Foire aux questions

Le Bureau de régie interne est l’organe directeur de la Chambre des communes. Le Bureau est créé en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada et compte une représentation égale de députés du parti au pouvoir et des partis officiellement reconnus (c.-à-d. les partis qui occupent au moins 12 sièges à la Chambre). Il est présidé par le Président de la Chambre.

Par suite de l’adoption d’un projet de loi le 22 juin 2017, les réunions du Bureau de régie interne sont dorénavant ouvertes au public par défaut. Pour les questions touchant à la sécurité, à l’emploi, aux relations de travail et aux offres; en cas de circonstances spéciales prescrites par un règlement du Bureau; ou si les membres du Bureau présents à une réunion en conviennent à l’unanimité, la réunion peut passer en mode huis clos.

Le Bureau se réunit environ une fois par mois quand la Chambre siège. L’heure de début de la réunion ainsi que l’endroit où elle se tiendra seront affichés en ligne aussitôt confirmés.

Les procès-verbaux sont examinés et approuvés par le Bureau avant d’être déposés à la Chambre des communes. Peu après, ils sont affichés sur le site Web. Cette pratique existe depuis la 35^e législature.

Pendant la 41^e législature, le Bureau a également décidé de publier ses procès-verbaux. Les procès-verbaux sont publiés peu de temps après avoir été déposés à la Chambre.

Pour obtenir les procès-verbaux de ces réunions du Bureau, communiquez avec le Service de renseignements du Parlement du Canada.

Le moment précis où les procès-verbaux du Bureau sont déposés et publiés peut varier.

Selon les sujets étudiés, certains procès-verbaux sont déposés en même temps que d’autres renseignements, comme les Comptes publics du Canada ou le Budget principal des dépenses.

Des hyperliens vers de l’information connexe sont fournis pour les éléments clés. Ils permettent d’obtenir davantage d’information et une mise en contexte sur les sujets abordés dans les procès-verbaux.

Les règlements administratifs du Bureau de régie interne représentent les principaux documents qui régissent la Chambre des communes. Les règlements administratifs et la Loi sur le Parlement du Canada constituent le fondement de toutes les politiques et les lignes directrices concernant les ressources auxquelles les députés ont accès dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Bureau a pris les règlements administratifs suivants :

1. Le Règlement administratif relatif aux députés
2. Le Règlement administratif relatif aux comités
3. Le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration
4. Les Règles de procédure du Bureau de régie interne

Le Bureau de régie interne est chargé d’établir et d’appliquer les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices qui régissent l’utilisation des fonds, des biens, des services et des locaux fournis aux députés et aux agents supérieurs de la Chambre pour qu’ils s’acquittent de leurs fonctions parlementaires.

Le Bureau délègue au greffier de la Chambre et à l’Administration de la Chambre la responsabilité de mettre en œuvre ses politiques et programmes ainsi que la gestion quotidienne des ressources de la Chambre.

Le terme « fonctions parlementaires », à l’égard d’un député, signifie les responsabilités et les activités qui se rattachent à la fonction de député, où qu’elles soient exercées et indépendamment de toute considération partisane, à savoir les activités liées aux délibérations et aux travaux de la Chambre des communes ainsi que celles liées à la représentation de sa circonscription ou des électeurs.

Les activités suivantes menées par un député ne sont pas des fonctions parlementaires :

1. les activités relatives aux intérêts personnels du député ou de sa proche famille;
2. les activités relatives à l’administration, à l’organisation et aux communications internes d’un parti politique, y compris les activités liées aux campagnes ou aux congrès à la direction d’un parti, les sollicitations de contributions et les demandes d’adhésion à un parti politique;
3. les activités relatives à la réélection du député;
4. les activités visant à appuyer ou à critiquer, dans le cadre d’une élection fédérale, provinciale ou municipale ou d’un autre type d’élection locale, un parti politique ou la candidature d’une personne;
5. les activités relatives à des réunions d’associations de circonscription au sens de la Loi électorale du Canada au cours desquelles il est question d’investitures, de commandites ou d’élections ou les activités relatives à la sollicitation de contributions ou d’adhésions.

Le Manuel des allocations et des services aux députés est un guide complet des politiques du Bureau de régie interne régissant les budgets, les allocations et les indemnités auxquels ont droit les députés et les agents supérieurs de la Chambre.

Il décrit les services de soutien offerts par l’Administration de la Chambre, les conditions d’emploi des employés des députés et des agents supérieurs de la Chambre ainsi que les stipulations des contrats.

Le manuel présente également les dispositions relatives aux députés qui démissionnent ou décèdent en cours de mandat ou qui ne sont pas réélus, et explique les incidences de la dissolution du Parlement sur les services, les allocations et les indemnités.

Le Règlement administratif relatif aux députés, établi par le Bureau de régie interne en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada, définit les fondements du Manuel des allocations et des services aux députés et doit être lu parallèlement à ce manuel.

Le Règlement régit l’utilisation des ressources financières et des services administratifs fournis par la Chambre. En cas de divergence, il a préséance sur le manuel.

