HUMA Rapport du Comité

RECOMMANDATIONS

1. Que le Rapport sur le rendement du ministère du Développement des ressources humaines fournisse au Parlement et à la population des données annuelles détaillées sur la façon dont les engagements pris dans le plan d’action Renforcement des subventions et des contributions à DRHC ont permis de garantir que les sommes versées aux bénéficiaires des subventions et contributions satisfont aux exigences financières et aux conditions des programmes.

2. Que le Ministère s’assure de disposer de l’expertise nécessaire pour administrer les programmes de subventions et de contributions et qu’il consacre davantage de ressources à l’embauche et à la formation d’administrateurs financiers possédant la formation et les qualifications requises.

3. Que le Ministère fasse davantage participer les gestionnaires financiers à la conception des programmes et à leur prestation. Afin de s’assurer que les gestionnaires des programmes suivent des normes et procédures financières appropriées, il faut que les agents financiers exercent une plus grande surveillance de manière à ce que le Ministère atteigne de plus hauts niveaux de prudence et de probité.

Que le rapport que publiera bientôt le vérificateur général sur les subventions et contributions du Ministère donne une idée des moyens à prendre pour maintenir un équilibre entre une prestation des programmes efficace et souple, et l’assurance d’une saine gestion financière.

5. Que le Ministère accorde une plus grande importance à son plan triennal visant à établir un système pour suivre les antécédents de rendement des promoteurs de projets et un système qui intègre les systèmes financiers et administratifs du Ministère. Ce plan devrait être mis en œuvre plus tôt que dans le délai de trois ans promis dans le Plan d’action.

6. Afin de favoriser la transparence, que le Ministère s’assure de disposer d’un système d’information consultable sur son site Web de manière à fournir aux citoyens des détails sur les divers programmes de subventions et de contributions.

7. Que le Ministère commande une évaluation de ses méthodes de dotation des postes de gestionnaire à une société de conseil en gestion du secteur privé afin de favoriser une plus grande stabilité des gestionnaires à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux de tout le pays.

8. Que le Ministère traite ses besoins en dotation, notamment la formation, comme l’une de ses priorités afin d’améliorer l’administration des subventions et des contributions. De plus, il doit déterminer immédiatement les ressources financières additionnelles nécessaires pour répondre à ces besoins, les dégager à partir du budget actuel du Ministère et les récupérer ensuite au moyen d’un budget supplémentaire des dépenses.

9. Que le Ministère fournisse aux agents de projet la formation nécessaire pour qu’ils puissent informer et aider les tiers promoteurs de projet pour ce qui est des attentes du Ministère et des règles et directives des programmes.

10. Que le Ministère veille à ce que les critères d’admissibilité régissant tous ses programmes soient clairement établis, diffusés largement et appliqués équitablement partout au pays.

11. Que le Comité permanent étudie la valeur pratique de la création de groupes consultatifs pour la sélection de projets dans les collectivités partout au pays.

12. Que le Ministère mette en place des accords de contribution plus exhaustifs qui précisent les attentes en matière de rendement, les règles financières et les sanctions en cas de non-conformité

13. Que le Ministère utilise l’expertise financière nécessaire, qu’elle soit interne ou externe, pour évaluer et approuver les propositions financières et les plans d’activités.

14. Que le personnel du Ministère informe tous les promoteurs de projet de l’importance de respecter les objectifs et d’atteindre les résultats visés par les subventions et les contributions, de leur obligation en vertu des accords de contribution, et des conséquences du non-respect de ces obligations.

15. Que le Ministère envisage d’imposer un moratoire sur le financement des projets dont les promoteurs ne se conforment pas aux conditions des ententes de financement.

16. Pour la négociation d’ententes en vertu de ce que le vérificateur général du Canada appelle des « mécanismes de collaboration », que le ministère du Développement des ressources humaines (et d’autres ministères) veille à ce que chaque partie qui touche des fonds fédéraux soit assujettie à des exigences clairement définies et applicables permettant d’évaluer et de vérifier les dépenses et de faire rapport à ce sujet.

17. Que le Ministère ne fasse pas marche arrière en matière de décentralisation des programmes de subventions et contributions vers les bureaux régionaux. La saine administration, la transparence et la responsabilisation constituent des objectifs qui peuvent et qui doivent être poursuivis dans les services régionaux et locaux, qui sont les plus aptes à répondre aux besoins locaux.

18. Que le Ministère veille à ce que les organisations reçoivent rapidement les fonds consentis dans le cadre d’un accord de subvention ou de contribution. Il doit éviter de réagir de manière excessive aux lacunes révélées par la vérification interne de 1999, en augmentant les formalités administratives.

19. Que le Ministère renforce ses structures internes de rapports et de supervision afin que la délégation de l’administration aux bureaux régionaux et à l’administration centrale soit assortie de mesures appropriées garantissant la reddition de comptes.

20. Que d’ici le 1^er juin 2001, le Ministère fasse rapport au Comité permanent des mesures prises pour atteindre un juste équilibre entre la décentralisation, la souplesse et le contrôle.

21. Que le Comité examine les rapports d’étape trimestriels présentés à la Ministre ainsi que les résultats de la prochaine vérification de l’optimisation des ressources menée par le Bureau du vérificateur général du Canada (octobre 2000).

22. Que le Ministère maintienne en place sa Direction nationale du contrôle de la performance des subventions et contributions jusqu’à ce qu’il observe pendant un laps de temps suffisant des résultats conformes aux niveaux de rendement acceptables en vigueur. Par la suite, il devrait incomber au Bureau de vérification interne de procéder à une vérification semestrielle de ces subventions et contributions.

23. Que le Ministère, pour augmenter la confiance du public, fasse en sorte de respecter les délais prévus dans le Plan d’action et de l’informer pleinement et rapidement des progrès accomplis en ce qui a trait à l’amélioration de l’administration des subventions et contributions.

24. Qu’à l’avenir, le Conseil du Trésor exige que tous les ministères fédéraux préparent un plan d’action assorti d’échéances pour remédier aux problèmes relevés à la suite des vérifications internes des subventions et contributions. Il devrait ensuite utiliser les outils à sa disposition pour veiller à la mise en œuvre de ces plans et pour s’assurer que tous les problèmes financiers et administratifs mettant en cause des subventions et contributions sont réglés de façon satisfaisante.

25. Que le Conseil du Trésor intervienne davantage dans l’établissement des modalités d’application des programmes de subventions et contributions et qu’il veille à ce qu’il y ait en place une politique renforcée et plus exhaustive en matière de paiements de transfert.

26. Que le Conseil du Trésor intensifie sa surveillance et intervienne plus activement pour faire respecter sa politique renforcée relative aux paiements de transfert et soit prêt à utiliser les outils dont il dispose pour encourager la conformité.

27. Que le Conseil du Trésor réévalue sa politique de péremption (annulation des fonds inutilisés au cours d’une année) et examine ses lignes directrices et ses règlements concernant les fonds de programme inutilisés afin d’éviter que les organismes ne soient tentés, en fin d’année, de dépenser cet argent à tout prix, au risque de passer outre aux règles de bonne gestion administrative et financière.

28. Que le Conseil du Trésor élabore des politiques et des règles en matière de gestion de l’information en ce qui a trait au maintien et à l’accessibilité des dossiers électroniques.

29. Que le Conseil du Trésor, en collaboration avec d’autres ministères clés, élabore un plan pour assurer la coordination et l’harmonisation générales des bases de données financières concernant les organismes qui reçoivent des subventions et contributions.

30. Que le gouvernement scinde le Ministère en plusieurs unités plus homogènes.