à un moment donné.

    Merci.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Martin, allez-y.

    M. Pat Martin: Monsieur le président, nous avons droit à trois minutes?

    Le président suppléant (M. David Tilson): Oui, effectivement.

    M. Pat Martin: J'aimerais poser rapidement la même question à chacun des témoins en leur demandant d'y répondre brièvement.

    L'une des conséquences néfastes, ou perverses, d'un meilleur accès à l'information, c'est la création d'une communication officieuse et orale. En effet, on hésite à mettre des informations par écrit, de peur qu'on puisse y avoir accès plus tard. Je vous demande donc directement, avez-vous déjà entendu parler de directive, n'importe où au sein de votre organisation, par le biais de laquelle on aurait demandé que des informations soient communiquées verbalement et non par écrit pour qu'on ne puisse jamais y avoir accès par le biais d'une demande d'accès à l'information?

    Avez-vous déjà entendu parler de cela, de quelque façon que ce soit?

    M. Michel Bouchard: Personnellement, non. Ma réponse est non.

    M. Pat Martin: Jamais?

    M. Michel Bouchard: Jamais.

    M. Michael Calcott: Moi non plus. Ça ne me dit rien du tout.

    M. Randle Wilson: Non, je n'ai jamais entendu parler d'une telle directive, ni en ma qualité de haut fonctionnaire, ni à titre d'analyste.

    M. Pat Martin: Tiens. Pourtant, c'est un problème qu'ont soulevé en ma présence certaines autorités provinciales, le fait qu'on s'assure dans certains cas de ne rien mettre par écrit. Vos réponses sont donc intrigantes.

    On peut penser à l'affaire soulevée récemment pendant la période de questions du contrat octroyé par le ministère des Affaires indiennes à un entrepreneur à qui on avait précisément demandé de faire rapport oralement, et non par écrit, pour cette raison apparemment.

    Je vais revenir à la question du triage. Au billard, on dit qu'il faut commencer par les coups faciles parce qu'on risque de ne pas avoir une deuxième chance. Disons que vous avez reçu une demande simple à laquelle il ne vous faudrait consacrer que deux heures, mais qu'elle est en dixième position et qu'en neuvième position il y a un dossier qui demande 30 jours de travail, n'est-il pas possible d'intervertir les dossiers pour se débarrasser de ceux qui ne demandent pas beaucoup de temps? Ou êtes-vous obligé de respecter l'ordre chronologique de leur arrivée?

    Mme Ciuineas Boyle: Je pense que tous les responsables pensent à ces questions lorsqu'ils gèrent leur charge de travail. Ils identifient les dossiers qui peuvent être traités rapidement et s'y attaquent pour pouvoir passer à autre chose. Ils savent comment gérer leurs dossiers et veulent répondre rapidement aux demandes simples. En effet, si la demande n'est pas compliquée, il est très difficile de justifier une réponse tardive. Il existe donc une espèce de triage interne, sans doute, qui leur permet de gérer les 40 dossiers qui leur sont affectés afin de respecter telle ou telle échéance ou même de déterminer s'il est possible de reporter une date limite donnée.

    C'est ainsi qu'ils procéderaient, je crois.

    M. Patrick Borbey: Permettez-moi d'ajouter notamment une chose qui m'inquiète. En vertu de la règle des 30 jours, qu'on soit en retard d'un jour ou de 30 voire 60 jours, ça ne change rien, il s'agit dans tous les cas de présomption de refus. Il est difficile de motiver les employés d'une organisation en leur disant que bien qu'il leur reste deux journées de travail pour compléter le dossier sur lequel ils travaillent, puisqu'il est déjà en retard il faut passer à autre chose pour que les autres dossiers ne le soient pas également. Par conséquent, on n'incite pas le personnel à accélérer le rythme pour terminer les dossiers qui sont sur le point d'aboutir mais qui sont malheureusement en retard, parce qu'au bout du compte on considère que c'est un échec de toute façon.

    On pourrait résoudre ce problème en ayant un système de gradation. Ainsi, on encouragerait le personnel à redoubler d'effort pour terminer l'examen des dossiers urgents qui sont malheureusement en retard.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci, monsieur Borbey.

    Monsieur Lee.

    M. Derek Lee: Merci.

    Étant donné qu'il y aura sans doute une réforme de notre mécanisme de l'accès à l'information prochainement, permettez-moi de satisfaire ma curiosité. Il est clair que, du point de vue de vos ministères, il y a des demandes d'accès à l'information que vous jugez agaçantes, voire loufoques. Prenons l'exemple de celui qui veut savoir combien de trombones ont été utilisés le mercredi depuis 20 ans. Bien qu'il n'y en ait pas beaucoup, d'après vous y a-t-il des demandes qui sont stupides ou agaçantes? Je sais que toutes les demandes sont prises au sérieux, mais cette question de demandes agaçantes mérite-t-elle d'être prise en compte lors de la réforme du système d'accès à l'information?

  (1245)  

    Mme Ciuineas Boyle: J'aimerais bien répondre, si vous le permettez. Je pense que nous sommes probablement tous d'accord.

    Nous n'avons pas reçu ce genre de demandes. Il est vrai que quand les demandes se rapportent à un grand nombre de documents, nous négocions avec les demandeurs pour savoir, par exemple, s'il est vraiment nécessaire de leur donner les dossiers des 30 dernières années, et s'il ne vaudrait pas mieux se limiter aux informations récentes, ce qui permettrait de traiter les demandes plus rapidement. Ce genre de choses se fait. Mais je peux vous dire que ça fait longtemps que je travaille dans ce domaine et que n'ai jamais vu de demandes agaçantes.

    Par contre, il y a une demande qui me vient à l'esprit et dont j'aimerais vous parler. Elle portait sur l'opinion du premier ministre au sujet d'une question précise. Comme il s'agissait en réalité d'une demande relevant de la loi sur l'accès aux dossiers, j'ai sorti mon dictionnaire et j'ai répondu par écrit que les opinions du premier ministre n'étaient pas accessibles car elles n'avaient pas été enregistrées de quelconque façon; elles n'existent donc pas. Le demandeur a formulé une plainte auprès du commissaire à l'information, qui, heureusement, a jugé, conformément à ce qu'on pensait, que tant que les opinions n'étaient pas enregistrées... ce n'était en fait qu'un malentendu. Mais pour ce qui est des demandes que vous avez décrites, ça ne me dit rien du tout.