Le Manuel des allocations et des services aux députés s’adresse aux députés et à leur personnel. Il est publié sur noscommunes.ca afin de donner au public plus d’information sur les services et les allocations offerts aux députés pour les appuyer dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Manuel des allocations et des services aux députés est d’abord présenté en format PDF sur noscommunes.ca. Par la suite, des améliorations seront apportées à la formule de présentation afin de faciliter la navigation.

L’utilisateur peut consulter la table des matières pour trouver le chapitre du Manuel des allocations et des services aux députés qui l’intéresse le plus.

Il peut également faire des recherches par mots-clés dans un chapitre ou dans le manuel au complet en se servant de la fonction de recherche du logiciel de lecture de fichiers PDF.

La numérotation des pages recommence au début de chaque chapitre et annexe. L’utilisateur doit sélectionner un chapitre ou une annexe précise dans la table des matières afin de l’imprimer.

Le Manuel des allocations et des services aux députés est régulièrement mis à jour pour tenir compte des décisions du Bureau de régie interne.

Le Manuel des allocations et des services aux députés étant rédigé à l’intention des députés et de leur personnel, il contient des références internes. Par exemple, il renvoie à IntraParl, qui est le site Web interne du Parlement du Canada. Les sénateurs, les députés et leur personnel ainsi que les employés de l’Administration du Sénat, de l’Administration de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement y ont accès.

Le public est invité à adresser ses demandes de renseignements au Service d’information du Parlement du Canada.

Le Sommaire des dépenses présente les dépenses engagées par les députés dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. L’ensemble des dépenses trimestrielles y est présenté pour les catégories suivantes : salaires, déplacements, accueil et contrats. Le sommaire comprend également le Rapport détaillé sur les frais de déplacement, le Rapport détaillé sur les frais d’accueil et le Rapport détaillé sur les dépenses contractuelles.

Le Rapport détaillé sur les frais de déplacement présente les renseignements suivants sur les déplacements des députés et de leurs voyageurs autorisés :

• numéro de la demande de remboursement;
• date du déplacement;
• but du déplacement;
• noms des voyageurs (à l’exception des personnes à charge et des voyageurs désignés);
• endroits visités;
• frais de transport;
• frais d’hébergement;
• repas et faux frais;
• nombre et le type de points utilisés (régulier, spécial, É.-U.);
• coût total de la demande de remboursement.

Le Rapport détaillé sur les frais d’accueil présente les renseignements suivants sur les frais d’accueil des députés :

• numéro de la demande de remboursement;
• date de l’événement;
• type de l’événement;
• but de l’événement;
• emplacement de l’événement (ville);
• nombre de participants (à l’exception du député);
• nom du fournisseur;
• coût total de l’événement.

Le Rapport détaillé sur les dépenses contractuelles présente les renseignements suivants sur les dépenses contractuelles des députés :

• nom du fournisseur;
• description du contrat;
• date de facturation;
• valeur du contrat.

Depuis le 1^er avril 2014, le Rapport de dépenses des députés est produit chaque trimestre et publié sur noscommunes.ca, sous l’onglet À propos de la Chambre.

Le 21 juin 2020, la Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence (anciennement le projet de loi C-58) est entrée en vigueur. Ces dispositions législatives ont entraîné des changements dans la publication proactive de l’information financière pour les députés. Leurs dépenses sont donc divulguées par trimestre (et non de manière cumulative) dans les 90 jours suivant la fin de chaque trimestre et les détails concernant leurs dépenses contractuelles sont désormais divulgués dans leur nouveau Rapport détaillé sur les dépenses contractuelles.

Chaque rapport trimestriel présente les dépenses des députés qui ont été remboursées durant la période visée par le rapport en question. L’information divulguée dans les rapports trimestriels demeure fixe une fois que la période visée par le rapport en question est terminée; par conséquent, toutes les dépenses supplémentaires seront divulguées dans le rapport trimestriel suivant.

La Loi prévoit la publication de certains renseignements qui n'étaient pas présentés auparavant dans le Rapport de dépenses des députés. Les éléments suivants sont désormais divulgués :

• les dépenses trimestrielles (et non les dépenses cumulatives), dans les 90 jours suivant la fin de chaque trimestre;
• la ventilation détaillée des frais de déplacement et d’accueil, y compris des frais de déplacement portés au BBD;
• les renseignements relatifs aux contrats, par exemple :
• les dépenses engagées par les députés pour acheter des biens ou des services auprès d’un fournisseur au moyen des fonds de la Chambre;
• le nom du fournisseur;
• la valeur du contrat;
• la date de facturation;
• la description du contrat.

Il a fallu à l’Administration de la Chambre des communes une période de transition pour pouvoir mettre en œuvre les systèmes et processus nécessaires afin de satisfaire aux nouvelles exigences de la Loi. Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil ainsi que les demandes de remboursement de dépenses contractuelles reçues pour des fins de traitement à compter du 21 juin 2020 ont été mises de côté jusqu’au 1^er juillet 2020. Ces dépenses ainsi que les renseignements financiers connexes sont divulgués dans le rapport trimestriel du 1^er juillet au 30 septembre 2020, et ce, conformément à la Loi.

Les rapports sur les dépenses des députés sont publiés sur noscommunes.ca, sous l’onglet À propos de la Chambre.

