PACC Rapport du Comité

6.0 DÉPENSES ADMISSIBLES

6.1 Politiques de l’ACDI

L’ACDI est autorisée à utiliser les crédits qui lui sont attribués pour accorder des subventions et des contributions. Pour chaque programme ou projet, l’ACDI choisit l’instrument le plus approprié. Les sommes sont versées aux récipiendaires admissibles par l'entremise de contrats, d’accords de contribution ou de subvention, d'accords d'offres permanentes, d'ententes administratives ou d’ententes contractuelles avec le gouvernement récipiendaire ou toutes autres formes d'ententes « contrats, accords ou ententes ». Ces contrats, accords ou ententes sont conformes à la  Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et aux présentes Modalités et conditions relatives à l'aide international au développement, lesquelles fixent les paramètres généraux des subventions et contributions.

Ces contrats, accords ou ententes doivent aussi être conformes à d’autres politiques du CT qui s’appliquent, comme le Règlement sur les marchés de l’État ou la Politique de facturation interministérielle du Conseil du Trésor. Les présentes Modalités et conditions sont également complémentées par d'autres politiques de l’ACDI relatives à l’aide internationale au développement, lesquelles décrivent, détails à l’appui, chaque mécanisme d’exécution dont dispose l’Agence pour l’aide internationale.

L'ACDI souscrira aux exigences applicables de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Si l'Agence désire une exemption à certaines parties de cette politique, elle en fera la demande au Conseil du Trésor. Si elle utilise d'autres procédures que celles décrites dans la politique, celles-ci devront être justifiées et documentées, conformément aux exigences de la politique.   

6.2 Type et nature des dépenses

Les paiements des S et C permettront de couvrir les coûts directs de mise en œuvre du programme ou du projet, auxquels peut s’ajouter une somme raisonnable couvrant les frais généraux, acceptée par l’ACDI et précisée dans le contrat, l’accord ou l'entente.

Les dépenses spécifiques admissibles seront prévues au budget du document d’approbation du programme ou du projet et précisées dans les clauses du contrat, de l’accord ou de l'entente relatives au budget et aux modalités de paiement. Ces dépenses comprennent normalement :

• le coût des biens,  tels que les produits de base, et tous les frais d’expédition ou de transport connexes;

• le coût des services comme les salaires et avantages sociaux, les dépenses d'honoraires ou les décaissements justifiés;

• le coût du matériel, de l’installation ou de son entretien; et

• toutes les autres dépenses justifiées ou raisonnables, ou dépenses prévues au budget.

La part raisonnable de frais généraux comme frais remboursables par l’ACDI sera établie selon l'une des façons suivantes :

• comme une composante des honoraires proposés dans le cadre du processus concurrentiel;

•   conformément à Politique de fixation du taux de frais généraux de l'ACDI;

• comme norme négociée ou taux raisonnable appliqué par le donateur ou les organisations récipiendaires; et

• toute autre méthode appropriée.

Les dépenses admissibles comprendront uniquement les coûts minimum nécessaires pour l’atteinte des objectifs du projet, comme convenu avec l’ACDI. On limitera les frais spécifiques en appliquant, s’il y a lieu, diverses normes et techniques, comme le Règlement du CT régissant les voyages, en limitant les taux de rémunération ou les honoraires des consultants qui peuvent être facturés à un projet; en négociant les frais contractuels et en excluant les produits de luxe, etc.

7.0 MONTANT MAXIMUM ATTRIBUABLE

Les pouvoirs financiers délégués au Ministre sont précisés à l’Annexe A.

Les programmes ou projets individuels seront approuvés à hauteur du montant minimum jugé nécessaire pour l’atteinte des résultats recherchés, conformément aux particularités du cumul de l’aide internationale (section 4.2).

Si la contribution ou la subvention proposée est supérieure au montant que peut autoriser le Ministre responsable de l’ACDI, ou si elle n’est pas conforme aux modalités et conditions, le CT doit donner son approbation.

8.0   APPROBATION

L’Instrument de délégation des pouvoirs de sélection et de signature des documents contractuels et financiers décrit les pouvoirs délégués par le Ministre aux titulaires de différents postes de l'ACDI. Cet instrument confère le pouvoir d'approuver des programmes ou projets et d'approuver, de signer ou de modifier des contrats, des accords ou des ententes, de même que d’autoriser les paiements. Les postes concernés se limitent généralement aux postes de gestionnaires principaux, à savoir ceux de vice-président, de directeur général ou de directeur pour ce qui est de l’approbation de programmes ou de projets ou la signature de contrats, d'accords ou d'ententes.