    Mme Kerri Clark: Nous n'avons pas eu non plus de problème à ce niveau-là au ministère de la Justice.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Harris.

    M. Richard Harris: Merci beaucoup.

    J'ai remarqué que pour chacun d'entre vous, à l'exception du ministère de la Justice pour lequel je ne vois qu'une cote, c'est la première fois qu'on vous donne « F ». Nous avons eu droit à des explications et des promesses d'améliorations, c'est vrai. On ne peut s'empêcher de remarquer la similitude avec la réaction des ministres lorsqu'ils se sont fait enguirlandés par la vérificatrice générale : nous reconnaissons qu'il y a un problème et nous nous engageons à ce que les choses se passent mieux la prochaine fois. J'espère que ce ne sont pas que de vaines paroles.

    Il semble y avoir un lien entre la chute des cotes et l'amélioration de la performance, à savoir l'actuel premier ministre et le gouvernement actuel. C'est à partir de 2004-2005 que votre performance à tous s'est détériorée.

    J'ai quelques questions à poser. Dans le cas du ministère des Affaires étrangères. Il n'y a pas eu d'augmentation dramatique de la charge de travail en 2004-05. Si la tendance actuelle se maintient, il devrait y avoir environ 301 demandes d'accès à l'information, ce qui représente une diminution par rapport à 2003-04 et une diminution marquée par rapport à 2002-03. Et pourtant la cote du ministère est passée de « D » à « F ». Pour ce qui est du Bureau du conseil privé, on constate une augmentation brusque des demandes qui atteignent 183 au courant des neuf premiers mois de 2004-05 ce qui représente une augmentation par rapport aux 73 demandes de l'année précédente et aux 85 demandes faites en 2002-2003. Monsieur Borbey, vous nous avez donné des explications, notamment en félicitant le gouvernement pour le discours du Trône. En tout cas, j'ai bien l'impression que le lien commun, c'est l'actuel premier ministre et l'actuel gouvernement.

    J'aimerais aussi mentionner que mes collègues m'ont indiqué très clairement qu'ils n'avaient jamais vu autant d'information biffée dans les réponses et dans les documents qu'ils avaient demandés. Mes propos ne vous feront sans doute pas plaisir, mais je suis porté à croire qu'il y a peut-être plus d'intervention de la part du gouvernement qu'il n'y en avait auparavant. Est-il concevable qu'on puisse expliquer ainsi la chute des cotes?

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Harris, il vous reste douze secondes.

    M. Richard Harris: Merci.

    M. Patrick Borbey: Je ne peux que répéter ce que j'ai déjà dit. Nous n'avons constaté aucune ingérence politique. En fait, on nous a beaucoup encouragés à améliorer notre efficacité.

    Le président suppléant (M. David Tilson): C'est M. Desrochers qui aura le mot de la fin.

[Français]

    M. Odina Desrochers: Merci, monsieur le président.

    Monsieur Borbey, à la page 7 de votre document, vous dites qu'à une certaine période, vous avez dû engager des experts-conseils. Pourriez-vous me donner le nom de cette firme d'experts-conseils?

  (1250)  

    M. Patrick Borbey: Les experts-conseils que nous avons engagés étaient des employés temporaires. Ils ne provenaient pas d'une firme en particulier.

    M. Odina Desrochers: Pourquoi les qualifiez-vous d'« experts-conseils »?

    M. Patrick Borbey: Ils ne répondent pas à la définition d'« employés ».

    Nous nous apprêtons à afficher un appel d'offres dans le système de contrats du gouvernement. Les entreprises pourront offrir leurs services. Il s'agit d'un contrat pouvant aller jusqu'à 200 000 $ qui nous aidera à poursuivre le travail, surtout du côté des retards.

    M. Odina Desrochers: Parmi ces retards, y en a-t-il beaucoup qui soient liés au scandale des commandites? Reste-t-il encore des demandes en suspens? Tout a-t-il été réglé?

    M. Patrick Borbey: Cela remonte à...

    M. Odina Desrochers: Oui, mais il pourrait y avoir encore des demandes. Il y a des questions à la Chambre des communes sur le fait qu'il y aurait encore des documents...

    M. Patrick Borbey: Ce n'est pas le cas.

    M. Odina Desrochers: Je voudrais revenir au leadership que vous demandez au greffier en chef. Cette situation a-t-elle été notée après le scandale des commandites? Avez-vous senti un relâchement de la part du greffier, pour que vous lui demandiez d'avoir plus de leadership afin que vous puissiez mieux faire votre travail?

    M. Patrick Borbey: J'essaie de comprendre votre question.

    M. Odina Desrochers: Le scandale des commandites éclate, et vous éprouvez certaines difficultés. On sait que cette question est très politique. Vous demandez alors au greffier de donner une meilleure marge de manoeuvre, un plus grand leadership. Est-ce à cause de certains événements du passé, à un constat? Pourquoi le demandez-vous aujourd'hui?

    M. Patrick Borbey: Je ne peux parler que de mon expérience récente puisque je ne suis au Bureau du Conseil privé que depuis février 2005. Je peux vous assurer que la réaction du greffier et de notre comité de haute direction est en réponse à la situation générale de l'accès à l'information et à notre rendement tel que l'a noté le commissaire. C'est ce qui a motivé notre plan de redressement ainsi que l'engagement du greffier et de toute notre haute direction.

    M. Odina Desrochers: Ça va. Merci.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci. C'est tout pour ce matin. Merci de votre présence, de vos exposés et de vos réponses à nos questions.

    Avant de lever la séance, j'aimerais poser une question à M. Bouchard et à Mme Clark sur nos travaux projetés.

    Nous avons demandé au ministre de la Justice de comparaître le 27 octobre. Vous n'êtes peut-être pas en mesure de répondre à ma question, mais je vous demanderais tout au moins de transmettre le message. Le ministre devait prendre la parole sur la réforme proposée à la Loi sur l'accès à l'information ainsi que sur la fusion éventuelle des deux commissions. Nous l'avons invité à comparaître il y a deux semaines, mais il ne nous a toujours pas répondu. Il faudrait qu'on sache ce qu'il a l'intention de faire.

    M. Michel Bouchard: Au bureau du ministre, on n'a pas encore pris de décision mais ça ne saurait attendre.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Pour bientôt, je l'espère, car il faut que nous confirmions ce que nous allons faire au cours des prochains jours.

    Je vous remercie beaucoup. Nous allons faire une pause de quelques minutes avant d'entendre les prochains exposés. Merci à tous d'être venus aujourd'hui.