Conformément au Règlement administratif relatif aux députés, le Président de la Chambre des communes, au nom du Bureau de régie interne, veille à la publication du Sommaire des dépenses des députés, du rapport détaillé sur les frais de déplacements, du rapport détaillé sur les frais d’accueil et le rapport détaillé sur les dépenses contractuelles sur noscommunes.ca dans le délai que peut établir le Bureau.

Le calendrier de publication du rapport a été modifié par suite d’une décision prise par le Bureau de régie interne en juin 2020. Depuis le 21 juillet 2020, les rapports sur les dépenses des députés doivent être publiés sur noscommunes.ca dans les 90 jours suivant la fin de chaque trimestre.

Les députés doivent approuver et fournir des reçus pour les dépenses engagées. Conformément au Manuel des allocations et des services aux députés, il n’est pas nécessaire de fournir des reçus pour les dépenses liées aux indemnités journalières, à un logement privé ou au kilométrage effectué avec un véhicule personnel lorsqu’elles sont engagées dans le cadre d’un déplacement officiel; ces dépenses sont établies en fonction de l’utilisation déclarée par le député.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les ressources fournies aux députés pour les appuyer dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires et sur les dépenses admissibles, consulter le Manuel des allocations et des services aux députés.

Les dépenses présentées reflètent, dans une certaine mesure, les caractéristiques de la circonscription représentée par chaque député. Par exemple, la taille de la circonscription et la distance à laquelle elle se trouve par rapport à Ottawa sont des facteurs clés quant aux frais de déplacement, tandis que le nombre d’électeurs et de foyers dans la circonscription a une incidence sur les dépenses liées à l’impression et aux fournitures de bureau. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter l’Annexe : Budget de bureau du député par circonscription dans le chapitre Budgets du Manuel des allocations et des services aux députés.

Les sièges portant la mention « vacant » suivie du nom de la circonscription relèvent du whip du parti de l’ancien député ou du Président de la Chambre des communes, dans le cas d’un député indépendant. Cette mesure fait en sorte que les électeurs continuent à bénéficier des services jusqu’à la tenue de l’élection générale ou de l’élection partielle.

Les députés sont personnellement responsables de toute dépense qui dépasse leurs budgets.

Les dépenses sont divulguées dans le rapport du trimestre au cours duquel elles ont été traitées par l’Administration de la Chambre, ce qui n’équivaut pas nécessairement au trimestre pendant lequel la dépense a été engagée. Par exemple, si un déplacement a lieu vers la fin d’un trimestre, il est probable que la demande de remboursement connexe ne soit traitée qu’au prochain trimestre et elle serait donc présentée dans les rapports trimestriels suivants.

Conformément à la Constitution et à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales, les circonscriptions électorales fédérales ont été rajustées à la suite du dernier recensement décennal pour tenir compte des changements et des mouvements de la population du Canada. Les rajustements aux circonscriptions électorales fédérales sont entrés en vigueur le jour de la 42^e élection générale, soit le lundi 19 octobre 2015. Par conséquent, les données du Rapport de dépenses des députés concernant ces derniers pour le troisième trimestre de 2015-2016 et les rapports trimestriels subséquents tiennent compte des renseignements à jour du profil des circonscriptions.

Les frais de transport peuvent être portés au budget de bureau du député ou au système de points de déplacement. Le Rapport détaillé sur les frais de déplacement comprend les frais de transport, d’hébergement et les repas et faux fais liés aux déplacements effectués par les députés dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les frais de déplacement, consulter le chapitre Déplacements du Manuel des allocations et des services aux députés.

Un numéro d’identification unique (N^o de demande) est attribué à chaque demande de remboursement de frais de déplacement aux fins de suivi interne.

Les points de déplacement régulier font référence aux points utilisés pour les déplacements entre la circonscription du député et Ottawa, à l’intérieur de la circonscription et entre Ottawa ou la circonscription et la capitale provinciale/territoriale pour lesquels une demande de remboursement a été traitée par l’Administration de la Chambre.

Les points de déplacement spécial font référence aux points utilisés pour les déplacements au Canada, autres que les déplacements réguliers pour lesquels une demande de remboursement a été traitée par l’Administration de la Chambre.

Les points É.-U. font référence aux points utilisés pour les déplacements entre le Canada et Washington D.C. ou la ville de New York pour lesquels une demande de remboursement a été traitée par l’Administration de la Chambre.

Ces dépenses sont divulguées dans le Rapport détaillé sur les frais de déplacement, lequel comprend les renseignements suivants :

• but du déplacement (résidence secondaire);
• date de facturation;
• montant de la facture;
• ville où se situe la résidence.

Le Rapport détaillé sur les frais d’accueil comprend des renseignements sur les frais d’accueil liés aux fonctions parlementaires du député tels que les repas du député et de ses invités; les billets de repas avec des clubs philanthropiques, lors d’activités communautaires ou d’autres réunions de nature non partisane; et la nourriture et les boissons servies lors de réunions et d’événements.

Le député est toujours exclu du compte; si le député n’est pas accompagné lors d’un événement, le nombre de participants inscrit sera donc zéro par défaut.

Le nombre de participants inscrit est également zéro pour les activités liées à l’achat de boissons offertes aux visiteurs du bureau du député (p. ex. café et thé).