Pour qu’un gestionnaire principal approuve un programme ou un projet, celui-ci doit :

• répondre aux objectifs et priorités de développement de l’Agence;

• avoir fait l’objet d’une vérification en ce qui concerne les documents de demande (voir la section 5.0) et le cumul de l’aide (4.2);

• répondre aux objectifs et critères spécifiques du mécanisme d’exécution et aux éventuels sous-objectifs additionnels (p.ex. ceux énoncés dans la politique-cadre du pays ou de la région ou les secteurs de développement économique et social recommandés au sein de la communauté des donateurs); et

• comprendre tous les renseignements nécessaires en matière de planification, d’exécution et de suivi.

Les programmes et projets de l’Agence, avant d’être soumis à l'approbation du palier de gestion approprié, font généralement l’objet, si besoin est, d’un examen conjoint de la part des instances suivantes:

• la  mission à l’étranger;

• les unités des politiques ou autres secteurs impliqués au sein de la direction générale concernée ou d’autres directions générales de l’ACDI;

• Les autres ministères ou organisations concernés, s’il y a lieu;

• les spécialistes sectoriels, ceux des finances ou de la passation des marchés.

L’Annexe E, ci-joint, comprend l’Instrument de délégation des pouvoirs de sélection et de signature des documents contractuels et financiers de l’ACDI.

9.0    BASE ET CALENDRIER DES PAIEMENTS

Les contributions seront normalement versées sous forme de remboursement des frais ou des dépenses engagés par le récipiendaire, conformément aux modalités précisées dans les contrats, les accords ou les ententes de contribution et sur la base des factures ou rapports acceptables (narratifs et/ou financiers) présentés. 

Les subventions seront versées selon les besoins de trésorerie présentés par le récipiendaire et acceptés par l’Agence. Le calendrier des paiements à certaines organisations multilatérales et institutions financières internationales pourra être établi sur une base d'urgence (comme dans le cas de l'assistance humanitaire), ou lorsque l’exigent les intérêts de la politique étrangère canadienne et les principes du multilatéralisme, dans quels cas, ces paiements pourront être versés en une seule tranche.

Si l’on prévoit que des versements anticipés ou échelonnés sont nécessaires à la réalisation du projet, l’Agence administrera ceux-ci conformément à la politique du CT sur les paiements de transfert ou aux exceptions  relatives au calendrier et aux dispositions de paiement, la priorité étant accordée à la solution la plus favorable à la réalisation du programme.

Il est possible que le calendrier des paiements puisse ne pas convenir à certaines situations. S'il s'agit d'accords multilatéraux internationaux ou de l'adhésion à des organismes internationaux, les S et C seront versées conformément aux conditions définies dans les accords internationaux.

10.0 CONTRIBUTIONS REMBOURSABLES

La plupart des contributions de l’ACDI sont exemptées de remboursement vu qu'elles rencontrent les normes d’exemption indiquées dans la Politique sur les paiements de transfert du CT.

Certaines contributions accordées à des organismes à but lucratif et supérieures à 100 000 $ peuvent faire l’objet d’un  remboursement. À titre d'exemple, dans le cadre du programme de coopération industrielle (PCI) du mécanisme de partenariat, le remboursement est exigible si la contribution initiale accordée pour une étude de faisabilité génère des revenus.

De tels projets font l'objet d'un suivi par le biais de rapports annuels, pour une période limite de cinq ans après la première contribution de l’Agence, pour veiller à ce qu’ils sont conformes aux critères de la Politique de remboursement de l'aide financière. L’ACDI utilise des systèmes de suivi appropriés et efficaces pour recouvrer les montants et intérêts des contributions remboursables.

11.0 DURÉE

Les présentes Modalités et conditions entrent en vigueur à la date d’approbation et s’appliqueront jusqu’au 31 mars 2006.