  (1253)  

---

·  (1302)  

    Le président suppléant (M. David Tilson): Nous reprenons la séance. Merci beaucoup de votre collaboration.

    Au cours de la prochaine heure nous allons entendre des représentants du Conseil privé nous parler de la fusion éventuelle des bureau des Commissaires à l'information et à la protection de la vie privée.

    Mme Santé et M. Hill, je vous remercie beaucoup de votre présence parmi nous aujourd'hui. Nous avons reçu vos mémoires et nous avons également en main un communiqué de presse. Si vous voulez dire quelques mots au comité, alors certains de ses membres auront peut-être des questions à vous poser.

    Mme Roberta Santi (sécrétaire adjointe du Cabinet, Appareil gouvernemental, Bureau du Conseil privé): Merci, monsieur le président.

    Bonjour aux membres du comité.

[Français]

    J'aimerais d'abord vous présenter le collègue qui m'accompagne aujourd'hui. Il s'agit de M. Patrick Hill, qui occupe le poste de conseiller supérieur au Secrétariat de l'appareil gouvernemental au Bureau du Conseil privé.

    Nous sommes heureux d'être ici aujourd'hui en réponse à la motion du comité et à son étude de la fusion possible des commissariats à l'information et à la protection de la vie privée.

    Le greffier du comité nous a indiqué que ce dernier s'intéresse particulièrement au mandat de M. La Forest et au moment choisi pour son examen.

[Traduction]

    J'ai préparé de brèves remarques, après quoi je répondrai volontiers à toutes les questions que le comité souhaitera me poser.

    J'aimerais aborder dans mes remarques liminaires deux principaux points. Le premier porte sur le rôle et le mandat du Secrétariat de l'appareil gouvernemental, que nous représentons en ce qui a trait à la question qui nous intéresse. J'aimerais ensuite parler du mandat de M. La Forest et du moment choisi pour son examen.

    Je commencerai par exposer le rôle du Secrétariat de l'appareil gouvernemental. Brièvement, le mandat du Secrétariat consiste à aider le premier ministre à gérer les vastes aspects structurels de l'organisation gouvernementale et d'autres questions connexes qui, en vertu de notre système de gouvernement responsable et de type britannique, entrent dans le champ de compétences du Premier ministre. Au risque de simplifier quelque peu le mandat, cela comprend la prestation des conseils de la fonction publique relatifs aux changements dans l'organisation du gouvernement, notamment la création, la modification ou la dissolution d'organismes gouvernementaux. Le Secrétariat s'acquitte de ces responsabilités de deux façons. Tout d'abord en élaborant des options et des propositions qu'il soumet à l'examen du premier ministre; puis au moyen d'une « analyse critique » au cours de laquelle il évalue des propositions que lui présentent les ministres, les ministères, le Parlement ou d'autres. Je dois également préciser que notre rôle est souvent un rôle d'appui, étant donné la diversité des circonstances dans lesquelles surviennent des questions liées à l'appareil.

    En ce qui a trait à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, le principal centre de décisions est le ministère de Justice et c'est donc ce ministère qui dirige l'initiative de réforme à l'accès au sein du gouvernement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est le principal responsable de la mise en oeuvre et de l'administration de ces deux lois à l'échelle du gouvernement. Notre propre rôle se limite à la prestation de conseils et d'appui quant aux questions structurelles qui pourraient être soulevées dans le contexte de la réforme de l'accès ou de la protection de la vie privée en général.

    Permettez-moi maintenant d'aborder la question de la nomination de l'évaluateur externe. Vous vous souvenez peut-être que, le 30 juin 2005, le Premier ministre a annoncé sa décision de demander un examen indépendant quant à la possibilité de fusionner en un seul bureau le Commissariat à l 'information et le Commissariat à la protection de la vie privée, comme l'ont déjà fait bon nombre de gouvernements provinciaux. Il a alors précisé que l'examen serait effectué par une personnalité imminente, dont le mandat serait d'évaluer les succès et les défis inhérents au modèle actuel, d'examiner les modèles mis en place ailleurs ainsi que d'élaborer des options et de les soumettre au gouvernement.

    Par la même occasion, il a aussi annoncé une prolongation du mandat du commissaire à l'information, M. John Reid, jusqu'à ce que l'examen soit terminé. Le Premier ministre a ensuite annoncé, le 25 juillet 2005, que M. La Forest avait été nommé conseiller spécial auprès du ministre de la Justice afin d'effectuer l'examen et qu'il allait présenter son rapport à ce dernier en novembre 2005. En même temps, le premier ministre a annoncé une nouvelle prolongation du mandat de M. Reid jusqu'au 31 mars 2006 afin de laisser suffisamment de temps pour l'examen de M. La Forest et pour tout le suivi éventuel.

·  (1305)  

[Français]

    Les documents qui ont été distribués au comité cet après-midi incluent des copies du mandat de M. La Forest. Le rôle du Secrétariat de l'appareil gouvernemental consiste à examiner et à évaluer toutes les recommandations que le ministre de la Justice pourrait faire au premier ministre relativement aux conclusions et aux recommandations de M. La Forest.

    Avant de conclure, j'aimerais commenter très brièvement la question dont M. La Forest a été saisi.

[Traduction]

    Comme vous devez être nombreux à le savoir, la question consistant à déterminer si le modèle de « double commissaire » devrait être remplacé par un modèle de « commissaire unique » a été posée à de nombreuses reprises depuis l'adoption par le Parlement de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements en 1982, et depuis la nomination des premiers commissaires en 1983. Les gouvernements successifs, les Canadiens, les parlementaires et les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée ont pris part à ce débat au cours des années.

    Le fait de confier cet examen à M. La Forest permettra d'obtenir un point de vue indépendant sur cette importante question de politique publique et de bonne gouvernance. Cet exercice est très à propos, compte tenu du fait que le gouvernement, le Comité et aussi M. Reid se penchent sur la Loi sur l'accès à l'information. En plus des avis et des recommandations de M. La Forêt, les travaux et les recommandations du Comité sur la question aideront certainement le gouvernement à formuler une réponse à cet examen.

[Français]

    Je répondrai volontiers à toutes les questions que vous pourriez avoir à me poser.

[Traduction]

    Je vous remercie.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Je vous remercie.

    Monsieur Lukiwski, à vous.

    M. Tom Lukiwski: Je vous remercie, monsieur le président.

    Je vous remercie tous les deux de votre présence parmi nous aujourd'hui.