Le Rapport détaillé sur les dépenses contractuelles comprend les renseignements concernant les contrats conclus par les députés. Un contrat est conclu chaque fois qu’un député utilise les fonds de la Chambre pour acquérir des biens et des services auprès d’un fournisseur, qu’un contrat en bonne et due forme soit signé ou pas. Par conséquent, les dépenses qui découlent de ces contrats et qui sont payées au moyen des fonds de la Chambre seront divulguées dans le Rapport détaillé sur les dépenses contractuelles. Ce rapport ne comprend pas les salaires des employés ni les dépenses déjà divulguées dans d’autres rapports (comme les dépenses liées à un déplacement, divulguées dans le rapport sur les frais de déplacement, ou encore les dépenses liées à l’organisation d’un événement dans la circonscription, divulguées dans le rapport sur les frais d’accueil).

Le Président de la Chambre des communes peut exempter de la divulgation publique les renseignements dont la divulgation pourrait porter atteinte au privilège parlementaire ou menacer la sécurité des personnes, des infrastructures ou des biens au sein de la cité parlementaire.

Le Registre public des voyageurs désignés présente le nom du voyageur désigné de chaque député. Le greffier de la Chambre des communes tient le registre, qui est mis à jour tous les trimestres sur noscommunes.ca.

En vertu du Règlement administratif relatif aux députés, chaque député peut désigner une personne, à l’exclusion d’un de ses employés ou d’un autre député qui n’est pas son conjoint, comme son voyageur désigné.

Le Règlement administratif relatif aux députés établit les modalités et la période de validité de la désignation de tout voyageur désigné. Il prévoit également la tenue du registre.

Le Registre public des voyageurs désignés présente le nom du voyageur désigné de chaque député en poste au cours de l’exercice (entre le 1^er avril et le 31 mars). Si un député décide de ne pas avoir un voyageur désigné, son nom ne figurera pas dans le registre.

En vertu du Règlement administratif relatif aux députés, les députés peuvent changer leur voyageur désigné tous les 12 mois, au début d’une nouvelle législature ou en cas de décès du voyageur désigné. Le Registre public des voyageurs désignés est mis à jour tous les trimestres.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les ressources en matière de déplacement que peuvent utiliser les voyageurs désignés dans le cadre des fonctions parlementaires des députés, consultez le chapitre Déplacements du Manuel des allocations et des services aux députés.

Dans le cadre de l’engagement continu du Bureau de régie interne en matière de transparence, le Registre public des voyageurs désignés est diffusé sur noscommunes.ca.

Les frais de déplacement engagés par les députés et leur voyageur désigné dans l’exercice des fonctions parlementaires des députés sont présentés dans le Sommaire des dépenses des députés, qui est disponible sur noscommunes.ca.

Un président de séance est un député élu ou nommé à l’une des fonctions suivantes : Président de la Chambre des communes, vice-président de la Chambre des Communes, président des comités pléniers, vice-président des comités pléniers ou vice-président adjoint des comités pléniers.

Un agent supérieur de la Chambre est un député qui occupe un poste particulier au sein de la Chambre des communes, comme chef d’un parti reconnu, leader à la Chambre, whip en chef ou président de caucus. Les titulaires de ces postes assument des fonctions parlementaires supplémentaires à l’égard des travaux de la Chambre ou des caucus.

Le 21 juin 2020, la Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence (anciennement le projet de loi C-58) est entrée en vigueur. Ces dispositions législatives ont entraîné des changements dans la publication proactive de l’information financière pour les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre

La Loi prévoit la divulgation de renseignements qui n’étaient pas présentés auparavant dans le Rapport de dépenses des agents supérieurs de la Chambre. Les éléments suivants sont désormais divulgués :

• les dépenses trimestrielles (et non les dépenses cumulatives), dans les 90 jours suivant la fin de chaque trimestre;
• la ventilation détaillée des dépenses contractuelles, y compris les dépenses engagées par un président de séance ou un agent supérieur, au moyen des fonds de la Chambre, pour l’acquisition de biens ou de services auprès d’un fournisseur;
• les renseignements relatifs aux contrats, comme le nom du fournisseur, une description du contrat ainsi que la date de facturation et le montant de la facture.

Il a fallu à l’Administration de la Chambre des communes une période de transition pour pouvoir mettre en œuvre les systèmes et processus nécessaires afin de satisfaire aux nouvelles exigences de la Loi. Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil ainsi que les demandes de remboursement de dépenses contractuelles reçues pour des fins de traitement à compter du 21 juin 2020 ont été mises de côté jusqu’au 1^er juillet 2020. Ces dépenses ainsi que les renseignements financiers connexes sont divulgués dans le rapport trimestriel du 1^er juillet au 30 septembre 2020, et ce, conformément à la Loi.

Le 8 juin 2017, le Bureau de régie interne a approuvé la divulgation des dépenses des agents supérieurs de la Chambre (y compris celles du Président de la Chambre des communes et des autres présidents de séance) et des bureaux de recherche.

Le Sommaire des dépenses des présidents de séance et des agents supérieurs de la Chambre présente les dépenses engagées par les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. L’ensemble des dépenses trimestrielles y est présenté pour les catégories suivantes : salaires, déplacements, accueil et contrats.