12.0   DILIGENCE RAISONNABLE

À titre d’organisation responsable de l’administration des S et C, au moyen de différents mécanismes d'exécution, l’ACDI a développé des systèmes, des politiques et des pratiques efficaces qui lui permettent :

• de veiller à ce que des contrôles efficaces en matière de financement et de programme soient conçus et mis en oeuvre pour toutes les S et C consenties par l’Agence;

• de faire preuve de diligence raisonnable en ce qui a trait à la sélection et à l’approbation des récipiendaires, ainsi qu’à la gestion et l’administration des programme et projets;

• de veiller à ce que l'agent financier principal, de concert avec la haute direction, développe des pratiques comptables et autres méthodes de gestion efficaces pour que les demandes de paiement répondent aux exigences de la politique sur la vérification des comptes, conformément aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi qu’aux exigences relatives au Règlement sur les demandes de paiement;

• de veiller à ce que les dossiers des programmes, les documents comptables et autres documents pertinents soient bien tenus pour pouvoir rendre compte des décisions prises, des résultats obtenus et pour pouvoir divulguer le montant des sommes accordées aux récipiendaires;

• de voir à ce qu'un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats soit préparé, lequel permet d’évaluer les résultats et d'en rendre compte efficacement,  aux fins des transferts de ressources;

• de voir à ce que les capacités nécessaires à l’octroi et à l’administration efficace des programmes de paiements de transfert existent, y compris en ce qui touche la fonction de suivi ainsi que d'apprentissage et de formation de son personnel;

• de veiller à ce que les exigences relatives à la gestion opérationnelle, financière et axée sur les résultats efficace des programmes et des projets soient clairement énoncées.   

Les systèmes, pratiques et politiques sont révisés et améliorés si cela est jugé opportun. L’ACDI offre un programme de formation permanente et de perfectionnement à son personnel pour veiller à ce que celui-ci comprenne et applique les politiques et pratiques de l’Agence.

Les dépenses spéciales liées à des programmes et à des projets (DSPP) constituent un volet  important des pratiques de gestion efficace de l’ACDI et lui permettent d’appuyer directement l’élaboration, la conception, le suivi, la vérification et l’évaluation des programmes et des projets d’aide au développement. Les DSPP permettent la conduite d’activités liées aux projets, comme l’identification, la définition et la faisabilité. Les DSPP rendent aussi possible l’exécution d’activités liées au projets qui ne figurent toutefois pas dans le projet initial approuvé, généralement en raison de l’évolution des besoins. Dans le but d’améliorer l’exécution et la mise en œuvre des projets d’aide, l’ACDI, au moyen des budgets ou des autorisations de DSPP additionnelles, veille au suivi des projets dont la valeur est significative ou qui comportent d'importants facteurs de risque.

13.0    CADRE DE RESPONSABILISATION

13.1   Structure de la responsabilisation 

La Structure de planification, de rapports et de responsabilisation (SPRR) identifie et décrit chaque gamme d’activités de l’Agence, fixe les objectifs de chacune d’elles et précise les résultats que l’Agence entend réaliser. Elle désigne également les postes de direction chargés de veiller à ce que les activités, au sein de chaque gamme d’activités, soient appuyées par l’Agence et gérées au mieux pour l’atteinte des résultats escomptés.

Le Cadre de responsabilisation de l’Agence est un autre volet de la gestion axée sur les résultats (GR) pratiquée par l'ACDI et ce Cadre est conforme aux fondements de la SPRR. Le Cadre établit les principes de la responsabilisation et les critères de gestion dans un effort en vue de mieux définir les responsabilités du président, des dirigeants des directions générales et des gestionnaires.

13.2   Gestion axée sur les résultats

L’ACDI adhère pleinement aux principes de la gestion axée sur les résultats (GR) et a adopté un cadre de responsabilisation axé sur les résultats. À cet égard, le Cadre des résultats et des facteurs clés de réussite de l’ACDI encourage la production de résultats plus définissables, favorise le rendement optimal des ressources limitées de l’ACDI et privilégie une meilleure production de rapports pour les clients externes.

Selon les énoncés de politique de l’ACDI, la GA consiste, pour chaque programme ou projet :

• à définir des résultats escomptés réalistes;

• à identifier les récipiendaires et à concevoir des programmes qui répondent à leurs besoins;

• à suivre l'atteinte des résultats du projet en cours de réalisation, à l’aide d’indicateurs de rendement appropriés;

• à gérer les risques sans perdre de vue les résultats escomptés;

• à rendre compte des résultats obtenus et des ressources utilisées.

L’engagement de l’ACDI à l'égard de la GR lui permet d’atteindre un niveau de réussite appréciable en ce qui concerne la mise en œuvre et la communication de rapports sur les projets, les programmes et l’organisation. Il n’en demeure pas moins que l’Agence doit accroître sa capacité de rendre compte au niveau stratégique ou encore à celui de la SPPR. L’ACDI appuie la GR au moyen d’outils et de programmes de formation.