    J'ai un certain nombre de questions à vous poser et j'aimerais commencer sans plus tarder, car le temps nous presse.

    Êtes-vous au courant de ce que pensent M. Reid et Mme Stoddart au sujet de l'éventualité d'une fusion des deux bureaux?

    Mme Roberta Santi: Je suis au courant de certaines des opinions que M. Reid, a exprimées publiquement. Je ne connais toutefois pas celles de Mme Stoddart.

    M. Tom Lukiwski: À votre avis, que pense M. Reid de la question? Pourriez-vous nous en faire part?

    Mme Roberta Santi: Je crois qu'en 2003, M. Reid a communiqué un document, où il préconisait très fermement la fusion des deux fonctions, avec motifs à l'appui. Toutefois, je pense qu'il a maintenant revenu sur sa position soit lors d'un discours public, ou peut-être à l'occasion d' un témoignage devant votre comité. Quoi qu'il en soit, je crois que cette nouvelle position date d'octobre 2005. Il est donc d'avis maintenant que l'intérêt public serait mieux servi si l'on conservait les deux fonctions.

    M. Tom Lukiwski: Avez-vous pu vous entretenir avec M. Reid des raisons pour lesquelles il s'est rétracté, et pourriez-vous les communiquer au comité?

    Mme Roberta Santi: Non, je n'ai pas eu l'occasion de m'entretenir avec M. Reid.

    M. Tom Lukiwski: Avez-vous une idée des raisons pour lesquelles il s'est rétracté, que ce soit grâce aux médias ou à ses propres paroles en public?

    Mme Roberta Santi: C'est ma seule source de renseignements, oui.

    M. Tom Lukiwski: En ce cas, pouvez-vous nous dire quelles sont ces raisons à votre avis?

    Mme Roberta Santi: Les raisons expliquant sa position en 2003 ou la nouvelle?

·  (1310)  

    M. Tom Lukiwski: Sa position actuelle.

    Mme Roberta Santi: Je crois savoir qu'à ses yeux, il y a conflit entre les valeurs relatives à l'accès à l'information et celles protégeant la vie privée sont en conflit, et qu'il est donc préférable de continuer à distinguer les deux activités et à conserver les deux organismes distincts. Il est d'avis que l'intérêt public sera mieux servi si l'on conserve cette distinction.

    Je pense aussi qu'il a soulevé la question de la charge de travail dans l'éventualité où les deux commissions seraient réunies, mais il faudrait que je revois les documents portant là-dessus.

    M. Tom Lukiwski: Pouvez-vous nous faire part de la notion actuelle...? Bien que je sache, comme vous le signalez dans votre mémoire, que certaines provinces ont déjà fusionné ces deux fonctions, d'où vient cette idée? A-t-elle été lancée par le premier ministre, ou est-ce qu'elle vient d'un autre ministère? À votre connaissance, est-ce le Commissaire à la protection de la vie privée qui y a d'abord pensé?

    Mme Roberta Santi: Ainsi que je l'ai mentionné dans mes remarques, on discute de cela depuis la mise en oeuvre des lois sur l'accès à l'information.

    M. Tom Lukiwski: Certainement, mais on envisage maintenant d'agir. D'où vient l'élan qui nous porte à le faire?

    Mme Roberta Santi: Vous n'ignorez sans doute pas qu'en ce moment, un examen de la Loi sur l'accès à l'information est en cours et qu'on étudiera donc de la structure de l'organisation afin de savoir s'il devrait y avoir un seul commissaire ou si les deux organisations devraient être fusionnées.

    Vous savez sans doute aussi que la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels comptent des dispositions prescrivant la nomination d'un seul commissaire. À l'article 55 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Parlement a toutefois aussi prévu que le Commissaire à l'information puisse également être nommé Commissaire à la protection de la vie privée.

    M. Tom Lukiwski: Au début d'avril cette année, le ministre de la Justice a déposé un document de travail auprès du comité, mais il n'y est nullement question de fusionner ces deux organismes. Est-ce qu'on s'est abstenu d'en parler pour une raison quelconque? Il s'agit d'une initiative assez importante mais on n'a nullement parlé dans ce document de travail d'un examen éventuel de la question. Savez-vous pourquoi?

    Mme Roberta Santi: En gros, lorsqu'il est question des grandes structures de l'appareil gouvernemental, les ministres demandent l'avis du Premier ministre afin de savoir s'il y a lieu de les réexaminer. Il est donc tout à fait compréhensible que dans son document sur l'accès à l'information, M. Cotler n'en ait pas fait mention, et que le Premier ministre ait annoncé en juillet un examen de la question par une personne éminente nommée par son gouvernement.

    M. Tom Lukiwski: Combien de temps me reste-t-il monsieur le président?

    Le président suppléant (M. David Tilson): Il vous reste deux ou trois minutes, monsieur Lukiwski.

    M. Tom Lukiwski: Cela m'amène à ma question suivante, à savoir l'identité de la personne éminente nommée, soit M. La Forest. À votre connaissance, combien d'autres candidats étaient considérés pour ce poste?

    Mme Roberta Santi: En tant qu'employé du Conseil privé, les nominations n'entrent nullement dans mes prérogatives. Je n'ai donc aucun renseignement sur l'identité des candidats. L'appareil gouvernemental n'examine pas les candidatures individuelles. Je ne peux donc pas vous être utile ici.

    M. Tom Lukiwski: Vous n'êtes donc pas au courant de l'identité des autres personnes considérées pour ce poste? Aucun comité de recrutement n'a été mis sur pied, ni aucun comité de révision de la sélection. À votre connaissance y a-t-il eu un seul candidat de choisi?

    Mme Roberta Santi: J'ignore si le candidat retenu a été le premier et le seul à être considéré. Je n'ai tout simplement pas de renseignements là-dessus.

    M. Tom Lukiwski: Pouvez-vous les obtenir et nous les communiquer?

    Mme Roberta Santi: Je peux toujours faire des recherches. Je peux aussi rappeler que les délibérations et les conseils entourant une nomination par décret n'ont valeur que de conseils, et je m'efforcerai donc de voir quels renseignements peuvent ou non être fournis au comité.

    M. Tom Lukiwski: Quel que soit le processus de sélection... qui a rédigé ou élaboré le mandat de réexamen de M. La Forest?

    Mme Roberta Santi: Vous parlez de son mandat précis?