Conformément au Règlement administratif relatif aux députés, le Président de la Chambre des communes, au nom du Bureau de régie interne, veille à la publication des rapports sur les dépenses des présidents de séance et des agents supérieurs de la Chambre sur noscommunes.ca dans le délai que peut établir le Bureau.

Les rapports trimestriels doivent être publiés dans les 90 jours suivant la fin de chaque trimestre.

Lorsqu’un président de séance ou un agent supérieur de la Chambre est nommé au cours d’un exercice, il assume le solde du budget de son prédécesseur jusqu’à la fin de l’exercice. Le Sommaire des dépenses des présidents de séance et des agents supérieurs de la Chambre présente donc les dépenses engagées par chacun des titulaires du rôle.

Les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre doivent approuver et fournir des reçus pour les dépenses engagées. Conformément au Manuel des allocations et des services aux députés, il n’est pas nécessaire de fournir des reçus pour les dépenses liées aux indemnités journalières, à un logement privé ou au kilométrage effectué avec un véhicule personnel lorsqu’elles sont engagées dans le cadre d’un déplacement officiel; ces dépenses sont établies en fonction de l’utilisation déclarée par le président de séance ou l’agent supérieur de la Chambre.

Selon leur rôle, les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre reçoivent un budget de bureau pour l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Ce budget sert à payer les salaires des employés, les contrats de services et les dépenses de bureau. Dans certains cas, ce budget peut être utilisé pour couvrir les frais de déplacement et d’accueil, sous réserve de certaines conditions. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le chapitre Présidents de séance, agents supérieurs et partis reconnus du Manuel des allocations et des services aux députés, lequel est accessible sur noscommunes.ca.

À la suite d’une élection générale, les budgets des agents supérieurs de la Chambre et des bureaux de recherche des partis reconnus sont établis en fonction de la représentation des partis à la Chambre des communes et attribués au prorata pour le reste de l’exercice. Les budgets annuels sont ensuite alloués au début de chaque exercice, soit le 1^er avril. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le chapitre Élections du Manuel des allocations et des services aux députés, lequel est accessible sur noscommunes.ca.

Les budgets des agents supérieurs de la Chambre sont présentés dans le chapitre Présidents de séance, agents supérieurs et partis reconnus du Manuel des allocations et des services aux députés, lequel est accessible sur noscommunes.ca. Ces budgets sont établis en fonction de la représentation des partis à la Chambre des communes.

Les présidents de séance et les agents supérieurs de la Chambre sont personnellement responsables de toute dépense qui dépasse leurs budgets.

Les agents supérieurs de la Chambre d’un même parti reconnu peuvent uniquement transférer des fonds entre leurs budgets de bureau d’agent supérieur de la Chambre respectifs. Ces budgets comprennent les budgets fournis aux chefs des partis reconnus, aux leaders à la Chambre, aux whips en chef et aux présidents de caucus.

Toutefois, aucun transfert de fonds n’est autorisé entre les budgets des bureaux de recherche et les budgets des agents supérieurs de la Chambre ou des députés.

Les dépenses sont divulguées dans le rapport du trimestre au cours duquel elles ont été traitées par l’Administration de la Chambre, ce qui n’équivaut pas nécessairement au trimestre pendant lequel la dépense a été engagée. Par exemple, si un déplacement a lieu vers la fin d’un trimestre, il est probable que la demande de remboursement connexe ne soit traitée qu’au prochain trimestre et elle serait donc présentée dans les rapports trimestriels suivants.

Le Président de la Chambre des communes, les agents supérieurs de la Chambre, ainsi que leurs employés respectifs, peuvent se déplacer dans l’exercice des fonctions parlementaires. Le Rapport détaillé sur les frais de déplacement comprend les frais de transport et d’hébergement ainsi que les repas et faux frais. À leur discrétion, le Président de la Chambre, les chefs des partis d’opposition, les leaders à la Chambre et les whips en chef peuvent utiliser le système de points de déplacement ou leur budget de bureau de député pour payer leurs frais de transport. Dans ces cas, les frais de transport sont divulgués dans le Sommaire des dépenses des présidents de séance et des agents supérieurs. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les frais de déplacement des présidents de séance et des agents supérieurs de la Chambre, veuillez consulter le chapitre Présidents de séance, agents supérieurs et partis reconnus du Manuel des allocations et des services aux députés, lequel est accessible sur noscommunes.ca.

Certains agents supérieurs de la Chambre peuvent utiliser le système de points de déplacement ou leur budget de bureau pour payer leurs frais de transport. Toutes les autres dépenses connexes, telles que les frais d’hébergement, les repas et les faux frais, sont portées au budget de bureau de l’agent supérieur de la Chambre. Par conséquent, il est possible que le Rapport détaillé sur les frais de déplacement des agents supérieurs de la Chambre ne présente pas les frais de transport. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les frais de déplacement des agents supérieurs de la Chambre, veuillez consulter le chapitre Présidents de séance, agents supérieurs et partis reconnus du Manuel des allocations et des services aux députés, lequel est accessible sur noscommunes.ca.

Le Président de la Chambre des communes peut utiliser jusqu’à 16 % de son budget de bureau annuel pour payer les frais d’accueil liés aux fonctions parlementaires et protocolaires. Un budget de frais d’accueil distinct est fourni aux autres présidents de séance.