    M. Tom Lukiwski: Oui, c'est cela.

    Mme Roberta Santi: Le Conseil privé a bel et bien fourni certains conseils au sujet du mandat d'étudier l'avenir des deux commissions. Ces avis ont été fournis au Premier ministre et c'est lui qui a décidé du mandat, c'est donc son mandat dont vous êtes saisi aujourd'hui.

    M. Tom Lukiwski: Et quand ce mandat a-t-il été élaboré? On peut supposer que c'est avant la nomination de M. La Forest, n'est-ce-pas?

·  (1315)  

    Mme Roberta Santi: Je m'excuse, mais il faudra que je vérifie cela. Je n'ai pas tous ces échéanciers en tête en ce moment.

    Cependant, logiquement, oui, on a sans doute procéder ainsi.

    M. Tom Lukiwski: Nous avons posé des questions à un témoin précédent sur le mandat et le salaire de M. La Forest. Le Bureau du Conseil privé a tardé à nous dire s'il pouvait nous fournir ces renseignements. Je me demandais donc si ce retard était dû au fait qu'un mandat n'avait pas été établi, ou un salaire.

    Mme Roberta Santi: Je ne peux pas vous répondre à des questions concernant les salaires, parce que ce n'est pas dans mes prérogatives. Toutefois, jeudi dernier, j'ai appris pour la toute première fois, et ce, de manière indirecte par le président du comité, que le comité était préoccupé du fait qu'il n'avait pas accès au mandat. Cela nous a vraiment surpris car nous croyions qu'il était affiché sur le site Web. Nous avons immédiatement contacté des agents du ministère de la Justice. Cette absence était due à une erreur administrative. Le mandat est désormais affiché sur le site Web.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Laframboise.

[Français]

    M. Mario Laframboise: Merci, monsieur le président.

    Merci de votre présence. J'ai du mal à comprendre. Je ne siège pas depuis assez longtemps au comité pour avoir entendu les commissaires à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée. Ce sont deux mondes de plus en plus différents: la protection des renseignements personnels relève maintenant de la très haute technologie. Mme Stoddart nous disait qu'on aura besoin de personnel de plus en plus spécialisé pour travailler avec les nouvelles technologies. Il n'est pas simple de former le personnel dans ce milieu, mais l'accès à l'information, ce sont des relations avec le gouvernement. Ce sont deux mondes complètement différents qui s'éloignent de plus en plus l'un de l'autre.

    Avez-vous déjà produit, pour le Cabinet du premier ministre, une analyse comptable, des budgets, des économies d'échelle pour qu'on fusionne ces deux organismes?

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Merci pour la question.

    Quant aux prochaines étapes à suivre par l'appareil gouvernemental en ce qui concerne le Conseil privé ainsi que les conseils à fournir au premier ministre, nous attendons toujours l'examen par M. La Forest et les recommandations du ministre de la Justice relativement à cet examen.

    Nous n'avons pas examiné en détail l'incidence sur les ressources, avant d'étudier le mandat potentiel. Toutefois, suite à la réception de l'examen de M. La Forest, nous nous pencherons sur ces questions, avant de mettre au point les conseils que nous fournirons au premier ministre.

    Des études relatives à l'incidence sur les ressources dans le domaine public remontent à la fin des années 80. Elles ont mené à deux points de vue. D'un côté, certains disent que l' incidence sur les ressources n'est pas considérable. D'un autre côté, d'autres prétendent que, s'il n'y avait qu'un seul commissaire ou si on fusionnait les commissions, on pourrait réduire les coûts. Il faut savoir que, si je ne m'abuse, présentement, pour ce qui est des ressources affectées au Bureau du commissaire à l'information et au Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, environ 150 personnes travaillent dans ces deux commissions. Leur budget total est d'environ 14 millions de dollars. Une analyse portant sur l'incidence sur les ressources devra tenir compte de ces facteurs.

    Il faudrait aussi voir si l'on ne pourrait pas faire des économies si l'on avait recours notamment à des services communs à des fins administratives. Si j'ai bien compris, à l'époque, les commissions à l'information et à la protection de la vie privée avaient des services en commun. Elles partageaient ainsi leurs ressources humaines et financières. Désormais, ces services sont fractionnés. Il faudrait donc étudier les incidences d'une éventuelle fusion.

[Français]

    M. Mario Laframboise: Cela signifie que l'analyse a été faite à l'époque. C'est pour cela que j'avais cru comprendre qu'à un moment donné, il y avait une certaine administration commune. C'est maintenant séparé. C'est le Bureau du Conseil privé qui a fait cette analyse; à l'époque, c'était probablement vous qui aviez recommandé de les scinder.

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Depuis l'entrée en vigueur des lois, des conseils ont été fournis et des analyses ont été effectuées ponctuellement à l'intérieur et à l'extérieur du gouvernement. Pour ce qui est de l'étude actuelle, nous n'avons effectué aucune analyse. Nous devrons bien sûr le faire une fois que nous aurons reçu les recommandations et que le ministre de la Justice aura donné son point de vue sur l'étude. Nous fournirons ensuite nos conseils au premier ministre.

    Je suis tout à fait d'accord pour dire qu'il faudra assurément tenir compte de cette analyse.

·  (1320)  

[Français]

    M. Mario Laframboise: À mon avis, c'est beaucoup d'argent pour une analyse que nous aurions pu faire nous-mêmes. Le comité aurait pu faire ses recommandations à la suite du rapport que vous aviez déjà produit. J'estime que c'est beaucoup de gaspillage que d'avoir une personne indépendante payée pour faire une analyse. Vous n'avez pas encore produit vos documents. Il demandera probablement des analyses externes. Va-t-il en demander? Va-t-il demander des analyses budgétaires? Que va-t-il faire? Son mandat est-il clair à ce propos? Y a-t-il un budget? Sait-on combien il va dépenser pour arriver à cette recommandation?

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Eh bien, M. La Forest s'intéressera sans doute à cette question, et je dirais même que puisqu'il va rencontrer les commissaires à l'information et à la vie privée, c'est une des questions qu'il semblerait logique de soulever. En tout cas, c'est une question à laquelle nous allons devoir nous intéresser une fois que M. La Forest, le ministre de la Justice et les membres du comité, le cas échéant, nous aurons fait part de leur opinion.

[Français]

    M. Mario Laframboise: Jusqu'à maintenant, vous a-il demandé un rapport administratif ou une analyse budgétaire des fusions? Vous a-t-il fait des demandes?