Les agents supérieurs de la Chambre peuvent engager des frais d’accueil dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Les chefs de partis reconnus, les leaders à la Chambre, les whips en chef et les présidents de caucus peuvent utiliser jusqu’à 3 % de leur budget de bureau annuel pour payer des frais d’accueil. Bien que les agents supérieurs de la Chambre d’un même parti reconnu puissent transférer des fonds entre leurs budgets de bureau d’agent supérieur de la Chambre respectifs tout au long de l’année, la limite des frais d’accueil demeure la même.

L’agent supérieur de la Chambre désigné par le chef d’un parti pour organiser les réunions du caucus national est autorisé à engager des frais d’accueil liés à ces réunions, et ce, jusqu’à concurrence de la limite établie du Budget pour les réunions des caucus nationaux.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les limites des frais d’accueil des présidents de séance et des agents supérieurs de la Chambre, veuillez consulter le chapitre Présidents de séance, agents supérieurs et partis reconnus du Manuel des allocations et des services aux députés, lequel est accessible sur noscommunes.ca.

L’agent supérieur de la Chambre est toujours exclu du compte; si l’agent supérieur de la Chambre n’est pas accompagné lors d’un événement, le nombre de participants inscrit sera donc zéro par défaut.

Le nombre de participants n’est pas précisé lorsqu’il s’agit de dépenses engagées pour des boissons servies lors d’un événement qui n’est pas spécifique, tel que l’accueil de visiteurs au bureau de l’agent supérieur de la Chambre.

Le Président de la Chambre des communes peut exempter de la divulgation publique les renseignements dont la divulgation pourrait porter atteinte au privilège parlementaire ou menacer la sécurité des personnes, des infrastructures ou des biens au sein de la cité parlementaire.

En juin 2023, les États financiers audités de la Chambre des communes et le Rapport financier trimestriel de la Chambre des communes pour le quatrième trimestre ont été combinés en un seul rapport financier annuel.

Le Rapport financier annuel donne un aperçu de la situation financière de la Chambre des communes pour l’exercice financier qui se termine le 31 mars. Il comprend :

• les faits saillants de l’exercice;
• les résultats financiers des programmes;
• les états financiers audités, produits conformément aux normes comptables du secteur public canadien,
  dont :
• État de la situation financière au 31 mars,
• État des résultats et de la situation financière nette,
• État de la variation de la dette nette,
• État des flux de trésorerie,
• Notes aux États financiers.

Une opinion sans réserve, aussi connue sous le nom d’« opinion favorable », s’avère l’opinion la plus favorable qu’un auditeur peut exprimer à l’issue d’un audit des états financiers. Elle signifie que l’auditeur n’a pas relevé d’inexactitudes ou d’irrégularités importantes et qu’il peut conclure que les états financiers sont présentés avec objectivité et exactitude, à tous les égards importants, conformément aux normes comptables applicables.

Ce type d’opinion inspire la plus grande confiance aux intervenants en ce qui a trait à l’efficacité des contrôles internes de l’information financière, dont les mesures de prévention de la fraude.

En revanche, une opinion avec réserve est une opinion moins favorable qu’un auditeur peut exprimer. Elle signifie que l’auditeur a relevé au moins une inexactitude ou omission importante dans les états financiers, mais que les états financiers sont tout de même présentés avec objectivité. Lorsqu’une opinion avec réserve est exprimée, le lecteur doit en tenir compte à la lecture des états financiers.

Oui. À la suite d’un processus d’acquisition concurrentiel, la Chambre des communes retient les services d’un cabinet comptable indépendant pour effectuer l’audit de ses états financiers.

Le Bureau de régie interne croit fermement qu’un audit annuel externe des états financiers constitue une composante clé des pratiques de gestion saines.

Un tel audit sert à attester que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de la Chambre des communes au 31 mars, ainsi que des résultats de ses activités et de ses flux de trésorerie pour l’exercice terminé à cette date.

L’audit annuel comprend une évaluation des procédés et des contrôles liés à toutes les transactions financières déclarées dans les états financiers, notamment les dépenses engagées par l’Administration de la Chambre, les agents supérieurs de la Chambre et les députés au titre de la Loi sur le Parlement du Canada et des Règlements administratifs du Bureau de régie interne.

Chaque année, les états financiers audités sont remis au Bureau de régie interne. Les résultats de l’audit sont présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu’au Bureau du vérificateur général à titre d’information. Les états financiers audités sont affichés sur noscommunes.ca.

Oui, la Chambre des communes a un service d’audit interne.

L’Audit interne fournit des services d’assurance et de consultation indépendants et objectifs qui visent à ajouter de la valeur aux activités de la Chambre et à les améliorer. L’Audit interne aide la Chambre à atteindre ses objectifs en évaluant et en améliorant l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance par la voie d’une approche systématique et méthodique.

Par l’entremise de la dirigeante principale de l’audit, l’Audit interne fournit à la direction de l’Administration de la Chambre et au Bureau de régie interne une évaluation indépendante et des conseils en ce qui concerne ce qui suit :

• l’efficacité, l’efficience et la pertinence des contrôles internes visant à réduire les risques;
• la validité des systèmes et des pratiques de gestion des risques et de gouvernance;
• les mesures en place servant à établir l’efficacité des programmes.