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Nous n'en avons pas fait récemment, notamment parce qu'aucune recommandation spécifique n'a été formulée. Comme le gouvernement ne s'est pas prononcé sur la marche à suivre, nous nous intéressons aux différentes options envisageables.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Le gouvernement ne sait pas du tout combien tout cela va coûter?

    Mme Roberta Santi: Ça dépendra des options formulées par M. La Forest. En effet, on lui a demandé d'examiner les différentes options qui ont été proposées. L'option qu'il choisira sera assortie du coût en ressources précis. Par exemple, vous savez qu'en vertu de la loi actuelle, un seul commissaire est nommé. Selon ce modèle, au lieu d'avoir deux commissaires, il serait possible de n'en avoir qu'un seul tout en gardant deux organisations distinctes.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Ce n'est pas de cela dont je parlais. Ma question portait sur... cette enquête, cet examen, le gouvernement ne sait pas du tout combien ça va coûter?

    Mme Roberta Santi: Ah, vous parlez du coût de l'examen! Je ne sais pas à combien se chiffre le budget, ni quel est le per diem accordé à M. La Forest. Le budget ne relève pas du Bureau du Conseil privé, mais vous pourrez sûrement obtenir ces renseignements auprès du ministère de la Justice. En effet, vous devriez plutôt poser ces questions au ministre de la Justice ou représentant de son ministère.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Nous savons à combien se chiffre le per diem, mais c'est tout ce que nous avons obtenu comme renseignement. Y aura-t-il d'autres coûts?

    Mme Roberta Santi: Je ne pourrais pas vous répondre, parce que nous n'assumons pas les services de secrétariat dans le cadre de l'examen, monsieur le président. Ça relève du ministère de la Justice et je ne possède pas ces renseignements.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Monsieur Bains.

    L'hon. Navdeep Bains (Mississauga—Brampton-Sud, Lib.): Merci beaucoup, monsieur le président.

    J'aimerais revenir à la première question posée par M. Lukiwski sur le poste de M. Reid. Au départ, il avait monté tout un dossier pour que les deux commissions soient fusionnées et depuis il a changé d'avis. Selon votre point de vue et celui du Conseil privé, quels seraient les avantages de la fusion, d'après les articles et les discours publics de M. Lukiwski et d'après ce que vous avez pu constater? Quels sont les avantages sur le plan de la synergie? Est-ce qu'on va pouvoir réaliser des économies en réduisant les effectifs, ou en procédant à d'autres restructurations? Évidemment, l'examen des différentes options ne se fera pas gratuitement, il faudra assumer également les coûts du changement, mais à long terme, savons-nous quelles seront les économies réalisées grâce à la fusion?

    Mme Roberta Santi: Je dois tout d'abord préciser qu'au Bureau du Conseil privé, nous n'avons pas analysé les opinions de M. Reid. C'est tout simplement une analyse que nous n'avons pas faite. Par contre, dans le domaine public, les arguments pour et contre la fusion sont clairement définis. Dans le camp de ceux qui prônent la fusion, on prétend que la fusion permettrait un meilleur équilibre entre les valeurs propres aux principes de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, que les lois qui régissent les deux domaines ont été conçues comme un tout, qu'après tout, au niveau administratif, on agit comme s'il n'y avait qu'un texte législatif. Par exemple, lorsqu'on s'intéresse à une demande d'accès à l'information, on se demande aussi s'il y a des questions relativement à la protection de la vie privée qui en découlent.

    Bien des gens vous diront que la fusion permettrait d'offrir aux Canadiens un guichet unique, surtout quand il s'agit d'information que l'on refuse de leur donner ou de leurs droits à la vie privée bafoués. Un autre argument qui est avancé, c'est le fait que les provinces et les trois territoires n'ont qu'un seul commissaire qui est responsable de l'administration de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée. Pour ce qui est des autres gouvernements basés sur le système de Westminster, la Grande-Bretagne, tout comme l'Australie, n'a qu'un commissaire. Par contre Irlande et la Nouvelle-Zélande, ont deux commissaires distincts, un à l'information et un à la vie privée.

    Pour ce qui est des arguments qui sont avancés contre la fusion, on vous dira que les textes législatifs ne sont pas vraiment complémentaires, qu'ils entrent en fait en conflit. Par conséquent, s'il fallait les regrouper, ce serait au détriment soit des intérêts en matière de vie privée soit des intérêts en matière d'accès à l'information. Les experts dans le domaine des commissaires à la vie privée ont également mentionné que si l'on regroupait le travail des deux commissions ou si on les fusionnaient, la charge de travail augmenterait, ce qui créerait de graves problèmes. Ils ont également indiqué que les économies en ressources ne seraient pas très importantes, qu'il y ait fusion ou pas.

    Voilà donc certains des arguments qui ont été avancés pour et contre la fusion, et comme je l'ai déjà indiqué, nous attendons de voir quelles sont les options proposées avant d'effectuer notre propre analyse et de formuler des suggestions.

·  (1325)  

    L'hon. Navdeep Bains: Mais que vous dit votre expérience, en matière d'économies et de ressources — c'est vraiment cela qui m'intéresse, car vous êtes experte en la matière... Pour ce qui est des fusions qui ont déjà eu lieu, pouvez-vous nous donner un exemple d'un cas semblable à celui qui nous intéresse aujourd'hui où la fusion s'est traduite par des économies ou bien n'est-ce pas le cas?

    Mme Roberta Santi: Eh bien, je pense qu'on sait pertinemment que lorsque l'on regroupe deux organisations, surtout de petite taille organismes comme les deux commissions, la mise en commun des services permet de réduire les coûts. Bien qu'il y ait des coûts initiaux à assumer pour amalgamer les deux systèmes, à long terme il est plus efficace de mettre les services en commun, donc on estime qu'il y aura des économies à ce niveau-là. Il est clair qu'on aimerait que les commissaires à la vie privée et à l'information nous disent si la fusion des organismes permettrait de réaliser des économies, au niveau de la mise en commun de l'expertise au sein des deux organisations, des synergies, etc.

    Nous allons devoir approfondir davantage la question, mais il ne faudrait pas qu'on se contente d'une exploration théorique. En effet, il faudra consulter la responsable des deux organisations pour déterminer ce qui est envisageable et ce qui ne l'est pas.

    L'hon. Navdeep Bains: Combien de temps me reste-t-il?

    Le président suppléant (M. David Tilson): Environ une minute et demie.

    L'hon. Navdeep Bains: Au début, vous avez dit que plusieurs options étaient examinées. Faisiez-vous référence aux options relatives à la fusion?

    Mme Roberta Santi: Non. Je voulais vous signaler qu'on avait demandé à M. La Forest d'examiner les différentes options qui s'offrent au gouvernement, et je disais justement qu'il y avait toute une panoplie d'options, du statu quo au changement législatif, en passant par toutes les autres options envisageables. Nous attendons de voir quelles options M. La Forest proposera.

    L'hon. Navdeep Bains: Merci.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Quand a-t-il reçu ses instructions?

    Mme Roberta Santi: Je ne connais pas la date exacte étant donné qu'il relève du ministre de la Justice, et c'est le ministère de la Justice qui s'est occupé de tout cela. Je sais par contre quand le communiqué de presse a été publié et quand l'annonce a été faite, mais je ne sais pas exactement quand il a commencé à travailler et quand il a reçu son mandat. C'est le ministère de la Justice qui s'est occupé de cela.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Nous devons savoir quand il aura terminé son travail.

    Mme Roberta Santi: D'après le communiqué de presse, il remettra son rapport en novembre 2005, et je peux me tromper, mais je crois savoir que c'est à peu près à la mi-novembre qu'il compte achever son rapport.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Oui, le 15 novembre.

    Monsieur Martin.

    M. Pat Martin: Merci, monsieur le président.

    Je suis venu ici en fait en pensant que nous allions seulement débattre de la nomination de M. LaForest et non nécessairement des avantages qu'il y aurait à fusionner les deux organisations, mais je suis heureux de voir qu'on nous permet d'en parler. C'est très bien ainsi.

    Tout d'abord, je crois que nous devrions être honorés du fait qu'une personne de la réputation et de la stature de M. LaForest ait accepté d'entreprendre ce travail étant donné que c'est une question épineuse du fait que deux droits sont en concurrence, n'est-ce pas? Je crois que vous l'avez fort bien dit, à savoir que votre droit à la liberté d'information va, par définition, entrer en conflit avec le droit d'un autre à la vie privée, et je pense qu'on met ainsi les gens dans une situation impossible. Je suis très surpris d'apprendre que tant de provinces aient cette structure.

    Donc, chose certaine, j'ai toujours pensé que ces deux droits sont le mieux défendus lorsqu'on a, d'une part, un champion solide qui défend l'un de ces droits et qu'on a, d'autre part, un champion solide qui défend l'autre droit, et c'est ainsi qu'on peut parvenir à une solution dans chaque cas.

    Est-ce ainsi que vous comprenez ou envisagez l'histoire des deux organisations, et êtes-vous d'accord avec nous pour dire — ou du moins avec moi — que ces deux bureaux ont été séparés plus ou moins à la demande de Radwanski parce qu'il ne voulait pas qu'on sache ce qui se passait à l'intérieur de son commissariat? Les deux bureaux partageaient autrefois le soutien administratif, et c'est au cours de son mandat qu'il a exigé une séparation physique complète.

    Donc la seule économie qui serait assez rapide et facile à réaliser, ce serait de reconstituer ce régime de soutien administratif partagé qui existait en fait auparavant et qui fonctionnait très bien, tout en protégeant l'indépendance des deux agents du Parlement.

    Est-ce ainsi que vous comprenez l'origine de cette séparation?

·  (1330)  

    Mme Roberta Santi: Vous avez raison de dire qu'à l'origine, les services communs étaient séparés pour être par la suite regroupés. Je le répète, il ne s'agissait pas de fusionner les deux organisations, mais le noyau administratif constituait un service partagé, si vous voulez, et je crois que c'est au cours du mandat de M. Radwanski au Commissariat à la vie privée que les services communs ont été scindés et qu'on a créé un service administratif pour chacun. Je crois comprendre que par la suite, lorsque le commissaire intérimaire à la vie privée, M. Marleau, a remplacé M. Radwanski, il a étudié la question des services communs et d'après ce que je comprends, seulement d'après les déclarations publiques sur cette question, il a jugé qu'on était essentiellement parti d'un service commun pour établir un service administratif pour chacun, et il a pensé, du moins à cette époque, qu'il serait perturbant de revenir à des services communs.

    On peut donc conceptualiser la question. C'est peut-être aussi à cause du contexte. Nous savons tous qu'une organisation a besoin de temps pour passer à un régime de services communs, et qu'il faut du temps pour s'en sortir. Il y aurait donc ce coût initial, et il faudrait revenir à la raison d'origine si l'on voulait retourner aux services communs.

    Mais il est vrai que le gouvernement se tourne de plus en plus vers des services administratifs communs dans toute l'administration.

    M. Pat Martin: Oui, je pense que c'est la première question à poser, à savoir si l'on va réaliser une économie, du moins en fusionnant ces services administratifs et de soutien technique qui sont neutres, tout en gardant les dossiers distincts. Je pense qu'il y a moyen d'assurer l'indépendance des enquêtes que mènent les deux agents du Parlement, enquêtes qui sont très particulières et distinctes.

    Mme Roberta Santi: En fait, il serait très utile de savoir ce que pense votre comité de la question des services communs aussi.

    M. Pat Martin: Ils sont en fait complémentaires, comme vous dites. Ce sont des sujets complémentaires, la liberté de l'information et le droit à la vie privée, mais qui s'opposent par ailleurs. Je crois donc que l'on peut faire valoir la nécessité d'un bureau partagé, mais je tiens aussi fortement à ce que chaque agent conserve son indépendance et son individualité. J'imagine que nous pourrons mieux comprendre le détail de cette question au fur et à mesure que nous allons avancer dans notre étude.

    Merci.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Merci, monsieur Martin.

    Monsieur Lukiwski.

    M. Tom Lukiwski: Merci.

    Je vais revenir à ce qu'on disait plus tôt au sujet du mandat de M. La Forest. On a fait état du fait qu'il était simplement tout à fait logique que le mandat soit défini avant que la nomination soit faite, autrement pourquoi verser un salaire à quelqu'un si cette personne ne sait pas vraiment ce qu'elle va faire?

    Il me semble y avoir une certaine confusion à ce sujet. Je ne dis pas, madame Santi, que vous avez pris une part quelconque à la définition du mandat, mais nous avions fait une demande en vertu de l'accès à l'information, et on a mis quelque temps à nous répondre, mais nous avons en fait reçu ces informations, qui nous été livrées en main propre hier soir, et d'après cette information, au moment où M. La Forest a été nommé, son mandat n'avait pas été défini.

    Je me demande si vous pouvez nous dire pourquoi il en est ainsi.