L’Audit interne est également responsable d’assurer la liaison avec un cabinet comptable indépendant aux fins de l’audit des états financiers de la Chambre des communes.

L’Audit interne fait rapport de ses constats et conclusions au Bureau de régie interne et à l’équipe de la haute direction de l’Administration de la Chambre.

L’Administration de la Chambre des communes produit plusieurs rapports qui sont rendus publics, notamment un plan stratégique et un rapport aux Canadiens, ainsi que les rapports de divulgation requis dans le cadre de la publication proactive de l’information financière. Visitez cette page pour les consulter.

Le plan stratégique est le premier document de planification officiel à être publié depuis le renouvellement du cadre de planification de l’Administration de la Chambre des communes. Il remplace l’aperçu stratégique, mais il n’est pas lié au cycle parlementaire. Il s’agit d’une approche plus souple qui nous permet de mieux répondre aux besoins changeants des clients.

Le rapport porte sur la période du 1^er avril au 31 mars.

Oui, le Rapport aux Canadiens comporte les renseignements financiers suivants:

• les dépenses prévues comparativement aux dépenses réelles par autorisation;
• les dépenses prévues comparativement aux dépenses réelles par programme;
• les dépenses réelles par secteur administratif;
• les équivalents temps plein.

Les renseignements financiers concernant les frais de déplacement et d’accueil engagés par les employés de l’Administration de la Chambre des communes, de même que les renseignements financiers concernant les contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ conclus par l’Administration de la Chambre des communes, seront également publiés dans les 60 jours civils suivant la fin du trimestre au cours duquel les dépenses sont engagées et les contrats, créés. Les rapports sur les frais de déplacement et d’accueil ainsi que le rapport sur les contrats se trouvent dans la section Publication proactive de l’information financière.

Le Plan stratégique et le Rapport aux Canadiens sont rendus publics dans la section rapports de l’Administration de la Chambre des communes.

La Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence a reçu la sanction royale le 21 juin 2019 et est entrée en vigueur le 21 juin 2020.

Conformément à la Loi, à compter du 21 juin 2020, les renseignements financiers concernant les frais de déplacement et d’accueil engagés par les employés de l’Administration de la Chambre des communes, de même que les renseignements financiers concernant les contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ conclus par l’Administration de la Chambre des communes, seront publiés sur noscommunes.ca dans les 60 jours civils suivant la fin du trimestre au cours duquel les dépenses sont engagées et les contrats, créés.

Il a fallu à l’Administration de la Chambre des communes une période de transition pour pouvoir mettre en œuvre les systèmes et processus nécessaires afin de satisfaire aux nouvelles exigences de la Loi. Le traitement de tous les frais de déplacement et d’accueil engagés à compter du 21 juin 2020 ainsi que de tous les contrats créés à compter de cette date a été remis au 1^er juillet 2020. Ces dépenses et contrats ainsi que les renseignements financiers connexes sont divulgués dans le rapport trimestriel du 1^er juillet au 30 septembre 2020, et ce, conformément à la Loi.

Un numéro d’identification unique est attribué à chaque événement de déplacement et d’accueil aux fins de suivi interne.

Le Rapport détaillé sur les frais de déplacement comprend les frais de transport, d’hébergement et de repas, ainsi que les faux frais et les autres dépenses liées aux déplacements qui ont été engagés par des employés de l’Administration de la Chambre des communes en déplacement d’affaires pour le compte de la Chambre.

Les frais de déplacement sont divulgués dans le Rapport détaillé sur les frais de déplacement dans les 60 jours civils suivant la fin du trimestre au cours duquel les dépenses ont été remboursées à l’employé.

Chaque année, 40 élèves et étudiants diplômés du secondaire et du cégep de partout au Canada sont sélectionnés pour participer au Programme des pages. Les pages travaillent à temps partiel pendant un an en offrant un ensemble de services aux députés en Chambre et sur la Colline du Parlement. Les nouveaux pages amorcent leur séjour à Ottawa à la fin du mois d’août en prenant part à un programme intensif de formation d’une semaine. Les frais de déplacement engagés au début et à la fin du contrat d’un an pour se rendre à Ottawa et retourner à la maison sont payés par l’entremise du programme.

Le Rapport détaillé sur les frais d’accueil comprend les dépenses pour les repas et les rafraîchissements, ainsi que d’autres dépenses liées à l’accueil qui ont été engagées par des employés de l’Administration de la Chambre des communes.

Les frais d’accueil sont divulgués dans le Rapport détaillé sur les frais d’accueil dans les 60 jours civils suivant la fin du trimestre au cours duquel le dernier fournisseur a été payé.

La fonction de l’hôte d’un événement est indiquée à côté du nom de ce dernier dans le Rapport détaillé sur les frais d’accueil pour les buts d’événements suivants :

• Fournir de la nourriture et des boissons dans les réunions de caucus
• Fournir de la nourriture et des boissons dans les antichambres
• Organiser un événement corporatif
• Organiser une formation en entreprise
• Organiser un événement protocolaire
• Organiser un événement d’accueil et d’intégration

Ces événements ne font pas partie des activités opérationnelles, qui sont habituellement menées dans le cours normal des activités. En ajoutant la fonction de l’hôte, on indique que le but de l’événement est associé à la nature de cette fonction.

Un événement d’accueil ayant comme but « Fournir de la nourriture et des boissons dans les antichambres » est présenté chaque mois où la Chambre siège. Bien que l’événement ne soit divulgué que le dernier jour du mois, il présente le coût mensuel lié à la nourriture et aux boissons fournies dans les antichambres lorsque la Chambre siège.

Le Rapport détaillé sur les contrats comprend des renseignements sur les contrats d’une valeur de plus de 10 000 ⁠$ (y compris les modifications) conclus par la Chambre des communes avec des fournisseurs ou d’autres entités. Le rapport fournit les renseignements suivants concernant les contrats : le nom du fournisseur, une description générale du contrat ainsi que la durée et la valeur du contrat.

Les renseignements relatifs aux contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ seront divulgués dans les 60 jours civils suivant la fin du trimestre durant lequel les contrats ont été créés.

Une entente-cadre permet d’établir les conditions en vertu desquelles la Chambre des communes peut procéder à l’achat de certains biens et/ou de services à une date ultérieure d’un fournisseur. Un contrat exécutoire n’est établi qu’à partir du moment où une commande subséquente découlant d’une entente-cadre est passée auprès du fournisseur. L’Administration de la Chambre des communes a recours aux ententes-cadres lorsqu’elle acquiert des biens et/ou des services de même nature pour répondre à ses besoins récurrents. Elle utilise également les ententes-cadres lorsqu’elle anticipe certains besoins en matière de biens et/ou de services pour un objectif particulier; par contre, ces besoins ne sont pas toujours connus et la livraison des biens et/ou des services doit se faire uniquement lorsque les besoins se manifestent.

Comme la valeur d’une entente-cadre n’est pas déterminée au départ, le montant indiqué dans le rapport correspond à une estimation pour la durée de l’entente-cadre. Dans la colonne Fournisseur, lorsque plusieurs fournisseurs qualifiés figurent à la rubrique Fournisseur(s) qualifié(s), le montant indiqué correspond à une estimation de la valeur pour la durée de l’entente-cadre, et non à un montant par fournisseur. Ce montant ne représente pas une obligation juridique ou contractuelle. Lorsqu’il est impossible d’indiquer une estimation, le montant indiqué est de « 0,00 $ ».

À moins qu’un fournisseur ne soit inscrit à la rubrique Fournisseur(s) qualifié(s), un fournisseur figurant dans le Rapport détaillé sur les contrats a fourni des biens et/ou des services à la Chambre des communes dans le cadre d’un contrat. Par contre, un « fournisseur qualifié » est jugé capable de répondre aux besoins de l’Administration de la Chambre des communes et, à ce titre, est nommé en vertu d’une entente-cadre de la Chambre des communes. Par conséquent, les « fournisseurs qualifiés » peuvent fournir des biens et/ou des services particuliers à la Chambre des communes à une date ultérieure.

Une commande subséquente est l’émission d’un bon de commande découlant d’une entente-cadre pour des biens et/ou des services.

Les modifications à la valeur d’un contrat sont divulguées lorsque la valeur initiale du contrat dépasse 10 000 $ ou lorsqu’une modification à la valeur d’un contrat a pour effet de porter la valeur du contrat à plus de 10 000 $.

Pour les contrats, les bons de commande et les commandes subséquentes

La valeur initiale du contrat est calculée en fonction des modalités établies pour la durée initiale des contrats, des bons de commande et des commandes subséquentes. La nouvelle valeur correspond à la nouvelle valeur totale d’un contrat (valeur initiale plus ou moins la valeur de la modification) qui découle des modifications apportées à la durée (p. ex. en se prévalant d’une année d’option), à la portée, au prix, etc.

Pour les ententes-cadres

Lorsqu’une valeur différente de zéro figure dans une entente-cadre, la valeur initiale du contrat correspond à l’estimation de la valeur prévue dans les modalités de l’entente-cadre pour sa durée initiale. La nouvelle valeur du contrat correspond à la nouvelle estimation de la valeur totale de l’entente-cadre (estimation de la valeur initiale plus ou moins l’estimation de la valeur de la modification) qui découle des modifications apportées à la durée (p. ex. en se prévalant d’une année d’option), à la portée, au prix, etc.

L’Administration de la Chambre des communes conclut des ententes de coopération (p. ex. des ententes sur les niveaux de service, des protocoles d’entente) avec d’autres entités publiques dans le but d’échanger des biens ou des services.

Une valeur négative ou placée entre parenthèses indique que la Chambre des communes est le fournisseur des biens ou des services en question.

Le Président de la Chambre des communes peut exempter des rapports assujettis à la Publication proactive de l’information financière les renseignements dont la divulgation pourrait porter atteinte au privilège parlementaire ou menacer la sécurité des personnes, des infrastructures ou des biens au sein de la cité parlementaire.

Un astérisque (*) indique que des informations ont été révisées ou omises dans un rapport précédent.

Les demandes des médias concernant ces rapports doivent être adressées à Mathieu Gravel, directeur du rayonnement et des relations médias, Bureau de la présidence de la Chambre des communes, au 613-408-6810 ou à mathieu.gravel@parl.gc.ca.

Toutes les autres demandes doivent être adressées aux Communications corporatives de la Chambre des communes à com@parl.gc.ca.