    Mme Roberta Santi: Je n'ai aucune information à ce sujet. J'ignore à quel document vous vous référez.

    M. Tom Lukiwski: Nous pouvons vous fournir ces documents si vous le voulez, mais je répète qu'une demande a été faite pour connaître son mandat et son salaire. D'après les informations qui nous ont été fournies hier soir, le 25 juillet, soit après que M. La Forest a été engagé, son mandat n'avait pas été défini, cela allait se faire. Je veux savoir si c'est une pratique courante.

·  (1335)  

    Mme Roberta Santi: Le 25 juillet... Comme je l'ai dit, je ne connais pas les détails exacts. Je sais à quelle date l'annonce a été faite, mais je ne sais pas exactement à quel moment il s'est présenté au travail, si vous voyez ce que je veux dire, et à quel moment on lui a communiqué son mandat. Nous n'avons pas vraiment ces dates. Cela ne relève pas de nous, mais le ministère de la Justice les aurait.

    M. Tom Lukiwski: Pour ce qui est de son salaire, vous avez dit que vous n'étiez pas sûre; que vous ne connaissiez pas ces informations. Mais d'après le décret du conseil, la rémunération se situe, je crois, entre 440 $ et 520 $ par jour, selon le tableau en annexe. Pouvez-vous fournir au comité une copie de ce tableau annexé?

    Mme Roberta Santi: C'est le décret. Je croyais plutôt que la question était de savoir combien coûterait l'étude? Je crois que son per diem entre dans le coût de l'étude.

    M. Tom Lukiwski: Oui. Je veux précisément savoir quel est son per diem, son salaire.

    Mme Roberta Santi: Je n'ai pas ces informations, mais le ministère de la Justice les a. Comme je l'ai dit, les dispositions financières du contrat de M. La Forest relèvent du ministère de la Justice; elle ne relève pas du Bureau du Conseil privé. Mais il est vrai qu'un décret a été adopté pour établir son taux de rémunération.

    M. Tom Lukiwski: À la lumière des débats récents qui ont eu lieu à la Chambre des communes, savez-vous si ce décret ferait mention d'une indemnité de départ?

    Le président suppléant (M. David Tilson): Vous savez...

    Mme Roberta Santi: Je ne suis pas experte en matière d'indemnités de départ. Je peux affirmer que...

    M. Tom Lukiwski: Je retire ma question.

    Le président suppléant (M. David Tilson): On tolère presque tout ici, mais je crois que nous devons fixer là la limite.

    Monsieur Desrochers.

[Français]

    M. Odina Desrochers: Monsieur le président, j'ai en main la note de service du Conseil privé. Il y est dit:

[...] un mandat se terminant le 15 novembre 2005 [...] le taux journalier se situe dans l'échelle (440 $ - 520 $), et autorise le remboursement des frais de déplacement et de séjour entraînés par l'accomplissement des fonctions conférées à l'honorable Gérald Laforest [...]

    Cependant, il n'y a pas grand-chose dans cet arrêté qui explique ce que fait M. La Forest, mis à part le communiqué de presse de M. Martin. Ce mandat est vague. Avez-vous ce document en main?

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Il y a une description du mandat dans le communiqué de presse, mais aussi dans le texte qui vous a été remis aujourd'hui. Je ne sais pas si les membres du comité les ont sous les yeux.

[Français]

    M. Odina Desrochers: M. La Forest est-il accompagné d'une équipe, ou fait-il ce travail tout seul?

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Je n'ai pas d'information sur les dispositions qui ont été prises avec M. La Forest. Comme je l'ai dit, cela relève du ministère de la Justice, et nous n'avons rien à y voir.

    Le comité ou le président veulent-ils que nous leur remettions copie du mandat? Je ne suis pas sûre que tous les membres du comité l'aient devant eux.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Nous avons reçu copie du mandat hier.

    Mme Roberta Santi: Du mandat?

    Le président suppléant (M. David Tilson): Eh bien, y a-t-il une différence entre les mots « mandate » et « terms of reference »? J'ai un document intitulé « Mandate and terms of reference ».

[Français]

    Mme Roberta Santi: C'est en français, c'est le même document.

[Traduction]

    En anglais, ça s'appelle « Terms or reference », et le texte s'étend sur quatre paragraphes.

    D'accord, je vois que vous l'avez.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Ah, excusez-moi, nous l'avons en français et en anglais; d'où ma confusion. Nous avons un document qui est intitulé « Terms of reference » en anglais, et « Mandat » en français.

[Français]

    M. Odina Desrochers: J'aimerais connaître le budget global de ce contrat et savoir s'il suppose une équipe, afin d'apprendre combien coûtera cette opération qui, à première vue, m'apparaît inutile.

[Traduction]

    Mme Roberta Santi: Excusez-moi, mais le ministère de la Justice assure un certain soutien administratif à M. La Forest, mais je n'en connais pas les détails, et je ne sais pas de qui il s'agit, ou de quoi il s'agit ou combien cela coûte. C'est le ministère de la Justice qui s'occupe de tout cela, et non le Bureau du Conseil privé.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Je crois que nous aimerions le savoir.

[Français]

    M. Odina Desrochers: Monsieur le président, si cela continue, on va devoir demander au Bureau de l'accès à l'information la teneur du contrat de M. La Forest. On connaîtra peut-être ainsi la vérité.

[Traduction]

    Le président suppléant (M. David Tilson): Je regarde pour voir si d'autres veulent poser des questions, et il semble que nous soyons à bout de souffle.

    Merci beaucoup, madame Santi et monsieur Hill, d'être venus.

    M. Derek Lee: Monsieur le président, petite question de procédure, allons-nous demander au témoin de nous fournir ces informations ou allons-nous faire une démarche distincte? Ce n'était pas clair.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Ce n'était qu'une petite remarque en passant; je ne dis rien. M. Desrochers et moi-même avons posé la même question, et le témoin nous a répondu qu'elle n'avait pas ces informations. De toute évidence, il y a au moins deux membres du comité qui aimeraient les voir.

    M. Derek Lee: Eh bien, vous semblez tous les deux satisfaits maintenant, donc ça va pour moi.

    Merci.

    Le président suppléant (M. David Tilson): Je ne suis pas satisfait, et M. Desrochers ne l'est pas non plus. Mais vous avez posé la question, et il semble que nous ne sommes que deux à nous y intéresser en ce moment.

    Merci beaucoup d'être venus, de nous avoir fait votre exposé et d'avoir répondu à nos questions.

    La séance est levée.